工程檔案管理方法精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇工程檔案管理方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】在建水利工程；檔案管理；管理方法與措施

在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設中直到驗收前，所形成的以及應當歸檔進行保存的文件，文件的內容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項目提出，工程研究，工程設計，方案決策，招標，施工，質檢與建立等日常工作活動。

1 在建水利工程檔案的內容

1.1 工程前期的檔案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報告，水文水利的分析報告，環境評估報告，當地的社會經濟與社會效益的調查報告，設計委托書，工程設計圖紙以及審批記錄等相關文件。

1.2 工程報批的檔案

工程報批的一些工作材料，其中包括了基礎建設的請示文件，計委與主管部門以及流域機構的批件，建設用地的批件，經批準的移民方案等相關文件。

1.3 工程施工的檔案

工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報告，施工合同，施工圖紙，設計變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗單與試驗報告，機電設備的合格證，施工記錄，質量檢查報告，事故等級評定與處理記錄，施工單位與技術人員的資質證明的復印件，以及監管人員對各個施工階段做出的結論報告等。

1.4 竣工驗收的檔案

竣工驗收期的一些工作材料，其中包括了單項工程的驗收報告，整體工程的驗收報告，以及驗收會議的原始記錄等。

2 在建水利工程檔案的特點

2.1 法制性

根據國家頒布的相關法律文件，對在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴格的規定，以此來保障工程建設的質量。因此，其第一個特點就是法制性。相關法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關系，也就是說，按照要求進行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規定進行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進行整理，對收入的一些批準性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經過有關政府部門批準或者資質鑒定部門的認可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項目的合法性。

2.2 同步性

對于在建的水利工程項目，在立項階段，就要進行相關材料的收集與整理，制定成檔案要求的格式；然后在現場勘測，設計施工，監察管理等這些合同的簽訂的時候，要對水利工程檔案的質量，份數以及移交事項做出明確的要求；而且在對工程進度與工程質量進行檢查的時候，要對檔案材料的收集與整理工作進行同時檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進展的全過程。

2.3 實用性

在建水利工程檔案，是具有實用性的檔案材料，在工程的建設時期，它可以作為施工單位的施工依據，而在工程驗收時期，它又可以作為驗收依據，并且在工程建設完成后，投入使用的時候如果出現了問題，又可以作為維修與養護的依據。所以，在建水利工程檔案是最具實用性的歷史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一個很復雜的系統工程，所以對應的檔案也自然由若干個單項工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個單項工程的檔案都是不可或缺的。

3 在建水利工程檔案管理方法與措施

3.1 提高認識

要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認真積極，盡量不出現差錯。并且嚴格落實《檔案法》與《水利基本建設項目（工程）檔案資料管理規定》中的相關內容。

3.2 檔案材料收集

進行檔案管理，首先要加強檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，檔案的管理部門應主動參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時的了解他們的工作動態，然后將一些批件與資料及時的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動和施工單位取得聯系，然后將檔案材料的整理要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環節中的檔案資料整理齊全，方便在日后進行檔案交接的時候不出現差錯。最后是在驗收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗收與交接的工作中去，并且在現場對移交的檔案資料進行仔細審查，認真核對，來實現水利工程建設與水利工程檔案同時驗收，如果任何一方出現了問題，都不予決算。

3.3 檔案材料整理

因為水利工程的建設周期較長，涉及的方面較廣，參加建設的施工單位多，建設的項目也錯綜復雜，所以在建設中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的整理工作，但是實際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料整理工作中第一個會遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數檔案管理部門都是采用按照單項工程項目來進行分類，例如對在建的水利樞紐工程進行檔案整理，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業不同設置不同小類。分類的編號使用工程代號與阿拉伯數字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡單，查閱起來還方便。其中，針對工程前期的檔案，尤其是一些報批文件，可以使文字材料在前，圖紙材料在后，同時正式批件在前，請示報告在后的順序進行整理排列。而對施工階段與驗收階段的檔案，按照工程的程序與專業進行排列，要保證檔案資料之間的聯系性，前后的關系不要弄混，然后裝訂成冊，形成規范的工程檔案。

3.4 制定檔案管理制度

需要檔案管理部門，依照相關的法律和政令，建立健全的規章制度，以此來規范檔案管理工作。規章制度涉及的范圍應當包括：檔案的收集與整理制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責任制度等。

