檔案與檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案與檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲。基層單位現在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。

四、總結

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紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。

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【關鍵詞】檔案管理系統；設計；實現；研究工作

1.引言

重視檔案管理系統的設計與實現研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質量，并實現對檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結合檔案管理的實際需要，對其管理系統的設計與實現進行深入分析，完善該系統所需的設計方案，從而為可持續發展提供可靠保障。

2.實踐中檔案管理系統的設計研究

2.1系統的軟件結構設計

在檔案管理系統設計過程中，設計人員應結合該系統的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統的軟件結構設計工作。具體表現為：（1）加強模塊化分析方法使用，對檔案管理系統進行功能模塊設計。該系統實踐應用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機構管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設計中在明確這些功能模塊的基礎上，設計人員應注重系統參數表設置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結合檔案管理系統中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結構設計中需要在有效的設計方法支持下，確保系統功能模塊設置合理性，并對軟件結構設計效果進行綜合評估，以便滿足檔案管理系統的實際需要。

2.2系統所需的順序圖設置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應注重系統所需的順序圖設置。具體表現為：（1）檔案管理系統工作人員及相關人員登錄過程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個人的ID及密碼，則需要根據實際情況，注重檔案管理系統中的登錄系統順序圖設置；系統運行中為了達到添加用戶的目的，則需要設置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統運行中對用戶進行修改或刪除時，應設置好相應的修改及刪除用戶順序圖，確保系統實踐應用中能夠處于穩定的運行狀態。

2.3系統的數據庫設計

在檔案管理系統運行中，為了達到數據存儲及調用的目的，則需要重視系統數據庫設計。具體表現為：（1）通過對檔案管理系統各組成部分功能特性的深入分析，應明確其中的用戶、檔案庫、機構等要素的屬性、包含內容等，從而為系統的數據庫概念結構設計提供相應的參考依據，得到所需的設計方案；（2）通過對檔案管理系統中用戶信息表、檔案信息表、系統日志信息表等不同數據庫表的定義分析，在確定各表關系模式的基礎上，實現系統數據庫表的合理設置；（3）為了降低系統數據庫運行中的問題發生率，也應在需求分析的基礎上，開展數據庫完整性設計工作，確保最終設計得到的數據庫實踐應用中能夠達到檔案管理系統要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進提供相應的支持。

3.實踐中檔案管理系統的實現研究

3.1確定系統總體結構

當檔案管理系統設計工作完成后，為了提升其潛在的應用價值，需要在該系統實現過程中確定其總體結構。具體表現為：（1）通過對檔案管理系統所有業務工作內容的深入探討，在信息技術與計算機網絡的共同支持下，在計算機三維空間中繪制出系統總體結構圖，從而為其后續工作開展提供科學指導。

3.2實踐中的登錄窗口設計

在檔案管理系統實現研究中，為了確保用戶與系統之間能夠進行交互，則需要設計人員對系統登錄窗口進行設計。具體表現為：（1）在計算機三維空間中，通過對檔案管理系統運行中用戶實現基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進而為系統登錄窗口設計提供必要的參考信息；（2）結合用戶訪問權限管理要求，在設計理念與方法的支持下，確定檔案管理系統所需的登錄窗口，確保其設計合理性。

3.3實踐中的驗證模塊

為了實現對檔案管理系統的高效利用，保持其良好的運行效果，則需要在系統登錄窗口設計工作完成的基礎上，設置好該系統所需的驗證模塊。具體表現為：（1）結合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統運行中的驗證流程圖，從而實現對系統登錄人員的身份驗證，使得系統安全性能夠得到可靠保障，優化其管理功能；（2）在檔案管理系統驗證流程圖的基礎上，設置相應的代碼，使得該系統運行中的驗證思想得以體現，為檔案管理系統的高效利用提供參考信息。

3.4系統的WEB著錄操作界面

檔案管理系統中可以利用網絡進行遠程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統管理員會先進行賬戶的設置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進行歸檔，并將其著錄在文件服務器上，這一過程中，需要網絡的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設置。其設置過程中應從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設置有效性。

3.5系統實現中其它要點

在檔案管理系統實現研究中，除過以上所述的內容，也需要明確該系統實現中的其它要點。這些要點包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應加強檔案管理系統實現中的公共文件上傳設計，并設置好相應的塊，確保系統應用中的各類檔案文件能夠及時地長傳到檔案管理系統中；（2）在檔案管理系統運行中，結合文件打印的實際要求，也需要落實好通用打印控件設計工作，提升檔案管理系統的潛在應用價值。

4.結語

綜上所述，結合當前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統的設計與實現研究工作，具有需要的現實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發展中相關人員應給予其所需的檔案管理系統設計與實現更多的關注，且在設計人員豐富的實踐經驗、先進的設計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統實踐應用效果良好性。

【參考文獻】

[1]徐瑩.探討事業單位檔案管理的創新[J].赤子(上中旬)，2016，(16).

