檔案管理的方法精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞新醫改醫院檔案管理必要性途徑

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-01

醫院檔案除了相關醫療文件外，還包括醫院醫療工作記錄以及相關發展材料。醫院檔案是醫院在長時間發展中不斷積累、存儲下來的寶貴材料，能夠為醫院的長遠發展提供良好保障。醫院借助檔案資料，能夠了解一系列詳細的醫療信息，能夠更好地了解醫院在不同工作上的實施情況，提高醫院醫療工作和管理工作的有效性。在新醫改背景下，加強醫院檔案管理工作刻不容緩。

一、加強醫院檔案管理的必要性

（一）檔案管理意識淡薄

目前，相當一部分醫院管理人員對于檔案管理的重視度不足，他們錯誤地認為檔案管理工作不能夠為醫院帶來經濟效益，也無法明顯推動醫院的向前發展，因此十分忽視檔案管理工作，對于醫院檔案管理工作的人力、物力、財力投入均比較少，造成醫院檔案管理水平無法得到有效提高。由于管理人員的不重視，醫院檔案管理人員對于檔案管理的積極性和主動性無法得到提高，整個醫院的檔案管理意識相對比較淡薄。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

不管是企業還是醫院，要想順利開展相關管理工作，就必須要建立良好的管理制度，醫院檔案管理也不例外。醫院必須要不斷建立健全相關檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作有章可循。然而，現階段相當一部分醫院均按照自身理解來開展檔案管理工作，未能針對檔案管理的具體內容形成統一的認識，達成一致的要求，也未能制定出統一化、系統化的管理標準以及管理制度，不利于促進檔案管理工作的有序進行。

（三）醫院檔案管理手段不夠先進

目前，相當一部分醫院在檔案管理手段上相對較落后，部分醫院仍沿用的是手工收集檔案的處理辦法，該方法在信息檢索量上相對較少，此外，由于分類相對較繁瑣，很容易給檔案收集以及利用工作帶來很大難度。隨著科學信息技術的不斷發展和新醫改的不斷推進，部分醫院開始在檔案管理過程中引入信息化手段，開始應用一些先進的網絡技術，然而，醫院的計算機網絡技術應用還不夠普遍，相關人員對于計算機檔案管理的操作還不夠熟練，導致醫院的檔案信息化水平相對較低。

二、改進醫院方案管理工作的途徑

（一）重視宣傳工作，樹立良好的檔案管理觀念

醫院必須要重視相關宣傳工作，讓醫院工作人員均能認識到檔案管理對于醫院發展的推動意義，使其明白良好的檔案管理工作能夠提高醫院工作的整體效率和質量，為醫院帶來較好的經濟效益，鼓勵醫院人員主動改進管理工作。醫院管理者必須要加強自身素質培養，醫院在選拔任用檔案管理人員的過程中，應盡量保證專業對口，確保錄取者具備較強的檔案管理專業素質和專業能力，同時要加強對新進人員的專業培訓，提高其檔案管理意識。

（二）進一步完善相關管理制度

醫院必須要綜合分析本院實際發展情況，堅持一切從實際出發，結合自身情況制定相應的檔案管理制度。醫院應不斷完善本院檔案管理工作手冊，針對檔案管理部門內不同崗位人員的具體職責和義務進行進一步明確，保證責權清晰，促確保不同崗位人員均能夠各司其職，有效完成本職工作。此外，醫院還應該不斷完善相關工作考核制度，針對工作考核具體標準給予明確，通過這種方式提高醫院管理人員以及普通員工的檔案管理積極性和自覺性。

