團隊文件管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇團隊文件管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】工程承包；項目管理；工程合同

現代項目管理有著很強的整合能力，對完成有外包參與的任務有著很強的管理能力。如何在項目管理中做好分包形式的管理工作呢？相信這樣的問題并不僅僅是建筑領域，也是其他行業所共同面臨的問題。

1 分承包管理模式的探討，發包模式就總包方內部而言，按發包方層次的不同，可分為公司集權式組織發包和項目團隊組織發包兩種方式。

1.1 公司集權式的發包方式這是應用較為廣泛的分包發包方式。分包商與總包商都以法人的地位簽署分包合同，合同的法律地位自然。由公司的發包職能部門選擇合適的分包商承攬總包項目的分包工程，簽定分包合同，其工程施工交由項目團隊管理執行。這種方式，公司掌握著較項目更為廣泛的信息渠道，公司的采購發包管理更為規范和程序化，又有能與承包商建立長久合作關系的優勢，公司集中管理發包，能夠在市場中找到更有價值的（性價比最佳）分包價格，有利于公司對項目成本的宏觀控制。

1.2 項目團隊發包這是由項目團隊根據項目需要，自行尋找和選擇分包商，由公司授權項目與分包商簽定分包合同，工程管理由分包商直接管理。這種方式效率高，發包便捷，更貼近實際，項目管理較為有力。可在一些突發事件的處理上，取得意想不到的效率和成績，如融墊資、超范圍施工等等。

1.3 公司發包與項目發包結合式這是上述兩項的結合，對大中型的、復雜程度高的、合同額較大的分項由公司集中控制；小型的、簡單的、合同額不大的采用項目自行處理，公司審批的方式。這樣既能便于宏觀控制，又符合分包是項目分項工程的分包，這一事實，調動項目團隊的積極性。

2 對建筑工程項目分包的管理

2.1 管理將更規范化，合同管理的地位將更重要，項目正式信息溝通會更規范，工作程序會更加規范和嚴格。

2.2 總包對分包的依賴度增加，更多的具體施工任務要尋找分包商來完成；分包商將專注于其專業核心競爭力，分包商的一些不重要的輔工作將會外包，由更專業的分包商來完成。 專業化程度更高專業化程度更高，使總包向管理方向分化，分包商則向專業施工更精分化發展。

2.3 組織更靈活，組織界限將模糊，總包項目團隊也將出現分化，總分包將更多的以針對任務的臨時性團隊組合（任務小組）來完成工作。項目組織將會更趨靈活的組建，分包商會更多的參與總包的項目團隊工作，合同的聯系使各方更趨于平等合作的關系。項目會有更多的補充協議。

2.4 分包商授權度更高分包商權力會增大，總包商會更趨向于向業主提供更周到的服務。對分包商的授權會增大，更多的具體施工由分包商完成，善于自我管理的分包商更受歡迎，分包商將趨于更多的自我管理。

2.5 分包商團隊建設：團隊建設因為分包商掌握著生產最直接的資源，所以項目團隊建設，必須擴大到分包商，應將分包商的項目團隊主要成員納入總包項目團隊來。授予分包商更多的權力項目強化目標管理，必須授予分包商更多的權力，可以使用項目更多的資源，這樣有利于項目目標任務的完成。

3 建筑企業的專業化趨勢

3.1 出于增強管理能力，提升管理層次的需要，大型建筑企業必將甩掉低端生產資源，專注于項目管理。對專業分包隊伍或勞務隊來說，由于顧客要求的提高，提高管理能力，培育優秀的專業技術人員，使用機械設備，提高專業化施工能力是必由之路。專業施工能力是專業分包企業的核心競爭力。

3.2 對專業的分包隊伍和勞務隊來說，使用農民工，使隊伍不穩定，技術水平低，機械化程度低。社會發展和城市化，可能會使勞動力成本逐漸上升，在競爭加劇的環境里，必須提高管理能力，技術水平，使用機械設備，提高生產率，來降低成本。項目是生產一線，直接發生產值，是企業利潤的源泉。

3.3 專業的項目管理，最終使項目變得更有效率。對小型的專業施工隊伍和勞務隊來說，組建專業化的施工企業，使管理和技術能力提高，可以使單個企業的競爭力加強，在市場中獲取更多的業務，這樣其企業人力、設備資源能得到更多的利用，生產效率提高。利潤增加，將增加其對抗風險和應對變化的能力。所以為了提高效率，對分包的管理將越來越重要。

4 分包合同準備包括下列內容：分包計劃、合同范圍確定、詢價等。

4.1 分包計劃由總包商?？偘虘趯I主的投標期間，就著手擬訂項目分包計劃，初步確定工作范圍、數量、開竣工時間等。若中標，則對分包計劃進行修正和細化。

4.2 確定合同范圍根據分包計劃，便可對分包工程進行合同內容確定。這里所說“合同范圍”不僅指工作內容，而是指“對分包工程合同價格構成影響的所有因素”，包括工作內容、質量標準、技術規范、材料規格、開竣工時間、進度安排、責任和義務、使用設備、技術和管理人員、風險分攤等等因素。對多承包商構成的項目，合同管理的關鍵是理清各承包商之間的責任和組織界面。

