高校檔案如何管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校檔案如何管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、高校檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：（1）關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂；有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。（2）有關職能部門檔案記錄不一致。像學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。

2、教學檔案管理人員素質不高。目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。

3、檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。目前，許多高校中存在信息開發不足的問題。各系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰。而現在計算機網絡雖然被普遍應用，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

二、加強高校檔案管理工作的對策

1、傳統管理與管理相結合，更注重現代管理。這里所說的現代管理，也就是新形勢下的檔案電腦化管理。一方面，要將有價值的、該長期保存的、可以公開的檔案通過電腦及相配套的軟件進行管理。另一方面，要將高校各部門產生、形成的文件或資料通過電腦進行分類處理，從而形成電子檔案。要形成統一的規范和標準，對檔案尤其是電子檔案加強信息化管理。電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質質量因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進行保管。如把好質量關，多貯存一份；定期抽查、普查檢測，加強病毒防范；適時轉錄、拷貝或遷移信息；重要信息采取再生性保護技術；加強有關電子文件的工作制定和管理制度；提高機人員操作水平、規范操作程序等，防止電子郵件信息的丟失。

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亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、?輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校檔案管理工作的作用

高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。

1、教學評估

高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革與發展

近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。

3、科研活動

高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。

4、轉變教學思維與模式

中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。

3 當前高校檔案管理中存在的問題

1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足

一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。

2、現代化的檔案管理體系還沒有完善

雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。

3、制度與規范還需要進一步的建設和完善

很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。

4 提高高校檔案管理成效的幾點思考

1、深化思想認識，提高工作成效

想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。

2、細化崗位職責，激發崗位職能

檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。

3、重視對現代化檔案管理的投入

現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。

4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

人是檔案管理的核心，高校應該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應該切實的轉變傳統檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學的把關乎到檔案管理全部過程的內容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內容和結果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩定發展。

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關鍵詞：高校 檔案管理 信息化 網絡化

一、高校檔案管理的重要意義

首先，高校檔案是學校成立發展的一個記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學校的成立，經歷了學校發展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數據支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發現學校的特點和規律，對于總結學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據。學校檔案記錄了學校組織工作和優秀員工的工作經歷，對檔案的管理和總結，可以更好地發掘學校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現。總之，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發展提供幫助。

隨著課改的深入進行，高校檔案在管理上呈現了很多新的特點。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反映教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業的建設、各專業輔導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。高校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學?？蒲?、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）資料歸檔缺乏重視，網絡安全有隱患

隨著學校教學和科研活動增加，以及學校管理工作進一步細化，目前需要歸檔的資料越來越多，包括學生戶籍資料、教學資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。但是很多部門對資料歸檔不夠重視，一些資料沒有及時歸檔，甚至被遺漏，直到有需要的時候才發現沒有歸檔。另外，目前高校辦公自動化程度進一步提高，檔案信息很大一部分都是電子文檔，數字化的資料已經成為檔案信息的重要組成部分。但是目前對于電子文件的管理還沒有明確要求，數字化的檔案管理工作沒有被足夠重視，很多先進的管理技術沒有被采用，現在的數字化僅僅停留在電子版文件上。除此以外，網絡安全也給檔案信息管理留下了隱患。現在高校都有校園網，多數電子文件都會存儲在個人計算機和學校服務器上，檔案管理也是依托學校的服務器。但是校園網的安全卻存在隱患，各種軟件病毒經常會導致小范圍的網絡故障，一些集體性的校園活動，例如專業考試報名、評教活動等等，都有可能導致服務器癱瘓，這給檔案資料帶來了極大威脅，對學校管理、個人信息以及科研成果都是一種威脅。