（三）充分發揮信息化手段在檔案管理中的積極作用

綜合分析新醫改的基本目標，醫院必須要堅持公共醫療衛生事業公益性質，必須要構建相應的醫療衛生制度，同時促進醫療衛生服務水平的有效提高，保證廣大人員群眾能夠享受到安全、便捷而有效的基本醫療衛生服務。為了達到以上目標，醫院必須要高度重視檔案管理工作，在檔案管理過程中引入各種先進的信息化管理方法和技術，構建屬于自己的檔案信息共享平臺，實現檔案信息化管理。近年來，我國的醫院衛生事業日益發展進步，國家對于醫療衛生事業以及科研領域的投入也越來越多，但是，不同醫院在科研水平上的差距仍比較大，很多醫院在具體科研內容方面存在重復現象，醫院對于科研結果的轉化力度不足，轉化水平不高，導致醫學科研無法得到很好發展。針對以上現象，醫院可以通過醫院科研檔案信息共享來克服上述問題，促進醫學科研工作的持續、健康、有效發展，提升醫院整體醫療服務水平。因此，醫院必須要不斷加強相關軟件建設，同時推進醫院配套硬件購置和建設工作，為檔案信息化的實現提供良好條件，不斷提高醫院檔案管理的信息化水平。

三、結語

總而言之，目前，我國的醫院檔案管理過程中，醫院管理者和普通員工的檔案管理觀念仍較薄弱，醫院檔案管理制度有待完善，檔案管理信息化水平還不夠高，制約了醫院檔案管理工作的高效發展。因此，在今后的檔案管理工作中，醫院必須要加強相關宣傳工作，鼓勵醫院人員建立起良好的檔案管理意識，提高其檔案管理積極性；不斷完善檔案管理制度，確保醫院檔案管理工作均有章可循；不斷改進醫院檔案管理技術，充分發揮信息化手段在檔案管理中的積極作用。

參考文獻：

[1]許傳艷.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2015.12.

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1.及時性。檔案的可靠性取決于其結構的完整程度以及其形成過程的控制程度。在考古工作中，每個環節都會產生一些相關的原始檔案，對這些考古檔案的收集整理和歸檔管理，必須要進行嚴格的控制，最重要的就是與考古工作進展在時間上保持同步、在范圍上保持一致，即對考古工作的每一階段、每個工作環節所產生和形成的檔案材料，都要及時進行系統收集、規范整理和歸檔管理，使其與相關的考古工作相輔相成，構成完整系統的檔案記錄。比如，在發掘中對浮選土樣進行取樣工作時，必須及時的做好取樣的標簽，記錄下所取土樣的容量、在探方中的位置、所屬單位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日記中做詳細描述，這些工作都與取樣工作同時進行，不可滯后。

2.更新性。考古工作中的檔案管理是一個不斷更新的系統工程。從考古調查、勘探和發掘，到之后的實驗分析和文物保管等過程中，雖然《田野考古工作規程》規定嚴禁改動任何原始記錄，但是當有新的數據時，對檔案資料必須隨時更新和補充。所以，要隨時跟蹤管理，做好考古檔案的收集整理與保管，形成完整的資料檔案，并統一按照規定的順序整理建檔，形成資料庫或電子數據庫，便于統一管理、檢索、查詢、數據的擴充和數據庫的升級。

3.多樣性。由于考古遺址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作總是不能盡如人意，總會或多或少地忽略掉一些當時尚未認知的信息。一定程度上來說，這種破壞是在所難免的，考古工作者為了將破壞降低到最小，最大限度地獲得各種資料，越來越多地采取了多學科、多手段的研究方法，動物考古、植物考古、環境考古、石器分析、GIS地理信息系統等科技考古手段應運而生。這也就決定了考古檔案的形式具有多樣性，有文字記錄、圖紙、照片、拓片、錄像、電影膠片等等?？脊艡n案的多樣性，決定了檔案管理工作具有較大的難度。

二、考古檔案管理的對策和方法

如何對田野考古檔案資料進行規范化的管理，使其能更加有效地發揮作用，筆者認為主要有賴于檔案管理隊伍建設，以及資料的獲取、移交到管理各個環節的規范化。

1.加強考古檔案管理隊伍建設。要實現檔案管理的科學化，檔案管理人員構成不能都是考古學專業，應有理工科或檔案管理專業，首先必須具備專門的檔案管理技勤人員，由具備檔案管理專業知識背景的人員來負責檔案的點收、立案、編目、典藏、清理、轉移、銷毀及應用等作業執行。實現考古檔案管理人員的專業化的途徑，一方面可以從高校引進檔案專業的高素質人才，在人才招聘上提高檔案、計算機等方面專業人才的占有比例；二是加強內部檔案工作者的知識和技能培養，應在保證內部檔案管理工作有條不紊開展的基礎上，鼓勵檔案工作人員參加各種業務培訓和會議，如每年舉辦的檔案計算機管理培訓等，讓內部檔案人員拓寬專業基礎知識。在考古工作結束的一段規定時間內，由檔案管理的專門人員對所有考古檔案進行集中歸檔整理。

