采購合同管理的重要性精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇采購合同管理的重要性范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

[關鍵詞]采購合同；管理；弊端；改進

[中圖分類號]F251[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）31-0054-02

我國實行依法治國，一切行為準則都是依法律為依據，法律規范我們生活的方方面面。在我國市場經濟的法制進程中，合同顯然引起了大家更多的重視。它能很好地規范勞務雙方的行為，如果雙方出現糾紛，依照合同內容就能夠很好化解。由于工程項目的特殊性，在工程合同中尤其是采購合同管理上還存有很多的問題，這嚴重阻礙了企業的健康發展。我們必須要通過多種方式加以改進，使合同能夠為社會主義的發展作出更大的貢獻。

1采購合同管理的意義

市場經濟的一個重要特征就是法治經濟，就是建有符合市場經濟發展的規章制度，所有的經濟活動都必須在法律的規范下進行。隨著依法治國的深入推進，我國現在越來越重視法律在經濟領域的重要作用。合同法的實施就是一個重要體現，通過合同法確立了合同的法律地位，既保障經濟主體雙方的權利又規范雙方的義務。在工程領域由于涉及的項目多，需用的材料種類復雜，采購原材料時極易產生糾紛，因此采購合同就體現出重要的價值。管理是一個企業成敗的關鍵因素，現代企業都非常注重自己的內部管理，而合同管理是其內部管理的重要方面。工程項目中的采購合同對企業今后的經濟起著重要的保障作用，因此，采購合同管理可以說是企業正常發展和經濟運行的一個基本元素，管理好采購合同，可以使企業避免經濟糾紛，提高經濟效益，是創造穩定發展環境的重要保證。

2采購合同管理中存在的常見問題

雖然現在人們的法制觀念已經有了很大的提高，但不可否認的是，在某些領域還存在很多問題。在工程項目中，由于其特殊性，如工期緊，周期短，施工條件的限制，采購人員的緊缺，倉庫的儲備條件不足等，常常造成相應的工程項目采購合同也有很多的問題存在。

2.1對合同及其管理的重要性認識不足

在工程項目中，很多人認為最重要的工作就是做好工程項目，把握好質量關。工程項目的質量當然重要，因為它關系到千萬人的生命安全問題，關系到千萬家庭的幸福甚至影響到國家大局的穩定，不容忽視，但我們也應該看到，除了工程質量外，還有很多的事情要處理好、解決好，一旦產生問題也會間接影響工程的質量，比如，采購合同的質量也同樣是一個安全問題，它關系到工程項目的設備、材料的安全，裝置的安全，最終關系到項目的安全。所以說，采購合同就是其中的一項重要內容。但是在工程項目的管理中，很多人非常重視對施工材料的管理，因為那是直接的看得到的經濟利益，而大多數人都對采購合同不夠重視，因為很多人認為那就是簡單的幾張紙而已。因此，供貨方與采購方之間很少簽訂正式的文本合同，更多的只是口頭的約定，等到工程結束進行結算時，雙方往往會出現很多的矛盾，材料的數額、材料質量的達標程度，材料供應的提前或者延后的懲罰措施等，都會出現分歧，從而產生糾紛，這就會給雙方造成很多的麻煩，供貨與采購的雙方經常為這些本不應該產生的麻煩耗費大量的精力，嚴重影響了后面的工程進度。也有一些工程項目雖然草簽了一些采購的合同，但疏于對合同的管理，經常到最后合同等同于虛設。

2.2采購合同內容不健全，合同文本存在缺陷

有些工程企業雖然也簽訂了一些合同，但合同的內容遠遠不能滿足現實工作的需要。合同文本的不健全表現在多方面，比如，施工材料供貨時間不明確，材料的堆放不做要求，對于違約方的懲罰措施太籠統，對于供貨商的責任規定得較多，而對采購方的責任卻常常忽略，造成合同雙方的不平等。這些問題一旦出現在工程中就會使很多人的利益受到損害，從而引起不必要的糾紛。

2.3采購合同變更程序不規范

由于自然條件的影響或者采購方的臨時起意，一般工程在采購材料中經常出現材料內容的變化，增加或者減少一些施工材料，或者變更一些施工材料的型號標準等，很多時候采購與供貨兩方都是采用口頭協商的方式解決，雖然口頭約定原則上有效，但沒把這些變更的內容及時補充或者干脆就未補充到合同中，這就容易為以后的事情處理留下隱患，實踐證明，由于未把變更的內容形成合同的做法，常常成為爭議的焦點。從最初采購簽訂的采購合同，到最后的解除合同，由于期間的內容變化太大，而合同中并沒有及時補充更新，這樣，最初簽訂的合同幾乎成了擺設。

2.4采購合同管理人員綜合素質較低

由于中國經歷的是國有采購，即國有單位采購居多，而工程合同管理也像采購合同管理一樣在其從原來的較低水平向現代先進水平的過渡中，難免出現合同管理人員參差不齊、良莠混雜的局面，故引進專業的合同管理人員是彌補這種差異的不二選擇。由于工程企業的專業技術人員大都集中在施工的一線，都是施工方面的人才，在合同管理方面很少有專業人員來負責。很多人以為合同管理就是簡單地看管好合同就行，這大大誤解了合同管理的含義。合同管理是一項專業性非常強的工作，它要求合同管理人員不僅要有良好的職業道德，要有關于合同的法律法規知識，也要了解稅務、工商、財會、政府政策等方方面面的知識，同時還要有書寫、計算以及現代化技術設備的運用能力等，但這些在工程項目合同管理中很多從業人員都是不具備的。

3采購合同管理的改進建議

3.1簽訂合同的雙方提高合同法律意識

合同管理人員在管理采購合同的過程中，要熟悉合同文件、明確防控重點，加強風險控制，同時還應密切關注合同進展、詳細記錄合同執行情況。合同管理流程包括合同訂立前的準備、合同模板評審、合同文本編制、合同文本審核、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更等。合同管理人員應該清楚合同管理流程，有效管理合同。在采購合同中，采購方與承供貨方必須要有合同的意識。合同在某種意義上講就是法律，它既保障對方的權益，同時也在保護著自身的利益。若能簽訂正規的采購合同，可以避免很多的糾紛，可以為自己減少很多不必要的麻煩，使自己更有精力去生產經營。合同是一件嚴肅的事情，一旦簽訂，雙方都要嚴格按照工程的合同辦事，而不可把合同當兒戲，要有用合同保障自己權利的意識。一旦出現糾紛，也要按照合同辦事，切不可置既定合同于不顧，任由自己想法解決糾紛。

