檔案整理知識精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案整理知識范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：土地開發；檔案資料；管理

1土地開發整理項目檔案資料的意義

為了能更好的監督項目的進程，能讓日后項目的管理更容易，就需要管理好土地開發整理項目檔案資料，因為這樣才能全面并及時的了解整個項目管理的過程和項目建設的進度情況，能夠及時發現建設中的問題并進行處理，還能提供一些項目建設管理的信息。土地開發整理項目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個方面體現出來：(1)整個項目建設過程的資料信息等都包括在土地開發整理項目檔案資料當中，日后接受各級部門審查等也都是要把這個作為依據的。(2)根據土地開發整理項目檔案資料可以整治項目建設中的不良行為。(3)要根據土地開發整理項目檔案資料對項目進行質量檢測，日后出了問題也需要用到這些資料進行追查。(4)在建設其他項目時也可以參考這些土地開發整理項目檔案資料。(5)土地開發整理項目管理規范化的要求土地開發整理的管理模式有了一定的轉變，國家也開始重視土地開發整理,只有不斷完善土地開發整理項目管理，才能讓國家投入的資金不浪費，讓土地開發整理項目有好的效益，而在土地開發整理項目管理中，土地開發整理項目檔案資料是很重要的。整個項目管理活動的記錄都在土地開發整理項目的檔案中，這其中保存和積累著項目的工作成果和工作經驗，項目中有些關鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來，在項目管理中，項目檔案管理是必不可少的。

2土地開發整理項目檔案資料管理存在的問題

我國實施土地開發整理項目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問題，土地開發整理項目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統的文件并沒有統一的標準。在土地開發整理項目檔案資料管理方面的問題也有很多，主要體現在以下幾個地方：(1)填寫的一些資料內容不準確。有許多原始資料在項目進行的時候不能及時填寫，從而造成了土地開發整理項目檔案資料內容與施工事實情況不相符，進而就導致了有些建筑材料沒有完整的合格證和質保書等，最終就不能知道項目工程質量的具體情況，達不到符合要求的項目工程資料檔案管理的質量。(2)沒有完善的檔案資料管理制度。許多企業都沒有完善的項目檔案管理規章制度，甚至有的企業就沒有建立這個制度。在項目工程建設過程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質量等方面的問題。(3)檔案資料管理不規范。在施工過程中，檔案資料的格式各式各樣、內容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關部門沒有統一檔案資料的格式而造成的。資料的內容方面，有的資料是因為檔案員在編輯的時候不了解施工的進度和相關情況，導致了編輯的資料和事實情況不一樣，還有的是因為不清楚施工的操作過程在填寫表格的時候造成了多填、漏填的現象。還有的資料中有錯別字，內容敘述的沒有邏輯關系，有的資料沒有領導簽字、蓋章等，資料中出現的這些問題都會在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒有專門的人負責管理檔案。目前，很少有企業設立了專門管理項目檔案資料的職位并由專門的人員進行管理，大部分的項目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒有受到過專業的培訓，不了解檔案業務，而且他們平時還有原本的職務工作要做，就沒有了時間去深入的學習了解該如何進行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來越多，他們又沒有辦法跟上節奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來越難整理，再加上取閱檔案資料時不進行手續登記，最終就導致了檔案的丟失。所以，項目檔案資料一定要有專門的人進行管理，而且管理人員一定要有相關的專業知識。

3項目檔案資料管理建議

結合上述項目檔案資料管理中存在的問題來看，想要土地開發工程建設有快的進度，就一定要重視項目檔案資料管理。具體措施如下：

3.1增強項目檔案資料管理的意識

在土地開發整理項目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開發項目提供經驗等。所以，加強對項目檔案資料管理的意識是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來了，而且還能對檔案進行妥善的管理，從而避免發生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項目檔案資料管理的意識，認真學習相關的管理知識，認真對待工作。

3.2制定項目檔案資料管理制度

在建設性工程當中，土地開發項目是具有很大規模的，而在土地開發項目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項目檔案資料的內容進行準確的分類整理，并進行統一的規劃是完善檔案管理制度的基礎。在整個土地開發項目中，有許多方面的需要都要與其他企業進行交易等，交易過程中就會有許多的報告、文件等，要把這些資料進行劃分歸類，進而再統一的進行存檔，這樣在日后查詢資料時就會更方便。

3.3加強管理人員的技能學習

整理、規范項目檔案資料是需要非常認真嚴格的，所以具備專業的知識技能和認真的工作態度是對土地開發整理項目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開發整理的政策法規，了解項目工程中需要的所有的資料，能認真準確的把檔案資料進行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識技能。

3.4建立專人負責制度

管理人員需要具有一定的專業知識技能，管理過程中必須要遵守政策,土地開發整理項目檔案資料的管理工作是很復雜的，而且時間長,項目資料的內容也很復雜,因此想要能夠保證這個工作有效率的進行，就一定要讓專門的人對其進行有效的管理，而且還要讓這些人員進行專業技術培訓等，提高他們相關的管理知識和技能，進而更好的保證檔案管理的進行。

4結束語

篇(2)

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

摘 要：隨著社會的飛速發展，高校成為社會人才的主要輸出地.高校的發展影響著社會的發展，隨著高校改革的推進，對高校的內部的管理十分的必要，檔案管理包含于其中.本文分析了高校在檔案管理的過程中存在的漏洞，并根據知識管理采取有效的應對措施.

