采購合同管理規范精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇采購合同管理規范范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：采購合同；財務管理；規范；效益

中圖分類號：F426.8 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02

采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項重要內容，因為涉及資金支出，長期以來一直是一個敏感的領域，受到各方的高度關注。為了防止各類采購問題的發生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規范采購管理行為。然而有些工程項目受環境、時間的影響非常大，如果因為采購的規范性問題影響了審批，延誤了項目執行的良機，對整個項目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點，既能滿足規范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個兩難的命題。

合同，作為采購管理的重要載體，對處理規范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關系以合同的形式做出約定，采購的內容和雙方的權利義務在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認定和保護，采購的風險就可以降到最低，審批程序上也不會出現較大的波折。本文正是從加強合同管理角度出發，從合同起草，審核，資金支付的手續等方面入手，加大財務人員介入程度和范圍，發揮財務監督職能，降低企業資金風險，更好的實現企業管理規范與經濟效益的統一。

一、采購合同管理中可能存在的問題

（一）財務人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風險

在當前的采購管理模式下，年度采購項目經采購管理委員會審批通過后，由實施部門根據項目的要求和內容尋找相應供應商。整個采購過程中，部分企業的業務部門與財務人員缺少溝通，財務人員只是根據經辦人員的提報進行相應的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現合同簽訂后，項目未達到實際理想效果，但款項必須要按照合同條款進行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業面臨非常高的資金風險。

（二）資金籌劃不及時，有可能影響項目工期和質量

對于某些特殊的合同項目，特別是工程項目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時交給財務部門監督執行，所以財務部門沒有掌握項目的具體情況，有可能出現資金籌劃不及時，款項支付拖延的情況，嚴重的可能影響項目的工期和質量。

（三）合同意愿不能真實表達，有可能影響企業相關方的判斷

目前大多數的采購項目，很多合同文本為固定模式，缺少對細節的補充和描述。采購單位因為人員配備較少，業務能力欠缺，合同起草階段沒有進行深入的研究等影響，不能對合同條款實施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達采購方的意愿。對于根據經濟業務內容，記錄企業經營管理活動的財務人員來說，不能真實準確的反映企業的經營狀況和實際處境，存在提供低質量財務信息的風險。對于需要通過查看企業財務報表進行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。

由此可以看出，合同作為企業采購活動的載體應當與財務管理密切結合。經濟合同的簽訂和執行，最終結果都要涉及財務部門，落實到資金的支付。所以，將財務管理納入合同管理，加大財務人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規范企業的成本支出，又能保證企業資金的合理使用，降低企業合同風險。

二、如何在采購合同管理中加強財務管理

（一）參與合同內容的審核，減少財務風險

合同內容是對雙方權利義務的約束，一般涉及款項的支付，貨物的交接等重要內容。在目前的合同管理中應加大財務人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財務人員的專業知識減少可能存在的財務風險。在合同內容的起草中，財務人員需要關注的重點內容有：合同的標的是否符合企業的經濟利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經濟數據是否計算準確等。

在合同起草完畢后，還需要增加財務人員對全部合同條款的復審，初步評估合同是否涵蓋企業要處理的經濟事項，是否能達到預期的目標等。

（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規劃

履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個重大的合同事項更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關資金管理的相關規定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴格的手m和流程。所以為了不影響合同的履行，財務部門需要對合同中有關資金的支付條件、支付時間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規劃，籌措資金，為合同的履行做好準備。

（三）強化內部監督的同時，對重大資金項目可以引入外部中介機構

某些合同項目因為涉及專業內容，資金額度較高，僅靠企業內部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時也無法對項目是否達到合同的要求進行評估，所以會影響資金支付的效率，項目的進展。如果因為對項目不了解貿然支付資金，則有可能給企業帶來資金風險。對于這些較大型、特殊的項目可以考慮申請相關外部中介機構的介入，明確機構的責任。從合同的簽訂，到項目的執行全過程跟進，落實好每一環節的監督管控，特別是涉及資金支付的環節，要與財務人員明確支付條件，明確第三方與財務人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風險，保護企業資金安全。

（四）做好合同的登備案，保存完整的經濟業務信息

一份合同是對雙方某種經濟行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發生了變化，合同也需要進行相應的修改。對于涉及金額較大，項目執行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項目臺帳，根據項目資料及付款申請及時更新項目臺帳，直至該項目順利驗收，最后一筆款項支付完成。財務人員的跟蹤記錄，是對財務核算的有益補充，許多細節的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項目，從臺帳記錄可以一目了然項目達到的階段和相應的付款進度，省卻了翻閱大量實物檔案的辛苦。同時，項目臺賬的建立將整個經濟業務信息保存連貫完整，形成一個全過程的閉環，對了解項目情況，評估項目效果將會直觀有效。

（五）增強財務人員的主動參與意識和業務能力的培養

在目前合同管理模式下，財務人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認識到財務管理在企業合同管理中的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務的開展。另一方面則是財務人員自身主動參與意識不強，業務知識掌握不夠，不能深入了解企業合同事務。所以從完善合同管理，加強財務監督的角度，需要提高財務人員的主動參與意識和業務能力的培養，特別是關于法律和風險能力的培養。當財務人員掌握足夠豐富的業務知識，可以給合同管理部門提出建設性的合同意見時，合同管理部門才能重視財務人員的作用，才能真正促進企業合同管理的規范有效。

三、結束語

在采購合同管理中加強財務管理，出發點是為了規范煙草企業的采購管理，從管理中找到經濟效益增長點，促進管理規范與效益增長的齊頭并進。所以根據目前合同管理的現狀，要加強合同管理，控制合同風險，最重要的切入點就是在合同起草和履行階段，財務的及時介入，加深了解，全程跟進，建立一個對合同事項全過程的項目臺賬。

采購管理作為企業管理中的一項重要內容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時候都缺不了財務管理的影子，合同管理最終都要落實到資金支付環節。財務管理和合同管理的最終目的都是為了保護企業的合法利益不受侵害，降低企業經營過程中的風險系數，提高企業經營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現狀，最主要的就是先解決目前財務人員對合同介入程度較低的問題。財務人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風險意識的培養，結合自身的專業知識增強對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎。

參考文獻：

[1]翟苡辰.財務管理要注意對經濟合同的簽訂與執行的監督.經濟研究導刊，2010，15：110+126.