3.2規范合同文本及其內容

合同模板是提高工作效率和工作質量的一種方式，應當規范合同模板，避免一人一個合同模板，同時又要根據合同模板，實施具體的條款擬定以更貼近實際的需要。較高的標準文本使用率與較低的合同糾紛數量是相對應的，進一步完善標準文本庫、深化標準文本應用水平、提高標準文本使用率，對于降低合同糾紛數量十分必要。合同的簽訂不是說只要簽了就行，而應該嚴格按照合同的文本內容進行詳細的簽訂。簽訂時一定要采用正規的合同文本，把雙方考慮到的內容都寫到合同中。一些雖然出現概率很小，但一旦出現就影響很大的事項也要寫到里面去，同時在簽訂合同時一定要表意明確，不產生歧義，只有這樣才能最大限度避免產生合同糾紛。

3.3使用科學技術，規范變更程序

合同的管理是一件非常復雜的事情，一般的工程項目合同都比較多，既有企業之間的合同，也有企業內部與員工的合同，這樣在管理合同時就容易出現混亂，可以使用計算機等現代化的技術進行合同的保存、分類等，這就大大提高了合同管理的效率，同時也能提高合同管理的準確性。在工程項目中，由于設計方案變更，引起的材質、規格型號、技術要求、數量、質量等變更，均應簽訂變更合同。對于合同的變更，哪怕很小的問題，都應在變更合同中詳細加以描述。不要圖省事而只是口頭約定一下，千萬不要為以后留禍患。

3.4引進專業管理人員，提升整體素質

只有專業的采購隊伍，才能打造專業的采購市場。由于目前采購的現狀和種種原因導致的采購合同管理人員的管理水平差異，除了應在制度規定上對其加以規范外，還可以引進專業的合同管理人員，有了專業的管理人才，采購合同的管理才能與現今的采購市場發展步伐保持一致。采購合同的管理對企業的發展有著至關重要的作用，再加上采購合同管理是一項技術性非常強的工作，這就要求企業一定舍得花錢，引進專門的人才進行合同管理。有了專業的管理人員后，還要全面提高管理人員的綜合素質。首先要加強職業道德的培訓，只有有了較高的職業道德，才能真正從心里做好合同管理的事情。其次，要加強管理人員的技術培訓，對現有人員進行技術和知識的培訓，使其更好更快地規范合同管理。

4結論

總之，采購合同在企業的發展中發揮著越來越重要的作用，我們必須正視并解決目前的問題，改正現有的合同管理中的缺點，通過提高合同的法律意識，規范合同文本，規范合同變更程序，引進專業合同管理人員，提高管理人員整體素質等途徑，加強對采購合同的管理工作，從而充分發揮合同在企業發展中的作用。

參考文獻：

[1]李幼琴建設采購合同管理探析[J].企業技術開發，2011（6）

[2]王福元目前建設采購合同管理中存在的問題與對策[J].沈陽師范大學學報（自然科學版），2010（2）

[3]陳慧超建設采購合同管理風險防范與控制[J].施工技術，2010（1）

[4]吳蕓淺談如何加強采購合同管理[J].科技與企業，2013（1）

篇(2)

關鍵詞:建設工程;合同種類;合同管理;管理措施;探討

0引言

自從1999年《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》)以及其他相關法律、法規頒布實施以來,對規范、完善我國建筑市場,與國際建筑市場接軌,加強建筑工程執法力度,確保建設工程的質量控制、投資控制、進度控制“三控”目標的實現,提高合同履約率,維護合同雙方當事人的合法權益,促進行業發展諸方面起到了十分重要的作用。但建設工程合同管理也存在一些問題,諸如合同訂立人對有關法律和法規不清,合同無臺帳,無專人管理等。建設工程合同管理,是針對工程建設活動中發生的各種合同,從合同條件的擬訂、協商、制定、履行、索賠等情況的檢查和分析著手進行的科學化、規范化、系統化的管理工作。通過實行對合同的正確管理,實現對建筑工程質量、投資、進度的預控目標,以法公正地維護合同雙方當事人的合法權益。

1建設工程合同管理的重要性及其意義

建設工程合同管理,是市場經濟和工程建設管理中一項十分重要的內容。在工程項目的建筑過程中,其主體的行為必定會形成各個方面的社會關系,諸如政府建筑管理機關、項目法人單位(業主)、設計單位、施工單位、監理單位、材料設備供應商等。其中除了政府管理機關是依據法律、法規對工程建設主體行使行政監督管理外,其他各方面社會關系卻是通過“合同”這一契約關系來完成的。工程建設活動的質量、投資和進度都是在合同管理的調整、保護和制約下進行的。建設工程合同管理的特點是涉及面廣、綜合性強,其重要性和意義表現在:

1)社會主義市場經濟的要求。市場經濟的一個重要特征是依法辦事和鼓勵自由競爭,合同管理就是法制(合同法、建筑法等等)管理。

2)現代企業自身發展要求?，F代企業產權明晰,權責明確,政企分開,科學管理,建筑工程合同中的施工合同是業主與建筑施工企業進行工程發包和承包的重要法律形式,是工程施工、監理和驗收的重要法律依據,是建筑施工企業走向市場的橋梁和紐帶,合同的內容也直接關系雙方的根本利益。

3)強化合同管理,提高履約率。

4)合同管理對開拓國際市場,盡快與國際接軌,也有十分重要意義。我國已加入世界貿易組織

WTO,引用國際通用條款或FIDIC土木工程合同條款,規范合同當事人自覺按合同辦事,對開拓和開放工程建設市場,發展建筑業,為國家創匯和節約建設資金,全面提高工程建設和管理水平具有重要和現實的意義。2建設工程合同的種類一個工程項目從立項到投入使用,特別是大中型項目,需要經歷一個十分復雜的過程。在這個過程中,鑒訂的合同可能有很多,但主要有以下幾種:

