檔案資料論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案資料論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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1.1建筑工程檔案的內涵

建筑工程檔案的內涵十分豐富，不僅有綜合性文件資料，也有具體的土建工程、水、電、設備安裝施工的文件資料，還包含竣工圖資料等。具體來說，各個綜合部門的資料包含在綜合性文件資料內。這其中有政府部門的審批;地質、水文、地震、氣象等文件資料;征地、拆遷安置等上級批準文件;項目設計資料以及有關合同、戲藝術等。具體施工過程中的開工報告、圖紙的審查和設計變更、技術的交底記錄以及監理資料、材料質量證明文件、試驗報告資料、工程質量事故處理文件、施工總結等在土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料中可以找到。另外，竣工圖等資料則包含了建筑工程、裝飾工程、結構工程和給排水工程的竣工圖紙等資料。

1.2建筑工程檔案的特點

首先，單一性。建筑工程的招標、施工直到竣工結束都有與之匹配，記錄其真實完整的成長過程的資料，這些資料也僅有一套。其次，真實性。建筑工程的檔案資料室不能弄虛作假的，這是見證某一建筑物從無至有的完整過程，甚至是一個城市變遷與發展的完整記錄，自詡保證其完整真實。最后，實用性。建筑工程檔案資料室建筑工程的成長記錄，也是質量監督部門進行竣工驗收的依據，并且還為今后的城市建設提供參考借鑒的價值，其實用性是顯而易見的。

2建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經濟發展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現詳細分析如下:

(1)在城市建設和規劃管理中起著重要作用

由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設活動積累下來的豐富的經驗，也是城市建設技術儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規劃和建設管理過程中發揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎，所以必須加強管理工作的進行。

(2)城市防災和災后重建的重要基礎

在預防自然災害破壞以及城市的災后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發現建筑工程的薄弱環節，也有助于我們恢復城市災前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設的全過程以及各建筑物之間的內在聯系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理業離不開建筑工程檔案資料的支持

建筑物的后期使用和管理業始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設計和建設也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學技術發展的基石。

3改進建筑工程檔案資料管理的措施

對于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作并不是考個人力量和以簡單完成的，這需要眾多部門的協作和配合。首先要加強檔案資料歸檔管理工作重要性的宣傳，讓參與此項工作的人員都能提高自己的認識;其次，安排專業的管理人才進行檔案資料歸檔管理工作的進行，對建筑工程檔案資料的完整性和連貫性予以保證。最后，做好建筑工程檔案資料的分類和編號處理，以便以后查閱相關資料時能快速找到相關文件的位置，同時也能避免工程檔案資料的流失。

4結束語

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【關鍵詞】建筑工程檔案管理存在問題管理對策

中圖分類號：TU198 文獻標識碼：A 文章編號：

一．引言。

加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建設工程檔案就要實時記錄，在建設工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。

二. 工程檔案資料的主要作用。

1. 反映工程質量和工作質量的重要表現；

2. 工程施工過程的真實記錄；

3. 日后工程維修、擴建、改造、更新的重要基礎資料；

4. 合理使用、保證結構安全的重要依據；

5. 評定工程質量等級，竣工驗收的技術文件；

6. 工程決算、結帳的重要根據之一；

7. 是申報科技示范工程、優質工程必不可缺少的資料。

針對資料形成單位規定了“ 各負其責” 的原則， 即： 由一方單獨形成的資料， 由形成單位自己負責； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負責” 的原則， 由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。

三.建筑工程檔案資料的主要內容。

1. 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3. 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

四．當前檔案管理存在的問題。

1. 近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。

2. 檔案材料填寫不真實。

建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。

3. 竣工檔案移交不及時。

由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

五.措施。

1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2. 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。

工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

3. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

4. 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

5. 充分利用現代化手段,多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統計工作。

六．結束語。

我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻：

【1】區慧萍 新形勢下建筑工程檔案管理之我見[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年25期

【2】李苑 建筑工程檔案管理問題研究[期刊論文] 《科技資訊》 -2012年18期

【3】何慧 建筑工程檔案管理存在問題及處理措施[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年17期

