檔案標準化管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案標準化管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：檔案；工作；規范；標準；管理

目前，檔案管理基礎工作總體較差，尤其是學校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為學校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化檔案儲藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學校檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

六、提高人員素質

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1 學校檔案工作規范化、標準化管理的現實意義

在教育事業不斷發展的背景下，各所學校的檔案工作的進展情況是這個學校的管理模式向外界呈現出來的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學校整體教學水平處于一個什么階段。學校檔案資料管理工作的最終目標就是打破傳統檔案管理模式實現檔案管理現代化，而我們要完成這個理想目標的重要環節就是做好學校檔案工作規范化以及標準化的管理。根據教育部門對部分學校管理情況的調查報告顯示，目前我國部分學校管理人員并沒有重視起來對學校檔案進行規范化、標準化的管理，從而導致學校整體教學水平較低、教學效率也不高的情況，由此可見，學校負責人應該明白學校檔案工作規范化、標準化管理對促進學校自身發展具備重要的現實意義[1]。

2 學校檔案工作規范化、標準化的幾大特點

2.1 新型模式下的檔案管理儲藏量大并且查找方便

隨著我國社會經濟不斷發展，我國的信息技術也在飛速發展。所以，在多媒體計算機技術發達的社會背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統檔案管理模式（紙質文本方面）顯得更加方便快捷。當今社會下，學校各層工作人員都會選擇運用計算機進行工作，比如運用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對學校檔案資料進行錄入和儲藏。這樣做的根本目的是使學校檔案資料管理儲藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲藏量是極其大的，平時教育管理人員在外出參與研討會時可以使用U盤對要使用的檔案資料進行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進行檔案資料的查詢時也是特別容易的。這與傳統檔案管理模式使用紙質文檔手寫的方式相比而言明顯更加現代化，這樣對提高學校整體教學水平的發展也有至關重要的推動作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統管理模式下對檔案管理時不僅出現資料數據容易出錯的情況，而且特別耗費人力和學校財力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運用電子文檔對學校所有?Y料進行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準確并且方便的，傳統檔案管理模式下需要幾個人進行對檔案資料的整理、核對以及收藏，新型檔案管理模式下一個人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學校成本降低，還可以讓檔案資料數據更具準確性。而且在傳統檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會出現部分人員偷懶或者粗心大意的現象，這樣的情況不僅浪費了學校的金錢還讓檔案資料數據沒有準確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規范化、標準化，從而也能有效避免這一類問題的出現[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學

一所學校的檔案資料不論是從種類上還是保存時間上都是千變萬化的，由此可見，運用新型管理模式使檔案管理進行歸檔時規范化、標準化以及科學化是至關重要的。眾所周知，一所學校的檔案資料都是繁瑣無規律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進行查找閱讀，前期相關工作人員在進行檔案資料歸檔時就應該科學并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點，這明顯是傳統檔案管理模式做不到的。

3 促進學校檔案工作規范化、標準化管理的措施

3.1 夯實檔案管理的基礎工作

雖然目前我國應該實行運用電子文檔對學校檔案進行管理工作，可是在檔案管理的最基礎工作時仍然需要使用紙質文檔進行分類。這就需要相關工作人員在進行基礎工作的時候仔細檢查，避免出現此項資料已經過期或者檔案文件不符合存儲規定的情況。眾所周知，任何事物的基礎部分是必須要做好的，基礎沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進學校檔案工作規范化、標準化管理，首先就要求相關工作人員應該夯實檔案資料管理的基礎分類工作[4]。

3.2 對檔案資料進行定期檢查

為了更好地促進學校檔案工作的規范化和標準化，相關工作人員對檔案資料進行定期的檢查也是一個至關重要的中間環節。這主要是因為通過教育部門調查人員的總結報告來看，現在學校的檔案管理資料在前期準備工作做得都還不錯，可是中期后期經常出現一些已經失去價值意義或者明顯不符合儲藏規定的文件，這種情況的出現顯然是有問題的。所以在學校管理人員展開檔案管理工作的時候，應該要重視起來對檔案資料進行定期檢查的工作，從現有的檔案資料中檢查出來的已經過期的或者是失去價值意義的文件就應該單獨分類出來，最終把這些文件集合起來進行統一銷毀。這樣做的最終目的是對學校檔案資料進行嚴謹的管理，使其更加規范化以及標準化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質

