企業文件檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業文件檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段   

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。   

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。   

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。   

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。   

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段   

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。   

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。   

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。  

三、電子文件階段   

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了cad電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。   

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。   

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：   

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用cims的必然結果。   

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。   

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。   

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。   

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1企業檔案管理現代化的重要性

（一）檔案管理的概念

檔案管理是一個非常復雜的工作，分為多個步驟和層次，首先要按類別對文件進行分類，然后對每一個類別的文件的重要性進行調整，然后對檔案的基本信息進行整理和總結，最后把檔案歸檔到各個區域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動，但目標是使企業更好地適應社會發展的需要，具有一定的服務性。

（二）檔案管理的現狀

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，廣大檔案工作者依據《檔案法》，取得了可喜的成績：檔案法規和規章制度逐步建立并完善， 做到有法可依，有章可循； 檔案管理體制逐步完善，形成統一領導、分級管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會的需求，差距主要表現在以下幾個方面：

1.基層檔案管理不平衡。文件管理系統不完善。管理機制不好行使職權。檔案管理部門無專業圖書，無檔案規范可操作，無專業人員。首先，缺乏檔案管理意識。人們對檔案的重要性認識不足，了解不夠。 在人們的心目中，檔案部門是一個無足輕重的單位，不重要。有的領導片面認為，只要經濟建設搞好就行，檔案工作的好壞無關緊要。由于缺乏領導支持，檔案管理工作沒有得到很大的發展。

2.管理模式陳舊。 隨著科技的發展高新技術產業的發展和推廣，新事物層出不窮，其記錄形式和內容多樣而復雜，檔案的范疇進一步擴大。然而，大多數單位跟不上檔案管理的發展。文件管理部門不能用計算機和網絡技術進行檔案管理服務，但一直采用傳統的操作模式。

3.對檔紊工作宣傳不夠，群眾參與悲識薄弱

由于對檔案工作的宣傳力度不大、廣度不夠，檔案工作在社會上影響不大、知名度不高，很多人對檔案工作不了解。 大多數人認為檔案館無非是保管資料，是一個無足輕重的單位。 因此，要搞好檔案工作，檔案管理部門必須改變過去默默無聞式的工作方式，應該通過各種手段，大力宣傳檔案工作， 增加群眾對檔案工作的理解、重視和支持，同時，要增強自身的檔案意識，使檔案工作走向全民，走向社會。

4機關檔案管理存在問題。 一般權限僅限于紙質文件的管理，電子信息統一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優勢。

5.企業檔案管理存在問題。 企業檔案工作反映了生產、經營和科研的重大活動，但由于缺乏計算機化，許多企業的內部檔案資源無法共享。影響了企業內部各部門之間的信息互用。

2 檔案管理現代化的必要性

1.時展的要求。 新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。計算機網絡等三次科技革命帶來了新技術和新方法，在社會生活各個領域和各部門得到了廣泛的應用。

2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理現代化。由于許多文件存放時間長，除檔案保護措施不充分外，造成了紙質檔案中一些因長期缺乏保護而出現脫落和模糊現象。同時，它不能同時掌握相關檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實現工作的有效性和靈活性?，F代檔案管理將帶來許多好處，首先，要保存檔案完整性的內容，經常性發生在過去的文件被打破或丟失的現象，引進現代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強度，又提高了工作效率。

3 我國現階段的檔案管理現代化發展中存在的問題

1.檔案管理工作的規范性較差

企業檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規范化和規范化。然而，由于中國的經濟仍處于發展的轉型期，許多行業都在發生變化，許多行業的標準化和標準化程度不高。當然，這個問題也反映在國內企業檔案管理問題上?，F階段，在中國很多企業檔案管理工作的責任分工是極其混亂的保密規定，內部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規定的現象。因此沒有規范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業本身帶來了一些問題，阻礙了企業檔案管理的現代化，同時也給其他部門在企業工作中造成了一定的障礙，不利于企業的良性發展。

2.檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個粗略的工作，會帶來很多隱患；越來越多的企業檔案管理進入了一個資金嚴重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已?損壞，許多文件已經發霉。這些都直接關系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少；現代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業規劃面臨資金短缺的問題。

4 加強檔案管理在工作中的重要程度

1.利用現代化帶領檔案管理進一步發展

運用現代技術，對原有檔案管理模式進行改革，提高工作效率和有效管理，減輕員工的勞動負擔，更重要的是保證檔案的完整性和準確性，進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。只有按照真正的檔案管理的原則，實現標準化和標準化，以檔案的現代化企業管理奠定了堅實的基礎。