【4】呂艷 淺析如何做好建筑工程檔案管理[期刊論文] 《商品與質量?建筑與發展》 -2011年5期

【5】田萍 田娥 建筑工程檔案管理存在的問題和對策研究[期刊論文] 《辦公室業務》 -2012年21期

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關鍵詞：科技期刊；檔案管理；有效利用

引言

在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進科技事業發展，社會進步都具備十分重要的作用，應該引起我們的重視。

一、科技期刊檔案內容及類別分析

1.技期刊檔案應收集的內容科技期刊檔案內容非常多且復雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內容：①各種請示與批復文件，包括創刊、?？蛷涂龋虎跉v屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發行合同、印刷合同和發行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀；⑨出版后的發排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。

2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復雜、豐富的資料內容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經營管理、全面質量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項政策法規、法律制度以及相關文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學術活動類、學術研究以及人才資料檔；⑤編輯業務檔案；⑥財務檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數據類檔案等等。

二、科技期刊檔案管理的重要性

1.檔案管理是科技期刊發展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現象，是對歷史資料、數據的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經濟物質成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數據，全面、真實的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經營、發展、管理過程中的具體情況?？萍计诳瘷n案的記錄蘊含非常豐富、深層次的信息資料，在總結日常工作、辦刊經驗教訓的同時，還能成為其指導刊物，從而利用有效的資料數據，研究并開發出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質量，刊社管理水平的重要指標。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續發展提供有效借鑒，在保障刊物穩定、長久發展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務功能。

2.科技期刊資料是促進科技發展的基礎科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優秀著名的科學家，個人的成長發展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內外學術界引用和研究中，例如我國知名傳染病學家李賦京教授，他是國際上首先發現釘螺卵的專家，并在安徽省發現了新的釘螺物種，國內外科學家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內外學術研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻。此外，科技文獻資料也是促進科技發展的基礎。國家發展科學，構建科學大廈必須要依托堅實的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎上進行深入研究和不斷前進。若科學家和研究學者能有效利用科技文獻資料，不僅能極大促進科技技術的飛速發展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費發揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學等重要的科學依據。

三、科技期刊檔案管理的主要方式

檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發展進步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實效性、規范性和科學性方向前進與發展，將傳統的經驗管理轉為科學、動態管理。在對科技期刊檔案進行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內容等與期刊相關的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料?，F如今，在科技水平和數字化技術飛速發展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質版檔案資料與電子版檔案資料的協調、平行保存，這種管理方式正是當前數字化時代背景下檔案管理方式的創新。2008年，國家檔案局聯合教育部門制定頒發了《高等學校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學校必須對紙質檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學術刊物、樣書出版發行的各項記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點關注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數據資料的計算機上安裝防護軟件和殺毒軟件，設置安全密碼等，并定期對數據進行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進行基礎的整理保存外，還必須向學校檔案室、圖書館提交紙質資料，并加以保存。科技期刊檔案管理資料作為檔案管理基礎內容，其必須積極配合學校檔案管理具體要求，制定科學的檔案管理制度，對其提出詳細、準確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質量。

四、科技期刊檔案工作管理工作

1.對下發文件進行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學會、協會等學術機構所設立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴格遵守出版要求，同時也要嚴格遵從所屬單位的各項工作要求。科技期刊的負責人需要根據文件資料下發的年份、單位以及內容進行分類歸檔，對下發的重要文檔需要進行備份存檔，避免由于留存時間過長出現文件破損問題。對于下發的行政文件需要細細瀏覽，在對其進行全面閱讀了解后，再對文件進行存儲分類。

2.對稿件相關資料進行歸檔稿件相關資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關資料進行有效分類歸檔。由于現階段科技期刊主要采用網絡采編系統來進行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統對稿件資料進行檔案管理，同時也可借助專業的檔案管理軟件進行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯網的電腦對文件進行備份保存，同時也可選用線上數據庫進行保存。

3.對稿件財務工作資料進行歸檔科技期刊中的稿件財務主要是指辦公經費、稿件相關經費及其他費用。涉及到期刊經費的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務工作的歸檔工作?？萍计诳撠熦攧展ぷ鞯墓芾砣藛T需要嚴格按照產業規定執行財務紀律，對不同類型的經費材料進行分類管理，對部分重要材料進行備份留檔，在進行工作交接過程中，需要在第三方監督下完成交接工作。