眾所周知，學校中負責檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關工作人員自身的綜合素質以及專業能力對檔案管理現代化也是起到至關重要的影響作用的。一所學校的資料都是其自身的價值意義所在，由此可見，這些資料中有一部分資料是需要嚴格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對學校會造成一系列嚴重后果?？墒牵ㄟ^現在社會上的某些新聞報道可以看出，有些學校的工作人員在進行檔案資料的管理時，因為自身綜合素質較低，隨意把學校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒有經受住不發法子的利益誘惑，從而濫用職權用學校檔案資料進行非法售賣。這類問題對促進學校檔案管理標準化、規范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學校高層人員為了避免這類問題的出現，應該加強對管理檔案資料的工作人員人員進行嚴格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質。這樣做的根本目的是為了保障學校檔案工作現代化的發展不受外力影響。

篇(3)

1 電力基建工程檔案管理重要性

1.1 檔案管理的歷史性

在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內的所有資料，是為生產建設提供不斷發展動力的重要基礎，因此對電力工程基建檔案進行規范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環節都要仔細、負責，以保證任何一個細節不被遺漏，從而實現科學合理的規范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。

1.2 檔案管理的穩定性

電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業的穩步發展、供電能力提供了穩定、可靠的文字資料，企業管理者可通過這些資料加強對企業的管理力度，同時也是制定科學化、規范化企業管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規范化、標準化的設計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩定性。

1.3 檔案管理的珍貴性

電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規范化、標準化的管理模式才能實現對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業的綜合管理水平。

2 規范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略

隨著我國電力事業的飛速發展，電力基礎設施的建設工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規范化、標準化管理。

2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法

在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據施工過程中產生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發現問題要及時解決、上報，從而實現對電力基建工程前期文件的規范化、標準化管理措施。

2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法

在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現簽字不規范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節的操作規范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結束之后要積極聯系相關部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。

2.3 施工設備資料方面的管理辦法

在對電力基建工程施工設備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設備的生產商情況、設備參數數據，要編制出設備采購的臺帳，同時要將施工設備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關有關施工設備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現在施工設備采購過程中所產生文件的規范化、標準化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理辦法

施工材料是決定電力基建工程施工質量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關規定以及合同內容中有無錯誤、遺漏現象，發現問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質量，并有效節約電力企業的施工成本，為電力企業全方位綜合發展提供有效助力。

2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法

要利用規范化、標準化的管理手段對基建工程中的施工資料、安裝文件進行妥善管理，從而保證在電力基建工程竣工后能夠對相關文件順利移交。檔案管理人員要想對施工材料、安裝文件進行有效管理，便要做好一定的檔案資料累積工作，要與相關部門密切配合來進行相關資料的收集、強化、記錄等工作，并協助相關管理部門制定科學、完善的管理制度。另一方面，檔案管理人員要在這個過程中發揮出監管職能，要對電力基建工程項目中的監理[3]、施工企業材料管理、施工質量管理等環節進行監督，如發現出現不合理的管理情況要及時制止并糾正，才能實現對電力基建工程項目檔案的規范化、標準化管理。

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關鍵詞 消防安全；安全意識；標準化管理

中圖分類號X9 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2014）106-0114-02

從火災統計數據看，90%以上的重特大火災發生在社會單位，抓住了社會單位，就抓住了防控火災的關鍵。在重點單位推行消防安全標準化管理，是廊坊支隊基于消防安全“戶籍化”管理、“四個能力”建設推出的強化消防安全重點單位管理的一項重要舉措。我作為這項制度建設的參與者，談談對推進重點單位消防安全標準化管理工作的一些認識和理解。

