電子文件與電子檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子文件與電子檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

1 當前紙質文件檔案管理現狀與問題分析

由于大量的會員加入進青少年體育俱樂部，信息的采集、歸檔、管理，就對俱樂部會員的檔案管理工作提出了更高更新的要求。

電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它在檔案管理中的功用，人們還未能充分的運用。從運動員加入俱樂部的自然信息、每日訓練情況、參賽成績，到運動員以后的去向，都是采用紙質文件記載。這樣，日積月累，形成了大量的文件檔案。對日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、財力的浪費。這樣的檔案管理模式已經不能適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。

2 如何實現電子檔案管理的轉化

以往，人們習慣于紙質文件的采集、歸檔、整理，對檔案管理人員技術水平要求不高，只要避開天災人禍，遵守管理和保護的要求，就能長期保存。而電子檔案則不同，當使用先進電子設施將信息記錄于存儲載體后，就對檔案資料進行全方位，多層面的管理。這在很大程度上解決了檔案管理上信息共享，自動化處理的一些新技術的要求。

由于大量的辦公自動化系統進入了我們的生活辦公領域，為我們提供了檔案電子化管理的先決條件，我們要及時地把原有紙質檔案轉化為電子檔案，把新產生的信息直接用電子文件形式歸類存檔。避免電子文件與紙質文件的“雙套制”保存模式，這既提高了工作效率，又節省了資源。

3 新管理模式的探索與實踐

提高電子文件生成與日常管理意識，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發利用與管理。我館青少年體育俱樂部檔案從2005年開始，就對電子檔案管理模式進行了探索與思考，并做了以下幾方面嘗試：

1）在電子檔案的管理過程中我們還明確了責任到部門責任到人要求，要求電子檔案的形成、管理、運輸等日常 的監督、指導保管等工作有業務部門負責。并要求業務人員熟練的掌握計算機以及軟件、硬件的系統，保證電子檔案能夠有效的識讀。并要求管理人員一定要具備計算機專業反面的知識，熟練的掌握計算機系統的操作技能。并能組織、編寫、歸檔電子文件的各種檢索工作，并要積極主動的提供服務，以確保能充分發揮電子檔案的作用；2）對在冊的所有體育俱樂部會員及運動員進行全方位的信息采集并形成完整的電子文件。經本人確認無誤后，輸入電子計算機存儲立案，減少了傳統檔案的管理，錄入環節，實現了電子文件從登記，立卷到歸檔，錄入的一體化管理；3）為了使電子檔案的管理能夠生動、具體、可視化，我們還采用了圖像和影像的形式管理電子檔案。我們都把每次的賽會都要用相機拍攝下來形成照片，并用計算機的輔助設備把獲取的圖像文件制作完成，保存到電子文檔里。有時還用攝像機把賽事攝錄下來，經過計算機處理之后獲得動態的圖像文件，按文件的格式形成文本文件，圖像文件、影像文件等，保存到電子檔案中，以備以后活動時查找和使用；4）對每天來館活動與訓練的會員及運動員實行每人一張電子信息卡，對活動內容，訓練項目及時間進行日常管理，實時有效地掌握會員及運動員的訓練狀況和身體適應能力，為下一步編制訓練計劃提供第一手資料；5）實現與各省級和國家級訓練單位的并機聯網，實現資源共享，及時有效地掌握各級訓練單位的運動員的比賽成績及科學的訓練方法和先進的管理模式?？朔^去閉門訓練，賽不出好成績的窘狀；6）對運動員的未來去向實行跟蹤管理，完整地記錄了每位運動員從選才、訓練、參賽等一系列運動生涯。包括一些影像資料的存檔，都為我們日后競技體育發展提供了詳實的資料，這是原有紙質檔案所做不到的。

4 電子檔案進入體育俱樂部的成果

1）使青少年體育俱樂部的教學工作和日常工作能夠正常化、規范化的開展。避免賽會和訓練活動在場地和時間上出現矛盾，有利于宏觀調整俱樂部的教學訓練工作；2）電子檔案的建立把青少年體育俱樂部的活動宗旨，訓練理念用互聯網的發式，傳輸給全市的青少年和俱樂部的會員?？梢约皶r有效的開展俱樂部的日常訓練和各項賽事活動；3）電子檔案的綜合運用，能夠將教練員零散的訓練材料系統化，將比賽的實踐經驗理論化，克服了過去教練員訓練計劃混亂，丟失，賽后總結不及時全面的現象。同時，隨著檔案內容的增加，也豐富了體育教練員以及管理人員的知識，為開展體育科研活動指明了方向，并提供了大量的經驗資料；4）使用電子檔案管理俱樂部有利于提供體育俱樂部開展各項體育活動，促使俱樂部的各項體育活動能夠長期、規范的開展下去。從而不斷豐富了全市青少年體育活動，另一方面有利于俱樂部的教練員們組織開展各項體育教學工作。

5 加強體育俱樂部電子檔案管理

1）提高電子檔案管理意識

電子檔案與紙質檔案一樣，同樣涉及到安全歸檔、管理、利用等問題，與原有紙質檔案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有紙質檔案的功能。

2）對電子檔案實行系統化管理

青少年體育俱樂部電子檔案的生成是整個體育系統電子檔案形成的源頭，檔案管理工作必須從源頭做好，對生成的電子檔案實行科學化、規范化、標準化管理，保證歸檔后的電子化檔案完整、有效、真實。

3）加強對電子檔案管理人員的培訓

加強對電子檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務素質。培養一支具備電子數字化檔案管理，信息處理，傳輸能力的后備人才隊伍，是我們現今社會檔案管理的當務之急，檔案行政管理部門應加強電子化檔案管理的業務培訓。

4）加強檔案的日常管理

要把日常收集來的檔案材料，進行科學的分析，整理和分類之后。完整系統的建立起來，做到電子檔案管理科學化、系統化、完整化。運用它來指導開展俱樂部的日常工作，督促體育教練員們不斷提高業務水平和能力，更有效的提高體育俱樂部管理人員的業務水平，充分發揮了電子檔案在體育俱樂部管理的綜合優勢。

參考文獻

篇(2)

Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

關鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質文件,它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對檔案業務管理工作的影響

2.1 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,而應用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2.2 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

3 電子文件對檔案學理論的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上,另一方面表現在檔案的形式上,如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等,都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中,電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行,它便于修改、便于復制的特性,使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象,電子文件出現以后,檔案工作的對象發生了變化,其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。

4 檔案界所應采取的對策

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的,隨著人們對利用服務工作的重視,使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此,在原有平面結構基礎上,又增加了一項檔案信息載體內容,就構成三維空間,形成了立體化的管理結構。

4.4 檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案信息電子化了?？梢钥隙?加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

篇(3)

【關鍵詞】電子文件；應用；電力公司檔案管理

前言

電力在我國的城市建設和經濟發展過程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發展電力資源，從而為經濟建設提供源源不斷的發展動力。因此如何完善對電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應用流程，成為電力行業發展的一個急需解決的問題。電力公司不斷的對檔案管理中電子文件的應用做出改革，利用現代信息技術和科學網絡技術對電力單位檔案管理工作實施新的條例。檔案管理逐漸轉向電子文件應用方面，主要利用數字化和信息化來對檔案進行集中管理。下面主要對檔案管理中電子文件的應用流程作出分析。