五、科技期刊檔案有效利用的具體建議

1.增強檔案管理與利用意識規范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領導者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進去，發揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發科技期刊檔案資料信息價值?？傊?，在科技期刊檔案管理與應用過程中，作為最基礎的因素，各個人員必須不斷增強服務意識、主動意識、發展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。

2.樹立“以人為本”理念，科學開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學習各類先進的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養非常重要。將科技檔案管理工作責任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點和規律，科學開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。

3.建立完善的機制，創新科學方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應形成一個系統的機制，并在不斷更新和完善中服務于日常工作?？缇庉嬋藛T和高校檔案管理人員必須積極創新新的管理方式，更新自己的知識內容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉為二次開發利用，變被動服務為主動服務。在創新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優化工序積極與先進技術相結合，使其朝著先進化、有序化前進。例如，應積極實現檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務的網絡化等。

4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經驗科技期刊檔案能夠為期刊編輯部提供各項工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進行年終總結以及評刊的重要參考材料?？萍计诳瘷n案作為記錄刊物發展歷程重要載體，能夠為刊物日常管理工作的開展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經驗。對數據檔案進行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數據庫中的相關數據對其進行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發展的有利因素以及不利因素進行探究，并提出相應的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實的基礎?？萍计诳墨@獎與選擇系統性材料有著極大的關聯性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創新提供參考。辦刊協作單位以及廣告業務檔案是科技期刊經營模式創新的重要信息來源，為了實現對刊物客戶資源的有效穩定，編輯部門需要利用相關檔案與刊物內的業務單位及時進行溝通聯絡，利用科技傳媒的應用優勢為科技期刊發展提供保障。

5.借助檔案對科技期刊辦刊資源維護網絡投稿系統的建立應用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協作辦刊單位等都是刊物的重要社會資源、學術資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家庫檔案資料，對撰稿人的科研動態進行實時跟蹤交流，同時也要對刊物內的審稿隊伍進行優化，實現與行業內專家學生的實時跟蹤交流，實現對科技期刊辦刊資源的有效維護。

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關鍵詞：高校；教學資料；規范化

高校教學資料是指高校的各教學院、系、部在教育、教學、學生管理工作中形成的具體某一項工作的微觀資料，如學生考試試卷、成績登記表、普通本?？茖W生畢業論文、學生實驗報告、實習報告、教師聽課記錄以及各教學院系層面的統計、報表、活動材料等。這些微觀資料往往數量較多且雜，沒有納入檔案的管理范圍，但卻是學校迎接各種教學評估和檢查的依據，也是反映學校辦學水平和辦學能力的重要支撐材料，在一定時期內具有一定的參考和利用價值。

一、高校教學資料管理存在的問題

目前各高校教學資料基本都由各二級單位自行保管。由于教學資料沒有納入歸檔范圍，絕大多數檔案管理部門都不負責教學資料的管理，以致很多教學資料都閑散置于各二級單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規范，亂堆亂放的現象嚴重。目前，高校教學資料管理存在的問題主要體現在以下三個方面：1.資料管理人員意識不高。資料管理人員一般是各部門的工作人員，這些人員從事的事項多且雜，資料的管理工作基本都沒有納入他們的崗位職責范圍，因此很多兼職人員對檔案資料都不重視，無心管理，這就導致了很多資料存放散亂，缺失嚴重。2.教學資料管理不規范。資料的管理不規范主要體現在：一是沒有專人統一管理和存放。各個科室甚至每個職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導致很多資料的遺失，尤其在人員變動時，很多人在離崗時也同時帶走了在相應崗位上形成的資料。二是沒有統一的管理制度和標準。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門，隨意堆放，隨意銷毀，甚至當廢紙賣掉，難以提供利用。三是沒有專業的人員提供指導和培訓。各二級單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專門的檔案資料管理知識、經驗與技能，需要有專業的人員對他們進行指導和培訓。3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學校和各二級單位每年都要應對各種不同的工作檢查和考核。各項工作的考核指標都不一樣，為迎接這些考核，通常每來一項考核就要單獨做對應的支撐資料，以致很多高校的二級單位到年終考核時就是在不斷地做支撐資料，費時費力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時沒管理好，需要時找不到，待到評估或檢查時再應急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應有的價值，也使得各種評估和檢查失去了意義。

