辦公室檔案管理職責精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇辦公室檔案管理職責范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務?，F代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.

[2]張紹華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（6）.

篇(2)

爆竹傳吉語，臘梅報新春。轉眼，2019年的工作即將告一段落，一年來，辦公室在公司領導和各位同事的支持與配合下，認真履行部門職責，較圓滿地完成了各項目標任務?，F將部門年度工作狀況總結如下：

（一）加強部門人員自身學習。辦公室作為公司的綜合協調部門，工作任務繁雜而艱巨，而辦公室人員的學識、潛力和閱歷與其任職都有必然的聯系，所以部門人員始終不敢掉以輕心，不斷在學習：向書本學習、向周圍的領導學習、向同事學習。在工作中加強與各部門的配合與聯系，用心提高部門各項業務素質，爭取工作的主動性，努力提高工作效率和工作質量。

（二）創新檔案管理模式。以往公司采用的是傳統檔案管理模式，即將紙質檔案分類裝訂，存儲在檔案柜中。但分類較為模糊，且文件、資料經部門間傳閱較為分散，造成查找不便，極大降低了辦公室的工作效率。公司領導充分意識到了該檔案管理模式的弊端，批準辦公室收集各科室的零散文件資料，統一實行電子檔案管理。這一舉措極大提高了檔案查詢的效率，使公司的檔案管理實現了跨越性的飛躍。

（三）公司會議安排布置。年內，我公司共召開了大小會議包括夜學超過百余次，公司對內、對外的會議，辦公室從會前準備到會中服務及會后跟蹤，會議接待、會場布置都能較好地完成，以及重大會議的信息報道，保證了各項會議的成功召開。

篇(3)

關鍵詞：辦公室檔案、收集整理、內容、措施、信息化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對辦公室檔案收集和整理進行分別，因此本文分別對學校辦公室檔案收集和整理的內容、特點、改進措施以及實現信息化管理的必要性、策略進行了詳細的分析。特別是隨著科學技術的發展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發展的，因此學校應該加強對辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內容以及特點

1、 辦公室檔案收集整理的內容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個工作內容，分別是對檔案資料的搜集、對檔案資料的整理、對檔案資料的審核以及對檔案資料的保存。這四個內容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進行，如果漏掉其中一個工作內容，將無法開展檔案的收集和整理。比如，在開展辦公室檔案收集和整理的第一個步驟就是對檔案資料的搜集，如果漏掉這個步驟，那么之后的工作也就無法開展。對檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對檔案資料進行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對檔案盒內的檔案資料進行整理，按照相關的目錄進行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對檔案資料進行審核，檔案必須要求真實性，因此要用來存檔的檔案就一定要保證真實性，要不將會影響到之后的工作，因此工作人員需要對檔案進行審核。最后，檔案資料的保存就是對審核通過的檔案資料進行分類歸檔，方便之后的查詢。

2、 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創新性。首先，辦公室是與學校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案資料應該具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對于檔案的查詢。其次，檔案資料在收集和整理的過程中是嚴格按照學校相關的規章制度來進行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發揮出檔案的作用，在進行檔案整理的過程中，應該結合學校的發展而調整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是學校與其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案資料的來源眾多，而且數量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復雜性的。因此，在進行檔案資料的收集和存放的時候，就應該對檔案進行分類，因此首先要對檔案的分類大綱進行編制，這樣才能方便之后的檔案分類管理和存放。一般情況下，檔案的分類大綱有以下幾種：第一，是上級下達的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級下達的公文，可以根據不同的上級進行分類，如省下達的公文、市下達的公文。其次，辦公室材料文件包括的內容比較多，比如一些平級單位送過來的相關文件，還有其他部門所送來的各種請示以及報告等等。最后，各種參考資料，比如學校內部的宣傳資料等等。

2、 加強對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案的分類大綱后，檔案管理人員就結合檔案分類大綱來對檔案進行分類存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對檔案盒進行說明，比如該檔案盒是存放市上級下達的公文，就要在檔案盒側面表明“市上級下達公文”。其次，工作人員應該對每一份檔案都進行編號，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級所下達的公文。在進行檔案的存放的時候，工作人員應該嚴格按照編號來進行存放，并且做好相應的登記，這樣在查詢檔案的時候才能更好根據登記內容來查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對檔案資料進行轉移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強與其他部門之間的關系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門就要加強與其他部門之間的關系處理，特別是職責關系。處理好與其他各部門的職責關系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統的辦公室檔案資料收集是直接到各個部門進行紙質版的檔案收集，隨著社會科技的進步，工作人員可以通過網上來收集信息，比如關于上級下達的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來進行歸檔。除此之外，學校也應該完善對檔案的查詢途徑，比如學校員工可以通過網上來對檔案進行查閱，從而大大地節約了員工查詢檔案的時間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實現辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實現辦公室檔案信息化的必要性

