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序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇檔案管理論文范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
社會生活包括方方面面,不同領域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同,因此,民間檔案數量是極為龐大的,種類也十分復雜。按不同方法可以分成不同種類。
1.從來源看,包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件,包括各類證書、聘書,家庭賬目單,個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案,一個家庭生活的歷史記錄,反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況,折射著社會的發展變化,記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影,是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構,理應保存于國家相關部門,但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅,許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件,被銷毀者不計其數,散落民間、下落不明者也數不勝數。
2.從內容來看,可分為經濟類、政治類和文化類
(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證,家庭記賬本,各種典當記錄等等,貼近民眾,是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案,是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要:民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分,是進行學術研究的重要材料,其數量極為龐大,種類十分復雜,開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑,也是檔案館對外交往的一個手段,更是對散存民間檔案的保護,因此,開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞:民間檔案;文化遺產;征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料,它從另一個層面,從普通百姓的視角出發,記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法,沒有宏大的敘述,有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案,這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索,是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分,有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分,人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友,目前他家的家庭檔案中,有紙質檔案29237件,構成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發展,數碼相機的應用,照片的數量批量增長,人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片,反映了一百多年前福州的風貌,記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等,為我們今天認識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”,它不僅記錄了事件發生的過程,而且通過聲音、圖像的形式,生動的保存了活動過程,留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案,通過錄音、錄像等形式,從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案,再現了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體,能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌,真實的記載了社會實踐活動,具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足,具有極大的收藏價值,檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏,同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺,有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地,然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因,許多檔案被損毀或流散民間、海外,檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應,其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料,反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄,內容豐富,數量龐大,例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等,這些都是民間檔案的重要組成部分,其數量之大、種類之多、內容之豐富,是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分,它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法,是我們研究歷史不可或缺的重要資料,它從另一個視角佐證了歷史的發展,是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過:“偉大的人民,他們是人類社會、歷史的創造者,同時又是人類社會最忠實的記錄者,是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等,正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案?!北辉u為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中,就有許多是從民間征集而來的,如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進行學術研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄,是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄,是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征,是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料,讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用,綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料,與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮,乃至形成一門新的學科,像徽州文書的發現以及“徽學”的興起,“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案,不僅宣傳了檔案知識,增強了民眾的檔案意識,而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信,并進行各種形式的綜合報道,可以引起社會對檔案工作的關注和支持,形成“牽動效應”。同時,通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用,往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等,給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點,《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道,大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云:“山不在高,有仙則名”,只要館藏珍品多,就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞,檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此,開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中,檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性,因此在社會發展過程中,圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要,各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件,以實現對資源的充分利用。同時,在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中,也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系,減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式,更多的保存了平民的記憶,體現了檔案的社會功能,使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。
