電子合同管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子合同管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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(一)合同管理中部門間流轉的效率低下

一份經濟合同從簽定到付款完結，會涉及到業務、紀檢、法務、行政、財務等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統合同管理模式下，部門間審批流轉的效率很低。

(二)部門間流轉的規范性控制不夠

在紙質合同流轉過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫院合同數量多、類型雜以及執行周期長等諸多原因，導致傳統合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。

二、電子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的規范性

根據合同的類型，由法務人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應用的完備性、內容周嚴性、規定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。

(二)各部門審核通過的強制性

作為一項突出優勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉清晰明了

合同電子化臺帳是對合同基礎信息的逐項錄入，生成合同基本信息數據表。根據合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉環節、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務付款環節的準確性。

(四)建立起規范的電子化檔案管理模式

通過全過程封閉式電子化管理，對合同執行科室，合同主體資格相關內容，合同期限，合同金額，付款計劃等內容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內容可以實時追蹤，隨著合同種類、數量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統合同檔案管理無可比擬的優勢。

三、通過合同查詢、統計功能，建立起預算資金使用的監管功能

篇(2)

關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

篇(3)

關鍵詞：EPC 電子工程 合同風險

中圖分類號：F715文獻標識碼： A

一、引言

國際EPC總承包模式在外資項目中已被普遍采用，在石油、化工領域甚至已成為主流模式。但在電子工程領域還未普及，近幾年EPC模式所占比重逐漸加大，與傳統的施工承包模式相比，其項目收益更高，同時所伴隨的風險也更大，需要承包商通過各方面能力的提升與增強，才能夠有效實施項目并達成既定的項目收益目標。

本文通過對EPC工程總承包模式項目管理的整體介紹，通過分析電子工程采用EPC模式的可行性、優略勢，并分析EPC工程各階段合同風險管理及防范的關鍵要素與環節，從EPC總承包商的角度提出電子工程EPC項目的合同風險預防措施與解決方案。

二、EPC模式與傳統模式的的優略勢分析

1、傳統模式簡介

所謂傳統模式是指業主自營管理的傳統項目管理模式，通常采用平行發包的模式，套用EPC的概念，將設計、采購、施工按照項目進度依次選擇不同承包商實施，即E+P+C方式進行招投標及合同管理。這種模式有利于利用業主現有資源和條件，實現行政協調。

2、傳統管理方式的不足

（1）業主直接委托設計、施工、供貨及監理等開展各項工作。業主直接管理項目。既是投資主體，又是管理主體，承擔了所有風險。

（2）工程建設各個階段、各個部分之間的界面管理工作量大而復雜，業主需要較龐大的管理機構和人員。

（3）業主為生產型企業，產品才是“主業”，工程建設只是階段性工作，或稱為“輔業”，按照“做強主業，分流輔業”的要求，項目建成后，管理人員存在“轉崗分流”的后顧之憂。

3、新型模式

新型模式即以EPC為代表的專業化模式，通過與專業公司建立合同關系，將項目管理工作整體委托給EPC總承包商，由EPC總承包商具體負責項目實施。

4、新型模式與傳統模式的對比分析

對比要素 傳統模式：業主+（E+P+C） 模式三：業主+EPC

（1）業主機構 大 小

（2）項目管理專業化 低 高

（3 ）設計的主導作用 不能發揮 能充分發揮（一個主體）

（4）EPC的協調 分離、外部協調 統一管理、內部協調

（5）項目管理經驗 一次性 專營，經驗豐富

（6）項目管理技術 水平低 水平高

（7）進度控制 難交叉 能合理深度交叉

（8）費用控制 難控制 能主動控制

（9）質量控制 各管各的質量 全面控制質量

（10）投資效益 差 好

（11）風險 業主大，承包商小 業主小，承包商大

（12）業主效果 事繁，效益差 省時、省錢、省力

三、電子工程采用EPC模式的可行性分析

電子類工程由于具有如下特點，故更適合采用EPC模式。

1、項目多、分布集中

近年來，電子類項目越來越多，且多集中東部沿海及發達地區，產業集聚效應日益顯現。專業的EPC工程承包商得到了快速成長，目前國內有能力以EPC模式承攬電子項目的工程公司已逐步發展和壯大，也得益于近年來電子行業的蓬勃發展。

2、技術密集、項目規模大、投資強度大

最能代表電子產品制造業的是集成電路和平板液晶顯示器生產項目，這些項目需要有比較大的投資才能產生規模效應。由于技術密集，傳統的施工企業以不能滿足電子項目全過程工程管控的需要，以設計院為龍頭，整合行業資源，以EPC模式則更能滿足電子項目的技術要求。

