人事檔案的日常管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇人事檔案的日常管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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人事檔案管理是事業單位不可缺少的一項重要工作，做好這項工作能夠對工作人員有更為全面的了解，綜合考查其素質、技能，作為人員調動和晉升的依據。隨著信息技術的發展和運用，信息技術在人事檔案管理中得到越來越廣泛的應用。在這樣的背景下，傳統人事檔案管理模式的弊端日益顯露，越來越不適應新時期人事檔案管理的需要，應該采取相應的措施進行完善。文章準備探討新時期人事檔案管理的要求，指出存在的不足，并提出相應的改進對策，希望能夠為加強新時期人事檔案管理的實際工作提供借鑒與參考。

2.新時期人事檔案管理的要求

新時期在信息技術的影響下，要求改進人事檔案管理，根據新的要求開展各項工作，這種要求體現在以下幾個方面。

2.1創新管理模式。改變傳統的管理模式和管理思路，實現人事檔案管理的創新。例如，改進傳統紙質人事檔案管理的繁瑣工作，對人事檔案進行數字化處理，通過計算機輔助，實現歸檔、查詢、借閱、轉移等各個流程的一體化，實現管理模式的創新，改變紙質檔案管理繁瑣的形式，促進管理水平的提高。

2.2重視信息技術運用。在人事檔案管理中注重信息技術的運用，建立統一信息化平臺，促進管理水平的提高，將紙質檔案和電子檔案結合起來使用，通過現代信息技術的運用，實現對人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進管理水平的提高。

3.新時期人事檔案管理存在的問題

盡管事業單位都注重對人事單位的管理，但由于受到制度、人員等因素的影響，當前人事檔案管理中仍然存在不足，主要體現在思想認識，管理制度、模式、人員等方面。

3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面，對人事檔案管理工作不重視，忽視人事檔案管理對全面考察和評定員工的重要作用。在對員工進行考察評價和晉升的時候，常常以調查和平時表現為依據，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規章制度，對人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責等的規定不全面，難以有效規范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責不明確，管理流程不規范，導致人事檔案管理出現混亂的局面，影響了人事檔案作用的充分發揮。

3.3管理模式比較落后。管理模式落后，很多事業單位依然沿用傳統管理模式，對新時期對人事檔案提出的新要求認識不夠，依照人工模式進行人事檔案的收發，對現代信息技術的運用不全面，制約了管理模式的創新，影響人事檔案管理水平的提高。

3.4管理人員素質偏低。缺乏專業的管理隊伍，工作人員的素質偏低，創新意識不強，對現代信息技術在人事檔案管理的運用缺乏了解，不能熟練的進行人事檔案管理的各項操作。

4.新時期人事檔案管理存在問題的改進對策

為了應對人事檔案管理存在的不足，結合新時期對人事檔案管理的要求，筆者認為今后在實際工作中需要采取以下改進對策。

4.1轉變思想觀念，提高檔案管理的認識。事業單位在重視員工管理的時候，要充分認識人事檔案管理的重要作用，將其放在突出的位置，認識其在全面了解和評定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現代信息技術等方面加強支持力度，促進人事檔案管理水平的提高。

4.2完善管理制度，促進各項工作規范化。建立完善的人事檔案管理規章制度，有效規范人事檔案管理的各項工作。對人事檔案管理的流程、方法、目標、要求進行全面的規定，使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責任制，明確管理人員職責，使他們在日常管理中嚴格遵循相關規范流程，確保管理工作有章可循。建立獎懲激勵機制，調動管理人員工作的熱情，促進各項工作規范有序進行，使他們在日常管理中嚴格遵循規定，認真履行自己的職責，促進人事檔案管理水平的提高。

4.3創新管理模式，重視現代技術的運用。重視現代信息技術的運用，建立現代化管理操作平臺，在加強人事檔案紙質管理的同時，對人事檔案資料進行數字化處理，促進管理水平的提高。在具體工作中，對人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉檔等內容進行詳細的規定，利用操作平臺進行操作和處理，提高管理工作的實效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠促進管理水平的提高。