2.使檔案管理的建筑和設備達標

從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設備，增加科學檔案管理，爭取早日實現對檔案管理工作的現代化目標。

3.培養現代化的適于檔案管理的人才

檔案管理人員的工作能力與檔案管理工作有著最直接的聯系，是檔案管理工作的基礎。加強對企業檔案管理人員的培訓管理，打造一批掌握現代科技人才的優秀檔案管理人員，適應自動化辦公、無紙化辦公等現代化辦公。走出高科技含量的企業檔案管理現代化。檔案管理人員的培養和引進應重視工程技術人員、組織管理人員、技術操作和維護人員的培訓。將檔案管理工作做到實處，做到最好。

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關鍵詞：企業；檔案管理；發展

1 檔案管理的主要內容

1.1 對職責予以明確

根據國家以及相關企業的法規政策，以黨制定的政策方針為指導，統籌規劃企業檔案管理工作。主要對黨政機關和基層檔案工作的相關業務予以協調、監督檢查、組織指引。對機關企業的檔案管理進行統一和集中，并對黨、國家以及工作單位的重要機密檔案予以保密，維護資料的保密安全性。

1.2 對工作范圍予以明確

對企業機關相關資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現代企業管理的科學化、現代化轉變，并在企業管理中為企業提供材料依據。通過對專業的檔案管理人員進行專職的培訓和管理，統一組織相關工作的交流以及研討會。將領導交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

1.3 對資料來源予以明確

檔案管理工作任務在所有的管理工作中并非是一項簡單的工作，其任務之繁重、艱巨，其工作的本質還是穩當的記錄性。這種穩當的記錄不僅僅體現在其內容上，同時在形式上的體現也是檔案記錄性的表現。例如，當事人的手稿、相關領導對于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現。檔案所具有的原始性正是其區別于情報、資料以及圖書等信息的主要特點，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉化而成。檔案的管理工作中對于文件的來源需要予以嚴格的規范，以提供者組織機構以及文件形成機構要求為基礎。只有對來源予以明確才能了解其文件的性質，才能從行政管理或者是法律責任等方面對檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發展上符合實際的需求變化。

2 檔案的科學管理

2.1 企業自主創新可以檔案工作為基礎條件

檔案是對企業真實的活動記錄，為今后企業管理以及生產營銷的進一步創新提供了基礎條件，具有一定的參考價值?？萍嫉膭撔率且灾暗募夹g以及經驗為基礎，從本質上講是一種突破，而一系列的突破是經驗積累的過程。而檔案則是連接了過去的經驗以及未來的創新之間的最佳載體，因此可以說檔案是自主創新的必要前提。其次，能夠啟迪創新。檔案作為科技創新的主要信息誘因，信息量的增大實則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實現創新。因此，企業檔案要認真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開發工作，進一步提高其檔案服務手段、質量。

2.2 檔案是資產管理的基礎依據

國有資產作為國家以及集體的財富，不具有私有和個人性，而檔案作為該種資產的載體，反映出的是管理中的資產成本、股權資金以及營銷等原貌，對資產檔案管理的準確性予以保證，只有建立起完整準確的檔案管理系統，才能對國有資產的不明流失予以制止。企業只有充分重視其與資產管理密切相關的材料以及同企業調度聯系緊密的檔案進行歸檔管理，才能真正在管理資產中做到管理的集中、統一，才能維護其真實性以及有效性。

2.3 認真做好企業基層檔案管理

我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍。檔案館內的文件形成單位服務，形成單位不會因文件脫離自身進入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達到了最優化，滿足了科學處理文件的社會化、集約化和專業化管理的特點。

3 檔案管理未來發展方向

檔案管理信息化工作既是企業信息化的必然要求，也是全國檔案信息化建設的重要組成部分。

3.1充分認識信息技術對檔案工作的深刻影響

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，以計算機、網絡和存儲技術為核心的現代信息技術發展已經極大地影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程。信息化的提出及發展，也給傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。企業檔案管理如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的發展要求和趨勢，也成為企業檔案工作能否適應信息技術應用和持續、健康發展的關鍵。