5.開展民間檔案征集工作是對散存民間檔案的保護
1.1保證人事檔案的真實性、完整性
個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎,這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌,也可以使相關部門提拔有能力的干部時,進行準確的定位及相關評估,做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來,這個關系到每個人自身利益的人事檔案,更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的,一旦因為檔案內容的不真實,影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展,這不僅僅對有能力的人是一項損失,更是對社會的嚴重損失,使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的,發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理,使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是,將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束,檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的,因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立,使個人的檔案完善,把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中,這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實現人事檔案管理的目的
實現人事檔案管理工作的既定目標,是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內資料的收集及整理要按照程序進行,把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中,在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中,以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時,隨時變動隨時更新,緊跟個人的社會腳步,同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求,將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理,對于檔案內容要求字跡清晰,手續完備,并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間,需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理,對人事檔案定期進行核實及整理,及時糾正有問題的檔案,如不該納入人事檔案的資料應該剔除,缺少的人事檔案資料需要補充進去,如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理,對檔案的真實性進行嚴格審查,杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報,向相關部門反應情況,按照規定進行處理。
1.2.3建立符合標準的設施
檔案管理的相關設施進行升級及更新,追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理,設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調,以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施,保證人事檔案的安全性。
2增強檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標,可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平,當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案,實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫,實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤,省時省力,便于管理人員的輸入與信息的提取,實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息,可以確保檔案的真實性,內容準確可靠。
3增強檔案管理人員整體素質
1.1時展的需要
為適應時展形勢,醫院信息化檔案管理建設的速度應不斷加快,諸如及時地開發檔案管理軟件、使用現代化辦公設備并開發檔案信息管理網絡系統,做到檔案信息資源共享,力求檔案管理現代化,提高現有檔案管理資源的應用水平及檔案管理的工作效率。
1.2醫院可持續發展的需要
醫院要實現可持續發展,就要做到人盡其才。檔案材料是發現人才和建設人才的關鍵,以做到人才的合理使用。醫院檔案管理信息化,不僅可以提高醫院信息技術的使用效率,而且有利于醫院人才的開發利用,為醫院的發展服務。信息化技術可以是醫院檔案資源得以有效利用,更能夠延長檔案使用壽命。
2醫院檔案信息化管理中存在的問題
2.1信息化管理沒有全面展開
醫院檔案實施信息化管理是時展的需要,更是推動醫院快速發展的需要。在醫院檔案管理中融入信息技術,是醫院現代化管理的重要途徑。由于信息技術已經廣泛應用在醫院的行政管理部門、醫療技術管理及運營管理方面,檔案管理中雖然采用了信息技術,通常是局限于檔案的電子化管理,并沒有進行全面的信息化建設。如醫院的人事檔案、醫療技術檔案、文書檔案等,還處于人工操作的階段,只有在信息錄入的時候,才會使用計算機操作,這種相對滯后的醫院信息化建設嚴重地影響了醫院的未來發展。
2.2沒有建立標準的檔案信息化管理體系
醫院的檔案管理工作要全面展開,就要將規范化、標準化的信息化管理體系制定出來。從目前醫院檔案管理來看,雖然出臺了一系列規范,但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫院實施檔案信息化管理,但是計算機軟件的通用性存在不足,缺乏醫院等特殊領域的實用性,嚴重制約了醫院檔案管理步伐。此外,醫院針對計算機網絡技術的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術管理標準,嚴重妨礙了醫院檔案信息化管理進程。
3做好檔案管理信息化工作的有效途徑
3.1實施醫院檔案信息管理標準化建設
醫院檔案管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變,實現了實體的檔案管理向信息化轉向的過程,這就有必要建立信息化檔案管理制度,統一制定檔案信息化管理規范和技術標準,以對醫院各方信息規范化、標準化管理。另外,實施醫院檔案管理,并不局限于檔案管理部門本身,而是涉及到醫院的各項工作,信息化網絡服務系統,可以將醫院各職能部門及醫護之間的管理建立起來,促進相互之間的溝通,以快速地獲得檔案信息,有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理,以為醫院管理決策的制定提供可參考依據。
3.2提高檔案管理人員職業素質
醫院檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高。作為醫院檔案工作的主體,檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步,就要在自身的工作領域中不斷地學習、不斷地探索、不斷地創新,以運用現代化信息管理手段更新工作方法,提高專業技術水平。檔案管理人員在更新觀念的同時,還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中,做到兩種知識的有效融合,通過建立檔案數據庫,完善信息資源庫,將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理,從而使檔案管理的服務效率有所提高。
3.3強化檔案管理保密工作
