檔案管理準則精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理準則范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好實驗室規范。檔案管理工作是GLP管理體系中重要的組成部分。通過結合該類機構的檔案管理工作，本文介紹了GLP實驗室中的電子檔案及標本檔案管理的方法，以為其他同類實驗室提供一些幫助。

[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準則下，檔案管理應具備的基本要求

1.1 操作規程

結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，并參考行業標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數據的來源

在GLP試驗室中，電子數據主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數據，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數據。

2.2 電子數據的存儲介質

電子數據的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。

2.4 電子數據的保管要求

（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。

（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數據，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數據，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發現問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規定。使用者對電子檔案的使用應在權限規定的范圍內。

作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。

3 干濕標本的管理

3.1 干濕標本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標本的接收

檔案員根據歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。

3.3 干濕標本的儲存

儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現象的發生，如有漏液現象的發生應依據機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。

3.4 干濕標本的借閱

干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發霉、蟲蛀等現象。

3.6 干濕標本的處理

如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統一處理。銷毀時應委托專業公司進行處理，防止造成環境污染。

4 結 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。

主要參考文獻

[1]陳鐵春，蔡磊明，等.經濟合作與發展組織良好實驗室規范準則與管理系列（修訂版）[M].北京：化學工業出版社，2008.

篇(2)

【關鍵詞】 檔案管理 藥檢

【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.

【Key words】 Files management Durg test

藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1 藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2 當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3 藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4 未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5 檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3 適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1 建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2 加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。 四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

3.3 注重信息化建設?，F代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。為此，應以藥監系統信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化，使藥檢檔案發揮最大效益。

篇(3)

關鍵詞：企事業單位；辦公室檔案；規范管理；內容；發展方向；意義；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要.

一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容

（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。所以，制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。

（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里；應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工。現實操作里應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發展方向

（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔?，F代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。

三、規范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質及效率，更是其茁壯發展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調整運營政策。所以，在我國規范好企事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及戰略意義。實際工作里出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過渡階段出現阻礙，不利于企事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。

四、結束語

現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。

參考文獻：

篇(4)

【關鍵詞】檔案信息化；醫院；檔案管理

檔案是組織內部的核心資料，檔案管理是現代化企事業單位或政府服務部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業單位各部門更好的工作，為促進企事業單位良好發展奠定基礎。但就當前我國醫院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細化建設不佳有很大關系。在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設檔案信息化，利于提高醫院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

從傳統意義上來看，檔案管理是現代企業和單位未做到準確了解和掌握單位內部人事、管理、財務及員工等方面情況的重要基礎。而對于醫院來講，檔案管理是醫院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫療研究、臨床治療、人員調配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設已經在社會各個行業領域中迅速鋪開的今天，應當高度重視檔案信息細化建設，輔助檔案管理，促進檔案管理與時俱進，滿足現代行業發展的客觀要求及醫院檔案應用要求，為推動醫院持續健康的發展奠定基礎。所以，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值較高。

二、加快檔案信息化建設提升醫院檔案管理實效的有效措施

基于以上內容的分析，確定加快檔案信息化建設是非常重要的，利于提高醫院檔案管理的實效性。當然，要想加快檔案信息化建設，應當采取有效的措施。筆者參考相關文獻及自身工作經驗總結，提出以下建議：

（一）增強檔案信息的管理水平。隨著計算機管理軟件越來越多地運用到現代檔案管理工作中，醫院應當注意到這一點，積極增強檔案信息的管理水平。也就是結合醫院實際情況，為檔案部門單獨建立局域網絡，購置計算機、掃描儀、管理軟件等，以便這些設備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫院檔案信息化建設的今天，應當高度重視增強檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設。檔案信息化建設工作的核心應該是檔案信息資源的建設。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當然，要想更好的建設檔案信息資源，需要合理地進行計算機軟件和硬件的配置，也就是結合醫院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術手段來設置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業務管理、事務管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學、合理地應用信息技術，構建檔案資源數據庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫院各部門人員應用檔案。