4.3 詢價是一個選擇分包商的決策過程。詢價過程具有法律效力。根據分包合同范圍說明，一般從下面3個方面選擇分包商：

4.3.1 報價的合理性，分包的報價應使總包獲得合理利潤，指定分包的報價應使總包獲得管理費，總包首要工作要評估報價合理性，防止不均衡報價的手段。技術力量和管理力量需要考察包括管理能力、技術工人素質，施工設備、相關經驗等方面。

4.3.2 財務力量對有融資因素的分包商，必須考察資金財務能力。

4.3.3 信譽詢價過程的文件，如招標書、投標書、業主要求、資料表、投標技術方案，中標函、各種保證金，承諾書，都是合同文件的組成部分，必須注意詢標的嚴格性。

完成以上三個方面，最后簽訂分包合同。

5 合同文件管理系統建立合同文件管理系統是合同管理的基礎性工作，合同文件管理系統應有兩方面的工作：合同文件的文檔化管理、合同事件的程序化管理。

5.1 合同的文檔化管理合同文件主要包括：招投標文件、正式合同文件、來往信函、會議紀要、各類支付款記錄、變更文件、施工記錄、財務報表、索賠文件、進度報表、開竣工文件、技術質量文件等。項目應建立專門的合同文件管理系統，此工作對總包、分包商均有重要意義。

5.2 實際中分包商由于辦公的局限性往往只注意干活，不注意收集整理相關文件，又與總包了解信息不平等，故經常使分包商自己的合法權益受損。應當建立合同報表，合同報表包括合同支付匯總表、批準變更匯總表、索賠匯總表、分包合同支出預算表、分包合同匯總表等。

總之：工程項目管理是一種新的工程建設管理方式，這種管理方式與工程建設的目的相一致，是以工程項目為出發點、為中心、為歸宿的管理方式，它改變了傳統的以政府集中管理為中心的計劃管理方式。這一改革極大地解放和提高了我國工程建設的生產力。

參考文獻：

[1]尹貽林，何紅鋒.工程合同管理[M].北京：中國人民大學出版社，1999.

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關鍵詞：承包管理　模式　建筑　應用

    一、有關分承包管理模式的基本情況

      (一)發包模式就總包方內部而言，按發包方層次的不同，可分為公司集權式組織發包和項目團隊組織發包兩種方式。

    1.公司集權式的發包方式這是應用較為廣泛的分包發包方式。分包商與總包商都以法人的地位簽署分包合同，合同的法律地位自然。由公司的發包職能部門選擇合適的分包商承攬總包項目的分包工程，簽定分包合同，其工程施工交由項目團隊管理執行。這種方式，公司掌握著較項目更為廣泛的信息渠道，公司的采購發包管理更為規范和程序化，又有能與承包商建立長久合作關系的優勢，公司集中管理發包，能夠在市場中找到更有價值的(性價比最佳)分包價格，有利于公司對項目成本的宏觀控制。缺點是，項目團隊在執行中，存在一些信息不明，形成“難管”局面，但通過建立良好的管理組織架構和溝通渠道，這個問題是可以克服的。

    2.項目團隊發包這是由項目團隊根據項目需要，自行尋找和選擇分包商，由公司授權項目與分包商簽定分包合同，工程管理由分包商直接管理。這種方式效率高，發包便捷，更貼近實際，項目管理較為有力。

    3.公司發包與項目發包結合式這是上述兩項的結合，對大中型的、復雜程度高的、合同額較大的分項由公司集中控制;小型的、簡單的、合同額不大的采用項目自行處理，公司審批的方式。

      (二)合同管理(分包)

    1.合同類型以下為按合同支付方式分類的合同類型:

    1.1總價合同也稱約定總價合同，一般是投標者按招標要求，與招標方達成一個總價，在總價格下完成合同規定內容。

    1.2單價合同

    a.估計工程量單價合同以估計的工程量為依據，投標者只填報單價，而計算出的合同價格的發包方式。b.純單價合同工程量未知，僅以單價簽定合同c.單價合同與總價合同結合對工程量明確的部分，可使用總價合同，變化較大，不確定的以單價合同簽定協議。

    1.3成本補償合同也叫成本加酬金合同，指業主在支付工程實際成本后，再按實現約定的方式支付給承包商管理費用及利潤(酬金)。這種合同方式靈活機動，應用的巧妙的話，可起到非常好的激勵作用。

    2.合同準備項目分包合同準備包括下列內容:分包計劃一合同范圍確定一詢價(招投標)一合同談判一形成合同文件

    2.1總包商應在對業主的投標期間，就著手擬訂項目分包計劃，初步確定工作范圍、數量、開竣工時間等。

    2.2確定合同范圍根據分包計劃，便可對分包工程進行合同內容確定。這里所說“合同范圍”不僅指工作內容，而是指“對分包工程合同價格構成影響的所有因素”，包括工作內容、質量標準、技術規范、材料規格、開竣工時間、進度安排、責任和義務、使用設備、枝術和管理人員、風險分攤等等因素。

    2.3詢價詢價是一個選擇分包商的決策過程。詢價過程具有法律效力。根據分包合同范圍說明.

    2.4合同談判合同談判一般要對以下幾點進行深人的討論和澄清:a.合同范圍因合同范圍一般由總承包方擬訂，對總承包有利，分包商往往對合同范圍要進行討價還價。b.變更進一步明確，變更的處理程序和辦法、費用。c.甲乙方責任和義務d.違約責任明確包括質量、工期等方面的懲罰規定

    3.合同執行執行階段的合同管理是一個動態的管理過程，實質是監督合同的執行情況，努力促使合同賣方按合同要求認真完整地履行合同義務。

    4，合同文件管理系統建立合同文件管理系統是合同管理的基礎性工作，合同文件管理系統應有兩方面的工作:合同文件的文檔化管理、合同事件的程序化管理。

    二、分包生產過程管理分包生產過程主要的工作

    1.質量管理建筑工程項目分包工程具有任務型工作的特點，它區別于工廠重復性作業的特點。傳統的質量保證體系起源于工廠作業型的質量生產方式，并不適用于任務型的生產方式。傳統的質量保證體系認為合格的輸人和合格的生產過程就能夠得到合格的產品，偏重于過程控制。但項目生產的特點，以及強調滿足顧客要求為中心的今天，項目質量管理不僅要關注過程，更要關注結果(目標)。因此新版的I S 09000也提出了如何在項目環境里建立質量體系的問題，項目多采用目標管理的方式完成任務。新版的IS 09000弱化了建立龐大的剛性體系內容，轉而突出了柔性的8大質量管理原則。筆者認為，對分包的質量管理，應以目標管理的方式，貫徹質量管理原則的過程，來完成分包任務。目標融人過程，過程實現目標。

 2.進度控制根據前面分析，進度管理仍然要采用目標管理的方式，總包方應做好下列工作:

    2.1制定目標，計劃進度分包商的工作不一定是象總包那樣，生產是連續的，分包商只承擔了工程的某一個部分的工作，受其他分包影響，分包的工作可能是間斷的，所以總包對分包的工期目標或進度計劃也是動態的，根據實際情況隨時調整的，總包商要讓分包方認識到這一點，在合同中予以明確，以免分包商因非自身原因的工期耽誤，向總包提出過多索賠?？偘挠媱澔蚬て谀繕?，務必要仔細計劃，符合實際。

    2.2整體協調由于上面的原因，總包商在指定計劃時，必須整體協調，不能專注于某一項，整體協調包括時間上、空間上的、與其他施工單位的系統協調，這是總包在項目管理中必須要做好的管理義務。

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【關鍵詞】辦公自動化系統 應用 建議

辦公自動化在我國發展已有20多年歷史，它主要運用先進的計算機技術和網絡技術創造一個集成的辦公環境，使辦公過程無紙化、自動化，達到高效高質的目的，越來越多的企事業單位根據自身特點建立聯系實際的辦公自動化系統，辦公自動化發展成為了以知識共享和交流為主，強調團隊協作的協同化服務，實現了信息流通、規范了辦公流程、提高了辦公效率、降低了辦公成本，通過辦公自動化系統的運行，為醫院各科室人員提供了一個科學、先進的信息化辦公平臺。

1 辦公自動化系統

辦公自動化系統（Office Automation System）即通過現代化技術，利用網絡知識，實現公文、文件等電子化操作，可以提高工作人員的辦事效率。我院采用的為B/S（Browser/Server）結構，即瀏覽器/服務器模式，是WEB興起后的一種網絡結構模式，瀏覽器是客戶端最主要的應用軟件?？蛻舳酥灰惭b一個瀏覽器，瀏覽器同數據庫進行數據交互。

2 辦公自動化系統在醫院信息化建設中的必要性

（1）有效提高工作效率，節約辦公成本。辦公自動化系統最有利的地方在于對文件、文檔的管理工作，而且人工操作難免會由于工作人員的疏忽與意外，造成信息遺失及交流的延誤，紙質表單上的信息難以進行快速查詢。利用辦公自動化系統，實現文件電子化之后，可以在電腦中實現文件操作，大大節約文件打印成本。

（2）建立電子公文，快速便捷。目前醫院的許多部門在從傳統辦公方式向自動辦公方式的過渡階段，傳統公文是在醫院公告欄處貼紙質文件或下發至各科室，無法及時傳達。利用辦公自動化系統可以實現文件的電子化操作，職能部門下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內通過郵件、短信、彈出提示等形式讓相關人員及時掌握最新電子公告及的公文，無任何中間環節，即醫院下發的最新規定能即時下發，及時落實到位。

（3）建立電子文件管理，方便查閱。在醫院辦公室工作，接觸最多是事情就是文件，解決好文件管理問題，會大大的提高辦事效率。利用辦公自動化系統，可以做好文件管理工作，實現文件的接收和發送的電子化處理，對文件的批辦、審核以及簽發都可以實現電子化。

