高效檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高效檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：檔案管理；事業單位；高效；科學；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類號：G271文獻標識碼A 文章編號

檔案是人們進行各種活動的最原始記錄，體現了單位及個人的成長和發展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應該重視的問題，尤其是在事業單位，應該致力于通過對檔案的科學化管理來助推單位的高效化運行。

一、科學化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業單位的一個重要基礎性環節，應予以高度重視，檔案出現混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當前，一些事業單位的人員流動較快，導致檔案出現在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導致知識產權流失等嚴重后果。首先，在事業單位中，檔案還承擔著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學的檔案管理能有效印證事業單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設中，檔案管理建設也承擔著重要的角色。其次，檔案是事業單位文化建設的一個重要源泉，文化建設都是從源遠的歷史發展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發展規律、文化特點等元素，為文化建設提供有力支撐。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

當前，一些事業單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統的收集制度做以支撐。盡管當前有些事業單位已經意識到這一情況并做出努力，但是呈現的是，有一定的管理規模，卻和單位的發展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規模，不能做到系統、準確的對檔案進行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業單位往往對人事或組織及財務工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現出應付的狀態，也就無從談起加強管理加強服務。

（三）科學化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動化進程的加快，檔案的存在方式也發生了很大變化，電子檔案已悄然出現在人們的視野中，其易于復制、刪除等特點使得傳統的管理方法已經適應不了現化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰。因此，要創新管理方法，提高科學化、信息化水平，研究出適應電子檔案特點的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當前，一些事業單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔任，或者有全職的保管人員也未經過崗前培訓，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學化建設。

三、構建檔案管理科學化的措施

（一）建立科學化管理制度體系

一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業單位應致力于建立起科學化管理檔案的制度，可依據國家相關檔案管理規定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發展需要為準則，為檔案的作用發揮提供支撐。同時，要加強檢查和監督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。

（二）加強對檔案管理的重視

作為事業單位的領導，要高度重視檔案管理在單位建設中的重要作用，從頂層設計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業心和責任感，可成立單位檔案管理領導小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結經驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進工作方法。可以單位中挖掘了宣傳檔案管理工作中的優秀人物，發揮他們的“輻射”作用，引導全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發展

（三）加強科學化管理建設

單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網絡等信息化工具加強檔案的管理，組織技術力量有針對性的研發檔案管理系統，單位提供相應的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學習借鑒他人科學化管理的經驗。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格予以控制，將紙質檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規范化、完整化、系統化的檔案體制。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案保管員的素質高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓，不僅要學會相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法。可通過舉辦培訓班的方式，系統培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案保管人員發現問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。

結 語

綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業單位領導應高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。

參考文獻：

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[3] 賈士寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J]. 佳木斯教育學院學報. 2010(06)

篇(2)

1.企業檔案管理信息化建設的重要性

企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。

2.加強企業檔案管理的信息化建設

2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。

2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業的檔案管理軟件并未統一和規范，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和系統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一制約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平臺，建立統一的電子檔案的管理軟件平臺，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。

2.3實現信息化檔案的網絡化。企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要?，F代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。

2.4提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。要實現檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術水平的專業技術人員，企業要注意引進招聘一些有專業技術、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們具有較高的業務素質和較強的開拓創新意識，從而促進檔案工作的持續穩定發展。

2.5檔案管理系統建立過程中的用戶交互模式。企業的檔案管理系統的開發和設計一般由專業的設計和管理人員承擔，容易造成用戶的檔案管理系統需求與設計人員的設計不相符合。在檔案信息管理系統的設計完成之后，對系統的整體調整和協調也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統功能的發揮，造成了資源和時間的浪費。從而企業在檔案管理的信息系統建設過程中應建立設計人員和系統用戶的交互交流模式，為企業檔案管理系統的使用和調整奠定良好的交流和信息的發展基礎。通過及時的互動交流實現企業檔案管理系統的不斷完善和企業檔案信息化建設的持續發展。

篇(3)