2.加強考古檔案管理方法的科學化。要加強考古檔案管理方法的科學化，首先要指定系統的管理制度，要在考古工作開展之前，對資料進行規范統一要求，如記錄本的規范統一、圖紙規格的統一、攝錄像及照片的統一等都應有科學規范的要求，只有如此才能為規范管理提供保證。其次，為避免檔案移交拖欠現象，除建立嚴格的檔案移交制度外，應把考古檔案管理工作納入各部門的年度工作目標，這樣才能有效地督促各考古部門及時將考古發掘材料和勘探材料移交到檔案室。所有移交資料進行復印，移交2份為宜，分別為主件、副件，主件應統一裝訂成冊入檔案室收藏，副件可分類保管，以供借閱。再次，檔案人員對考古檔案資料進行歸檔分類。一般來講，專業—課題、課題—年度、年度—項目等三種分類法都比較適合。第一種適合于考古學文化體系比較完整、研究比較深入、具有宏觀性質的檔案管理；第二種是第一種的簡化模式，它適合于研究不太深入、具有微觀性質的檔案管理，一旦研究深化，體系完整時，可以很容易轉化為前者；第三種分類法最為簡單、方便，一年一歸，但查找、利用時稍顯復雜，若能采用計算機檔案軟件進行管理，則此類方法較為合適。最后，要維護各種形式檔案的實體安全和內容安全。對于傳統的紙質載體等考古檔案資料，要及時對紙質文書檔案、照片、圖紙等逐步實施數字化處理，對文書檔案實行電子錄入，對原有的繪圖、攝影等考古資料可使用專業的圖像掃描設備進行保存，從而避免彩色顯像染料等信息載體的物理衰變，以便進行檔案數字化管理，且防止紙質檔案因時間關系造成信息流失。對于電子考古檔案資料，要依靠科技手段等實現檔案資料的管理，需要注意電子考古檔案的安全問題，做好電子考古檔案的防磁、防機械損傷、防寫等物理防護措施，建立電子考古檔案的備份系統，并對電子考古檔案實行訪問權限控制，保證電子考古檔案在內的網絡資源不被非法訪問和非法使用。與此同時，在考古工作中逐步推廣考古記錄的數字化、規范化軟件的使用，比如田野考古中的考古繪圖已經越來越多的采用全站儀繪圖。

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1、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

學校檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畬W校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國學校檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的學校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3 結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4 統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

2.5 規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

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    【論文摘 要】目前,計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷,避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低?；诖?本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。

    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業的辦公帶來了巨大的變革,使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優化,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業的數據被盜,所以,企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風險的措施

    提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。

    3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,企業尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,企業都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。

    三、分散風險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

    四、評估風險的措施

    當風險來臨后,企業最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內,還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是:發生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于,許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環節的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發現,并把其扼殺在萌芽狀態,對于已經發生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻

    [1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

    [3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29

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【關鍵詞】 疾控中心；檔案管理；問題；方法

在疾控中心的整個建設管理工作中，檔案資料是各種工作信息的一個非常重要的傳承載體，對相關檔案資料的管理工作是確保疾控中心正常工作運轉的基礎性保障。因此，疾控中心必須加強病例、設備以及人事等方面的檔案管理工作，從而確保疾控工作的順利開展。本文就當前我國疾控中心在檔案管理中存在的一些問題進行分析和總結，并就疾控中心檔案管理工作的加強方法和注意事項進行研究和討論，從而使疾控中心更好的開展工作。