篇(2)

目前，施工企業物資管理體系建設還不夠完善，存在很多弊端，致使物資管理效率較低，造成工程成本增加，施工進度沒有保障，工程不能按時完工，容易發生工程質量、安全事故等嚴重后果。筆者認為目前施工企業物資管理存在如下問題：第一，部門之間缺乏協作，企業高管重視不夠。對物資有效的管理，并非僅僅依靠物資管理部門就能做好的，需要各部門的協同配合，如工程技術部門、計劃成本部門、財務核算部門等。此外，物資管理是企業管理的重要組成部分，企業高管應給予高度重視，因此，強化物資管理的現代化進程，挖掘其自身管理潛在效益是企業結構調整的必然選擇。其不足表現為：一是物資計劃制定不科學、合理，造成物資積壓或不足；物資消耗定額對工程物資消耗總量沒有實質的約束；物資部門在采購時無準確的數據可依，無法控制物資用量。二是各物資管理部門之間缺乏協作，溝通不足。有些項目無計劃盲目采購，以滿足施工為目的，項目結算時才發現物資超耗。三是物資付款不及時。不能及時支付采購物資貨款，致使供貨商拒絕供貨或提供質量較差的物資的現象，給項目的正常施工以及工程質量造成很大的影響。第二，采購價格偏高。原因有：一是采購方式隨意。物資采購方式主要有招標采購、詢價采購以及零星采購。在采購前，沒有對采購方式進行科學合理的論證，因采購方式的不當，使物資的采購成本增加。二是沒有深入市場調研，致使采購部門對市場物資的供應管道、市場價格了解不夠，輕信供方價格最低承諾。三是采購部門多向與之有關系的供貨商采購物資或招標采購中投標單位多通過不正當手段中標，致使采購價格較高、采購質量沒有保障。四是采購人員道德素質較低，存在收受賄賂或中飽私囊現象，導致采購價格較高。第三，施工企業重視采購物資價格，致使物資質量得不到保障。主要表現在：一是施工企業只注重標價，只要標價低就與投標單位簽訂采購合同，而對于物資質量、售后服務、投標單位信譽情況等重視程度不夠，這樣就造成了供貨商為中標，而降低標價，待簽訂采購合同后便更改采購單價或是為降低自身成本而偷工減料，一方面增加了施工企業采購成本，另一方面造成了物資質量不能滿足工程質量要求。二是施工企業采購人員為了享受低價采購物資的優惠，明知物資存在質量問題仍采購，造成采購物資的質量較差。第四，針對供貨商的管理施工企業沒有建立良好的管理機制，致使以下現象發生：一是供貨商準入管理無序和盲目。供貨商準入制度是物資采購制度的重要組成部分，目前我國施工企業供貨商準入制度不完善，主要體現在供貨商準入標準不明確；評價指標不全面。致使部分資質、信譽較差或產品質量不良的供貨商獲得準入資格。二是選擇合作供貨商時，缺乏科學的采購管理知識。往往憑傳統方法或主觀經驗，缺乏先進的采購管理知識。三是缺乏對合作供貨商的綜合評價。目前，大多數施工企業主要是依據供貨商的供貨質量記錄和供貨商的質量管理體系狀況對供貨商進行評審，盡管在某些施工企業中也存在對供貨商考察的環節，但卻因供貨商考察人員使其達不到實質性的效果。四是施工企業與供貨商的關系不穩定。目前，盡管工程項目的周期較長，但很少有施工企業與供貨商之間建立長期合作關系，他們之間多為臨時合作關系或短期合作關系，彼此間均只考慮自身利益最大化，缺乏戰略合作意識。選擇價廉誠信供貨商成為施工企業采購過程中的核心工作，同時也消耗了施工企業大量的時間和精力。第五，標準化現場管理缺失，表現為：一是物資驗收不規范，不能及時發現物資質量問題。二是物資保管不善，造成物資積壓、丟失、損壞現象發生。三是物資出入庫手續不健全，致使施工企業不能有效地記錄物資的收、發、存、退等經濟業務。四是人員隨意出入施工現場，材料不實行監控管理或監控力度不夠，致使個別人趁機倒賣物料，給項目造成損失。五是施工人員技術等級偏低用料超耗，造成浪費。施工人員中大部分沒有經過專業訓練，技術水準較低，致使施工現場出現大量的廢材，造成物資浪費現象嚴重。六是回收、節約意識薄弱?，F場剩余物資或廢舊物資沒有及時回收、處理，有些周轉材料也是如此，造成了很大的浪費。企業管理中節約意識薄弱，只重視完工產品的價值，對工程的質量、物資和人力投入的節約重視不足。第六，物資管理體制機制不能滿足發展要求。體制機制設計缺乏前瞻性、科學性，沒有從物流、供應鏈的角度去整合優化。物資部門的職責只是滿足施工物資需要，沒有把單純的采購保管業務延伸到采購、倉儲、配送、加工的全過程，供應工作的附加值沒有體現。第七，物資管理方法和手段落后，沒有采用和落實現代化管理方法。目前，施工企業多采用傳統的粗放式管理，物資管理的各個環節沒有形成系統的管理體系，各環節也沒有制定科學的評價指標?，F場物資庫存不合理，一些項目物資庫存不足，嚴重影響施工進度；一些項目庫存物資積壓嚴重，造成物資浪費現象嚴重。更有甚者，施工現場物資隨意堆放或隨意丟棄，廢舊物資隨處可見。這種粗放式管理已經嚴重影響了施工企業的效益。施工企業應摒棄傳統的粗放式管理方式，將現代物資管理理念融入到物資管理中，采取現代物資管理方法，如ABC分類法、經濟批量法、限額發料等，切實將物資管理規范化、制度化，以提高企業效益。

2施工企業物資管理的應對策略

針對以上施工企業中物資管理存在的問題，如何采取行之有效的應對策略對于施工企業降低工程成本、增加經濟效益至關重要。第一，建立“計劃—組織—控制—領導”框架的施工企業物資管理體系。依據物資使用計劃、物資分類、物資采購方式、供貨商管理、物資采購合同管理和物料管理流程，建立項目籌劃實施—物資計劃—物資采購—物資供貨商管理—合同管理—物資進場—項目竣工的施工企業物資管理體系。在對整個管理體系進行詳細規劃的基礎上，設計出適合施工企業實際的物資管理流程圖，使物資管理流程更加直觀、清晰，進一步規范施工企業物資管理體系，有效地降低施工企業物資成本，提高物資管理效率，第二，制定科學、合理的物資分類方法和物資采購方式。根據施工企業所需材料和在施工項目中所起作用，利用ABC方法等分類方法對施工所需物資進行分類，進一步對各類物資采購的招投標程序和規范流程進行細化。第三，制定科學的供貨商選擇評價方法。依據供應鏈管理中的有關理論觀點，制定科學的供貨商選擇的評價方法和供貨商數量確定方法，比如采購活動中引入TOPSIS評價方法，從而發現最優供貨商，優化供貨商選擇機制。第四，加強物資采購合同管理，細化物資合同管理流程?？茖W有效的合同是保障施工企業合法利益的基礎，根據《合同法》，分析施工企業物資采購的實際情況，從合同訂立、合同變更或合同解除、合同履約、合同歸檔和監督檢查等方面入手，制定切實可行的物資采購合同管理流程。第五，制定適合施工企業的物資管理手冊。從施工企業實際的角度，結合項目實際情況，歸納整理，提煉出操作性強的施工企業物資管理手冊，為企業物資管理標準化提供參考。