1電子文件收集

我們在創建電力公司的檔案管理過程中，要充分利用信息化時代帶來的電子文件檔案管理應用功能。首先應在平時的管理工作中，對日常的電子文件進行收集積累。每當電力公司完成一項任務或者是企業發展走向一個新的領域時，要及時的將發展過程中的經驗保存下來。這種檔案管理主要是利用電子文件進行實時收集。在平常的管理工作中大多管理者會使用電腦等信息化設備來對電力公司的日常任務做出規范，對未來的發展方向做出有效引導。而這些信息的發出全部是依靠電子文件進行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們在進行檔案管理中，首先要及時的對檔案的電子文件進行收集。將其他格式的電子文件載體轉化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個電力公司檔案管理發展過程中的作用不可忽視，我們必須要加強電子文件收集能力。

2電子文件初步鑒定

電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數據和電力統計，我們在進行電子文件初步鑒定時必須認真鑒定電子文件的真實性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數據信息發展規律。首先要確保電子文件的內容和平時電力公司的基礎數據完全吻合，完全是對以前的發展過程中電子文件進行的復制歸檔。要使電子文件的內容結構和背景信息與原始信息進行初步鑒定，確認與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個不完整的電子文件不能有效的說明電力公司的發展軌跡，無法使電力公司的發展狀況用數據表達出來。因此一定要對電子文件的完整性進行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實的原始材料，建立完善的管理技術系統。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發展中正確調用電子文件檔案。

3電子文件存檔

電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內容，促使電力公司的檔案管理得以健康發展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對電子文件存檔工作作出分析。

3.1文本型電子文件存檔

文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計算機的迅速發展，越來越多的電力公司開始利用計算機的快捷性原理，編寫文本文件來進行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數字，文字和符號表達式的綜合運用，從而形成一個完整的文本文檔，然后文本文檔進行分類整理。在電腦網盤上選擇一個存放電子文件的系統盤，并將企業重命名為檔案的主要標題。然后再在主目錄里設置各種分目錄，開始將對應的文本型電子文件存放到相應目錄中。文本型電子文件存檔后，越來越多的應用型數據會被存入到大型數據庫當中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強對電力公司電子文件存檔的管理。

3.2音頻型電子文件存檔

音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動中，經常會利用各種出聲音文件和視頻文件對員工進行培訓。這種電子文件具有更加直觀和真實的感覺，具有極其強大的說服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴格的存檔規范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因為隨著電力公司的發展可能會導致檔案管理過程中，一些人會利用職務之便，隨意改造個人檔案。從而對電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進行分類，同時對每個音頻進行編號。按照編號的順序進行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時也要對電子檔案進行多次保存，確保電力公司不會因為數據丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強音頻操作基礎知識。

3.3圖像型電子文件存檔

圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時的管理中，要把平時的圖像利用信息化設備儲存下來。圖像文件能使調用者直觀地了解檔案中的數據信息，從而迅速完成檔案查詢。要對圖像進行時間順序編號，在不同的圖像下方添加備注，以便后來的調用查閱。隨著手機的廣泛應用，越來越多電力公司職員開始利用手機進行保存數據。他們在平時往往是往往習慣使用手機對平時的檔案進行拍照，然后上傳到個人空間像冊。這種圖像會在他們的個人設備上長久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩定性也極高。圖像對于加強圖像電子文件的發展也尤為重要，促進了電力公司的檔案管理工作。

4電子文件的檔案審核

電子文件存檔后，已經形成了一個完整的電子檔案。電力公司往往會將檔案歸納總結，全部核定封裝成為公司的檔案手冊。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴格按照歸檔的項目類型對其檔案進行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會將檔案投入使用。如果各部門發現檔案內容和格式中還存在錯誤，要及時的與相關部門進行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領導。領導再次進行核查，如若無誤后，將審核結果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個步驟，只有在這一過程驗收合格后，才能將電子文件轉化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。

5結束語

電子文件具有極其強大的快捷性和穩定性，電子文件的使用對于檔案管理工作的實施起著關鍵性作用。電力公司可依靠計算機技術對電子文件進行分類總結，從而提取符合電力公司發展的文件。在檔案管理過程中，要尤其重視各種電子文件的應用流程，處理好各種電子文件間的關系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。