二、教學資料規范化管理的思路

教學資料規范化管理是指借用教學檔案管理中的科學分類、編號、統一收集、整理、科學排架以及編制檢索目錄等的管理方法來科學管理教學資料，使教學資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學資料的分類可參考教學檔案的分類法，首先按資料的領域范疇將形成于同一活動領域的資料作為一個整體歸入相同的類別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級類目。例如可先根據教學工作和學生工作分成教學（JX）和學生（XS）兩大類，其中教學類又可細分為三大類，包括教學綜合類（教學管理工作中形成的資料）、試卷和實踐材料（具體的教學過程中的資料）以及普通畢業論文（學位工作中形成的資料）。同樣，教學資料的編號也可采用案卷級檔案的編號方法，可由“全宗號+年度+分類號+盒（袋）號”組成，每個二級單位分配一個全宗號。資料的排架可采用“一級類目—年度縱向排列法”，依次按類目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

三、高校教學資料兩級一體化管理模式

教學資料的規范管理可實行兩級一體化的管理模式，實現教學資料與檔案一體化管理。由學校檔案管理部門負責學校檔案的一級管理；各二級單位負責本單位教學資料的二級管理。學校設立檔案館，二級單位成立檔案資料室。檔案管理部門作為專業機構負責規范和指導二級單位教學資料的管理，制定統一的教學資料管理標準，對各二級單位進行指導、培訓和檢查。各二級單位則要按照檔案管理部門的要求對形成的檔案資料進行收集和整理，將其中具有重要價值的檔案資料移交給檔案管理部門集中保管，其余微觀教學資料由各單位按要求集中規范整理、保管、提供利用和到期銷毀。

四、教學資料規范化管理的策略

1.增強檔案資料意識。教學資料是工作中的原始記錄，反映著學校的教學管理水平，具有一定的查考價值。增強檔案資料意識就是要努力讓所有的師生都學會自覺為自己的工作和學習存檔、存資料，尤其要加強對檔案資料管理人員和相關領導的檔案意識宣傳，只有真正認識到檔案資料的重要性，才會真正地重視這項工作，做好這項工作。2.加強教學資料管理人員的指導和培訓，實現教學資料與教學檔案一體化管理。教學資料的管理主要由各二級單位的兼職檔案資料管理人員進行管理，這些人員通常不是專業的檔案資料管理人員，往往對檔案資料認識不夠，管理經驗缺乏，同時人員變動也較頻繁，這就需要專業的檔案管理部門加強對這些兼職人員的指導和培訓，增強他們的檔案資料意識。通過組織集中培訓，再派專人進行一對一指導，既可以指導教學資料的整理存檔，又可以同時完成重要教學檔案的歸檔指導，既加強了檔案的規范化管理，也使教學資料的管理規范化，在指導的同時即完成了教學資料及教學檔案的一體化管理及歸檔。3.強化與創新教學資料工作考核機制。將教學資料工作納入教學工作的目標考核，定期檢查教學資料工作情況并打分，對成績顯著者給予表彰，對不合格的單位，取消該單位的評優資格，扣減相應的目標管理考核項分值，同時責令限期整改。只有這樣才能讓各二級單位重視檔案資料工作，按時保質地完成工作任務，確保檔案資料工作獲得健康、持續發展。4.實行教學資料的科室收集整理制度。高校的二級單位一般都設有內部科室，如教學科、學生科、辦公室等，每個科室都形成有大量的不同類的檔案資料，參照高校檔案管理的部門立卷制度，同樣，高校的教學資料也可以實行由材料的形成科室來負責教學資料的收集整理，如二級單位的綜合辦公室可負責教學綜合資料的收集整理，教學科可負責形成的試卷等材料的收集整理，學生科負責學生類資料的收集整理等。科室收集整理制度是各二級單位的資料管理制度，將資料的收集整理職責具體落實到各科室的人員，既減輕了二級單位的檔案資料管理員的工作負擔，也使資料在形成后就可以直接進入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進程被拖延等問題的產生。5.以迎檢工作為契機，簡化迎檢支撐資料制作。學校的大型迎檢工作通常是學校的重點和中心工作，而迎檢支撐資料的準備是迎檢工作中非常重要的一項，檔案資料管理部門要以學校的大型迎檢工作為契機，提高檔案資料工作地位，規范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時各種工作資料的積累，只要做好了平時資料的收集整理，迎檢時的支撐資料準備工作就變得簡單得多。由于平時形成的各種教學資料都進行了收集整理，每份資料都有相應的資料編號，因此，在迎接各種工作考核時，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標注上檔號或資料號，查閱每年收集的資料或檔案即可?？傊咝＝虒W資料的管理水平體現著高校的管理水平，高校教學資料的規范化管理有助于提高高校的教育教學和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開展。

參考文獻：

[1]楊杰.建立高校歸檔單位文件材料進行全宗式管理模式初探[J].蘭臺世界,2009,(14).