1)建筑工程勘察設計合同:項目法人(業主,發包人)與勘察人、設計人(承包人)為完成一定的勘察、設計任務,明確雙方權利、義務的協議。主要內容包括提交有關基礎資料和勘察設計文件(包括概預算)的日期和質量要求、費用及其他協作條件等條款?！督ㄔO工程勘察設計管理條例》(國務院293號令)、《建設工程勘察和設計單位資質管理規定》(1997年12月23日建設部)、《建設工程勘察質量管理辦法》(建設[2000]167號)、《建設工程勘察設計市場管理規定》(建設部65號令)等是此合同的簽訂依據。

2)建設工程委托監理合同:業主聘請監理單位代其對建設工程項目進行監督管理,明確雙方權利、義務、責任的協議,該協議稱為建設工程委托監理合同簡稱監理合同。其主要內容包括監理對象,雙方權利、義務、責任、酬金、違約責任和爭議解決方式,其主要特征是高智能的技術?！豆こ探ㄔO監理規定》(建監[1995]737號)、《工程建設監理單位資質管理試行辦法》(建設部令第16號)、《關于工程建設監理費有關規定的通知》(國家物價局,建設部(92)價費字479號)等為監理合同的主要法律依據。

3)建設工程施工合同:建設工程施工合同是承包人進行工程建設施工,發包人支付價款的合同。合同的主要內容包括工程范圍、建設工期、開工與竣工時間、工程質量標準、工程造價、技術資料交付時間、材料設備供應、質量保修范圍和保證期、雙方互相協作條款等。其主要法律依據是《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國招標投標法》、《建設工程質量管理條例》(國務院279號令)、《建筑工程施工許可管理辦法》(建設部71號令)、《建筑業企業資質管理規定》(建設部48號令)、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收暫行規定》(建建[2000]142號)、《房屋建筑工程質量維修辦法》(建設部80號令)等。結合我國具體情況和FIDIC(國際咨詢工程師聯合會)土木工程施工合同條件,國家建設部、國家工商行政管理局(2000年)的《建設工程施工合同文本》是各類工業與民用建筑施工管理和設備安裝的合同樣本。

4)建設工程物資采購合同:建設工程物資采購合同是具有平等主體的自然人、法人、其他組織之間為實現建設工程物資買賣,設立、變更、終止相互權利、義務關系的協議,一般分為材料采購合同和設備采購合同。其主要內容包括雙方當事人的詳情、合同價款、技術標準和質量標準、采購數量和計量方法、包裝方式、付款方式和辦法、交貨期限、違約責任及其他條款等。其法律依據有《建筑法》、《招標投標法》、《工程建設項目招標范圍和規模標準規定》(國家計委3號令)和地方法規等。

5)其他合同:加工承攬合同、技術合同、租賃合同等在《合同法》中均有所涉及,他們在建筑工程中應

用較少,這里就不在贅述。

3建設工程合同管理的內容

1)建立合同管理體系及管理制度,建立、健全合同管理檔案。

2)合同訂立前的管理。采取認真、嚴格的態度,做好市場預測、資信調查和訂立應具備的相應條件調查等合同訂立前的準備工作。

3)合同訂立中的管理。訂立合同是一種法律行為,雙方應當認真憑實據嚴肅擬定合同條款,做到合同合法、公平、全面、明確、有效。

4)合同履行中的管理。認真分析和跟蹤管理合同執行情況,及時處理有關工程索賠事宜和合同糾紛事宜。

4加強合同管理的措施

1)普及建筑法規及合同法教育,培訓合同管理人才。通過學習有關的法律法規,使合同當事人能知法、用法,能公正、公平、公開、獨立地工作,做好建設工程合同管理工作。

2)設立專門合同管理機構和配備合同管理人員。地方政府應設立專門合同管理機構和配備合同管理人員,對建設工程合同實施登記、審查等監督管理;項目業主、建筑企業內部設立專門合同管理機構和配備合同管理人員,建立和健全有關規章制度。建立合同臺帳,并進行統計、檢查。

3)積極推行合同示范文本制度。積極推行合同示范文本制度,一方面有助于當事人了解、掌握有關法律法規,有助于合同簽定的合法、公平、全面、明確、有效;另一方面,便于政府合同管理機關的監督管理,也有利于仲裁機構或人民法院對合同糾紛的裁決。

4)實現建設合同的計算機管理。建立以微機數據庫系統為基礎的合同管理,便于對信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。

5)推行“重信譽、守合同”評比活動,使大家關心合同管理,增強大家自覺履行合同意識。

6)借鑒和運用國外先進經驗和通用規范。借鑒國外運行的合同管理經驗,如國際咨詢工程師聯合會

編制的《FIDIC土木工程施工合同條件》或其他國家一些成功經驗。對完善我國建設項目的合同管理制度和市場開發,都有十分重要的作用。

總之,通過良好的合同管理,才能保證合同當事人、合同訂立形式和程序的合法性,才能保證合同內容的全面、合法、明確,進而維護合同雙方的合法權益,維護社會正常的經濟秩序,創造較好的社會和經濟效益,使有限的投資發揮最大的經濟效果。

參考文獻

[1]全國監理工程師培訓教材編寫委員會.工程建設合同管理[M].北京:知識產權出版社,2001.