3結語

篇(3)

關鍵詞：施工企業；物資管理；控制

中圖分類號：TU71文獻標識碼： A 文章編號：

施工企業物資管理水平直接影響到工程質量，提高工程質量，物資管理是不可或缺的重要環節。

GB/T50430規范即《工程建設施工企業質量管理規范》，是建設部為了加強工程建設施工企業的質量管理工作，規范施工企業施工過程管理而制定的標準，其目旨在通過推動全面實施GB/T50430規范，進一步強化和落實質量責任，提高企業自律和質量管理水平，促進施工企業質量管理的科學化、規范化和法制化，為社會提供優質建筑。50430規范對物資的詢價、洽談、采購與驗收、耗用評價等各個環節，也明確提出了要求，對規范施工企業物資管理起到重要的指導作用，是全面提升施工企業物資管理水平的重要依據。在50430規范下完善物資管理，更好地適應規范的要求，對施工企業提出了新的要求。

一、以管理制度為基礎，實現總體宏觀控制

管理制度是物資管理行使監督、檢查、協調及服務職能的依據和前提，它規定了物資管理的職責、方法及內容，以解決物資管理過程中“有章可循”的問題。目前施工企業一定程度上還存在物資管理制度不完善，相關制度執行力度偏低的問題。

50430規范明確要求施工企業應建立一套有效的管理制度，用于規范企業物資管理活動。按照這個要求，施工企業應建立物資分級管理制度，形成完善的物資管理體系，明確各級物資管理部門的職權，管理范圍、層次和有關部門人員的職責，規范物資采購計劃的制定，供應方選擇評價，合同簽訂，采購產品驗收現場管理和使用，不合格采購產品控制等活動，實現對物資管理總體宏觀控制。

二、以物資計劃為基礎，進行目標指標控制

物資管理應以總計劃為控制目標，以單元計劃為控制指標。按照50430規范要求，施工企業應根據工程需要確定和配備項目所需的物資，按照管理制度的規定審批各類物資計劃。

1、物資計劃依據要準確。物資計劃的依據是工程合同、設計文件、施工組織設計。編制人員應結合現場調查結果，按工程項目核算單元提報物資需用計劃，并匯總集成物資總計劃。

2、物資計劃內容要具體。應明確種類、規格、型號、數量、交付期、質量要求、和環境、安全健康等要求。物資需用計劃可分期分批提報，當物資需用計劃發生變化時，應書面重新呈報計劃，說明變更理由。各類計劃要分類編號存放歸檔，妥善保管，以便查詢。

3、物資計劃審批要嚴格。編制物資計劃時，要加強與相關部門聯系，建立數據庫，應嚴格履行審批手續，未經審批不得采購。

三、以動態管理為基礎，實現對供應方有效管理

對供應方評價與選擇是物資采購質量控制的關鍵環節。按照50430規范的要求，施工企業應對供應方的經營資格和信譽、質量、供貨能力、價格、售后服務進行評價，建立合格供應方名錄。

對供貨廠家應重點評價企業資質證明、產品生產許可、產品鑒定證明、質量管理體系、生產能力等。對經銷商的評價還要包括經營許可、產品質量證明、與該經銷商的合作等。

由于物資需求的品種、規模、時間等不同，因此對供應方應實行分級控制和動態管理。對供應方供貨質量水平及其穩定性、服務的及時性和滿意度、履約情況、質量管理體系的變化情況、社會信譽的保持等進行定期審查與考核，尋求采購過程的改進機會，淘汰不符合要求的供應商，并保存相應的記錄。

四、以合同管理為基礎，有效規避法律風險

物資管理是圍繞計劃﹑采購、運輸、存儲、驗收、使用各個環節的控制，這些環節都是通過合同連接的，沒有有序的合同管理，就沒有規范的物資管理。因此，對采購合同的擬定、審核、批準、簽訂及履約管理應明確職責和程序，嚴格執行，并保存相應的記錄。

1、合同內容應當完備。合同內容應明確產品名稱、商標、型號、生產廠家、訂購數量、合同金額、供貨時間及每次供應數量；質量要求的技術標準、質量負責的條件和期限；交貨地點、方式；運輸方式及費用；合理損耗及計算方法；包裝標準、包裝物的供應與回收；驗收標準、方法及提出異議的期限；備品、配件工具數量及供應辦法；結算方式及期限; 違約責任，現場服務，保修等內容。

2、合同評審應嚴格。合同評審要按照歸口把關、分工負責的原則，各職能部門對合同技術性的合理性、經濟的適用性和商務的適宜性負責，法律事務部對內容的合法性負責。

五、以流程管理為基礎，加強過程控制

1、規范物資采購過程

目前，物資采購方面仍存流程不統一，權限不明確的問題。下屬單位無序的自行采購，導致物資信息失真、總量統計不準確，既占用資金，也容易造成庫存積壓，批量采購難以實行，物資質量和價格難以控制。因此，物資采購過程中，應根據物資的重要性、需求量等信息建立物資分級管理目錄，明確劃分采購權限，制定相應的辦法，建立合理的詢價機制。對一些技術含量高，金額大的物資實行集中采購。

2、規范驗收過程

對進場物資，應按照規定的職責權限和方式進行驗收, 檢驗其規格、型號、數量和質量是否與采購合同要求，是否符合職業健康、安全與環保的有關要求。驗證其合格證、質量證明文件是否齊全、有效，包裝、標識、外觀質量是否完好，需抽樣檢驗的按相關要求的比例進行抽查。同時，驗證人員應根據要求填寫驗證記錄或報驗記錄，未經驗收的物資不得投入使用。

對驗收不合格的物資，可以拒收、加工使其合格后直接使用、經發包方及設計方同意改變用途使用，降級使用，限制適用范圍，并記錄處理結果。

3、規范現場管理

現場管理包括對物資的貯存與保管、標識、搬運及防護、領用和發放，良好的現場管理對于保證工程進度和提高工程質量有著重要的作用。

對物資貯存與保管，應提供適當的貯存環境和防護設施，進行合理擺放、隔離、檢查、維護保養，防止產品損壞、變質、丟失、損耗和誤用。并且通過適當的標識，防止相似而不同的材料相互混淆錯用。