[2]楊杰.高校歸檔指導工作現狀及對策[J].云南檔案,2010,(8).

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關鍵詞：基層企業檔案，收集，推動，對策

 

隨著時代的發展，企業的經營和發展對檔案信息的依賴日益增大。免費論文。做好檔案信息服務工作要依靠豐富的館藏檔案信息資源。在檔案管理流程中，收集是基礎，積極主動地做好檔案收集工作，以達到豐富館藏、突出特色，是擺在企業檔案工作者面前的重大課題。

一、基層企業檔案收集工作的現狀

自《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來，企業檔案管理部門采取了多種措施解決檔案工作中收集不全的問題，取得了較好的成效，但就整體而言，收集不全仍是整個基層企業檔案工作中存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：

1、歸檔門類不全

企業檔案收集往往只注重文書檔案的收集，科技檔案和專門檔案相對比較少，對隨著科技發展和辦公自動化的形成產生的如照片、底片，磁性載體材料如錄像帶、磁帶以及當下已經形成主流的光盤、硬盤等新型載體檔案的收集歸檔工作也不夠重視。

2、歸檔文件不齊全、不完整

具體表現在：（1）紅頭文件不齊全。免費論文。許多職能部門起草的文件上報或下發后，沒有交到檔案室留存。（2）“白頭文件”不齊全。在日常工作中會形成許多沒有紅頭的文件材料，如編發的簡報、調查報告、典型材料、統計報表、合同協議等。這些文件材料對今后的工作查考有著不可替代的獨特作用，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。

3、科技檔案收集不全

企業存在著重文書檔案輕科技檔案的現象，導致應歸檔的科技資料嚴重不齊。有的科技工作人員并沒有認識到手中的技術資料就是檔案或為了查找方便不愿把技術資料交給檔案室造成檔案流失；有的部門在基建施工或設備安裝中的圖紙更改和調試記錄從不歸檔，造成檔案與實際情況不符。

4、檔案收集范圍窄

除了正常館藏管理范圍內檔案的收集，對以下類型的檔案則缺乏有效收集：

（1）突發事件檔案的收集；（2）實物檔案的收集，如印章、獎章、獎杯、錦旗、題詞、字畫等；（3）口述檔案的收集，如利用重要紀念活動時機，積極收集制作，將原始錄音錄像、現場筆記及說明、記錄人簽名、主述人資料、電子文稿等材料收集齊全；（4）員工民生檔案的收集，如家庭檔案的收集。

二、影響基層企業檔案收集工作的因素

1、檔案意識不強，存檔意識比較薄弱

由于檔案意識淡薄，檔案收集工作不被重視，導致檔案收集工作處于被動狀態，檔案材料使用過程中不知不覺的丟失。有些部門為圖使用方便，不愿把文件上交檔案室，特別是聲像、照片資料和與業務相關的資料。當人員變動或機構調整時，未能做好檔案移交工作，致使該檔案收集不全甚至遺失。

2、人員綜合素質不高是影響企業檔案收集工作的主觀原因

一是普遍缺乏從事檔案工作的專業人才。二是內部缺乏競爭力和活力。“等、靠、要”思想觀念嚴重，收集手段單一，創新意識和自我發展意識不強，工作缺乏主動性和創造性。通常檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期呈現一種落后狀態。

3、檔案管理制度不完善，執行不嚴使檔案收集工作失去支撐

企業的檔案部門往往是無職無權的“軟”部門，檔案管理人員在執行檔案管理制度過程中，怕碰硬。檔案管理制度不健全，執行力度不夠，對于相關部門和相關人員違反檔案管理制度的情況，如該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失等，檔案管理人員執法不嚴，檔案丟失不匯報、不處理。