1 疾控中心檔案管理中的問題

目前，我國大部分地區的疾控中心在檔案管理的工作過程中主要存在以下幾個方面的問題和不足，具體體現在：

1.1 檔案存在失真問題

我國有些疾控中心的檔案資料存在信息失真、缺失問題，這些都嚴重降低了檔案的真實度和可信度。究其原因主要是由于：

1.1.1 因為設備、技術等方面的不足，導致工作人員在資料的收集、轉遞、整理、利用等過程中出現或多或少的檔案資料的變形、缺損、遺失等，從而造成檔案資料信息的失真失實。

1.1.2 因為檔案管理人員在業務素質和能力水平上的良莠不齊，導致其對檔案資料的甄別能力不同，沒有及時的發現一些假履歷、假職稱等虛假檔案，從而使得這些不實檔案進入到疾控中心的檔案庫中，造成信息的失真。

1.1.3 因為監督機制的不健全，導致檔案在其形成、整理和補充過程當中，不能得到有效的管理和控制，從而使不少人鉆了“空子”，導致檔案資料的不實。

1.2 檔案管理的模式方法落后 目前，我國部分疾控中心在檔案管理過程中仍舊沿用的是以前的傳統管理方法和模式，在檔案的分類、整理和格局布置上比較僵化，不能很好的適應當前高速變化發展的醫療環境和社會形勢。同時，在檔案的資料內容上也多以靜態資料為主，缺乏現代化、信息化的影像資料，這在一定程度上也阻礙了疾控中心信息化建設的進程。

1.3 部分地區存在“棄檔”問題 隨著我國社會經濟的不斷發展和改革開放工作的不斷深入，使得人才在當前社會行業發展中越來越被關注和重視，有些疾控中心為了吸引更多的高學歷、高層次、高技能的醫療人才，許諾為他們重新建立檔案，從而導致“棄檔”現象的發生。同時，隨著醫療事業的不斷改革，有些疾控中心在變更檔案管理系統模式時，對一些不常用到的陳舊檔案丟棄、銷毀，從而導致檔案資料的缺失。

1.4 檔案的更新速度和利用效率低 疾控中心由于不是一線的醫療單位，因此在檔案尤其是一些新增疾病檔案的更新方面跟不上實際的疾病發展情況，從而導致其不能在第一時間控制病情的發展。同時，疾控中心對相關檔案的整理、利用效率偏低，有些檔案甚至很少被人問津，從而導致疾控中心在出現相似病癥時不能快速的做出恰當、有效的反映。

2 加強疾控中心檔案管理的措施

針對當前我國疾控中心在檔案管理工作中存在的問題，在今后的管理中，疾控中心可以采用以下幾個方面的方法來提高檔案管理的質量和水平，下面就其具體注意事項進行分析：

2.1 加強疾控中心檔案管理的法制化建設 國家要根據我國疾控中心檔案管理工作的實際狀況，結合當前醫療事業改革發展的情況，積極的建立健全相關的法律、法規和政策制度，構建全面、完善的檔案管理法律保障體系，切實規范疾控中心檔案管理工作在收集、整理、劃分、傳遞、調用等各個方面的管理程序和標準，從而促進和推動我國疾控中心的檔案管理工作不斷的向著法制化、標準化、制度化、規范化的方向邁進。

2.2 大力建設疾控中心的檔案基礎工作 目前，疾控中心的檔案基礎工作建設主要包括有制度規范、設備設施、組織機構等方面的內容。在實際的建設過程中，疾控中心的各級領導要大力推行領導負責制，對一些重要基礎工作的檔案資料要進行直屬化的管理。同時，還要不斷加強檔案管理人員的業務素質和能力水平，定期的對他們進行相關專業知識和計算機技術的培訓，不斷提高他們的職能素質和水平，從而確保疾控中心檔案管理工作的順利開展。