3、項目建設周期短

電子產品技術發展快，市場變化快。為產品盡快占領市場，進而獲得最大的投資效益，一般電子工程建設周期都非常短，“邊設計、邊招標、邊施工”的“三邊工程”較多。EPC項目組織架構簡單，項目推進速度明顯快于傳統模式，能夠幫助業主盡快投產。

4、成品率要求高

電子產品的成品率是電子企業的生命線，廠房建設水平直接影響后續的產能及良品率，進而影響企業的利潤率及投資回報率。EPC模式，內部銜接緊密，技術方案能更有效且準確的實現，更易盡快達成生產所需的環境要求，保障產品的成品率。

四、電子工程EPC模式的主要合同風險及應對措施

1、合同條款風險

合同條款應本著平等、公平、誠實信用、遵守法律和社會公德的原則。但合同類型選擇不當，合同文本不明確導致不平等條款、定義和用詞含混不清、意思表達不明等各種合同條款風險頻現，更有可能升級為法律風險。

應對措施：

（1）選用合適的合同文本，國際工程一般選用FIDIC的銀皮書，國內工程可選用《建設項目工程總承包合同示范文本（試行）》，成熟的工程公司也可在已有的模板基礎上進行修改，這也是優秀的EPC總承包公司提高市場競爭力的方法之一。

（2）強化談判前的合同風險審核，對合同條款進行劃分，明確哪些是主要責任條款、次要義務條款、提示條款、待定條款和默示條款等，針對不同類型的條款采用不同的方法，進行不同等級的風險審核。

2、合同管理風險。

合同管理是EPC總承包商獲利的關鍵手段，不善于管理合同的承包商是絕對不可能獲得預期效益的。利用合同條款保護自己的合法利益，擴大受益，就要求承包商具有全面的知識和熟練的技巧，善于開展索賠與反索賠。

應對措施：

（1）強化合同管理意識，合同管理不只是合同工程師的個人行為或個人職責，合同管理是團隊共同努力，互相配合的結果。因此做好合同交底，分解合同管理任務就十分重要。

（2）做好合同管理的前期策劃，合同簽訂前，總承包以拿項目的經營活動可以稱為“一次經營”，合同簽訂后，總承包商為完成合同目標，提高項目收益的活動可統稱為“二次經營”，二次經營的過程就是化解合同風險的過程，合同簽訂后，深入分析合同風險，制訂詳細的二次經營策劃，就成為了EPC總承包商獲利的關鍵手段。

3、合同價款風險

EPC合同一般為總價合同，總承包商承擔工作量和報價風險。承包商按照合同條件和業主要求確定的工程范圍、工作量和質量要求報價。但業主要求主要是面對功能的，面對結果的，沒有明確的工作量?？偝邪贤话阋幎ǎ汗こ痰姆秶鷳闈M足業主要求或合同隱含要求的任何工作，以及合同中雖未提及但是為了工程的安全和穩定、工程的順利完成和有效運行所需的所有工作。因此總承包商在投標報價時工作量和質量的細節是不確定的，這就是EPC模式高風險伴隨高利潤的魅力所在。

應對措施：

（1）做好類似工程的報價及結算數據積累，EPC工程，一般在方案階段就開始報價，簽訂合同時是沒有具體施工圖的，方案報價更多是指標性報價，這樣類似工程的參考價就顯得尤為重要，重要指標對應的概算報價，就成為衡量項目能否收益的關鍵指標，也成為EPC總承包商敢于承接類似工程的核心競爭力。

（2）善于利用業主的方案修改進行變更索賠，EPC合同為總價合同，為方案報價，相對應的是業主提出的功能要求及項目目標，由于電子類項目的工藝條件復雜，工藝條件的修改在所難免，善于利用這些修改，將已有的合同價款風險通過合理的變更索賠予以化解，是成熟EPC總承包商應有的商務能力。

五、結語

EPC工程總承包模式是應市場的要求而推行和發展的，由于電子類工程的特點，這種模式必然將在實踐會有更多的運用。對于EPC總承包商來說，EPC模式無疑是對自己管理水平的一項挑戰，有機遇更充滿了風險。如果也只有EPC總承包商在合同風險管理中采取有效的措施，才能在合同雙方的博弈中占據有利的地位。

參考文獻

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關鍵詞：自動化 打印 合同管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0108-02

