財務部檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

關鍵詞:會計檔案管理 規范管理 建議

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)07-157-02

會計檔案是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經營活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料,規范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據,還可以從中學到相關的業務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據多年管理會計檔案的經驗,談一談企業全面規范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業,提高財務工作效率。

一、會計檔案管理現狀和不足

隨著經濟的發展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業管理中日益凸現。理論界和企業界都提出企業管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內涵就是實行財務管理規范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環節,也是管理的一個薄弱環節。

1.會計檔案種類不全。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業資料”,多為銀行對賬單和調節表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會計檔案管理質量不高。沒有使用統一的會計檔案封面,封面書寫不規范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會計檔案保管條件較差。在經濟高速發展的今天,財務管理工作在企業發展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節,并未引起企業足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。

5.會計檔案管理人員業務素質不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環節,都不能按照規定建立統一的、規范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會計檔案管理內容

按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業經營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。

1.會計檔案分類。隨著企業管理的規范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。

(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。

(2)內部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監督緊密相關、由財務人員根據崗位分工,在辦理業務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續利用價值的有關文字和數據資料,但未包括在國家規定的會計檔案管理范圍內。內部會計檔案由財務部門內部負責保管。

2.內部會計檔案管理內容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網企業根據財務部門崗位分工提出內部會計檔案管理的一些想法,供探討。

內部會計檔案根據業務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內容,主要分類有:

(1)預算管理類。預算管理是以企業戰略為導向,圍繞各項經濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監控執行,考核評價,實現企業戰略目標的管理活動。

財務預算依據業務預算編制,業務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執行分析報告、年度業績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。

(2)工程管理類。工程財務管理是企業財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。

(3)資產管理類。資產盤點報告、資產調撥手續、資產管理有關文件、資產管理報表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網調度協議、其他與電價有關的協議、其他經濟合同、合同管理臺賬。

(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據)、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。

(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。

(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續、銀行票據登記簿(包括作廢票據)、發票領購申請表、發票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發票確認單、企業年度工作報告、企業內控評價報告、企業全面風險管理報告等。

三、內部會計檔案規范管理

1.會計檔案歸檔原則。

(1)財務部門各專責根據崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮會計檔案的業務傳遞及崗位類型特點。

(3)會計檔案按外部會計檔案和內部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。

(4)根據財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續性、系統性的內部會計檔案資料。

(5)內部會計檔案具有重點性和適用性。

(6)根據需要保管的檔案,制定統一格式,實行規范化、標準化管理,便于查詢利用。

(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財務部門內部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內部的歸檔內容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規范,明確保管內容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續性和會計檔案的實用性。

3.會計檔案存放規定。不管是外部或內部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。

5.培養和建立一支檔案管理專業人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業務技能培訓和職業道德教育,解決會計檔案制度化、規范化、標準化管理的根本。

6.內部會計檔案由財務部門內部指定專人負責管理,根據利用時間確定保管期限,內部會計檔案屬財務部門所有。

四、建立內部會計檔案管理的現實意義

會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內部會計檔案管理制度具有非常重要的現實意義。

1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內部會計檔案管理規定,明確內部會計檔案管理有關事項,確定各個環節規范管理標準,體現財務管理專業化和標準化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內部會計檔案,由于存放在財務部門內部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財務人員更換(包括調離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業性、連續性和系統性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。

4.適應高效配合外部監管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現監督管理職責,確保國有資產保值增值,經常直接或聘請中介機構實施各種監督檢查和審計。不同的檢查和審計機構,需要提供相同的財務資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。

篇(2)

[關鍵詞]財務管理；會計檔案；創新實踐

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中圖分類號]F233；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-000-01

1 會計檔案管理要點

1.1 會計檔案收集與整理階段

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發展和業務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規整重要檔案，以備后用。

1.2 會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛生。

1.3 會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼?，檔案部門要嚴格遵照國家法律規定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4 會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年?！逼髽I要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。

內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規定，辦理借閱手續。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5 會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2 會計檔案的管理策略

第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規范性、有效性。

第二，把所有經濟活動都歸入會計監督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。

第三，企業要做好教育和專業培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業水平，以保證會計管理工作有效進行。

3 會計檔案管理創新實踐

3.1 會計檔案電子化、信息化革新

紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統等多系統并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛星定位”的作用。