針對特殊物資的搬運，應明確搬運和防護的具體作業規定，包括作業人員、搬運設備、搬運方法、標識、步驟等，防止損壞、變質、變形。

物資的領用發放應嚴格收發、領退制度，形成完備的材料發放記錄。

（1）遵循“先進先出，推陳儲新”的出庫原則。

（2）領用物資要有嚴格的手續和制度，確保發料通知、提料單、撥料單等憑證填寫準確無誤，印鑒齊全，無涂改現象。

（3）出庫物資和單據、證據要向收料人當面點交清楚，辦清手續，由收料人簽字。

（4）遵守發料工作程序，提料發料準確及時，剩余的物資及時辦理退料或結賬下期繼續使用，所有物資都要定期清查盤點，做到帳實相符。

（5）對影響工程質量、安全特性的建筑材料，應通過連續的唯一性標識記錄實現可追溯性。

4、規范對發包方提供材料的管理

對發包方提供的材料應按照規定程序和標準進行合格性驗收，驗收的內容與自行采購物資的驗收相同。驗收和使用過程中發現問題時，應及時與發包方溝通，同時采取標識、隔離等措施，根據與發包方協商的結果進行處理，并建立專門的管理臺賬和驗收記錄。

篇(4)

西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業的管理者具備更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環節；二是對經濟活動的監督與控制，是企業風險控制的重要環節，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環節的參與者的監督。利用標準化的管理方法進行企業合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當前合同管理存在的主要問題

1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。

4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。

三、合同管理標準化的必要性

合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。

1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。

2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。

3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標準體系的模式

企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。

2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標準化的具體措施

1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結束語

篇(5)

1評估采購績效結果分析

采購績效管理體系架構中綜合評價表是衡量食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效指標綜合評價表，其采用平衡記分卡方法，從4個維度進行分析，組織由財務、采購、儀器使用以及審計部門，專家、供應商及采購主管等人員參加的定期采購績效評估活動，選擇并評估采購與供應關系管理中KPI在食品藥品檢驗機構儀器設備的采購管理中的實操情況，詳實記錄并寫出總體評價與改進建議[10]。食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效指標綜合評價表中涵蓋下列諸方面內容：采購計劃完成率、成套采購完成率、采購質量合格率、采購價格差異率、采購數量相符率、采購數量入庫率、降低采購成本率、預算費用控制率、故障停概率、維修返修率、及時供應率、采購方式合規率、采購合同與招投標文件符合率、實際供貨與合同內容不符率、實際付款金額與合同簽訂符合性、新供應商開發數、用戶抱怨投訴率、性能驗證不合格率、“4Q”認證不正常率、單一來源采購成本合理性、固定資產與采購帳目符合率、信息化管理效果、檔案內容詳實率、組織結構合理性、售后服務到位率、人員培訓完成率、合同與資金使用審計、采購客戶滿意率以及廉政建設滿意率等評估或考核指標[11]。

2儀器設備運行管理督查

采購績效管理體系構件中運行檢查表是食品藥品檢驗機構儀器設備運行管理監督檢查表。依據校準和檢測實驗室能力認可準則(CNAS-CL01：2006)中5.5.1～5.6.3條款和世界衛生組織藥品質量控制實驗室管理規范(WHOGPCL)中12.1～13.2條款的設備和量值溯源有關技術要求，應建立儀器設備運行管理監督檢查工作方案，形成長效檢查制度。該方案經過在部分藥檢機構近3年的推廣使用實踐證明，方案設計先進、科學、實用及有效，但在檢查中也發現了一些問題和不足，現場提出改進建議，完善了管理程序，彌補管理中的疏漏，為通過國際認證和CNAS認可起到了積極的作用，目前經過定期的檢查，儀器設備的管理水平得到較大程度的改善和提高。食品藥品檢驗機構儀器設備運行管理監督檢查表中所列檢查內容主要包括：①內務，儀器設備的清潔和擺放的合理性；②標識，儀器設備是否有資產標識、狀態標識，標識內容是否填寫完整和規范、粘貼位置是否符合要求、狀態標識是否在有效期內等；③檔案，儀器設備檔案目錄登記是否規范，卷內目錄與盒內資料是否相符，儀器設備購置資料是否齊全，儀器設備安裝驗收資料是否齊全，儀器設備使用運行資料是否齊全，檔案資料是否按規定時間歸檔，有檔案借閱記錄、使用記錄、維修記錄、專業保養記錄、日常保養記錄、性能驗證資料及計量結果確認等資料；④計量，是否按年度計量計劃按時實施儀器設備外檢和自檢，是否有儀器自檢規程和有統一格式的自檢記錄，自檢工作使用的計量標準器是否溯源，儀器設備的期間核查是否按年度計劃實施，是否填寫全院統一格式的核查記錄，是否有期間核查SOP，期間核查所用標準物質是否為有證標準物質，無證標準物質的量值能否溯源，使用的標準物質是否在效期內，使用的標準器是否經過法定資質機構檢定和(或)校準，是否在有效期內；⑤記錄，是否按要求擺放兩本一夾，使用記錄是否按要求填寫，是否有維修維護記錄、計量記錄等。檢查監督的宗旨是檢查中發現問題，如發現經計量后的儀器軟件未依據校準結果及時修正，溫、濕度超限對檢測結果影響大的放置儀器房間無溫、濕度監測記錄，使用過期版本期間核查記錄，使用年限長，使用頻繁且出具重要的檢測報告的儀器期間核查間隔時間過長，帶來不準確檢測數據的高風險等問題，現場提出改進建議，彌補了管理中的疏漏，完善了程序，提高了管理水平[12]。

3供應商選擇與評估

采購績效管理體系架構中供應商評估表是食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效KPI單項指標供應商選擇與評估工作量化表。依據國際、國內相關要求，選擇符合合適的價格(RP)、合適的質量(RQ)、合適的數量(RQ)、合適的地點(RP)及合適的時間(RT)“5R”的供應商使用。有效測量供應商績效至少包括：供應商的能力和績效測量、明確的標準或指標(如測量供應商質量是否達到ISO9000、ISO14000等標準要求)、建立較全面的質量管理體系、通過長時間的考核和量化指標來展示其未來發展優勢以及考核的結果與過去的績效進行比對等內容。同時，制定供應商選擇與評估工作方案也應依據供應商績效測量的7CS標準，即資格、能力、承諾、控制、現金、成本及一致性等。依據相關評估要求與標準，針對工作實際制訂供應商量化評估表[13]。供應商評估表(初審)中包括評審的內容、標準，應得分、得分等項目。評審內容涉及下述內容。(1)企業綜合實力。包括注冊資金、開戶行提供的資信證明、同類設備或服務相關業績、投訴、訴訟及法律糾紛情況等。(2)經營管理方面。包括公司經營管理理念、發展規劃及改進計劃、用戶定單管理及信息安全性、技術服務保證體系及管理措施等。(3)品質管理方面。具備公司質量保證體系，組織機構管理明確、建立質量控制管理保障體系、嚴格把關供應產品質量，應有品質驗證實施方式及系統，做到品質控制及追溯，竭力確保用戶零投訴等。(4)技術服務能力及管理。包括應建立銷售管理系統、倉儲管理及安全管理，建立售后服務管理體系等。(5)業績管理。包括制度狀況、組織程序和經營狀況，創新及用戶滿意度等。供應商跟蹤評價表(復審)中涉及供貨和安裝周期、設備或服務運營狀況、備件充足率及響應、提供的服務質量、投訴和訴訟情況等內容。依據儀器設備硬件保障質量和水平在食品藥品檢驗機構檢驗中的重要性，針對食品藥品檢驗機構儀器設備采購和管理現狀，建議應加強新供應商的篩選，包括與國際廠商、一級供應商直接交流合作，減少中間環節，必將獲得更好質量的產品和節約大量的資金。