關鍵詞 ：知識管理；高校；檔案管理

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0133-02

我國檔案管理的發展歷程，最初為實體檔案管理，只要是通過以文件的形式進行檔案的記錄，進而進行整理、歸檔和保存；其次是信息檔案的管理，主要運用現代計算機技術，將檔案進行數字化管理；知識管理主要是將檔案、檔案管理人員、用戶進行統一的管理，不僅節約人力和物力，其效果十分的顯著.目前我國許多高校主要運用前兩種管理模式，效果不佳，跟不上高校的發展需求.高校也在積極的尋找提高檔案管理的方法，知識管理的出現，解決了這一難題.知識管理主要是通過建立一個從量化向質化轉變的知識系統，把組織里的所有知識進行循環運用進而知識的再生，不斷的積累，不斷的再生成.隨著社會經濟的飛速發展，信息技術的快速傳播，人們對知識的需求量增大，要求高校根據本校的情況對檔案管理進行一定的改進，是檔案管理能夠滿足廣大師生及社會人員對知識的需求.高校的檔案管理從傳統的管理向知識管理轉變，是高校發展的需要，也是社會發展的必然要求.

1 知識管理的概述

1.1 知識管理的定義

知識管理是一種靈活的管理模式，將知識和人合理的融合在一起，知識豐富人的世界，人豐富知識的內涵.知識管理是一個新銳的管理理念，不同于一般的管理，知識管理主要運用以西結的管理手段，創造出新的知識，達到知識的升華.

1.2 檔案知識管理的概念

檔案的知識管理就是在對檔案的管理當中引用知識管理的相關理論，在原有檔案實體和信息管理基礎上，注重對檔案系統內外的知識流的構筑與管理，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務體系[1].檔案的工作人員在工作當中的重心也有所轉變，從原來的實體保管者轉變為知識的提供人員.把數據庫變成知識庫，把傳遞數據變成知識的傳遞.

1.3 高校檔案管理引用知識管理理論的重要性

高校的檔案管理中，引用知識管理對高校而言，是一種新的突破.首先，高校檔案知識管理，可以使檔案的管理范圍從小變大.實體管理注重的是歷史資料的整理和保存，把檔案和其他資開，極大地限制了知識的發展和延伸.運用知識管理，擴大檔案信息量，構造出一個豐富的知識庫.其次，通過知識管理可以提高檔案的內涵和其使用價值.實體管理和信息管理注重管理而忽視利用，檔案館只能提供一般性的知識服務，工作效率低.引用知識管理之后，可以利用知識管理中的先進管理手段，為用戶提供更加全面的服務，從而提高知識的價值和促進人才的培養.

2 當前高校檔案管理的現狀

2.1 信息載體繁多

隨著信息技術的發展，高校運用先進的信息技術進行檔案管理，檔案的載體有很多種，除了數字化的信息檔案，還是紙質版的文檔.在進行管理的過程中，如不能及時的整理，極易造成資料的丟失.文檔載體的繁多成為高校在進行檔案管理當中需要解決的一個難題.高校在對檔案的管理進行多次的嘗試，加大了人力和物力的投入，仍不能解決問題.

2.2 服務效率低

高校的檔案的服務對象一般為學校的領導和高層，為教職工和學生提供的服務不多，這不利于校務的建設.目前很多高校的檔案管理主要依賴于人工查檔，工作效率低，如若遇到數量較大的查詢，服務質量較低.因此，高校的檔案只能為學校的領導和高層所服務.此外，高校的檔案管理僅僅停留在初級的存檔、歸檔，未能對檔案進行進一步的開發和利用，導致在查檔時只能查到原始的資料，檔案的利用率低.

2.3 管理意識弱

目前，很多高校在進行檔案的管理，多為材料的簡單整理和歸檔，有時由于人手不足、資料過多而造成不能及時的將資料進行合理的歸檔，造成材料的積壓而導致丟失.檔案管理工作未能得到應有的重視.隨著高校校務的信息化和自動化的應用，檔案管理的工作人員必須在思想上和技術上有所跟進，把檔案資料當中的電子資料和多媒體資料進行合理的歸檔.然而很多檔案未能按照高校的檔案管理制度進行相應的歸檔.高校的檔案制度為了與時俱進，有些高校仍沿用舊的檔案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要資料的丟失.