參考文獻

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篇(4)

關鍵詞 信息時代 電子檔案 傳統檔案 管理

伴隨著計算機電子技術的高速發展，辦公的自動化以及網絡化也逐漸的普及和成熟，以前的許多要靠人工處理的工作都可以直接通過計算機或網絡來處理，在文件處理的整個過程中幾乎可以實現無紙化，同時伴隨著無紙化辦公的普及大量的電子文件也就應運而生。通過對電子文件的形成過程分析，如果對電子檔案的管理還是采用傳統的檔案管理方式就顯得不合時宜。

一、電子檔案管理與傳統檔案管理的對比

1.電子檔案管理的歸檔方式和時間與傳統檔案管理不同。電子文件在其形成過程中需要進行隨時的數字簽名、信息認證以及加密保護，以確保電子文件在處理和傳輸過程中準確無誤，同時對檔案部門接收到的電子文件的原始性以及真實性予以保證。電子檔案的歸檔可以在文件辦理好之后隨時進行，或者也可以采取周期性的定時統一歸檔方式，電子文件形成后可以由該部門通過傳輸或備份的方式交給檔案管理部門，同時檔案管理部門對電子檔案進行編號和設置訪問限制級別，為今后查找檔案的人員提供便利。

2.電子檔案的分類和編號管理與傳統檔案有所不同。對于電子檔案的分類，檔案管理部門是在接收到電子文件后當即就對每一個文件編制一個文件號，同時將文件相應的分類號和檔案號也設置好，并且在歸檔的同時對主題詞進行標引以及著錄。隨著技術的進一步發展，電子檔案的管理也引用了先進的檢索工具，這樣用戶只要有電子檔案的文件號或者關鍵詞，就可以調閱相關的各類電子文件，這樣在很大程度上降低了檔案管理工作者的工作強度。

3.電子檔案管理的保管方式與傳統的檔案管理不同。相對與傳統的檔案而言電子檔案的文件載體容易老化一些，同時隨著計算機信息技術的發展也會涌現出更多的電子文件載體，這些都在一定程度上對電子文件的長期可讀性產生影響。有鑒于此，檔案管理部門要盡量對能夠統一格式存儲的電子檔案進行適當的格式轉換，以利于今后對電子檔案的利用。

二、電子檔案的管理過程中遇到的問題

1.電子文件比較容易被修改。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經修改過了。同時，電子文件在網絡上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。

2.界定電子文件的原件比較困難。電子文件的制作是在計算機平臺上完成的，它是通過不同的媒介或網絡來進行傳播的，可以同時在多個計算機上對同一個電子文件進行展示，這也使得不同時間、不同地點、不同的人所得到的相同內容的文件就沒有區別了，不像紙質文件可以很直觀地分辨出哪一個是原件哪一個是復印件。

3.為適應信息時代計算機技術的發展，電子檔案的格式也要經常的變換。在人們全面進入信息時代以來，計算機技術無論是軟件還是硬件都在以非?？斓乃俣茸儞Q著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進行格式和結構上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區別。另外，由于目前的技術有限，還沒有普及電子文件的簽署技術，也就是說還不能在每一份電子文件上進行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

三、對電子檔案管理進行優化的策略

1.建立健全電子檔案管理的制度。為了更好的做好電子檔案管理工作，檔案管理部門應該專門建立和健全電子檔案管理制度，并將該項制度納入到信息管理的科學工作程序中去。與此同時，對電子文檔的管理工作要定期地進行自查、總結以及考核。電子文件的歸檔及管理工作應該要用電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門這三者結合的方式來進行。

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［關鍵詞］信息技術；醫院；電子檔案管理

當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發展進步，這也為提升醫院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產生了形式多樣且規格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫院管理效率的必然要求，也是醫院實現跨越式發展的根本項目。