藥監檔案是藥品監督管理局在藥品檢驗實踐、科研、培訓及管理等活動中直接形成的資料文件，能夠反映一段時期內藥品監督管理局各項活動的成果。同時藥監檔案能夠為指導、促進藥監事業發展，保障和服務民生以及開展行政監管工作方面提供有力的數據支撐。鑒于藥監檔案的重要性，應采用合理的技術手段積極開展藥監檔案的管理工作。文章首先概述了藥監檔案的基本內涵和開展藥監檔案管理的重要性，之后針對藥監檔案管理工作存在的問題提出了幾點改進建議，希望給業內人士的相關研究提供一些思路和建議。

1 藥監檔案的概述

1.1 藥監檔案的基本內涵

藥監檔案屬于科技檔案范疇，具有科技檔案的自然屬性，也具備普通檔案的自然形成、歷史記錄、使用價值的屬性。同時藥監檔案還具有特殊的材料分散性和實效性強的特點。藥監檔案主要包括兩部分的內容：一是藥檢管理，此部分的檔案內容包括上級部門的各項工作通知、指示決定，以及藥監管理工作計劃、總結及相關管理工作的通知、檢驗事故等諸多內容，藥檢管理檔案具有文書材料性質；二是藥監業務，此部分的內容包括：藥品檢驗報告、藥品質量標準、原始數據資料以及藥品批文等，藥監業務檔案材料是區別藥監工作具有獨特個性的重要檔案內容。

1.2 開展藥監檔案管理工作的重要性

藥品是人們必要的生活用品，保障人們的身體健康和生命安全，各種藥品的檢驗及生產等有關資料的管理，對促進藥監工作具有積極的意義。藥監檔案管理要嚴格按照歸檔制度，將藥品檢驗及生產過程中產生的具有保存價值的、真實的、完整的資料數據進行收集、整理以及歸檔等，進而形成完整的藥監檔案，方便日后其服務于查詢、科研及經驗總結等眾多方面的藥監部門工作，促進藥監部門高效地開展相關的工作，保障藥品的安全。此外，藥監檔案的重要性還體現在為行政監管工作提供必需的科學依據及有力的技術支撐，例如監管藥品生產、流通、經營、檢驗事故、糾分處理等方面，進而有效保障人們的身體健康和生命安全。

2 當前藥監檔案管理存在的問題

2.1 管理體系不完善

現階段，我國藥監檔案管理工作的機構設置不健全，也沒有明確相應的管理職能，各項檔案管理制度也不完善，導致藥監檔案管理工作的規范性及有效性偏低，制約了其更好地為藥監工作服務。此外，藥監檔案管理缺乏與藥監工作的有機結合，二者不同步。藥品監督管理部門的規劃重點放在了藥品質量檢驗項目、檢驗目標、檢驗（測）設備、技術水平等方面，而忽視了對檔案管理的規劃，對檔案管理工作的投入較少，造成檔案管理與藥監工作相脫離，影響了藥監工作的高效開展，也不利于藥品檢驗工作的進行。

2.2 藥監檔案管理范疇不清晰

信息時代的到來，使得信息化建設滲透到各個領域中，檔案管理亦是如此。藥監檔案從原來的文書檔案、藥品檢驗報告資料以及相關的人事檔案演變成了當下的電子檔案、科研檔案、儀器設備檔案及其使用時形成的圖文數據、聲像及數字化等多種新型檔案，因此藥監檔案管理的內容變得多樣化。但由于藥監檔案管理范疇并沒有明確界定，各藥品監督管理組織機構采取“因地制宜”的管理形式，使很多應該歸檔的檔案沒有得到及時地歸檔，造成檔案的丟失和不完整。

2.3 檔案開發利用少

檔案自身的內向性與封閉性，以及決策者與管理者沒有深刻認識到檔案的價值，造成現在的藥監檔案管理工作存在重保管、輕利用的問題，制約了檔案的開發與利用，編研成果不多，無法為藥監工作的進行提供有力的支撐。