3 高校檔案應用知識管理的重要性

3.1 擴大和加深檔案管理

高校在對檔案進行管理的過程中，不但要注重已有的資料的一般管理，還要對其進行進一步的整理，其中，可以運用知識管理.知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系[2].

3.2 提高服務水平

高校在進行管理的過程當中，要嚴格遵循知識管理的有關要求，對學校的檔案信息進行整理，去除糟粕，留下精華.并且深入挖掘當中有價值的信息，進行有效的重組，豐富知識的內涵，提高檔案信息服務的水平.

4 知識管理高校的檔案

知識管理是高校進行檔案管理的一種必然趨勢，推動我國高校檔案管理的發展，有利于向高校的師生傳遞更多有用的知識.檔案管理的創新是當前高校必須注重的工作，只有如此，才能提高高校檔案管理的水平，從而提高高校的管理水平.

4.1 知識的合理獲取

高校檔案知識管理的起點是知識獲取，無論是對檔案的內部還是外部，必須不斷的收納新的知識和更新舊的知識，才能真正的提高知識管理的成效.所獲取的知識一般有兩種狀態：顯性和隱性.顯性知識主要包括各類公文、各類有關教育教學的法律法規、教師的個人信息等均以各種形式納入檔案當中.隱性知識需要通過觀察、溝通、模仿等方式，掌握教職工的隱性知識，比如思維模式和特殊技巧，從而把這些隱性知識以記錄下來并加以保存，使隱性知識顯性化.高校的檔案知識管理，顯性知識和隱性知識都要重視.要重視教職工的隱性知識的獲取，在學校的組織當中，教師是中心，對學校的組織有著重要的影響.所以學校可以通過開展各類研討會等方式獲得教師身上的隱性知識.

4.2 知識的合理共享

知識共享是知識管理當中的重要組成部分，知識共享首先要把內部的知識進行積累和整理之后，以管理工作為傳輸管道，那知識傳輸給每一個檔案管理人員，最后將知識傳輸到整個學校組織當中，最終完成外部信息的整理工作.當前許多高校的檔案在管理當中嚴重缺乏溝通，不同的檔案管理部門都建有本部門的數據庫辦公軟件，各自獨立運行，信息得不到有效傳遞.所以，高校要對檔案館進行重組管理，營造良好的管理氛圍，讓檔案的各個部門進行良好的交流與合作，傳遞新的知識和信息，豐富組織知識，有利于知識的共享.知識管理的最終目的在于知識服務，如果高校能夠知識管理的信息系統，將學校的各個部門的創新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.

4.3 知識的合理儲存

高校檔案管理就是對相關信息和材料的整理被保存，對于所保留的資料的選擇和保存時間的長短，需要檔案的管理部門對資料進行詳細的分析和研究從而得出結論.建立標準化的知識存儲是知識管理的重要特點.例如，將教師觀摩的經過以視頻的形式保存下來，并將其整理納入檔案當中，為將來的教師培訓提供材料，拓展學校教學的途徑.

4.4 知識的合理利用

知識來之不易，為了能夠充分發揮知識的作用，檔案館內的知識要運用各種方法把檔案內的知識進行有效的發揮，提高高校檔案在高校發展過程中的作用，有利于高校在管理方面的開拓創新.高校作為知識的集中營，高校的師生都希望可以獲取更多的知識并掌握.所以，高校的檔案館要向師生開放，熱情為師生服務，提高檔案館知識的利用效率.同時，在交流當中，檔案館的工作人員可以從中獲得新的知識，并且將之納入檔案當中，進行科學的分類和整理，形成新的檔案知識.

知識管理的最終目的在于知識服務，如果高校能夠知識管理的信息系統，將學校的各個部門的創新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.

4.5 提高檔案工作人員的素質，創新服務方式

高校的檔案知識管理，最主要的目的是為了提供更加良好的服務.為了使檔案的服務質量更進一步，檔案館不僅要加強其服務系統的建設還要大力提升檔案管理人員的管理水平[3].檔案工作人員是檔案管理的重要組成部分，其決定了高校檔案管理的水平以及利用的效率.所以，提高檔案工作人員的整體素質非常的重要，對管理團隊進行重新整合，加強培訓，讓檔案管理人員進行學習和思考，并且從中學習新的知識，加強隱性知識的創造能力，并且能夠熟練的使用信息技術進行高效的管理，從而提高檔案管理的工作效率.

高校要建立相應的獎勵機制，把檔案工作人員的績效和知識管理運用的熟練程度與其個人的福利、職務的晉升以及評職相聯系，調動檔案人員的工作積極性和主動性，激發他們的事業心和責任心.

4.6 建立相對應的評估機制

建立相對應的評估機制，是高校在運用知識管理檔案過程中需要重視的環節.高校運用知識管理主要是為了能夠提高檔案的利用水平，從而造福全校師生乃至整個社會，所以必須要建立相對應的評估機制來提高知識管理的水平.評估主體應該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進，以適應新形勢和新需求[4].建立適用于檔案管理的相關評估機制，從而提高高校的檔案管理水平.