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關鍵詞：檔案信息化；管理；計算機應用；現狀

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A ？搖文章編號：1674-9324（2014）05-0015-02

一、檔案管理現狀

1.檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質不高。目前，許多檔案管理部門對于檔案管理工作的意識仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對比較傳統的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現了問題和狀況。而問題的發生一旦沒有得到及時地解決并不斷堆積，必定會降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進步，落后與時展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質普遍不高。

2.檔案管理系統的穩定性不高。一方面，檔案管理系統在計算機網絡環境下是一個開放的系統，一些企業內部和外部信息技術人員由于利益的驅使，蓄意破壞檔案管理系統，對檔案信息進行篡改或者偷盜；同時網絡檔案管理硬件運行不穩定、設備安裝不到位、受到外界電磁場信號干擾、硬件設施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當等都會造成檔案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網絡環境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網絡環境下的高速傳播速率，同時由于檔案數據的收集缺乏行之有效的明確標識，這就對檔案系統內信息的真實性和準確性產生了直接的影響。如果檔案管理系統不穩定將制約網絡運行和數據傳輸的速度甚至造成部分或全部數據的丟失或出錯。如果網絡安裝不規范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當，必然會影響網絡的穩定運行，進而影響檔案信息處理和傳輸的速度，也對檔案管理的安全造成威脅。

3.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度不健全、管理不科學、日常維護不及時、維護不當、數據無備份等造成的風險，其危害主要是影響工作效率，甚至導致數據產生錯誤、數據丟失等。在網絡環境下的檔案管理系統中，權限分工的主要形式是口令授權?？诹畲娣庞谟嬎銠C系統內，一旦通過計算機信息技術手段被人偷看或竊取，便會帶來巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來相當困難。同時，計算機檔案管理系統中，數據傳輸和保存集中在網絡系統，數據處理形式產生了質的變化，對電子數據的修改、轉移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時發現。傳統的檔案管理機制與手段已不適應計算機的環境，企業內部檔案管理面臨失效風險，因而給內部控制帶來了新的難題。如何建立嚴密的檔案管理控制體系，保證企業私密檔案信息的安全和完整，將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。

二、檔案管理對策研究

1.提高檔案管理人員素質。當前許多企業內部的檔案管理人員都是由過去傳統的檔案管理人員沿用至今，因此沒有系統的學習過如何在計算機和網絡環境下熟練使用檔案管理系統，同時缺乏檔案管理方面系統的理論培訓，有些甚至是從頭開始學習檔案管理系統，這對企業檔案管理的發展是極為不利的。因此，有必要提高檔案管理人員的素質，主要從以下兩個方面著手進行：（1）職業道德素養。由于檔案管理人員掌握的是企業單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應當具備職業道德素養，不會因為私人交情或者利益誘惑就私下將企業私密檔案技術資料外泄，企業的快速發展與這些檔案息息相關，技術資料、工程圖紙、標準規范等，這些檔案資料在企業經營管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當前面臨著企業改革改制、市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業發展的有力依據，這些檔案資料對企業的生存發展直觀重要，所以，檔案管理人員具備良好的職業操守是必要的。（2）提高檔案管理專業技能。檔案管理系統并不是簡單的計算機操作，而是與檔案管理知識緊密結合在一起的，因此，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關的專業知識和經驗。

2.完善檔案管理系統軟硬件，提高系統穩定性。加強檔案數據在保存和傳輸過程中的穩定性可以從網絡系統的硬件和軟件兩個方面著手。在硬件系統選配方面，可以優先選配運行速度高，運行穩定，工作壽命長的配置，同時保證高速網絡帶寬并且優化網絡接口，保證服務器和網線遠離電磁信號的干擾，硬件系統的穩定運行是確保信息傳輸穩定性的根本基礎。在此基礎上，檔案管理軟件的合理選擇，實時升級，及時彌補漏洞，并對安全配置參數進行合理設置能夠加強檔案管理系統的安全防護等級，要充分考慮到諸多安全因素，對系統安全提出明確、具體的需求，改變過去重功能輕安全的做法，軟件系統的穩定運作是保證信息傳輸穩定性的上層建筑。