3.5 管理人員的培訓

需要各級的水利部門經常對水利工程檔案進行檢查與指導，健全機構與體制，實行專人負責制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓班，采用不同的培訓形式，來提高檔案管理人員的專業知識以及檔案管理法規的理解，提升檔案管理人員的工作的素質與水平。

3.6 基礎設施的建設

在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進行一些基礎設施的建設，比如建設專用的檔案室，購買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。

參考文獻

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[3]曹良珍.論水利工程檔案管理現狀與對策[J].浙江萬里學院學報.2008(04)

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【關鍵詞】檔案管理；方法；科學化

我國國內的檔案管理水平，雖然與國外的先進管理水平還有著不小的差距，但是已然采用了較多的管理方法和管理設備，整體的管理狀況也有了很大地改變。在很長的一段時間里，我國的檔案管理水平處于十分低的狀態，而其中的原因主要在于工作內容地缺失上，很多的企事業單位，在最初的發展階段，并沒有太多的工作內容，相應地，也不會有太多的信息數據產生，因而不需要進行檔案信息管理。但隨著時代地變化，我國的檔案管理逐漸成為了提升整體工作效率的重要內容，進而人們加大了對其的重視，并采用了相關的先進管理設備和辦法，以提高整體的管理效益，優化工作進程。但是，并不是所有的先進管理辦法，都適合國內的企事業單位，不同的企事業單位，在檔案管理的內容和機制上，也會存在較大的不同。于是，很多的企事業單位，雖然實時地引進了其他優秀企業的檔案管理方法，但是所產生的效益十分小，許多時候甚至不能滿足當前工作的真實需求，與企業的實際發展狀況相違背。現階段，我國的企事業單位檔案管理，不應該隨意地引入檔案管理方法，如果不根據自身的實際狀況，進行檔案管理水平科學化的方法選擇，很容易產生諸多不良的影響。為此，在新時期的經濟社會建設下，國內的企事業單位，應當加大檔案管理方法的創新和優化，著重關注自身的發展方向和實際狀況，進而選取最為科學合理的管理方法，提升工作效益。

一、現階段我國國內檔案管理的發展狀況

在時代的迅速發展中，國外的許多企業，紛紛進行了工作方面的優化和創新，對檔案管理工作進行了全面地整改。與此同時，國內的企事業單位也不甘示弱，迅速引進了一些先進的管理機制和管理辦法，同時加大了對檔案信息管理工作的重視，對檔案管理部門進行了結構上的細化。現階段的我國，企事業單位的檔案管理，有了全新的發展，整體的工作效益相當高，不僅萌生了一些全新的檔案信息數字化建設功能，更加在服務內容上進行了全方面地拓展，不再拘泥于傳統的檔案數據搜集整理，開始拓展到檔案信息的利用和服務。這樣的功能，吸引了更多客戶的目光，并使得企事業單位的服務對象有了全新的印象。但是，與國外的檔案管理水平相比，我國的檔案管理水平依舊處于較低的狀況。在這個時候，許多的企事業進行了實時地探索，發現在管理設備上已然與國外沒有太大的差距，但是管理辦法的適用性，存在一定的問題。國外的檔案管理辦法選擇，與實際的企業管理有著很大程度上的銜接，能夠為企業各項工作的開展提供良好的檔案信息基礎。國內的檔案管理方法，雖然已經有了一定的先進性和優越性，但是并沒有實際的效用。而這樣的狀況蔓延了較長的時間，如果想要從根本上進行治愈，必然需要深入地了解當前國內檔案管理存在的問題，采取針對性地管理方法優化，以產生相當高的工作效益。