2.3 創新檔案管理的新模式 目前，疾控中心的檔案資料在內容上大致可以劃分為業務、文書、設備、財務、實物、影像等，其管理的模式通常是采用科室以及中心檔案室的兩級管理模式。由于我國疾控中心的檔案管理模式受計劃經濟的影響較重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必須要順應當前社會經濟發展的新形勢，積極的創新和改革當前檔案管理模式，加強中心內部各個部門在檔案資料上的信息共享，確?？剖覚n案管理的便利性和延續性，確保中心檔案室管理的嚴密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質量和水平。

2.4 大力建設信息化檔案管理體系 隨著社會信息化、網絡化程度的普及，疾控中心在進行檔案管理時也必須要加快對它的信息自動化建設，構建全面、系統的信息化檔案管理體系，實現檔案管理工作的電子化、自動化和智能化辦公，加大對電子資料、影像資料的管理和控制，從而不斷提高疾控中心檔案管理工作的效率和質量水平。

3 結語

檔案是信息保存和傳承的一個非常重要的渠道，同時，它也是一種信息資源，對社會文化的傳承和發展有著十分重要的作用意義。因此，疾控中心必須要著重加強對相關檔案資料的管理，使疾控中心的病癥、設備、人員等方面的檔案信息都能夠得到很好的保存和管理，為疾控中心的發展積累更多的有價值的信息資料，從而確保疾控中心的持續、良性建設發展。

參考文獻

[1] 王瑛.疾病控制機構實驗室檔案管理工作的思考[J].上海預防醫學，2012（07）.

[2] 吳志超，鞏立新，孫宏緒.談談如何做好基層疾控中心檔案管理工作[J].首都公共衛生，2010（02）.

[3] 王瑩.論疾控中心物資檔案管理中的若干問題及其發展前景[J].醫學信息（中旬刊），2010（07）.

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一、醫院人事檔案發展存在的不利因素

（一）受落后思想的影響

醫院的工作核心就是不斷提高防疫、保健和醫療的技術水平，對醫療設備和醫療環境的建設要不斷地進行加強，做到醫療服務實現最大化。在目前醫院中還普遍存在著從業醫務人員思想落后的情況，致使醫院人事檔案的管理工作止步不前，仍然停留在原有的保管和收集方面，在人才的調遣和開發等方面人事檔案的作用微乎其微。在落后的思想下，對檔案資料只是表現出保密的作用，并沒有被及時的運用到發展中來，從而限制著醫院的發展。

（二）管理模式缺乏科學性

人事檔案是醫院重要的人才信息基礎，必須要有專人進行管理和保存，而且要重視保密工作。目前大多數醫院都是由人事和行政人員共同管理人事檔案，存在著管理者多，管理人員不專業的問題，且管理效果不佳。有些醫院甚至沒有檔案室，人事部門成為了人事檔案的存放點，嚴重缺乏保密性。醫院的管理模式也比較傳統，依舊采用紙質進行管理及存檔，先進的檔案管理設備不足，致使檔案管理工作不見成效，并出現了更新慢、檔案信息不全和人力物力的浪費等問題。

（三）管理人員能力有限

在醫院人事檔案管理工作中，其管理人員存在著專業性不足、數量少的問題，并且在管理方面缺乏規范、科學的體制，沒有進行專業知識培訓工作，人事檔案管理人員的水平、素質不高。這一系列的問題，體現了醫院管理工作的不足，不能到達新時代下人事檔案管理工作的要求，一些醫院認為人事檔案管理工作只是簡單地對檔案進行存放、歸類和保存，使人事檔案管理水平得不到提高。管理人員也存在著兼職的現象，兼職人員不能在人事檔案的管理工作中投入全部的精力和時間，導致管理工作的效果不佳且人員的積極性差，兼職管理人員存在著調動的情況，這也是影響檔案管理工作效率的原因。