1廊坊市消防安全重點單位基本概況以及管理現狀

廊坊市共有消防安全重點單位1011家，設置自動消防設施的有364家，建立維保合同的有249家，高層建筑有41家，地下建筑有2家。通過對基層單位的調研和對市級重點單位的監管，認為重點單位管理現狀還存在如下的問題和不足：

1）消防安全意識淡薄

少數單位存在“重經濟、輕安全”的思想，一味的追求經濟利益，忽視了消防安全管理措施的落實，消防安全責任制不落實，日常防火巡查、防火檢查走過場，消防設施器材疏于維護保養，未辦理相關消防審批手續隨意進行裝修、改造、變更室內布局等現象屢見不鮮，且屢經整改，多有反復。

2）消防安全管理力量薄弱

消防安全管理需要配備專業人員。在安全責任人、專（兼）職消防管理人員、消防控制操作人員中，他們的消防安全素質參差不齊，且工作流動性較大。即使一些持證上崗人員經過了培訓，又因工作調動等原因需要重新考核；還有的情況是控制室證件到期后，沒有及時參加省級培訓；更有甚者，一些單位擅自將消防控制室交由物業進行管理，物業人員由于文化素質等原因根本無法掌握自動消防設施的使用知識。

3）消防安全培訓教育不到位

許多單位的責任人、管理人雖經消防安全部門的培訓，但仍不能認清自身在消防安全工作開展中的職責；部分單位滅火和應急疏散預案制定不嚴密，演練起不到應有的效果；一些人員密集場所，崗前消防培訓不能及時到位，導致員工消防知識匱乏。

2 重點單位實行消防安全標準化管理的主要內容

“一檔七表”是實現消防安全重點單位標準化管理的重要載體?！耙粰n”即消防安全重點單位標準化管理檔案，包括正卷、副卷兩本，正卷主要是對單位消防手續、建筑、水源、方位、重點部位、消防設施、人員組織基礎數據進行了詳細統計，副卷主要是重點單位定期上報的“戶籍化”檔案、消防安全培訓、滅火和應急疏散演練、“四個能力”建設、消防安全制度情況進行存檔備案?！捌弑怼奔粗蛋嘤涗?、消防控制柜運行日登記表、防火巡查日登記表、防火檢查登記表、員工消防知識技能培訓登記表、消防設施、器材、電氣、燃氣檢測、維修記錄登記表、清場記錄表、動火審批記錄表。七種表格都編寫了填表說明，規定了防火檢查、防火巡查等各項消防管理工作的具體內容和頻次節點，既整合了日常使用的各類表格，起到了刪繁就簡的作用，又明確了工作目標任務，達到了便于操作的效果。

3 重點單位實行消防安全“標準化”管理的作用

1）統計梳理，強化培訓，培養重點單位“明白人”

一是重點單位在制作標準化檔案過程當中，要將建筑基本情況、消防設施器材、消防水源、重點部位、行政審批手續、“四個能力”建設等各類基礎數據進行重新統計梳理。一方面讓責任人、管理人進一步熟悉消防設施基本數據，起到了溫故知新的作用，另一方面讓重點單位對照標準認真梳理行政審批手續、“四個能力”建設等情況，發現問題隨時整改，起到了自查自糾的作用。二是強化培訓演練提升員工消防安全意識。支隊制作了《消防安全培訓記錄表》、《滅火和應急疏散預案演練記錄》并明確了工作內容及時限，并要求將活動照片和參訓人員親筆簽字添加到表格當中確?；顒娱_展真實性。

2）嚴格制度，強化落實，實現重點單位“安全自查”