（二）檔案資料缺乏規范性，增加歸檔負擔

目前對于紙質版文件的歸檔基本已經有了明確的規范，相對而言是比較成熟的。但是由于資料電子化和數字化速度非常快，而且各級辦公單位都樂于辦公自動化，極大減輕了工作量，導致檔案資源進一步數字化。校園網的建設也是學校各級單位之間的信息通道更加通暢，也使學校與上級單位，例如教育廳等聯系更加緊密與方便，現在很多文件的都是通過網絡，文件下達和上傳都是利用網絡，這樣也進一步促進信息交流數字化。但是無論是學校之間的文件交換還是上下級之間的下達上傳，目前都沒有明確的規范，很多文件在歸檔時也沒有統一處理，而且對于電子文件也沒有明確的標準，造成歸檔不規范。電子檔案不僅僅包括了傳統的電子版文件，還包括一些聲音圖片和視頻文件，這些也都沒有統一的標準?，F在高校對于這些歸檔資料的處理有很大的隨意性，造成很多文件在需要的時候無法使用，存檔也就沒有實際的意義。

（三）檔案管理忽視檔案的利用

目前高校的檔案資料多是行政性的，基本上是為了上級的決策服務，檔案資料作為一種信息資源被極大的浪費掉了。檔案資源僅僅服務學校和政府機關，就限制了其社會功能的發揮。而檔案管理部門長期堅持的上門才被服務的態度一直備受詬病。反觀一些發達國家的學校檔案，一部分作為公開文件對社會公布，作為監督內容。而一些學術性的資料在法律允許范圍內無償提供給學生，而且多數資料可以在指定的網絡查看，或者在檔案室輕松拿到。，而不像國內高校，查看檔案還需要各級領導的批示。檔案本身也是一種信息資源，僅僅保存在檔案館里是一種極大的資源浪費。除此以外，檔案管理隊伍建設一直都是老大難問題。

三、提升高校檔案管理質量的措施

（一）加強領導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發揮檔案資源的優勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

（二）完善管理的規章制度

任何工作都需要完善的規章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規范化、正規化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規章制度，導致一些資料存檔出現問題。因此，今后要加強檔案管理部門規章制度的完善，嚴格要求工作流程?？梢耘c學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

（三）提高檔案管理人員的業務素質

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業技能和業務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工得不到升遷機會，很少有員工主動提高業務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業務素質。目前提高業務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業務精良，具有專業技能的高素質檔案管理隊伍。

（四）提高檔案管理的系統設置和技術手段

高校檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路。現在高校都普遍配備了計算機等現代設備，但大多數高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統和檔案數據庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍需工作人員來檢索，這與手工檢索并無區別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

參考文獻

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【2】劉南山.論檔案工作創新目標及保障【J】.中國檔案，2004（1）.

【3】梁丹.教學檔案管理意義、特點及路徑創新【J】.欽州學院學報，2007 （3）.

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關鍵詞：高校 檔案管理人員 職業素質 提高

對檔案管理而言，職業素養主要指的是檔案管理人員需要具備的基礎性知識、技能、管理能力、對問題的分析與處理能力以及政治素養等。檔案管理的質量在很大成俗上受管理人員職業素養的影響，并且隨著社會與經濟的迅猛發展，信息化時代對檔案事業提出了更高的發展性要求。所以，對于高校檔案管理而言只有不斷提升檔案管理人員的職業素養，了解時代的發展趨勢，才能為社會提供更多有價值的信息資料，最終獲得社會的重視與認可。

一、職業素養對高校檔案管理的重要性

職業素養的提高對高校檔案管理來說，有利于提升檔案管理人員在工作中的責任心。也就是說，高校檔案管理人員只有具備了強烈的工作責任感，才會更加自覺地遵守規章制度，并且充分發揮自己在工作中的才能，做好自己的本職工作，真正推動高校檔案檔案管理的健康、可持續發展，有效端正檔案管理人員的工作態度，真正做到以人為本、愛崗敬業，切實做到檔案管理工作，為檔案管理事業和高校的發展做出應有的貢獻。