二、醫院人事檔案發展的措施及方法

（一）注重培養管理人員的意識

醫院人事檔案是醫院的重要組成部分，在醫院的人才信息及人事管理等方面都有所涉及。要重視管理人員意識的培養，讓其形成服務的主動意識，并要加強其自身的責任感。第一，形成良好的服務意識。管理人員要積極地對人事信息進行收集，并及時對檔案資料進行完善和更新，讓各部門、各科室能夠在第一時間收到人事檔案信息，為醫院科研、學術教學和臨床提供服務。第二，做好保密工作。醫院職工的全部信息都歸入在人事檔案，人事檔案也是醫院重要的人力資源信息。對人事檔案的保密工作做得不到位，將會產生信息泄露等嚴重的后果。所以，管理人員要加強自身的責任意識及保密意識，做好人事檔案的保密工作。第三，形成創新意識。人事檔案的管理工作不只是整理存檔、登記信息及收集信息的簡單工作，而是要隨時進行更新和完善的過程。管理人員在管理工作中要有發展的眼光和創新的意識，及時發現問題并有效地進行解決。

（二）建立穩定的信息化系統

通過構建硬件系統，系統中所涉及的計算機室、辦公室及檔案室的建立必須要分開且要獨立，這一系統由計算機室進行統一聯系。在檔案室和計算機室要有防輻射設施的建造，對電磁干擾進行最大程度的控制，以減少對設備的影響。在人事管理軟件選擇時，軟件系統要具備科學、合理性，在系統上能實現檔案信息的整理和分類，讓傳統的檔案管理方法得到改善。此外，要對信息化系統的專業管理人員進行培訓，培訓時要結合理論和實踐，進一步讓管理人員的操作能力和信息處理能力得到提高。同時管理人員要加強自身的綜合分析能力和文字語言能力，通過對信息填寫和錄入習慣進行培養，讓信息的完整性和真實性得到有效保障，并及時補充、完善檔案資料。因此，專業的檔案管理人才是目前形勢所必要的，專業人才具有檔案管理系統的更新和維護能力，有利于醫院人事檔案更好的發展。

（三）加強管理人員素質的培訓

改善目前醫院人事檔案的管理現狀，要加強對管理人員的培訓，提高其工作的能力和專業技術水平，培育出具有復合型及高素質的人才。管理人員要加強自身的學習能力和責任感，并通過不斷的學習，及時掌握新技能和新技術，并積極地對檔案管理的新方法進行了解。要科學、公正、合理地進行檔案管理工作，為醫院人力資源提供有效的服務，有利于醫務人員工作積極性的激發，從而保證醫務工作的質量。醫院進行招聘管理人員時，要以擇優錄取的原則，確保優秀人才的聘用。

三、結語

完善醫院人事檔案管理，能夠幫助醫院進行合理的人員調動，使醫院的職員隊伍及技術人才得到保障，為醫院進行職工評估提供了科學依據。就目前新形勢下，要根據醫院人事檔案管理中存在的各類問題，探究出新的改革方法，為今后醫院人力資源信息的發展提供有效幫助。

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關鍵詞 行政事業單位 檔案管理 創新

檔案管理在目前的行政事業單位中有著重要的作用。一方面，行政事業單位的計劃工作的開展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業單位的服務能力也主要依托檔案進行開展，強化行政事業單位的檔案管理有著重要的作用。在社會的不斷進步下，行政事業單位的管理理念以及方法發生著顯著的變化。在這種大環境的變化下，積極地探討檔案管理的創新性發展，對行政事業單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以，在當前社會環境下，積極地分析行政事業單位檔案管理的問題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會意義。

一、現階段行政事業單位檔案管理的問題

（一）檔案管理理念較為落后

檔案管理理念比較落后是目前行政事業單位檔案管理存在的一個主要問題，理念落后主要表現在管理模式上。目前的行政事業單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優勢是管理具有針對性，其措施利用針對的是已表現出的問題。從現代化管理理念的角度來看，此種管理模式缺乏嚴重的未來預見性，也就是說其在管理中，對未來的規劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現管理思想。目前這種管理理念和思想，已經不能適應未來化檔案管理的要求，因此，事業單位需要積極地進行改變。

（二）檔案管理方法陳舊

檔案管理方法陳舊是目前行政事業單位檔案管理中存在的另一個顯著問題。就目前行政事業單位檔案管理的方法來看，具有兩個突出的特性：第一是方法的老舊問題比較嚴重?，F階段大部分的行政事業單位，在進行檔案管理的時候采用的都是較為傳統的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質關系較大，一旦出現管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問題。