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1、建立經濟合同模板，提高醫院合同管理的效率化

目前，醫院每年需要簽訂的合同數量很多，每次簽訂前必須經過審計部門審核。由于各單位提供的合同五花八門，有關部門要逐一對合同條款進行審核，條款不全的要退回給業務部門，由他們退給供貨方進行修改，往往來回好幾輪，浪費時間，效率低下，也常因為合同簽訂不及時，影響了工作的正常開展。為了提高工作效率，降低合同風險，北京小湯山醫院內審部門以標準合同范本為基礎，聘請醫院法律顧問以及相關部門共同參與，修訂合同條款，并不斷進行補充完善，制定出了適合自己的各類經濟合同模板。我們在經濟合同審計工作中發現，雖然醫院簽訂的合同種類、數量繁多，但是大多數經濟合同可以分為采購類、工程類、服務類、信息軟件四大類合同。我們根據上述四類合同的特點，又進行了小類的細分，同相關的合同管理科室協商、尋找最適合的標準合同范本，然后根據醫院自身的具體情況和要求，制訂出我們醫院的合同模板，經過醫院法律顧問修訂、把關后，確定最終的合同模板在全院推行。（1）采購類合同：北京小湯山醫院依據北京市政府采購中心網站公布的政府采購文本為范本，確定了醫院醫療設備采購合同、其它設備協議供貨合同兩類合同模板。醫療設備采購合同模板主要應用于醫院經過公開招標采購的醫療設備；其它設備協議供貨合同模板主要應用于北京市政府統一招標采購目錄內的辦公設備、家具等。這類合同北京小湯山醫院重點約定了付款方式、違約條款、爭議解決方式以及售后服務的具體條款。（2）工程類合同：北京小湯山醫院依據北京市建設工程施工合同范本和北京市建設小型工程施工合同范本，確定了醫院建設施工合同和小型工程施工合同兩類合同模板。建設施工合同模板主要應用于醫院經過公開招標采購的大型工程，以及北京小湯山醫院30萬元至100萬元未經公開招標的工程；小型工程合同模板主要應用于30萬元以下的小型、零星修繕工程。這類合同我們主要約定了人工費、材料價等引起合同價款變更、工程量的確認、垃圾清運、安全施工以及工程結算審計的具體條款。另外，與大型工程相關的工程設計合同和工程監理合同也都參考合同范本確定了適合我們醫院的合同模板。（3）服務類合同：此類合同比較繁雜，我們又劃分了如下小類：物業類：保安服務合同、醫療垃圾清運合同、液化石油氣供應合同、園林養護合同、化糞池清掏合同等；維保類：大型醫療設備（如核磁、CT）的維保合同、電梯維保合同、自動門維保合同等；委托類：招標委托協議、工程咨詢合同等。委托類基本上都有可參照的合同范本，但是物業類和維保類合同則要根據各自特點確認合同條款，我們也是在實踐中逐步摸索、改進、完善了這兩類合同模板，提高了審計效率?？傊?，服務類合同主要以向醫院提供服務為主，所以我們重點審核、約定的是服務響應時間、服務達到的標準以及與之相對應的違約條款。當然，如果能夠達成“先服務，后付款”，則給此類合同加上了一道雙保險。（4）信息軟件類合同：這是比較難以尋找合同范本的，并且我們目前的大部分審計人員對信息技術還是處于一知半解的狀態，所以我們在建立這類合同模板是最謹慎的。我們把這類合同大致分為兩類：一類是信息技術類，比較偏重于服務類合同；另一類是軟件類，比較偏重于采購合同。根據醫院特點，我們關注的重點是運行、驗收、服務響應等條款。需要注意的是，建立合同模板不能將“官網”上提供的“合同范本”全盤照搬，必須結合醫院的具體實際情況，根據經濟合同審計的實踐經驗，經過與相關部門和法律顧問共同探討、協商、修改之后確定。并且，合同模板不是一成不變的，要適應醫院形勢的新發展，不斷持續改進經濟合同模板。使用經濟合同模板后，在進行經濟合同審計時，審計人員就可以把主要精力放在審核合同與模板的一致性以及對方承諾的具體條款上，公開招標和政府采購的合同由于已經完成了資質審核，如果是這類合同，對方資質也不是審計重點，未經招標的經濟合同，還要把對方資質文件的審核作為重點之一。這樣，既利于內部審計部門提高對經濟合同簽訂階段的審計效率，同時業務部門簽署合同也變得比較簡單，大大提高了工作效率。

2、建立合同會審流程，提高醫院合同管理的規范化

根據醫院的實際情況，建立橫向與縱向相結合的最佳合同會審流程，各部門各負其責，提高經濟合同的簽訂效率。橫向是指任何一份經濟合同的最終簽訂都需要多個部門的團結協作，舉例來說，醫院要簽訂醫療設備的采購合同，那么就需要醫療設備的使用部門、設備管理部門、財務部門、審計部門對合同進行層層會審，有的比較重要的合同還要經過醫院的法律顧問復核，才能最終簽訂合同，如果在這個層面上實行縱向審核，那么按照每個部門兩個工作日審核完畢來計算，再加上與供貨方協商修改合同的時間，那么一份合同的定稿大約都需要兩周以上，這種合同審核的流程對合同內容的審核是嚴謹的，但是明顯的效率比較低下，不利于醫院動輒幾百份合同的有效簽訂。為了提高經濟合同審核的效率，促進醫院經濟合同的管理，我們醫院結合各部門業務管理的特點，由相關部門共同探討，根據各部門在經濟合同審核過程中擔當的職責，摸索出簡單高效、橫向與縱向相結合，適用于我們醫院的經濟合同會審流程。另外，對外簽訂的經濟合同屬于醫院“三重一大”事項的，必須經醫院領導班子集體討論并形成書面意見之后簽訂。最后，由合同管理部門核對各項手續是否齊全后，加蓋醫院經濟合同專用章，完成經濟合同的簽訂。不難看出，醫院的審計部門在經濟合同的審核中是非常關鍵的部門，需要審核合同的全部條款以及對方資質。必須指出的是，審計部門雖然要審核合同的全部條款，但是設備參數、附件配置和售后服務應當以設備使用科室的意見為主，合同的付款條款應當以財務部門的意見為主，這些應當在合同審核職責分工中明確說明。審計部門不能大包大攬，審計人員也不是萬能的，一定要在“合同審計建議書”中明確內審的責任，注意規避自己能力所不及而形成的審計風險。

3、招標文件審計與合同審計相結合，將經濟合同管理的關口前移

近幾年，隨著國庫集中收付改革和政府采購改革的不斷深入，各醫院的大額資金支出基本上實現了招標采購這種形式。目前，北京小湯山醫院50萬元以上的貨物類、服務類采購和100萬元以上的工程，無論資金來源是財政資金還是自有資金，全部實現了公開招標采購。北京小湯山醫院在對經過公開招標的貨物類、服務類、工程類等合同進行審計時發現，這些即將簽訂的合同即使存在一定的漏洞或風險，審計人員提出的合同審計意見有時也不能被采納，因為在公開招標期間發售的招標文件內有合同樣式，這些合同樣式有時并不是醫院的合同模板或標準的合同范本，特別是大型工程合同，中標方會以“需要到市建委備案，不能更改合同”為由拒絕修改合同。所以，在對中標后的合同進行審計時，審計人員發揮的職能只能是審計其與招標文件內的合同的一致性，以及招標采購內容與中標方的投標文件的一致性。為了實現醫院利益的最大化，內部審計在公開招標采購的程序中進行“關口”前移，也就是在招標文件定稿、發售前，由審計人員對招標文件內的合同進行審計。招標文件內容中一般單獨設立“合同”一章，根據招標協議，招標方即醫院對招標文件負責，所以醫院可以結合實際情況要求使用恰當的合同模板，并在此時把對招標內容的特殊、合理要求寫入“招標文件”。例如醫療設備招標采購，醫院要求供貨方提供三年的維保，就可以在招標文件內的“合同”中明確。把醫院的要求明確、全面地寫入招標文件，就會避免合同簽訂時的許多矛盾。當然，為了確保招標文件的質量，如果醫院已建立的合同模板仍不能滿足個別招標文件的要求，那么就應當參照合同會審流程，啟動招標文件的會審程序。通過公開招標確定中標方后，就要在規定的時間內簽訂合同。由于醫院已經在前期做足了“功課”，在這個合同簽訂階段，審計人員只需重點審查擬簽訂的合同與招標文件內的合同是否一致，中標方在投標文件內的各項承諾是否均已在合同或合同附件內明確等個性化條款。