3.2 檔案管理人員知識結構的變革

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

將企業檔案信息化建設的難點在于企業信息系統及文件數據的復雜多樣。對這些信息系統中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是企業檔案管理創新重要方面和標志。信息化對檔案管理來說，既是促進，也是壓力。信息化將推動電子檔案信息化管理系統的建立，并將其整合在單位信息管理系統之中。但是檔案信息系統建立和維護的難點，在企業信息化建設中要重視并加強對檔案信息的數據安全和管理，處理好檔案信息資源開發與創新管理中對電子文件電子檔案的安全和保護的關系。未來的檔案工作中應將積極應用吸收、引進、采用現代科技與理論成果，會極大提高檔案管理現代化水平；解決好這一歷史性課題，將使企業檔案工作在新完善社會主義市場經濟體制的進程中經歷一場深刻的變革。

文章通過對企業檔案管理中存在的問題和解決方式進行了論述，希望對檔案管理事業的發展以及進步予以促進，并同廣大同仁進行交流。

參考文獻

[1]徐擁軍，王宏.論企業檔案在企業知識管理中的作用[J].檔案學通訊，2004，3.

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一，招投標檔案管理面臨的實際問題

我們通過實際調查發現，目前我國企業的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。

問題一：招投標檔案的數量龐大，給企業造成嚴重的管理負擔。目前企業主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規定的“招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經給許多企業的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業帶來沉重的管理負擔，增加企業的檔案管理成本，影響企業的經營效益。

問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動的完整的、系統的歷史記錄，是企業圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業務活動形成的各種有保存價值文件材料構成的有機體系。但是，從目前一些企業的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。

問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據筆者的調查發現，一些企業的招投標檔案管理依然延續較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標檔案的管理規范和管理制度不健全。從調查的企業情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關的制度可循，管理人員一般只是憑經驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業的檔案管理制度建設還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標檔案管理問題的成因分析

1　法規制度規定的模糊性和粗放性

我國招投標檔案管理的直接法律和法規依據就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規文件中都沒有出現“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的。《招投標法》只是在第二十八條中提到“招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應當記錄，并存檔備查”?！秾嵤l例》也只是在第三十三條中規定“招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業的檔案管理成本，降低企業檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規定，企業要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規定，也會使企業難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數量龐大的“招投標檔案”也會使企業難以用相同的成本投入來切實提高企業檔案的管理質量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規規定，是必須加以改變的現實，否則將會給有關企業造成更為嚴重的問題。

2　招標業務工作流程中關鍵性節點缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關鍵性“節點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節點”，注意做好相關文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統和完整的控制目標，還是可以順利實現的。

3　招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導

在目前的檔案學應用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數都是業務經驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關法律法規及管理制度的完善產生實質性的推動作用。有鑒于此，我國企業的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規、標準制度的建設，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設，充實能夠指導企業招投標檔案管理方面的思想內容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現實性問題。

4　缺乏成本控制意識，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個企業在經營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業造成較大的管理壓力，如若長期持續下去，也會造成有關企業管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發利用帶來不良影響。

基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關企業與其采取消極觀望的態度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。

三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議

通過研究和分析目前現有的成功經驗和有關新的政策和規定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業在管理招投標檔案的實踐中參考。

1　治標不如治本，國家有關部門應當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結各部門和地區比較成功的經驗、規定和做法，

進一步明確規定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續出臺了一些與招投標檔案管理相關的政策、行政規章，其中的一些規定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據。例如，《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中所規定的國家電子政務工程建設項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設項目檔案管理規定》規定的水利工程建設項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存?！豆饭こ炭⒐の募牧狭⒕須w檔管理辦法》規定“招標、投標、租賃文件：由建設單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規定：“大型基礎設施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”?！逗笔〗ㄔO工程招投標交易檔案管理辦法》規定：“招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應的規定。

根據上述有關規定的精神，企業的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。

2　梳理招投標工作的業務流程，明確招投標檔案的形成節點，實現對招投標檔案的全程控制。各有關企業可以根據自己的招標工作的業務活動特點，認真梳理招標工作的業務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節點，標明各節點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

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一、檔案管理信息平臺深化應用的目標

米脂縣電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合陜西電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

二、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續體模型。文件連續體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。

第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

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1企業檔案管理工作的意義

企業檔案是企業在其整個生命周期中，在其全部活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、衛生、人事等各方面的材料，真實反映企業的整個發展歷程[1]。企業檔案為企業的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發、財務管理提供詳細的數據、資料。企業領導層可以根據企業檔案，了解本企業每名人員的素質、能力、品行，了解本企業的技術實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業的管理水平。一流的企業靠文化，二流的企業靠管理，三流的企業靠業務，四流的企業靠投機。在建設企業文化方面，企業檔案也發揮著無可替代的作用。