目前物資合同統簽統付在全國已經鋪展，物資合同簽訂總量逐年遞增[1]。隨著2015年5月物資子系統的上線，優化著力方向在于電子合同的制定效率，而占據簽約工作較大部分的書面簽約部分仍然依靠大量的手工操作，經多重界面跳轉打開打印，效率低下，無法與逐步優化的系統同步配套，仍然影響整體工作效率。為了進一步提升整體的工作效率，在物資合同統簽統付典型模式的大背景下，借助系統智能化、流程規范化調整的契機，提升電子合同簽訂的規范性與智能化。

1 項目管理系統簡介

項目管理系統是一款基于Html、CSS、Java等語言開發的C/S模式的合同在線管理系統。它包括了合同管理、功能設置、字典管理3大功能模塊。其中合同審核包括初始化、合同上傳、查詢、導出合同、合同審核、合同分類、批量打印、合同刪除等功能；功能設置主要包括打印機設置、修改密碼、用戶注冊等功能；字典管理模塊包括全局數據設置、客戶管理、客戶數據導入、用戶管理等功能。

2 合同導入模板設計

合同管理模塊中的合同導入是以SQL標準模板為基準的。該SQL模板具有的標題列有唯一ID、付款方編號、付款方名稱、收款方名稱、合同日期、更改日期、合同內容、備注、行業代碼、合同代碼、合同號碼等。具體設計代碼如下。

DROP TABLE IF EXISTS `tpt_contact_tabel`；

CREATE TABLE `tpt_contact_tabel` （

`tpt_id` int（32） NOT NULL，

`tpt_payer_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_payee_name` varchar（32） NOT NULL，

`tpt_contact_cretime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_upttime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_content` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_remark` varchar（255） DEFAULT NULL，

`tpt_industry_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_contact_code` varchar（255） NOT NULL，

…………

PRIMARY KEY （`tpt_id`，`tpt_contact_code`）

）；

按照這個模板設置的SQL數據表，通過合同管理的合同導入功能，在合同上傳后，可將合同信息導入到系統數據庫中。

3 總體設計策略

3.1 合同管理數據庫具體設計

對于合同管理系統中的合同管理對應一張合同數據表（contact_table），合同管理數據表主要由以下字段組成：唯一ID、合同名稱（name）、合同代碼（code）、存儲路徑（path）、是否打印（hasprt）等。具體主要設計代碼如下。

DROP TABLE IF EXISTS ` contact _table`；

CREATE TABLE ` contact _table` （

`id` int（32） NOT NULL，

`name` varchar（255） NOT NULL，

`code` varchar（255） NOT NULL，

`store_path` varchar（255） NOT NULL，

`hasprt` int（1） NOT NULL DEFAULT '0'，

PRIMARY KEY （`id`）

……

）；

這里的hasprt表示合同是否打印，如果一條記錄被選中后打印，該屬性值將被設置為1，有效避免了重復打印。通過合同導入模板外鍵（合同編號）使得合同管理表與模板表相關聯。