一是完善修訂各類消防安全制度。針對部分重點單位消防安全制度制定不嚴密、不齊全的現象，標準化檔案中規定了重點單位13類消防安全制度名稱并附有相關模板；二是制定各類消防標準方便單位查詢執行。支隊摘取了重點單位常用的法律法規條款，制定了《消防控制室設置要求》、《消防控制室管理及應急程序》、《消防水泵房設置要求》等，方便查詢執行。三是規范各類表格強化痕跡管理。七種表格是針對七類日常消防安全管理工作制定的，以防火巡查、防火檢查為例，每個表格都有填寫說明，規定了檢查時間節點，明確了檢查的條款內容，為重點單位實現“安全自查”奠定了基礎。

3）成立組織，明確職責，實現重點單位“責任自負”

要求重點單位明確各級消防安全責任人以及專兼職管理人，針對較大的重點單位還將責任人、管理員落實到每個部門、每座建筑，同時要求重點單位認真填寫重點崗位人員、志愿消防隊人員等各類人員登記表，將責任落實到每個人，并開會宣布或在單位公示。

4 推進重點單位消防安全標準化管理的措施

1）多措并舉確保重點單位把握實質

印制了2000本《消防安全重點單位標準化管理手冊》，全部發放全市消防安全重點單位和各縣（市、區）消防大隊，便于消防安全重點單位學習與操作；制定了《消防安全重點單位標準化建設檔案填寫說明》，統一了檔案制作裝訂規格，規范了各類表格數據填寫標準；分8期對全市1011家消防安全重點單位2000余名消防安全責任人、管理人以及12個消防大隊30余名消防監督員就如何加強標準化管理工作進行了培訓，并對應用中存在的問題進行了現場解答與指導。

2）迅速推進確保消防管理晉檔升級

自7月份以來，支隊3次召開重點單位全體會議推進消防安全標準化管理工作，并就重點單位在落實過程中發現的問題進行答疑解惑；將標準化檔案制作情況以及七種表格填寫情況納入監督檢查必查內容，并要求主管參謀上門進行專業指導，確保重點單位管理晉檔升級；每月定期調閱5個各縣（市、區）消防大隊管轄重點單位標準化管理檔案，并就存在問題進行通報，確保全市范圍共同推進平衡發展。

參考文獻

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關鍵詞:檔案工作;規范化;標準

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節,在搞好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務,具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此,我們要強化系統思維意識,樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想,在實際工作中,嚴把文書處理工作規范化、標準化的入口關,做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

1公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身,檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣,不僅僅決定公文本身的質量,同時,也影響日后檔案的質量,決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。因此,我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題,以提高檔案實體質量,為檔案工作實施規范化、標準化管理奠定牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好,幅面尺寸規格要統一、規范、標準,符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位是否準確,落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化,乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”的原則指導下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,嚴把全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

3提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以利于檔案標準化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質量問題,以利于檔案規范化管理。

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關鍵詞：高速公路；機電設備；標準化管理；信息化管理

中圖分類號：TU997 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）16-0140-02

隨著高速公路建設規模的擴大，高速公路機電設備系統獲得高速發展，尤其在信息時代的作用下，機電設備系統更加完備。適應于機電設備系統發展需要，設備管理工作的內容不斷增加，管理范圍不斷擴展，其不僅要實現自身的管理職能，而且要與其他崗位和部門展開協作，因此，要實現管理效能，必須在系統建設的基礎上，以標準化的管理來規范機電設備系統，以保證高速公路機電設備安全運行。

1 信息化環境下的機電設備管理

1.1 信息化管理理念

運用計算機系統的數據處理功能來輔助機電設備管理，幫助機電設備管理部門全面了解各項工作的工作狀態，使機電設備管理部門能夠對各個部門、各項崗位以及每個設備進行全過程的監測、調控、評價和管理，進而根據相關信息進行統計、分析，以便作出科學的決策，從而達到提升工作效率，保證設備安全運行，促進高速公路健康、快速發展的目的。