4.4加強管理培訓，提高管理人員的素質。引起高素質的管理人員，充實管理人員隊伍建設，為做好新時期人事檔案管理準備人才支持。事業單位還要加強管理隊伍培訓工作，通過現場授課、進修、學習等方式，讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法，促進管理水平的提高。管理人員需要加強現代化信息技術的學習，熟練掌握計算機、軟件等的操作，能夠靈活運用這些技術進行管理，提高管理效果。另外，管理人員還要提升自身修養，加強自身的理論知識學習，管理技術知識學習，培養良好的職業道德，嚴格遵循管理工作的規章制度的各項規定，促進管理工作的順利進行和人事檔案管理水平的提高。

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1、檔案意識淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發展對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。

2、材料缺漏嚴重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發展，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發現，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3、管理人員業務不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業知識的學習，造成管理人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規格和書寫工具也不夠規范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業發展發揮積極作用。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。

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關鍵詞：醫院人事檔案管理崗位；設置；思考

一、人事干部檔案管理崗位設置沒有得到重視

隨著我國各行業改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰，人事檔案的實用意義越來越大，管理機構也不斷的完善和加強，管理手段和管理水平也隨之提高，然而，在人事干部檔案管理的崗位設置上存在著一些問題。以檔案管理專業在本系統目前人事檔案管理崗位設置的現狀來看，仍然看出在崗位設置中存在同樣的問題。如我們全系統18單位，具有人事干部檔案管理條件的有16個單位，共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案，除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外，其余全部都在基層單位人事部門自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部檔案管理崗位的設置有以下幾種情況：

1. 從全系統18單位中，只有3個單位設有專職人事檔案管理人員，其他15個單位都是兼職，也就是說，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集歸檔的資料太多了或有空，才抽出時間抽出人手突擊處理檔案歸檔，都是延用這種兼管檔案管理工作的被動管理模式；

2. 實行績效工資制度時，在設置的崗位說明書中，有館員（人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等）崗位說明書，但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的；

3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性，與醫療衛生專業相比，醫療衛生的業務學術活動相對就比較重視，而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業培訓和外出考察學習機會；

4. 崗位業務技術提高的培訓班也相對的少，年內或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術培訓也就1-2次，然而，檔案管理知識、技能、設備等是需要不斷跟班學習、更新和提高的；

5. 職稱的晉升也不如醫療業務的重視，有關部門很少組織辦培訓班。比如在長期的人事檔案管理工作實踐中，怎樣把工作中的經驗和技能總結出來，通過撰寫論文來交流；也沒有在晉升時有什么要求和技能等內容進行培訓和指導，從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應付日常工作的現有水平上。

二、人事檔案管理崗位設置的思考

隨著目前信息化技術的突飛猛進，以及衛生事業的開展趨勢，人才資源的合理配置和充分發揮與利用，已經成為目前衛生醫療事業開發的首選，人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰。新時期如何提高檔案管理人員的綜合水平，充分開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務，已成為一個嶄新的重要課題。那么，如何提升工作效率？如何采集紙質文檔和電子文件？怎樣合理地把各種文檔歸檔？怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設置得到新的重視和升級，作者認為：

1. 各級領導既要重視又要把行動落到實處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關干部隊伍建設全局的高度來認識，將其崗位設置與其他專業崗位相同并論，有必要探索合理科學的管理體制，把被動管理轉化為主動管理，定檔定人，做到檔案管理工作及時有效。

2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性，人才越來越受到國家和用人單位的重視，如何合理配置和充分發揮利用人才資源，通過十精神的傳遞就會進一步明確今后人才發展的重要性，干部人事檔案就是我們人才資源，所以有關部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率，為奔小康作出貢獻是很有必要的。

3. 大力推廣干部人事檔案管理系統的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應當前的發展需要，手抄的年代已慢慢遠離，隨著電器化程度的普及，在日常檔案管理工作方面盡量實行微機化操作，完全可以利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據資料，使干部檔案信息化；建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保證干部檔案信息的“原生態”，也大大地提高了工作效率。

