檔案電子化的重要性精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案電子化的重要性范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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［中圖分類號］ G270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

檔案信息的管理是指相關部門對檔案實體和檔案信息進行有效的管理并提供相應的利用服務等各項業務的總稱。近年來，隨著計算機技術的普及與發展，信息的電子化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中。一些企事業單位由于檔案信息管理過于復雜，采用傳統的人工管理方式，效率低下而且極易出現差錯，而借助于計算機電子化技術，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準確率。隨著市場經濟的不斷發展完善，加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應用與影響，具有非常積極的現實意義。

1 檔案信息管理電子化的優勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關心的當然是最終呈現在他們面前的信息內容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現必須具有系統性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務。檔案的電子化是檔案管理的發展趨勢。

1．1 檔案信息管理電子化的優勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優勢。其一，它可以發揮現有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經調查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率，并節約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產出，可以從根本上擺脫信息加工受經費限制的不利局面。

1．2 檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應用與推行，但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統，檔案管理和網絡管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現標準化和規范化。檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮，而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下。檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關的復合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學習，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現代化的計算機系統，但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2 檔案信息管理電子化的應用策略

2．1 轉變思想，提高領導者的現代化意識

在進行檔案信息電子化的過程中，領導者的現代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領導具備一定的現代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統，而且也想方設法吸引相關的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領導，眼光狹隘，認識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后，人員素質低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉變思想，切實提高領導者的現代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。

2．2 謹慎選擇技術路線

近些年來，信息科技取得了突飛猛進的發展，這也是技術革命的主要特征，目前微機工作站、服務器性能的提高以及應用軟件的開發過程對我國檔案信息的電子化進程有著非常重要的影響，在這種條件下，謹慎選擇合適的技術路線是非常重要的，應該在單位積極推行先進的電子信息處理技術，促進經濟效益和技術因素的統一發展。當前檔案信息電子化存在的一個問題是，檔案信息的電子化進程對于技術的因素要求很高，但現實的技術發展條件卻無法滿足這種要求，因此，要謹慎選擇技術路線，通過不斷提高技術水準來滿足檔案信息電子化發展過程中對于技術的要求。

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【關鍵詞】物價局 電子檔案 管理

隨著我國信息化程度的不斷推進，傳統的手工管理方式已經無法滿足如今管理的需求。因此，將傳統的手工管理模式電子化管理轉變成為相關檔案管理及利用部門的迫切要求。物價局在經濟發展、企事業單位的精神文明建設中發揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統建設是提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。電子化使得機讀形式的檔案信息具有真實性、有價值性，從而推進檔案信息電子化建設的步伐。

一、物價局電子檔案的特點

1有效性

由于物價局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強的真實性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應一個區域的經濟管理狀況，在現實的使用過程中檔案信息也有著極強的適用性。

2易損害

電子檔案的信息需要依賴于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質和光盤。光盤常用的記錄易產生物化性質變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質發生反應、易出現磁道損壞等問題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、利用和統計。另外還易丟失，物價局電子檔案在網絡環境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應該準備好緊急應對的方式以確保檔案信息公開的安全性。

3使用方便

電子檔案幾乎無重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質文件經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統結合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對檢索更加簡單、方便。其次，能夠實現資源共享。電子檔案由于不受時間和空間限制，可以同時發給若干個網絡終端，使利用者擺脫時間和空間的制約。

4唯一性

物價局檔案信息不僅僅所涉及的內容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個企業所涉及的信息資料都存入專門的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復制性。每一個信息資料有著較強的獨立性，因此一旦出現丟失的情況會很難 修復和查找。因此，物價局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹慎，才能更好地發揮其價值。

二、物價局電子檔案管理的重要性

1電子檔案是物價局管理質量的反應

電子檔案涵蓋了從調查開始到驗收的全部信息，可以客觀直接地反應整一個地區的經濟運行過程。從某種意義而言，電子檔案是物價監督活動直接作用下的產物，因此，可以幫助我們來檢查某些企業或者是商家的運營情況。如果在使用過程中發現問題，可以通過電子存檔的資料來找出相關的問題，來更好地發揮其有效監督的作用。

2電子檔案質量管理與物價局服務管理是優化統一的整體

有利于掌握一個地區的經濟運行過程，同時更好地明確了其中的責任利益歸屬以及經營中所涉及的所有細節問題，利于經營者把握更好地把握市場價格以及控制漲幅度。

三、物價局實現電子檔案有效管理的途徑

1加強人員管理

電子檔案安全管理關鍵在于人員的管理，必須加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范非蓄意的人為疏失。對于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時要進行加密處理，電子檔案存儲設備必須只允許指定負責人員進入。

2提高電子檔案規范化水平

檔案信息電子化首要的是檔案業務要規范，要推進檔案電子化建設必須抓好檔案規范化，把握好兩者的辯證關系。

3構建行之有效的建設體制

新技術的廣泛應用促進了檔案事業的發展，但因檔案工作有其自身的特點，網上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門應該根據“全國檔案信息化建設實施綱要”，以擴大檔案信息資源開發利用為目標推進檔案資源信息管理信息服務網絡化的進程，促進檔案事業為改革開放和現代化服務。同時建立電子檔案網站，方便百姓利用，電子檔案網站是為百姓服務的，而不是僅僅是為檔案專業人員服務的。網站建設應以用戶需要為宗旨把利用工作做到實處。因此，檔案網站應支持非正式用語的檢索。

4強化電子檔案的檢測與維護

4.1減少信息丟失率

電子檔案的記錄載體會出現自然老化或磁性衰減的現象從而導致信息的丟失。因此每年至少應該進行一次，采用科學的采樣方式檢測載體外觀上是否出現物理損壞或變形外表是否清潔、有無霉變現象，內容上進行修正或更新。

4.2采用先進的安全防護技術

一是身份驗證， 為了防止無關人員進入系統應當在其訪問之前對其身份的合法性進行驗證；二是對文檔進行加密保護， 對重要的電子文檔采用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等來加密；三是安裝防火墻，防火墻通過保護層強制性地使所有的訪問或鏈接都必須經過檢查，采用過濾技術、服務技術和狀態監控技術等構建多層次的縱深型的防護體系。

總之，物價局電子檔案工作要以改革求加強，以創新求發展，為我國的經濟發展做出貢獻。

【參考文獻】

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[4]吳艷玲吳文剛.淺議電子檔案的保護[j]商業文化┭術版，2010（7）

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一、企業電子檔案的形成與利用

 

(一)檔案信息數字化

 

數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

 

(二)電子檔案管理系統

 

電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

 

(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變

 

在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。

 

(四)電子檔案的存儲與利用

 

電子檔案通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

 

對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

 

二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題

 

(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應

 

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。

 

(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視

 

很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。

 

(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責

 

很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。

 

(四)企業的檔案管理的信息化建設滯后

 

首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。其次，在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

 

三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法

 

(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構

 

各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，并在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

 

(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展

 

電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網絡為用戶提供服務，并促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。

 

(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用

 

企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。

 

(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

 

只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

 

綜上所述，電子檔案在企業發展中將發揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案的建設，提高電子檔案在企業中的應用和普及程度，才能促進電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。

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引言

隨著改革開放政策的實施，我國的經濟得到了大力的發展，在這種情況下，檔案在企業的發展過程中占有的地位就在不斷地提升，如何對檔案進行管理成為了一項重要的內容。而在當前階段，檔案的種類以及數量在快速的增加，內容更加的復雜，功能性更加的強烈，使檔案在企業的發展過程中具有重要的意義，這時各個企業中就都建立了相應的部門對檔案進行管理。而電視廣播行業作為我國一個重要的行業，加強對檔案的管理，使其在運行的過程中發揮出重要的作用，因此，加強對廣播電視行業檔案信息電子化管理進行研究，使檔案能夠發揮出更大的作用，體現出其應有的價值，為廣播電視行業的發展做出重要的貢獻。

一、廣播電視行業檔案信息電子化管理的優勢

1.增加了檔案管理工作的效率

在廣播電視行業運行的過程中，為了滿足社會的要求，新聞的種類以及數量在不斷地增多，在這些新聞中，不僅僅信息的內容數量較多，而且內容的種類較為復雜，如文字類信息、視頻類信息、音像類信息等，導致檔案管理工作的任務量不斷地增加。并且，在少數民族地區，由于多種因素的影響下，還是依然使用傳統的手動管理方式來對檔案進行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理時使用電子化進行管理，只需要使用計算機，就可以簡單的將這一工作進行，改變了以往任務量大的問題，有效的增加了管理工作的效率[1]。

2.為檔案的完整性提供了保證

在廣播電視行業的檔案中，包括的資料非常的豐富，包含了社會中的各個行業，無論是航空事業的研究、生物科技的研究等高端行業，還是人們的正常生活及低端行業，都會進行大量的報道。而少數民族地區的廣播電視行業不僅要報道上訴的一些新聞，而且報道中還會體現出一些少數民族的特色，使檔案的儲存工作帶來了難度，常常會出現檔案缺失的問題。而使用電子化管理對檔案進行管理，在第一時間將檔案的信息輸入到網絡中利用先進的網絡技術儲存起來，為檔案的完整性提供了保證[2]。

3.加強了檔案的查找效率

在一些少數民族地區對檔案進行管理時，使用的是傳統的手動管理方式，在對檔案進行利用時，由于檔案的種類以及數量較多，在對檔案進行查找時，往往需要進行大量的查找工作，需要花費大量的時間，使檔案的查找效率不是很高。而使用電子化管理方式后，就可以利用計算機管理平臺中對檔案進行查找，有效的提高了檔案查找的效率。并且，在查找時，還可以根據對全縣進行設定，使檔案更加的安全。

二、廣播電視行業檔案信息電子化管理在少數民族地區應用的策略

1.提升管理人員的綜合素質

為了使電子化管理更好的在少數地區廣播電視行業中進行應用，就要加強管理人員的綜合素質。在電子化管理中，計算機作為其中最關鍵的使用設備，管理人員的使用情況，就會對管理工作帶來嚴重的影響，因此就要提高管理人員的計算機使用能力，加強對管理人員進行相關的計算機能力培訓，并且在考核結束時，還要對其進行考核，對考核不合格的管理人員進行再次培訓或辭退，以使管理人員的計算機使用能力得到提高。同時還要對管理人員進行思想政治教育，使管理人員培養出正確的人生價值觀[3]。

2.建立完善的檔案信息電子化管理機制

在對檔案進行管理時，具有完善的管理機制具有重要的意義，因此，就需要建立出完善的檔案管理機制，在這一過程中，首先可以對當前的機制進行分析，將其中有效的部分篩選出來，繼續對其進行應用，將無效的部分尋找出來，進行改善。并且，還可以借鑒一些國外的先進理念，去其糟粕，取其精華，形成適合我國國情的電子化檔案管理機制[4]。

3.構建科學的電子化管理服務體系

檔案管理工作作為當前階段一項重要的工作，其具有較高的業務性以及技術性，對檔案進行管理需要很多項環節。因此，構建科學的電子化管理服務體系具有重要的作用?？梢詫⒉块T分成不同的小組，不同的小組分別進行不同的工作，如一個小組專門對檔案進行收集與分類，然后將其傳遞到相應的小組中進行管理。并且在處理的過程中，還要將其制成紙質版的檔案，單獨進行保管，以使網絡癱瘓時依然能夠對檔案進行利用。

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文獻標識碼：A文章編號：16749944（2016）12027602

1引言

伴隨著信息技術發展的日新月異，計算機被廣泛應用到各個領域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為單位正常運營的重要環節。因此，全方位做好電子檔案管理工作對相關單位維持正常運營至關重要。如醫療單位，隨著醫療資源需求地不斷擴大及精細化、計算機技術的發展和人才流動的加速，傳統的檔案管理已經不能滿足時代的發展，檔案電子化已經成為了發展趨勢。但在醫療事業單位中電子檔案發展滯后，檔案工作仍以傳統方式為主。鑒于此，本文對醫療事業單位電子檔案發展現狀及如何做好電子檔案管理工作發表簡略看法。

2醫療事業單位電子檔案發展現狀

（1）醫療單位中，核心工作是服務病人?？床【热丝滩蝗菥彛娮訖n案工作相對而言就是一種后續完善性工作，且隨時可補充。這是眾多醫療單位管理者、工作者電子檔案的認知。

（2）應有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫院管理都是各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學性與系統性[1]。經驗性的、粗大式的管理方式是醫療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導。

（3）多數醫療單位對電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業素質偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學歷的醫護工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現象普遍存在。這樣無基礎知識，低現代化設備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發展。

（4）“電子檔案管理，顧名思義，即一臺電腦就全部設備到位”的誤區亦是制約電子檔案管理工作發展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設備，然而設備型號不一、規格各異，嚴重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區域性大面積的聯網處理。大大制約了電子檔案優勢的發揮。

3加強電子檔案管理工作的對策

3.1更新傳統觀念，明確電子檔案的重要性

面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰，當務之急是更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化、電子化的檔案管理意識，進行科學管理。

3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責

電子檔案是一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應加強管理。醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴格執行，妥善管理，不散失，確保完整、真實和有效的利用。

3.3提高電子檔案工作人員的專業素質

醫院電子檔案工作者除了要具備文化科學知識，檔案專業知識外，熟識醫院科學研究是其基本素質之一[3]。要求必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網絡技術。結合醫院工作的特殊實際，積極提供有效快捷的服務，充分發揮電子檔案的優勢，服務醫院的發展。

3.4加大基礎設施建設的資金投入

建設軟硬件基礎設施是醫院檔案管理現代化建設的基礎[4]。醫院應購入系統性的電子檔案管理軟件，并適時更新、升級。促進檔案管理的現代化進程，建立統一的數據平臺，形成檔案銜接，保持共性數據的一致性，充分實現數據共享，跨地域收集檔案和調閱檔案，提高工作效率；同時醫院電子檔案管理工作人員需適時進行專業化培訓，與電子檔案發展的需要及電子技術發展速度同步，從而促進醫院電子檔案的發展進程。

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地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實體的標準名稱及與其相關的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調查、編研、科學研究、開發利用等為主要內容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現象、語言現象、歷史現象、地理現象以及地名的空間分布情況等。

隨著社會經濟的發展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產品的不斷增多，社會上出現了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設不僅是信息時展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網絡、計算機、信息技術手段，以地名檔案資源為管理對象，運用檔案管理學最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。收集環節主要是將紙質資料和電子資料統一制作目錄，核對后歸檔。整理環節是依托計算機信息網絡，標明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數據庫信息系統，實現圖形化管理。保管環節主要是采用常規保存，在搬運、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發和利用應屬同一環節，根據實際應用開發。

地名檔案電子化管理打破了傳統的實體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉化、傳輸等技術手段轉換成數字文件、圖片、音像及圖形等的數字化信息，并充分利用數字識別和分級存儲等高科技手段將有關電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數據庫等各種大容量存儲介質上，同時可將有關數字地名信息到局域網、國際互聯網等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應用到所需要的地名電子檔案資料，從而實現地名檔案信息電子化的管理與應用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網絡使地名檔案信息進行異地傳輸和利用，最大限度地實現地名檔案資源的共享，還便于通過計算機進行快速檢索與利用，促進各種高科技技術在地名檔案管理中的應用，進而推動地名檔案信息資源的綜合開發利用。地名檔案電子化可以充分發揮網絡的作用，使地名檔案網站成為檔案宣傳和檔案信息服務的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網站的內容，為社會各界提供網上搜索和利用服務，進一步發揮地名檔案信息資源服務社會的作用。

二、地名檔案電子化管理的要點

1.電子地名檔案信息的采集

現有地名檔案多半是紙質檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應網絡時展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統檔案的電子化、從業務部門接受的電子文件和網絡上具有檔案價值的相關信息資源等。地名檔案工作者應與城建部門建立密切友好的合作關系，及時了解城市總體規劃，做好記載和信息采集工作。信息數據包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進行電子化時，要根據電子化的不同原因（利用、復制或保存等）選擇不同的技術。電子檔案管理部門應和信息形成者簽訂協議，對移交信息的格式、范圍等作出規定。

2.電子地名檔案信息的處理

地名檔案的管理具有動態性，隨著城市化和現代化建設的發展，不斷出現新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內容，并對這些內容的真實性、完整性進行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應將其檔案從行政區域地名類別中列出，作為歷史地名單獨存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補充。對那些更新的地名應將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。

3.電子地名檔案信息的查詢

地名檔案管理電子化的核心是應用計算機，對地名檔案進行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強大的檢索功能，能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化;能根據用戶需要設置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理。

4.電子地名檔案信息的

電子地名檔案信息的是面向有針對性需求的服務對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進行信息，包括：對各立檔單位及相關業務部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網上查詢和搜索等。

5.電子地名檔案信息的安全

隨著現代化的發展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，信息安全和用戶利用的安全等。運用現代科學技術成果對電子檔案信息進行預防性和治理性安全保護是一種有效的措施，在有限的權限范圍內讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。

6.電子地名檔案信息的保存

傳統地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發并提供利用。在傳統環境下，紙質地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術快速發展的當今社會，硬軟件更新換代的速度又非?？?，常出現當前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術問題，一個系統產生的電子信息卻無法在別的系統中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。

三、地名檔案電子化管理的發展趨勢

1.電子地名檔案的歸檔系統建設與管理

利用先進的科學技術研究成果，收集地名數據庫信息，通過信息系統建設，將電子地名文件在網絡中進行傳輸、整理、歸檔與提取運用，從而實現電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據實際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運用用戶身份認證、電子簽名等技術手段，保障電子地名信息的真實性、完整性和長期可用性。

2.電子地名檔案統一的管理與服務平臺建設

電子地名檔案的標準化和規范化是相輔相成的兩個方面，設計一套統一的電子地名檔案管理標準，包括電子地名檔案形成的標準、電子地名檔案存儲與歸檔的標準以及電子地名檔案利用的標準等，從而增強電子地名檔案服務平臺的管理能力，提高網絡化服務的能力， 提高服務管理的現代化水平。

3.電子地名檔案資源規范使用的標準化建設

地名檔案管理部門有責任有義務整合轄區內的地名資源，根據《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術語》等標準，結合當地地名管理的規范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務。

4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發利用能力建設

大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統功能的完善，為電子地名檔案的編研創造了良好條件。充分利用搜索引擎技術，可以有效建立與主題、內容關聯的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數據統計分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。

5.電子地名檔案信息服務網絡建設

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關鍵詞：病案管理光盤病歷電子病案

我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬，年出院病人近4萬的大型綜合性醫院，每年產生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統的歸檔方法，不僅占用大量的庫房空間，也增加了病案調閱、查找的難度。真對這一難題，近幾年來，我院對病案信息采取了計算機和電子化管理，不但節約了大量的庫房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動強度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。

一、實行電子病案檔案的重要性

病案信息是醫院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫院管理、臨床、教學、科研提供幫助，也能對公安、司法、保險等部門提供幫助。隨著社會的發展，人們對法律意識、保險意識的增強，對病案資料的真實性和科學性的認識都有很大提高，各方面對病案信息的需求也不斷增強。隨著《檔案法》的貫徹執行，醫院檔案意識的提高，醫院病案檔案實行規范管理已成為共識，人們對反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經納入檔案系列管理的一個種類。

目前，我院共保存著45萬人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對這十年的病歷進行逐個掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計算機的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進行統一管理，這樣即節約了空間，也為醫務人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫務人員技術水平提供了詳實的服務。

二、實行電子病案檔案的方法

病案是一種寶貴的信息資源，利用計算機技術建立功能完善的病案信息系統，深入開發信息資源，對提高醫院的醫療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫院整個醫療過程的珍貴資料，它不僅具備歷史見證的一般檔案性質，還具有總結醫學規律、探索研究疾病的病因、發展過程的醫療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應、證據、原始性等問題。電子病案主要體現在病歷首面上，首頁共有約70項選擇或填空問題，其中選擇性的12項，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術與病理、住院費用等五方面內容。病案首頁實行電子化管理具有幾個特點：1、病歷首頁是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無論是統計報表、醫院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁提供的信息。首頁反映的病人基本情況，在實際工作中經常會遇到查找、詢問等情況，因此，首頁的電子化管理對電子檢索和統計都具有實際意義。2、在沒實行電子病案前，首頁中的內容是由醫生用手工來填寫的，在書寫上會出現字跡潦草，甚至無法辨認，還可能出現漏填的現象。實行首頁電子化后，規范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現象的發生。

三、實行電子病案檔案的對策

1、必須建立完善的信息網絡系統，實行網絡化管理，必須進行全面的規劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統組成，因此必須對此進行整合，從而規范醫院電子病案檔案。

2、建立完善的備份機制。電子檔案最大的特點是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發生設備故障。實行備份制可以防止數據丟失或系統癱瘓造成負面影響，對于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時應安裝網絡安全隔離設備或軟件，防止病毒侵犯。

3、要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和病毒軟件實現全天侯升級，搞好病案上傳、下載的安全等級和訪問權限，要進一步完善電子病案和計算機設備的保管設施和使用環境，同時強化防磁化設施的完善和維護。

4、提高病案管理人員的素質是病案管理信息化建設的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫學知識，還要熟煉掌握病案專業知識和計算機的操作技術、網絡技術和現代化管理知識等，對此，一方面要培養一批即懂醫學知識又懂病案管理和計算機應用的復合型人才，另一方面，不斷完善現有在崗人員的培訓。病案管理是一門多學科邊緣的科學，涉及的范圍廣，它包括基礎醫學、臨床醫學、疾病分類、醫院管理、檔案管理、統計學及計算所應用等知識，因此，病案人員應通過不同的途徑獲得新理論、新技術、新知識、新方法和完善知識結構，在工作中提高自身的業務素質和管理水平。加強各醫院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊伍的整體素質得到全面提高，只有掌握一定的計算機操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進行信息的收集、電子建檔、日常維護和數據庫管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質是一項任重道遠的艱巨工作。

隨著電子計算機和數字化技術的迅速發展，醫療領域信息化的必然趨勢，電子病案作為醫療信息化建設的重要組成部分，將面臨一個嶄新的階段，如何管理好電子病案，發揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實現電子病案信息共享和網絡化服務。超級秘書網：

參考文獻

[1]馬家潤.《中國病案管理論文精選》.