5 結束語

如今的知識經濟時代，只有創新才不被社會所淘汰，才能在激烈的競爭當中站穩腳跟.傳統的高校檔案管理已經不能滿足當前高校發展的要求，對檔案的管理已不再局限于檔案的憑證和參考的價值，更多的是要發揮檔案的組織知識創造利用等方面的價值，并且利用檔案里的知識再進行重組，創造出新的知識.

高校的檔案管理要改變過去的管理方式，運用知識管理，提高高校的檔案管理的效率和質量.從根本推進我國高校檔案管理工作的發展.

參考文獻：

〔1〕楊菊洪.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].科技情報開發與經濟，2011（01）:145-147.

〔2〕閻明.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化，2011（11）:74-75.

篇(3)

但是，兼職檔案管理人員畢竟沒有接受過專業的檔案管理教育，沒有專業的檔案管理知識，而檔案管理對工作人員的素質要求很高，除了專業知識外，還要有高度責任心、法律意識、保密意識等，檔案管理中還存在一些問題。

一、高校兼職檔案管理人員的必備素質

（一）政治素養和職業道德素養

檔案管理人員必須有一定的政治素養，要在實際工作中不斷提高政治素養，建立正確的人生觀、價值觀，真正做到為人民服務，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關內容。檔案的收集整理工作是一項非常復雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認真細致的工作。高校應通過一定的教育培訓、講座、座談會等提高兼職檔案管理人員的職業道德素養，使其以高度責任感和榮譽感做好每一天的工作，把關文件的進出，把握文件的運轉和走向，及時收集整理各類文件資料。

（二）創新意識

檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時俱進，不斷創新的。兼職檔案管理人員要有創新意識和大膽開拓的精神，將自己所學的理論知識運用到實際工作中，實現知識的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。

（三）業務素質

檔案管理是一項專業性很強的工作，不能有一絲一毫的差錯，否則就會帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其專業知識水平，并促使其不斷將理論知識轉化成實踐能力，提高檔案管理效率和質量。

（四）服務素質

兼職檔案管理人員是為教學工作和學生服務的，因此，要不斷加強服務意識建設，提高服務意識，踏踏實實做好本職工作。在態度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。

（五）社交素質

兼職檔案管理人員在進行檔案的收集整理工作時，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協調溝通能力、公關能力和社會適應力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質量。

二、提高高校兼職檔案管理人員素質的建議

當前，我國高校兼職檔案管理人員的素質偏低，他們的專業知識水平低，責任心不夠，保密意識不強，經常出現檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學工作和社會建設服務，必須提高兼職檔案管理人員的素質。

（一）制定完善的培訓計劃

基于高校檔案管理工作的重要性，高校領導者應認識到兼職檔案管理人員素質對檔案管理水平的重要影響，并根據各個部門兼職檔案管理人員工作特點及其素質層次制定出完善的培訓計劃，提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其科學文化水平。

開辦檔案管理業務培訓班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學理論基礎》、《檔案法規知識基礎》等課程，并帶領學員到檔案管理中心去參觀和學習，看別人的檔案管理工作是如何進行的，并在參觀的過程中向學生講解這些工作中包含了哪些理論知識，使學員更好將理論知識與實踐結合起來。在開闊學員視野的基礎上提高其檔案管理業務素質。

開設計算機培訓課程，提高兼職檔案管理人員的計算機水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計算機水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。

（二）定期開展政治教育和法律教育

政治素養和法律意識是兼職檔案管理人員的必備素質。在進行業務培訓的同時，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識和法律意識，提高其職業道德修養，在實際工作中做到今日事今日畢。以高度責任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業心，使其能在做好本職工作的基礎上積極主動的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創新，提高工作效率，促進學校整體檔案管理水平的提高。

（三）營造良好的學習環境

除了學校的培訓外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學習新知識、新技術，實現檔案管理工作的創新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學習環境，在各個部門中構建出學習型社會，使所有教職工都能主動學習新知識、新技術。

第一，改善兼職檔案管理人員的工作環境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強部門之間的交流和溝通，實現資源的共享，提高工作效率。第三，在各個部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動去學習新知識、新技術。第四，對優秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎勵，在各個部門中形成人人創先爭優的工作氛圍。第五，建立終身學習制度。兼職檔案管理人員只有不斷學習新技術、新知識，才能適應社會發展的需要。所以說，學?？梢栽诟鱾€部門中建立起適應性強的終身學習制度，使兼職檔案管理人員形成終身學習的思想觀念，并不斷自主學習新知識，提高自己的科學文化水平，實現檔案管理工作的創新。