（三）做好基礎工作推進檔案信息化進程。透過表面，看檔案管理的本質，確定其是服務于機關事業單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關材料的收集、規劃、存檔是非常必要的。而通過對醫院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續發生，給檔案管理信息化、現代化、高效化推進帶來負面影響，在積極進行的醫院檔案信息化建設的過程中，應當注意整治檔案基礎工作問題，確保檔案資源的完整性和準確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準確，要制定部門人員工作準則，以便檔案工作人員嚴格按照準則執行工作，并且遵守國家相關數據標準，統一進行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質檔案，我們不能隨意的堆放，在其數字化之后要及時處理。

三、結束語

在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫療事業不斷發展的今天，積極構建檔案信息化來提高醫院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫院醫療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發揮作用，促進醫院持續健康地發展。

【參考文獻】

[1]尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2013（z4）：139-139.

篇(5)

關鍵詞：聲像檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標識碼： A

聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態出現在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節目內容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。

聲像檔案的管理狀態

1.1管理檔案的意識不足

在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據調查數據顯示，目前大多數單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。

1.2聲像檔案維護設備落后

在現今科技急速發展的狀態下，多媒體技術得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現在人們日常生活和工作中，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內存放聲像檔案，只有部分單位根據需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數單位還是沿襲著混存方式，不符合有關規定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。

1.3聲像檔案管理方法不先進

在管理聲像檔案過程中，應根據周圍綜合性環境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統一的集中管理【2】。

1.4聲像檔案管理準則未完善

大多數單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態。

加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加大宣傳力度，爭取領導與攝錄人員支持

加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網絡各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領導、宣傳部門負責人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應的管理制度。規范管理，對產生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）增強與檔案部門業務聯系，逐步提高攝錄人員檔案業務水平

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。另外，還要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關專業知識和技能的培訓，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動

針對企業重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業（項目）重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統一管理，方便各方面利用。

結語

隨著科學技術的迅猛發展，使得聲音檔案在管理過程中出現較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義

參考文獻

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[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業文化（下半月），2011，（06）：431-432.

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一、認真學習，積極提高業務能力

我從事圖文資料、影像資料的檔案管理工作，為使自己掌握檔案管理必備的理論知識，具有從事檔案管理的崗位能力和技能，我認真學習，深入鉆研《中華人民共和國檔案法》等國家有關檔案工作的法律、法規和相關政策，經常翻閱檔案管理方面的書籍，積極借鑒先進單位的檔案管理經驗，有不清楚的業務問題，積極向有關專業人員和老同志請教，切實提高自己的業務工作本領。近年來，我充分發揮自己的業務特長，能夠獨立完成檔案管理工作任務，確保把檔案管理工作做好，提高檔案管理工作的質量，充分發揮檔案的作用，為有線電視臺整體工作服務。

二、努力工作，全面完成工作任務

我充分認識檔案工作的重要性，認真努力工作，全面完成檔案管理工作任務，

發揮檔案的作用和效能。一是建立健全檔案管理制度。我先后建立健全《檔案管理暫行辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等檔案管理制度，做到以制度管人管事，初步實現檔案管理制度化和規范化。二是認真努力整理好檔案。我及時收集需要歸檔的圖文資料、影像資料，按照檔案管理要求進行整理，確保整理好的檔案符合標準，便于收藏和今后查閱使用。三是強化檔案管理規范化建設。我堅持保密、安全的原則，檔案室配置空調、除濕機、防盜、防高溫、防火、防鼠、防蟲、溫濕度計等設施，確保檔案安全；檔案排放規范整齊，有資料存放示意標記，每月定期檢查檔案，保證檔案完整齊全。四是加強檔案信息化建設。我積極做好檔案信息化工作，配置了檔案所用的電腦，建立機讀目錄，安裝了檔案管理軟件，使檔案管理步入信息化軌道，有效提高檔案管理的工作效率，實現檔案管理現代化。

三、愛崗敬業，培育良好工作作風

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1.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。

1.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.3缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

1.4缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

2.優化事業單位檔案管理制度的途徑

2.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。

2.2重視檔案管理制度的執行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

2.3加強檔案管理人員的專業培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業水平和檔案管理知識。