4采購合同簽訂與實施情況評估

采購績效管理體系架構中合同評審表是食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效KPI單項指標采購合同管理評估指標表。為了提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購單位的合法權益，促進廉政建設，采購主管或合同審核人應依據相關政策法規、合同締約和相關技術標準要求，認真審查招標采購合同。合同評審表的制定依據是中華人民共和國政府采購法和中華人民共和國招標投標法，考核指標和評估內容包括下述內容。(1)招標階段。①供應商、生產廠商或招標公司是否有在儀器設備招標采購中為了追求利潤，采取制造主體合法、真實的假相，在投標時虛假應標的行為；②供應商、生產廠商或招標公司招標的儀器設備是否有滿足不了客戶技術指標要求，有圈標串標行為；③供應商、生產廠商或招標公司是否有擅自刪除和更改某些性能指標、降低技術參數以次充好；④減少儀器配置和附件數量；⑤減少質量保證時間或降低售后服務質量等行為。(2)簽訂階段。①專業人員審核技術規格偏離表，是否出現與招標文件要求不符合的條款、性能指標、技術參數、配件備件和售后服務等是否與投標文件一致；②合同是否按程序簽訂等。(3)執行階段。①驗收中生產廠商或供應商是否按合同條款儀器品名、規格型號、技術參數、性能指標、備件和配件等條款提供全新的儀器設備或配件；②生產廠商或供應商是否按合同時間和地點條款要求送達；③安裝過程是否按合同條款和安裝技術程序操作；④生產廠商是否按合同條款進行運行測試，運行結果是否達標；⑤生產廠商是否按合同條款要求測試項目完成性能驗證；⑥結果是否符合相關要求等。(4)售后服務。①生產廠商或經銷商是否按合同簽訂時間按時培訓；②生產廠商或經銷商是否按合同簽訂地點包括境外和人員數量進行培訓；③生產廠商或經銷商把產品或服務銷售給消費者之后，按合同條款為消費者提供的一系列服務，包括在質量保證期內的免費維護和保養等；④生產廠商或經銷商是否按合同要求對儀器進行包裝和運輸等。(5)維護維修。①在質量保證期后簽訂的維護維修合同的執行率；②審核維護維修項目；③記錄統計儀器的返修率等。(6)付款階段。①生產廠商或經銷商是否按合同條款金額準時交付履約保證金；②使用單位財務是否按合同金額準時付款及返履約保證金；③使用單位財務賬目與實物是否相符合等?？荚u人員寫出總體評價并提出改進建議。

5儀器設備驗證效果評價

采購績效管理體系架構中“4Q”結果表是食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效KPI單項指標“4Q”效果考核表。根據國際通行規定，要對儀器設備進行“4Q”認證。“4Q”結果表中主要指標和考核內容包括下述內容。(1)采購前期。在采購目標產品時尤其單一來源采購，應對圖紙設計、儀器設備功能進行核實、確認以滿足客戶的技術需求。(2)合同階段。①核查“4Q”相關技術指標和要求是否在合同中體現；②驗收和安裝階段，安裝場地、溫濕度要求、排風、排水及電源等是否符合試驗要求，安裝過程是否按合同條款和安裝技術程序操作；③生產廠商是否按合同條款或確認的操作規范進行運行測試，運行記錄結果是否達標并滿足相關藥典的實驗要求；④生產廠商是否按合同條款要求測試項目完成性能驗證，結果是否符合相關要求等。(3)運行階段。①運行全過程是否滿足圖紙設計標準和要求，出現狀況進行維修后應滿足要求；②移機再次安裝時應完全按照首次安裝程序和要求進行；③設備運行全過程中應嚴格按照儀器操作SOP進行；④須周期進行性能測試。儀器設備移機再次安裝或主要部件維修后至少要完成主要項目的測試，性能測試結果應滿足相關要求等，考評人員寫出總體評價并提出改進建議[14]。

6儀器設備采購績效管理體系結果評價

食品藥品檢驗機構儀器設備采購績效評估體系的構件，不僅能夠優化核心業務流程，提高工作效率和質量，還能夠促進創新，使管理思想、管理方式及管理實踐達到新的高度，全面提升儀器設備采購水平，推動采購管理工作盡早達到國際化水準。構建儀器設備采購績效評估方式和先進的評估方法，要將單項評估和整體評估結合起來，把日常監測和定期評估結合起來；將采購前、采購中及采購后評估結合起來；采購部門、使用部門和有關專家的評估結合起來；將定性和定量的評估結合起來；評估指標及評估主體明確，評估方法科學實用，評估人員全面有代表性，評估程序嚴謹公正，評估結果有效。同時，儀器設備采購績效評估體系經過實踐對其完整性、可行性及創造的效益進行評估，針對儀器設備采購績效評估體系，包括績效指標體系、績效評估過程、績效評估結果應用以及制定戰略參考價值等進行全過程、全視角審視。

7結語

篇(6)

關鍵詞 總承包項目 防范 分承包商 索賠

一、前言

建設工程在施工階段始終處于一個開放的系統中，對于規模大、工期長、結構復雜的工程項目，系統內部和系統外部及自然界的不可抗力等因素均能對系統造成影響，給承包商和業主的經濟利益帶來損失。隨著項目法人制、招標投標制、工程監理制和合同管理制的推廣，建設項目的管理模式逐步與國際接軌，承包商的索賠意識、合同意識和風險意識也在不斷增加，用施工索賠獲得非承包商原因而造成的損失補償，并逐漸成為承包商保護其經濟利益基本的管理行為。

在工程建設的各個階段、在各個合同的履行過程中，都有可能發生索賠，但在施工階段索賠發生較多。索賠的發生是雙向的，只要合同對方的責任和義務未按合同約定實現，或出現提供的條件與合同約定狀態不一致，都可能出現索賠。在總承包項目，總承包商居于總承包合同與分承包合同當事人的地位，費用風險基本從業主轉移至總承包商承擔，總承包商在履行合同時，費用控制成為其項目控制中最核心的控制工作內容，因此對于總承包商而言，防范分承包商提出的索賠，意義重大。