（四）建立科學的兼職檔案管理人員素質評價體系

為兼職檔案管理人員量身定做一個科學的素質評價體系，綜合評價兼職檔案管理人員的各方面素質。而素質評價體系包括基本素質評價、職責評價和績效評價。其中，基本素質包括：職業道德素養、服務水平、社交能力、政治素養、工作態度、文字表達能力等。職責評價則是其是否認真完成了每一天的工作任務?？冃t是檔案管理和利用活動的結果。因此，必須建立起能夠評價兼職檔案管理人員職責完成的情況以及績效有效性的多層評價標準，并在素質評價中嚴格執行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵約束機制和考核機制，提高其工作積極性和主動性，提高工作效率。

（五）進行文化交流活動，提高工作積極性

為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應積極開展相應的文化交流活動，既可以是與兄弟院校的交流活動，也可以是各個部門之間的交流活動。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內容豐富的文化交流活動，使大家能在輕松活潑的氛圍中進行文化交流，討論文件收集整理經驗，在相互的交流中正確認識檔案管理工作，并在接下來的工作中進行改革創新，提高工作效率。同時，學校還應提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優秀兼職檔案管理人員，激發他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。

（六）邀請專家開展講座

不定期邀請專家來學校為兼職檔案管理人員開展講座，讓兼職檔案管理人員認識到自身工作的重要性，并在專家的指導下努力做好檔案收集整理工作，發現平時檔案管理中存在的問題，并采取針對性方法努力提高檔案管理水平。專家要全面考察高校兼職檔案管理人員的素質，并讓每個兼職檔案管理人員認識到自身于學校發展的重要作用，認識到自身素質的缺陷，并在專家的指導下努力提高自身素質，并將所學的理論知識運用到實際工作中，提高工作效率，切忌熟視無睹、停滯不前、好高騖遠、盲目追求。

篇(4)

一、農業科研院所檔案管理現狀

我國農業科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財務、文書、人事、基建、音像、實物等相關資料，內容繁雜，傳統的檔案管理模式和工具，已經難以滿足科研院所發展需求，無法適應信息化發展環境。目前，農業科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。

1.檔案管理仍然采用傳統管理辦法。一些農業科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機構檔案資料少的情況下，這種傳統歸檔方法對日后工作利用無可置疑。但隨著農業科研事業的日益發展，不斷開拓業務范圍，業務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統歸檔方法，已經不適應科研院所不斷擴大業務發展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。

2.各類檔案未統一管理。農業科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發現不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。

3.檔案管理庫房設備落后?？蒲性核鶛n案管理部門沒有規劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現不了檔案質量控制標準。

4.檔案管理員流動性大?？蒲性核鶛n案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調整的概率很大。對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統、完整管理檔案。總之，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩定性、延續性、科學性與系統性。

5.檔案管理員綜合素質不高?？蒲性核鶛n案管理人員一般是由其他專業技術人員兼任，不是檔案學專業人員，屬半路出家。同時，由于身兼數職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業技術培訓，沒法及時更新檔案專業技術知識。由于檔案整理與保管等專業知識的欠缺，導致整理檔案流程不規范、不標準，出現文件資料缺失現象，達不到檔案歸檔質量控制標準。由于整理不規范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現惡性循環。

二、農業科研院所檔案管理意義

做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規范管理，對農業科研院所的內部規范管理起到重要作用，對農業科研院所的長遠發展具要重要意義。

1.有利于科研業務發展。一是有利于促進農業科研項目的研發力度。由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發新項目提供了借鑒與參考。二是有利于農業科研院所對科研項目的統計與匯總。三是有利于實驗室建設，促進基礎研發。四是有利于知識產權保護。

2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規范管理，有助于農業科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業情況特點、專業技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業生涯規劃，利于干部培養與鍛煉；二是有助于合理調整人員崗位，實現人盡其才，使人的潛能發揮到最大化；三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員；四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業人才；五是有利于干部隊伍建設。

3.有利于內部規范管理。由于各類檔案規范管理，一方面，有助于農業科研院所內部流程的控制管理，及時掌握單位內部規章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規章制度，使各項運轉流程更加規范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。

4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規范管理，各類資料得到規范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內外信譽度提高，形成高效而內涵豐富的農業科研機構企業文化。第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農業科研院所的品牌建設，有利于產品宣傳，提升農業科研院所的內外部形象。5.有利于各項業務的順利開展。農業科研院所各部門開展業務的資料及上級和同級部門的來文通過規范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業務完成情況，找出創新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。

三、提升農業科研院所檔案管理水平的建議

針對農業科研院所檔案管理存在的問題，結合農業科研院所的業務職能特點，可從以下幾方面提升農業科研院所的檔案管理工作水平。

1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。農業科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統一規劃和部署，把檔案工作與業務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業務經辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經辦一項業務就完成該項業務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。

2.完善檔案管理制度。農業科研院所根據國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。農業科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業務部門，都要統一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規范性，使單位檔案管理規范、統一、整齊。

3.設立檔案統一管理部門。農業科研院所的業務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農業科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統一規劃庫房，統一按規范、標準整理，使檔案整齊劃一。統一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。