檔案管理系統中系統信息的集成使得各個有權限的部門可以在權限范圍內輸入數據，根據經驗，權限范圍越廣，出現失誤或錯誤的幾率就越大。為保證信息的準確性，必須及時更正出現的錯誤，這就對系統提出了更高的容錯性要求。

在一直用計算機和網絡進行檔案管理工作的情況下，一旦出現電腦或網絡故障，都會影響到正常的檔案管理工作，嚴重者可能會造成數據的丟失，檔案處理的不完整，影響到企業的整體運作流程，檔案數據的及時性和安全性要求更加穩定可靠的系統運行環境，因此不斷更新完善系統內部問題是保證檔案管理系統順利實施的重中之重，可以考慮從以下幾方面著手進行改善：（1）建立輸入控制制度。為檔案管理系統的安全提供基礎。建立會計確認制度，對電子化原始憑證加以認可，并通過動態數字簽字對其可靠性加以確認，保證數據的準確性。（2）建立操作控制制度，為檔案管理系統的安全提供基石。企業必須明確規定檔案管理操作人員對軟件操作的工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換，杜絕未經授權人員操作管理軟件。（3）建立系統關聯方和企業內部人員道德的控制制度。加強對檔案管理人員職業道德和社會道德教育，對不同層次上的工作人員實行崗位責任制，并利用密碼進行權限控制。

3.建立檔案監管制度。計算機環境下的檔案管理系統，去除了重復和無效的工作環節，從而確保了企業有一個科學、規范的會計業務流程和管理基礎，實現了扁平化管理，提高了企業管理效率和快速反應能力，企業高層管理人員應意識到檔案管理系統的實施中，應有技術部門、管理人員和業務人員的積極參與，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并結合企業實際情況加以運用，企業應不斷強化檔案管理對原始數據重要性的認識，并要求相關部門重視數據的錄入工作，盡可能減少出現差錯的概率，保證原始數據錄入的正確性。從源頭上保證系統內所有業務信息的準確，才能保證檔案信息的質量，更好為提供決策而服務。為確保檔案的真實可靠，檔案管理系統應建立更趨成熟完善的監督機制上。不僅要對檔案數據信息的真實可靠性進行了重重驗證，對每一條數據的產生、修改、去向都要有詳細的記錄，使得數據記錄更改責任到人，確保檔案數據傳輸的可靠不被惡意修改。

綜上所述，在計算機技術普及的今天，檔案管理的信息化已經成為了一種發展趨勢，檔案管理的電子化是檔案管理行業發展的時代潮流，是未來的數字時代的發展趨勢。作為企業的管理者，要及時改進傳統的檔案管理模式，促進檔案的使用、保存以及傳送都向電子化的方向發展。而作為企業內部檔案管理人員，應當與時俱進，不斷學習和完善自身的知識體系，充分利用檔案管理體系給工作帶來的便利。目前，檔案信息電子化的建設存在著許多難題和困難，但我們應當清醒地認識到檔案信息電子化管理的建設和發展是一個漫長的分階段進行的過程，根據實際情況，按步驟進行，最終實現電子檔案管理的目標。

參考文獻：

[1]劉壽惠.芻議新形勢下的企業檔案管理[J].中國科技博覽，2011.

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[關鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計算機技術在社會各個領域的不斷發展，辦公自動化迅速在各行各業中普及，產生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發揮其優勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中電子文件的定義是“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現辦公自動化可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環節，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發展決定著檔案管理的發展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統，首先要加強檔案管理業務的基礎建設，其次要加強檔案數據庫建設。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業務同步進行，各個部門與檔案部門聯網，使用計算機通過網絡進行檔案的調閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯網，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質量，對于不合格的案卷可利用計算機和網絡通過檔案管理系統軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯網后，可實現檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據。實現檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質量和服務水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規范化、標準化要求更高

辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規范化，只有標準化、規范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現信息共享。因此，在辦公自動化系統中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎工作開始必須實行規范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統的紙質檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內容性質和閱覽者的權限做出限定。國家檔案局頒發的《電子文件歸檔與管理規范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目及內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署及數字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內容和主題，完成檔案管理系統中要求填入的著錄項，以實現文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質要求更高

實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環境下，不僅要加強檔案專業知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012（2）.