4. 更新設備更新知識。從切紙到打孔、從目錄到進柜以及“六防”工作所用設備都有必要不同程度的更新換代；加強檔案管理人員的業務培訓更是不可缺少，組織參加各級舉辦的業務培訓班、進修班、檔案知識講座、競賽、經驗交流會、學術研討會等，是提高檔案管理人員的業務水平和工作能力的必修課。當然，象習見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”，檔案管理人員自身也要加強學習，堅持與時俱進，開拓創新，樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務的思想，做到干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業，樂于奉獻，為檔案事業的發展做出自己應盡的努力。

參考文獻

[1] 新時期加強干部人事檔案管理工作之研論_調研報告. 作者：佚名. 來源：不詳. 時間：2008-1-19 19：40：13. 人：lsy1chj2wdh3

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一、考察主體與樣本

1.考察主體目前，我國一般普通高校的招生層次分為專科、本科、研究生。而本文之所以選擇研究生人事檔案管理作為研究對象，主要原因在于：

1.1收集渠道更多元當前，高校招錄研究生一般通過全國統考、保送、錄取審核等形式，培養研究生通過本碩連讀、碩博連讀、直博、委培、定向、聯合培養等方式。伴隨招錄形式、培養方式的多元化，研究生新生檔案收集渠道更多元。一般來說，社會考生、外校考生或保送生，其人事檔案大多通過機要通道、EMS或其他快遞郵寄，時間持續長，每年4-9月陸續接收；本校保研生需從本科院（系）接轉；定向、委培、聯合培養（導師非我校）等其他形式的考生不需要調入檔案[3]。

1.2管理方式多樣首先，研究生人事檔案包含材料更多；其次，研究生由于存在碩博連讀、提前攻博、博士學制加長、碩士、博士點撤銷、新增等多種原因，管理頭緒繁雜。如碩博連讀生進入博士階段，檔案需從碩士檔案庫中抽取，重新排架，以配合學生不同求學階段其身份的變動。

1.3利用率高、工作量大就日常利用而言，研究生人事檔案中的成績單，作為申博、出國深造的一項證明，經常被學生本人查閱利用；同時，伴隨招生規模擴大、就業形勢嚴峻，不僅學生畢業檔案轉遞工作任務量劇增[4]，且畢業生緩派檔案堆積數量越來越多，管理人員不足、庫房容量小的壓力愈發凸顯。因此，鑒于研究生人事檔案管理的特殊性，為更好規范并提升研究生人事檔案管理水平，筆者選取了研究生人事檔案管理作為本次考察主體。

2.考察樣本雙一流高校是我國為躋身世界一流辦學陣營，進一步提升高校建設水平與辦學質量，在全國范圍內評選的42所高校，其發展規模、整體水平在國內名列前茅。而研究生人事檔案管理工作，只有在研究生體量大、院系設置繁多的形勢下問題才會凸顯。因此，選取雙一流高校作為本次考察樣本，具有代表性和可借鑒性，能總結出當前我國高校研究生人事檔案管理工作的現狀，并為一般普通高校提供切實可行、符合實際、可借鑒的管理經驗[5]。筆者通過網絡調研、電話采訪以及實地走訪等多種形式，對全國42所雙一流高校開展調研，調研內容主要涵蓋管理機構設置、管理方式等方面，調研時間為2019年8月20日至2019年10月10日。

二、調查結果與分析

筆者從管理機構設置和管理方式兩方面對高校研究生檔案管理模式進行分析研究。

1.管理機構設置管理機構設置直接關系到研究生人事檔案管理水平的高低。但根據調研結果顯示，盡管處于同一地理區域、同一省份的高校，歸口管理機構設置也各不相同。

1.1行政職能部門主管如表1所示，由行政職能部門主管研究生人事檔案管理工作的雙一流高校數量較多，占比較高，共20所，占比48%。此處所指的行政職能部門主要包括：研究生院、學生工作處、人事處、研工部、就業指導中心、招生就業處六個部門，這些部門與學生關系密切。之所以會出現不同行政職能部門主管的狀況，與各高校自身發展息息相關。但也從側面反映了當前尚未出臺相關規定，規范研究生人事檔案管理機構，各高校各自為政。