4.使用現代檔案管理軟件。農業科研院所要結合數字農業發展形勢，順應現代辦公軟件的使用形勢，結合現代化計算機科技，安裝和使用現代檔案管理軟件，運用現代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。使用現代檔案管理軟件有幾方面的優點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統上直接調取需要的文件掃描件以及相關數據，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性；四是有利于推進檔案管理數字化建設，迎合數字農業的發展需求，助力農業科研事業發展。

5.完善檔案管理設備。農業科研院所要規劃一個統一存放檔案的庫房，按照檔案管理標準安裝防盜門窗、空調，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。

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關鍵詞：城市建設；檔案整理

城建檔案在提供公共服務、維護城市安全、社會管理、保障城市正常生產生活秩序以及應對城市突發事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設的真實記錄，是城市發展不可或缺的重要資源，為建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監督和執法監督提供了重要依據。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進行必須進行合理優化，完善城建檔案管理系統。

當前城建檔案整理工作中存在的問題

城建檔案管理體制落后

隨著城市發展越來越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩定進行必須完善城建檔案的管理體制。而當前城建檔案的管理仍然是按部就班的進行著，不能推陳出新即不能創造出更高的價值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時解決，管理人員落實不到位即體現出了當前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應從實際出發改善落實城建檔案管理體制的改革。

城建檔案隊伍整體素質不高

工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊伍是整個城建檔案管理系統的核心人員，城建檔案隊伍的職業素質好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設的速度不斷提升，城建檔案整理系統起步不久，跟不上城市建設的進度，再加上城建檔案隊伍的職業素養得不到專業提升，在城建檔案的整理過程中必然做不出好的成果，更有人利用職權之便做出腐敗瀆職行為，產生了不少“小金庫”，因此提升城建檔案隊伍的整體素質迫在眉睫。

城建檔案整理不夠規范

城建檔案的開發利用在當今城市發展中取得了顯著的經濟效益和社會效益，但城建檔案的整理還存在著不少問題，檔案資源結構失衡，信息化建設步伐緩慢等等已經限制了城建檔案整理體系的發展。城建檔案的整理是需要很多環節的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環節中如果不能保證城市建設項目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒用，所以城建檔整理一定要規范。

完善城建檔案整理工作的具體措施及應用

切實加強對城建檔案工作的領導，完善城建檔案管理體制

各級建設行政部門應該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業的發展納入到城市建設事業的發展規劃中，列入日常工作職責范圍，定期聽取檔案整理的工作情況匯報，實時了解城建檔案的發展動向，及時研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問題。設立監督小組，對各個城市建設項目設立監督小組，督促該項目的城建檔案整理工作，及時向領導匯報情況，保證城建檔案整理過程能及時有效完成。深化城建檔案機構改革，強化城建檔案的機構管理職能，推進信息化建設的進程，為城建檔案整理的順利進行提供必要的保障。

加大教育培訓工作力度，注重人才培養

我們應針對目前國內的城建檔案整理團隊進行一些必要的教育培訓工作，提升城建檔案事業的發展進度。首先，開展多層次的教育培訓，定期召集城建檔案整理人員進行業務知識教育，如有條件的可以舉辦培訓班，定期舉辦檔案業務、現代化管理的相關知識講座，建立起一支集專業知識和現代化管理為一體的先進城建檔案整理團隊，拉動其他人共同進步。其次，加強新生代檔案事業的人才培養，年青人的接收能力比較強，積極發展高級職稱人員的數量，保證檔案事業緊跟時代不落后。最后，多次開展業務交流和專題學術研討及專業崗位業務觀摩等活動，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業務人員的管理水平。

加強業務建設，規范城建檔案，提高現代化管理水平

整理城建檔案，質量是關鍵。加強業務制度建設，做好城建檔案的收集、接收工作，進一步規范工程檔案驗收、建設工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據，防止出現腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現代管理軟件，對城建檔案進行系統的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質量。就拿南通市來說吧，2006年即邁入了檔案數字化、信息化的新階段，經過3個多月的的加班加點，將以前的工程檔案進行了著錄，共著錄建設工程規劃檔案6583個項目，建設用地規劃檔案4442個項目，整理完后對檔案信息的集中統一管理提供了方便。對于紙質版的檔案整理應當更加重視，置放紙質版城建檔案的室內應保持空氣流通，并做好防火防潮的相應措施，以免產生不必要的損失。

總結

總而言之，城建檔案是城市規劃、建設及管理的真實記錄和重要依據，是城市可持續發展的重要條件，城市建設離不開城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對城市發展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養、提高現代化管理水平才能不斷優化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設服務。

參考文獻：

[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質雷達技術在城市基建特殊工程地質問題勘察中的應用[A];1995年中國地球物理學會第十一屆學術年會論文集[C];1995年.