1信息技術在醫院電子檔案管理中的價值

1.1提升醫院電子檔案的管理水平

醫院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的醫院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監控，可保證管理工作的連續性。根據電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數據文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規則，可有效提高醫院電子檔案的管理水平。

1.2提高醫院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫院借助信息技術，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉借。借助信息技術及計算機系統，能夠有效實現資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關信息，檔案管理人員還可根據實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3完善醫院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術亦是醫院整體信息化建設的重要內容。通過建立并不斷完善醫院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術，統籌安排醫院信息及電子檔案工作，可促進醫院各部門的協調管理，提高醫院管理效率，實現電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發現存在的不足，予以修正，為醫院的信息化建設提供有力的保證。

2醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題

信息技術在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術有效地應用于醫院電子檔案管理中。使用信息技術管理醫院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及內容較廣，涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術進行多元化轉變，才能由原本復雜的結構、不一而足的形態、雜亂的存儲方式，轉變為可歸檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術在表現出巨大優越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網絡安全等問題。應用信息技術進行醫院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫院網站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術管理醫院電子檔案，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業的檔案業務能力、嫻熟的電子信息技術操作能力、豐富的文化涵養等，才能適應強大的數據整理以及難度較大的管理工作。

3信息技術在醫院電子檔案管理中的有效應用

3.1完善電子檔案管理體系

優質可行的管理體系是將信息技術有效應用于醫院電子檔案管理中的重要環節，可規范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發揮信息技術的優勢，促進電子信息技術應用。醫院電子檔案管理體系應結合醫院發展的實際情況加以構建和完善，以充分發揮電子檔案服務于社會、服務于醫院的功能。一是充分借鑒并利用現代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結、發展，形成科學、合理的現代化檔案管理體系。二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫院電子文件的形成、積累、收集、整理有據可依，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫院電子檔案管理有關規章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現各個環節的有章可循，有據可查，落實到人，有效規范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。三是構建行之有效的獎懲制度，給予工作表現優異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現不佳的人員予以適當的督促，在充分提高職工責任心的同時，增強其工作積極性，從而更好的完善醫院電子文檔管理體系。

3.2建設電子檔案信息數據庫

建設電子檔案信息數據庫是醫院電子檔案管理的重要舉措，是實現電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關鍵。檔案信息數據庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環境和元數據的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫院工作相關的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環境及數據，以保證電子文件收集的時效。二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質版本予以歸檔。三是利用信息技術，實現醫院電子檔案管理的網絡化，及時發現并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫院檔案網絡系統中檔案信息資料存儲的內容，及時更新并補充信息內容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數據流失，可在進行數據資源管理時，將系統設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數據安全。四是實現文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現文件檔案的統一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態過程、相關的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3檔案隊伍專業化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質，可實現依法治檔，進而使檔案人才培養模式進一步創新。只有現代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業隊伍規模不斷擴大，檔案人才隊伍結構和整體素質得到顯著提高,才能有效利用信息技術進行醫院電子檔案管理，并充分發揮其價值。一方面，通過考察、培訓等培養教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業檔案理論知識、計算機網絡技術、電子文件知識、知識產權保護知識、基礎網絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質。醫院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫院對電子檔案管理的需要，并根據實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規定和新要求，還可邀請行業專家前來醫院，傳授電子檔案管理的知識經驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫院檔案管理人員的業務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。另一方面，可創新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以滿足醫院電子檔案管理的發展需要。

4結語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術加強醫院電子檔案管理工作，不僅是時展的需要，也是提升醫院檔案工作效率，推進醫院可持續發展的重要保障。隨著信息技術的不斷發展，醫院電子檔案管理也體現出日新月異的特點，相關人員應正確認識信息技術在醫院電子檔案管理中的價值，充分了解醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數據庫、提高檔案管理人員素質等方面著手，不斷改進醫院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

主要參考文獻

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關鍵詞：檔案 管理 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0231-01