3.2 自踴打印關鍵技術說明

要保證文件能夠自動化打印，首先要通過初始化設置，對打印設備進行智能化設置。打印機自動化打印設置步驟如下。

（1）建立打印服務器，并在打印服務器上設置2個共享驅動，驅動1配置為縱向輸出，驅動2配置為橫向輸出。

（2）在項目合同系統上開發打印功能，使得系統可以直接調用打印設備。

（3）用戶在選擇合同打印時，由打印服務器對打印任務進行負載均衡，產生2個打印隊列，分別用驅動1和2進行調用打印設備。

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（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現在：未明確合同授權審批和簽署權限，未建立會計財務部門與合同承辦部門溝通協調機制和合同履行的監督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執行、監督等全過程控制；二是未設置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內部各主辦部門管理，保管又分散在各經辦人手中；三是合同印章使用不規范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統一規定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環節管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數量、質量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數裝修改造工程合同沒有對工期作出規定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質保金等內容；三是少數合同缺少關鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調維修保養合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質進行考察，部分協議供貨單位未提供資質證明文件；二是少數合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現象；四是合同簽訂主體不合規。主要表現為：簽訂合同的主體為基層央行內設部門，由部門負責人（未經授權）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關不嚴。一是有些簽訂的合同未經法律部門審核，或存在先簽訂合同后經法律部門審核的現象；二是少數合同雖經法律部門審核，但仍出現合同條款與招標文件不一致現象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設合同招標合同》，約定招標服務費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現在：少數基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規范。如基層央行與電信、聯通等網絡運營商存在長期租賃的關系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數，一般簽訂的網絡租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網絡資費不斷下調的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應上升。（三）合同履行和監控不到位。1.合同變更不規范。一是少數合同重要內容變更未簽訂補充協議。如某單位與物業管理公司簽訂物業服務合同，約定服務事項包括辦公樓保潔、保安、收發管理、綠化管理，但在合同履行期內，服務內容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協議；二是合同變更未經雙方確認。如某單位與某物業公司簽訂勞務合同，崗位數量由5個改變為4個，變更合同上僅有某物業公司一人簽字（加指印），未見用工方即某單位負責人或被授權人簽字。2.合同履行存在薄弱環節。主要表現：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規定留存質量保證金等。3.合同后續的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關注不夠，對合同的事中和事后監督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關制度時，無章可循、無據可依，缺乏上級行系統部署和頂層設計的制度進行統一指導和規范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監督檢查機制，也沒有履行監督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應該是法律事務部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關鍵環節還存在把關不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內容不完整、必備要素缺失、合同后續管理松懈等；其次，基層央行法律事務部門多為兼職人員，日常事務較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現一些合同雖經法律部門審核但仍存在瑕疵的現象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權部門綜合人員，雖然具有一定的專業技術知識和管理知識，但卻不具備法律專業知識，且缺乏相關法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現象發生。

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在電網企業物資合同管理要點中，法律要點是比較重要的，對于招標采購得到的相關物資而言，按照法律相關要求，應嚴格按照招標文件中的規定時間簽訂合同，沒有正當理由的情況下，不能延長簽訂時間。對于招標采購得來的相關物資而言，在簽訂合同前，要以相關資料作為重要依據，這些資料不僅包括中標通知書，還包括相關合同條款、招標規范文件、招標文件、澄清文件和貨物清單等；對于不是通過招標采購得來的物資而言，要在確定物資采購結果后簽訂合同，合同簽訂的依據主要是與結果相關的資料和信息。對于招標采購得來的相關物資而言，要保證書面合同中的相關條款與中標者的相關條款一致，還要保證和招標文件具有一致性，不允許簽訂不具有實質性的合同條款。

2電網企業物資合同管理的模式

至今為止，電網企業物資合格管理模式一直處于不斷變化當中。在最初的電網企業管理中，還沒有對物資合同管理制度進行完善，還沒有實現統一化管理，電網企業物資合同管理主要應用招標采購管理模式，物資簽約對象即項目出資單位。目前，在電網企業中，物資集約化制度和體系已經有了廣泛應用，對合同管理模式進行了創新，實現了物資集約化管理，省公司主要負責合同簽訂和合同結算工作。經過電網企業物資合同管理模式的不斷完善和創新，分批次采購合同的管理模式得到了廣泛應用。電網企業物資合同管理已經實現了統一化目標。在電網企業中，關于物資采購的相關文件非常多，這些文件都是加強合同管理的重要依據。在當前的電網企業物資合同簽訂過程中，應應用電子平臺，對簽訂流程進行系統固化，實現招標全自動化，促進合同文本智能化生成。在合同簽訂過程中，應盡量實現簽約文件簡單化，明確相關商務合同和條款中主要的簽訂依據。

3電網企業物資合同管理的流程

3.1系統流轉

在電網企業物資合同管理中，管理人員主要依照中標結果和物資合同制訂，合同應符合專業模板，供應商在經過在線審核確認后，將合同的相關資料和信息輸入ERP系統，最終形成訂單。在此過程中，合同審批工作得到了落實。

3.2書面合同的簽訂

在完成系統流轉環節后，供應商應帶著相關信息和文件前往專業服務大廳簽訂合同。在簽訂前，相關承辦者要加強對合同相關信息的審核力度，還應派出代表人員進行合同簽訂或加蓋公章。

3.3合同履行

在完成合同簽訂工作后，要有效履行合同，要健全電網物資合同管理機制。在建立系統化臺賬后，應加強對招標過程、履約過程和結算等過程的管理，實現供應一本賬系統化管理。

3.4健全物資調配機制

要在省公司有效建立物資調配機制，完善物資調配部門。調配部門要加強對各個項目和工程業務的管理，完成物資的供應和安排工作，對物資供應的相關情況進行調差分析，加大監控力度，保證供應商正常履約，加大對物資到貨情況的管理力度。