二、事中控制———經濟合同執行中的內審工作

經濟合同簽署完畢后，醫院內部審計部門的工作并沒有結束，要對大額的、重要的經濟合同進行延伸審計，對執行中的經濟合同進行審計監督。在經濟合同的執行過程中，為了維護合同的嚴肅性，醫院內部審計部門可以根據合同的重要性、執行期限等，設計合同執行情況的檢查表，對重點合同執行情況進行1至2次的抽查，以提高醫院經濟合同的執行力，促進醫院經濟合同執行的標準化。首先，根據各類經濟合同內容的特點，設計《合同履約情況調查表》。采購類“合同履約情況調查表”的設計要重點放在設備或物資的交貨時間、質量、安裝、驗收、保修等方面；工程類合同則要比較復雜，大、小工程的“合同履約情況調查表”也要各有側重，隱蔽工程驗收、工程洽商變更、主要材料認價、工程款撥付、竣工驗收等方面是必須要關注的；服務類合同一般涉及金額不大，審計人員可以從已簽訂的服務類合同中，抽查幾份金額較大的，如核磁維保合同、保安服務合同等，個性化設計不同的“合同履約情況調查表”；軟件信息類“合同履約情況調查表”的設計要突出軟件運行效果、操作培訓、服務響應時間以及升級服務等方面。醫院內審人員要以各類合同為基礎，從實際出發，下功夫設計出切實可行的“合同履約情況調查表”，這是對經濟合同進行事中控制的前提和有效手段。以醫療設備采購合同為例，我們結合醫療設備采購合同具體條款的。其次，選取具有典型意義的各類合同，選擇恰當的介入時期，深入到合同執行部門，檢查各業務部門在合同執行過程中存在的問題。采購類合同可以選擇設備或物資驗收期間，工程類合同要根據工期的長短選擇適當的時間檢查，服務類合同可以選擇服務過半的時期，軟件信息類合同則可以選擇軟件安裝并運行一段時間后審核合同執行情況。醫院內審人員可以根據預先設計好的《合同履約情況調查表》，實事求是地一一對照進行檢查，對于未執行或者未完全執行的條款，要查明未能執行的原因，在表中描述清楚；對于檢查中出現的特殊情況，也要在表中的空白行明確記錄。最后，將《合同履約情況調查表》進行分析匯總，對于合同執行中出現的重大問題及時向部門負責人進行風險提示，必要時向醫院主要負責人進行匯報，避免問題進一步惡化。例如，采購類合同中，對于個別超期供貨甚至不能供貨的單位，應盡快通知招標機構沒收中標方的投標保證金，并根據合同條款進行相應的罰款，或者雙方在自愿的基礎上以書面的形式簽署補充協議，變更或解除合同。在合同履約情況的抽查過程中，審計人員不要以監督、檢查者自居，遇到問題應當多聽取業務部門的意見，遇到不同意見，要條分縷析，采取綜合分析的方式，盡可能與合同執行部門協商一致，提出具有可操作性的合理化建議，幫助業務部門提高經濟合同的執行水平。

三、事后評價———經濟合同履行完畢后的內審工作

經濟合同履行期滿以后，就涉及到合同的終止了。合同終止了，醫院的內審工作并沒有結束，因為設備采購合同的供貨方有的會承諾兩年，甚至更長一些的質量保證期，而工程一般也有2—5年的保修期，但是合同中往往卻約定質量保證金一年后無息退還，所以一年之后，質量保證期的服務就是“盲點”，甚至有的供貨方或施工方根本不在乎那5%的質量保證金，拿到95%的合同價款后就“神龍見首不見尾”了。那么，審計人員就有必要對“盲點”期間的設備售后服務、工程維保服務等情況進行追蹤評價，驗證醫院合同執行部門對合同后期管理的效果性。首先，合同的評價體系是依靠多部門聯動建立起來的，醫療設備采購合同的評價需要綜合設備使用科室、設備管理科室、財務部門，以及患者對醫療設備治療或檢查效果的滿意程度，其中設備使用科室的評價比重應當略高，突出醫療設備的性能指標；服務類合同的評價需要綜合主管職能部門、財務部門，受眾群體的滿意程度，受眾群體可能包括醫院職工和患者，其中受眾群體的滿意度應當占據絕對分值，服務對象的肯定是對服務提供方的最好評價；工程類、軟件信息類合同也是如此，既要綜合相關部門、相關人員的評價意見，又要客觀地劃分出評價重點，不能把各類合同的評價指標都一概而論。其次，合同評價的主要方式有合同履約評價表和滿意度調查表等。合同履約評價表和滿意度調查表的設計要多部門配合、群策群力，并且要在實際應用中不斷修訂、改進，直至成熟完善。例如醫療設備采購合同的履約評價，醫療設備使用科室對設備的性能、培訓、售后服務以及患者的評價最有發言權，合同履約評價表和滿意度調查表的內容要充分聽取他們的意見。一份客觀明確、操作性強的合同履約評價表和滿意度調查表是合同履約評價成功的一半，醫院也可以在合同評價表和滿意度調查表的設計階段引入專業的中介服務機構。最后，審計人員要把已完成的合同履約評價表和滿意度調查表進行匯總、分析。通過全面客觀地評價，醫院可以對設備的供貨方、服務的提供方、工程的施工方有一個比較鮮明的認識。依據評價結果，醫院可以把誠實守信、服務到位的企業設立成“最佳合作企業名錄”，把欺上瞞下、敷衍了事的企業放入“黑名單”。這項評價工作，有助于驗證醫院在合同管理方面達到的效果，有助于醫院在選擇合作企業時提高決策的效率。