2現階段企業檔案管理中存在的主要問題

2.1企業領導對于檔案管理缺乏應有的重視

當前，國內許多企業對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業發展的內在要求，也沒有認識到企業檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業財力、人力有限，把大量的經費、技術、辦公面積投入檔案管理實在得不償失[2]；一些領導口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理（還有不少領導對檔案管理不管不顧）：一些企業的檔案室面積只有十幾個平方米，一些企業甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里；企業檔案管理人員數量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理專業的畢業生，他們基本上沒有學習過《檔案法》，對檔案管理的專業知識一無所知。

2.2檔案管理缺乏制度化、規范化

雖然時間已經進入2019年，但當下，許多企業卻沒有建立起嚴格、規范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業各部門明確規定文件的歸檔時間、存檔時間。一些國有企業為應對上級部門的檢查，進行裝樣子的檔案管理工作；一些企業將本企業的檔案工作外包給檔案公司，使檔案制作與檔案管理、檔案服務出現脫節；一些企業的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執行，淪為一紙空文。一些企業的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料；企業領導層也不知道依靠檔案為企業開展各項工作提供依據。企業內部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置；給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國網民人數已經超過8億，其規模高居世界第一。我國手機用戶數量甚至超過了全國人口數量。在這個信息化時代，企業完全應當加強檔案信息化建設，采用電子檔案、數字檔案取代紙質檔案。但令人遺憾的是，當下企業檔案管理的信息化水平落后，許多企業仍舊沿用紙質檔案，由檔案員手工進行檔案收集、整理、查閱。而且紙質檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現象[3]；不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現編號錯誤。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

3思考如何加強企業檔案管理

3.1運用SWOT分析法

當前，國內企業檔案管理的確存在著許多不足之處（WEAKNESS）：長期受到領導層忽視，缺乏專業檔案管理人才，缺乏資金、技術投入；國內企業檔案管理也面臨著外部挑戰（THREAT）：檔案公司發展迅猛，其工作質量也在不斷提高，大有全面取代企業內部檔案管理之勢；美國、日本等發達國家企業高度重視企業檔案管理工作，國外企業普通聘用具有大學學歷的專業人才進行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術，實現了文件、圖書、博物、情報、企業文化管理的一體化[4]。隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業將進入中國，而外資企業高質量、高效率的檔案管理也會對國內企業檔案管理構成沖擊。但國內企業檔案管理仍然具有良好的發展機遇（OPPORTUNITY）：相較于發達國家的企業，國內企業檔案管理的確存在著不足，但這也為企業加強檔案管理，提升檔案管理工作質量打開了上升空間；國外企業在檔案管理方面已經積累了豐富的經驗與成熟的技術，只要國內企業善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉換為后發優勢（STRENGTH）。因此，國內企業完全有理由加強檔案管理，做好檔案管理。

3.2對檔案管理工作給予應有的重視

企業領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業發展的重要資源，而企業檔案對于企業來說則是非常寶貴的信息資源。企業領導層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規范化建設。企業各部門、各環節的每一名職工也應當主動參與到檔案管理中來，嚴格執行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業檔案室必須逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下甚至應當逐年擴大檔案室面積[5]。

3.3檔案管理必須規范化、制度化

企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性；若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。檔案管理人員必須認識到：當前，房價不斷上漲，要求企業不斷擴建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細審核、鑒定企業檔案，必須認真分析每一份管理類文件的內容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性；認真研究每一份科技文件材料的技術因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素；判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限；對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀（一般來說，反映企業一般日常事務性活動、或內容重復的管理類文件保存價值較小，不必永久性保存；而會計類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應長期保存）。必須保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。

3.4加快檔案管理信息化建設

企業應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術，進行檔案管理；必須盡快用數字檔案、電子檔案全面淘汰紙質檔案。企業還須運用大數據技術，人工智能技術、云計算技術開展檔案研究，根據企業發展的需要，充分發掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業發展規律。

3.5加強地質資料檔案管理

近年來，地勘單位紛紛進行事改企，導致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。有鑒于此，地勘企業必須主動加強地質資料檔案管理。作為老地勘單位，一九四煤田地質有限公司在60年的歲月中積累了大量寶貴的檔案資料。一九四公司對檔案管理人員主動加強培訓，組織認真、心細、責任心強、甘于坐冷板凳的檔案管理人員學習檔案管理知識，提高他們的業務技能；公司對檔案管理人員實施嚴格的績效管理，從而調動起檔案管理人員的工作積極性。一九四公司建立嚴格、規范的檔案管理制度，對紙質檔案、磁介質載體檔案、實物標本實施分類管理，不僅豐富了檔案管理的內容，而且提升了檔案管理的質量；公司還對科技文件、鉆探科研成果、煤田普查等方面的檔案資料實施精細化管理，使檔案更好地為公司發展服務。

4結束語

在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

參考文獻：

[1]葉麗娟.知識管理背景下的企業檔案管理分析[J].城建檔案，2019（05）：80-81.