實現辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過實現辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實現辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過實現信息化，檔案可以實現網上分享，員工可以根據自己需求來查詢自己所需的檔案資料，從而更好地實現檔案的交流和分享。最后，實現辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統的紙質檔案進行保存，如果一旦出現火災，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現發霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實現辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動硬盤中，而網上云端以及移動硬盤的安全性遠遠要高于紙張的存放。

2、 實現辦公室檔案信息化的策略

實現辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個，分別是加強對檔案管理人員的素質培訓、加強對檔案信息的保護以及完善檔案信息系統的建設。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學校應該定期對檔案管理人員進行信息化培訓，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對于計算機系統的運用、文件分類和查找的運用，從而更好地實現辦公室檔案信息化。其次，在實現辦公室檔案信息化的過程中，必須要加強對檔案信息的保護，由于大部分的檔案資料都是僅供內部查閱，因此一旦檔案管理的計算機被病毒入侵，就很容易導致學校的檔案資料外漏，對學校以及員工都會造成很大的影響，因此學校要加強對防火墻技術的開發，提高檔案管理計算機的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統的建設對于實現檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統主要是對檔案資料進行分類加工以及進行查閱檢索，因此檔案信息化管理對于檔案管理人員的專業性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發現辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應該時刻都保持著學習的心態，不斷地提高自身的專業技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻：

[1]張巖. 淺析辦公室檔案管理的改進與人員素養提高[J]. 蘭臺世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 辦公室業務，2014，05：171-172.

[3]劉子晗. 探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]. 黑龍江科技信息，2016，25：196.

篇(4)

關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”?！兑幏丁分袑τ谶@些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版），2010（8）：130-131.

篇(5)

關鍵詞：檔案管理；辦公室；改進；人員素養

Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.

Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

一、辦公室檔案管理工作的內容

檔案系統的基礎工作是檔案實體管理，信息的開發和反饋是在檔案實體管理的提前下進行的，檔案實體管理就使對檔案進行集中，安全，統一，高質量的管理，檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環節：

（一）收集

檔案的收集是豐富館藏的重要工作環節，是實現檔案集中管理的前提?？茖W技術的發展，使檔案的載體記錄方式出現了多樣化趨勢，現在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質的記錄方式，而是伴隨著計算機網絡技術的產生，以聲像，圖片等多媒體方式進行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機，作為機讀檔案數據庫，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

（二）整理

檔案整理是一種系統的整理過程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規律進行整體歸納，從而化零散為系統。檔案整體的對象為收集的有價值資料，一般手動操作，現在主要為計算機操作。當分類、組卷時計算機隨時可以迅速的對電子檔案中的單份文件從任何角度進行分類組合，可以盡可能的表現文件之間的在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系。

（三）鑒定

檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環節。將檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態，使檔案存貯優質化。

（四）保管

檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環節。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用?？茖W技術的發展為檔案的管理工作提供了新的手段。

二、對辦公室檔案管理工作的改進建議

上述工作內容既是事業單位中辦公室檔案管理中基礎的工作，也是非常重要的工作。辦公室工作的主要職能是參與政務，管理事務，搞好服務。而檔案管理工作是辦公室“三務”工作的一個重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎和前提。加強檔案規范化管理，開發和利用檔案信息資源，充分發揮檔案在實際工作中的作用，是辦公室工作的一項重要任務。因此，在長期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據自己的工作經驗，對事業單位中辦公室檔案管理工作提出幾點改進建議：

（一）將辦公室檔案管理工作制度化

建立健全檔案管理工作規章制度，實現檔案管理科學化、規范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項規章制度，是做好檔案工作的關鍵，是開展檔案工作的行為準則。辦公室要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，根據《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時結合本單位的實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責和要求，使檔案管理工作進一步向規范化、標準化邁進。

（二）辦公室檔案管理工作要完善硬件資源

做好檔案工作必須有一定的設施保證，辦公室要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發展奠定了良好的基礎。

（三）推進辦公室檔案管理方式的電子化

科學技術的進步為檔案管理方式方法的創新提供了條件。電子政務的推行使檔案的歸檔整理產生了根本性的變革，傳統紙質檔案一統天下的局面受到沖擊。為了適應變革，國家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》等一系列法律法規。檔案部門必須從當前電子文檔形成的特點出發，采取相應的對策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢下，無論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實踐，無不滲透著人類科技進步的成果。