1.2 機電設備管理的發展趨勢

適應于現代經濟和信息技術發展的要求，機電設備管理必須要轉變傳統的管理模式，積極采用現代化的管理觀念，關注各個系統的網絡化、技術化建設，并且要以制度化、標準化、科學化以及效率化為標準，來規范機電設備的運行以及機電設備管理工作。而只有如此，才能夠準確把握住機電設備管理發展的新趨勢，才能適應于社會、經濟發展要求的設備管理體系，從而達到提升管理水平、優化資源配置以及實現現代化管理的目的。

2 機電設備標準化管理的方法

機電設備的有效管理是實現高速公路安全、高質運營的根本保證。高速公路機電設備是支撐高速公路營運和發展的重要條件，但其具有種類多、分布廣而散、更新快、維護頻率高、管理難度大、內部結構復雜、運行程序繁多等特點，因此要實現高速公路“高效、智能、安全”的管理目標，必須充分利用計算機信息技術，貫徹信息化管理理念，建立一個系統化的管理體系，以有效規范高速公路收費系統、通訊系統、監控系統、供配電系統等。

2.1 全面貫徹信息化管理理念

高速公路的設備類型較多，涉及到信息、通訊、監控、供電、照明諸多領域的先進技術，而要實現高速公路健康運營，必須在實現各種技術功能的基礎上，將多種技術融合，由此看來，高速公路機電設備管理是一項復雜、系統而具技術性的工作。信息化管理不僅要求建立管理系統，而且要求通過技術手段、信息化管理方法促使各項技術發揮其效能，且利用計算機功能，實現全方位、全過程的動態管理。再就是，信息化管理以計算機信息技術為基礎，計算機技術具有高容量、高數據信息處理能力和高輸出能力，這正適應了高速公路機電設備系統化管理、標準化管理的需要，因此，要實現機電設備標準化管理，必須要貫徹信息化管理理念，建立科學的管理體系，對機電系統進行全生命周期跟蹤管理。

2.2 建立系統性、標準化的機電設備管理體系

系統性、標準化管理強調全方位、標準性的管理，其涉及設備購置、運行、養護、維修、報廢等各個環節，包括對收費系統設備、監控設備、通訊設備、供電設備等各種設備的管理。具體來看，要實現機電設備標準化管理，必須做到以下五點：

2.2.1 建立標準的機電設備技術管理檔案。標準化管理強調全方面質量管理，對設備購置、運行等各環節進行質量規范，強調管理人員能力、素質、管理觀念等，因此，要實現標準化管理，必須建立起從設備購置到報廢的全過程管理檔案。高速公路機電設備較多，且每件設備的成本投入、技術投入較大，在購置設備中，要依照質量體系和高速公路運營需要，建立標準的設備購置檔案，其包括設備型號、承載力、性能、使用年限等，將設備采購過程記錄下來；依據設備的使用情況，將設備性能變化、維修過程、報廢情況等記錄下來；制定合理的需求計劃和備件庫存管理計劃，對設備的入庫信息、庫存信息、盤點信息等進行動態管理，在保證維修周期、維修質量的基礎上，減少庫存積壓。

2.2.2 設備運行標準化管理。設備運行管理的目的在于掌握設備的工作狀況。管理系統通過設備運行記錄、停機記錄、故障事故記錄、監測狀況等常規的管理方法，并采用現代信息技術，記錄設備的以往運行狀況，監控設備當前運行情況，在所獲得的數據信息基礎上，分析設備運行的經濟性、可靠性，進而為制定合理的維修計劃、保養措施提供良好的信息支持。

2.2.3 設備維護標準化管理。設備維護是保證設備正常運行的重要條件。設備維護標準化管理在于實現全過程、動態化管理，力圖通過實時的檢查、維護、保養等措施，將設備故障發生率降低到最小。其一，做好預防性維護。按照一定標準對設備進行定期、周期以及實時檢查，全面把握設備的運行狀況，及時、提早發現設備故障隱患，并對故障點或是故障設備進行及時預防和維修，避免產生延期維修而造成較大的經濟、安全損失。其二，做好維護記錄。維護記錄要包括檢查時間、檢查人、設備運行狀況、保養作業、檢查結果等，在完成檢查記錄之后，提交檢查作業，生成檢查記錄。并通過數據庫全面記錄設備的維護部位、方式、檢查信息等，建立設備檔案后，將設備檔案安置在管理檔案中。