3.5健全調度機制

物資調配部門的相關人員要建立物資調度機制，定期進行供應規劃，制訂物資到貨計劃，定期開展履約協調會議，對物資發貨情況進行合理調度，及時掌握物資運輸情況。

3.6健全預警機制

在物資供應中，健全預警機制是十分重要的，要加大對物資供應情況的監督力度，做好及時預警、跟蹤，實現履約保障目標；要不斷增加預警功能，合理進行預警參數設置，實現全方位監控和預警，及時采取有效措施解決預警問題。

4未來電網企業物資合同管理的重點

4.1落實計劃的制訂和實施，加強采購管理

在電網企業中，要想加強物資合同管理，就必須加強計劃管理，從保證物資管理各個環節工作落實到位，提高合同簽訂效率和合同后期履行的安全性；嚴格遵循相關管理標準，按照合約制訂方案、確定物資采購時間和交貨時間；加大對文件信息的審核力度，健全物資供應審查機制，應用閉環管控方案。

4.2有效解決合同變更問題

在物資合同后期的履行中，合同變是導致合同履行不到位出現的主要原因，提出物資合同變更的主體應當是管理部門的人員，并開出規范化的技術變更單。企業物資部門嚴格按照技術變更單上的相關內容確認合同商務變更單上內容的合理性，且簽訂的對方應是物資供應商。

5結束語

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1 ARP系統概述

中國科學院資源規劃項目（ Academia Resource Planning，簡稱ARP項目），是實現中國科學院科學資源規劃的信息系統工程。ARP項目從中國科學院院所兩級治理結構出發，以科技計劃與執行管理為核心，綜合運用創新的管理理念和先進的信息技術，對全院人力、資金、科研基礎條件等資源配置及相關管理流程進行整合與優化，構建有效的管理服務信息技術平臺。

2 ARP系統在科研院所財務管理中的積極作用

2.1實現財務數據標準化，提高會計基礎工作效率

ARP實現了以科研項目管理為核心的人、財、物的核算模式，其中人力資源模塊完成了財務報銷供應商的維護，課題管理模塊實現了科研項目課題的維護和預算的建立，固定資產模塊完成了資產卡片的建立和管理，而各業務模塊基礎數據可以相互引用和共享。部門、人員、科研項目、固定資產等基礎信息通過上述模塊錄入后，項目人員在財務網上報銷系統完成項目采購借款和財務報銷業務，審核通過后信息導入財務系統生成記賬憑證，實現了報銷業務的流程化，提高了會計數據標準化程度，把財務人員從傳統財務軟件下手工輸入數據的重復性工作中解放出來，有效降低了數據錄入錯誤率，提高了工作效率，保證了人力數據、物力數據、業務數據與資金數據的一致性。再加上外掛輔助工具DISCOVER的運用，提供各種組合查詢功能，它可根據使用者提供的期間、科目、項目、摘要等不同要求的數據進行匯?或分類，進行深層次財務數據分析。另外，還有輔助軟件ADI的運用，大批的業務數據處理，只需要在EXCEL表格匯總完畢，通過ADI導入ARP財務模塊即可形成會計分錄，批量數據的處理變得快速簡捷，這方面的優勢尤其體現在年終結轉的賬務處理上，最后報表平臺Report Plat的使用，除了提供必需的財務報表外，還能提供多種管理性報表，可滿足管理者對實時財務信息的需求。

2.2 ARP系統的應用加強了科研項目經費的過程管理

科研項目管理是研究所管理最重要的內容，通過ARP系統財務模塊和科研項目模塊信息的有效結合，完成了數據同步和信息共享，使項目負責人、科研項目管理人員、財務等的信息供給完全一致，讓他們能及時了解項目的經費使用情況，比如它不僅可以調取科研項目課題當年的收支結余情況，還可追溯查詢項目設立至今的每一條資金的使用信息，出現問題或差異就能被及時發現糾正，財務信息更加透明準確，這樣科研人員也可以參與到項目財務管理中，提高了項目經費管理水平，ARP系統對科研經費財務信息做到了實時查詢、統計分析和管理，加大了財務監督和控制，為所有管理層制訂、落實行動方案提供了有效支撐，有利于安排全所的經費支出，實現內部資源的高效整合。