3.2 優化人員配置，確保會計檔案專業專職管理

財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業素質和業務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業資格證書，大學?？萍耙陨蠈W歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。

3.3 重視業務水平，加強培訓管理

會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業和文書檔案專業知識外，還要具備計算機方面的專業知識。因此，對會計檔案管理人員的專業素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業培訓，提高其業務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。

篇(3)

【關鍵詞】 高校 會計檔案 管理

引言

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。

1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規范

按《會計檔案管理辦法》規定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會計檔案管理程序不合理，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規范；沒有專人監督，或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統軟件、數據結構等磁介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，將導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。

2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略

2.1明確會計檔案歸檔范圍

對會計文件資料內容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產管理部門建立的固定資產卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發，不僅要將打印紙質的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產生的會計信息電子數據、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質的會計檔案資料一并歸檔。

2.2嚴格執行管理程序

按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監督，監督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會計檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

參考文獻：

[1] 金桂英.淺談當前財務檔案管理凸現的問題及對策.經濟技術協作信息[J].2008.20.

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關鍵詞：電子；會計檔案；管理；安全；真實

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節省成本，節約資源，提高工作效率。

1 高校會計檔案管理現狀

高校會計結算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結題的時候財務部門最繁忙，財務報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀洸荒苓m應校園的高速發展，隨著高校教學、科研等數字化的發展，后勤集團產業化，財務電算化軟件的更新，急需實現會計管理電子化。

會計檔案在財務部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經常出現檔案丟失、損壞現象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會計檔案管理

2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善

電子商務平臺推進了電子合同、電子發票的利用，各合作單位利用網絡實現無紙化辦公，信息的網上傳遞交流節省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關鍵詞就能檢索到相關的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務。在校園各辦公區域內設置會計系統的終端設備，實現會計信息的資源共享。

規范電子會計檔案的管理制度，財務部門配有專門的兼職檔案管理人員，規范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數據及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統，提高財務、審計人員查檔效率。

2.2 電子會計檔案的真實性完整性

歸檔電子會計檔案應有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應聯同背景信息及元數據一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀??；所有數據均備份并異地保存，確保自然災害不影響電子會計檔案的利用。電子發票的歸檔保存要進行網上比對，保證接收電子發票的真實、準確、完整。

2.3 電子會計檔案的安全性

電子會計檔案通過網絡傳輸，大量的會計信息在網上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權限，對于重要檔案只能到館后查閱；設置防火墻，保證系統安全運行，只有系統安全才能保證電子檔案的真實完整。

2.4 電子會計檔案人員素質要求

定期組織會計人員參加檔案專業知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經常溝通交流，增強專業素質和水平。

電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結經驗，形成有效的管理方法，創新管理思路；將來的會計軟件應包含會計辦公系統和會計檔案系統，會計業務辦理完畢，系統自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統計等工作。

參考文獻

[1]韓豐.論高校財務檔案的優化管理[J].科技創新導報，2010，（16）.

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1制訂規章制度,強化基礎工作管理

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據完整、真實

漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性

會計基礎工作貫穿整個核算過程,從原始數據、票據取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數據獲取人員、基礎數據錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎工作有始有終完成。

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一、電算化會計檔案對高校的重要性

電算化會計檔案是一個單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續性，又具有嚴密性、專業性和廣泛性等特點。電算化會計檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發揮重大作用。

1.電算化會計檔案是真實記錄高校經濟業務事項的證明材料。記錄經濟業務的財務體系是由最初的會計憑證發展到會計賬簿，再發展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經營事項的反映，由它匯集成的資料是高校過去運行管理的經驗。

2.電算化會計檔案是高校進行財務分析的直接依據。在經濟活動過程中，高校獲得的各項業務指標的具體情況都會被詳細地記錄在高校的會計檔案里，以便為以后的財務預決算與高校內部經濟管理等活動提供重要參考。

3.電算化會計檔案是高校解決經濟糾紛、懲治腐敗的重要依據。會計檔案記錄了高校詳細的經濟活動與賬目往來，司法部門可以通過對高校會計檔案的調查來監督它們的經營活動，稽查違法亂紀的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和高校財產不被侵犯?？梢哉f高校完整的會計檔案是經濟領域內堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據。