隨著社會快速的發展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業的未來趨勢，能夠提升服務社會的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發展檔案管理信息化建設，希望能夠同步于社會的發展需求。特別是一些計算機管理應用較多的單位管理工作，在這些管理活動中，電子文件的優點得到了大家的認可，也有取代紙質文件的趨勢，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設速度，就是關鍵。

1 當前的檔案管理信息狀態

因為現代技術的廣泛應用，辦公實現了自動化和無紙化，檔案的形式也有了較大的不同，像是一些文件的起草、簽發、歸檔都可以通過計算機以及通訊線路完成，因此，這樣的檔案形式就需要是能夠進行機讀的檔案形式，這樣的檔案利用和以往的紙質檔案利用存在較大的差異性。這些差異性說明檔案工作人員所面對的檔案既有紙質的也有機讀的。將檔案信息為有需要的群體和組織進行提供是檔案工作的職責，可是在提供這些檔案信息的時候，應該要保證檔案的真實性和有效性，那么讓機讀的檔案符合這些要求，是我們檔案工作者需要考慮的問題，而且，檔案信息電子化是檔案利用的必然發展方向。

2 加強檔案管理信息化建設

2.1 建立網絡檔案系統

建立檔案數量化應用平臺。為檔案的利用提供渠道，建立內部服務網以及公眾服務網，讓這些網的作用得以發揮，讓其可以為檔案工作的宣傳和服務提供幫助。加速檔案文件信息標準建設，積極的準備各項硬件設施，提供硬件保障，加強研究檔案管理軟件設計，為檔案信息的交換和資源共享提供條件和基礎，通過一系列的策略來確保這些檔案資源的真實性和安全性。

2.2 加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

（1）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

（2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門之間相互協作，形成互補，讓電子文件歸檔可以成為有機的整體，提高電子檔案的質量。

（3）完善電子檔案歸檔工作的技術處理。電子檔案這種新型的檔案形式必然會涉及到電子檔案歸檔這個內容，檔案工作人員應該要對目前的文件工作進行研究，接收和處理大量的電子文件，為這些電子文件的原始信息進行保護，對其來源和去向了解清楚。借助技術手段來將歸檔的電子文件標注為“只讀性”文件，禁止文件的修改，對文件的原始性給予保障，讓其可以發揮出紙質文件的作用。

（4）處理好電子檔案的存儲問題。電子檔案都是以電子材料來作為存儲介質，一般都是可以保存非常長的時間的。從這些載體中取出信息是不需要接觸的，因此，不會磨損。電子文件的介質通過密封保存，不會受到外界環境的干擾，可是因為電子文件載體的發展比較快，讀取設備的更新也比較快，需要定期的進行文件轉換和復制，避免信息的無法使用和失效。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1 做好歸檔工作，提升管理水平

依照檔案管理的需求，為不同載體檔案進行處理和轉換，讓其能夠在不同的讀取設備上都能夠使用，讓電子文件的價值得到保留，實現電子文件的真實性、完整性和有效性。使用先進電子文件管理技術，提供科學的管理方法，讓電子管理水平得到提升，滿足電子文件應用的需求。

3.2 建立高水平的檔案管理隊伍，提升管理人員的水平

檔案管理人員需要從以往的雜業特點進行轉化，提升其專業素養。檔案管理現代化管理工序比較有序，人在管理過程中的決定性因素比較大，因此，需要對檔案管理隊伍進行建設，提升檔案管理隊伍的整體水平。檔案管理領域目前比較少有復合型人才，一般都是專精于計算機或檔案管理的，因此，對于兩者兼會的人才比較渴求；為檔案管理隊伍提升提供條件，提供一些崗位來讓檔案人員進行學習，豐富他們的知識面，提供工作指導；建立良好的競爭機制，調動管理人員的積極性，人都有惰性，需要通過管理機制的設置和崗位調配來激發他們的積極性，發揮出每個檔案管理人員的作用。

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一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手

在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。

4、規范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

參考文獻：