2.2.4 設備故障信息標準化管理。設備故障管理的主要功能有設備故障信息管理、提交故障通知單、查詢故障信息，其中，統計、匯總、分析故障信息是故障管理的重點。在進行故障信息統計中，必須做到全面統計；故障信息的內容有設備編號、故障時間、故障原因、故障名稱、故障記錄單號、故障模式、故障處理負責人、維修措施、維修費用等。故障信息來源于故障通知單和維修記錄的反饋信息，這兩種信息構成一個故障信息庫，用戶通過查詢故障信息庫，不僅可以獲得設備的歷史故障信息，而且能夠得知現設備狀況，這為維修工作提供了有效信息。同時通過數據挖掘分析，整理出各類故障的種類、原因等，為預防性養護工作提供數據支撐。

2.2.5 設備維修標準化管理。維修部門在配置維修資源、維修技術、維修人員之后，編制詳細的維修計劃，展開預防維修；在發現故障點，進行緊急維修后，要做好維修記錄，包括故障報告、事故報告以及維修報告等，以便于為以后維修工作提供參照。檢查設備的維修狀況和維修后設備運行狀況，保證設備安全運行，以防止設備故障再次發生帶來較大損失。

3 結語

高速公路機電設備標準化管理在于實現機電系統安全運行、保證各項技術協同作業和實現高速公路整體運作能力。要實現機電設備管理效能，高速公路管理部門必須適應現代經濟、信息發展的要求，樹立信息化管理觀念，通過信息化管理方式，建立系統化的管理體系，采用先進的管理技術，而只有這樣，才能夠保證機電設備效能發揮，也才能實現高速公路的整體效益。

參考文獻

[1] 鄭小剛.邢衡高速公路通信系統構成與設計[J].交通世界（運輸·車輛），2010，（12）.

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關鍵詞：檔案信息；現代化；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

一、檔案信息現代化管理的重要意義

1、檔案信息工作發展的需要

二十一世紀，檔案信息工作發展迅速，同時也面臨諸多難題，如檔案信息數量上的爆炸式增長，新型信息介質的沖擊，記錄方式的變化，利用效率的提高等等。這一系列問題給傳統的檔案信息管理工作臺帶來了新的挑戰，也帶來機遇，傳統的檔案信息管理模式存在工作效率低下的弊端，同時管理范圍僅僅局限在紙質檔案領域，另外檔案的數量以及規模也遠遠不能滿足現代社會發展的需要，因而加強檔案信息現代化管理已經刻不容緩、勢在必行，這也是實現檔案跨越式發展的必由之路。

2、提高檔案信息管理的整體水平

檔案信息現代化管理不僅可以提高檔案信息工作效率，還可以提高相關的服務水平，對于推動檔案信息的整體建設是十分有利的。具體的表現為以下三個方面：一、提高檔案信息的存儲能力。檔案信息現代化的過程中，利用先進的科學技術（如光盤技術、縮微技術等）減少信息的存貯空間，以適應檔案信息數量快速膨脹的現實需求。二、提高信息處理能力。檔案信息現代化管理一個主要的特點就是注重電子計算機技術的應用。電子計算機在處理信息方面具備較強的功能，如自動完成組卷、分類、編目、鑒定、統計分析等工作，一方面節省了大量的工作時間，另一方面也減少了工作中的失誤。三、提高檔案信息資源的利用效率。檔案信息現代化管理具備速度快，準確性高等優勢，還能提供多種栓索途徑同時進行大批量信息同時利用等功能。

3、我國發展的客觀需要

檔案信息工作的重要性是不言而喻的，不僅對我國各個發展階段的檔案資料進行收集、整理、歸納，還發揮管理國家歷史文化財富的職能。另外，檔案信息工作還具備提供檔案信息的功能，這項功能為我國現代化建設工作的開展提供了重要的理論依據。通過對檔案信息的透徹分析與充分利用，可同時收獲最佳的社會效益和經濟效益。