二、索賠的分類

索賠按其目的可分為兩類：工期索賠和費用索賠。

工期索賠，是由于非承包商責任的原因而導致施工進程延誤，要求批準展延合同工期的索賠。工期索賠在形式上是對權利的求償，以避免在原定合同竣工日不能完工時，而被追究合同拖期違約責任。一旦獲得批準合同工期延展后，承包商不僅免除了承擔拖期違約賠償費的嚴重風險，而且還可能因提前工期得到獎勵，最終仍反映在經濟收益上。

費用索賠，其目的是要求經濟補償。當現實的條件與合同約定不一致，導致承包商增加開支，要求對超出計劃成本的附加開支給予補償，以挽回不應由他承擔的經濟損失。

三、索賠的發生原因

施工分包商向總承包商提出的索賠一般是由以下原因產生的：

1.合同缺陷。常常表現為合同文件規定不嚴謹甚至矛盾，合同中的遺漏或錯誤。這不僅僅表現在商務條款中，也包括技術規范和圖紙中的缺陷。

2.總承包商的違約。一般表現為未能按合同規定向分包商按時提供應由其提供的、使分承包商得以履行合同的必要條件，或未能在規定的時間內付款。

3.條件的變化。在合同履行中，尤其是在施工過程中，施工現場條件的變化對施工分承包商的工期和造價影響很大，如地下不明障礙物等，常常導致變更、工期延長或成本大幅度增加。

4.變更。在設計和施工過程中，變更是不可避免的。由于變更的發生，使質量標準、工程量及施工順序等發生變化，往往就產生了對工期和費用的索賠要求。

5.工期拖延。若因為非承包商原因或不可抗力的因素導致的工期拖延，往往是分承包商向總承包商提出索賠的一個原因，但若是由于分承包商的原因或一個成熟的承包商應該可以預見的風險導致分承包商工期延誤，則不應成為索賠產生的理由。

6.總承包商指令導致分承包商的索賠。因總承包商指令錯誤或超出常規或合同要求，將引起分包商的索賠。

7.國家政策及法律、法令變更。

8.其他分承包商的干擾。一個工程建設項目，往往不僅僅由一個分承包商同時工作，其他分承包商的任何延誤或質量問題，將可能導致另一個與之有一定關聯的分承包商提出索賠。

9非承包商原因或非承包商應承擔的風險對工程的不利影響，也會導致分包商提出索賠。這些是可能會產生索賠的原因，是分承包商向總承包商提出索賠的理由。相應地也是總承包商向業主提出索賠的理由。

四、索賠處理的程序和原則

當接到分承包商的索賠要求時，一般可采取下列步驟處理：

1.首先檢查分承包商的索賠要求是否符合合同約定的程序。只有按合同約定的程序提出的索賠，才會被總承包商納入索賠處理程序。對事先沒索賠意向，或已超過索賠期限的，可以理解為分承包商主動放棄索賠權利。

2.對索賠事件的原因和責任分析，是總承包商對分包商提出反駁的最有力武器之一。包括：是否屬于非分承包商的責任，或是否是分包商應承擔的風險，或是否是一個成熟承包商應該預見的風險；當雙方都有責任時，分包商必須劃分和證明雙方責任大小；事實依據和記錄是否完整、齊全；合同依據是否充足；合同中是否有免責條款；分承包商是否已主動放棄（明示或暗示）了索賠要求；分承包商是否采取了適當措施避免或減少損失；

3.核實分承包商是否因索賠事件確實存在損失。

4.根據分析的原因和結論計算同意索賠的工期和費用。

五、索賠管理的對策

1.加強合同管理，建立合同分包策略?？偝邪贤椣碌姆殖邪贤且粋€較復雜的體系，其內容包括了設計、采購和施工承包等分包合同，施工分承包合同還會按專業分成多個合同。在不同的分承包合同之間，有很多的界面和工作接口關系，如：設計與采購、施工合同之間的工作和反饋條件的關系等。各個分承包合同間的工作界面與接口關系往往是合同履行中分承包商提出索賠的重點，分包合同間的接口與界面越多，出現索賠的可能性就越大。因此建立一個正確有效的合同分包策略，合理劃分并減少各個分承包合同間的界面與接口，可以減少合同范圍重疊與缺漏，減少索賠發生的概率。對于合同中的重要條款，為防止承包商在施工階段從工程成本和施工索賠的角度解釋，造成索賠機會的依據，可與分承包商簽訂補充協議進行防范。

2.加大分包合同簽訂的管理，減少合同條款的缺陷。合同是既是履行的重要依據，也是索賠的根本依據。分承包商往往是依據合同中的責任、義務和權利條款來進行索賠的。因此在簽訂合同時，合同條款的嚴密，責任、義務劃分的準確，風險的合理分擔與轉移顯得非常重要。通過合同責任、義務條款的約定，合理地分解、轉移總承包合同的風險，并保證各個分承包合同間的責任義務的一致性。比如：設備采購合同的質量保證期一般是到貨后18個月或安裝后12個月中先到期的，但在大型的化工工程建設中，因其建設周期較長，往往會出現這樣的情況，即設備的質量保證期到期了，但工程還沒有竣工現象。而總承包合同是要保證整個工程項目在竣工后一年內都在質量保證期之內，很明顯這部分的風險將不得不由總承包商自己承擔了，或是繼續由設備供貨商承擔，但將面臨被索賠的風險。

3.預測和分析導致索賠的原因和可能性。在分承包合同的簽訂和實施過程，總承包商承擔著大量的技術、組織、管理和協調工作。如果在具體工作中發生疏漏，給某個分承包商造成干擾，則很可能產生索賠。分承包商的合同管理人員常常在尋找著這些工作疏漏。所以，總承包商在其工作中就應能預測到自己行為的后果，堵塞漏洞，在起草文件、下達指令、作出決定、答復請示時都應注意到其完備性和嚴密性，在作出計劃安排和實施方案時都應考慮其正確性、周密性和潛在的索賠可能。

4.通過有效的合同履行管理，減少索賠事件的發生。合同的履行管理包括對分包合同的重要履行活動跟蹤、監督、分析、預警等。索賠事件通常是在履行過程中發生的，通過對合同履行的監督和跟蹤，可以及早發現可能的干擾事件，及時提醒，并采取積極措施降低干擾事件的影響，達到減少或降低總承包商被索賠的損失。比如在中泰熱電聯產工程總承包項目中，因地質勘探資料與實際情況不符，主廠房基礎實際坐落在濕陷性黃土且地下水位高處，該事件將會造成已進場施工的地基處理、基礎施工、設備安裝等多個專業分承包商的大面積窩工，總承包商面臨大量的工期和費用索賠，總承包商在發現后，立即組織論證，采用混凝土灌注樁和換填技術，并對其他分承包商的計劃進行合理調整，最終除地基處理承包商可以提出索賠外，其他承包商因沒有受到實質性損失而無法提起索賠，使總承包商的工期和費用被索賠的風險減到了最小。