檔案管理是具有服務性質的工作。醫院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發利用效率達到最大化,實現了信息共享,同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數據庫受到病毒或黑客攻擊,檔案管理人員要樹立安全防護意識,做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外,檔案管理具有政治性,在檔案人員對于醫院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時,還要做出細心鑒定,尤其對于收集到的特殊數據,要認真鑒定、嚴格審查,以根據檔案密集程度規范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外,檔案管理人員還要對計算機的安全性負責,以避免電子文件損壞。
4結語
二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護
新型載體檔案因其載體制成材料各異化學穩定程度不同在保管過程中應針對其特點盡量按類別做到分庫保存統一管理。
不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據其特性要采取相應的措施進行保護。庫房內一般應配備強制通風設備與空調設備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應定期進行檢查以判斷是否需要修復或需要進行其他保護性處理。
下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護技術供大家參考
1照相底片底片是一種化學感光材料極易引起化學變化和自毀它又屬于膠質材料極易起火熔化和變質其保護條件要求較高。通常應配備空調設備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。
2照片照片檔案的保護應著重于抑制霉菌的生長可調節庫內環境的pH值添加必要的防霉劑。
3縮微片保管環境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體??s微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發生粘連、霉變、發脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質損壞現象。另外要選擇適當的保管器具和存放位置。為減少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣??s微片連續閱讀不能超過規定時間以免設備過熱膠片受熱易發脆變形。保存中膠卷不應卷得過緊不能加橡皮筋纏繞,不同種類的膠片應分開保管以避免產生化學反應等。
4磁帶磁帶的保護應注意避免灰塵的侵蝕要遠離磁性物體防止磁帶消磁對于長期存放不用的磁帶要定期繞動防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應打開以防誤操作抹掉信息。
5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標簽不能觸摸數據讀寫區磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護口置于寫保護狀態。
6光盤光盤的保護應著重預防劃傷預防受熱、受擠壓變形和老化。其信號穩定性方面比磁盤好得多但由于其數據密度比磁盤也大許多倍要求定位準確度更高尤其數據光盤一旦劃傷或變形將可能導致整張盤的數據無法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數據面放置時數據面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時放回保護套或盒中保存中要放在保護套或盒中立放。光盤若被弄臟用無腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。
由于新型載體檔案的自身特點為安全的保護和利用它們,應專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴格審批手續。磁性載體文件應一式兩份歸檔應將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應另制做復制件利用中使用復制件妥善保存原件。錄像片也應另歸檔一套可供借閱的備份片。
三、計算機檔案管理系統的應用和維護
一、當前測繪工程檔案管理的弊端
1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質材料,檔案資料往往是孤本。這種材質的檔案資料對管理要求很高,如果保存不當,容易出現紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現象,并且在借閱過程中,極其容易丟失或破損,影響了檔案材料的使用周期,同時影響了測繪工程資料的再利用。
2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式,檔案管理手段采用的是臺賬式操作;檔案資料的查詢體系以人工查詢為主。這種管理模式,制約了對檔案資料的查詢頻率,使得檔案資料的再利用率非常低,信息資料保存的價值得不到充分發揮。
3.數據管理混亂。早期的測繪工程檔案的數據管理不規范,數據檔案在進行歸檔過程中,沒有一套完善的歸檔制度,沒有嚴格的歸檔流程規范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質、數據翔實情況、備份種類、保存環境等都沒有具體的要求,致使在管理過程中出現很多難以應對的問題。
二、測繪工程檔案信息化管理的必然性
測繪工程檔案管理是為了更好地實現信息再利用的功能,其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息,從而提高測繪工作質量。因此,做好測繪工程檔案管理十分重要。
1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現資源共享的基礎,測繪檔案管理同樣要實現信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優點,能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料,所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。
2.計算機應用推動了測繪工程檔案信息化發展。計算機的普及和推廣,對測繪工程檔案信息化發展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細化,計算機能夠滿足檔案管理的需求,因此,計算機作為輔助工具,被應用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠對檔案信息進行精細化管理程度的提高,檔案管理信息化逐步形成。
3.電子介質資料保存的需求。測繪工程資料的材質已經不僅僅限于紙介質,很多測繪工程資料已以電子文件形式存在,對這些電子文件進行歸檔保存時,就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網絡的建設,能夠對電子介質的資料進行有效保存,對資料的保持和使用帶來方便。
三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施
1.建立和完善檔案信息化管理系統。第一步,數字化建設。測繪工程信息化建設的第一步最重要,主要針對檔案資料進行掃描、數據采集等工作,完成數字化儲存,再建立信息化平臺,實現網絡化共享。第二步,標準化管理。隨著檔案管理的發展,其領域已經不再局限于對現有資料的簡單存儲,而是涉及資料的形成環節。測繪工程資料具有明顯的技術性特征,對標準性要求嚴格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據用戶的不同要求,進行數據庫資料的補充,然后提供符合標準的電子資料。第三步,網絡化建設。實現網絡化檔案管理指的是測繪工程資料的構成、歸納、管理、審定等全過程系統化的網絡管理,整個流程的信息資料整理都要進行信息化管理。
2.加強系統功能作用的發揮。系統功能結合供應類別,從子系統功能框架中可以得到很多資料信息,其中包括查找圖形類別、資料供應情況以及測繪工程結果的查詢,每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統。這種框架構成,可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。
3.優化數據存儲體系,實現合理布局。為了使數據存儲更加合理,就要完善數字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數字儲存可以分成三大類:第一類是磁帶庫,它的特點是可以進行大量的數據存儲,并且傳輸速度較快,但是缺點是花費較高,并且對保持條件要求較高,容易損壞,需要人工定期檢查進行倒帶整理工作;第二類是光盤,它的特點是可以對離線的數據進行管理,優點是能夠在社會上進行傳播,用戶使用方便,并且具有可靠的性能,缺點是存儲信息量?。坏谌愂谴疟P陣列,它的特點是最高效的數據儲存方式,優點是存儲量最大,并且具有高速的傳輸性能,缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據具體情況進行選擇,可以實現互補關系。