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工程檔案是在工程建設過程中形成的，是對整個工程建設過程的真實記錄，不僅是對工程建設者在工程中工作的記錄，還對后來工程的使用管理、檢測維護、改造擴建等工作具有重要的參考價值。在工程建設過程中，有些工序都是即時發生的，如果當時不進行資料的收集整理，依靠后期進行檔案資料的補充，將會嚴重影響檔案資料的完整性，因此，工程?n案資料要隨著工程施工的進行同時收集整理。做好工程檔案的整理工作，可以更好的對工程資料進行保管和利用，保障檔案信息資源價值的充分發揮。

2 工程檔案整理工作存在的問題

2.1 缺乏專業的檔案整理人員

首先，某些領導對工程檔案整理工作不重視，認為檔案整理工作就是工程資料收集整理的簡單工作，導致對檔案整理人員的要求非常低，有些甚至沒有配有專門的檔案整理人員，檔案整理工作是由別的崗位人員來完成的。這就導致了工程檔案整理人員缺乏相應的檔案整理業務知識，而且兼職的工程檔案整理員也很難保證將檔案整理工作保質保量的完成。其次，單位對于工程檔案管理人員的培訓力度也不足，尤其是對于新入職的員工僅僅進行了簡單的崗前培訓，就讓其頂崗工作，由于缺乏實際的檔案整理工作經驗，在進行工程檔案整理的過程中會頻頻出錯，嚴重影響檔案整理工作的順利進行。最后，由于領導對工程檔案工作的不重視，導致工程檔案整理人員也不能積極主動地去工作，以消極的心態去對待工作，導致在工作中沒有進行自學，導致自身的專業水平很難提升。

2.2 檔案整理方法較落后

現今是一個高度信息化的社會，很多辦公軟件的出現極大地提高了人們的工作效率，減輕了工作負擔，為人們的工作提供了極大地便利。但是在檔案管理工作中，沿用的仍舊是傳統的檔案整理方法，導致整個檔案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率卻沒有較大幅度的提升，嚴重影響了檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的長遠發展。雖然有些單位引入了先進的檔案管理系統軟件，但是由于對檔案管理工作人員沒有進行全面的培訓，致使檔案管理工作人員在實際中使用檔案管理軟件的頻率較低，沒有充分的發揮出檔案管理軟件的真實價值。

2.3 工程檔案整理制度不完善

很多單位對工程檔案整理工作不重視，沒有根據企業的實際情況和工程項目的要求制定相應的工程檔案整理制度。完善工程檔案管理制度，對于保障檔案整理過程中的規范性和科學性具有重要現實的意義。唯有制定科學合理的檔案管理制度才能規范檔案管理人員的工作，從而確保檔案管理工作的正確進行。由于缺乏相應的管理制度，很多檔案管理人員在進行檔案整理工作時，全憑自己的主觀意識進行檔案的收集整理，在檔案的整理過程中缺乏科學性與合理性。由于缺少檔案管理制度的規范作用，檔案整理人員在工作中隨機性較大，不能正確的約束自己在工作中行為，導致工程檔案整理工作不能全面的進行展開，導致檔案整理的不全面。

3 工程檔案整理工作改進措施

3.1 加強檔案整理人員的培養

企業要加強對檔案管理人員的培訓工作，通過培訓不斷的提高檔案管理人員的專業水平，從而保障工程檔案整理工作的順利進行。培訓的方式可以多種多樣，例如，在企業內部開展檔案整理工作的知識競賽、邀請國內著名的檔案管理專家進行檔案管理講座、開設檔案管理培訓課程等。檔案培訓工作要持續不間斷，同時定期要對檔案管理人員進行考核，檢驗檔案整理培訓的成果和發現培訓中的漏洞，進而不斷完善檔案管理培訓課程，從而為檔案管理人員提供更加優質的課程，促進檔案管理人員專業水平的不斷提高。

3.2 改進檔案管理工作方法

傳統的工程檔案整理方法已經與現在復雜、快節奏的工程施工不相適應了，很難滿足現在工程施工中檔案整理工作的需要。因此，通過分析企業的實際情況和工程檔案整理工作的需求，對傳統的工程檔案整理方法進行改良，取其精華，去其糟粕。傳統方法中仍舊適用的應該繼續在檔案管理工作中推行，對于陳舊落后的方法要進行淘汰處理。在對傳統方法進行改進的同時，還要引入先進科學的整理方法，例如，采用檔案整理軟件、制定先進的資料收集表格等。加強對先進科學方法的引入和學習，不斷提升檔案整理工作的水平，從而保障檔案整理工作的順利進行。

3.3 健全工程檔案管理制度

在工程檔案整理的過程中，要根據實際情況綜合考慮、統籌規劃，制定出符合企業和工程建設檔案整理需求的管理制度。檔案管理制度是檔案管理人員在進行檔案資料收集整理過程中，必須遵守的基本制度，也是工程檔案整理工作順利進行的保障。檔案管理制度制定的目的是為了確保檔案整理工作的順利進行，因此，在實際檔案管理工作中，還要對工程檔案整理工作人員執行檔案管理制度的情況進行監督檢查，對于檢查過程中發現的問題，檢查人員要及時督促相關檔案整理人員進行整改，進而確保工程檔案管理制度能夠真正的落到實處，每個從事工程檔案整理的工作人員能夠認真的按照制度的要求進行檔案的收集整理工作，從而提高工程檔案整理工作的水平。