5.完整的過程記錄。承包商提出索賠時，其理由往往顯得很充分，但通過總承包商自身對事件的記錄與分承包商提供資料的對比，往往會有一定的出入，從中可以減少一部分總承包商的索賠損失。值得注意的是，向分承包商發出的通知、指令對問題的表述和要求應當具體、明確，技術術語標準，意思表達準確。不可使用含糊期辭，模棱兩可和令人費解的詞名。對往來函件、工地的記錄等應分類登記收集保存，它隨時都可成為處理索賠的佐證材料。

6.規范地履行合同義務。施工階段的項目管理目標就是實現投資、工期和質量的目標控制，在這個階段規范地開展監理工作是實現控制目標的保證，更是降低和預防施工索賠事件的措施所在。合同中約定了合同雙方的權利、責任與義務，任何一方不適時、適當、完全地履行合同約定的義務，必然會引起另一方的抗辯和索賠，如總承包商延期付款，或延期供貨，或延期批復分承包商的意見，都可能導致分承包商提出的費用與工期索賠。因此，約束總承包商的工程師規范地履行合同義務，可以大大減少因管理疏漏而造成的索賠。

7.應精通法律和合同知識，具備綜合分析問題和反索賠的能力。施工索賠工作涉及相當多的合同和法律方面的知識。一個工程建設合同可能涉及的法律有合同法、擔保法、票據法、仲裁法等，而作為國際工程合同，可能還涉及海商法、國際私法和國際經濟法方面的知識。作為總承包商不僅應熟悉工程項目的施工合同條件和有關的法律規定，還應懂得國際工程通用的一些合同條件，以及施工索賠工作方面的國內做法和國際慣例，如FIDIC條款。法律條款是合同以外索賠的最重要的依據，也是實施抗辯權等法律規定權利的重要依據。

雖然在施工過程中，由于受到各種因素的干擾影響，導致工程項目的工期、造價等方面發生變化，導致超出合同條件的施工索賠以眾多的機會。但是，應當意識到，存在索賠機會并不等于一定能夠使索賠達到目的。至于確定補償的范圍則是一項復雜的工作，分承包商總是希望不僅得到附加的成本開支，還要得到計劃利潤或相應的工期補償?？偝邪淘谔幚硭髻r事件時，可以利用工程合同條款賦予的權利，對索賠者違約的地方提出反索賠要求，以維護其合法權益。在施工實踐中，索賠與反索賠是相伴相生的。承包商為了維護其利益，一方面提出索賠要求，另一方面必定會采取反索賠措施。

六、結束語

總之，總承包商在加強合同簽訂和履行的管理的同時，合理分解合同風險，應掌握法律、合同和專業知識，熟練運用項目管理手段，加大建設關鍵環節的管控，綜合分析索賠問題，提高反索賠能力，有效控制分承包商的各類索賠，降低項目費用風險，實現總承包項目費用控制的目標。

參考文獻

[1]GB/T50358-2005.中華人民共和國建設部.建設項目工程總承包管理規范[S].北京：中國建筑工業出版社，2005-5-9.

篇(7)

關鍵詞：甲供物資管理模式招標采購合法合規物代服務

哈大鐵路客運專線是唯一一條建在零下40度高海拔地區時速300-350公里的客運專線，線路里程長、建設周期短、技術標準高，工程所需的物資設備數量龐大、涉及面廣、供貨周期短，管理難度大。

哈大鐵路客運專線項目自開工以來，經濟形勢的起浮跌宕，甲供物資管理目錄幾經修改，施工工期不斷調整，物資管理工作始終堅持以保障哈大客專工程建設物資需求為職責及工作重心，堅持“兩個遵循”、“四個依靠”、“四個原則”、“一個承諾”的指導思想，夯實管理基礎，精細內部管理，實施透明采購，實現管理規范化、精細化、科學化,快速有序、高效優質地組織好物資設備采購供應工作，同時在幾年的管理實踐中，逐漸形成一套行之有效、切合實際的作法及經驗，取得較好效果。

一、 健全管理制度，明確管理職能

1. 確立物資管理的指導思想

把管理標準定位為及時、準確、優質、優價，把工作職能定位為指導、協調、服務，確立“兩個遵循”、“四個依靠”、“四個原則”、“一個承諾”的指導思想。

"兩個遵循"：遵循注重物資質量，優質優價的工作理念；遵循合法合規招標采購的工作原則。

"四個依靠"：依靠鐵道部物資辦室的力量組織運作；依靠公開招標采購的方式優選供應商；依靠各級管理提高質量；依靠內部的互控機制確保經濟安全。

"四個原則"：堅持質量第一的原則；堅持一切從工程需要出發的原則；堅持有計劃有監督的精細管理原則；堅持公開、公正、公平的原則。

"一個承諾"：優質優價、及時供應。

2. 制定管理制度及標準

本項目在工程籌備階段即制定了《哈大鐵路客運專線物資設備管理辦法》。在后續的管理實踐中不斷審核修訂了《哈大鐵路客運專線物資設備管理辦法》，制定了《鋼廠結算流程的通知及附件》《甲供物資具體結算細則》《質量保證金支付月報制度》《供應商考核辦法》等制度。根據細化管理的要求，補充了相應的表格，完善了甲供物資的結算流程，完善了建管物資招標文件、補充協議相關條款，理順了部門間溝通、責任、會簽等工作流程。

3. 建立協作互控的部門聯動機制

物資設備部負責物資招標采購、供應、驗收,并配合完成結算和合同管理的職能部門。計劃財務部負責招標采購程序、合同履約、物資結算、資金籌措撥付。安全質量部負責對物資質量的進行監督抽檢。監理單位配合公司質量部對現場物資進行監督管理。施工單位負責所需物資計劃、現場貨物質量驗收、收發、使用和管理工作。物資服務公司負責組織實施甲供物資招標采購、督促供應商合同履約、物資廠內監造、現場檢驗、協調供應、運輸、結算全過程。

二、嚴把質量關口，推行精細管理

1. 沿線資源調查，掌握資源分布

實施全線大宗物資摸底調查。從全線資源的總體需求量及分布現狀通盤考慮物資的采供方案，多次組織沿線資源調查，全面掌握各種大宗物資資源廠（特別是鋼材、水泥等大宗料）的綜合生產能力、供貨能力，產能配置、產品性能、服務質量等多方面的第一手材料，為哈大全線大宗料統配及招標工作打好堅實基礎。

2. 全面市場調研，合理制定供應商限定條件

建管物資招標中對合格投標人資格條件的設定預先做足功課，著重對供應商的企業經營狀況、生產能力、產品用途、性能、質量、價格、銷售業績、資質情況、售后服務等方面進行詳細充分調研,收集資料，認真分析，制定方案，公司審定。原則是選擇選大廠、一流廠和客專公認的優秀生產廠（商）。這樣可以有效地扼制許多的人為因素的影響，一些供貨風險大、產品質量資源不穩定的一些小廠、關系比較復雜的劣廠便無空可鉆。