(一)規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作,以實現信息化和現代網絡化為目標,著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺,歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范,使各個層面達到一定的水平,這樣才能提歸檔工作的綜合能力,發揮出整體優勢。
(二)醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下,檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是,醫院的自動化檔案管理以文件為單位,處理好的文件直接歸檔。因此,電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作,需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔,兩者缺一的話,這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期,就應該將管理工作延伸到設計階段,系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
(一)轉變傳統的方式,促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下,文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是,自動化檔案管理以文件為單位,處理好的文件直接歸檔。因此,電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作,需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔,兩者缺一的話,這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期,就應該將管理工作延伸到設計階段,系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
(二)制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點,同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準,統一和規范化。第一,如果文件管理和檔案管理是分離的,那么兩者之間就會存在越權問題,尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此,單位必須制定一套標準,規范檔案的管理工作。第二,在業務流程和技術操作過程中,文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準,同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
(三)建立專業檔案管理隊伍
目前,每個行業每個領域的信息化水平都在快速提高,檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注,其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化,與傳統的手工管理相比,是一個劃時代的轉變,在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優勢。同時,也對檔案管理信息系統的定位提出更高的要求,有很多新的問題擺在面前,主要有以下內容:類型較多,檔案管理信息系統需要管理的檔案種類非常多,并且具有復雜性,涉及到的行業也很多,有實體檔案與電子檔案,這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了,并且還要管理到位。與此同時,還要與未來可能出現的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業中,很多單位都有各種信息系統建立,但是,在經過相應的產生與利用以后,就會有很多信息累計在系統中,并且,這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題,需要按照檔案管理的要求來進行管理。
2、現階段電子檔案管理技術分析
電子檔案管理系統功能需求的實現主要通過混合的方式,其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統維護功能、文件管理功能、編研開發功能、光盤制作功能以及數據導入功能等都是通過交互性的處理來實現,B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。主要包含以下子系統:一是信息采集部分,主要是對數據采集的完成。采用數據一體化的接口,按照信息采集的相應流程和要求,把每個信息系統中等待歸檔的信息進行采集,淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發,詳細闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現階段我國的電子檔案管理技術。最后,結合自身多年工作研究經驗,筆者進行了關于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實現分散式或集中式的檔案整理,通過導入數據功能,就可達到離線數據收集或歷史數據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中,會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨,在進行電子檔案業務流程的處理時,也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分,主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數據時,主要是對檔案信息日常管理工作的完成,管理過程要與實體檔案管理過程相統一,并遵從檔案管理的基本流程和基本規則,再結合電子檔案的特點加以優化。檔案統計是完成檔案管理工作中各種統計的工作,也是管理的一部分。三是開發利用部分,主要是對檔案研發工作的完成,同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息,還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來,主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業檢索主要是有針對性的對各業務系統的檔案信息進行專門的開發,并能提供系統的調用,給業務系統帶來專用的信息服務,提供很大的便利。四是系統維護的部分,主要是對系統運行的相關數據維護工作的完成。主要有各種數據結構的設置與維護,權限的管理,系統參數的設置與維護等。系統設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持,也給檔案管理系統提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求,同時,還使系統的擴展需求得到了滿足,使歸檔的流程變得更加標準化、規范化。除此之外,還對日常數據的維護提供了便利,對于系統管理員來講是個非常強大的工具包。
3、新時期電子檔案管理完善性策略分析
第一,建立規范的管理機制。第二,創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范,細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施,特別對電子文件和電子檔案,確保電子檔案的安全性與完整性。第三,統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括:檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準,檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果各單位檔案部門不按統一的標準去做,各搞一套,自成體系,那么檔案信息網絡就無法暢通,資源共享也就難以實現。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現檔案管理信息化,其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設,這對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷,還是歸檔與檢索,都是通過計算機來實現的,這也就對檔案管理人員提出更高的要求,不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規范非常熟悉,并且,還要對計算機系統網絡安全的防護知識進行掌握,才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外,檔案管理人員不但要把本職工作做好,還要對自我學習的意識不斷強化,積極參加信息化教育的培訓,對專業知識不斷更新,才能使自身的業務素質與工作水平與信息化管理相適應,才能順利實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變,培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外,檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發展的趨勢進行及時了解,對現代科學在檔案工作中的應用及時地了解,才能使他們的工作技能得到真正的提高。
4、結束語