1.2檔案部門主管檔案部門作為檔案管理的專門性機構，其占比狀況卻并不樂觀，僅有13所高校，占比31%，如表1所示。筆者在調查中發現，由檔案館主管研究生人事檔案管理的高校，大多設專門的人事檔案室或學生檔案室，人員配備1-5人不等，雖具備一定的專業性與規范性，但伴隨招生規模擴大，檔案數量激增，檔案部門存在人員配備緊張、庫房空間不足的現狀。

1.3學院主管由學院主管研究生人事檔案管理工作的高校共9所，占比21%，如表1所示。根據調查，由學院主管的高校，大多由院系輔導員主管該項工作，而輔導員作為全面輔導學生學習、生活的教師，日常事務性工作比較多。當另需兼顧研究生人事檔案管理工作時，往往力不從心，工作壓力較大，管理水平尚需提高。

1.4分析在調查中，單獨由檔案部門或學院主管的高校，大多由于高校招收研究生之初，學生數量少、招生渠道單一，僅需一個機構單獨管理便可輕松完成這項工作。但應引起重視的是，伴隨高校招生規模擴大、招生渠道增多，由單一機構獨自管理的劣勢會逐漸凸顯，或是人力、庫房壓力較大，或是不具備專職的管理人員及專門的管理條件。筆者呼吁未招收或即將大量招收研究生的高校，應在充分調研的基礎上，預估今后研究生招生數量及規模，合理設置管理機構及人員配備，出臺相關文件，促進高校研究生人事檔案管理工作的規范化與科學化。（見表1.高校研究生人事檔案管理機構設置一覽表）

2.管理方式不同部門主管下的研究生人事檔案管理工作，各自的管理方式也存在差異。

2.1主管部門管理，學院協助主管部門管理，學院協助的形式是當前20所行政職能部門主管，以及11所檔案部門（除中國農業大學、西北農林科技大學）主管下的具體管理方式。（1）收集與歸檔：學院負責收集應調檔入校的新生檔案工作，并確保新生檔案數量齊全及內容完整，并移交至相應主管部門；（2）保管與利用：主管部門專職人員負責在校研究生檔案的日常管理、維護以及提供利用工作。各學院或研究生個人查閱相關內容，需到主管部門查閱；（3）轉遞：學院統計畢業生去向信息，并提供給主管部門。主管部門負責具體的畢業生人事檔案轉遞工作[6]。

2.2檔案部門管理當前，僅有2所高校采取此種管理方式：中國農業大學和西北農林科技大學。但作為一種特殊管理方式，應當在研究生招生規模逐漸擴大的趨勢下引起重視。收集與歸檔：檔案部門4-10月陸續接收新生檔案，新生到校注冊后，分院系、按學生學號整理上架。保管與利用：檔案部門負責在校生檔案的日常管理、提供利用工作；轉遞：檔案館全館工作人員一同集中完成[7]。

2.3學院管理僅有表1中的9所高校采用學院管理形式。由各學院負責研究生人事檔案管理工作，大多是由各學院輔導員兼職負責本學院研究生檔案的接收、整理以及轉遞工作，即學校研究生人事檔案分散在各學院分別管理。

2.4不同管理方式優點及不足比較分析如表2所示，筆者基于不同管理方式的工作形式與管理方法，對比了優點、不足。（見表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優點及不足分析）

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【關鍵詞】血站；人事檔案；管理

血站人事檔案是真實反映血站從業人員的個人經歷、學歷、專業和德才表現等方面的原始記錄，是為職工提供身份認定、職稱評聘、工資調整及退休年齡、時間認定等的重要依據。隨著經濟社會的發展、醫療新技術的進步，國家衛生計生委針對血站管理“一法兩規”等法規的頒布實施，對血站關鍵崗位工作人員資質的要求更加嚴格。因此，在血站的日常管理過程中，充分做好人事檔案的收集、保管、整理、歸檔和利用工作，對血站的人力資源管理至關重要。