4、廣泛征集的力度不夠，導致檔案資料流失

盡管做了很多的宣傳，企業員工的檔案意識還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業范圍內的征集工作。在全心全意進行企業建設的同時，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業內部的一些有價值的檔案資料未能及時的征集歸檔。

三、加強基層檔案收集工作的對策

1、健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整

建立、健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。歸檔時應注意：（1）歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；（2）加強文件管理。為了防止上級各業務部門直接下發到各業務部門有價值的文件材料散失，應制定公文登記制度，即凡是由上級部門下發到各業務部門的文件材料，先由文書部門登記，這樣每個部門應歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；（3）檔案部門必須同有關部門聯系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

2、提高人員素質，增強主動收集意識

長期以來，檔案管理人員的服務意識不強，使檔案收集工作處于一種很被動的局面，要改變這一現狀，必須全面提高檔案人員素質、更新觀念、正確認清和擺正自己的位置，擴展思路，激發內在的工作熱情和工作積極性，增強檔案收集的敏銳度和精確度，做到“腦勤、嘴勤、手勤、腳勤”，變被動為主動，讓人們感受到檔案的重要性，贏得員工的信任和支持，檔案收集工作才能順利有序的開展。

3、加強宣傳教育，強化檔案意識

長期以來，員工對檔案收集工作的重要性認識不足。因而，檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門，強化企業的檔案意識，引起相關領導對檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關領導的支持，同時還要深入有關部門，及時與他們進行溝通和交流，明確收集工作計劃，研究收集工作中遇到的難題，求得他們的信任和理解，從而使檔案收集工作經?；?、制度化。免費論文。

4、創新收集手段，擴大檔案收集來源

為了適應企業發展的要求，檔案管理部門必須改革檔案接收和征集工作，構建優化的檔案建設網絡，健全征集網絡及其功能，加強對企業重大活動、重大事件、重大工程檔案的收集。打破傳統接收方式，拓寬收集渠道，多形式、多渠道將散存在企業內的重要檔案收集存檔，同時提高接收檔案的質量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實現收集檔案數量有較大增長，質量有較大提高，結構有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，為企業的建設和發展提供完備的檔案信息服務。

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Fu Yanhong

（Commercial Cadre School of Luoyang City，Luoyang 471000，China）

摘要： 教學活動是中等學校最主要最基本的活動。認識教學活動中教學檔案形成和利用的規律，對于探索教學規律、進行教學改革、深化教學研究和提高教學質量、總結教學經驗，都具有非常重要的意義。

Abstract: The teaching is the most basic activity in secondary schools. Knowing the law of formation and use of teaching archives in teaching activity has great significance for exploring the teaching law, carrying out teaching reform, deepening teaching research, improving the quality of teaching and summarizing the experience in teaching.

關鍵詞： 學校 教學檔案 形成 利用

Key words: school；teaching archives；formation；use

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）29-0238-01

0引言

教學檔案是教師教學、教學管理、教學研究和學生學習等活動中形成的具有保存價值的音像、照片、文字、圖表等不同形式的文件材料的真實記錄，因此，教學檔案必然帶有教學活動的全部印跡。本文試從學校教學檔案的形成和利用等角度作以分析和探討。

1教學檔案的形成

中等學校作為科學文化事業機構，其教學工作具有多層次、多學科、多課程、多環節以及教學、科研互相滲透等方面的特點。教學檔案的形成，一般說來應經過兩個階段：

1.1 教學文件材料形成階段只要有教學活動,活動中就必然會產生和教學有關的各門類文件材料，這些文件材料就是形成檔案的基礎。這些文件材料的齊全完整與否會直接影響到檔案的齊全完整。因此，正確認識檔案形成階段的重要性,對做好檔案收集工作至關重要。這一階段的關鍵是：教學活動的內容是否完整地記錄下來并被載入某種載體上（如紙張、膠帶等等）而形成文件材料,這也是決定教學檔案是否完整的最重要的一道關卡。試舉例說明：如果教師的講義不完整或只列幾條提綱，雖然實際教學工作做得很好，但教案的不完整，勢必會影響到教學檔案的不完整，使檔案在形成初期就先天不足,其結果不僅會影響到檔案的質量，還會給利用者和教學研究帶來諸多不便。所以，必須把握好檔案形成的源頭。