2.4 檔案管理人員綜合素質有待提高

藥監檔案的管理組織機構一般是由行政辦公室負責，屬于綜合管理范疇，缺乏專職專業人員，檔案專業管理經驗和能力不滿足當前藥監工作對檔案管理的需求。同時，由于管理理念存在誤區，不重視現有檔案管理人員綜合素質和工作技能的提升，沒有制定相應的檔案管理人員培訓計劃，也沒有對其進行有針對性的培訓和繼續教育，導致檔案管理人員的管理理念和水平不能適應時代的發展，缺乏創新和活力，無法有效提高藥監檔案管理水平。

3 提高藥監檔案管理的有效對策分析

3.1 建立健全藥監檔案管理體系

完善的藥監檔案管理組織機構是高效開展藥監檔案管理工作的基礎保障，并制定完善的管理制度，規范檔案管理的流程和方法。同時明確管理部門中管理人員的職責和權限，安排專職專業人員負責藥監檔案的管理工作，將藥監檔案管理工作納入單位的整體規劃中，加大對檔案管理所需設備及人力的投入，并加強檔案管理重要性的宣傳，提高全體人員對檔案價值的認識，進而形成全方位的檔案管理體系，保障各個階段與環節的檔案的完整性，提高藥監檔案管理的實效性。

3.2 強化藥監檔案管理制度的建設

制度是保障各項工作有章可循的基礎，為了進一步提高藥監檔案管理的水平，應強化藥監檔案管理各項制度的建設。首先，制定全面的管理機制和各項規章制度，例如歸檔制度、保管制度、鑒定制度以及開發利用制度，明確藥監檔案范圍、崗位責任制。其次，同步進行藥監檔案管理與藥監業務工作，共同計劃、落實及考核藥監檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作積極性，促進藥監檔案完整性、系統性的有效提升。

3.3 加強藥監檔案的開發與利用

檔案具有回溯性，其價值的核心體現在對檔案數據信息的二次開發和充分利用上，應設立檔案信息反饋表、建立用戶聯系制度，或者開展檔案資源專題報告、檔案編研等深層次開發形式，拓寬檔案資源利用渠道，深化檔案信息服務，切實提高檔案的開發與利用效益，更為高效地服務于藥監機構業務及管理。

3.4 強化藥監檔案的信息化建設

信息時代的到來，加速推進了各領域的信息化建設，極大地提高了工作效率和質量。當下，我國處于食品藥品監管系統機構改革的關鍵時期，藥監檔案的高效管理是推進機構改革的重要環節之一，也應緊隨時代的發展步伐，強化藥監檔案的信息化建設，建立數字化檔案，并構建適合數字檔案管理的系統（詳見圖1）。通過建立檔案管理系統，增強檔案管理能力，將藥監檔案的最大效益得到充分發揮。

篇(4)

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內容之一，主要負責資料數據的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷優化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：

第一，準確性

準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴謹性

辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。

第三，高效化

隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低

辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。

3.新技術，新硬件投入少

隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平

首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。

而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現代化

辦公室檔案管理現代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進先進的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。

篇(5)

自上世紀九十年代開始，隨著電腦以及網絡技術的普及，信息化的概念開始席卷各行各業。在這樣的形式下，事業單位檔案管理也應隨著時代的步伐前進，因此實現事業單位檔案管理信息化就成為了順理成章的事。而“事業單位檔案管理信息化”就是指打破原先的紙質檔案管理，通過網絡技術信息平臺以此實現檔案管理數字化、信息化，同時達到檔案管理的高效性以及系統性。在這個高速發展的時代，以往的事業單位檔案管理模式已不能再適應現如今的社會發展，所以實現管理實現信息化是一個必然的過程。

二、事業單位檔案管理信息化的優勢

既然事業單位檔案管理信息化的實現是大勢所趨，水到渠成，那么它就一定具備著它無可替代的優勢。在現如今網絡技術及信息平臺的支撐下，檔案管理信息化的四個主要優點就是：數字化、體系化、自動化、互動化，以此來實現與現代社會的無縫對接。

（一）數字化

事業單位檔案數字化就是通過現如今的掃描技術、網絡技術、身份認證技術等來實現將傳統的檔案文字轉換成數字電子資料進行儲存。通過對這一系列的信息數字化，就在很大一定的程度上實現了事業單位檔案管理的系統化，檔案作為單位無形的資產，數字化能將這些資產重新整合，更加的深入了解從而確保這筆資產能更加被高效利用。例如檔案管理數字化就可以更加清晰地呈現檔案的存儲日期、所處的位置編號、檔案的存量以及目錄信息等。