二、電算化會計檔案管理現狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數據狀態保存于硬盤、軟盤等磁性介質中的會計檔案和會計電算化軟件安裝光盤等計算機系統檔案很容易被損壞、修改、復制和失效，而導致會計檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會計檔案失去價值。計算機軟件系統本身也存在漏洞，如會計電算化操作人員的權限設置不嚴格、沒有對數據庫保存的數據加密以及計算機病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計算機財務軟件版本使用不一致。由于財務軟件開發商之間沒有統一的開發標準，使得市面上的財務軟件種類繁多，而財務人員熟悉的財務軟件又是有限的，不能對每一款軟件都很了解，這就在使用時可能會出現錯誤。另一方面由于會計制度、會計準則的變化也會使財務軟件不斷發生變化。

3.電算化會計檔案管理制度不健全?，F行單位對電算化會計檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規章制度，加之以電子形式存儲的會計檔案的易損性和易修改性，從而導致會計檔案信息資源不能被準確無誤地運用。

4.缺乏現代化的會計檔案管理人才。電算化會計檔案管理涉及計算機應用、會計、檔案管理等多方面的專業知識，不僅要求檔案管理人員既懂得計算機操作，又要懂得會計和檔案管理專業知識，并能對財務部門的立卷管理進行指導。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質不足，對檔案管理需要用到的專業知識有所欠缺。而目前復合型電算化會計檔案管理人才相當匱乏，不能滿足電算化會計檔案管理要求。

三、完善高校電算化會計檔案管理的對策

為了更好的實行信息化環境下會計檔案的管理，解決上述問題，我們認為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應對策略。

1.加強會計資料控制，確保財務數據安全。會計資料是單位的經濟機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發現，會計電算化系統的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時間、文件頁數及操作人員姓名）及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數據要保存雙備份。同時，應健全必要的防治計算機病毒的措施。

2.統一財務管理軟件，理順數據對應關系。選擇財務軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發者是否具有好的信譽、充足的開發資金和足夠的能力。也要注意會計電子檔案與選擇的財務軟件版本要保持一致，將會計電子檔案的格式隨著文檔技術的發展不斷升（下轉第31頁）（上接第18頁）級，使在任何時候形成的電子檔案都具有兼容性。同時，會計信息化檔案不同于普通的會計電算化檔案，它還包括通過會計數據運算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對會計信息化檔案進行保存時，還應注意這些信息與會計數據的對應關系，便于更好達到內控的目的。

3.健全會計檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實可行的管理制度。第一，建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規范并及時歸檔。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，按類別和時間順序對紙質會計檔案、機讀會計數據以及會計電算化軟件系統名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計算機系統檔案進行立卷歸檔。第二，建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度。查閱會計檔案需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人同時批準，并且做詳細的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會計檔案，應經批準后編制銷毀清冊，有關部門派人監督，方可進行銷毀。

4.加強檔案人員培訓，提高檔案管理水平。會計檔案工作需要不斷完善、優化，建設一支高素質的會計檔案干部隊伍，是會計檔案科學管理的重要基礎。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。因此，除了要加強搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要通過每年的輪訓學習更新知識，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念，使高校會計檔案的管理職能更加有效、更加科學、更加適應建設現代大學管理制度的要求。

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關鍵詞：會計檔案管理運用

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業資金周轉活動的全過程，利用它對于加強企業管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據。利用它可以進行各項經濟指標的數量分析，并針對實際情況找出差距、發現問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發現生產經營和企業管理規律性特點，總結企業發展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應管理

現金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業務結束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規定移出庫存而根據實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協商解決。

3.財務機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應考慮到今后數十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務工作實際的需要，在本會計年度結束后，其當年產生的會計檔案由財務部門自行保管一年，以滿足其中未結事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統一執行的歸檔例外），這樣經過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務部門和檔案部門協同動作，財務部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權債務未了結

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結的債權債務的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結清債權債務為止或未了結事項完結五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權債務關系是否結束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據作用、查考價值是不會隨著債權債務關系的結束而結束的，對欠債不還的企業，哪怕已經列入呆賬，債權人也可以保持對其隨時追索的權力；而涉及經濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結清債權債務情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經濟、法律等多方面的作用是否已經結束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這對企業的經營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質量和效果。