二、高校檔案管理人員提升職業素質的有效途徑

1.樹立正確的思想觀念

高校的檔案管理工作人員需要不斷轉變傳統意義上的保守觀念，然后結合高校實際確立一套符合時代要求、高效、優質、快捷的服務觀念。經過這種觀念的轉變，充分發揮自身的主觀能動性，更好地明確好服務方向，樹立科學的服務態度，不斷健全服務的具體方法，從事保證服務質量的不斷提升。

2.提升工作人員的服務意識

對于檔案管理工作人員來說，其工作的價值就在于是否能夠真正為工作決策提供實際性的服務，如果不能保證服務的質量，就很可能會失去檔案管理工作的重要作用和價值。從某種意義上講，檔案管理是一項重要的服務工作與管理工作，因此要求工作人員了解并熟練掌握科學的服務意識以及高超的工作技能。由此可見，檔案管理工作人員的工作質量、工作效率、工作態度以及工作成果都在很大程度上影響著檔案管理工作的質量。

3.加強檔案管理人員的專業技能

現代化社會是電子化的信息時代，并且便利的信息交流使得信息量編的越來越大。從事檔案管理的工作人員就需要拓展自身的知識面，不斷提升自身的業務技能。第一，制定業務技能的學習計劃，然后朝著既定的方向努力；第二，學習計算機技術的具體操作，靈活運用網絡與多媒體，快速掌握現代化的管理技術；第三，做好檔案管理最基礎性的工作，然后建立并不斷健全借閱、保管制度，真正保證日常工作的有序進行，例如著錄、整理、收集、鑒定等工作。

4.注重檔案管理人員的職業道德建設與發展

在高校檔案管理工作中，要想保證檔案管理工作的質量就需要管理工作人員具備良好的職業道德與專業素質，這樣一來就需要是實踐當中不斷加強對他們的職業道德教育。另外，在理論上認為，不管是主觀世界還是客觀世界，都需要建立在社會實踐的基礎之上，因此，檔案管理工作者需要在通過自己努力的同時，不斷加強自身的實踐學習加強自身的道德觀念，從而不斷提升作為檔案管理人員的職業道德修養，在實踐中不斷提升檔案管理人員的職業素養。

三、提升檔案管理人員自身職業素養的有效方法

1.確定好自己的角色定位，正視自我

首先，從事檔案管理工作的人員需要真正認識到自己的實際水平與能力，然后做好自己的本職工作。要想切實保障檔案管理工作的質量，就需要對自己有較為全面客觀的正確評價。另外，角色定位的實質上是要求工作人員能夠依照自己的實際需求，確立自己的發展目標與方向。由此可見，檔案管理人員只有在工作中樹立科學的職業觀，才能真正旅行好自己的工作職責，實現自身職業素養的不斷提高。

2.進行自我批評與教育

要想切實提升高校檔案管理工作人員的職業素養，可以通過自我批評和自我教育的方法來實現。在實踐當中，工作人員需要依照職業畫的道德要求，還需要對自己的日常言行與思想定期進行檢查與反省。在工作中做到嚴于律己，真正在每一個工作環節中展現出自身的良好職業素質，通過自身高度的政治責任感，更好地履行高校的檔案管理工作，進一步推動高校教育教學的有序進行，充分發揮檔案管理在高校發展中的重要作用。

3.始終堅持職業素養的培養與提升

從本質上講，自我修養是一項長期化的艱巨工作，如果在檔案管理人員不能長期堅持職業素養的培養與提升工作，就很有可能在這個過程中受到腐敗思想的侵蝕。因此，從事高校檔案管理的工作人員在培養和替身自身職業道德素養方面要做到持之以恒，從而使檔案管理充分發揮對高校以及社會的服務作用。真正做到為現實服務、對歷史負責。

結語：綜上所述，在現代化社會中，檔案管理的工作范圍相對較廣，尤其是高校檔案管理人員需要加強自身修養，不斷提升自身的業務素質、身心素質、政治素質，實現自身職業素養的提升。這樣一來，才能不算更新和發展自身的知識結構、開拓視野。因此，在實踐當中，高校檔案管理人員需要真正了解好玩掌握職業素養對高校檔案管理的重要性、結合實際制定提升高校檔案管理人員職業素質的有效途徑，最后采取切實可行的措施不斷提升每位管理人員的綜合能力，在日常工作中創造出更優異的成績。

參考文獻：

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[2] 盧青蘭.談高校檔案管理人員的素質[J].中國科教創新導刊，2009（07）.