1.2 教學檔案的歸檔階段在這一階段，教學文件材料的形成者是否將材料完整地向檔案室移交,檔案工作人員是否按教學活動的特性和歸檔要求做好檔案的收集工作將成為歸檔工作中的關鍵性問題。少數教學文件材料的形成者由于對檔案工作的無知往往會認為某些材料不重要而隨意處置，或將其中對自己有用的部分干脆不移交。針對這一現象，應向他們重點宣傳個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何人不得據為己有等有關規定，引導、教育他們按照要求及時向學校綜合檔案室移交應該歸檔的文件材料。因教學工作既具有連續性，又具有較強的周期性和階段性，所以，教學檔案較其它檔案又有其自身的特點。檔案工作人員應根據教學工作的特點，按照學年和歸檔范圍做好檔案資料的收集工作,要做到變被動收集為主動收集，不遺漏一份應該歸檔的文件材料，以確保教學檔案的系統和完整，便于查閱利用。

1.3 為保證檔案形成工作的質量，還要切實加強檔案工作的宣傳通過宣傳，切實增強檔案工作人員及教師、教學管理人員的檔案意識和檔案觀念。因為這些人員是決定教學檔案完整的主要因素，他們的檔案意識強不強對教學檔案的收集、整理、歸檔等具體工作都將產生很大的影響。

2教學檔案的利用

開放檔案，提供利用是《中華人民共和國檔案法》最主要、最基本的精神之一，也是學校檔案工作的中心環節和根本目的。我們收集、整理、保管教學檔案，在于提供利用。不積極開展檔案的利用工作，只是把它鎖在鐵柜里，成為“死檔案”，不僅會影響到檔案作用的發揮，最終還會影響到人們為之勞動的積極性。檔案的收藏和利用是一種辨證的關系，藏為了用，用促進藏；藏是基礎，不是目的。學校的教學檔案來源于教學活動，又服務與教學活動。有價值的檔案，會給學校帶來良好的社會效益和經濟效益。這種相輔相成、相互促進會推動教學檔案工作的良性循環。因此，檔案工作人員應積極開發教學檔案資源，主動為教學工作服務。

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為進一步加快青藏高原經濟發展，提高青藏高原地質礦產服務于國民經濟，開展實物地質檔案資料的獲取、加工、基礎職能，在國土資源部中國地質調查局的統一部署下，青藏高原1/25萬區域地質填圖工作全面展開。至2005年，歷時七年，投入3.4億元人民幣，國內30多家地質單位、近千名地質工作者，完成了全部空白區158萬km2的110幅區域地質調查工作，獲取了大量珍貴的實物標本等實物地質檔案資料，實現了我國陸域中比尺區域地質調查的全面覆蓋，獲取的這些實物檔案資料為下一步青藏高原地質礦產勘查、開發工作提供了基礎性研究素材，同時也為青藏高原在國際上的綜合研究工作提供了良好的研究介質，推動了青藏高原解決地球演變歷史的成因分析進展。

實物地質檔案資料保存狀況

由于項目結題時間較長，缺乏明確的管理規定和專門的管理費用，加上部分地質單位的合并、遷址以及工作人員調動等原因，這些實物資料的遺失、損毀嚴重，其保存狀況不容樂觀。

主要原因有下列方面：

物檔案資料保管責任不明。很多單位的青藏高原1/25萬區調工作實行的是項目管理制，項目結題的時刻項目組也隨之解散，該項目組的負責人及工作人員因參加其他項目工作而加入到新的項目組。對于1/25萬區調工作的實物資料，部分地勘單位則移交給該單位資料室（或類似的職能部門）負責保管，但這些部門對區調實物資料的情況并不完全掌握，甚至未能進行全面整理統計；一些地勘單位缺少固定、專屬保管庫房和專門的管理人員，其實物資料沒有納入地質資料管理體系，仍由項目工作人員分散保管，由于他們主要工作精力放在其他項目等原因，沒有能力保管；更有甚者，少數單位的實物資料處于無人管理狀態，導致丟失、損毀。

實物檔案資料保管條件簡陋。大部分單位的1/25萬區調標本散亂堆放在簡易庫房的自制標本箱內，標本箱損壞、腐爛現象嚴重，不少標本原始編號字跡脫落，模糊不清：也有部分單位的標本甚至沒有單獨的保存場所，而是同其他雜物混亂堆放在辦公室、樓道一角或其他臨時場所。

