工程項目檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇工程項目檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

工程項目檔案是企業工程項目建設過程中所有步驟和環節的全面記錄文件或資料，能夠準確的反應工程進展與完成的真實狀況，在維護企業合法權益方面發揮著關鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。

2工程項目檔案管理中存在問題

2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統研究

無論是從我國經濟發展形勢還是從國際市場經濟發展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設上來看，并沒有專業的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強工程項目檔案立法及監督指導，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規范化。

3.2轉變傳統觀念加強檔案過程管理

從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。

3.3強化工程檔案管理專業隊伍建設

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業務技能，這就需要對其進行專業的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現檔案管理人員的專業培訓，包括檔案管理的法律法規、管理制度、業務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業的培訓。

3.4加強工程檔案的現代化與信息化管理

篇(2)

關鍵詞：建筑工程；施工資料；檔案；管理

一、目前我國建筑工程項目施工資料檔案管理所存問題

近年來，隨著我國信息技術的不斷進步，國民經濟經濟水平的提高，在建筑行業上所實施的管理也更為嚴格，同時建筑市場也開始向規范化與信息化方向發展，但是在其發展的過程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點問題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時工程項目的質量驗收資料也不是很齊全；第二，施工驗收資料的格式與工程項目竣工文件的編制等不夠規范；第三，在施工原始資料的書寫上不是很規范，在交接工程資料的時候不夠及時；第四，在施工記錄資料的填寫與記錄評價上存在著一個普遍的現象，即信息不夠真實，未按照相關的規定要求來實施一定的計算工作，為實施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質量一直得不到提高。

二、加強建筑工程項目施工資料檔案管理的相關措施

（一）事前管控

所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質量這一關。在該階段進行管控時，首先應該構建一個健全的質量管控制度，在組織上確保該項工作得以正常且有序的實施，具體措施主要如下：

第一，前期管控。首先應該進行工程項目編碼的區分，編制相應的編碼系統，明確工程項目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統一質量驗收表格與記錄表格，確定工程項目中各種信息記錄表格的統一格式，在確定以后不可隨意進行更改，以免對工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。

第二，構建完善的管控結構以及制度。首先進行資料檔案管理機構的構建，制定相應的管理制度，統一領導與管控工程項目施工資料檔案各項業務工作；其次，構建相應的管控網絡，確定管控人員，把工作具體落實到每一位工作人員的身上，同時還要確定管理工作的具體程序，構建相應的考核獎懲機制；最后，進行崗前培訓機制的構建，加強檔案管理人員管理技能的培訓與教育。

第三，在建筑工程項目施工之前，管理部門應該基于事前所制定的計劃方案，加強實施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時，應該實施監督、指導以及檢查。同時還應下發關于施工資料管理細則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項工作的實施創設一個良好工作環境。

（二）事中管控

第一，建筑工程項目施工之前，應該收集工程項目施工審批表、施工圖紙、施工組織設計、施工許可證以及相關的地質勘查報告等各種資料，通過對施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實驗室進行檢驗，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗的相關報告，對各施工方案以及施工組織等進行圖紙的會審，明確施工單位的資質。同時還應和建設單位進行配合，做好相應的開工報告以及報建資料，并將材料報告送至監理部門。在施工中若需要進行塔吊工作，則應報送相應的塔吊施工方案，并根據質檢部門的相關要求，收集各種安全資料。

第二，收集并整理施工過程中各分部工程的相關資料，其主要包括以下幾個方面：一為收集并整理施工試驗資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗收的記錄工作，在工程項目施工之前，應該按照施工組織的具體要求，對施工原材料進行試驗，并做好相應的計劃方案；在隱蔽工程的驗收記錄中，可借助于表格把隱檢的項目、具體內容、意見、項目質量情況以及相關的復查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗收質量不達標的，不可實施下一道工序，由于施工記錄是對工程項目整個施工過程所進行的記錄，因此在該環節中，其記錄必須要完整且詳細。二為設計變更資料的收集與整理，在該過程中，應該注意兩個方面的內容，即采取分專業整理的方式與注明好圖紙中所修改的內容。三為做好工程項目中各分部項目施工質量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項目質量驗收在基于分項工程驗收合格所實施的，因此在這一環節中，主要的任務就是檢查主體結構功能以及質量等是否滿足施工規定，可通過施工單位、建設單位、監理單位以及設計單位等來共同進行驗收，從而確保資料的完整性。