三、辦公室檔案管理工作人員素養的提高

21世紀是知識經濟時代，是信息時代。經濟的發展必然會豐富檔案內容，不斷出現的新載體和現代化管理手段如計算機、互聯網等的應用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機會，也面臨著諸多困難。辦公室檔案管理工作的順利開展，離不開檔案管理人員的高素養。作為一名路政大隊的辦公室檔案工作人員，筆者認為可以通過以下幾點來提高檔案管理工作人員的素養：

（一）從選人源頭把好關

在選配檔案工作人員時，要認真堅持德才兼備的標準，特別是在道德品質方面，要挑選那些愛崗敬業、公道正派樂于奉獻、、遵紀守法、保密觀念強的同志從事人事檔案工作。要定期進行業務培訓，上級業務主管部門應定期舉辦相關知識培訓班，組織檔案管理人員學習上級文件，了解業務知識，交流工作經驗和心得，以適應形勢發展的要求。要鼓勵檔案管理人員加強進修學習，提高專業素質，解決“半路出家”、專業性不強的問題。

（二）培養強烈的責任意識

1、有平常心

檔案管理人員任務重、要求嚴、責任大，工作沒有前臺的輝煌，只有后臺的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻。這些要求工作人員發揚“老黃?！钡木?，勤勤懇懇，任勞任怨，置個人得失于度外，力求達到“淡薄以明志，寧靜以致遠”的崇高境界。

2、有上進心

檔案工作者只有保持旺盛的學習上進心，不斷從學習中汲取營養，才能更好地適應形勢發展的需要。在“學習―實踐―提高”的循環往復中使檔案管理工作始終保持蓬勃的生機和活力，不斷開創檔案工作新局面。

（三）優化人員的知識結構

第一，要有扎實的信息理論知識和相關知識。檔案工作者必須掌握信息管理和文件、圖書、情報等領域的基本理論和專業管理技能，才能應對面臨的挑戰。

第二，要熟悉當代政策法律知識，并掌握管理科學的基本知識。

第三，要不斷提高自己的計算機水平。事業單位檔案標準和規范本身是一個系統工程，必須推進事業單位檔案數字化和電子化建設，這就需要檔案管理人員要有熟練的計算機操作技術，充分利用網絡資源，不斷提高自己檔案管理的水平。

參考文獻：

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具體的工作思路是：化解個矛盾，發揮項功能，抓實個細節，落實項重點工作。

一、要切實解決好個矛盾

一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區別主要體現在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。

二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。

三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。

四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

二、發揮項職能，抓實個細節

一是發揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協作精神和服務理念，善于對上加強聯系，對內加強管理，對外搞好協調，對下做好服務。要立足發展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創造性，以較高的政策理論素養和業務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。

二是發揮協調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協調各方，承內聯外，有自身的工作職責和工作規則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創造條件，又要協調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。

三是發揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。版權所有

四是發揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。

五是發揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則以明確責任。要通過建立一套科學規范的工作制度、工作程序、工作規則，使每項工作都有章可循。

六是發揮督辦功能，突出“抓得實”。要據實情、講實話、干實事、創實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。

三、重點做好五項工作

一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩定；二是積極開展人員整訓；三是實施靠近指導，采取現場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優罰劣。

二是建改并舉，抓好制度建設。確定××年為辦公室的基礎建設年，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現公司內部管理“有法可依”。

三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩定。

四是要嚴格程序，抓好事務管理工作（印章管理、乘車證管理、招待費使用、電話費管理等等）。強調按原則，走程序，防止出現漏洞。

五是要定標明責，抓好節支降耗工作。對機關辦公用品的管理實施定額控制，初步的想法是：建立審批制度；季度辦公用品限額等措施。

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［關鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學化水平

1提高辦公室檔案管理科學化水平的必要性

辦公室的檔案管理工作能否順利進行，其對于單位的日常發展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國經濟的不斷發展，其市場競爭力度也在不斷地擴大，這就導致了企業單位要想獲得良好的發展，就必須進一步提升自身的核心競爭能力，而進一步加強辦公室檔案的科學管理工作則是提高單位自身管理水平的一個重要途徑，并對單位的發展有著至關重要的影響意義。