通過辦公自動化系統，可以優化一系列問題，因此，辦公自動化對醫院的發展有著重大意義。

3 辦公自動化在醫院的應用成效

（1）公文、電子公告。我院辦公自動化系統尚處于起步階段，發文通過擬稿人創建一個發文任務，填寫填寫發文信息并提交使整個工作流得到觸發，院辦主任根據具體情況給出院辦審核意見，如同意，則流程流轉到下一步，分管院長核稿后，轉移到主管院長簽發，院辦秘書接收到簽辦后的文件，激活院辦秘書行文、歸檔。院辦秘書將文件流轉到相關部門，此時院辦秘書要選擇相關科室的負責人進行文件傳遞。相關科室負責人接收文件后，進行科室內的傳閱，完成辦公文件發文流程。不用拿著各種文件在各部門跑來跑去，等候審批、簽字，而是利用快速的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少了中間環節。

（2）電子文檔資料入檔。辦公中形成的各類文件直接歸檔到檔案管理系統，并按檔案管理規范進行管理和利用，實現文檔管理協調一體化。信息進行篩選、分類、整理與數字化存儲也更有利于檢索和分析，各部門在有授權的前提下，可查看權限范圍內的共享。

（3）通訊錄、個人網盤、公共網盤、檢索閱覽等平臺。醫務人員通過通訊錄可以查詢醫院內部所有員工的聯系電話、郵箱等，同時可以建立自己的通訊錄，添加通訊錄信息。通過個人網盤可將個人的文檔、圖片、音樂、軟件或多媒體存貯。通過公文編號、標題、主題詞等模糊查詢在權限范圍內進行檢索閱覽。

4 辦公自動化系統進一步發展的建議

（1）加快人員技術培訓：由于醫務人員計算機知識缺乏，特別是年長的老中醫，需要加強全體人員計算機應用知識的培訓和學習，調動醫務人員自覺學習、熟練掌握計算機應用知識，以適應信息化的快速發展。

（2）為醫務人員提供一個信息交流和問題討論的平臺。目前，只有院辦秘書和部分人員處理公文，電子公告，資料入檔，辦公自動化系統的實施需要全體人員共同參與，從而達到協同解決問題的目的。

（3）針對每個部門建立自身特色的個性化的界面。界面簡潔、直觀、易于使用，實現多部門協調工作。如腫瘤科的海扶刀技術，中醫神志病輔助治療，體檢治未病科中醫四診儀等各科優勢，可以實現信息共享，及時查看最新消息，分享成績與不足，促進溝通，共同合作。通過辦公自動化，實現高效協作辦公，提高信息流通速度。

（4）進行會議、會診的管理。利用辦公自動化系統可以非常方便的實現會議、會診的管理，比如醫院內部工作人員可以通過辦公自動化系統查看即將進行的會議、會診事務，查看會議、會診安排具體詳情信息及時在線回復。

（5）發展遠程辦公平臺。通過網絡連接隨時辦公，方便出差在外的辦公與信息交流。另一方面，遠程辦公是未來辦公管理模式的一種發展趨勢。

5 結語

推進辦公自動化系統在醫院中的運用，有利于各科室信息交流、文件傳輸、互相溝通更加便捷、可靠。醫務人員可以利用辦公自動化系統提高工作效率和團隊協作，為醫院更好更快發展貢獻力量。

參考文獻

[1]朱甬倩.淺談醫院辦公自動化系統的發展歷程[J].科技信息，2010（1）.

[2]王非.辦公自動化系統在醫院信息化中的應用[J].中國醫療設備，2012（8）.

[3]陸宇宏.淺談辦公自動化系統在醫院的實際應用[J].醫療裝備，2010（3）.

作者簡介

梁帆（1990-），女，江西省萍鄉市人。大學本科學歷。助理工程師。研究方向為計算機應用。

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關鍵詞：醫院 檔案管理 創新 實踐

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（a）-0246-01

醫院檔案管理全面、真實地反映醫院的重要工作和重要的事件，在不同的發展階段記載醫院的發展歷程，是醫院發展的歷史見證。醫院檔案管理工作的作用非常重要。醫院管理機構檔案的建立是在工作或項目中相關的記錄為以后工作提供基礎的檔案，醫院所涉及的文件范圍很廣，除了醫院醫生、員工信息，關于技術和設備更換記錄和病人的條件的調整以及出入院情況，等等。因此，醫院檔案管理工作的探討對于醫療事業具有積極的促進作用。

1 新時期醫院檔案管理特點

1.1 電子病歷替代紙質病歷

電子醫療記錄已經成為主流，在各級醫院檔案管理中應用達到了普遍化，在新時期電子醫療記錄以及醫院信息化發展象征著新事物的應用。電子病歷的研究和應用始于1980年，國際社會對于電子醫療記錄成立于1992年，標志著電子病歷的發展更加的專業化。在國際上，電子醫療記錄有關病人信息采集、存儲、傳輸和利用。目前國內市級以上醫院基本實現電子醫療記錄。

1.2 檔案保密是工作基礎

建立各種各樣的全文數據庫和多媒體數據庫，對管理權限進行加密，保證數據機密性，對數據統一管理，資源共享，實現檔案信息資源的數字化和網絡化，使檔案管理實現現代化水平。提高工作效率，改變傳統的手工歸檔、人工檢索管理等傳統方法，例如，使用電腦起草、修改，自動生成檔案，醫院的行政工作文檔處理和傳輸過程，實現實時在線歸檔的電子文件，確保安全的電子文件傳輸，對電子文件、電子檔案有效管理。

1.3 檔案管理的服務意識加強

充分利用電子檔案資源，轉化過去重實踐輕管理服務，堅持檔案管理和檔案服務同等地位，使檔案資源的利用達到最大化，拓展服務領域，多層次、多角度的公共服務。從被動到達主動的服務模式，主動服務意識，樹立服務提前，對檔案工作深入調查研究，了解需求方向，構建以人為本的，每個人都是平等的高質量和高效的服務平臺，充分發揮檔案的信息資源和服務的醫院檔案管理工作。

2 新形勢下醫院檔案管理的創新與實踐

2.1 管理理念與管理制度的創新

醫院檔案管理存在“重管輕用”的問題，制度不靈活，具有“等，靠，要”的傳統管理模式，大大降低了檔案管理有效工作?？茖W技術在不斷發展，在檔案管理增加電子盤和縮微膠片的使用和普及，需要改變檔案管理的傳統觀念與方法，利用多種方式來管理工作。在管理過程中，要繼續建立和完善檔案管理，在人力資源管理上，提高檔案管理工作的活力，建立有效的績效評價機制。創新激勵機制來激勵員工的創造性，創造一個健康的工作環境。

此外，應該建立一套切實可行的、有效的，規范化、制度化的規則文件管理，減少檔案管理的隨意性，確保標準化和統一化。在制定檔案管理規定時，應根據醫院發展的實際情況，以及醫院未來發展的科學評價，用發展的眼光來指導醫院檔案管理，科學的調整與修改的規則和條例。在文件管理中，可以簡化檔案管理備案制度，積極實施數字化管理，電子文件管理標準化，及時總結并綜合醫院檔案信息，提高檔案管理的效率。

2.2 檔案管理的服務特色與手段創新

檔案管理是醫院管理工作中的一個重要部分，是服務于醫院的中心，在實施文件管理創新的情況下應突出其管理服務的優勢。檔案管理是信息全面、真實的記錄，需要密切配合，在醫院各部門之間起著相互協調的作用。因此，不能閉門造車，而應積極接觸，與各部門溝通，應努力在信息服務方面轉變被動服務現象，共享信息。在知識經濟時代，信息的迅速傳播，檔案管理工作應適應醫院信息化的發展需要，建立檔案機構的網絡系統，擴大服務的范圍和層次，通過各種渠道，如檔案編研，咨詢服務，方案研討等工作，為醫院提供必要的信息，實現醫院檔案管理信息的共享。此外，現代科學技術的應用，還可以提高檔案管理的效率，確保檔案管理的質量。檔案管理工作可以通過計算機電子化手段完成信息實時更新和保護。在文件管理、文件管理軟件來完成文件結構、編目、整合、利用等內容，建立檔案數據庫，通過掃描輸入將全部檔案信息統一管理，檔案和文件的醫院醫務人員找到供應整個狀況。醫院信息資源包括書籍、文件、聲音和圖像輸入電腦系統，醫院局域網（LAN）完成醫院檔案信息的共享。

2.3 增強檔案管理人員的創新意識，提高管理人員的素質

檔案管理工作中，檔案管理人員的素質和效率具有較大的影響力。目前，該專業的檔案管理人員技術性不強，許多醫院沒有專職檔案員，不了解檔案管理具體工作。人事檔案管理質量參差不齊，文化水平，理論水平，服務水平差異較大，文件管理人員知識結構不合理。

醫院檔案管理，文件管理人員的綜合素質應該認真對待，加強管理人員的培訓和教育，以提高醫院管理水平。檔案管理是專業性很強的管理和服務工作，高質量管理人員才可以勝任。加強醫院檔案信息、檔案管理人員的素質，首先應該改變以前的工作方法和工作原理，合理高效利用現代科學技術，拓展工作思路，積極創新，適應醫院長遠快速發展的需要。

3 結語

總之，醫院檔案管理是一項乏味的工作，但如果你能注意合理運用信息化，可以在模式、思想觀念、管理模式、服務模式上，不斷地創新和改進質量管理團隊，那么檔案管理工作是非常有意義的，只有一個鏈接來把握好，檔案管理工作可以更好的促進各部門之間的密切合作，促進醫院的繁榮發展。

在新形勢下，醫院檔案管理工作要創新管理理念和管理系統，以先進的管理理念參與到檔案管理工作中來，以檔案管理科學和完善的管理體系，規范信息化管理的檔案工作。做好新時代的檔案信息工作還要創新服務功能和管理功能，在檔案管理工作，以現代科學技術來提高文件管理的效率。

參考文獻

[1] 王小菁.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現代醫生，2012（28）.

