單位消防檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇單位消防檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

依據《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》規定，消防安全重點單位應當建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機關、團體、企業、事業單位消防實行安全規范管理的一項基礎性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎中的基礎，它是貫徹落實《規定》要求的各項工作的具體表現形式。認真制定符合本單位實際的消防檔案內容，規范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。

2.適應范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責

3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。

3.2辦公室負責審閱，并監督各相關部門依規程執行。同時負責對文件、表單、檔案內容統一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規程，掌握檔案規定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統一保管、備查

4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人

4.2.1.5主要消防設施

4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協議

4.2.2 培訓與考核

4.2.2.1培訓記錄表

4.2.2.2考評細則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節前消防安全常規檢查表

4.2.3.7消防設施維修保養記錄

4.2.3.8消防設施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業申請表

4.2.4演練與演習

4.2.4.1滅火預案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設備臺帳

4.2.5.3設備維修申請報告

5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業主資料、協議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。

5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內容應加注文字說明。

5.4 嚴禁將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，不得拒絕向公司移交檔案。

篇(2)

【摘要】文章闡述了文物保護單位建立健全消防檔案的必要性，建立健全消防檔案是法律法規賦予文物保護單位的一項義務，是文物保護單位強化消防安全管理的重要舉措，是考核文物單位消防安全管理工作力度的原始依據，是實現消防安全管理規范化的有效途徑。

關鍵詞 消防檔案；建立；必要性；作用

消防檔案是文物保護單位消防安全管理各個方面工作的詳細記錄，是單位消防工作實際狀況的真實反映，也是落實消防安全責任、強化有效管理、防止火災事故發生的一道屏障，更是上級對單位落實防火安全管理工作考核考評中的一大重要依據，是確保文物古建筑安全、提升單位消防安全工作規范管理的重要保證。

筆者結合自身工作實際，就健全消防檔案是文物保護單位之必然簡單加以闡述，以望對同仁有所啟發。

一、文物保護單位建立健全消防檔案的必要性

文物保護單位所保護的文物古建筑是國家重要的歷史文化遺產，是國家文明的重要標志，它們不僅是古代勞動人民的智慧結晶，也是研究古代社會的寶貴歷史資料，是全人類共同的財富，具有不可再生性。古往今來，我國大量的文物古建筑毀滅無存的歷史事實證明，火災是文物古建筑的大敵，尤其對于木結構的建筑來說，火災的危害是毀滅性的。根據2014 年的統計，全國的123 座歷史文化名城、252 個名鎮、276 個名村、8630 家文物保護單位，3744 個古村寨，基本都是木結構建筑。2009 年以來，全國文物古建筑發生火災1343 起，僅2014 年發生重大文物古建火災事故10 起，比如2014 年1 月11 日凌晨，云南省迪慶州香格里拉縣獨克宗古城發生火災，有1300 年歷史的古城核心區變成廢墟，燒毀242 棟房屋，古城歷史風貌嚴重破壞，部分文物建筑也不同程度受損，財產損失上億。2014 年3 月31 日，山西千年古剎圓智寺發生火災，一場大火將距今千年的唐代古剎圓智寺千佛殿的屋頂幾近燒毀，殿內壁畫也有些許脫落，大火燃燒1 個多小時才被當地消防部門熄滅。最近一次古建筑火災發生在2015年1 月3 日凌晨，云南大理白族自治州巍山縣南詔鎮拱辰樓發生火災，拱辰樓木構部分基本燒毀，燒毀面積約765 平方米，擁有600 多年歷史的古城拱辰樓，在一場大火中化為廢墟。這些火災事故均造成了難以彌補的損失和影響，火災頻發嚴重危及文物古建筑安全，已成為目前文物安全中“第一大險情”。而建立健全消防檔案是保障文物單位消防安全管理工作各項措施落實到位的基礎工作，是做好消防管理工作的一項重要內容，消防檔案在消防安全管理工作中具有重要的位置，故此，建好消防檔案非常必要。

二、建立健全消防檔案是法律法規賦予文物保護單位的一項義務

目前，在消防安全法規體系中，有關健全消防檔案的條款見于《消防法》《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》法規中，即：2009 年5 月1 日起施行的新《消防法》第十七條規定“消防安全重點單位應當建立消防檔案，確定消防安全重點部位；實行每日防火巡查，并建立巡查記錄”；特別是公安部61 號令，2002 年5 月1 日開始實施的《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》中第八章專門把消防檔案作為獨立的一章，要求“消防安全重點單位應建立健全消防檔案，消防檔案應當包括消防安全基本情況和消防安全管理情況；單位應當對消防檔案統一保管、備查”，并對消防檔案包括的具體內容、收集范圍、歸檔要求等作了詳細的明確規定。同時，地方消防部門也組織專職檔案管理人員進行培訓，對單位消防檔案建檔類別作了詳細的規定。綜上所述，健全消防檔案是國家法律法規賦予文物保護單位的一項義務，必須將它作為檔案的重要組成部分建好管好。

三、健全消防檔案是文物保護單位強化消防安全管理的重要舉措

本文所談的消防檔案是指根據公安部第61 號令規定建立的消防專業檔案，其內容主要包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。建立消防檔案是保障單位消防安全管理工作以及各項消防安全措施落實到位的最重要的基礎工作，能督促單位領導干部把消防工作列入重要議事日程，作為重中之重工作來抓，牢固樹立“損害文物安全罪不可赦”的理念，時時刻刻、隨時隨地抓消防安全，履行好消防安全職責，提高他們的責任感和工作主動性。運用消防檔案，便于單位領導、消防管理職能部門和有關人員熟悉本單位消防安全管理情況，通過查閱對其進行分析研究，并根據不同時期出現的新情況提出有針對性的防范措施，有效地指導工作，為領導決策提供信息，如：在每年的春節、清明節、“五一”“十一”“冬春防”等特殊時期，單位領導根據上級指示精神，結合單位工作實際，及時召開動員會，安排部署具體工作，制定切實可行的防火方案、滅火處置預案，下發做好文物消防安全工作的通知，從上至下層層簽訂消防安全責任狀，強化全員消防安全責任防范意識；安排好晝夜人員值班，組織各部門聯查，落實消防巡查、檢查、隱患整改工作措施等。以及為了避免因雷擊造成火災事故，在進入雷雨季節前，及時做好避雷檢測工作，雷雨天氣及時切斷所有用電設施電源；為了防止因用火、用電不慎發生火災事故，各用火、用電部位設專人負責，將人名單上墻；進入各寺廟施工人員進場前必須進行消防安全培訓、簽訂消防安全責任書、場地用電設專人管理；各寺廟作為“專題展”展覽場地的殿堂，在陳展、布展前對殿堂內的裝飾品幡條等進行阻燃處理；在冬春季防火期間，各寺廟清理防火隔離帶，寺廟內、外重點部位設專職防火員、制高點設瞭望哨死看死守。強化制度制定到位、人員執行到位、崗位值守到位、巡查檢查到位、隱患整改到位，夯實各時期安全防線，切實預防各類火災事故的發生，增強了文化遺產保護管理水平。

四、消防檔案是考核文物單位消防安全管理工作力度的原始依據

消防檔案內容直接反映了單位對消防安全工作的重視程度，對單位及單位主要負責人消防安全履職情況的評價具有重要的意義。消防安全工作是一個動態過程，時時刻刻都在做，只有將消防安全工作的基本情況和運作過程通過檔案的文字圖片以及臺賬的表格和簿冊來進行詳細反映，才能再現消防安全工作的具體情況，因此，在對單位消防安全工作的評價中，僅僅靠現場是不能夠完整地反映出來的，只能由消防檔案和現場相結合來反映。如：為了督導本單位消防管理工作落實情況，公安消防機構和上級主管部門經常對單位進行消防安全督查，年底進行考核考評，消防檔案是每年必查的軟件材料，借助檔案資料與現場檢查相結合來評價單位抓消防安全工作力度的大小是每年度主要的檢查方式。特別是在火災事故調查中，消防檔案是最重要的原始依據之一，也是責任認定最有力的依據。一旦發生火災事故，調查手段之一就是查閱消防檔案資料，通過查閱檔案中的歷史記錄，了解單位消防安全主體責任和單位負責人履行消防安全職責的情況，相關原始記載的文件、各種記錄、當事人的簽字、照片等等，都是法律認責證據的基本要素，為火災事故原因分析和事故責任的界定提供依據。在很多火災事故的調查中，單位及單位主要負責人因為消防安全管理工作缺乏記載而被追究行政責任、經濟責任乃至法律責任的例子屢見不鮮。同時，它也是考核專、兼職防火干部、檔案管理人員工作情況，業務水平，工作能力，工作態度的依據。

五、建立健全消防檔案是實現消防安全管理規范化的有效途徑

建立健全消防檔案的最終目的是促進文物單位消防安全管理水平的提升，確保文物古建筑安全無事故。隨著社會對文物保護單位消防問題關注程度的提高，各單位都加強了對消防安全管理工作的重視，并逐步使之走上了科學化、制度化的軌道，而建立規范的消防檔案在文物保護單位消防安全管理中的作用也愈顯突出。通過建立健全消防檔案制度，將標準化、規范化管理工作與單位日常的消防安全管理工作有機結合，可以對單位消防安全管理的全過程和各個環節進行一次全面的梳理，進而有針對地制定各類規范、具體、有效的消防安全管理表格和簿冊，并促使各級管理者按照既定要求落實，最終實現消防安全管理規范化、標準化。如：以建立消防設施臺賬為例，在建立時，不僅要有消防設施編號、具置、消防管理責任人，還要有設備檢查表，包括檢查日期、檢查情況、檢查人員、檢查出的問題和隱患、整改情況等。在實際日常消防安全管理工作中，其實就是消防設施“三定一表”工作法，即：對單位的所有建筑消防設施實行定編號、定位置、定責任人員和在設備上懸掛放置檢查表的工作方法。從一定意義上說，就是迫使各級管理人員必須一環扣一環認認真真地去落實消防設施檢查和管理工作，達到規范管理的目的。只有建好、管好消防檔案，才有利于強化單位消防安全管理工作，推動消防安全管理工作朝著規范化、制度化的方向發展。

總之，建立健全文物保護單位消防檔案，是推進文物保護單位消防安全管理體系標準化建設，進一步規范消防安全管理行為，提升單位消防管理水平，實現單位消防管理工作規范化、科學化、標準化的一項重要工作。只有建好管好消防檔案，充分發揮消防檔案在文物保護單位消防安全管理中的作用，才能強化消防安全管理力度，有效控制火災事故的發生，為保護世界文化遺產、提升單位的整體形象、促進經濟發展奠定堅實的基礎，讓古老神奇的文物古建筑煥發出更加絢麗的光彩。

參考文獻；

篇(3)

關鍵詞：火災事故；工作現狀；改進措施

1 引發火災的影響因素

1.1 易燃物品引發火災

在大部分的商店、超市、商場中，我們可以輕易的發現大量易燃物品的存在，如棉、毛、麻、塑料、橡膠、絲等易燃材料制成的物質。還有一些精美的裝修材料，也存在易燃的情況，并且燃燒后會產生有毒氣體，即使火災形勢較小，也會給人們的生命健康帶來傷害。

1.2 人們消防意識薄弱

生活中的各種電器給人們帶來了極大的便利，在面對電帶給人們方便的同時，大多數的人對用電存在的的安全隱患并沒有太重視，也不怎么會用消防安全設施。特別是在人群比較密集的城市中，一個煙頭就可能引發一場大的火災事故。而一旦出現火災，就算是消防措施都具備，由于大多數人們不會使用消防設施，不能及時控制火勢，也會發生重大的傷亡事件。

2 火災事故原因調查的現狀及困境

2.1 火災事故現場調查設備不足

在對火災事故原因進行調查時，現場勘查、痕跡分析等設備是調查工作的基礎，在很大程度上影響著火災事故調查工作的準確度、科學性。分析以往發生的火災事故情況來看，發現電氣是引發火災的最主要因素，而縱觀當前我國的火災調查設備的情況來看，發現全國只有少部分地區配備了較為齊全的電氣火災調查設備。

由于痕跡鑒定的經費無法落實等因素，導致火災現場勘查設備的缺乏，很多痕跡無法再勘察現場分析，嚴重拖延了調查工作的進展，錯過最佳的調查時機，甚至會引發調查工作的中止。很大一部分的火災事故調查工作者，在火災調查中只是憑借經驗和主觀辦事，導致火災起因分析不完善、責任劃分不清晰。設備的缺乏導致整個調查工作短時間難以結案，事故責任人難以得到相關刑事和民事追究，降低了公安消防機構的事故調查效率，有損相關行政管理單位的形象。

2.2 火災事故的調查手段較為單一

由于從事火災事故調查單位的設備有限等原因，導致火災的調查手段相對較少，整個取證工作重人證輕物證。另外有些消防部門由于缺乏專業的火災調查人員，難以應付不同的火災情況，在調查環節中針對火災現場的分析缺乏科學性，加之火災現場破壞性大，導致勘察工作難度加大。而不進行科學系統的分析，要想在火災現場找到有效的物證難上加難，加之物證收集工作需要進行專業分析鑒定，難以進行一時決斷。并且考慮到火災調查的利害關系，在人證方面的可信度需要認真分析。由于人證的易于翻供的特點，在客觀性方面比物證有一定差距。

2.3 火災調查人員的專業能力有限

據調查發現，有一些消防部門的火災事故調查人員多為兼職或分工于事故調查工作，并沒有專業、系統的火災事故調查能力和相關知識。這些人員在大火起因、火災責任等方面呈現出重證據、重調查研究的影響，通過主觀經驗進行判斷，隨意性較大，在人證、物證方面缺乏有理性證據。同時為避免火災原因引發當事人的不滿，對于可能的民事索賠不出具具體的法律文書，而是選擇一拖再拖的方式處理。另外，在認定火災的過程中，極有可能受到各方面原因的影響，難以保證火災事故調查的公正性和科學性，影響雙方當事人的合法權利，也在一定程度上影響社會的穩定和消防機構的形象。

2.4 火災損失核定工作難以把握

由于火災很多時候會涉及到賠償方面的問題，導致在核算損失中很容易受到受災戶主觀方面的影響，出現故意多算、謊報現象突出。加之很多時候火災現場破壞嚴重，對于被燒毀的物品的統計和核算需要耗費大量的人力物力，增加了火災調查工作的難度，給原本就緊缺的調查工作增加了難度和負擔。由于火災現場的情況千差萬別，燒毀的財物涉及到生產生活的方方面面，涉及到的價格龐雜、繁瑣，且很多時候由于財物的市場價格處于波動狀態，給損失的核定工作帶來了諸多的變數。

2.5 火災調查缺乏系統的指導性材料

在火災調查過程中，由于可以使用的教材較少且不統一、更新較慢的原因，導致很多理論無法進行及時更新，造成整個教材和知識應用的可操作性較差，明顯滯后于現階段的工作需求。因此調查過程中需要及時掌握材料的精確性，避免因為主觀臆斷影響整個火災判斷的正確性和客觀性。

3 改進的建議與措施

3.1 加大設備投入力度

各級各類部門都應當正視：當前我國與歐美發達國家的火災事故調查工作裝備上還有較大的差距。雖然我國的裝備不能說很先進，但是可以通過加強研發的方式，促進裝備更新換代，這需要相關單位增加火調裝備的資金支持，以完善當前的火災事故調查設備。

3.2 加強火災調查人員的專業培訓

火災調查工作在實際中，往往工作難度很大，需要在一片廢墟中尋找發生火災的原因，可想而知其專業人員的工作技術含量之高。火調工作人員除了需要具備深厚的專業知識，更要具備良好的責任心，只有以強烈的責任心去工作，才能真正使火調工作取得效果。

火災調查是一項技術性很強的工作，對人員的整體素質要求很高。為了應對當前火調人才青黃不接的局面，必須通過持續不斷地引進人才來改善這一狀況。雖然專業院校的畢業生尚顯稚嫩，但是其具備專業知識，只要多鍛煉增加經驗，就能獲得較快的成長。

3.3 建立和完善火災檔案管理制度

消防部門必須建立相對完善的火災檔案管理制度，火災檔案是火災事故原始資料的重要載體，同時也是火災原因認定的重要依據。在當前的相關單位的火災檔案管理中，大部分依然是采用傳統的檔案管理模式，這就導致火災檔案的長期存放存在較大的困難，同時對于相關人員的資料查詢也造成了很大的不便。而完善、先進的火災檔案管理制度，能對火災檔案進行編制歸檔，做到有跡可循，找出消防監督中的薄弱環節，并予以改善，充分發揮火災檔案管理最大作用。因此，當前單位應當改革檔案火災檔案管理技術，引入電子化存檔技術，既方便檔案的存儲，又方便檔案的查詢。

3.4 加強對火災調查的宣傳力度

加強火災調查的重視必須從加強教育開始，使火調工作能夠充分得到相關人員的重視，不再對火調工作與消防工作區別對待。從各級各類政府直到消防的基層單位，都應該加強教育，使人們認識到火調工作絕對不是一個可有可無的工作。要使他們明確火調工作的意義，是為了累計數據、調查原因，以便制定相關政策、開展相關工作提供詳實的數據支撐。另外，大部分時間火災調查工作需要廣大群眾的配合，這樣能夠起到事半功倍的作用，所以相關單位在進行火災培訓的時候，也應當將火災調查的相關知識內容也加入，鼓勵和動員群眾積極配合火災調查人員的工作，這樣能夠利人利己，共同為火災的防范工作出一份力。

4 結束語

火災事故原因調查工作的展開，可以在一定程度上引起人們對火災防范的重視，完善責任追究，推動消防宣傳教育，促進消防監督理念、方法的轉變，推動當前消防工作的科學、有效的推進。

參考文獻

[1]范瓊麗.當前消防火災調查工作存在的問題與對策分析[J].科技創新與應用，2015（31）.

篇(4)

關鍵詞：基本建設項目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設項目文件材料，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維護活動中形成的，具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄?；窘ㄔO項目文件材料不僅記錄了建設項目發展的歷史軌跡，而且為籌劃未來發展規劃提供了重要依據。本文在梳基本建設項目文件材料收集歸檔特點的同時，就其收集歸檔工作中存在的問題，提出相應的解決措施。

一、基本建設項目文件材料收集歸檔的要求和特點

（一）堅持“誰形成誰負責”的收集歸檔原則

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中指出：“建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位和材料、構件及設備供應單位應根據本規范的要求。完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件編制和項目文件整理、歸檔工作。”具體來說，就是在項目建設的過程中，建設單位形成的材料由建設單位歸檔，設計單位形成的材料由設計單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監理單位形成的資料由監理單位歸檔。由于基建檔案是在項目建設和管理過程中形成的原始記錄，各承建單位和建設單位是項目文件的形成者，由形成單位進行收集、整理、歸檔，能夠確保建設項目文件內在有機聯系的本質特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責任，堅持“l形成誰負責”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎。

（二）形成來源具有廣泛性

基建項目從提出項目建議書至工程全面竣工驗收，需經歷項目申請、可行性研究立項、辦理征地手續、測量勘察、設計招投標、編制設計文件、建設規劃申報、施工圖報審、監理招投標、施工招投標、辦理開工手續、施工、工程報竣、監理單位組織竣工預驗、工程檔案預驗收、工程竣工質量驗收、工程竣工17個環節，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會議紀要、招投標文件、合同、證書及照片等；項目工程由審批、城建、勘察、設計、消防、施工、監理、安裝等部門共同參與完成，整個建設過程周期長，參與部門多，專業性強，材料來源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個階段，一是前期準備階段，這個階段需要收集歸檔的文件主要包括項目建議書、批復、設計任務書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資請示、批復、征地、報建、工程合同、協議。二是設計階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。三是施工階段，包括施工組織設計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術總結等文件的收集歸檔。四是竣工驗收階段，收集歸檔的文件有竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等。五是使用維護階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關的文件等。建設項目在各個階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側重點也不同，呈現出階段性的特點：前期準備和設計階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時收集和補充多部門參與的文件和資料；竣工驗收階段要注重整改驗收資料的收集；使用維護階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設項目文件收集歸檔工作中存在的問題及原因

（一）參與部門多，導致基本建設項目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設項目文件不僅要涵蓋工程項目工作的立項、可行性研究、計劃、施工圖設計、招投標、施工及管理、竣工驗收等一系列固有的基建程序，而且還應詳細、真實地反映、記錄工程項目建設的全過程。參與歸檔的單位有建設單位、監理單位、施工總承包單位、專業承包單位。在整個建設過程中參與部門多，參與歸檔的部門也多，好多文件需幾個單位很多部門協同完成，并且參與施工的單位均為駐場機構，完成自己的工作后就撤離了，人員流動性較大，如果在建設過程中形成的文件收集、補充不及時，有可能會給后期的歸檔工作帶來較大困難。在所有參與部門中有任何一個單位出現項目文件收集的缺失，都會造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設周期長，影響基本建設項目文件歸檔的完整性

基本建設項目從立項到施工直至竣工，建設周期一般是3至5年，項目文件的收集也需要3至5年，與項目建設同步開展文件收集工作十分重要，但是很多建設單位的基建檔案管理員并沒有參與項目建設的全過程，對文件形成過程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對收集不完整、缺失的文件不能及時發現進行收集補充，等到工程竣工驗收審核時，才發現材料不全，這個時候再去協調相關部門補充，其難度就可想而知了。同時，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現少歸、漏歸的現象。如建筑圖紙在實際建設過程中經常會有變化，如檔案管理員不及時跟進，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準確，影響檔案利用的價值；在成套的招投標文件中，評標報告與中標通知不同時形成，因時間間隔較長，經常會出現《中標通知書》沒有被裝訂到《評標報告》中的情況。

（三）基建項目的專業性較強，收集歸檔工作的規范性有待提升

基本建設項目文件材料涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多個專業領域，這些專業的有機融合形成了基建檔案專業內容的復雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業知識和項目運作程序，就不知道哪些材料應該收集，哪個階段要收集，進而導致漏歸現象的發生。同時，大多基建檔案管理人員對檔案相關的法律法規不了解、對建筑學專業知識缺乏、對基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導致基建檔案管理人員對基建檔案的來龍去脈不清楚，只能簡單地按照《建筑工程資料管理規程》開展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統，在這種情況下，如果檔案人員對基建工程專業知識掌握得不充分，就極有可能造成項目文件的錯歸、漏歸。例如，在上述規程中列出的《支付款請示件》一般包括建設單位請示件、施工單位進度申請、項目管理單位工程費用審批單、監理單位工程支付證書，由于沒有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準確，在文件收集工作中經常出現錯歸、漏歸的現象。

三、完善基本建設項目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領導基建檔案意識，建立健全基建檔案管理制度

針對基建檔案收集參與部門多，文件收集難的問題，一要提高參建單位領導對基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領導的檔案意識，是提高參建全體人員檔案意識的前提，只有參建單位領導重視基建檔案工作，認識基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項管理工作才能落到實處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細化建設單位、監理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責，在制度里明確規定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項目建設的全過程，建立建設單位對監理單位和施工總承包單位檔案收集的監督和懲罰獎勵機制，同時建立監理撾緩褪┕ぷ艸邪單位對建設單位檔案收集的監督和懲罰獎勵機制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過切實可行的制度提高全體人員的檔案意識，緩解參與部門多導致的收集難的問題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責任意識

針對建設周期長，影響基本建設項目文件歸檔的完整性的問題，一是分階段收集歸檔基建項目形成的材料。針對基建項目建設周期長的特點，對在建設過程中每個階段形成的材料及時收集整理歸檔，發現不規范的材料立即退回整改、缺失的材料及時補充，解決幾年后項目竣工時才發現缺失，卻因時間過久而找不到相關人員和部門彌補的問題。二是提升檔案管理員的事業心和責任感。事業心和責任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業的思想基礎和必備素質。只有基建檔案管理員具有強烈的事業心和高度的責任感，遵守各項檔案管理規定，嚴格認真地收集每一階段形成的基本建設項目文件，耐心細致地審核整理每一份檔案，才能保證《評標報告》中不缺少《中標通知書》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養，加強收集歸檔工作的規范性

基建檔案管理人員必須加強對檔案法律法規、基建檔案專業知識、建筑學專業知識、現代信息化技術的學習，不斷提升政治素養和道德素養，才能滿足基建檔案現代化管理的需求?；n案管理人員必須具備較高的綜合業務素質，掌握現代信息化技術，才能提高檔案管理水平?；n案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規程》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，熟練操作和應用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學規范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開發和利用工作，充分發揮基建檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統建設[M].北京：機械工業出版社，2006：31-32.

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內容。

關鍵詞：建筑工程；檔案歸檔；管理措施

Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.

Key words: construction engineering; archive; management measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言：近年來，我國城市建筑事業的飛速發展，建筑工程項目的不斷增加，在快速的發展中保持著良好的走勢，與此同時，也形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案是建筑過程中形成的原始有保存價值的真實記錄和實際反映資料。它記載著建筑物、構筑物、地下管線等建設活動。是建設項目管理、設計、施工、使用、維修及改建擴建活動中形成的檔案。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門應有的職責。

一、工程檔案的內容

1、前期文件資料。主要包括政府機關部門批準的立項、征地、拆遷安置等文件；工程勘探報告；測繪、設計文件等；規劃、消防、抗震等有關部門的審批文件資料；工程勘探、施工、設計、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質呈鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件；工程有關的照片等。

2、工程施工階段文件。樁基、土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底、定位測量、放線驗收記錄及材料出廠合格證及進場檢驗報告等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細雨則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的質量證時文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件；施工技術總結等。

3、竣工圖。主要包括平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；室外給水、排水、熱電等管網綜合圖；工程竣工圖；電氣（電力、電視系統等）綜合竣工圖；設計說明書、采暖通風空調節器工程竣工圖、燃氣工程竣工圖、電梯工程竣工圖、幕墻工程竣工圖、結構竣工圖、消防工程竣工圖、智能化竣工圖等。

二、建筑工程檔案的特點

1、獨立性。即一個工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出最重要的特點。

2、真實性。工程檔案是該項目工程實體的一面鏡子的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，檔案材料就是工程質量標準，是建筑工程監督部門進行竣工驗收的重要依據。

3、實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

三、工程檔案管理需解決的的問題

1、檔案材料報送不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到90℅左右，較差的單位情況就不同了，很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有地下管線，園林綠化、道路等檔案材料寥寥無幾。

2、缺乏統一的管理。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理到位。有的單位則不然，工程檔案由非檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

四、工程檔案管理的實施方法

1、在思想上在重視工程檔案管理工作。建設工程中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將竣工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其中主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。不認真進行督導檢查及時按日記錄施工過程中存在的問題，到最后施工單位建筑工程檔案很有可能一塌涂，大量的缺資料使得工程竣工后無法歸檔備案缺乏真實性，所以工程檔案資料 最好應定期或不定期檢查，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時在明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料收集、整理，以保證工程自項目開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據。

3、把好竣工驗收資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮作用。及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，嚴格把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

4、加強對工程檔案管理人員和相關技術人員的培訓力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作中也發生了翻天覆地的變化，從而提高檔案管理人員的素質水平也尤其重要。要提高檔案管理人員的現代管理素質。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正樹立“業務精通，愛檔案如珍，維護歷史服務現實”的理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面要注意檔案人員的繼續教育，積極組織他們參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任專職檔案管理員，運用現代化管理知識好先進技術設備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動化步伐，更好地服務于建筑工程檔案管理工作，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5、加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，定期對施工技術人員加強編制檔案材料的培訓，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。施工單位應及時對檔案管理人員進行督促，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準編制檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6、利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用，各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的性質好類型，收集整理的部門的檔案資料，內容文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模版文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則）。

7、要加強信息匯總編研工作。改變過去那種看攤工業現狀，拓寬服務渠道，改善服務功能，用前瞻的眼光研究院利用者的需要，積極主動地提供方便、快捷的優質信息服務。在充分了解室藏和用戶需求的基礎上通過縱向分析比較、專題跟蹤服務等方式，要立足服務改革檔案管理方式。一是要著眼發揮服務功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學管理，使之規范化、制度化。二要利用現代化信息技術，提升管理水平，依托信息化建設，有重點、成體系、分步驟地開發利用計算機技術、復制技術、光盤技術等現代化信息技術，提高檔案信息服務水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。

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關鍵詞：凈化廠工程；項目檔案；質量控制

1 概述

萬州天然氣凈化廠工程是中國石油西南油氣田分公司和重慶市重點建設項目。該工程位于重慶市萬州區，廠區占地面積63753m2，設計規模為日處理高含硫原料天然氣200萬m3，是一座綜合配套齊全、技術先進、自動化程度高的天然氣凈化廠。該工程共分為31個單位工程，于2008年10月正式開工建設，2009年5月完工交接，6月6日一次進氣試生產成功。開工建設到裝置投產僅用了7個多月時間，創造了同規模凈化廠工程建設史上又一新紀錄。由于在短時間內產生大量的資料，給檔案管理帶來很大的困難。為了搞好工程項目檔案的質量控制，我們注重學習國內外工程項目檔案管理的先進理念，結合國內優質工程項目檔案管理的經驗，建立了從項目文件到檔案的管理模式和質量控制體系，提出了提前介入，全程控制，直線責任，屬地管理，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。

2 檔案管理提前介入為建設項目檔案質量控制提供保證

2.1 逐項理順歸檔流程，確保歸檔環節暢通。建設項目的檔案是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、無損檢測、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等全部文件。主要由可行性研究、任務書、設計基礎文件、設計文件、管理性文件、施工文件、監理文件、無損檢測文件、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、水土保持、安全設施文件、生產技術準備、試生產、財務、器材、項目竣工驗收文件等組成。要確保上述文件的完整性，必須加強協同管理、理順歸檔流程，從項目各類文件形成的源頭進行控制。

項目文件的歸檔工作涉及建設單位相關管理部門，也有參加項目建設的設計、施工、無損檢測、監理單位。而追溯源頭，理順流程，明確責任、提前介入控制，是建設項目檔案質量的最有力保證。為此，重慶天然氣凈化總廠檔案部門特別編制了《萬州天然氣凈化廠工程竣工資料收集整理歸檔規定（試行）》，從源頭控制建設項目檔案質量，為確保萬州凈化廠工程項目檔案的完整性奠定了基礎。

2.2 進場前培訓指導，提高項目文控歸檔人員的檔案質量意識。建設項目檔案的最終成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、準確性對今后裝置檢修、技術改造、擴建和設備維護有著重要的作用?？⒐の募木幹粕婕敖ㄔO、施工、無損檢測、監理等參建單位，而大量的資料在施工單位；因此，我們始終把對各施工單位的培訓指導視作控制源頭的一項重要工作來抓，在項目建設之初對所有參建單位竣工文件編制的相關內容進行培訓指導，將竣工文件編制規范、審核及歸檔流程印刷成冊分發到參建單位，并通過專題培訓，讓竣工文件的編制、審核和簽署人員能正確理解建設單位對竣工文件編制和歸檔的專業性的具體要求，能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的重要性，從而為建設項目檔案的完整性和準確性打下良好的基礎。

2.3 加強協同管理，確保資料規范化管理不漏項。萬州凈化廠建設項目管理，除項目部外，還有總廠相關部門參與管理。建設項目檔案方面的要求通過總廠管理機制來制約。設計、施工、無損檢測、監理、設備供應商等檔案管理則通過納入合同管理來制約，從而使參建單位的資料交付處于受控狀態，檔案的質量有了一定保障。

項目各參建單位按照《中國石油天然氣股份有限公司油氣田建設工程（項目）竣工驗收手冊》和《西南油氣田分公司建設項目檔案管理細則》有關建設項目檔案管理要求，理順項目建設各階段資料收集單位職責，并收集整理相應的檔案資料。建設單位項目部及相關管理部門負責收集歸檔項目立項、可研、設計、施工圖、項目管理性文件、涉外文件、招投標、合同、物資采購、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、安全設施、水土保持、完工交接、生產技術準備、試生產、工程預驗收、竣工驗收、竣工決算審計、竣工報告書、單項總結、質量監督報告、竣工驗收鑒定書等資料，并包括相關資料電子版本（只讀光盤）；各單位及部門應對其移交資料的完整性和準確性負責。通過直線責任，屬地管理的方式將責任落實到位，確保文件歸檔環節暢通[1]。

3 檔案質量過程控制是建設項目檔案管理的關鍵

3.1 過程控制為項目檔案的完整性奠定了基礎。項目檔案人員在對所有技術資料接收、分發的同時，保存一套作為對竣工資料完整性核實的記錄，整個項目建設過程中設計圖紙發生設計變更、版本升級等檔案人員均有記錄。同時，檔案人員定期參加項目領導主持的施工、監理等例會，及時掌握設計、施工等信息，根據建設進度，把好資料形成、編制、歸檔等工序質量關，為實施過程監控創造條件，使檔案的完整性得到充分的保障。

3.2 竣工文件編制過程的檢查可提高檔案內在質量。重慶天然氣凈化總廠檔案部門抽三人負責對竣工文件的編制單位進行指導和過程檢查，為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。對過程檢查中發現的問題，如原件未歸檔、圓珠筆書寫、漏簽字，竣工圖劃改、圈改，以及卷內文件排列等問題要求立即整改，同時，對案卷題名準確性、簽署責任人等方面也作了具體的規定，通過過程質量的檢查，盡量將發現的問題提前整改，為建設項目內在質量把關。

3.3 項目竣工圖的編制要求?？⒐D是竣工文件的重要組成部分，施工單位在項目竣工后必須按檔案管理要求用最終版的施工圖編制竣工圖。

3.3.1 竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，做到與設計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.3.2 施工圖沒有變更的，在原施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.3 凡施工中有部分變更的，可在原施工圖進行修改，并在修改部位或圖紙空白處加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋簽署“竣工圖章”。

3.3.4 凡結構形式、工藝、平面布置改變，以及其他重大改變及圖面變更面積超過35%的，不宜在施工圖上修改、補充，應重新繪制竣工圖。重新繪圖并按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.5 文字、數字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。

3.3.6 有關施工技術要求或材料明細表等文字有更改的，應在修改變更處杠改，當變更內容較多時，可采用注記說明的辦法。

3.3.7 已做了修改的設計變更單應加蓋“已執行章”，并注明修改圖紙的出處，簽署姓名、日期、參見頁號（指被修改的圖紙案卷的頁號），做到原圖與設計變更單互標注與參見[2]。

4 高質量的竣工資料是建設項目檔案質量控制的最終體現

4.1 檔案自檢工作強化了參建單位質量控制的責任。建設項目檔案自檢是檔案專項驗收的前提，責任主要落在監理和建設單位管理部門，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能部門負責對項目前期文件、竣工文件的完整性、準確性檢查，設計單位配合檢查，使檔案自檢工作責任落實到位。自檢發現的問題必須及時整改，由建設單位職能部門和監理單位共同把好建設項目檔案質量控制關。

4.2 項目檔案專項驗收體現了檔案管理在項目管理中的重要地位。按《中國石油天然氣集團公司建設項目檔案管理規定》的要求，項目檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收的竣工文件應按照GB/T 11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》歸檔；國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合頒布的《重大建設項目檔案驗收辦法》則明確規定“項目檔案驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收”，檔案專項驗收是檢查檔案管理是否與建設項目同步，確保項目檔案的完整性、準確性、安全性的最有效的手段。項目檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案管理工作，更是從側面檢驗企業各項基礎管理是否扎實，項目管理是否規范。由于前期工作扎實，資料收集全面，本工程共整理歸檔匯編竣工檔案2004冊，隨機設備資料520冊，工程圖片38冊，電子光盤25張。驗收組專家在聽取匯報的基礎上采取查、看、議的方式，現場查驗了該項目的檔案，認為檔案收集齊全、完整；歸檔率、完整率、精確率都高于檔案管理要求，所有應該收集的原件均已收入檔案中，該工程的檔案工作得到了專家的一致好評[3]。

由于該項目檔案工作有超前意識，并運用了檔案管理的多載體形式管理，圖像、音像資料齊全；項目檔案資料齊全、完整、準確為項目順利通過驗收提供了有力的保證。目前，中石油萬州凈化廠工程已獲得中國石油天然氣集團公司建設項目金獎，并推薦參加國家優質工程的評審。2012年8月7日，中石油萬州凈化廠工程接受了國家優質工程現場復查。

參考文獻：

[1]中國石油天然氣股份有限公司勘探與生產分公司.中國石油天然氣股份公司油氣田地面建設工程（項目）竣工驗收手冊（2010年修訂版）.

[2]中國石油天然氣集團公司.建設項目文件整理與歸檔操作指南（2011年試行）.

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關鍵詞：商業；檔案寄存；規范管理

商業性檔案寄存行業是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務而獲取贏利的企業。近年來，這個行業發展很快，在我國檔案管理尤其是企業檔案管理中發揮了一定的作用。但回觀其現狀，也出現了一些不協調的現象。如，作為一項檔案保管的特殊行業，還沒有納入當地檔案行政管理部門的管理視野之內，還沒有一套行之有效的創辦規范，還沒有建立行業協會，等等。本文試就通過對其現狀的分析，對商業性檔案寄存行業如何依法規范管理提出一些粗淺的設想。

1 商業性檔案寄存行業的產生

1.1 我國檔案工作實際情況的需要。隨著改革不斷深化，市場經濟逐步建立，經濟成分由單一性向多元化發展。一些國有企業在改制、聯合、兼并、破產過程中，企業檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現隨意銷毀的現象；很多外資企業、私營和民營企業不愿意在企業內部投入較多的人、財、物力，設置專門的檔案保管部門或專職人員；一些企業即使設立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現象也時有發生。

事實上，隨著檔案信息數量的爆炸式增長以及政府機構改革和企業降低成本的需要，對于一些每年都會產生大量業務類憑證的企業來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經難以適應企業發展的需要。

1.2 國外商業性檔案寄存理念的影響。國外商業性檔案寄存行業的名稱多為商業性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經歷了半個多世紀的發展，在歐美等發達國家，現在已經成為一個比較成熟的文件管理機構。進入20世紀80年代后，商業性文件中心在數量、規模和技術水平上更是得到了迅猛發展，出現了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數千家檔案數據管理機構。同時，這種促進和提升我國檔案信息領域服務外包的理念對我國檔案工作發展實際的需要也產生了影響。

1.3 外資商業性檔案寄存企業的登陸。上世紀90年代末期，一些跨國跨地區檔案管理機構，由于看好中國內地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設立經營機構，拓展業務。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業管理的理念帶入中國的公司，于上世紀90年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。

但是，由于受到國情、理念和我國有關檔案管理的法律、法規的影響，他們在拓展內資機構市場時，會遇到諸多困難，在短期內很難占據國內市場的主導地位。

1.4 內資商業性檔案寄存企業的興起。據查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司于1993年建立。

從上海地區來看，內資的檔案寄存企業集中于2009年前后建立，目前已經發展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經發展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經發展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫院等40多家。

2 我國商業性檔案寄存服務行業的現狀

2.1 商業性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據《檔案法》第十六條的規定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務。這種形式雖然有設施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境，但由于國家綜合檔案館依據《檔案法》第八條的規定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業、破產企業、社會團體的檔案寄存提供有償服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。

于是，我國內資的商業性檔案寄存服務行業就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。

2.2 商業性檔案寄存行業的特點

2.2.1 運作機制靈活。由于是商業性檔案寄存企業，所以只要在不違背相關法律、法規的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業自身管理和寄存業務運作兩個方面來調動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環境。

2.2.2 服務對象面廣?？梢詾楦鞣N所有制、各種規模、各種業務類型的機構提供服務。從機構來看，除國家檔案部門接收的黨政機關、事業單位以外，破產企業、國有企業、外資企業、民營和私營企業等都可以納入其服務的范疇。當然，主要還是醫療保健行業、法律行業、金融服務業等在主要業務中會產生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經達到每年產生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.2.3 服務內容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業性檔案寄存企業的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。其次，從檔案內容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據的這部分憑證。最后，從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數字化、檔案和數據信息的安全銷毀等。

2.2.4 服務措施到位。商業性檔案寄存企業為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優質服務。為了最大限度為客戶節約成本，最大化為客戶調閱提供便捷，往往會自主研發一系列配套軟件，只要是在該企業接收范圍內的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網絡的方式與企業聯系，客戶足不出戶即可調閱檔案。

2.2.5 服務結果雙贏。企業自身通過提供服務獲取利潤和發展壯大；服務對象可以節約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業工作。

3 商業性檔案寄存行業的發展趨勢分析

3.1 需要節約檔案保管成本的客戶源充足。從目前商業性檔案寄存行業明確的主要服務對象來看，潛在客戶面廣量大。分析產生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據。二是企業信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經不再適宜。四是原始憑證由專門機構集中保存安全可靠，客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。

3.2 隨著商業性檔案寄存行業的發展，客戶必將大為拓展。隨著實踐的發展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業性檔案寄存企業在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發，從而不斷進入正式客戶的行列。

4 商業性檔案寄存行業的規范管理

4.1 納入本地區檔案行政管理部門的監督與指導。商業性檔案寄存行業在我國正處于起步階段，無論在規模和數量上，將會得到迅速發展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業，應當依據《檔案法》第六條和第二十四條的規定，正視其存在和發展，因勢利導，對其進行有效監管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業性檔案寄存行業的健康、科學發展。具體可從以下幾個方面入手：

4.1.1 要納入企業所在地行政區域檔案事業管理體系。既然社會上還有大量的業務檔案需要由檔案寄存企業來進行寄存服務，那么，檔案行政管理部門就要正視商業性檔案寄存服務企業的存在和發展，要將其作為本行政區域檔案事業的一個有機組成部分給予規范，納入本行政區域檔案事業管理體系之中。

4.1.2 對商業性檔案寄存企業實行全程監管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規范適合我國國情需要的商業性檔案寄存行業的運行機制和業務標準。具體可通過四個環節來實行：

一是在企業設立時的把關。檔案行政管理部門要依據檔案保管的基本要求和企業開展寄存服務的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關。企業對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執法檢查。將商業性檔案寄存企業納入執法檢查的范圍，檢查合格者頒發“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業運行過程中要給予專門業務的指導和監管。四是接受客戶有關檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業中產生的有關問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規的條文，勢必需要有當地的檔案行政管理部門出面給予依法解決。

4.1.3 指導商業性檔案寄存企業組建行業協會。行業協會是經依法批準成立，由同一行業經濟組織及相關單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業與政府之間的橋梁和紐帶。行業協會對一個行業的健康發展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業性檔案寄存領域的行業協會，為商業性檔案寄存企業搭建服務平臺，營造公平的競爭環境，制定行業規范，降低運作成本，這對于行業內成員提升管理水平、創新技術和提高人員素質，乃至商業性檔案寄存行業的合法、科學發展都有十分積極的意義。

4.2 符合科學規范的檔案保管硬件

4.2.1 符合檔案保管的一般要求。

4.2.1.1 檔案庫房：包括選址、建筑質量等。選址應符合《檔案館建筑設計規范》關于選址的要求；建筑質量則要達到《檔案館建設標準》的相應要求。

4.2.1.2 安全保管設施：安全是商業性檔案寄存企業強調的首要經營理念，也是其立身之本。安全保管設施包括消防（包括社會的和本企業的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎設施配置時，盡量采取專業各系統設備“一步到位”的配置方法，圍護結構應滿足 “八防”的要求。

要配置全系統聯動的消防系統，實現火災自動報警和全系統消防聯動；配置先進的攝像監控系統、紅外報警系統、巡更系統相組合的安全保衛設施；設置門禁、報警、監視監控等安防系統。

以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應的寄存費用。

4.2.2 專業工作人員。一是具有管理專業素質的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規和檔案專業知識的培訓，以利于檔案保管業務的開展。二是具有檔案管理專業知識的業務人才。具體設置比例可以由當地檔案行政管理部門根據實際確定。專業知識的業務人才要通過檔案專業的系統培訓，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業人才。這類人才均需要經過相關部門組織的專業培訓，并取得上崗證。

4.3 符合法律規范的運作機制

4.3.1 建立一套完整、規范的規章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環節都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業性檔案寄存企業的生存之基，保密工作做得好壞，既關系到客戶的切身利益，也關系到企業的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業商業機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現半點差錯。要嚴格遵守不經所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務原則。

4.3.2 明確收費標準。服務收費標準，是商業性檔案寄存企業向客戶收取檔案管理費用的依據。在檔案寄存服務中，對不同的客戶對象、不同的寄存內容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關部門關于服務行業收費的有關規定和合理的價格，避免惡性競爭。

服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內在特征，主要是根據檔案的來源和內容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、復制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經過允許的銷毀等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據庫房面積所需的費用。