（三）電子化檔案的管理發展滯后

電子化檔案的管理發展比較滯后是目前行政事業單位檔案管理的又一突出缺陷?，F階段，信息技術、網絡技術以及多媒體技術在社會中有了廣泛的應用，在信息存儲方面，利用電子化技術可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業檔案管理，沒有確立普遍、完整的電子化管理系統，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問題都使得檔案管理的電子化發展受到了阻礙。

（四）檔案管理人員的專業化建設不足

檔案管理人員的專業化建設不足的問題，在目前的行政事業單位檔案管理中表現也較為突出。人員的專業性主要指兩個方面：第一是理論水平；第二是技術操作。就目前的檔案管理工作實踐來看，一方面是工作人員缺乏較為系統的理論基礎，在工作中的專業化理念的運用相對缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執行操作的缺陷表現得較為明顯。總而言之，就是檔案管理人員的專業性在現階段的管理實踐中遠遠達不到實用標準。

二、行政事業單位檔案管理的創新措施

（一）積極改變檔案管理的理念

積極改變檔案管理的理念是行政事業單位檔案管理的一項重要的創新措施。就現狀來看，檔案管理理念的轉變是提升管理效率和質量的一項必要措施；而具體轉變就是要將事后性管理轉變為預見式管理。所謂的預見式管理主要是在分析以往管理的基礎上，對檔案管理的未來發展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標規劃才可以更加具體，也才會有進一步判斷在未來管理中可能出現的問題。通過運用預見式管理理念，整個行政事業單位的檔案管理會呈現出一種超前性；且在積極采取措施解決問題的管理中，一些問題的發生率會顯著降低，整個管理的效率和質量會得到明顯提升。

（二）豐富檔案管理的方法

豐富檔案管理方法也是行政事業單位檔案管理創新的一項重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進行現有方法的分析，把握現有方法的不足以及優勢，通過不斷地總結和完善，使現有的管理方法可以呈現出更大的利用價值。第二是根據檔案管理的特點進行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來檔案管理中，通過方法創新，可以積極地運用目標明確法、結果對比法、資料分析法等實現檔案管理的綜合化控制；通過檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實現多元化。

（三）化檔案管理的電子化建設

強化檔案管理的電子化建設是行政事業單位檔案管理創新的一項關鍵性措施。通過電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時間和空間的限制，實現管理的實時化。要進行檔案管理的電子化建設，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學合理的電子化檔案模型。在整個電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標準、分類標準以及查詢系統；通過這些方面的完整性建設，電子檔案會具有強大的實用價值。第二是在模型的基礎上進行管理優化。電子化檔案建設的目的是要實現檔案管理的簡潔，對整個模型的各個銜接部分進行系統的優化，可以更好地發揮電子檔案管理的優越性。

（四）建設專業的檔案管理人員隊伍

建設專業的檔案管理人員隊伍，也是行政事業單位檔案管理創新的一項重要措施。而要進行人員的專業性建設，需要從兩方面開展：第一是要強化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業性的學科，管理人員必須要對管理目的、管理方法以及管理理論有系統的認識；只有理論認識得到強化，其管理意識的更新與變革才能滿足時代變化的需要，其管理實效才能得到相應的提高。第二是要打造管理人員專業化的操作。在電子化檔案管理的大環境下，管理人員需要進行操作規范和標準的強化；只有這樣，其管理操作才會符合現實需要，最終達到管理的標準。

三、結語

行政事業單位作為我國社會服務的組織者和參與者有著相當大的影響力。在其工作中，檔案管理價值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷，并針對問題進行創新性措施的探討，對提升檔案管理工作的實效性有著非常積極的作用。

（作者單位為德惠市房屋產權管理中心）

[作者簡介：洪彥（1974―），女，本科，吉林德惠人，初級職稱，研究方向：檔案管理。]

參考文獻

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[2] 安威.關于行政事業單位檔案管理的創新思路分析[J].科技展望，2015（33）：176.

[3] 于喜輝.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2016（01）：137.