（二）體系化

體系化作為管理信息化的一大職能與優點，從而讓事業單位檔案管理不再被孤立。傳統的檔案管理模式是很難做到體系化的，因為紙質檔案很容易發生信息交叉出現的情況。例如，一份檔案就很有可能會出現兩個甚至兩個以上的事件脈絡或體系框架，這不僅給后來的查閱資料帶來極大的困難，同時也導致檔案不好歸類。但是檔案管理信息化后就會形成一個清晰地體系脈絡，傳統與信息化一體化，檔案一體化。由此實現完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動化

傳統的檔案管理是一個繁瑣冗雜的過程，但是實現檔案管理信息化后，就會在很大的程度上降低事業單位的工作難度以及降低人力成本。如果實現管理信息化，信息就會自動檢索、自動收集、自動形成目錄甚至自動提取關鍵詞自動篩選與自動處理。這樣就能更大的簡化檔案管理的工作過程且更精準細致，對強化糧油質檢工作，保證糧食質量的糧食質監部門，運用自動化的優勢，能讓糧食質監部門在人事及技術檔案管理方面更加的規范且有助于統一管理。

（四）互?踴?

傳統的檔案管理只能實現一對一的需求，這就無法使信息利用率達到最大。同時，紙質只能提供閱讀的需要，無法實現更進一步的服務需求，這是傳統檔案管理的一大局限性。而信息化所具有的互動化就改變了這一不利現狀。例如通過網絡技術平臺，實現管理人員在線服務方式，同時還能及時的收集客戶的回饋信息，實現一對多的服務需求，在滿足檔案管理信息化高效的同時，優化了管理信息化的服務職能。

三、如何實現新形式下事業單位檔案管理改革

檔案管理改革的目的就是為了實現高效的運作系統，簡易的操作方式，系統的管理體系。所以為了未來考慮，管理信息化也就成為了發展的必然性。

（一）重新構建檔案管理業務流程

首先要優化業務流程，這就需要對事業單位部門的環節流程進行梳理，理清檔案部門與其他部門之間的業務往來。對事業單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制，以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做具有針對性的流程設計和職業規劃。然后就是業務標準化，通過制度的方式將業務流程標準化，重新審視流程規劃以及未來的發展。最后就是將電腦技術納入人員的考核標準，使事業單位的工作人員更加了解流程的運作。

（二）提高檔案管理的服務能力

檔案管理的本質工作就是服務，因此提升它的服務能力這在很大的程度上也是一項重大的改革。原有的檔案管理就只局限于“看”的職能，但這遠遠不夠，所以在新形式下的改革還需讓服務“動”起來，以此來拓展檔案管理的服務職能。例如通過技術，實現信息、數據的自動檢索，自動歸類，自動分析，自動篩選，來為管理和需求者提供便利，完善單位內的信息服務。

（三）建立檔案管理信息化的平臺

事業單位尤其是質檢領域可以通過開發一個系統且相對獨立的平臺，以此來實現檔案管理的信息化。將整個檔案管理工作納入到這個平臺，同時也可借助這個平臺讓檔案管理信息化發揮最大的功效。

篇(6)

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

1前言

從多個方面分析傳統檔案管理方式已經難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作，導致檔案管理工作效率低下，在規定的時間內無法有效檔案管理工作，并且，經常出現檔案丟失的情況。此外，部分管理人員在檔案管理過程中過于關注工作進度，忽視創新管理思路，自然難以提高檔案管理工作效率，為了改變這一管理現狀，以下提出創新檔案管理觀念、應用信息化檔案管理方法、落實創新的檔案管理服務方式等措施，進一步提高檔案管理工作有效性和實效性。