第三，收集與整理施工日志，做好相應的技術交底工作。在技術交底工作中，不僅要確定工程項目安全要求以及質量需求，同時其交底的內容應滿足相關的法規以及工程項目施工要求，做好相應的記錄工作，通過書面的形式來進行簽字，完整地將技術交底工作資料歸入到工程項目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應逐日進行填寫，確保其可將施工現場的實際生產狀況準確且真實地反映出來。此外，在工程項目驗收過程中，還應收集并整理施工竣工記錄，進行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準確性，對于所存問題應該及時提出相應的整改策略，并且限期進行整改。

（三）事后管控

在該環節中，主要包括兩個方面的內容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項目整個建設過程所產生的文件資料準確且真實地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應案卷。在進行工程資料移交時，應該基于工程項目具體的規范要求，結合施工當地檔案管理的規定來實施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時性、準確性以及真實性。

近幾年，隨著信息技術的進步，社會經濟發展速度的加快，在建筑工程項目施工資料檔案管理上，開始廣泛應用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲高密度、信息非人工識讀性以及系統依賴性等特征，對此，在管理過程中，還應確保電子文件的可讀性、安全性、系統性、原始性、完整性以及真實性等。同時在管理過程中，還要對數據壓縮、電子文件格式轉換以及文件圖片處理等進行不斷地規范，繼而進一步提高電子文件管理水平。

結束語

綜上所述，建筑工程項目施工資料檔案管理工作是一個比較復雜的工程，所涉及到的人員、內容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準確性以及真實性，必須要對工程項目進行全過程的跟蹤監督管理，同時還要構建相應的管理機構，完善相應的管理制度，加強管理人員技能的培訓，強化對施工過程的管控，把好工程項目竣工驗收這一關，從而保障施工資料檔案的準確性與完整性。

參考文獻：

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關鍵詞:建設工程；檔案管理

1 現狀分析

對任何一個工程單位而言,不論是設計單位還是施工單位及監理單位,其資料室已成了圖紙資料庫,過去的圖紙資料堆得四處皆是,個別已是塵埃滿面。如何利用計算機及電子文檔將各種資料、圖紙實行數字化統一管理,這是很多單位所共同關心的問題。隨著計算機的發展和普及,目前多數設計單位的計算機出圖率已達到100 % ,即所有工程圖均為Windows98、Word 、Excel 等電子文件。但大多數單位未對這些圖檔進行統一管理,在設計單位分散在各設計人員手中或各科室里的資料數不勝數。因此在工程建設過程中有數量眾多的施工往來文件、合同、實驗資料和竣工文件等資料,如果能將這些文件資料無紙化統一管理,那將會為各單位節約許多開支,也會減少各單位對這些資料進行人工管理的苦惱,更不會有丟失資料的擔心,而且查找文件即方便又快捷。在施工監理單位也存在類似的問題。為解決上述問題,結合監理工作的需要,我公司在“西部交通建設科技項目”、“兵團國家級貧困團場扶貧公路建設項目”等工程中不斷的總結經驗,實驗研究出了一整套有關設計圖及竣工資料數字化統一管理模式及管理系統。

就我個人認為該系統能很好地解決圖檔管理中所遇到的各種問題。針對設計和施工單位(含監理和業主) 工作內容和重點的不同,將其分為設計施工檢測管理和竣工圖輔助制作及管理系統兩大部分。

2存在問題的主要原因

2. 1重建設、輕管理、檔案意識淡薄

有的工程管理部門和工程專業人員重工程實體,輕工程資料,只重視搶工期,忽視工程資料與工程實體同步管理。認為只要工程項目迅速建成投入使用就行,對工程項目竣工檔案資料是否完整準確的歸檔漠不關心,忘記了竣工檔案是企業必要的技術儲備,是一種潛在的生產力這樣一個極為重要的問題。

2. 2對檔案工作缺乏正確的認識

有人認為,工程項目竣工檔案材料的收集歸檔完全是檔案部門的事,這種認識誤區,是造成工程竣工檔案材料收集不齊全、不完整、不準確的另一個原因。檔案管理工作不是一項孤立的工作,它與企業經營有著千絲萬縷的聯系。尤其是收集歸檔工作,檔案材料能否收集齊全完整并保證其準確性,不僅取決于檔案管理人員的主觀努力程度,而且與企業各部門在處理業務,形成文件材料行為規范程度有著直接的聯系。如果各業務部門在編制或審查文件圖紙資料時不注意其質量,使用中不維護它的安全,辦理完畢后又不注意收集和積累,而單憑檔案部門事后去找、去要、去收集,那么要使工程項目檔案資料歸檔齊全將是一句空話。

2. 3工程項目竣工檔案歸檔制度不健全

例如,有的工程在制定項目計劃時未將竣工檔案資料歸檔工作列進去,有的工程項目驗收時不吸收檔案部門參加,有的施工單位在竣工驗收時不向工程管理部門提交竣工檔案,沒有將竣工檔案的形成、歸檔納入工程管理業務范圍。由于歸檔制度不健全,曾出現工程實體完工,施工單位走人,工程管理班子解散,交工資料成堆,造成檔案人員有啥清理啥的局面。

2. 4對檔案管理制度執行不力

有些規章制度必須在各業務部門的大力支持和密切配合下才能得到真正的貫徹執行。例如,公司制定了關于工程交工資料不完整、不準確,工程項目就不能驗收,工程項目竣工資料不歸檔,財務部門不能結算等規定。但在實際工作中,有些單位認為檔案工作是檔案部門的事,與本單位無關,無視檔案工作的規章制度,有法不依,有章不循,該把關的不把關或是把關不嚴,使部分規章制度形同虛設。

2. 5沒有形成一個良性的歸檔渠道

如有的建設項目主管部門、施工單位與檔案部門配合不緊密,管理上出現脫節現象,有些甚至出現相互推諉,在檔案資料歸檔過程中只是處于施工單位交什么,工程部門收什么,工程管理部門交什么,檔案部門就收什么,在檔案資料的接收上留下漏洞。

2. 6檔案人員業務水平參差不齊

竣工檔案資料應該是由專人跟蹤負責的一項工作，可是由于很多單位對于檔案資料收齊的重要性不理解甚至于有時覺得是可有可無所以在檔案資料員的配備上出現了很大的流動性和不專業性。其實按照正規的要求，應該是每個建設方、施工方都應該配有一至三名經過專業檔案資料管理培訓后考試合格取得檔案員上崗證的工作人員?？墒?，就現在而言這一點幾乎是沒有幾個單位能夠做到的，這樣就造成了很多重要檔案資料應檔案人員的不專業管理而流失，而這些寶貴資料的流失是隨時有可能給我們將來的生活、建設，甚至于財產生命造成不可挽回的損失。

3解決問題的主要措施

以上問題是在工程項目檔案管理方面存在的突出問題。如何才能保證工程項目竣工檔案資料及時、準確地歸檔,筆者認為應努力做好以下幾方面的工作:

3. 1重視并提高檔案管理意識

各級領導和有關業務部門要切實重視檔案管理工作,檔案專業部門和人員要進一步明確職責范圍,如參加生產調度會,參加產品鑒定會和基建工程竣工驗收,參加設備開箱等。

3. 2成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協調小組

工程項目從立項、評估、設計到施工、竣工、交付使用,其檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復雜的過程,在這個過程中,涉及到若干部門,眾多的環節和許多專業,要保證施工檔案完整準確及時地歸檔,就應當有一個協調的機制。筆者認為,一個比較大的工程項目,應當成立竣工檔案協調小組,一般應由計劃部門、基建部門、財務部門、檔案部門、施工單位、使用單位等組成,以協調各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進行。

3. 3進一步健全檔案管理制度

首先要從業務考核入手,將工程項目檔案歸檔管理納入計劃管理,并對工程項目竣工檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔職責都做出明確的規定,并通過建立崗位職責把歸檔任務納入各業務部門和有關人員的工作標準之中,使歸檔工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工資料列人工程承包合同,列入創優工程評審條件并認真實行預留交工資料保證金制度,第三是要認真執行制度。制度的保證作用,不僅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否貫徹執行。

3. 4加強跟蹤指導

跟蹤指導是檔案部門在收集工程項目竣工檔案中掌握的第一手資料,也是使竣工資料達到規范化的必要條件。工程檔案產生于施工現場,貫穿于工程項目的招標、投標、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據年度計劃內容制定出跟蹤指導計劃,在工程項目施工開始就要派專人進行跟蹤,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案跟蹤管理的有效控制。同時,在跟蹤指導的過程中要積極主動與工程管理部門、施工單位搞好配合。檔案部門在跟蹤指導中應注意以下問題:第一,檔案部門應擺正服務的指導思想,工程中主動配合,做到參與而不代替。要注意做好組織、協調、指導、監督工作;第二,擺正工程管理與檔案工作的關系。從基本建設和工程施工角度來看,工程管理與檔案工作應是主從關系,現場檔案工作從屬于工程管理,是工程管理的一個組成部分,它貫穿于工程的全過程。

3. 5積極參與管理

一是工程項目立項時,檔案部門要與有關部門協商,將竣工檔案的歸檔工作列進去,并提出具體要求;二是鑒定施工合同時,要將竣工檔案歸檔的責任、時間、案卷的質量要求等寫進合同中,以保證竣工檔案完整、準確、及時地歸檔;三是要嚴格按照工程合同履行歸檔手續,用經濟手段保證竣工檔案的歸檔工作;四是在施工過程中,注意加強業務指導工作,及時發現和解決問題;五是在每個單項工程完工后,應與工程管理部門在驗收工程的同時驗收竣工檔案,從根本上解決竣工檔案滯后性的問題;六是檔案部門要搞好竣工資料的驗收。驗收時要逐卷逐張進行核對,其方法是以案卷目錄對照每張圖紙、文字材料,以變更通知對照圖紙修改部位;以國家科技檔案案卷標準對照案卷質量;以工程項目竣工檔案資料歸檔細則對照形成的全部竣工檔案。七是竣工驗

收時對檔案的抽檢,一般千卷以上抽查15% ,千卷以內抽查30% ,抽查時重點放在對初驗中發現的問題是否糾正。

3. 6嚴把審核驗收與財務結算關

工程項目竣工檔案資料的審核與驗收是竣工檔案歸檔前的最后一項工作,它將預示著整個工程結束。在審核驗收時,檔案部門要指導施工單位及時做好交工資料的系統整理工作。將交工文字資料按單位工程分專業整理,遵照各專業施工文件的歸檔內容及先后排列順序整理整齊,裝訂成冊,按檔案要求編寫頁碼,編制交工資料目錄,填寫交工資料的成冊封面。為了對交工資料的完整準確負責,交工資料封皮上應設有施工單位、負責人、編制人和驗收單位、負責人、資料審核人的蓋章和簽字處?？⒐D成套性強,施工單位應按單位(或單項)工程分專業整理,每一套竣工圖(含其全部重新編號的變更文件) ,按圖紙目錄的順序排列。交工資料整理好后,分別填寫交工資料交接清單一式兩份,同交工資料一齊交工程項目管理部門審查。交工資料是在工程施工過程中形成積累和編制的,建設單位從事施工管理的專業技術人員是審查交工資料內在質量的“法定”權威,而檔案人員則側重從工程檔案管理的角度檢查交工資料的質量。在單項工程交工驗收前,建設單位工程管理部門負責組織和落實交工資料的交接及審查工作,工程管理技術人員按規定和分工逐份審核資料,合格后在交工資料封面上簽字、蓋章并完善資料交接手續。工程竣工資料的最后驗收是由計劃、工程管理、設計、質量監督及檔案管理部門參加,負責驗收每個工程的實體和交工資料,通過系統工程竣工檔案驗收并確認合格后,方能最終在工程竣工驗收證書上簽字蓋章。

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對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）

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1 強化管理，把好制度建設關。一是根據國家、省、市有關要求，將重點建設項目檔案管理工作真正納入規范化管理軌道，并將重點建設項目檔案管理列入重點工程的考核、獎勵辦法之中。二是工程項目的各參建和管理單位要建立、健全各項檔案管理制度。規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行；在實踐中認真總結檔案管理工作，建立和落實崗位責任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內部管理參建單位對工程項目檔案管理，年初有計劃，年終有總結，獎優罰劣。

2 廣開渠道，把好檔案收集關。大型工程項目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。

2.1 協作左右，建立網絡。結合工程管理單位自身的管理體制、組織機構的設置和檔案材料的形成規律，建立縱橫交織的管理網絡體系。各部門應配備兼職檔案信息員，形成左右協作的檔案傳遞網絡，專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯系，加強對收集工作的檢查指導，隨時收集與定期收集相結合。

2.2 主動服務，盡職盡責。檔案管理人員應主動上門，跟蹤收集，把握資料收集的主動權，收集反映主要活動和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結束后，專職檔案管理人員應主動上門將文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案資料進行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規律性的材料和數據。

3 把握環節，把好檔案質量建設關。工程項目檔案質量是全面反映工程質量的重要依據，是工程驗收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據。

3.1 主動介入。要了解基本建設每個程序包括的內容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項目建設每個階段所形成的文件材料，主動了解工程進展情況，跟蹤現場；對工程檔案工作進行全過程的監督指導，從源頭上把好工程質量關；要積極督促配合設計、監理、質監等部門對工程檔案把關。

3.2 科學組卷。一個有機聯系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據性文件—管理性文件—基礎性文件—設計文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時，按內容、重要程度、時間排列，并適當考慮文件材料的數量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項目從提出到項目竣工一般有準備、設計、施工和竣工驗收階段。在立卷工程中，也基本照這四個階段進行整理立卷，區別對待。也可按文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實物檔案歸類。對施工圖按照“一張施工圖（設計圖）對應一張竣工圖”的原則，并對其分別編號，獨立成卷。圖紙如有變更，應標注變更依據和必要的說明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫是否實行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時歸檔，看實際檔案數量與目錄是否相符；二看各門類檔案實體是否收集齊全并集中統一管理；三看檔案案卷是否有卷內文件目錄，目錄與檔案實體名稱是否一致，是否缺件、缺頁等。

4 認真仔細，嚴把檔案利用關。檔案管理人員要對不同層次的利用人員規定不同的審批手續，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進行檔案利用登記；檔案利用場所是否安裝監控設備；檔案利用是否有批準手續、登記手續；已有縮微膠片、復制件或數字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設施，把好軟硬設施關。一是規范設立檔案室。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各門類檔案入庫、上架保管。三是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房結構，做到辦公、利用、庫房“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調等設備設施，達到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫房安全工作。

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關鍵詞：電網建設；檔案管理；問題；措施

中圖分類號： U665 文獻標識碼： A

在電網建設過程中涉及到很多重要的資料，包括設計、施工、運維、管理等各個方面，范圍很廣，而且具有很高的專業性，加強對檔案的管理是保證電網建設工程質量的重要途徑，并為以后的投資建設、生產經營等活動提供專業的服務。

1電網建設項目檔案管理的必要性

電網建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達標投產和優質工程評優，檔案都考核、評選的指標之一。面對著電網大建設、大發展的新形勢，為了確保電網建設項目從立項開始直至竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作。在新的形勢下，為了確保電網建設項目檔案管理工作能夠適應項目建設發展的新，更好服務于公司的“兩個轉變”、服務于堅強智能電網的建設，必須在進一步提高對電網建設項目檔案管理意義認識的基礎上，采取更為有效的措施，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

2 電網建設項目檔案管理的思考

2.1 應進一步提高對電網建設項目檔案管理的認識

2.1.1 電網建設項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件，也就是說，電網建設項目檔案的形成牽涉到上述的各個單位或部門，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責任，而且與這些文件材料形成的單位、部門和人員密切相關，最為關鍵的應是提高相關人員對檔案管理的認識，將其納入項目管理程序，納入“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”管理[2]。

2.1.2 為了提高相關人員對檔案管理工作的認識，各級檔案管理部門以及項目檔案管理部門有責任進行檔案管理意義的宣傳和進行電網建設項目檔案管理專業知識的培訓。這種宣傳與培訓的對象不應只限于檔案管理人員，應擴展到相關單位或部門的主管人員以及相關的工作者，使檔案意識深入到檔案管理的各個環節，貫穿檔案管理的全過程，讓大家意識到檔案管理是全員參與，人人有責；每個部門、每個工作環節都在檔案管理過程中發揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質量，以更好地實現檔案管理的全過程控制和全員參與意識。

2.2 必須明確項目檔案歸檔時間 國家電網公司及下屬單位的項目建設職能部門，在完成各自職責范圍內工作后1個月內，向項目法人和建設管理單位移交項目歸檔文件。①參加項目建設的各施工、監理、調度等單位需將施工過程中形成的文件材料，按規范整理，項目檔案在竣工投產后1個月內移交到建設管理單位。②設計單位必須按項目檔案的管理和工程進度同步的要求，將通過審查、審批后的可研、初設、施工圖設計的文件材料整理組卷，1個月后向建設管理單位移交。在項目竣工投產后，設計單位根據竣工圖的編制要求進行項目的施工圖編制，并在兩個月內將竣工圖提交施工、監理單位審核簽章。③采購機構（招標機構）、物資采購供應單位在完成環評、水保、設計、監理、施工、設備（材料）等招投標及簽訂合同、技術協議、設備監造等工作后1個月內，將形成的文件材料移交到物資管理部門（招投標管理中心），由物資管理部門（招投標管理中心）按要求，組織有關單位整理、組卷并向項目法人移交或向項目法人委托的建設管理單位移交。

2.3 明確責任，各負其責

電網建設項目檔案管理涉及項目建設的全過程，貫穿項目建設的始終，也就是說項目建設的全過程也是檔案管理的全過程。項目法人負責建設全過程的組織、協調、監督和服務性工作，管理或全權委托建設管理單位負責項目檔案管理工作。當項目范圍涉及兩個或兩個以上建設管理單位時，項目法人應明確一個建設管理單位，其他建設管理單位為配合協調方，負責其管轄范圍內的檔案工作。電網建設項目法人負責建設項目檔案全過程的組織管理，并按照統一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系。建設管理單位、各參建單位及物資采購、供應部門應遵循“誰形成，誰負責”的原則，完成各自職責范圍和合同規定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案的完整、準確、系統。

落實責任，首先要明確責任，必須使有關領導、相關部門及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責任。一提到檔案工作，人們往往單純認為這只是檔案部門或檔案管理人員份內的事，卻忽略了自身的責任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強對有關領導、相關及工作人員的宣傳和檔案管理知識的培訓，不斷提高其對檔案管理工作的認識，只有涉及檔案管理的所有部門、所有人員明確了責任、負起了責任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項工作，才能確保項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效保管、利用。

2.4 應建立相應的監督機制

為了確保電網建設項目檔案管理工作與項目建設同步進行，各參建單位能認真地履行自己在檔案管理方面的職責，必須建立相應的電網建設項目檔案管理工作監督機制。一方面，監理單位應切實把檔案管理工作納入到監理范疇中，承擔起對設計、施工單位的檔案管理日常監督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規定，項目法人負責組織、協調和指導各參建單位的檔案管理工作，或委托建設管理單位債權負責檔案管理工作，項目法人或建設管理單位應對各參建單位的項目檔案工作進行監督指導；同時檔案管理部門應對項目法人或建設管理的項目檔案工作進行監督指導。

2.5 應做好項目檔案驗收工作

項目檔案驗收時項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。①國家發展改革委組織驗收的項目，由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，并由國家檔案局組織檔案的驗收。②各區域電網公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區域電網公司、省電力公司的檔案管理部門提出驗收申請，由省檔案局負責組織項目檔案的驗收，驗收結果報國家電網公司備案[4]。項目檔案專項驗收由建設管理單位提出申請，申請報告的主要內容應包括：①項目建設及項目檔案管理概況；②保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施；③項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質量情況；⑤檔案在項目建設、管理、試運行中所起的作用；⑥存在的問題及解決措施。

項目檔案專項驗收前，項目法人或建設管理單位應組織設計、施工、監理、運行等單位的負責人及有關人員，根據國家有關項目檔案驗收的要求進行自檢，并在項目投產后3個月內向項目檔案專項驗收組織單位報送項目檔案驗收申請表。凡檔案驗收不合格的建設項目，驗收組應提請項目法人或建設管理單位于項目竣工驗收前，限期對存在問題進行整改，并安排項目檔案的復查工作。整改后復查仍不合格的，項目檔案驗收不予通過。

3 結語

電網建設項目檔案記錄了電網整個項目的建設過程，既是工程建設的真實反映，又是工程竣工驗收的重要依據，做好檔案管理可以為以后的新項目提供最有價值的參考依據，因此加強檔案管理對電網工程建設具有非常重要的意義。

參考文獻：

[1]DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》.

[2]國家電網辦[2010]250號文《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》.

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1.檔案管理規范化意義

檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結晶，也是項目施工企業的歷史記錄。在未來出現問題時，檔案管理能通過提供相關證據和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經驗，增強工程項目人員的自身素質，實現對檔案規范化管理。通過對檔案進行規范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉化成推動工程設計行業的實際生產力。

2.檔案管理規范化辦法

（1）加強管理人員專業水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業范圍較廣，形成的檔案材料內容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內容準確規范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業技術水平，經常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經常與各部門保持溝通聯系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。

（2）建立健全檔案管理規范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數據的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數據的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數據圖紙等的規范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業構成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規范對檔案實行規范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規范化措施

首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質量保證。并設立專門檔案室，由專業人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數據，編制索引工具。并充分利用計算機網絡系統和先進軟件技術對檔案信息實現信息化、規范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規范化管理培訓工作，使其能系統性地掌握專業技術和先進理念。構建一個利于檔案管理工作發展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩定和專業，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規范化建設。

結語