二、加快檔案信息現代化管理進程的方法

1、觀念上的轉變

轉變傳統觀念是實現檔案現代化管理的第一步，這一步能否跨出，直接關系到后續工作的開展，因而意義重大。傳統檔案信息管理模式下，管理人員所處的工作環境較為封閉，這種環境下的管理人員常常存在觀念陳舊、思想保守、抵觸新鮮事物、缺乏社會適應力等問題。最近幾年，檔案部門還面臨較為嚴重的人才流失問題，檔案管理水平因而難以提高。怎樣做才能較快、較好地實現檔案信息現代化管呢？個人認為需要從以下三個方面入手：一、打破傳統的封閉模式，讓檔案信息工作走入社會、融入社會，促進社會發展的同時，吸收對自己有用的東西，促進自身的發展。二、加大檔案信息工作人才的培養。社會的進步、經濟的發展全都需要依靠人才來實現。當前，我國人才培養環節是一個較為薄弱的環節，檔案信息工作人才的培養也同樣面臨這種尷尬的局面，人才培養已經成為一個現實而緊迫的問題。人才培養過程中，應該注重綜合素質的提升，不僅為受訓者提供專業的基礎知識培訓，也為其提供較多的實踐機會，“知行合一”的人才是檔案信息工作迫切需要的人才。三、用人機構的改革。要杜絕任人唯親的現象，應該提倡并做到任人唯賢，選拔到優秀的人才之后，還要留得住人才，比如建立考核、激勵、保障等措施，讓他們沒有后顧之憂，穩步提高，安心發展，為檔案信息事業竭盡全力。

2、基礎設施建設

實現檔案信息現代化管理的過程中，相關軟件、硬件基礎設施的建設是必不可少的，是最基本的物質條件，是檔案信息資源開發、利用的基礎與前提。因此，檔案信息現代化管理應該加強計算機等配套硬件設備的投入，提高數據信息的處理速度，推動該領域的網絡系統建設。只有硬件設施的投入是不夠的，為了實現檔案信息現代化管理的目的，開發與之相匹配的軟件管理系統也是必要的工作。軟、硬件基礎設備之間較發地配合使用，是檔案信息現代化建設的基本保障。

3、數字化建設。

檔案信息的數字化建設包括四大部分：系統設置、信息查詢、數擾維護、統計報表等。其中，系統設置和數據維護相對而言較為關鍵。建立一套完整的、科學的信息化管理系統，將檔案信息存儲到管理系統之中，完成通用數據庫的建立，利用信息技術和網絡技術對檔案信息進行高效管理和充分利用。數據庫管理系統應當具備檔案信息查詢、統計、檢索、分析等功能，轉變傳統的手工作業方式，推動檔案管理向理代化、高效化、自動化的方向發展，并向需求者提供多樣化、個性化的檔案信息服務。

4、標準化管理

標準化管理是檔案信息現代化管理的重要組成部分，是提高檔案信息利用效率的有力保證。檔案信息標準化管理的實施不僅可以提高檔案的管理水平，還可能提高相關的服務水平。傳統的檔案信息管理模式存在較多的弊端；缺乏全局意識，難以統一協調，無法發揮檔案信息工作的最大作用，專業的檔案信息管理人員流失嚴重，導致檔案管理工作的無序化以及資料不完整的現象。這些情況的發生都是因為沒有統一的檔案管理標準而造成的，檔案信息工作受到此影響難以正常有序開展。隨著檔案信息數量上的急劇膨脹，關系上的錯綜復雜，檔案信息工作的標準化管理已經到了刻不容緩、勢在必行的境地，只有實行標準化管理，才能讓各部門的配合更加默契，促進工作效率的提高，發揮檔案信息工作應有的作用，推動檔案事業乃至全社會的快速、健康發展。