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市政設計；檔案信息化；研究與對策

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1009-9646（2011）10-0053-02

一、市政設計企業檔案信息化是檔案管理的發展趨勢和必然要求

1.企業檔案信息化管理的發展趨勢

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著企業信息化、網絡化的不斷發展，數字信息已經深入企業的各個部門。作為信息系統的重要組成部分――檔案信息化已經成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案信息化建設是檔案工作發展的需要，也是企業發展的需要。檔案作為一種資源，要更好地開發和利用。以往的檔案人員為開發利用好檔案資源，需要進行大量的文件匯編、圖紙編排、專題匯編等編研工作，還要進行大量的紙制檔案的上架、整理等繁雜的工作。實現檔案信息化以后，只需少量人力用在必要的檔案原件查閱工作上，檔案管理人員將有更多時間用于檔案數據整理工作，還可通過網絡實現資源共享。

2.企業檔案信息化建設的必然要求

信息化檔案為企業的設計研究人員提供了全面、權威的專業資料以及相關法規等各項知識，拓寬了設計人員的行業視角和知識面，在日常實施項目的過程中能起到很好的幫助、指導作用，有效地促進了企業生產力的發展。將市政設計文件形成電子文檔歸檔，并連入網絡，設定權限分類，提供給各級技術人員查詢或利用，使許多繁雜的重復性勞動得到簡化。廣大管理人員和科技人員就能集中精力努力掌握核心和關鍵技術，全面增強企業自主創新能力，增強科技成果轉化能力，最終提高企業競爭能力。

二、技術與管理并行，推動企業檔案信息化建設

1.企業檔案是管理過程和科技活動的真實記錄，對企業自主創新和經營發展具有重要作用。企業檔案部門結合企業的管理難點，市政設計與科研重點，及時編研適用、可靠的管理與科技信息，觸發管理人員、科技人員的創新靈感，為企業的發展提供有效的服務。信息化已經成為企業現代化的重要標志和企業生存、發展的重要保障。信息化對傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。企業檔案管理要借助信息技術實現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態化。

2.企業檔案信息化建設的難點在于企業信息系統及文件數據的復雜多樣，需要分門別類建立電子文件形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規章制度，并將其納入到企業信息化的相應環節之中。電子文件和電子檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，要加強對電子檔案管理的政策、技術、方法、標準的學習和開發研究，建立適應企業信息化發展要求的企業檔案管理模式。

三、推進企業檔案信息化建設中的幾點建議

1.明確企業檔案信息化建設的目標

檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展,企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。

2.企業檔案信息化建設的任務和實現途徑

目前，企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況,使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。

隨著企業電子辦公管理系統的發展，CAD圖紙歸檔的規范將形成越來越多的電子文件。電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要，加強電子檔案的管理和利用已成為企業檔案工作不可或缺的重要環節。只有把紙質載體、模擬信號的檔案轉化為電子形態的數字化檔案，才能有利于檔案信息的快速檢索、網絡流動、實時服務。此外，還需加強檔案信息的網絡安全保護工作。

3.檔案信息建設中應注意的問題

一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。

目前，企業檔案數字化建設存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術，努力使自己成為復合型人才；另一方面，企業檔案部門也要加強人才結構的調整，有計劃地引進計算機專業人才，加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。

綜上所述，企業檔案信息化建設促進了文件管理，檔案管理模式的規范，文件、檔案的規范管理等，在一定程度上提高了管理效率，對企業管理高效運行有不同程度的促進作用。同時企業檔案信息化建設也帶來了觀念更新，形象轉變，使檔案工作的內容更加豐富，技術含量極大提高，檔案工作重心也轉移到與信息化相關的工作上。這些深刻變化，必將對今后檔案工作和企業的發展產生深遠影響。

[1]于明佳.電力設計企業實施檔案實施知識管理的探討[J].科技情報開發與經濟,2010,20(34):126-128.