2落實創新的檔案管理制度

早期，在檔案管理過程中因缺少嚴格的規章制度和創新的機制，導致檔案管理人員在規定的時間內無法有效完成歸檔工作和保存工作，并且，不注重按照規范化的流程整理檔案，各種檔案擺放在一起，非常混亂，難以快速找到所需的檔案，不僅增加其查找困難，同時也會造成檔案管理效果不理想，對此，事業單位要落實創新的檔案管理制度，并且要做到如下幾點：（1）要求檔案管理人員在開展工作之前，應結合工作量制定檔案管理計劃，做到有計劃地完成檔案管理工作，同時對于在工作中表現出色的人員，應給予獎勵，如，發放相應的獎金，獎勵透明化、公開化，做到公平對待所有管理人員，能夠調動管理人員認真做好本職工作。（2）在進行檔案管理時，應依照規范化的流程進行細致的工作，對于違規人員予以處罰，創新的檔案管理制度中明確提出獎勵標準和處罰機制，做到獎罰分明，能夠提高檔案管理工作的效率，有利于進一步做好檔案管理工作[1]。

3創新檔案管理理念

新時期，事業單位對檔案管理工作提出了新的要求，因此，管理人員必須創新工作思路，改變傳統的管理理念，落實全新的檔案管理工作，促使管理人員積極轉變落后的管理觀念，在實際的工作過程中貫徹落實事業單位提出的要求，自覺創新思路，并且不斷學習新的管理方法，才能促進自我不斷進步，進而做好檔案管理工作，不僅獲得事業單位的認可和滿意，同時落實不斷學習理念，將這一全新的觀念落實到工作中，其能夠積極向身邊優秀的同事學習，進而為了促進自我勝任檔案管理工作，管理人員在事業單位的激勵下，主動學習檔案管理方面的知識，在實際的學習中轉變落后的工作思路，同時注重落實創新的管理方法，深入落實的過程中積極學習全新的管理方法，并且與同事相互取長補短，相互促進、互相幫助，不僅形成共同合作的觀念，同時樹立不斷學習的理念。管理人員自覺創新檔案管理理念，有利于推動管理人員不斷進步，進而勝任檔案管理工作，可見，創新和改變落后的管理觀念非常重要[2]。

4運用信息化檔案管理方法

過去，在檔案管理工作中所運用的管理方法比較陳舊，并且需要耗費較長時間才能完成歸檔工作，難以高效完成檔案管理工作，對此，事業單位的管理人員在實際的工作中必須做到與時俱進，調動管理人員有效運用互聯網，并且在運用過程中落實信息化檔案管理方法，靈活運用計算機、網絡，完成檔案分類、整理文件等工作，在短時間內即可完成歸檔工作，同時，還可以運用信息技術加密檔案，提高檔案的嚴密性和保密性，防止檔案內容泄露出去，以此確保檔案保存完好[3]。因此，在新形勢下，檔案管理人員應緊跟時展的步伐，在實際的工作中學會運用信息化檔案管理方法，并在應用過程中取代落后的管理方式，以發揮信息技術的優勢，能夠快速分類檔案，之后，應用信息技術將不同的檔案保存在不同的文檔中，保存后可以備份、加密、上傳，充分利用信息技術進行檔案管理工作，創新檔案管理方法的同時，方便管理人員整理、分類檔案，有效提高檔案管理工作效率。

5創新檔案管理服務方式

當前，事業單位在發展過程中要格外關注檔案管理工作，在關注的同時，在檔案管理中必須創新管理服務方式，管理人員在清楚要求后，積極運用電腦登錄在線服務系統，不僅可以在線溝通檔案管理方面的經驗，還可以利用在線服務系統發送各個部門需要的檔案，無需耗費時間傳送，通過運用在線服務系統，在線提供服務，既創新了檔案管理服務方式，又發揮在線服務功能，有利于提高檔案管理利用率。同時，方便管理人員發送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件?？梢姡瑱n案管理部門創新管理服務方式，以一種全新的管理服務模式進行檔案管理工作，其利用在線服務系統，整理、發送檔案，在線提供檔案信息，創新了檔案管理服務方式的目標，以此提高檔案管理水平[4]。

6結束語

新時期下，事業單位要注重創新檔案管理觀念，在實際的管理過程中要求管理人員應相互學習，取長補短，這樣才能不斷進步，并強調在進行檔案管理工作時，必須學會運用信息化管理模式，管理人員在明確要求后，積極轉變管理理念，同時主動創新管理服務方式和管理方法，在實際的工作中運用全新的管理方法高效歸檔、分類，有效提高檔案管理工作質量。

參考文獻

[1]張寧.新形勢下事業單位檔案管理規范化分析[J].辦公室業務，2019（08）：100-101.