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一、強化高校學籍檔案信息管理意識

學籍檔案信息管理在高校教學管理過程中起著至關重要的作用，學籍信息不僅對學生本人很重要，甚至對于學校和社會都意義非凡。由于學生在校期間的各方面表現都反映在學籍信息中，而這些表現將影響學生的就業，因而對學生的重要意義主要體現在就業上。而對學校的重要意義主要體現在學校制定和修改教學計劃的過程中，教師教學成果和學校教學就業質量如何，可以根據學籍信息來了解。此外，對于社會而言，學籍信息是學生通往社會的橋梁，也是社會了解學生的媒介。學籍檔案信息管理的重要性顯而易見，學校應強化學籍檔案信息管理意識，加強管理制度改革。在筆者看來，進行高校學籍檔案信息管理應該堅持以人為本的理念。

二、目前高校學籍檔案信息管理所存在的問題

高校學籍檔案信息管理主要存在的問題有：

1. 學籍檔案信息管理模式具有滯后性

大多數高校還在以傳統的管理模式進行學籍檔案信息管理，遠遠滿足不了高校學籍檔案信息管理的現實需要。在各大高校學生人數日益增長的今天，學籍檔案信息管理要求也隨之提升，過去的由教務處統一管理全校學生學籍信息的一級管理模式呈現出一定的滯后性。

2.學籍檔案信息管理制度守舊，管理流程不規范

近幾年，部分高校還在使用過去的一套學生學籍檔案信息管理制度，管理流程缺乏規范性，隨著學籍管理要求的提升，過去的管理制度難免顯得落后，只有規范管理流程，才有可能提高學籍檔案信息管理質量。

3. 學籍檔案信息管理系統不完善

目前，高校使用的學籍檔案信息管理系統還是過去的，各項功能需要更新升級。盡管計算機等現代化技術被應用到了學籍檔案信息管理雖然高校都在使用計算機技術及學籍檔案信息管理系統，但是許多高校的學籍信中，但是建立的學籍檔案信息管理系統功能滯后，學籍信息兼容性有待增強，與目前教育部及省級學籍檔案信息管理系統相形見絀，高校的學籍檔案信息管理系統覆蓋范圍較小，難以實現全校學籍信息的統一化管理。

4.高校學籍檔案信息管理人員素質不高

高校學籍管理人員的素質不夠高。目前，學籍制度日益完善，學籍檔案信息管理技術不斷提升，自然也將對學籍管理人員提出更高的要求。不過，由于大部分高校未加強對學籍管理人員的專業化培訓，學籍管理人的工作能力和專業管理素質較低。