大部分光、薄片與文本資料被一起保存在檔案室或辦公室內，保管條件相對較好；但由于光、薄片的易損性、特殊性，對保存環境要求較高，因此，這些地方仍然不是理想的保存場所。

實物地質檔案資料的收集意義

青藏高原1/25萬區調是地質大調查的重要工作內容之一，產生標本、光薄片、實驗測試樣品等是極其珍貴的實物檔案資料，具有很高的收藏價值和重要的研究意義：

展示區調成果，為后人留下實物檔案。青藏高原1/25萬區調工作在全面調查青藏高原地質特征、資源背景及地質環境狀況的同時，獲得了一大批原創性成果，如：新發現數條反映板塊碰撞的蛇綠巖帶以及超高壓變質帶；重新厘定了青藏高原的地層系統，發現了一批重要的古生物化石；發現十余條規模巨大、具有重要找礦前景的多金屬成礦帶和300余處礦（化）點；第四紀地質與高原隆升及其對生態環境的影響調查取得重要進展等。青藏高原1/25萬區調工作中產生的實物地質資料是區調成果的重要組成部分，是上述重大發現和科研進展的實物見證。及時系統地收藏這些實物地質資料，避免損毀散失，不僅能夠全面、直觀地展示青藏高原1/25萬區調的工作內容和重要成果，而且為國家搶救積累了一批重要的地質資料，為后人留下一批珍貴的實物檔案。

避免重復地質工作，為地質調查和科學研究提供重要實物載體。青藏高原地處偏遠，自然環境惡劣，部分地區難以進入甚至將來不可能進入，收藏這些實物檔案資料，可以避免今后在青藏高原地區的重復的、耗資巨大的地質工作。這些實物檔案資料是提供資料服務、科普宣傳和專業教學等的重要實物載體，為公眾認知該地區提供了又一個途徑。例如，需要在青藏高原地區開展地質工作的單位和個人，在前期準備階段可以通過它們了解該地區地質礦產背景和工作進展等。同時，通過對這些實物資料的進一步開發利用，還有可能在地質找礦和科學研究等方面取得新的突破和發展。

實物檔案資料收集要求

實物檔案資料收集要求。實物的篩選采集應以反映青藏高原各地質構造單元中重要地質體特征以及各地質單元總體面貌的系列地層巖石、古生物標本及光、薄片等實物為主。主要包括：命名和建組剖面系列標志性標本或薄片；典型沉積建造的系列標志性巖石、沉積構造標本或薄片；古生物化石標本或薄片；結合帶系列標志性巖石、構造標本或薄片；變質巖、超高壓帶變質巖、韌性剪切帶標志性系列巖石標本或薄片。

青藏高原1/25萬區調實物地質資料篩選工作還應遵循以下要求：

根據區調工作所產生的實物資料種類篩選。區調工作所產生的實物資料以標本為主，其篩選也應從標本著手，兼顧其它實物資料；對于標本損毀或遺失嚴重的圖幅，篩選則以光薄片為主，輔以具有保存價值的其它實物，如化石樣等。

根據實物所代表的地質體的重要性篩選。一個圖幅內重要的地質體（地層、巖漿巖、侵入巖等）和構造帶一般皆由主干剖面和主干路線來控制。研究程度越高的地質體和構造帶其重要性也越大，其實物地質資料的保管收藏意義也越大。

相關資料的收集。為了使實物資料更好地反映區內的地質特征，并為后期的實物整理及服務利用提供基礎資料，還應收集與實物密切相關的成果資料、原始資料及影像資料。

必須收集的資料包括：工作區1/25萬地質圖、實際材料圖、實測剖面圖、巖礦鑒定報告、圖幅地質成果表、實測剖面樣品登記表、剖面記錄本、圖幅實物地質資料移交清單等；盡量收集的相關資料包括：圖幅成果報告、地質檔案原本登記薄、綜合研究成果及相關論文等。

各種相關資料可以是原件，也可以是復制件：有電子文檔的應收集電子文檔；收集的相關資料應該清晰，內容完整；對收集的相關資料，應參考有關要求進行整理登記。

進一步工作設想