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一、天然氣管道建設項目檔案的內容和作用

天然氣管道建設工程基建檔案是從管道工程建設項目的立項、核準、工程準備、施工、竣工驗收交付使用等整個過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。檔案內容主要包括工程項目前期的項目核準文件、勘查測繪文件、設計文件、管線路由規劃許可文件、工程/物資招投標文件、工程/物資采購合同協議、征用地文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、生產準備文件、竣工文件等。長輸管道工程基建檔案，是公司檔案的重要組成部分之一，記錄和反映了長輸管道工程建設項目的管理和工程施工的真實過程，為天然氣管道的輸配運營、安全管理，以及事故責任鑒定和處理提供了查考依據。

二、天然氣管道建設項目檔案管理存在的問題

（一）檔案分類問題。

檔案分類是否合理，直接關系到檔案存放的查找利用，而部分業主單位的項目建設檔案分類僅設置到2級類目，有的甚至單純按工程階段的劃分來組卷，這樣的檔案分類劃分過于簡單，不利于檔案的合理組卷和系統管理，也不便于判斷各專業工程文件資料的歸檔是否完整齊全。

（二）檔案及時收集整理問題。

一是由于長輸管道工程的管線路由長，往往覆蓋多個地級市、縣和村莊，管線路由規劃許可的報批工作難度大、耗時久，一段管線路由往往需要多次上報才收到批文，由于管線路由報批文件復雜、數量多，收集整理難度大。二是天然氣長輸管道工程的單位工程的劃分多、參建單位也較多，各線路標段、站場、及各專業工程機械完工時間不一，整體工程建設歷時長，工程檔案及時整理和移交歸檔的難度大。

（三）檔案編制質量問題。

天然氣長輸管道建設項目大多采用業主+施工方+監理方的管理模式，工程檔案由施工單位編制，監理單位監督，業主檢查指導、驗收。在工程建設期間，由于施工單位忙于趕工程進度，而往往忽略了檔案收集積累和及時整理。在種情況下，如果監理單位的檔案監督指導不到位，業主單位工程檔案監督檢查力度小，或檔案人員缺乏工程專業技術知識，就會出現工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全、數據不準確等檔案編制質量不高的問題，甚至出現工程文件不真實的檔案造假。

三、做好天然氣長輸管道基建檔案管理的方法

（一）提高檔案管理人員的素質和業務水平。

檔案管理人員應加強學習、積累經驗，不斷提升自身綜合素質，適應實際工作的需要，做好天然氣長輸管道項目檔案管理工作。一是加深提高政治素養認識。天然氣長輸管道工程項目檔案涉及部分企業商業秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數據，因此檔案人員必須要有堅定的政治立場和高度的組織性、紀律性，能夠自覺遵守規則制定，堅決杜絕失密、泄密現象發生。二是檔案管理人員要有強烈的事業心和工作責任感，愛崗敬業、任勞任怨，要能夠耐得住寂寞，甘于清苦，兢兢業業、求真務實，不弄虛作假。三是檔案人員應當清醒的認識到，勝任工程建設檔案管理工作，不僅應熟悉檔案業務知識，通曉檔案各學科的理論和實踐工作方法，還應當學習計算機和網絡技術知識，掌握一定程度的石油、天然氣行業基礎知識和油氣儲運工程專業知識，不斷豐富自身的知識結構，積累工程檔案管理經驗，對自身綜合素質不斷提高，為做好石油天然氣長輸管道建設工程項目檔案管理工作打下堅實基礎。

（二）制定科學、合理的檔案分類方案。

《檔案分類方案》是檔案管理文件的重要組成部分，是檔案實體整理和分類的依據性文件，檔案分類是否合理在一定程度上決定了檔案的整理質量。一是檔案分類表可考慮將“文件歸檔范圍”和“保管期限”項目包含進去，這樣便可以“集多功能于一體”，準確知曉文件的收集范圍，判斷文件所屬的檔案類別，準確鑒定檔案的保管期限，為確保檔案的完整、準確、系統和安全保管、提高檔案管理質量充分發揮指導作用。二是根據天然氣長輸管道工程項目建設特點，可將施工文件分為線路工程、站場工程、穿越工程、無損檢測、管道干燥試壓等類別。其中，線路工程檔案應按各線路標段分別組卷、站場工程檔案按各站場組卷，穿越工程檔案按穿越單體組卷，無損檢測和管道干燥試壓檔案按工作包進行組卷。

（三）對基建檔案的質量和進度管理實施過程控制。