四、總結

篇(4)

高校合同關系與一般企業、公司合同關系最大的不同，是其在內容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營、資產處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利、義務關系。充分體現了高校的四大職能，即人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。

二、高校合同管理的現狀分析

（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄

在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。

（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理

一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。

（三）合同內容不夠嚴謹，未經嚴格審核批準

高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環節，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發現不當或不利內容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當的修改意見，往往因為內部部門之間溝通不暢，合同的經辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。

三、高校合同管理的對策分析

（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識

財政部于2012年11月29日了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求各行政事業單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內容，是高校內部控制的重要組成部分，它直接規范著高校的對外經濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經濟效益、提升高校競爭力和發展潛力的重要保障，也是市場經濟的必然要求，對于在市場經濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。

（二）加強合同的制度化規范化管理

為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據《合同法》等法律法規，結合學校實際，建立健全一整套規章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規范化管理，要從體制上、程序上、權限上規范和約束各職能部門履約的行為，以此規范學校的合同運作和經營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執行、監督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。

（三）加強合同簽訂前的審核工作

合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經濟利益把好關?？芍攸c審核合同內容的合法性、合規性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規范、準確，合同內容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業務主辦部門綜合以上專業意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產聯合經營等重大經濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據情況確定）應請法律專業人員對合同的內容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。

（四）加強合同履行的監督跟蹤管理

學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監督，指定專人跟蹤監督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監督檢查，嚴格監督合同履行過程中是否按照合同規定辦理驗收手續。涉及到合同中的付款條款，需經雙方確認后，由業務主辦部門辦理付款申請手續。學校財務部門應依據合同履行收付款職責，并按審批權限，經申請人、業務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。監察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。

（五）加強合同檔案的歸檔管理

高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內容。

四、總結

篇(5)

關鍵詞：建造施工企業；合同管理；對策

中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）10-00-01

一、建造施工企業合同管理的特殊性和必要性

建造施工企業不同于與其他企業的是，其生產經營活動的整個過程都必須根據建造施工合同來進行，建造施工管理過程實際上就是履行合同的過程。在建造施工過程中，企業既要履行與業主簽訂的建造施工合同，還要履行與合同相對應項目業務公司簽訂的項目分包合同，此外還要履行因建造施工需要的物資采購合同、運輸合同、租賃合同、保險合同，等等。沒有建造施工合同就沒有一系列的生產活動，而建造施工合同一經簽訂，企業所有的生產計劃和各項經濟指標都會隨著納入合同規范范圍。因此，合同管理在建造施工企業管理中具有非常重要的地位，它貫穿到企業的安全、質量、進度、成本管理的每個環節。

因此，嚴格執行合同管理，是建造施工企業管理的重要工作之一，也是建造施工企業生存發展的必然要求。現就目前此類企業合同管理中存在的主要問題及需完善的對策談些個人看法，以引起大家對此類企業合同管理工作的重視。

二、當前建造施工企業合同管理工作存在的主要問題

（一）企業管理人員法律意識淡薄，對合同管理的重要性認識不足，業務水平有限。

（二）合同管理機構、人員、制度不落實，缺乏有效監督和考核。

（三）合同簽訂不規范：1.合同主體不當；2.合同表述不嚴謹；3.合同條款不齊全。特別是工期、質量標準、違約責任約定不清。4.違反法律規定簽訂的無效合同。

（四）合同履約不盡人意，不懂行使不安抗辯權來維護企業自身利益。

三、建造施工企業合同管理存在問題的主要原因

（一）歷史原因。當今建造施工企業，特別是老的國有企業，大多是從計劃經濟時期過來的，不少企業領導和管理人員的思想方法和管理方式以及管理制度都帶有計劃經濟色彩。

（二）認識原因。合同法律滯后和人們法律意識滯后，對合同中的法律關系認識模糊不清，訂立和履行合同往往離開合同法律條款，想怎么寫就怎么寫，缺乏依法訂立合同和履行合同的意識。

（三）制度原因。企業缺乏有效可行的合同管理辦法，對合同管理未能體現規范化、法制化和科學化的要求。以上三個原因，導致了企業合同管理制度滯后，跟不上合同管理的客觀要求。

四、建造施工企業合同管理問題的防范對策

（一）充分認識建造施工企業合同管理的重要性

合同管理是建造施工企業管理的一項核心內容。企業管理的每個環節都應圍繞這個核心開展，只有正確地處理好了市場與合同、合同管理與項目現場管理、合同條文與合同法律這三對關系，合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。企業應樹立起依法簽約、依法履行為前導的依法經營思想，把合同管理列入企業管理的議事日程，滲透到施工現場管理中。

（二）健全完善合同管理制度

1.嚴格合同會審制度。合同應由企業合同主管部門歸口綜合審查，有關專業部門（計劃、財務、安全技術等部門）聯合會審。合同印章包括合同審查專用章和合同專用章，應由合同管理部門集中統一管理。

合同審查的主要內容是：（1）合同項目的立項依據是否充分可靠，各種論證材料是否真實、齊全、合理、可行；（2）資金是否落實，來源是否正當；（3）各項技術、經濟指標是否先進、合理；（4）價款和費用是否符合有關規定，經濟效益如何；（5）對方當事人的主體資格，人的資格、履約能力及資信狀況；（6）合同形式、內容是否合法；（7）條款是否齊全、嚴謹，文字表達是否準確；（8）權利義務是否明確對等；（9）履行、違約責任等是否明確合理，有無仲裁條款。

2.建立合同管理考核與獎懲制度。（1）制定合同管理辦法，建立考核制度，發現問題及時整改。（2）對合同簽約率、履行率進行跟蹤考核，及時予以修正。（3）細化合同管理考核的內容，對節約合同資金的數額以及妥善處理合同爭議糾紛避免或挽回損失的數額等等進行考核。（4）對合同管理工作成績突出的合同管理人員、承辦人員給予表彰獎勵；對于因合同決策人員、管理人員或承辦人員行為過錯給企業造成損失的，視其后果、情節給予相應處罰。