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一、加強組織建設，建立健全電子文件風險管理制度

組織建設是風險管理機制的核心，也是電子文件風險管理機制能夠長期、有序、高效運作的前提條件和必要保證。電子文件風險管理機制的組織建設，一方而應當將風險管理納入電子文件管理的范疇，制定切實可行的電子文件風險管理戰略目標，定期研究分析風險管理的實施進程，及時解決風險管理中存存的問題，提出風險管理的工作重點和要求；另一方面應設立專門的風險管理機構，確定一位主要領導成員分管風險管理工作，配備專業人員負責處理風險管理的日常事務，從而確保風險管理機制的長效運作。

此外，電子文件風險管理組織體系的有效運行，還需要建立一套有效的規章制度體系，以規范風險管理行為，落實風險管理責任，促進風險管理制度化。通過風險管理制度建設，使電子文件管理部門及管理人員明確風險管理的指導思想、管理原理原則、管理范圍、管理對象、管理要求、管理程序、管理方法、管理責任和獎懲辦法等。在制定電子文件風險管理制度的過程中，要注意做好以下三個方面工作：一是明確規定風險管理的范圍、對象、要求等，通過量化標準使其更具有可操作性，便于對照、分析、考核。二是電子文件的風險管理涉及到各個方面，需要文件形成部門、檔案部門、信息技術部門等各方面的共同努力，因而在風險管理制度中應充分體現團隊精神，強調相互配合、協同作戰，形成合力效應。三是要落實責任制。應明確各部門、各人員風險管理的責任歸屬，以加強其責任感，調動其積極性，鼓勵其創新精神。貫徹責、權、利相結合的原則，與獎懲掛鉤，明確規定獎懲標準，對盡職盡責，在預見、防范、控制、化解風險方面做出貢獻的部門及人員給予獎勵；對面臨風險而未采取有效措施、人為因素導致風險損失或在處置風險時無所作為、舉措失當而導致重大損失的應予以嚴肅問責。

二、開展風險教育，增強電子文件風險意識

電子文件的風險與其他風險一樣具有可變性，在一定條件下進行轉化。一種是向好的方面轉化，即通過加強風險管理，盡可能降低或消除風險，保持電子文件的正常狀態；另一種則是向壞的方面轉化，由于對電子文件的風險視而不見，沒有采取有效措施加以控制，最終導致潛在的風險演變成現實的風險事件，從而給電子文件帶來各種災難性后果。電子文件的風險事故多發生在保存階段，如因文件生成的軟硬件平臺過時淘汰而使文件無法解讀等；也多發生在人們意想不到之時和意想不到之處，如果不是事先有所準備，等到事故發生才設法挽回是極為困難的。因此，在電子文件管理過程中，電子檔案管理者和管理部門必須強化風險教育，居安思危，認識到電子文件風險的客觀性、普遍性、危害性，做好風險防范和應對工作，防患于未然。風險教育是電子文件風險管理機制建設的基礎性工作，一方面要對電子文件管理人員開展風險教育，另一方面也要對電子文件用戶進行風險教育：風險教育的方式應視具體情況采取靈活多樣的方式進行，或通過專門的電子文件風險知識講座、培訓，或通過檔案網站電子文件風險管理常識，或通過專題展覽等方式來宣傳電子文件風險管理的基本知識。

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(一)發包模式就總包方內部而言，按發包方層次的不同，可分為公司集權式組織發包和項目團隊組織發包兩種方式。

1.公司集權式的發包方式這是應用較為廣泛的分包發包方式。分包商與總包商都以法人的地位簽署分包合同，合同的法律地位自然。由公司的發包職能部門選擇合適的分包商承攬總包項目的分包工程，簽定分包合同，其工程施工交由項目團隊管理執行。這種方式，公司掌握著較項目更為廣泛的信息渠道，公司的采購發包管理更為規范和程序化，又有能與承包商建立長久合作關系的優勢，公司集中管理發包，能夠在市場中找到更有價值的(性價比最佳)分包價格，有利于公司對項目成本的宏觀控制。缺點是，項目團隊在執行中，存在一些信息不明，形成“難管”局面，但通過建立良好的管理組織架構和溝通渠道，這個問題是可以克服的。

2.項目團隊發包這是由項目團隊根據項目需要，自行尋找和選擇分包商，由公司授權項目與分包商簽定分包合同，工程管理由分包商直接管理。這種方式效率高，發包便捷，更貼近實際，項目管理較為有力。

3.公司發包與項目發包結合式這是上述兩項的結合，對大中型的、復雜程度高的、合同額較大的分項由公司集中控制;小型的、簡單的、合同額不大的采用項目自行處理，公司審批的方式。

(二)合同管理(分包)

1.合同類型以下為按合同支付方式分類的合同類型:

1.1總價合同也稱約定總價合同，一般是投標者按招標要求，與招標方達成一個總價，在總價格下完成合同規定內容。

1.2單價合同

a.估計工程量單價合同以估計的工程量為依據，投標者只填報單價，而計算出的合同價格的發包方式。b.純單價合同工程量未知，僅以單價簽定合同c.單價合同與總價合同結合對工程量明確的部分，可使用總價合同，變化較大，不確定的以單價合同簽定協議。

1.3成本補償合同也叫成本加酬金合同，指業主在支付工程實際成本后，再按實現約定的方式支付給承包商管理費用及利潤(酬金)。這種合同方式靈活機動，應用的巧妙的話，可起到非常好的激勵作用。

2.合同準備項目分包合同準備包括下列內容:分包計劃一合同范圍確定一詢價(招投標)一合同談判一形成合同文件

2.1總包商應在對業主的投標期間，就著手擬訂項目分包計劃，初步確定工作范圍、數量、開竣工時間等。

2.2確定合同范圍根據分包計劃，便可對分包工程進行合同內容確定。這里所說“合同范圍”不僅指工作內容，而是指“對分包工程合同價格構成影響的所有因素”，包括工作內容、質量標準、技術規范、材料規格、開竣工時間、進度安排、責任和義務、使用設備、枝術和管理人員、風險分攤等等因素。

2.3詢價詢價是一個選擇分包商的決策過程。詢價過程具有法律效力。根據分包合同范圍說明.