3.重視招標計劃測算核實

重視招標計劃的編報，在實踐中積累了施工單位提報計劃，公司工程部審定計劃，物資設備部計算匯總“三把關”的經驗。使招標計劃、組織供應、實物消耗基本匹配。在招標計劃制定環節，借鑒其他客運專線的施工經驗，結合哈大客專實際情況，根據哈大各年施組節點充分研究考慮物價波動、征地拆遷、組織供應、有效儲備及施工環境等多方面因素，核實各施工單位上報需用量，嚴控數量。

4. 遵循合法合規,嚴格采購程序

在具體操作中,嚴格執行招標投標法、物資采購管理辦法和相關的規章制度,力爭從源頭上堵塞漏洞,使采購工作透明、公開。著重控制招標入門工作，慎定招標采購方案，通過組織嚴密的招標、評標程序,選擇優秀供應商。

5. 加強日常管理，了然物資需求

加強日常管理，時刻掌握現場物資需求狀況及市場行情。物資管理要做到“六清晰”“五準確”“兩協調”“一追蹤”?！傲逦保汗こ坦濣c清晰、市場資源清晰、需求計劃清晰、結算程序清晰、供應動態清、庫存清晰?！拔鍦蚀_”：計劃用量準確、結算價格準確、品種規格準確、供貨期準確、產品質量準確?！皟蓞f調”：協調供應廠(商)和項目施工單位的計劃、供應、質量和現場服務?！耙蛔粉櫋保鹤粉櫘a品服務質量。即供貨是否及時，服務是否到位，所供物資的質量、數量、品種及規格是否符合設計要求等。

做好供應計劃、統計報表工作。堅持鋼材日報，水泥、外加劑及其他甲供物資周報和梁廠的專門周報制度，密切關注施工單位各梁場鋼材、水泥、外加劑、鋼絞線進、消、存情況，嚴格控制供應計劃。并對重點部位的物資統計資料進行分析整理，為物資供應和調度決策提供參考數據，有效地促進了物資供應管理工作。

6. 加強合同簽訂及履約管理

簽訂合同時明確質量條款，確定索賠依據。對確需變更的條款都要按會簽制度，走合同變更程序。嚴格按甲供物資合同規定的責任和義務約束合同雙方的履約行為。尤其是當鋼材價格猛漲猛跌造成供需嚴重失衡的情況下，生產供應商因嚴重虧損而瀕臨停供的局面，一方面曉之以理動之以情，用合同的約束條件，據理說明，再一方面采用加快資金撥付和縮短結算周期等優惠措施，千方百計調動供應商保供的積極性。

浮動價結算時,因鐵路價格信息網部分價格采集點價格明顯失真，通過價格談判方式，使結算價格格趨于合理。

在到貨驗收環節中，要嚴格履行物資驗收程序，充分發揮公司質量部門和監理的作用，嚴把物資驗收關。特別是對于有技術含量的物資，必須要有各單位專業人員參加驗收。強調層層的質量檢驗報告制度，強調出廠自檢、工地送檢和制度抽檢，并進行檔案化管理，簽字蓋章，責任到人。

7. 加強資金監管，確保資金有效使用

一是,在做好供應計劃管理的同時，注意生產、供應和消耗這三個環節的有機結合，使圍繞這三個環節使物資管理工作形成一個閉環。二是,以滿足基本需求為原則，嚴格審查施工單位上報的各類需求計劃，及時調度及時供應，確保物資采購資金的有效使用。三是,在合同履約和結算過程中，對合同所涉及的數量、單價、運雜費等要素均要按合同條款反復推敲，嚴格把握，四是,實行物資供應結算和質保金據實簽認制度，設專門質檢人員驗收，領導確認，使質保金的退還真正與現場的物資質量緊緊的掛鉤。

8. 建立供應商考核機制

對供應商考核做到把好五道關：一是資質關，二是業績關，三是人員素質關 ，四是監督關，五是現場管理關。從準入、評價、采購、運輸、儲存直至現場使用各環節，嚴格程序，謹慎操作。使之始終處于嚴密的跟蹤和監管之中。

9. 加強標準化管理工作

標準是我們開展各項工作的基本依據。無論是國標、行標還是企標，對物資管理工作都非常重要，掌握標準就掌握了根本。只有標準明確，管理目標明確，才能使物資管理的各個環節合法合規有的放矢。高度重視標準化管理工作，建立標準化管理的檔案資料。

10. 重大事件，領導班子聯簽制度

重大事項領導班子集體研究決定。涉及招標（合同）條款制定及合同變更情況，嚴格執行調查、研究、部門聯簽把關的制度。

三、加強學習與監督，確保合法合規

1. 加強業務學習

學習是提高物資管理綜合能力和素質的重要途徑之一。從學習物資設備相關技術要求，關注供應商信譽狀況入手，豐富提高產品質量、物流知識、談判技巧、政策法規相關內容，不斷提高管理能力和工作水平。落實“合法合規、優質優價、及時供應”的承諾，為確保項目的百年目標做出應有的貢獻。

2. 加強廉政監督

物資管理部門是公司的重點部門之一，項目近1/3的投資都花在物資設備的采購上。加之，社會上形形的利益集團也千方百計地謀求準入，所以物資管理部門也是公司的最敏感部門之一，做好四防非常重要。

一是制度保障防線。公司對物資招標文件和物資采購合同均采取部門會簽制度，使商務和技術條款分頭把關又互相制約；在物資驗收和資金撥付上再次部門會審，使“驗工”和“計價”各負其責，有效互控。二是質量保障防線。充分調動各職能部門通力合作，確保質量第一，安全第一。三是思想教育防線。加強思想教育，強化思想防范是勤政廉潔的固本之舉。四是檢查考核防線。這道防線其實就是落實責任，追究責任。這四道防線，環環相扣，層層落實，才能固若金湯。

四、全面物代服務，減化管理機構

實行全面物代服務是本項目物資管理的特色之一。哈大客專公司按照“小業主、大咨詢”管理模式要求，引入專業公司，目的就是要以專業化的服務水平和創新的管理手段確保全線物資設備的采購、供應，為哈大客專鐵路建設提供強有力的物資保障。中鐵物資股份及其二級子公司中鐵物資沈陽有限公司在2006年6月進入哈大客專公司服務以來，積極參與哈大客?；I備階段的市場調查及物資管理方案工作。同時在招標采購、協調供應、質量監控、駐廠監造、管理方案等方面發揮重要作用，切實擔負起甲供物資的組織供應工作，把鐵路建設物資管理的普遍性與哈大客專建設的特殊性相結合，把保證物資設備質量與降低采購成本相結合，努力實現管理創新、制度創新和工作創新，確保物資采購供應管理實現“系統、規范、有序、優質、經濟”，適應和滿足哈大客專項目建設的需要。