二、現階段我國國內檔案管理存在的問題

（一）整體的重視度十分低

我國的檔案管理，一直都沒有得到較為完善的創新和優化，很大程度上的原因在于傳統管理思想的阻礙。在我國的企事業單位工作中，有很多的工作內容，并不需要進行檔案記錄和管理，主要原因在于這些工作內容相對較為簡單，沒有記錄的必要，并且也不會對以后的工作或者決策產生任何的影響，因而企事業單位的檔案管理人員，并不會著重重視檔案管理內容，而將更多的心思放在了主體工作效率和質量的提升上。這樣的狀況和思想，意味著我國的企事業單位檔案管理，沒有明確的地位，與主體工作內容相脫節。于是，很多的企事業單位，并沒有給予檔案管理部門相應的權利，僅僅讓相關的人員搜集和整理檔案管理內容和資料，其他的服務內容則嚴重匱乏。一些企事業單位，甚至沒有完善的檔案管理部門，將其中的檔案管理工作交由相關的部門完成。這項的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但隨著時代的不斷變遷，它已經無法較好地面對當前工作的需要。現階段的國內企事業單位，所面臨的檔案管理工作是相當復雜的，需要進行的事業工作也越來越多，每一張工作都較為繁雜，其中的內容需要明確地記錄下來，便于以后的工作_展。而相當一部分的部門沒有完善的檔案管理機制和方法，于是在整體的工作中，出現了較多的問題。面對這樣的狀況，許多企事業單位進行了實時的改革，并加大了對檔案管理部門的重視。但是，這部分重視僅僅是對于企事業單位的高層管理人員而言，由于長期的習慣依舊存留，企事業單位的其他人員，對檔案管理工作的重要性依舊沒有全新的認識，甚至檔案管理人員，都將自己的工作內容視為可有可無的部分，缺乏工作的積極性和認真的工作態度。

（二）檔案管理部門的投入十分低

在企事業單位的工作中，人們首先看重的是主體的工作內容和工作質量，對于檔案管理部門，并不會進行太多地關注，即使在新時期的沖擊下，依舊有很多的部門沒有認識到檔案管理的價值所在。為此，當前的檔案管理部門，無論在權利上，還是資金配置上，都有著很大的不足。首先是檔案管理的權利和職責內容。一直以來，企事業單位對于檔案管理部門，都沒有賦予較為完善的權利，主要原因在于檔案管理部門的職業，在很長的一段時間都是簡單的檔案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作權利。隨著時代的變化，檔案管理部門的工作內容不斷地增加，職責上也有了全面地拓展，從最初的檔案分類管理變成了現如今的檔案利用服務，甚至形成了全新的檔案數據庫。但是，在權利的賦予上，檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升，始終堅持著以往的工作機制。于是，在對某些檔案信息的處理上，需要經過多個部門的審核和批準，檔案管理部門并沒有太多的權利，而其中所消耗的時間十分長，一旦客戶對這份檔案信息的需求十分緊，將會直接導致提供時間上的研究，使得客戶產生諸多的不滿。其次，在檔案管理部門的資金投入上，企事業單位一直將較少的資金投入到其中。一開始，企事業單位所給予的檔案管理資金十分少，主體原因是因為檔案管理部門本身屬于一個簡單的工作部門，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要進行較多地投入。但隨著時代的變化，檔案管理部門的工作變得相當多，每天還需要面臨多種壓力，而所配置的資金無法實質性地解決檔案管理部門的各項支出問題，這也是導致檔案管理水平難以獲得有效改善的重要原因。

三、提升檔案管理水平科學化的方法選擇及實踐

（一）因地制宜，選取最為科學的檔案管理方法

在整個企事業單位的檔案管理中，檔案管理方法的選擇起著最基礎的作用，而且能夠影響到整體的檔案管理質量。因而在提升檔案管理的水平上，需要優先選取最為科學的檔案管理方法。而如何實現檔案管理方法選擇的科學化呢？必然需要根據企事業單位的實際狀況進行?，F如今，我國的經濟建設速度不斷加快，越來越多的企事業單位萌生出來，它們的工作內容是不一樣的，如果在檔案管理的方法上，選擇的方法過于單一，會因為這些方法的不適用性，產生較多的發展阻礙。為了提高檔案管理方法的適用性，檔案管理部門應當著重分析企業內部存在的各種問題，并對各種問題進行多方面地思考和探討，接著再根據檔案管理部門的真實需要，選擇最為切實的檔案管理方法，并對它的適用性進行檢驗和分析，一旦出現某一方面的問題，應當進行迅速地調整和改善。同時，對于檔案管理方法的科學性，需要根據實際的檔案管理需求進行調整，在檢驗的過程中，要做到切實有效，不能盲目地進行，如果選擇的方法缺乏可行性，很容易對整個檔案管理，產生多方面的影響。

（二）加大對檔案管理部門的資金投入

對于檔案管理部門而言，開展高效的檔案管理，首先需要的是足夠的資金，如果資金不到位，其他的管理方法和管理機制即使十分優越，也難以產生實際的管理效益。當前國內的檔案管理，工作內容已然得到了全方面地拓展，不僅需要對工程項目進行信息搜集和記錄，還需要對檔案進行科學有效地管理并提供相應的服務，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果沒有資金上的支持，整體的工作效率十分低。同時，當前的檔案管理部門，已然有了全新的工作結構，在檔案管理部門中，設置了相當多的下屬部門，每個部門分擔了不同的工作內容和職責，因而所需要的資金也會相對較多。此外，檔案管理人員的工作積極性，與其薪酬有著最為直接的聯系。現如今的檔案管理薪資并不高，但是他們的工作內容卻在不斷地增長，因而整體的工作積極性嚴重下降，不愿意從事其中的工作，導致相當多的專業檔案管理員出現了流失的狀況，整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此，在新時代的發展中，我國的企事業單位應當迅速加大對檔案管理部門的資金投入，滿足其實際的工作需求，進而產生較高的工作效益。

結束語

總而言之，新時期的檔案管理工作，面R著多重的挑戰，本身的管理機制和方法上，也存在較多的問題。為了改變這樣的狀況，提升現有的檔案管理水平，企事業單位需要正確審視當前檔案管理存在的問題，并采取科學有效的措施進行應對，選取最為科學的管理方法，相應地投入一定量的資金，進而使得整體的工作效率大幅度提升，更好地為人們提供優質服務。

參考文獻：

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[關鍵詞]檔案管理；現代化；討論

中圖分類號：G327 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）29-0209-01

檔案管理工作是一項非常重要的管理內容，其在企業的發展過程中發揮著非常重要的作用，在傳統的檔案管理模式的基礎上，應用現代化的管理方法及管理模式實現檔案管理工作的現代化，是時展的必然需求，同時是檔案行業實現自身的突破與發展的需要，本文就主要對檔案管理的現代化進行簡單分析探討。

一、 檔案管理現代化的意義

隨著社會經濟的發展，各項技術都取得了進步與發展，各個行業都在科技的帶動下取得了一定的突破與進展，新時期發展背景下，檔案管理行業想要實現科學、高效的發展，就需要在時展過程中，不斷的完善自己，實現現代化發展，這樣才能保證在激烈的市場競爭中保持較強的競爭力水平，同時，檔案管理工作實現現代化發展也是時展的需求，現代社會中各個行業都在高科技水平下快速發展，如果檔案管理行業不能實現自身管理模式及管理方法的轉變，積極應用現代化的管理方式，那么其就難以跟上時代的發展腳步，容易與時代的發展脫軌，難以實現良好的發展前景，由此可見，現代社會中，實現檔案管理工作的現代化是非常必要的。

二、 檔案管理現代化的主要內容

檔案管理現代化是一個動態的、發展的、相對的概念，社會發展過程中，不同時期，對于檔案管理現代化的內容要求具有一定的差別，現代社會的檔案管理，從內容上來講，主要包括這樣幾方面的內容：檔案管理標準化、檔案管理手段的現代化、檔案保護的現代化、檔案資源的信息化，下面就對這幾方面的內容進行簡單分析。

1、 檔案管理的標準化

檔案管理工作中，要想實現現代化管理，其基礎就是要實現其管理工作的標準化，這主要是由于在檔案現代化管理工作中，要建立在廣泛協作、嚴密分工、先進技術的基礎之上，在實際的檔案管理工作中，要想實現其標準化的管理，應該根據實際的管理需求，制定出嚴格的標準與規范，并要在實際工作中積極貫徹相關的標準與規范，使得相關的分工協作及技術應用能夠遵循統一的標準與依據，最終實現檔案管理工作中各相工作的有機聯系與統一，并在相關的管理模式之下取得較好的經濟效益。

2、 檔案管理手段的現代化

要想實現檔案管理工作的現代化，就需要在現有基礎上，應用各種有效的現代化管理手段，這主要包含理論手段與技術手段兩方面的內容，首先對其現代化的理論手段進行簡單分析，這主要是指實現檔案管理方法理論的現代化以及其應用層面的現代化，在檔案管理過程中，要積極的學習與借鑒已經發展成熟的現代化管理方法及管理理論，并結合自身的檔案管理需求，在檔案管理實踐中不斷的提升自己，最終形成具有自身特色的檔案管理現代化理論體系。另一方面，要積極的將現代化先進技術手段應用于檔案管理工作中，在實際的檔案管理現代化實踐中，要能夠積極應用現代社會中的先進技術設備、技術手段及技術成果，最終高效、全面的實現檔案管理的自動化與專業化。