3.成立履約索賠小組。如果說合同是履約索賠的法律依據，那么佐證材料就是履約索賠的事實依據。履約索賠佐證材料收集整理是一項十分繁瑣和細致的工作，需要全體項目管理人員共同參與，可以說幾乎每個環節都存在著可能索賠的因素。跟蹤對于確定的建造施工項目中相應的合同條款，因這些條款在以后合同發生時糾紛時，就是索賠的依據。所以成立以合同管理人員為主的履約索賠小組，在日常工作中收集整理保管佐證材料，以便日后為履約索賠時提供有利證據，來保護企業的正當權益，增加企業的經濟效益。

（三）加強合同管理基礎工作

1.加強合同報表、臺賬和檔案的日常管理，由企業合同主管部門具體負責實施。

2.全面推行合同示范文本制度，由法律專業人員及企業合同管理人員共同制訂企業的合同示范文本，規范委托人的簽約行為。

3.加強企業合同管理的信息化建設，運用科學的管理方法和手段，提高合同管理效率。

（四）加強企業合同管理人員的繼續教育工作

企業合同管理人員的業務素質高低，直接影響著合同管理的質量。首先要加強對各級管理人員，特別是領導者和決策者的法律法規的宣傳教育，增強法制觀念和風險意識。然后依照合同管理人員應具有的素質條件，通過公開考評和競爭招聘方式選拔合同管理人員。并加強合同管理人員的繼續教育工作，可根據本企業與市場的實際情況，參加短期培訓或進高校相關專業深造。同時從經濟角度出發，對合同管理人員實行崗位責任制，明確他們的責、權、利，并進行考核。凡忠于職守，認真工作，嚴格執行各項合同管理制度，取得顯著成績的，應及時表彰，予以獎勵。反之，則根據情節輕重、責任大小和后果，給予相應處罰。通過以上措施，促進合同管理人員的思想水平、法制水平和業務能力的不斷提高。

總之，市場經濟下建造施工企業的合同管理已不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理。對合同實施有效管理，對提高企業管理水平和經濟效益，增強企業競爭力，樹立良好的社會信譽具有非常積極的意義。

參考文獻：

[1]荊紅俠.對建設項目施工現場管理的探討[J].天津科技，2010（02）.

篇(6)

關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責?；旧希贤瑢徟鞒淌怯珊贤修k人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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篇(7)

隨著《建設工程工程量清單計價規范》GB5050022003于2003年7月1日正式在全國范圍內實行，越來越多的建筑企業感到市場競爭的壓力。根據廣東清單試點的經驗，工程造價比定額方式降低10%～15%，這使得利潤空間明顯減少。在這種形勢下，如何在中標后嚴格控制工程成本，使期望利潤成為現實?筆者認為應該從兩方面入手(見圖1)：

(1)認識成本管理的客觀規律，形成符合項目部狀況的管理流程、工作流程。規范實際工作，從而加強過程控制，保證目標成本的實現。

(2)加強項目成本管理信息化建設。由于成本管理要想達到效果，就要細化管理，解決部門間信息溝通的障礙，使成本信息快速反映出來，這些只有靠信息化的手段才能實現。

1項目成本管理的基本認識

1.1合同管理

建造合同在施工管理過程中將起到越來越重要的作用，將有更多的費用問題要依據合同確認，而不是依據預算來確認，合同的主要作用將在以下幾方面更加突出：

①工程量核定方式；

②工程款支付方式；

③違約責任及索賠規定。

因此，項目部必須認真研究建造合同的各項條款。分包合同、采購合同、加工合同、租賃合同等項目涉及到的所有合同，隨著施工建造的市場化、規范化、規?；捕紝⑵鸬皆絹碓街匾募s束作用，這種約束對甲、乙方都有強制作用。因此，對于施工單位、施工項目部來講，認真、及時、全面、專業地加強合同管理將成為必然趨勢。要做到這一點，應該采取如下措施：

(1)加強過程監督，分清合同條款制約因素(時間、工程量、工程款、加工量、采購量、采購單價等)，建立報警、預警機制。

(2)分清合同種類，不僅管理乙方合同(建造合同)，同時管理甲方合同(分包合同、采購合同、加工合同、租賃合同)，實現全面合同管理。設置專人甚至聘用專業人員監督管理，在合同簽訂或工程承包前審定合同，把握條款可能帶來的風險和機會，在施工過程中定期檢查合同執行情況，及時發現問題，防止自身違約情況發生，同時及時發現甲方違約情況，提示項目決策人向甲方索賠的機會。

1.2進度管理

進度管理涉及到工期、工程收入和資源消耗。進度管理主要包括進度計劃、計劃執行、進度統計、進度跟蹤、計劃調整幾個環節，進度計劃是龍頭，必須先行和及時調整，它也是其他計劃編制的依據。原則上進度計劃應該由技術人員和工長共同編制，因為編制進度計劃要考慮施工方案、施工隊施工能力、機械能力、天氣因素等。施工方案是技術人員本著合理、可行、節約的原則編制的，進度統計是預算統計和計劃成本統計的前提，是實際成本消耗和實際成本預測統計的前提。

1.3技術管理

技術人員在整個項目成本管理中起著舉足輕重的作用，施工方案、材料消耗計劃、機械使用計劃等技術工作的結果，直接影響著項目的成本消耗，而且其損失影響很難在其他環節彌補。技術管理的消耗控制作用主要有3個方面：鋼筋耗量的控制作用、周轉料用量的控制作用、大型機械的使用方案等，這也是技術與其他管理之間的交圈工作和崗位職責。

1.4預算管理

預算管理要細化。合同預算、施工預算都應分解到分部分項上，這樣才能和實際成本數據進行對比分析。

1.5分包管理

工程分包包括3種情況：

①專業工程分包；

②人工為主的施工分包；

③甲方指定分包。不管哪一種分包形式，項目部都應該以合同的方式確立雙方的關系，明確分包范圍和責任。同時，將分包工程項或費用項分解到分部分項的節點上分為分包工程量統計和費用統計提供依據。

1.6材料管理

材料成本占工程成本很大的比重，所以材料管理是成本管理的重點。材料管理的特征如下：

(1)管理工作繁雜材料種類繁多，從使用和管理有一般消耗材料、周轉材料、低值易耗品、勞保用品等，它們的使用特征、管理特征既相同又存在很大區別。如：對于周轉材料又要區別自有周轉材料和租賃周轉材料，分別處理使用費用。因此管理流程不同，使用單據較多，管理工作繁雜?，F代施工講究減少庫存甚至實行零庫存原則，尤其城區施工場地較小，沒有足夠場地建立倉庫，因此材料管理是經常性、重復性較多的工作，也就是說材料管理工作量較大。