一、人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不充分。檔案管理是血站管理的重要組成部分，大部分血站對業務檔案的管理非常重視，對業務人員的資質要求也很嚴格，但人事檔案管理工作往往被忽略，導致存在檔案管理的方式方法不夠規范、缺乏有效的監督和管理機制等問題，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以對人力資源管理、人員調配和資源整合提供有利依據。

（二）人事檔案管理人員素質薄弱，管理手段落后。人事檔案管理人員應具備良好的政治素質和業務能力，但血站的檔案管理人員一般是半路出家、身兼數職，對檔案工作精力投入不足，缺乏系統的學習培訓，檔案專業知識相對匱乏，不能有效認識檔案管理的重要性和熟練掌握管檔要求；只是將新增加的檔案材料放入人事檔案盒，沒有做好及時收集、鑒別、整理、保管和利用等工作，嚴重影響了檔案信息資源的利用和人事檔案管理的工作水平。

（三）人事檔案管理技術相對落后。隨著科學技術不斷進步發展和計算機應用的普及，計算機作為信息技術的代表從輔工具發展成為一種工作方式，但大多數血站對人事檔案信息化建設不夠重視，未能認識到信息技術在人事檔案管理中的優勢，信息化設施和人員投入不足，管理制度缺失，導致信息技術未能在人事檔案管理中得到廣泛運用，無法充分發揮人事檔案的資源優勢，不能更好地為血站管理及各項工作提供服務。

二、改進人事檔案管理工作的措施

（一）加強人事檔案管理人員的隊伍建設。血站領導要重視人事檔案管理人員的隊伍建設，應選擇綜合素質高、作風嚴謹、責任心強的人員從事人事檔案管理工作，通過自學和參加業務知識培訓等方式，提高他們的業務能力和工作水平，使他們熟悉、了解人事檔案管理工作的各個環節和基本要求，掌握科學的管理方法和原則，提高工作效率和檔案質量，促進血站科學管理水平不斷提升。

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【關鍵詞】人事檔案 防災 預防 搶救 補救

一、引言

2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉樹大地震等自然災害的發生，對國家和人民的生命和財產造成了無法彌補的損失，也嚴重侵害到了人事檔案館及其保管的人事檔案資料，其中北川縣人事檔案局所有的一切都蕩然無存。因此我們要提高面對自然災害和人為災害造成的威脅，努力避免或者減少相關損失。

二、人事檔案防災工作

1.關于災害的預防

1.1人事檔案備份。對人事檔案進行復制，形成一樣的副本單獨存放，平時利用時盡量用副本代替原件提供利用。同時盡量加快信息化建設，把人事檔案全部轉化為電子信息，利用數字設備以數碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等載體，盡量利用計算機等數字設備閱讀、處理人事檔案材料。

1.2提高人事檔案室的防災能力。人事檔案保護有六防：即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。平時工作要保持庫房溫度、濕度穩定（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45-65%），避開火源，禁止吸煙，要對線路老化等情況進行維修，定期檢查。要完善搶險救災器材配置和保障后勤供給，消防器具應每年檢查或者更換一次，保證消防通道暢通。檢查有關設備，尋找災害來臨時最易受攻擊之處，例如窗戶，安排有關人員及時補救。

1.3工作人員提高警惕，加強日常管理。工作人員應經常檢查人事檔案室，若發現異常要引起注意，及時向領導匯報。要備一份應急物資清單，及時補充丟失或過期產品，應急物資清單包括以下：手電筒、應急燈、口哨、鉛筆、照相機、毛巾、紙巾、報紙、大小塑料袋、保鮮膜、膠條等。

1.4制定相關應急處理預案。把突發事件預防作為人事檔案安全工作的中心環節和主要任務，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預報機制，提高對自然災害的緊急處置能力，對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，完善搶險救災的日常訓練工作，所有人員均應熟悉自己的搶險崗位、職責、消防的存放位置、使用方法等，做到責任到人，措施到位，方法得力。