2辦公室檔案管理特點與現階段存在的問題

(1)辦公室檔案管理的特點。檔案管理工作的對象是相關資料的收集、保存。同時也是管理工作的重點內容。檔案是對事件、過程、人物的真實記錄，具有歷史意義與紀念價值，能夠為后期工作開展提供應用與借鑒。因此在規范化管理工作過程中，管理工作重點應該是檔案本身及與之相關資料收集保存。如文件、書報等。管理工作需要分類進行，便于利用時能夠高效便捷。(2)種類較為冗雜。辦公室檔案的種類比較多，整理工作任務量大。檔案內容涉及了多個方面，如合同、文件、協議等。也會有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結合到公司實際情況的需要，分門別類，便于后期應用時能夠及時準確查找。(3)雖說電子檔案近年來已經慢慢被人們所使用，但在我國現階段較為常用的還是紙質檔案。紙質檔案在管理的過程中，容易發生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質的問題，這些都會給單位和個人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會造成國家各項工作無法正常地進行和開展。另外就是現階段很多檔案管理人員對檔案管理的方法比較傳統，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無法為人們所用。所以說必須提高辦公室檔案管理科學化水平，讓每一個檔案都變成活的資源。檔案無論是對個人的前途命運還是國家的社會文化、經濟和政治建設來說，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進行。提高辦公室檔案管理科學化水平是保證檔案管理工作的正常進行的基礎，是實現社會主義現代化建設的重要措施。

3加強檔案管理工作的主要做法

(1)對傳統的檔案管理方法進行改革。①樹立正確、科學的檔案管理理念。傳統的檔案管理觀念較為落后，已經不符合現代檔案管理的需求，對傳統的檔案管理方法進行改革已經成為現階段我們的首要任務，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹立正確、科學的管理理念，提高檔案管理科學化水平。②完善設施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對辦公室的硬件和軟件設備提出來更高的要求，我單位已加大資金投入，根據檔案管理的需要，建立了符合標準的實物檔案陳列室、檢索室以及獨立的檔案資料室，我們還對庫房配置了防磁柜、空調、溫濕度計、滅火器以及檔案柜等基礎防護設施，對檢索室配置了專用電腦和打印機等，我單位現階段的硬件措施完全符合標準檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質檔案實行結合。目前我國較為常用的還是紙質檔案，但是隨著信息化的發展，電子檔案的應用也越來越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰。我單位現階段實行的是將電子檔案與紙質檔案進行結合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網絡安全等因素，我們還需要加強對電子檔案的安全管理。首先在對電子檔案進行管理的時候我們要注意對其數據進行保存和備份，避免因網絡問題出現檔案的丟失和缺損現象。其次我們要定期對電腦進行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過多而引起文件中毒和丟失的現象。(3)檔案管理科學化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個人綜合素質對檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數量的增多和管理要求的增加，對檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強對其的綜合素質培養。在加強管理人員綜合素質的時候一是我們要加強管理人員的專業理論知識，我單位管理人員積極參加了業務知識的培訓，努力地提高自身的專業知識理論，這一點是非常值得肯定的;二是我們要注重對管理人員職業道德和素養的培養，一個管理人員對專業技術的掌握再到位，沒有責任心和創造能力，那他的管理工作也是無法做好的。只有擁有責任感，并能在工作中不斷進行總結創新的人，才能更好地為國家和社會服務。(4)依法對檔案進行管理。檔案管理工作很是復雜，其對單位和個人也有著重要的作用，所以我們必須要有專門的管理人員和管理機構去負責檔案管理。在我們對辦公室檔案管理水平進行提高的時候也要對檔案管理的制度進行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計劃，并成立了專門的檔案工作領導小組。加強了對檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進行了《檔案法》《湖北省檔案管理條例》等檔案法的學習，制定了檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制、檔案安全保管突發事件的應急預案，完善了對檔案分類、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對于企業的而言，辦公室主要領導要協助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進辦公室檔案管理工作向著統一化與規范化方向發展，最終實現科學化管理。在具體操作方法上可以依據不同標準對檔案進行分類，對文件進行編號，便于使用時能夠快速查找。對于某些重要信息，需要對其單獨存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權利與責任，以制度對其行為進行規范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過程中相互監督，從而確保管理工作能夠正常開展。(6)增強檔案管理工作意識。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識，了解相關法律法規對檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責與權限，但是對于企業而言，對經濟利益的追求是第一位的。管理者對于企業檔案管理工作沒有投入過多的關注。因此在相關資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時代環境下，作為管理工作者而言，要改變對檔案管理工作傳統的認識，積極主動地改善現有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時向領導匯報。以此來改變檔案管理工作的獨立局面。同時也可以獲取領導的指示，避免工作開展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強檔案管理工作人員意識可以從多個方面入手，常見如培訓學習，培訓學習的方式是靈活多樣的，重點在于培訓工作結束后，受訓人員是否有明顯收獲，培訓結果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓效果，可以將培訓工作與管理制度結合到一起。增強工作人員意識也可以從制度上進行規范，以外在力量進行引導與約束，通過對其行為的不斷強化，形成一種意識。除此之外，也可以開展各種形式的宣傳工作。

4結論

隨著現代科技的發展，宜昌市職業技能鑒定指導中心的檔案管理水平也得到了進一步提升?，F代信息化技術的發展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對應日益增多的電子檔案進行管理，這也是社會發展與進步的必經之路。

參考文獻: