人事檔案信息化管理精品(七篇)

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關鍵詞：企業人事檔案；信息化管理；挑戰

人事檔案管理是將企業所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業水平較高的人員從事相關管理工作。為了保證工作的效率和準確性，通常采用信息化管理，而傳統的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發展，人們已經步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯網進行連接。作為企業管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現各種各樣的困難和挑戰，但企業人事檔案管理者應該采取積極的應對措施，以促進企業人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業人事檔案信息化管理的重要意義

企業人事檔案信息化管理對于企業人事管理行業來說至關重要。它不僅是時展的必然趨勢，符合時展的潮流，也是企業人事檔案管理的一個創造性的飛躍，對企業、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質量和效率，它主要是減少了傳統人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內容也發生了相應的變化。人事檔案信息化管理的重復使用率較高，傳統的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯網進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業率，實現企業的個性化和多元化發展。人事制度對于企業管理來說也是至關重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業人事檔案管理行業帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發展、進步和完善。

2 企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內容繁瑣，經常存在或多或少的誤差，這嚴重制約了企業人事檔案管理的發展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業人事檔案的流轉和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統的檔案管理使得人才的流失嚴重，不利于企業對于人才的配置，對于企業來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。

2.2 管理人員的業務水平不足

管理人員的業務水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統的人事檔案管理者的業務水平都是由傳統管理培訓所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領域。由于信息技術水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰。管理人員是企業人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠實行。

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設備作為支撐。信息化設備主要包括軟件設備和硬件設施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎。但是，企業大多缺乏管理軟件和平臺，設施設備不足，不能滿足現代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設備是實現人事檔案信息化管理的物質基礎，缺乏了物質條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。

2.4 人事管理與計算機操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統的管理紙質版檔案的方法，它主要以網絡為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網絡數據庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統的人事管理技術和工作內容與信息化管理相差甚遠，且利用計算機進行操作以實現轉變的難度系數較大，需要相當長的時間來實現。由于技術層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴峻。

2.5 缺乏規范

處于信息化時代，很多企業已經認識到了轉變人事檔案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業仍存在諸多問題。企業管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應的標準和規范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準性等都存在問題，嚴重阻礙了企業的信息化建設。

3 應對企業人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強管理人員的技術水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術水平和業務管理水平，另外，還應該熟悉國家規定和相關法律。只有這樣，才能達到較高的管理水平。對于只接受過傳統管理培訓的老員工來說，應該注重他們業務水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術的培訓，以使他們熟練掌握并操作現代化設備。此外，還應提高管理人員的素質，培養他們的責任意識和大局意識，以提高工作效率。

3.2 完善設施設備

現代化設施設備是實現人事檔案管理信息化的先驅。對于一些落后的管理軟件和平臺，應視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現代化設備，企業應該加大資金的投入，購入相應的硬件和軟件設備，為人事檔案信息化管理提供物質基礎，并滿足人事檔案管理信息化的相關需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業從傳統管理向信息化管理過渡的過程中，應該根據企業自身的發展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應該根據企業制定的規范嚴格執行，以確保人事檔案信息的及時性、準確性。

3.4 規范管理技術標準和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術標準為基點，進一步規范管理技術標準，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應根據相關標準嚴格落實，以確保管理工作的順利實施。

4 總結

社會的現代化程度愈高，信息化的發展程度也就愈高，目前，我國各個領域的發展都離不開信息技術，信息技術一方面提高了工作效率、節省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統的行業，因此，在向信息化、現代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰。但挑戰是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現跨越。

參考文獻

[1]孫小婷.淺談企業人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2014，（7）：162.

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一、引言

隨著時代的發展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新?；ヂ摼W和信息技術的發展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發展。

二、人事檔案信息化管理現狀

隨著數字化、網絡一體化的發展，檔案管理也逐漸步入了數字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數據庫管理系統和深圳市的數字檔案館系統工程的研究與開發項目都是我國發展檔案數字化建設的里程碑。

由于我國信息資源數字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統一的標準進行規范，使得我國不能很好的開展檔案數字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數據化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數字化研究與發展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數據化建設。目前我國數據檔案館的研究比較多，而對于檔案數字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數字化的試點工作，鼓勵企業和科研機構積極開發數字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統、索易文檔影像管理系統等都是較為成功的數字化檔案管理工具。鑒于目前的數字化檔案管理技術水平，檔案管理數字化系統一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數據化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數據、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設缺乏總體規劃

人事檔案信息化建設宏觀規劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規劃，人事檔案信息化建設微觀規劃則指的是有企業、機關等進行的人事檔案信息化建設規劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規劃的不足使得人事檔案處于自流狀態。

2.標準化、規范化工作有待提高

我國目前執行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統一的標準和規范，只能著眼于某一個單位或是專業心態，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發和創新了。我國傳統的人事檔案管理一般以業務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰

人事檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，是檔案管理發展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業務運行網等各種計算機應用系統的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統應用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設滯后

隨著人事檔案信息化管理的發展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統的人事檔案管理有其優點，但是隨著時代的發展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優組合。開放式人事檔案管理的發展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數據庫

鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現代化，基礎設施是建立人事檔案信息數據庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統數據的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數據庫，數據庫的建立需要有統一的標準來實現不同區域和專業的人力資源工程，數據庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業院校、等信息。數據庫的建立不僅提高了數據的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，建立相應的法律法規可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網絡化管理

信息化的滲入使得檔案管理實現了網絡化，通過網絡平臺的使用改變了傳統檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現檔案的交流和共享，擴大了檔案的利用和服務范圍，使得檔案管理逐步轉向開放，使得檔案管理能夠更好的服務社會。

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【關鍵詞】企業人事檔案 信息化 管理要略

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2013）35-165-01

隨著社會的進步，現代企業管理機制的不斷完善和規范，人力資源管理作為企業管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業長遠發展的重要管理項目。加強企業人才隊伍管理，關鍵是要加強企業人事檔案管理。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的現實意義

長期以來，人事檔案工作總是隱居于各項工作背后，以“機密”對待，很少與外界建立聯系。在管理方面重紙質檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發，大大制約了檔案事業的發展。企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎，也是企業檔案信息資源的重要組成部分。21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。

二、人事檔案信息化管理的優勢

1、信息全面化

建立人事檔案管理系統，可以全面反映一個人各方面的情況。相對固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號、家庭住址和聯系電話等，并動態管理學歷、工作簡歷、職務任免、工資、職稱、獎懲、保險等情況，將歷次變動情況隨時在信息系統里反映。在錄入信息時把好“入門關”和“更新關”，把記載在案卷里的紙質人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。

2、查詢快速化

傳統的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號，然后根據編號到庫房中查找，既費時又費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計算機上輸入姓名、身份證號、檔案號等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無需翻開案卷逐頁查找。紙質檔案信息化，一方面能夠減少紙質案卷因調閱次數頻繁而造成的磨損，保護紙質檔案，達到長期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。

3、統計多樣化

統計分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統計的基本信息來源于人事檔案。按照傳統的工作方法完成一項統計工作，往往需要投入大量的人力、物力和時間，周期長，過程繁瑣，且準確性、時效性差。統計手段的落后直接影響了工作的成效。各種統計資料，用的時候出不來，出來的時候又用不上，制約了人力資源的開發。利用人事檔案管理系統的統計功能，能按照年齡、學歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個字段逐個或者綜合統計，自動生成各類報表，并可轉化成各類圖表，提供給各級領導和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。

三、檔案信息化管理的關鍵問題

1、原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2、真實性問題

電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中稍有失誤即會導致檔案信息失實，電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后不留痕跡。

3、完整性問題

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障：電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題

電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

四、加強檔案信息化管理的方法

1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2、依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只靠掌握傳統檔案管理技能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓。培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有擁有相應素質的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3、建設人事檔案管理系統是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。一方面，通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。另一方面，檔案部門可以將可查閱的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確認就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。

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一、檔案管理工作的發展過程

在很長時期，我國企、事業單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計劃經濟時期”的管理模式。所有從業人員均為“單位人”，由詳細記錄每個人從業情況構成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實行一人一檔制度，人員流動以檔案流動先行；檔案決定從業人員的可流動性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經濟轉型前期”的管理模式。針對民營企業、外資企業的出現，從業人員的流動性增加，出現了“臨時工”人事檔案，只記錄個人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經濟轉型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時期有不同的管理模式，起到了相應的管理作用，但隨著我國改革開放的深入發展，更需要適應于經濟發展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

現代醫學技術的發展突飛猛進，與之相對應的醫院內涵建設得到了無限延伸與發展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內體現出價值，不能直接為醫院帶來經濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫院的普遍現象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫院建設所利用，對醫院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出，主要表現為以下幾點：

（一）檔案的規章制度不夠完善

醫院人事檔案管理制度不健全，是各大醫院普遍存在的現象。在醫院檔案信息化建設的過程中發現“有檔無人，有人無檔”的現象比比皆是。而且，由于醫院檔案管理模式過分的強調保密性原則，人事檔案的查詢、調遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔。即使配備計算機，但一般僅用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現失散的可能。

（三）資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫院每年都有晉升專業技術職稱、學歷繼續教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫院多個部門，材料時間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時，不夠全面，從而導致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會利用效率低

醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學習經歷、工作經歷和職稱等相關信息，是人事部門決定聘用、職稱評審及人員調動的重要依據。加強醫院人事檔案信息化管理建設，有利于迅速查閱員工相關信息，為醫院制定合理人才規劃，實施績效管理和組織員工培訓等提供科學依據，最大限度的實現人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫院人事檔案數量多，信息量大，通過引進專門的醫院人事檔案管理軟件，建立完善的數據庫，不僅有利于醫院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數據庫對信息進行交叉查詢、統計和分析，節省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大，查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲存更全面、及時

快速建立醫院人事檔案信息資源數據庫，除了要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長期有效的信息化系統的管理制度

要保障人事檔案信息化系統運行的安全、規范，必須在人事檔案原有的規章制度上建立信息系統的規章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展?？芍贫ㄐ畔⑾到y科學的用戶權限使用制度，系統的維護要經常和定期的對系統進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數據庫，做到有備無患。

（二）強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識

單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統的數據，從而使得人事檔案信息系統能及時主動地為醫院的人事、科研、教學等各項工作服務。

（三）加強信息系統的建設與維護

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【關鍵詞】信息化；管理；檔案

行政事業單位檔案工作制度建設，就是按照規范化的質量和效率，適應行政事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要，并便于監督和評價。如何提高檔案信息資源的開發和利用，解決社會與檔案部門的相互隔離問題，以滿足社會各界對檔案信息資源的需求，充分發揮檔案信息資源的作用是我們當前急需要解決的問題。

一、行政事業單位檔案工作管理現狀及存在問題

1.檔案材料重視程度不平衡

行政事業單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠。如收集是人事檔案管理工作的基礎，因此，人事檔案材料的收集必須及時，檔案內容必須完整。但由于人為重視程度不夠，經常會發生檔案材料缺漏。檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷，造成人事檔案部門管理工作一直以來處于較被動位置。

2.檔案內容空泛

按照中央組織部關于人事檔案管理的要求，人事檔案包括十大類別[1]，這些材料中，反映個人的政治歷史、家庭社會關系等方面的材料相對較多，盡管這些材料反映了個人的基本情況，也在組織人事部門考察干部時起到一定作用，但內容普遍過于形式和空洞，考核、考察、鑒定、評價等內容大同小異；而反映個人工作能力等材料記載得較少，千人一面，共性和重復性太多，不能從檔案中突出每個單位工作人員的個性，使檔案的利用價值度大大降低。而且如果由檔案管理部門逐個對檔案進行審查并要求個人補全材料，工作量較大，管理可控性較弱。

3.信息化管理水平不高

由于人事檔案整理具有嚴格的規范性，因此管理過程中涉及手工勞動的較大，信息化管理的重視程度不高。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點，在設計管理信息系統時，要充分考慮其安全性與保密性。隨著近幾年信息化、數字化技術的迅猛發展，檔案管理對管理信息系統又有了不少新的需求，系統的升級更新勢在必行。

二、信息化管理的新思路

人事檔案管理的信息化，不僅需要管理信息系統的支持，還需檔案管理人員不斷對管理提出新問題、新思路，將一些重復性、可控性弱的工作進行信息化處理。下面結合工作實踐，提出在未來工作中使用信息化技術管理人事檔案的新思路。

1.以信息化推進檔案資源

整合信息化是檔案資源有效、科學整合的重要手段，而數據庫的整合是信息化資源整合中一種主要方式。在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于人事檔案案卷多，工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。只有共同搭建并整合一個綜合數據庫，作為人事檔案管理信息系統有力的數據支撐。才能保證了權威、最新的人事信息數據，根據人事部門管理的數據庫每年增加新人的個人信息，檔案管理人員可積極主動地向其原單位請求寄送檔案，增強接收新人檔案的可控性，有效避免“檔不隨人走”的現象；豐富了人事信息數據，為個人信息添加了新元素，除了文字信息外還存有個人照片，便于查找核實。

2.實現人事檔案管理程序的信息化

加強電子文件的管理是做好人事檔案信息化的關鍵：做好檔案歸檔，電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。在實踐中需充分考慮安全與權限管理，防止數據的惡意篡改和非法盜用；信息需要檔案部門對照相關原件審核，防止出現弄虛作假現象。

3.以信息化幫助做好檔案查漏工作

人事檔案的查漏工作具有高度重復性、數量大、耗費時間的特點，而在計算機環境下的信息化技術能很好地解決一些重復、大批量且有規律的數據與信息。人事檔案的十大門類具有嚴格的規律，深入了解并研究這些規律，可根據人事檔案中的基本信息定制“查漏目錄表”，與現有的人事檔案目錄進行對比分析，將缺漏的材料統計出來。

使用計算機信息化技術，根據人員信息項為每人定制一份“查漏目錄表”，與其人事檔案目錄進行查漏對比分析，實現查漏工作的自動化、批量化，大大減少檔案管理人員重復性的腦力勞動，提高工作效率，該項工作可作為人事檔案管理信息系統的一個功能模塊實現，由于模塊的實現涉及系統的二次開發、數據項模糊對比等，需花費一定的人力物力，實現起來有一定難度，但這種智能分析對比必將成為日后信息化管理的趨勢。

人事檔案管理信息化的最終目的是能更加科學、合理、高效地輔助管理工作，減少重復性勞動。檔案管理人員工作效率得以提高，就有更多時間與精力思考新問題，提出新想法，不斷提高信息化管理水平。若在信息化的基礎上對數據信息進行深度挖掘，就能提升為知識管理的水平，如對職稱、科研進行分類統計，做出相應的知識決策分析，為組織人事考察、任命提拔提供信息支持。

參考文獻：

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關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理；信息化

在市場經濟條件下，信息對于任何一個企業來說都是非常重要的資源，對于事業單位也不例外，將相關信息進行記錄對事業單位的發展有著重要的意義。但從實際情況來看，事業單位在日常運轉過程中，會涉及諸多方面，必然會產生大量的信息。因此，如何采用適當的方式來解決在檔案信息化管理過程中出現的問題是現階段事業單位必須面臨的重要課題。

一、信息化管理在事業單位檔案管理中的應用優勢分析

在過去，事業單位檔案管理工作都是采用人工收集的方式進行，所有環節都離不開人力，這樣就必然會在操作過程中遇到多方面的問題。例如，由于信息量過大，在收集的過程當中很難收集全面，而在進行借閱的過程中，也不是非常方便。由于過去的檔案都是以紙質的方式進行存儲，因此很容易造成損壞。如果事業單位在檔案管理過程中采用信息化技術就可以解決上述的問題。比如，采用信息化技術收集信息可以保證信息收集的全面性和準確性，在查閱時可以滿足多人隨時隨地查詢，免去了紙質檔案查詢的繁瑣，使用信息化管理檔案也不用考慮儲存時間對紙張的損壞。由此可見，針對傳統的檔案管理，在事業單位的檔案管理中應用現代化信息技術具有較多的優勢。

二、事業單位在檔案信息化管理中出現的問題

（一）對檔案信息化管理工作不夠重視

筆者對現階段事業單位檔案管理的信息化工作曾作過一些走訪調研，經過分析，筆者認為，導致現階段事業單位檔案管理信息化管理技術不高的主要原因在于事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視。當前階段大部分事業單位的領導都認為事業單位的檔案只是記錄單位發展過程中的一些歷程與簡單的記錄，對于事業單位的發展并沒有十分重要的意義。因此，往往并不會給與較高的關注，這就必然導致檔案信息化管理的投入資金明顯不足。而對于信息化技術而言，如果缺乏必要的資金，其系統根本無法進行有效的架構。此外，事業單位在信息化設備的維護人才方面也較為缺乏，往往沒有專業人員對系統進行維護，從而導致在現階段事業單位的檔案管理中，信息化技術的運用并沒有較高的水平。

（二）事業單位的檔案信息化管理設備老化，技術陳舊

自上世紀90年代之后，我國的信息化技術開始迅速發展，而在最近幾年當中隨著移動互聯與無線通信技術的發展，我國已經逐漸進入了互聯網+時代，各個傳統行業都紛紛加強信息技術的運用，但在大部分的事業單位中，采用的信息技術都較為落后。例如，在許多事業單位中檔案信息的收集還是通過傳統的人工傳遞進行的，如果負責該項工作的工作人員對此不是十分重視，則必然會導致資料的移交產生一定的延遲。從另一方面來看，現階段我國大部分的事業單位雖然擁有一部分信息化設備，但是其所采用的技術也是較為傳統的信息化技術，對于新技術的運用基本為零。

（三）檔案信息化管理的工作人員素質水平欠佳

在事業單位檔案管理的過程中，如果要采用較為先進的信息化技術則必須要有專業的技術人員，但是在我國現階段的事業單位中，由于檔案管理工作得不到應用的重視，檔案管理人員往往都是由非專業的人員兼任，因此大部分的工作人員并不具備一定的專業知識，有的員工對于信息化技術甚至一無所知。何況，由于單位在檔案管理上資金投入少，從事檔案管理工作的人員工資待遇普遍不高，職工工作起來沒有積極性和責任心，更沒有去探索新技術、應用新技術的意識。

三、相應的解決措施

（一）加強事業單位對檔案信息化管理的重視程度

在事業單位中，任何一個環節的工作都具有非常重要的意義，而檔案管理作為一項基礎工作，必然具有非常重要的意義。事業單位應該充分認識到檔案管理對于自身發展的重要意義，早日將信息化管理提到日程當中來，同時應該將檔案管理工作當作工作的核心內容進行。首先領導層面應該意識到信息化檔案管理的優勢，要具有與時俱進的意識，只有這樣才能在事業單位中將信息化檔案管理工作不斷向前推進，進入帶動全體員工進行檔案管理信息化的建設。

（二）更新檔案信息化管理設備，進行技術創新

現階段如果要使得事業單位檔案管理的信息化水平得到明顯的提高，僅僅只認識到其重要性是不夠的，同時還需要具有充足的物質保障。事業單位應該改變傳統的檔案管理觀念，建立信息化檔案管理的觀念。首先事業單位應該加大對檔案管理信息化設備的建設力度，加大資金投入，不斷引進先進的技術與設備，并配備專業人員進行操作和保養。在進行先進技術的引進時，事業單位應該根據自己的實際情況進行，還可以對現有的設備進行升級。應該將高科技技術不斷引入到檔案管理當中去，充分利用信息技術提高事業單位檔案管理的水平。例如，當前階段事業單位在檔案管理的過程中可以充分加強云計算與大數據技術的運用。

（三）提升檔案信息化管理人員的素質

在完善了事業單位檔案管理的設備之后，還需要不斷提高檔案管理人員的素質與水平。事業單位可以通過招聘等方式吸取更多的檔案管理信息化的專業人才，或者對現階段的檔案管理人員進行培養，豐富其信息化專業知識，從而使得檔案管理信息化的專業人才具有相應的水平。同時也應對現階段的檔案管理人員進行考核，對不滿足工作要求的人員進行調離處理或者解聘處理。事業單位還要定期舉行有關檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質和工作意識，向員工講授管理方法、管理經驗。對優秀人才進行重點培養，定期進修。對于現有的軟件技術，要鼓勵員工多進行創新，讓原有的檔案信息化系統能夠適應事業單位自身的需要。事業單位同時還應提高檔案管理信息化人才的待遇。在事業單位中，檔案工作不僅僅只是單位發展歷程的簡單記錄，對單位的正常運轉也有著重要的意義。筆者結合自己的工作經驗，分析了當前我國事業單位信息化建設過程中面臨的一些問題，并提出了相應的解決方案，希望能對我國事業單位檔案管理的信息化建設有所幫助。

參考文獻：

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關鍵詞：企業人事檔案；檔案信息化管理；企業人才

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0067-02

隨著社會的進步，現代企業管理機制的不斷完善和規范，人力資源管理作為企業管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業長遠發展的重要管理項目。加強企業人才隊伍管理，促進人盡其才、才盡其崗是企業持續發展的重要保證。那么加強企業人才隊伍管理，關鍵是要加強企業人事檔案管理。企業人事檔案是各類人才在社會、企業實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。加強企業人事檔案管理有助于企業全面考察、了解和正確選拔、任用人才，保證企業持續有效發展。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。

人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。具體來說，通過數據處理技術，對不同組織形式（有卷、無卷）的人事檔案分庫，對不同信息形態（文字、圖片、影像、錄音）的人事檔案同庫處理，有效地解決了人事檔案管理中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔問題，多媒體人事檔案信息的綜合管理問題。其主要包括三方面內容：一是人事檔案電子文件的運行系統；二是人事檔案電子信息的安全系統；三是保證人事檔案電子文件原始性、真實性、完整性的歸檔系統。那么如何加強企業人事檔案信息化管理，主要有以下幾點思考。

一、樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識

企業人事檔案是企業在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。在信息技術飛速發展的今天，如何快捷地對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保企業人事檔案管理工作高效運行，是當前加強企業人事檔案信息化管理的緊迫任務。

一方面，企業高層和相關部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設。實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到企業高層和相關部門的高度重視，尤其企業各級管理層要從上到下形成共識。樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態上重視，從物質形態上支持，認真總結檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創新完善適應現代企業發展要求的檔案管理新機制、新內容，推進企業人事檔案信息化發展的速度，逐步建立與企業現代化發展相適應的人事檔案信息化管理工作機制。使人事檔案信息化管理工作切實促進企業發展，使企業在人才培養和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了企業人才合理調配的實效性，更達到了人盡其才的目的，調動了職工的工作積極性和主動性。

另一方面，培養企業人事檔案管理人員的信息化意識。企業人事檔案管理人員受知識結構、年齡等因素影響，往往對傳統的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術能力應對電子檔案的有關問題。所以，企業人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。企業應樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認清信息化管理的效率優勢；企業應增強人事檔案管理人員的學習意識，不斷提高員工文化素質、改善知識結構；企業應普及與時俱進意識，保證員工與時代接軌，加強企業的競爭力?？傊谝庾R上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。