2.遇到災害時應采取的措施

2.1優先搶救人事檔案。面臨其他財產損失和人事檔案安全的選擇時，要把保障人事檔案安全作為自然災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少自然災害對人事檔案材料的影響。要及時復查副本及電子信息備份，若有洪水危險，優先搶救人事檔案原件，并用塑料薄膜包裹好，用膠布固定好，放在冷凍設備中。在緊急情況下，采取最有效行動消除對人事檔案的威脅，保護未受損的人事檔案，搶救已受損的人事檔案，轉移和妥善安置受威脅的人事檔案。

2.2成立搶險救災工作組

2.2.1發現問題，及時報警。按照分工，人事檔案管理責任人及現場第一人應立即報警，第一時間通知搶險負責人和相關人員，通知專業搶險救援部門。在可能的情況下利用一切應急搶險工具阻止災情，保護未受損的人事檔案，并及時向領導匯報。凡發現人事檔案室內任何部位有被燒烤異味或庫房屋頂地面暖氣漏水等異?，F象，每個人都有責任立即告知周圍其他人，及時排查危險源。如險情不大自己能處置的，除發出警報外，要立即采取切實可行的辦法迅速撲滅險情，同時要報告領導。若發現人事檔案室災情較嚴重，搞不清虛實時，應立即報警，呼叫搶險救災工作人員積極搶險。

2.2.2成立搶險救災工作組。瞬速成立搶險救災工作組，工作組具體負責救災現場的組織決策與指揮，現場工作人員必須服從指揮。若災害來臨，工作組要向全體工作人員發出警告，指明各自的職責，決定未來48小時內與重要成員的溝通方式和位置，組織救災隊伍，建立與公安、消防等專業救援隊伍的聯系，協助專業救災部門自救互助，最大限度減少災害損失。對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處理預案，對災害事故造成的受損人事檔案，立即組織人員進行搶救，特別是對受水淹人事檔案，要及時采取冷凍或干燥的辦法穩定人事檔案的狀態，避免災情進一步惡化。

2.2.3等待外援。發現險情時，工作人員或第一發現人應該立即通知領導及撥叫與搶險救災有關的外界聯系電話，明確受災地點，打開通往險區的通道大門，通知相關保安人員，保證大門暢通，為消防車的靠近做好準備。消防隊到來之后，應及時介紹險情，一切聽從消防人員的指揮。

3.事后補救

3.1災后處理冷凍干燥法。如果人事檔案被水淹，或者浸入一部分水，應立即用塑料薄膜包裹好，放在冷凍設備中，利用冷凍干燥技術保護檔案。冷凍干燥又稱升華干燥，是將含水材料冷凍到冰點以下，使水轉變為冰，然后在較高真空下將冰轉變為蒸氣而除去的干燥方法，這是專門處理受洪水或者普通水災造成人事檔案受損的處理方法，在搶救受災方面具有較強的應用前景和實踐意義。

3.2去污去酸加固修裱。人事檔案若是受損或者出現破損污染，就要對其進行去污去酸、加固修裱。做這項工作需要專業的技術人員，例如用小刀、毛刷或者溶劑對人事檔案材料進行去污去酸，利用糨糊作粘合劑，運用修補或托裱的方法，把選定的紙張“補”或“托”在檔案的背面，增強紙張的強度，修補受損的檔案，試制盡量恢復如初。在修裱過程中，人事檔案上的只字片語不能丟棄，盡量保持檔案原貌。

3.3加強完善應急機制，要針對人事檔案的特殊性專門設計一整套應急程序，這套程序可最大限度地降低災難對人事檔案造成的損害。

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一、加強人事檔案管理基礎工作的意義

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行?；A工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。

二、做好高校人事檔案基礎工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。

2.規范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。

人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。

技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。

檔案歸檔入庫后排架是一個重要環節，科學合理的排架有利于檔案管理人員快速準確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據各自實際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結構排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學校各學院或部門劃分為類區，再采用四角號碼對姓名進行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數的號碼（依習慣而?。冒⒗當底直硎?，兩字姓名用0補齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區分，另外可在檔案盒脊附上標簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號碼編碼口令即可，案卷間不必預留空余，易于隨時增加或減少，便于Excel下操作。