3、 檔案保護的現代化

傳統概念上的檔案保護現代化通常指的是：實現檔案載體保管保護、檔案管理設施、檔案庫房等的現代化，隨著各種先進科學技術的快速發展與廣泛應用，現代化信息技術及新型存儲介質快速發展，檔案信息的載體也表現出多樣化的發展趨勢，聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等信息的檔案載體不斷應用于檔案信息管理工作中，與傳統的檔案信息存儲方式相比，新型檔案載體在檔案信息的記錄與存儲工作中，更加的高效、全面與方便，這也對檔案保護現代化提出了更高的要求，相關的檔案管理部門應該在現有技術上，對新型檔案的存儲及管理方式進行深入的研究，應用各種有效的保護方式，實現檔案保護的現代化。

4、 檔案資源的信息化

現代社會已經步入信息化時代，在這種大的時代背景之下，各行各業的發展都開始以信息化發展作為主導，先進的信息化技術在社會及國民經濟的發展過程中取得了越來越廣泛的應用，檔案管理工作中，應用各種高科技信息技術，實現其信息化發展是非常必要的，這就需要在實際的檔案管理工作中，應用科技化的手段對檔案管理程序及相關的檔案資源進行信息系統加工，使其能夠在計算機網絡中實現整體的傳輸與運轉，最終能夠有效的實現檔案管理資源的開發利用與合理配置，這對于檔案信息資源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 檔案管理現代化的相關要求

1、 加強檔案館基礎工作的管理

檔案館基礎工作的有效管理是實現檔案管理現代化的基礎條件與基本保障，這就需要在實際的管理工作中，依據檔案館的運行特點及實際需求，全面、細致的做好其各項基礎工作，這對于檔案管理現代化的順利開展具有積極的作用。

2、 實現檔案館管理的現代化

實現檔案館管理的現代化，首先需要實現其管理思想的現代化，這就需要在思想上改變檔案管理人員對于現代化概念的認識，并要要求所有管理人員以勇于改革、更新觀念、認清形勢的思想作風開展檔案管理工作，并要在實際的工作中不斷的探索新的管理途徑與管理模式。

3、 對不同內容、不同載體的材料進行妥善管理

現代社會中，檔案館中各種檔案信息的種類多種多樣，其材料載體也是多種多樣的，除了傳統的紙質檔案，還有磁盤、錄音磁帶、錄像帶、照片等各種不同種類、不同載體的檔案信息，這就需要相關的管理人員在實際的管理工作中，應用合適的管理方法，保證其管理水平的提升。

4、 實現管理手段及保管條件的現代化

在檔案現代化管理中，對于管理手段及保管條件具有較高的要求，這就需要在實際的管理工作中，對檔案庫房的溫濕度進行有效控制，并要保證檔案載體材料的微小化、現代化，并要能夠應用計算機等實現存儲信息的檢索，這對于檔案管理的現代化發展是非常必要的。

結束語

隨著社會市場經濟的發展，檔案管理工作中，實現其現代化發展是非常必要的，本文就主要對檔案管理現代化的意義、內容及相關要求進行了簡單分析，對于檔案管理的現代化發展具有一定的參考價值。

參考文獻

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【關鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業，已成為化工企業檔案類工作的重點。

1.化工企業工程項目檔案管理的重要性

化工企業工程項目檔案管理是化工企業尋求發展的重點，而化工企業工程項目檔案管理是化工企業在管理中的關鍵內容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。

2.目前化工企業工程項目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識不強

化工企業建設工程涵蓋項目的可行性調研、上報建議書、選址、土地規劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態，與工程管理部門和施工單位聯系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業務水平不足

目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現沒有人繼續完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內容缺失、簽章手續不到位；復印件過多，整理不規范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質量，致使重點工程的檔案無法真實的展現工程情況且無法發揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強檔案管理工作的舉措

3.1強化宣傳，加強檔案意識

化工企業工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內容歸納進工程管理的內容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業的發展規劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。

3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規定、規范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強化對檔案的收集

工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。

3.4實行同步跟蹤管理

化工企業工程檔案管理工作和工程建設進程必須同步，當建設項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現場進行檢查和指導，及時發現并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。

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關 鍵 詞：檔案管理 現代化 必要性 內容途徑

一、實現檔案管理現代化的必要性

檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸展現代檔案管理的過程?，F階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代

化、檔案管理人員現代化等五個方面。檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。檔案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。

知識經濟時代，實現檔案管理現代化的必要性有如下幾點：

（一）依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

（二）知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

（三）知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將迸一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將曰趨完善、科學、合理。

（四）知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。知識經濟時代的檔案人員必須要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識，這樣才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能，推動檔案事業發展。

三、實現檔案管理現代化的基本內容

檔案管理現代化是當今世界檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案事業快速發展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，從而不斷豐富和發展檔案管理現代化的內容：

（一）其手段是檔案管理實現現代化?，F代化的檔案管理要求必須以創新的思想和觀念來開展。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式。傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節?，F代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。因此要實現檔案管理現代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機管理檔案，以數字化的信息技術提供利用服務，提高檔案現代化管理的整體平。

（二）其優勢是檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

（三）其核心是檔案資源信息化。21世紀，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現代化的核心內容。

（四）其開放陛使檔案利用也實現了現代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發展，以數字化、網絡化手段提供優質高效的檔案信息服務，已經成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。

二、加快檔案管理現代化的發展進程

第一、要培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養既 懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

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（一）主要特點

水利勘測設計電子檔案有很多的特點，主要包括以下幾點：第一，電子檔案的組成部分比較多，而且電子檔案的系統性和完整性也比較強，其中的文本表格和圖形都是檔案的重要組成部分。第二，電子檔案具有階段性的特點，因為，水利工程勘測設計包括很多個階段，主要有勘測和規劃階段，同時還包括初步設計階段，還有施工研究階段，最后一個階段是竣工階段，這幾個階段都可以在電子檔案中體現出來，因此，電子水利工程勘測電子檔案具有階段性的特點。第三，指的是專業性特點，因為水利工程勘測設計本身的專業性就比較強，所以要想完成整個水利工程勘測設計必須要有相關技術人員的支持與配合，促進水利工程勘測的順利進展，這樣決定了其文件和電子檔案的專業性比較強。第四，水利工程勘察電子檔案還具有動態性的特點，水利工程勘測設計主要是為水利施工提供相應的服務，所以，在實際的施工過程中會遇到變更的情況，面對這種情況，需要對其進行動態化的設計，從而保證設計的準確性和適時性。

（二）勘測設計的動態特征

水利工程勘測設計作為施工之間的設計，因此在具體的施工過程中由于種種原因，常常會出現一些設計的變更。如：對文件和圖紙進行修改或者補充，甚至還會出現一些不適應勘測設計的圖紙而丟失不用。電子檔案能夠使得勘測設計的動態性更加的快速與精確。

二、水利工程勘察設計電子檔案面臨的問題

（一）管理模式不規范

由于電子檔案在水利工程行業應用的時間相對較短，沒有形成統一的檔案管理模式，電子檔案管理的內容不符合水利工程檔案管理的要求。盡管水利工程行業已經意識到了電子檔案管理對水利工程行業發展的重要性，并且在設計企業內部運用了該系統進行檔案管理，但是對各項功能了解得不全面，電子檔案的優越性沒能充分地展現出來，相關的檔案管理模式不規范，導致電子檔案在應用過程中出現檔案破損、失效和泄密問題。

（二）檔案管理人員的知識結構比較落后

電子檔案的管理區別于傳統的紙質管理，它的出現和應用將對管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑戰。過去的檔案管理人員知識結構已經不能適應現如今的電子檔案管理，普遍的認為電子文件很難轉化為電子檔案，原因主要是因為它依托于壽命不長、易被修改和復制的載體。對電子檔案的保存持有懷疑心理，在水利工程勘測過程中并沒有因為電子檔案的出現而獲得改觀，紙質檔案與電子檔案仍需要同時保存，不僅沒有減輕工作量，相反還會增加工作的負擔。這些都使得水利工程勘測設計的檔案管理人員對電子檔案并沒有想象上的熱衷。且對于大部分管理人員來說，都普遍的缺乏相應計算機輔助管理檔案的知識，并且同行業中也未形成相應的模式，這些都阻礙了水利工程勘測設計的電子檔案管理的發展。

三、水利工程勘測設計中電子檔案的管理和利用

（一）電子檔案的收集管理

電子檔案和傳統的紙質檔案管理相比，更容易丟失或者是修改，所以需要對水利工程勘測電子檔案進行必要的管理和控制，確保電子檔案的真實性和可靠性，同時進一步提高電子檔案的完整性。水利工程勘測電子檔案主要是對勘察設計的數據進行記錄，并對水利工程設計中的數據信息進行科學合理的管理和控制，最后對信息數據進行歸檔，但是需要注意的是，應該保證信息數據的可靠性和完整性。

（二）電子檔案鑒定管理

加強對工程勘察設計電子檔案的鑒定，能夠確保電子檔案的真實性，防篡改，提升電子檔案的價值。電子檔案的鑒定與傳統的紙質檔案鑒定內容具有一致性，需要確保對內容和形式進行深入地分析，明確里面存在的主要內容。應該利用職能鑒定法對電子檔案進行鑒定，能夠確保鑒定的合理性和合法性，展現出電子檔案的應用價值。

（三）水利工程勘測設計中電子檔案的利用

電子檔案的產生給檔案的利用帶來了前所未有的新特點，電子檔案的利用不僅給技術人員提供了最大的便利。電子檔案能夠使得工程勘測設計能夠在最短的時間內迅速的檢測到所需要的信息，不僅提高了檔案的利用速度和調查準確率，并且在電子文件時代，對外服務方式有了很大的變化。電子檔案改變了傳統檔案管理模式，它能夠使得檔案在許多終端上得到顯示，不僅打破了檔案份數的限制，而且還打破了時間、地點的限制。電子檔案可以提高其利用率，此外還可以鏈接。通過一個網站可以進入到其他網站，并且利用者也可以在任何地方通過計算機查到電子檔案。

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近幾年，筆者所在企業的固定資產投資項目越來越多，而與此同時，上級對于項目檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了能夠做好項目檔案工作，確保項目檔案的完整、準確、系統、有效，為項目整體驗收打下良好基礎，促進國有資產保值增值，筆者所在企業積極探索項目檔案工作管理新方法，制度和計劃相結合，不斷創新管理方法，堅持以人為本，因地制宜地建立了適合企業自身管理方式的項目檔案管理體系，初步實現了項目檔案的全過程管理。下面筆者就具體措施做一簡要介紹。

創新管理方法。注重可操作性。落實項目檔案管理體系全過程管理

在固定資產投資項目檔案管理工作中，僅靠制度和計劃是遠遠不夠的，再完美的制度和周密的計劃也必須能夠執行下去才能體現其完美和周密，才能發揮他們的作用。必須通過具有實際操作性的方法和手段，才能將制度和計劃真正落到實處。經過不斷的摸索和嘗試，總結經驗教訓，工廠創新了多種管理方法和措施，初步實現了項目的全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。具體管理流程見圖。

方法一：工廠在進行新項目報告申報、編寫等工作時，檔案部門要協助進行相關報告的準備工作，借此檔案部門在項目立項之初就能及時掌握項目整體情況，做到提前介入。

方法二：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等技改及自籌項目)進行招標方案評審必須通知檔案部門人員參加；如不開會，采取招標文件(方案)評審表會簽形式，則必須送交檔案部門會簽，否則該文件(方案)項目主管部門不予通過。檔案部門在進行招標文件評審或會簽時，從項目檔案管理角度對招標方案提出意見和建議，確保招投標文件符合歸檔要求。

方法三：在進行固定資產投資項目工程及設備儀器開標日寸，檔案部門人員必須到現場參與，在知悉開標過程和結果的同時'及時收集、整理、登記相關招投標文俄

方法四：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等)合同審查會簽過程中，必須送交檔案部門審查會簽，否則財務部門不予支付首款。通過參與合同審查，檔案部門的文件歸檔要求在合同條款中得到了合理的體現，使文件資料的歸檔具有了法律效力，為后續文件資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎。如在與施工方、設備供應商、監理方簽訂的合同條款中明確要求文件資料移交歸檔完畢后才能支付尾款(該項費用比例一般占總款的10％～20％)。