三、“以人為本”創新高校學籍檔案信息管理的對策

“以人為本”注重人的主體地位，所以，應著手于以人為本的理念，看清高校學籍檔案信息管理現狀，其中對于新建高校的學籍檔案信息管理環境與需要應特別關注。

1.落實以人為本，健全學籍檔案信息管理制度，規范管理流程

一個大學以育人成果為榮，而并非以學校設施與招生人數來論好壞。在制定與完善高校學籍檔案信息管理制度時，應著眼于高校組織的總目標，著眼于制度實施的育人效應的預見，努力朝人性化管理的方向發展。在高校的一系列工作中，高校學籍信息的管理工作顯得難度更高， 高校的學籍檔案信息管理水平可以從學籍信息的準確性來判斷，可見，學籍檔案信息管理水平的提升有賴于學籍信息的準確性的提高。而只有完善學籍檔案信息管理制度，規范管理流程，才能幫助提高學籍信息的準確性。因此，一方面，高校應根據實際需要有針對性地制定學籍檔案信息管理制度，不斷完善學籍檔案信息管理制度，以求學籍檔案信息管理工作有條不紊地進行；另一方面，還應適當調整學籍檔案信息管理的操作流程，確保其規范有序。學籍信息的準確性隨制度的完善和流程的規范會有所提高，學籍信息的管理工作質量也將隨之提升。此外，高校的學籍檔案信息管理應做到人性化?！耙磺袨榱藢W生，為了學生的一切”是以學生為本的核心內容。制度建設應以服務理念為指導，拋棄過去的管理理念，始終堅持育人原則，注重引導式管理，適當減少硬性規定，強化學生在校的主體地位。在管理過程中，學生應是占據重要地位的，應以學生為服務對象，管理工作圍繞學生進行。90后的學生性格各異，追求個性，所以，高校在建設學籍檔案信息管理制度時，應更多地關注學生的性格特征，關注學生的追求，挖掘學生的潛力，并且加強學分制等管理模式的宣傳推廣，深入制度改革。學籍管理制度文本應剛柔并濟，中和硬性與柔性化規定，適當給予學生自我發展的空間，再適時加以引導，踐行素質教育，加強人文關懷，以求培養出高素質的創新型人才。

2.高校學籍檔案信息管理樹立以人為本的理念，轉換學籍檔案信息管理模式，關注學籍檔案信息管理工作

在高校擴招后學生人數劇增的今天，學籍信息量也不斷增多，加之各級領導及各部門對學籍信息要求的提高，過去的學籍檔案信息管理模式的不足暴露無遺。對此，高校應一改傳統的學籍檔案信息管理模式，以二級管理模式取而代之，即由教務處、院系分級承擔學籍檔案信息管理。除轉換管理模式以外，還應實現學籍信息的應該充分利用網絡技術，實現學籍信息共享，建立一個面向全校的網絡共享平臺。高校學籍檔案信息管理建設能夠促進高校的發展，相應地，高校的發展能夠強化高校學籍檔案信息管理建設。學籍檔案信息管理關系著高校的人才培養職能，是對學生從入學到畢業這一期間的管理。所以，高校應該對學籍檔案信息管理工作引起足夠的重視，學籍檔案信息管理建設不能只停留于制度本身的建設，還應將人本理念落實到學籍檔案信息管理建設中去，并加強制度建設宣傳工作。加強培養學生對學籍檔案信息管理的認識，強化其學籍信息利用與維護的相關知識，從而協助學籍管理工作的順利進行。為了強化全校相關管理人員的服務意識，提高其管理能力，高校應該開辦培訓班加強組織其接受專業培訓。其次，應通過張貼宣傳單、印發制度學習手冊、組織問卷答題和知識競賽等各種渠道和方式來加大對學籍檔案信息管理規定的宣傳力度。

3. 建立學籍管理支持系統，提高學籍信息兼容性

擁有一個較為完善的學籍管理支持系統是評價一個學籍管理體制好壞的標準之一，學籍管理支持系統的關鍵在于建立一個學籍管理自動化、信息化系統，也即在學籍管理工作中引入現代化的信息資料管理技術。利用計算機上設計一套學生學籍信息資料檔案以實現登錄、統計分析、查詢檢索、公開共享等功能，這套學籍信息資料檔案和學校各系、綜合檔案室應該是相通的，為學生和教師的查詢與管理活動提供方便。構建這樣一個校園網絡信息平臺并非空想，畢竟我們已經實現了管理技術的信息化，并改變了過去學籍管理半人工半自動化的局面，不過計算機技術的使用還只處于初步階段，尚有許多地方需要改進。首先是目前許多高校使用的學籍檔案信息管理系統在功能上有所欠缺，只能依靠學籍管理工作人員以手工操作代替。此外，高校使用的學籍檔案信息管理系統中的信息的字段名和字段長度與教育部的不同，未兼容教育部和省級教委電子注冊要求的信息，影響學籍信息的管理質量。我校的學籍管理系統功能上也有所欠缺，主要體現在大部分學籍管理工作難以通過學籍管理系統來完成。北京市教委的學籍檔案信息管理平臺是對外開放的，相比較而言，我校的管理系統的總體水平還有待提升，我校目前已經啟動該系統的二期開發工作，屆時將優化更多功能。

4. 以人為本，不斷優化學籍檔案信息管理隊伍，提高學籍檔案信息管理人員素質

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關鍵詞：高校學生 檔案管理 知情權保障

1.保障高校學生在檔案管理過程中知情權的重要意義

高校作為學校事務管理的一方，享有管理學生檔案的權利，同時又負有管理學生檔案的義務，其權利的享有使其可以接觸到學生的檔案，了解學生的情況，有助于開展教學和學生管理工作，然而在學生檔案管理的過程中，高校往往偏重于其權利的享有，而忽略其應盡的義務，缺乏對學生知情權的保護。學生檔案中包括學生的一些基本信息，如姓名、身份證號、思想品德狀況、所受獎勵與懲罰的狀況、個人學習經歷等，然而學生卻不知道自己檔案袋里都裝了個人的哪些信息甚至不知道檔案存放在哪里，這將會影響到學生的學習及以后就業時檔案的查找。

知情權是公民的一項基本權利，高校學生作為公民中的一員，有資格獲得知情權。高校學生知情權是指高校學生在選擇或享用教育服務時，有權獲取相關的信息資料，并對提供信息的對象、內容、目的、手段和價值享有知曉的權利[1]。在檔案管理的過程中，學生享有獲悉 個人信息的自由與權利，學校要在學生檔案中添加或修改一些內容，應提前告知學生。假設學校處分了一名有攻擊行為的學生，那么在該名學生的教育檔案中就應該包括相關內容，并應告知該名學生的家長學校的紀律處分是如何產生的[2]，學生及時關注到檔案中信息的變動可以明確自己的優點和不足，從而使學生知道以后努力的方向。總的來說，保障學生的知情權，有助于學生充分地獲取個人相關的重要信息，使學生更好地了解自己、評價自己，促進學生發展權的實現;有助于檔案管理人員服務意識的增強，提高其管理水平，促進檔案的有序、合法管理;有助于促進高校信息公開，使學生更加充分、便捷、有效地獲取信息，促進學校的檔案管理工作得到學生的監督，強化高校的責任意識。

2.保障高校學生在檔案管理過程中知情權的困境

2.1高校學生檔案管理混亂造成知情權實現困難

高校學生人數眾多，學校要管理幾萬人的檔案，每年都有新生檔案的轉入和畢業生檔案的轉出，需要大量人力、物力和財力的投入，因此學生檔案管理是一項管理成本較高的工作，然而由于高校的財政狀況使得對學生檔案管理工作投入嚴重不足，學校對檔案管理又缺乏相關的規章制度，使得檔案管理工作存在很大的任意性，當學生向檔案管理部門申請查看檔案時，檔案管理部門往往以各種借口拒絕學生的要求，這種情況卻沒有相關的制度對檔案管理部門人員的行為進行約束與規范，從而會侵害到學生對檔案的知情權。同時，學生檔案管理人員素質較低，沒有檔案管理的專業知識和經驗，大多數檔案管理的工作都是使用紙質的管理方式，很少運用方便、快捷的電子計算機管理系統，使學生在查找檔案的過程中，往往在費時、費力的情況下還找不到自己的檔案，并且很多檔案材料沒有按照一定標準分類形成體系，存在著雜亂無章的狀況，這給學生自由、充分獲取個人檔案信息造成一定了障礙。

2.2高校學生檔案的性邊界很難把握

高校學生檔案中記錄著學生許多的重要個人信息，因此，高校基于管理和教育知悉的學生檔案里所記錄的學生隱私，應該嚴格保密，不得泄露[3]。檔案管理人員在提高保密意識，加強檔案的保密性工作，防止學生的信息被他人非法竊取和盜用的時候，檔案信息就成為了很多人包括學生自己都很難以接觸得到的文件。但是，檔案的保密性并不是絕對的，并不意味著任何人都沒有查閱權限。檔案管理人員在處理檔案的保密性和學生的知情權這一問題上沒有把握好“度”，往往過于強調檔案的保密性，忽視學生享有的對檔案信息的知悉權，同時也存在著另外一種情況，就是對學生檔案資料的查閱沒有相關的規定和要求，任何人都可以輕易的接觸到學生的個人信息，缺乏了保密性，導致學生的信息被泄露、利用。無論是學生無法查看自己的檔案還是自己的檔案沒有受到應有保密性要求的保護，都會使得學生的權利受到侵害，區別在于前者侵害的是學生的知情權后者是學生的隱私權，檔案管理人員不能正確把握檔案的性邊界使得學生知情權的行使在一定程度上難以得到保障。

2.3高校學生知情權意識淡薄

一般而言，高校學生知道自己享有知情權，但是在哪些方面享有知情權、如何維護知情權卻不知曉。很多學生不知道可以知悉、獲取個人的檔案信息，對檔案管理信息知情權的維權意識又不強，在檔案管理的過程中比較被動，很少主動地提出自己查閱檔案信息資料權利的要求，這樣，在自己的權利受到拒絕或侵害時，往往采取漠視的態度。學生知情權意識的淡薄，是由于對自己檔案不關心的原因造成的，沒有認識到檔案的重要性，升入大學后，檔案就自然轉到所在高校，在校期間，檔案中各種信息的完善是由檔案管理人員補充的，或者學校把要完善的材料發給學生，學生按照要求加以補充，填完交上去就算完事，畢業后檔案被轉到自己所在單位或人事處，一直以來，學生對檔案內容知之甚少，不去主動行使權利，使得學生對檔案的知情權成為一項可有可無的權利。

3.保障高校學生在檔案管理過程中知情權的反思與建議

3.1增加管理經費和配備專業管理人員，對檔案材料進行分級管理

教育部和國家檔案局于2008年制定的《高等學校檔案管理辦法》中提到：高校應落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費;對高校檔案機構配備專職檔案工作人員;高校檔案機構應對檔案進行整理、分類、鑒定和編號等內容，這些措施的頒布對于高校檔案管理工作具有很強的指導性，但是，政策關鍵還在于執行，同時要加強執行效果的監督。首先，高校應重視學生檔案的管理，加大對檔案管理工作的財政支持;其次，學生檔案管理工作應由專業檔案管理人員負責，不斷促進檔案管理工作的信息化，提高檔案管理的水平;再次，檔案管理應該遵照檔案分類管理的標準，進行分級管理，使所有學生的檔案材料有序地放置。這樣做的最終目的都是為了服務于學生，便于學生知情權的行使，在學生申請查找自己的檔案信息，能夠迅速、有效地獲取。

3.2明確進行法律規定保障學生知情權

當前，我國教育法中還沒有專門規定學生知情權的相關法規內容，對學生知情權的享有要求是從其他領域推演而來的。在依法治校的背景下，完善相關立法是保障學生知情權的首要途徑，因此，有必要把學生知情權以立法形式確定下來，以保障學生知情權的實現[4]。在制訂確保學生知情權的法律中對于涉及到高校學生檔案管理過程部分應注意以下幾個問題：第一，明確學生享有對個人檔案信息的知悉權，保障權利行使的途徑暢通;第二，明確學生的檔案知情權受到損害時的救濟機制，如何追究相關責任人的責任以及做好獎勵與懲罰制度;第三，明確學校哪些內容向學生公開，建立信息公開制度，以便學生行使知情權和做好監督;最后，明確檔案管理人員及他人在權利人行使權利時應提供相關便利，或者保障不妨礙權利人。因此，只有不斷地完善相關法律法規，學生的知情權才能得到切實的保障與實現。

3.3引導學生樹立正確的維權意識

學生知情權沒有得到保障很大一部分原因是由于學生維權意識不強，權利意識淡薄，在自身權利受到侵害時消極被動的等待救濟，認為知情權可有可無，無關緊要。然而，學生是權利維護的主體，是權利受到侵害時主動請求追究侵權責任的主體，是利益如何行使的最終決定者也是利益的最終受益者，因此，高校應該通過法律課堂、講座以及學生手冊等普及法律知識，宣傳維權意識，讓學生知道獲取檔案信息的權利是一項被法律賦予的權利，任何人都不能阻止。另外，社會上也應該營造維權意識的風氣，從外部影響來促進學生維權意識的提高。重要的是，維權意識的樹立關鍵還靠學生自身，學生要樹立維權意識，主動了解自己享有的權利內容，如何行使權利，在權利受到侵害時通過何種途徑進行救濟。通過內外因素的共同作用，引導學生樹立正確的維權意識，進而保障學生在檔案管理過程中的知情權。

參考文獻：

[1] 苗繪，楊穎秀.教育消費知情權及其保障機制的構建[J].中國教育學刊，2004（8）.

[2] 內爾達?H?坎布朗―麥凱布等著.教育法學――教師與學生的權利（第五版）（M）.北京：中國人民大學出版社，2010，81―85.

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關鍵詞：電子檔案 醫學高校 信息檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016

電子檔案是信息時代背景下誕生的一種全新檔案類型，與傳統紙質檔案在保存和管理上存在很大不同，而醫學高校中的電子檔案類型和數量又較多，因而為了提高電子檔案管理水平，管理人員應該采取相應措施對電子檔案進行管理，以便提高醫學高校的工作效率。

1 當前醫學高校中電子檔案管理中存在的問題

1.1 對電子檔案管理的意識不夠

由于電子檔案是完全存儲在計算機當中，因而在實際管理過程中，管理人員過分依賴于計算機，對于一些重要檔案和文件沒有及時進行備份打印處理，使得在計算機出現問題時導致一些重要電子檔案丟失[1]。同時，在電子檔案的管理上，管理人員還保留著傳統的檔案管理意識，在管理模式上還是維持著重保管而輕服務的模式，并且對于電子檔案還缺少一定的歸檔意識，沒有及時將電子文件進行保存歸檔，這就使得很多電子文件在不斷刪除、覆蓋的操作中被流失，造成很多檔案資源的浪費。而另一方面，有部分管理人員則在電子檔案的管理上將所有電子文件通通打印歸檔，使得很多無意義的文件歸入到電子檔案當中，這無疑增加了電子檔案的管理工作量。

1.2 電子檔案的管理不規范

隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.3 缺乏電子檔案管理人才

有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。

2 信息時代電子檔案管理的策略

2.1 建立相關電子檔案管理規范

醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展[2]。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。

2.2 加強電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3 加強對電子檔案的安全管理

制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失[3]。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。

2.4 提高電子檔案管理人員素質

電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力[4]。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。

3 結語

醫學高校電子檔案是學校教學管理和行政管理的重要資源，高校檔案管理人員應該從學校實際管理工作出發，積極采取有效的管理措施，強化醫學高校的電子檔案管理，提高電子檔案管理水平，以促進醫學高校教學和行政管理工作效率的提高。

參考文獻：

[1]朱煥芝，羅慧芳.信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考[J].河北聯合大學學報（醫學版），2012，（2）.

[2]曹俊興，程孝良，趙亮，孫愛珍.基于質量管理的高校本科專業電子檔案系統建設[J].成都理工大學學報（社會科學版），2011，（4）.

[3]鄭俏，杜一寧，王莉萍.電子檔案袋與高校計算機機房管理人員專業化發展[J].電腦知識與技術（學術交流），2011，（5）.