3 ARP系統在財務管理應用中的缺陷

3.1 ARP網上報銷系統未實現完全電子化

ARP外掛的網上報銷系統實現了報銷單填寫和財務審核的電子化處理，從一定程度上規范了報銷單的標準分類和報銷單財務審核流程，有效地提高了財務報銷工作效率。但目前ARP報銷系統功能使用還不徹底，未能將報銷的原始單據等掃描進網上報銷系統，從而未能實現完全的電子化簽批，停留于電子報賬和紙質簽批并存的半自動化階段。報銷單負責人審批環節未實現電子化，還停留在紙質階段，經常存在因項目負責人出差等狀況簽批滯后的情況，造成從負責人審批到財務審核付款周期較長，很大程度上影響了支付效率，并且經辦人無法查詢跟蹤報銷支付申請的審批進度，在一定程度上影響了科研項目進展。

3.2合同管理系統的缺失

合同管理是科研項目財務管理內部控制中非常重要的一部分。目前，項目合同一般采用備查表管理，設置合同單位、合同金額、已付款金額、未付款金額通過Excel登記。這種合同管理方式受人為因素的影響，很容易存在遺漏或者錯誤。合同管理與財務系統相脫節，無法在財務報銷中實現合同經濟條款對付款進度的控制，容易存在資金重復付款的風險。

4 現有ARP系統財務管理模塊完善的措施

4.1完善ARP網上報銷審批系統4.1.1系統審批完全電子化

完全電子化的ARP網上報銷系統，它在原網上報銷系統的基礎上增加了各級負責人線上審批的功能，業務上實現了出差申請、借款單、報銷單的線上審批。按借款單和報銷單金額和業務性質啟動不同的網上報銷線上審批流程，報銷單通過審批后才能提交財務審核，減少了紙質報銷單流轉的過程，從一定程度上規范了報銷審批流程、明確各環節審批責任。

以X單位網上報銷系統為例，網上報銷審批下分出差申請審批、借款審批和報銷審批三個子菜單，每個子菜單下有三種審批狀態，包括草稿、待處理、已處理。其中草稿菜單下是報銷人填寫報銷單后，暫存報銷單以確定審批流程，尚未提交審批的單據，已暫存的報銷單可在草稿菜單下查找和修改；審批人可在待處理菜單下查看報銷人提交需要本人審批的出差申請、借款單和報銷單，并可查詢上一個流程辦理的時間和意見；審批人可在已處理菜單查看本人已審批通過的出差申請、借款單和報銷單。報銷人也可在已處理菜單查看本人提交的報銷單已完成審批的環節和所處的環節。這樣在系統中全程記錄了報銷業務的處理流程，可隨時查看審批環節和審批意見。以其中出差申請為例，根據《中央和國家機關差旅費管理辦法》公務出差審批制度，在ARP網上報銷系統中增加了出差申請功能。需要在出差前在系統填寫出差申請，說明出差人員、出差地點、出差事由和出差時間，并提交領導審批，在出差結束可按出差申請直接生成差旅費報銷單，不用再手工錄入。并且出差申請和差旅費報銷相互關聯，方便查看相關信息。當然也有科研人員忙于科研工作，個人無法辦理網上借款報銷業務，針對這種情況系統增加了授權的功能，授權是由委托人授權給人在授權期限和授權額度內代為辦理借款報銷業務?？蒲腥藛T可通過此功能授權行政秘書或他人借款報銷業務。委托人在系統中選擇授權人員，設定授權內容、授權額度和授權日期，人也可選擇接受或拒絕授權，人通過委托借款和委托報銷菜單辦理借款報銷業務，委托人可通過日志實時查看人辦理業務的相關信息，做到對課題經費支付的實時把控。

4.1.2財務付款信息的系統自動采集

隨著國家科研投入的日益增加，科研院所資金流量日益增大，財務工作結算任務重。報銷人員可在網上報銷系統維護個人和外部供應商銀行結算信息，網上報銷單據填寫時，從中選擇對應付款信息，提交財務審核后，財務付款人員可從系統中導出付款信息，大大減少了銀行支付系統的錄入工作量和工作差錯，降低了財務人員資金支付壓力。

4.1.3預算執行實時監控

日?？蒲谢顒咏涃M支出進行網上報銷，在填報采購或費用報銷單、選擇子課題時，網上報銷系統不但能夠提供課題信息的查詢，比如：課題編號、項目類型、預算總額、預算結余、收支總額、借款未報銷金額等，同時，在系統中增加了報銷單提交和審批各環節的預算查詢與控制，將報銷審核與課題預算信息關聯，按預算結余實時控制報銷支出，并進行課題結余監控和超支預警。如果經費超支，系統會進行提醒和相關限制，實現了實時監控。對于課題超支情況，也可通過預算分析，層層追溯查詢到明細支出。

4.2開發合同管理系統，實現ARP網上報銷合同付款控制