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（一）檔案意識有待提高。

首先我們要認識到，企業改革重組，機構調整，內部機構人員發生了很大的變化，由于個別人員檔案意識不強，對檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時地歸檔立卷。檔案意識的薄弱，如：上級來文未按規定發送到公司綜合管理部，而直接發到承辦部門，這些部門往往忽視應到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導致不歸檔，造成了企業檔案的不完整、不準確、不系統，使檔案失去應有的價值。完整、系統的文書檔案不僅反映企業管理水平，而且映射企業管理整體素質。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識至關重要。

（二）檔案保護收集工作。

檔案工作人員不可能參加公司的各項活動，及時掌握各類信息，有針對性地進行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動、會議的人員，若無人督促，很少人能主動將有保存價值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規范。如：有關的內部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規范和方法，只憑經驗辦事，文件的收集遞送工作不及時、不規范，結果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的機會。而檔案材料來源渠道多、內容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時地進行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊伍不穩。

企業改革重組，機構調整，內部人員發生了很大變化，人員素質參差不齊。檔案產生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。企業檔案管理模式重構是對傳統方式、手段的改進與提高，需要具有一支精通企業檔案管理業務、掌握企業信息服務技能的人才隊伍，這也是企業檔案管理模式重構的必然要求。

（四）檔案制度方面。

在企業改制過程中，檔案的交接缺乏約束機制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業改革或重組的操作程序中，對撤、并或整體劃轉的單位，其人、財、物的交接都有比較具體的規定，而檔案如何交接，缺乏具體的實施細則或規定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業的選擇，勢必無暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責任不分明造成的后果之一。應當完善企業檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業改革過程中檔案管理工作應采取的措施

（一）提高檔案意識。

檔案管理人員應依據檔案工作的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規和檔案工作的活動，努力提高員工的檔案意識，特別要強化各管理部門領導的檔案意識，使他們能充分認識到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程。同時，檔案工作人員應不失時機地宣傳企業檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業全體員工清楚地認識到，在從事企業各項活動中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動汗水的結晶，更是企業各個環節的歷史文化財富，受《檔案法》保護，私人無權占為己有，必須使之完整無缺，并按規定向檔案工作人員移交。

（二）切實改進檔案收集工作。

檔案部門要定期對檔案工作進行指導監督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內容和工作規律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應的收集工作計劃，指導各部門有步驟、有計劃地安排落實好檔案的收集工作。同時檔案部門工作人員要及時了解各立檔部門的工作動態，盡力幫助他們解決實際困難。企業檔案工作做得好壞，將直接影響到企業各項工作的順利開展。如何抓好企業改制后的檔案工作，本人認為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進一步增強全體職工的檔案意識。各級領導和企業法人要提高對檔案工作的認識，把檔案工作真正納入企業管理程序，列入企業的工作計劃，納入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。其次要強化檔案業務監督指導，全面提高企業檔案管理水平。各級主管部門的檔案機構要按照有關規定，加強對所屬企業改制后的檔案工作的監督和指導。各級檔案部門也要大膽地抓好改制后企業檔案工作，要明確企業改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進企業檔案管理規范化、標準化建設。最后要轉變工作作風，重視對改革后企業檔案工作的調研，做好服務工作。改革后的企業檔案工作如何適應新形勢、新情況，需要我們去研究、探索。我們必須轉變工作作風，深入企業開展認真細致的調查研究，針對企業檔案工作中的熱點和難點，總結出一套符合企業現狀、切實可行的檔案管理辦法，使企業檔案工作為促進企業管理、加速企業發展做好服務工作。

（三）建立高素質的檔案工作隊伍。

要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩定且業務能力較強的檔案工作隊伍。其次要注重對檔案工作人員進行再教育，包括專業知識教育和職業道德教育。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業愛崗精神，提高檔案工作人員的專業水平。再次，要逐步培養檔案人員的創造性，激勵檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學術水平。在企業檔案管理的模式重構實踐中，人是企業檔案管理模式重構的核心，既是模式重構的實施者，又是模式重構的受益者，其整體素質的優劣高低，必將影響到企業檔案管理模式重構的建設質量與實際效果。因此，必須研究制定提升企業檔案管理人才素質與業務技能的培養辦法、培養內容和培養制度，加大對專業人才隊伍的培養力度，建立科學的人才管理辦法，并從吸收、激勵、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實使企業檔案管理的模式重構獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是企業的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到充分體現制度的權威性。此外，還應該利用現代信息技術為檔案管理服務，利用計算機進行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數據庫，使檔案更高效地為企業服務。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理人員樹立強烈的責任心、事業心，這樣才能體現檔案工作的專業性和科學性。

三、總結

篇(7)

一、檔案數字化與數字化檔案管理

（一）檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務?？傊瑱n案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。

（二）數字化檔案

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求

（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢

檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：

1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。

（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求

檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策

數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學規劃

檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質