方法五：在進行工程技術交底時，檔案部門參與并將文件歸檔要求和歸檔范圍對施工方進行交底，使施工方能夠從一開始就對工廠的文件歸檔要求有一個詳細的了解和掌握，確保施工文件資料歸檔的完整、準確、系統、有效。

方法六：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統一交檔案部門，檔案部門對施工圖進行建賬、登記和更換，并通知相關部門進行簽字領用，避免了因管理不統一而造成的各部門使用施工圖不一致，進而影響施工工程決策的問題。

方法七：項目工程的基礎、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，―方面及時掌握工程進度，另―方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進行指導、檢查。

方法八：工廠要求工程監理方除履行正常的工程監理外，還必須對施工方的文件資料進行監督檢查，工程完工后，除了監理總結報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監理方擔負起對施工方文件資料的監督、檢查工作，在提高施工方文件資料質量的同時減少檔案部門工作量。

方法九：設備儀器到廠開箱驗收時，檔案部門必須到場參與，清理并記錄隨機文件數量和種類，做到心中有數。

方法十：在進行包括基建工程和設備儀器在內的所有固定資產投資項目尾款支付時，移交歸檔的文件資料必須經檔案部門檢查認可合格并簽字后，工廠財務部門才能支付尾款，這一管理措施的執行，將檔案部門追檔案轉變為施工方及設備儀器供應商主動歸檔的良好局面。

通過以上在項目檔案管理工作中逐步摸索、積累、總結出來的、行之有效的方法和措施，工廠項目檔案管理制度和計劃在項目實施過程中得到了有效落實，實現了從項目立項到結束的項副當案全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。

加強工作協調，充分重視溝通，為

項目檔案管理體系提供有效補充

制度、計劃和方法都是相對固定的，而實際工作中面對的情況千變萬化，制度、計劃和方法不可能做到包治百病，解決實際工作中的一切問題，且制度、計劃和方法在某些情況下顯得過于剛性，不利于工作的長期開展。針對實際問題，及時溝通、耐心協調是制度、計劃和方法的必不可少的重要補充和。

對規章制度中未明確、未涉及的內容輔以各種協調紀要、會議紀要加以明確規定，作為規章制度和工作計劃的有效補充。為保證文件資料的及時歸檔，及時解決文件歸檔過程中的各種具體問題，檔案部門采取開會集中協調，面對面交流，電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時的溝通協調，齊心協力，共同努力，確保文件資料歸檔的完整、準確、及H寸、有效。

為保證文件資料的及時歸檔，檔案部門定期與規劃部門進行溝通，確保文件資料歸檔計劃的及時準確列入工廠固定資產投資項目執行計劃和落實考核；檔案人員經常到相關業務部門協調、指導工作；檔案部門、基建管理部門、設備采購部門和宣傳部相關人員全程參加項目竣工驗收和設備儀器開箱，確保了材料的完整性；檔案部門與環境安全管理部門、保衛部門共同努力，開展項目“三同時”文件辦理；檔案部門與財務審計，監察等部門共同參與，認真進行項目財務決算和審計。

溝通、協調作為制度、計劃和方法的有效補充和強力，進一步充實、完善了固定資產投資項目檔案管理體系。

以員工為根本，培訓自學相結合，提升項目檔案管理體系執行人員能力和素養

人是固定資產投資項目檔案管理體系的執行主體，再好的制度、計劃、方法和協調溝通工作也必須要人來執行，執行人的工作能力和水平直接制約著固定資產投資項目檔案管理體系的執行效果。因此，員工職業能力和素養的提升就十分重要，為此，工廠采取派出去、請進來和組織自學相結合的方法，努力提升員工能力和素養。

一方面，工廠積極派員參加固定資產投資項目檔案及固定資產投資項目相關內容的業務培訓，提升專業知識；同時定期引導、組織員工學習基建工程、設備儀器、安全、環保、職業病等國家地方政府相關法律法規，不放松相關專業知識的掌握。

另一方面，積極聯系、組織員工到固定資產投資項目檔案工作水平較高的其他企事業單位進行實地考察，與他們進行面對面的討論和交流，學習他們的先進工作方法和經驗；此外還直接邀請固定資產投資項目檔案工作方面的專家對員工進行有針對性的專門講座。

執行人員的能力和水平的不斷提升，從根本上確保了固定資產投資項目檔案管理體系的良性運轉。

認真自查問題，不斷改進方法。保持項目檔案管理體系運行活力