(2)工作比較細致材料管理量化要求較強，量差分析、價差分析、成本分析，材料管理記錄(入庫單、出庫單等)中材料量、單價、金額等都要求記錄準確的數據，材料匯總統計分析等也要求詳細準確的數據，相對質量管理、安全管理等要求量化比較強，工作也比較細致。

(3)材料采購結算與成本核算分離，采購結算不計入成本，材料領用才進入成本。根據材料管理的不同特點，將材料管理分為：消耗材料管理(包括一般消耗材料、商品混凝土、低值易耗品和加工半成品的管理)，周圍材料的管理(包括自有周轉材料和租賃周轉材料的管理)。

材料成本管理應該重點做好以下幾項工作：

(1)突出重點、全面細化，重點突出大宗材料的管理流程設計，如：突出了鋼材出入庫管理、商品混凝土管理、鋼筋加工管理、木材和竹膠板的管理、鋼模和架子管的管理等，全面細化考慮了低值易耗品、辦公用品的處理方案，以及材料運雜費單獨結算等問題。

(2)消耗材料以出庫計入成本，并且與財務不同的是出庫立即計入成本，因此可以形成動態成本。

(3)建立了入庫價格控制機制。

(4)消耗材料按部位實施限額領料控制。

1.7機械管理

有機械管理和機械消耗材料的管理(包括機械配件和燃油、機油等)兩方面管理，機械管理分自有機械和租賃機械兩方面的管理，對于租賃機械要著重考慮使用計量方式和費用結算方式對管理的影響。

機械管理的主要工作有：

(1)根據施工方案和機械使用計劃，核算采購成本降低價值，同時考慮資金周轉能力，確定是否采購機械。

(2)確定采購機械和租賃機械后，按各自管理流程實施規范化管理。

(3)建立機械配件和耗材的管理流程，并納入規范化管理。

(4)分包單位使用機械的扣款查詢，對于分包單位借用項目機械問題，應確定分包范圍是否包括機械借用，對于已經在分包范圍內的機械使用應做相應扣款。

1.8成本會計管理

(1)根據公司有關規定，擴充建立項目費用科目，作為項目收入和成本對比盈虧的核算基準，科目的建立應有足夠的細度，以保證在成本分析時能夠直觀反映項目盈虧點所在，并完成以下工作：

①協助預算人員完成中標預算和施工預算的科目掛接，形成費用科目下的預算收入；

②收集分包合同、材料消耗計劃、周轉料使用計劃、機械使用計劃和其他費用計劃等，并做科目掛接，形成費用科目下的計劃成本；

③審核分包、材料、機械各部門有關費用單據的科目掛接，形成實際成本和收支帳。

(2)完成其他業務部門沒有處理的費用管理，具體如下：

①編制其他業務部門沒有編制的費用計劃；

②處理諸如工資、獎金、差旅費、招待費等，其他業務部門沒有處理的費用單據；

③將上述費用單據做科目掛接，形成實際成本和收支帳。

(3)整理和管理項目收支帳目，為項目經理提供資金周轉情況，并依據經理批示支付有關費用。

2項目成本管理信息化的特點

由于建筑企業的主營業務是工程實體，有其自身的特點：工程的獨特性、施工地點流動性，工程的一次性等，本質上是項目管理。在信息化的過程中，必須具備項目管理的特點。

(1)進度計劃是項目管理的基礎。進度計劃是在工程分部分項的基礎上，細化工作項目，同時給每個工作項賦予時間參數。那么進度計劃實際上就把工程實體從空間和時間上詳細分解成了可以考量的節點，消耗性材料可以針對節點進行控制，比如事前針對某節點制定消耗材料的使用量，在材料出庫時指定節點，同時計劃使用量自動調出，則可以進行限額領料；機械和周轉材料等則跟進度計劃中的時間參數聯系在一起，用進度計劃的時間控制進出場時間。

(2)項目的獨立核算。由于項目的一次性和獨立性，要求項目核算要及時，同時核算的范圍僅限于該項目。

(3)采購管理的重要性。由于開始時，收入基本是確定的，在項目成本管理中，支出直接來自采購，包括材料采購、機械采購和租賃、勞務分包、專業分包。在項目管理中，人、材、機的消耗量靠現場管理控制，采購管理就是對單價的控制，單價控制的好壞將直接影響施工成本。

(4)及時的盈虧分析。雖然，在項目開始時，總的收入基本確定，但那也是預期的收入，實際的收入會隨進度而變化。同時，由于成本也是動態變化的，那么及時盈虧分析對于項目部管理層及時決策，顯得極為重要。

(5)及時的成本信息查詢。成本信息必須及時反映。由于項目成本不總是按照事先預定的軌跡變化，總是和計劃有差異，那么及時掌握項目成本就具有了重要意義，階段性的成本匯集都會使成本控制滯后，成本匯集的時間越長，實際成本變化帶來的損失會越大。

3項目成本管理信息化的幾個作用

3.1資源的優化

在項目施工前，公司和項目部應根據施工方案和進度計劃對工程應該使用的資源作統一部署。由于資源和施工方案密切相關，這就使資源優化的工作可以交給計算機處理，優化結果更具說服力。在施工過程中，需要對資源總體控制才能使資源的使用均衡。

如對于生產部門會提出材料的使用計劃，材料部門如果按照使用計劃采購，結果會出現：

①使用量小采購成本高；

②采購不能及時到位；

③采購到位，但是使用計劃調整；

④庫存已經很高，還繼續采購。這時，采購部門應該充分考慮使用計劃、現有庫存量、安全庫存量、材料采購在途量、采購經濟批量等多方面因素制定采購計劃，在保證生產部門使用的前提下降低采購成本和庫存成本。

3.2統計及時準確

一個施工現場，工程材料繁雜，機械種類眾多。項目部一方面要掌握材料耗量情況和機械使用狀況，一方面要掌握各種結算信息。軟件的應用將使這些資料的搜集簡單、及時、準確。

3.3業務處理規范

由于信息化建設使項目部工作都納入到統一的信息化平臺上，工作按照平臺上的流程進行，工作過程透明、工作結果清晰明了，使管理的過程控制成為可能。