篇(7)

1.對檔案數字化管理重視程度不高

在檔案管理過程中，數字化的檔案管理重視程度不高，沒有充分發揮數字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對檔案數字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術投入也不多，不利于檔案管理數字化的實現。

2.數字化檔案管理工作量大

在推進檔案數字化管理的過程中，需要對原有的檔案進行數字化處理和管理。利用文檔對所有的檔案進行規劃化處理，便于日后的再次利用，建立網絡使用平臺，對相關數據進行加密、備份，設置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術的不斷升級，還需要不定期對電子版的檔案資料進行升級，可見實現檔案資料的數字化管理是一項十分繁重的任務。

3.資金、設備投入力度不夠

實現檔案的數字化管理，資金設備是關鍵，要進行檔案信息化，就需要大量資金和設備，例如計算機、打印機、復印機、掃描機、縮印設備等，這些電子產品的更新換代速度比較快，需要不定期的資金投入，對設備進行更換、維修等。

4.檔案管理人員素質能力有待加強

檔案管理人員的素質能力對于數字化檔案管理具有積極的意義，然而在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質能力還有待加強，對檔案管理的專業知識不扎實，計算機的操作不夠熟練，不利于實現檔案管理的數字化。

二、新時期下檔案的數字化管理

1.提高認識，樹立全新的檔案管理理念

要實現檔案管理數字化就必須提高對數字化檔案管理的認識，樹立全新的檔案管理理念，形成現代化的檔案管理意識，轉變傳統的等客上門、保守的管理理念，實現主動式的管理服務，為檔案的數字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的檔案管理制度

新時期，要實現檔案的數字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專門的檔案管理小組，對檔案的內容收集、整理、錄入、查詢、使用等環節都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門、不同需求等進行分類管理，建立健全檔案保密制度、數字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費，形成數字化管理意識，減少人力、物力、財力的浪費，實現高效的數字化檔案管理。

3.定期整理檔案

雖然數字化檔案管理模式已經給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進行紙質保存，對于這些檔案資料，可以在數字化檔案中進行標記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實現檔案的完整性。同時，應對以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。

4.定期對數字化檔案管理系統進行更新

科學技術是不斷發展和更新的，信息化的檔案管理設備、軟件等也應定時進行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進行。不能認為當前的檔案管理系統還能使用，更新換代需要花費大量資金而放棄對管理系統設備進行更新，對檔案管理系統進行更新有助于管理系統更長久的工作。對數字化管理系統進行更新主要是對計算機的硬件配置進行檢查、更新，保證檔案管理系統更加安全、高效。對于軟件的更新，應選擇安全、適合的軟件，保證檔案數據資料的安全。

5.做好安全管理工作

在數字化檔案的管理過程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎設施、組織管理、法律制度、安全技術以及災難恢復等，就是在法律規范的作用下，利用先進的安全管理技術，對整個安全組織管理下的安全基礎設施進行備份和恢復，建立完善的風險防范機制，保證檔案資料的安全，也使數字化的檔案管理工作更加高效、順利的開展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時，建立完善的監督管理機制，加強監管，避免檔案信息泄露。

6.提高檔案管理人員的素質能力

數字化檔案管理工作的有效開展離不開高素質的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質能力還不高，對檔案管理以及計算機知識掌握不到位，不能很好地開展檔案的數字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質能力，加強對他們的教育培訓工作，提高他們檔案管理方面的理論知識和實踐技能，加強計算機相關技術的學習，熟練掌握計算機的操作，同時加強檔案管理人員的職業道德教育，使他們富有責任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業道德的事情，認真負責，愛崗敬業。

三、結束語