2.4合同談判合同談判一般要對以下幾點進行深人的討論和澄清:a.合同范圍因合同范圍一般由總承包方擬訂，對總承包有利，分包商往往對合同范圍要進行討價還價。b.變更進一步明確，變更的處理程序和辦法、費用。c.甲乙方責任和義務d.違約責任明確包括質量、工期等方面的懲罰規定

3.合同執行執行階段的合同管理是一個動態的管理過程，實質是監督合同的執行情況，努力促使合同賣方按合同要求認真完整地履行合同義務。

4，合同文件管理系統建立合同文件管理系統是合同管理的基礎性工作，合同文件管理系統應有兩方面的工作:合同文件的文檔化管理、合同事件的程序化管理。

二、分包生產過程管理分包生產過程主要的工作

1.質量管理建筑工程項目分包工程具有任務型工作的特點，它區別于工廠重復性作業的特點。傳統的質量保證體系起源于工廠作業型的質量生產方式，并不適用于任務型的生產方式。傳統的質量保證體系認為合格的輸人和合格的生產過程就能夠得到合格的產品，偏重于過程控制。但項目生產的特點，以及強調滿足顧客要求為中心的今天，項目質量管理不僅要關注過程，更要關注結果(目標)。因此新版的IS09000也提出了如何在項目環境里建立質量體系的問題，項目多采用目標管理的方式完成任務。新版的IS09000弱化了建立龐大的剛性體系內容，轉而突出了柔性的8大質量管理原則。筆者認為，對分包的質量管理，應以目標管理的方式，貫徹質量管理原則的過程，來完成分包任務。目標融人過程，過程實現目標。

2.進度控制根據前面分析，進度管理仍然要采用目標管理的方式，總包方應做好下列工作:

2.1制定目標，計劃進度分包商的工作不一定是象總包那樣，生產是連續的，分包商只承擔了工程的某一個部分的工作，受其他分包影響，分包的工作可能是間斷的，所以總包對分包的工期目標或進度計劃也是動態的，根據實際情況隨時調整的，總包商要讓分包方認識到這一點，在合同中予以明確，以免分包商因非自身原因的工期耽誤，向總包提出過多索賠。總包的計劃或工期目標，務必要仔細計劃，符合實際。

2.2整體協調由于上面的原因，總包商在指定計劃時，必須整體協調，不能專注于某一項，整體協調包括時間上、空間上的、與其他施工單位的系統協調，這是總包在項目管理中必須要做好的管理義務。

2.3動態檢查進度管理的基本工作就是進度檢查，這跟過程方法時相一致的?！凹涌爝M度的最有效方法，就是縮短進度檢查的時間間隔?！表椖窟M度在不斷變化，只有動態的檢查進度，才能控制進度。

3.總分包協調項目總分包之間是由合同這一法律關系來確定的權利義務關系，與企業內部的行政關系不同。

三、對未來建筑工程項目分包管理的預側

1專業化程度更高專業化程度更高，使總包向管理方向分化，分包商則向專業施工更精分化。總包對分包的依賴度要增加，更多的具體施工任務要尋找分包商來完成;分包商將專注于其專業核心競爭力，分包商的一些不重要的輔工作將會外包，由更專業的分包商來完成。

2組織更靈活，組織界限將模糊，總包項目團隊也將出現分化，總分包將更多的以針對任務的臨時性團隊組合(任務小組)來完成工作。項目組織將會更趨靈活的組建，分包商會更多的參與總包的項目團隊工作，合同的聯系使各方更趨于平等合作的關系。項目會有更多的補充協議。

3管理將更規范化合同管理的地位將更重要，項目正式信息溝通會更規范，工作程序會更加規范和嚴格。

篇(7)

業務流程管理信息化

最佳產品獎

杰成合力自主研發的EPROS流程管理平臺，融入了國際先進的流程管理實踐經驗。EPROS可以引導企業持續做好流程管理工作，實現系統化的業務流程梳理、規范過程，以及持續的知識庫建設等。EPROS流程管理平臺以其直觀、專業、易用等優勢，幫助企業更好地做好流程的生命周期管理。

近日，杰成合力的杰成EPROS流程管理平臺榮獲“2012年度中國業務流程管理信息化最佳產品獎”稱號。

兩手都要抓

如何提升執行力是長久以來企業所面臨的一大挑戰，因為執行力的好壞在很大程度上決定著企業的戰略目標能否得到實現。執行力不好，在好的戰略規劃都可能難以落地。因此，提升團隊的執行力成為很多企業的必然選擇。

然而，很多企業家都為執行力不夠理想而苦惱。他們發現，盡管他們在提升團隊的執行力方面做了很多工作，但是他們往往只能獲取短期的效果，隨著時間的推移，團隊執行力難以讓人滿意了。

這是為什么？杰成合力認為，其中最主要的原因恐怕是企業或執行力咨詢輔導機構都存在或多或少的急功近利思想和行為——他們急于見效果，卻忽視了執行力的提升和保持是一個系統工程。目前，為數不少的執行力咨詢輔導機構在幫助企業提升執行力時只是把目光集中到馬上可以看到表面效果的某一點上，如做團隊的執行心態培訓。

杰成合力認為，人的行為是受到內在因素和外在因素兩方面因素影響。內在因素是指個人對某件事情如何認識和考慮的；外在因素指的是環境因素。內在因素和外在因素相互作用決定了一個人的最終行為。因此，團隊執行力的提升應該圍繞人的內在和外在這兩大因素來進行，即員工內在思路的改變和外在環境的建設。

員工內在思維的改變是指企業團隊執行理念的導入與執行文化的構建，我們可以稱之為理念文化執行力，也就是要讓企業員工知道怎么做事。

員工外在環境的建設是指企業組織、制度、流程的變革與優化，確保規范化運營，我們可以稱之為組織流程執行力，也就是要確保企業員工正確地做事。

杰成合力認為，企業執行力提升要經過理念文化導入和制度流程的建設與優化兩大進程，兩者缺一不可。如果不先做理念文化導入，馬上就進入制度流程的建設與優化環節，企業就會發現管理中對抗的因素很多。上有政策下有對策，這就會使人與人之間的關系變得很僵硬，執行效果卻不佳。

如果只顧理念文化導入，而從不進行制度流程的建設與優化，而不實際地進行制度、流程的建設與完善，結果會怎樣呢？對一些起點較低的中小企業而言，他們的團隊執行力提升可能會很明顯。但隨著時間推移，執行力會慢慢恢復原狀！道理很簡單，人的行為是受外界環境影響的，要有持續的執行力，就得搭建一個規范流程的制度環境。

可見，執行力提升是一個系統工程，我們應該正視執行力提升兩大關鍵步驟，在導入執行理念文化的基礎上，集中精力進行制度、流程的設計與優化，構建企業的流程制度環境，從而確保執行力持續提升。

構建執行力系統

杰成合力擁有具有多年知名大型企業中高層管理實踐經驗和豐富管理變革項目經驗的專業顧問團隊.杰成合力圍繞客戶價值，專注于企業流程的優化與組織執行力的提升，進而提升企業的核心競爭力。

同時，杰成合力自主研發了EPROS流程管理平臺，將國際先進的流程管理實踐經驗融入其中。EPROS可以引導企業持續做好流程管理工作，實現系統化的業務流程梳理、規范過程，以及持續的知識庫建設等。

產品廣泛應用于通信、電子制造、汽車制造、家電行業、電信行業、航空業、鐵路行業、能源行業、金融服務行業、快速消費品行業、養殖行業等多個領域，并受到客戶的好評。2011年，杰成合力被認定為“雙軟企業”。

幫助企業建立三大特點的流程體系

敏捷：流程首先要滿足市場競爭的需求，而敏捷往往是其中的關鍵要素。因此流程管理平臺要提升流程的透明度，減少不增值的環節，提高效率。

正確：在進行流程設計時要爭取第一次就做好，要對關鍵活動環節要進行精細化設計，同時建立必要的風險監控點。

便宜：流程還要滿足成本控制的要求，通過流程的規范化和精細化，降低組織的資源配置成本。

滿足企業三類用戶需求

流程管理員：主要負責公司的流程體系建設，把流程分配到各個部門，并責任到具體的人，讓流程持續優化、創新，建立能支持戰略目標實施的流程。

流程設計者：主要負責流程的建設（包括流程表單、樣例）和流程的持續優化、改進。

流程執行者：通過EPROS流程管理平臺查詢自己參與的流程及執行的活動。

軟件功能

1．EPROS可以幫助企業建立系統化、可視化的多級流程體系圖，梳理并展現流程體系清單表，定義流程名稱、邊界和流程負責人，將各種制度文件相互關聯。

2．通過流程建模工具（以最佳實踐方法論為基礎）和設計過程向導功能，保證流程設計的質量和規范性。

3．EPROS可以幫助員工很方便查閱和學習和自己有關的流程文件和活動模板。

4．EPROS可以將制度、標準相關聯。同時，EPROS流程管理平臺提供標準和流程關聯，標準可以關聯流程，從而避免多張皮問題的發生。

5．流程及關聯文檔的導出、更新和維護。通過流程知識庫的動態建設，將經驗沉淀在平臺上。

6．通過EPROS流程管理平臺，企業可以持續優化流程管理。

7．文件管理。包括集中上傳文件、自動更新文件、版本控制、文件任務、文件搜索；

8．流程搜索引擎。員工可以通過關鍵字、流程編號、流程地圖、流程類別、崗位和部門來查詢流程。