電子檔案管理模式精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理模式范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

一、電子檔案管理存在的問題

信息的發展，使得“無紙化”管理進入辦公室檔案管理的階段。傳統的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點。所以，對電子檔案的管理存在以下幾個問題。

（一）電子檔案的歸檔問題

電子檔案的歸檔主要的第一手資料來源于紙質文件，每一份的紙質文件都來自于各個辦公部門。而辦公自動化系統在設計時，并沒有檔案工作者的參與，而是有各個部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問題的考慮并不全面等一系列的問題。

（二）紙質文檔跟電子文檔分離

很多企業在對電子檔案的管理中，認為電子檔案可以完全替代紙質檔案，所以忽略了紙質檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個部門錄入管理系統，紙質檔案就不再保留，這給以后信息的核對帶來了很大的問題。如果管理系統出現問題，不能及時備份，那么，信息將會永久流失。

（三）電子檔案存儲載體不安全[6]

現在的企業很多的電子檔案直接存儲在硬盤上，存取的方式十分簡單，沒有備份，沒有加密，對硬盤的保存也沒有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲成本低，方式簡便，但是如果系統一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。

二、基于數據庫的電子檔案管理模式

針對上面對現在企業電子檔案管理存在的問題的分析，結合數據庫存儲的強大優勢，提出基于數據庫的電子檔案管理模式。

各部門將紙質文件一一歸檔，錄入各部門的分數據庫中。各分數據庫及時對數據庫中的文檔進行備份，并適時的更新，這些備份和更新也會同步到中心數據庫中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲更加安全可靠。

三、基于數據庫的電子檔案管理模式流程

根據第二小節提出的基于數據庫的電子檔案管理模式框架，結合企業文檔管理的實際，對電子檔案管理的流程進行詳細的介紹。

（一）文檔錄入

文檔的錄入工作主要來自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質量、準確性和完整性。

（二）權限設置

權限的設置并沒有的流程圖中展示出來。對于文檔的管理，權限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權限的約束，來防止不同部門對數據的更改，導致數據失去其原有的真實性。

（三）信息提取

信息提取主要對文檔的數據進行有效的分析，提取對不同部門有效的信息。例如對于銷售部門的數據，相關的銷售明細等文檔就十分重要，這些數據的提取能夠減少相關人員的工作，比較直觀，正確。

（四）信息規范和備份

信息規范主要是在文檔的錄入等操作時需要建立一系列的規范標準，從而對不同的電子文檔進行標準化的管理，減少電子文檔因為格式等問題在存儲在數據庫中的損失。備份是在數據庫存儲的時時刻刻都存在的一項重要的任務。及時定期的備份，能夠在突發事件的發生時，進行及時的反應，降低電子文檔的損失。

篇(2)

電子信息化管理模式的特點是在計算機及其相關軟件技術的發展之下產生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機以及相關現代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發、查閱都必須以機讀形式存在。往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴謹科學的模式。電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等問題。

二、電子信息化管理模式在煤炭行業

檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。

一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。

二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。

三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。

四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。

三、電子信息化管理模式在煤炭行業

檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。

一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。

二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。

三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。

四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。

五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。

六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。

四、結語

篇(3)

一、高校檔案管理現狀

根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點：第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。

以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。

隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。

如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：

首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。

其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。

再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。

最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。

所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。

數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。

現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率;在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力;在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學?；蛘邔W生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性

電子檔案信息化管理需要員工具備專業的操作技能和嚴謹的操作水平，學校管理人員要跟上時代的步伐，對于電子檔案信息的管理要做好保密工作，要具有敏銳的嗅覺，要做好防范危機的意識，因此要提高資料管理人員的工作能力，還要加強工作人員對出現的問題和危機冷靜處理的能力。隨著時代的不斷進步，資料不斷更新的速度越來越快，管理人員不能夠與外部脫軌，要嚴格把關資料的時效性、完整性、準確性，這樣才能提高學校的數字化管理水平。

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【關鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優點；缺陷；規避措施

一、學校學生電子學籍檔案管理的優點

首先，傳統的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統計、存儲等，而這些環節的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統計以及查閱等環節，從而實現學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩定性高、受外界環境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質學籍檔案的存儲。因為紙質學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數量越來越龐大，就業競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發揮著非常重要的作用。但是根據具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數據錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數據不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數據的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規范自己的操作、增強自身的職業道德素質來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數據丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新換代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發送，而嚴格加密才用于學籍內容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權限。這也是規避風險的措施之一。

最后，管理人員應該加強學校學生學籍管理系統的構建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統應該采用目前流行的客戶機服務器和Web服務器等方式來優化系統的構建，以此保證系統的實用性、穩定性和可兼容性，同時通過設立高效的通信機制彩曾強系統的安全險，只有這樣，才能從系統本身優化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應該實行學生電子學籍檔案與紙質學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。

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【關鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護

1文書紙質檔案與電子檔案的特點

1.1紙質檔案具有穩定性

紙質檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質檔案。紙質檔案有兩個特點，分別是穩定性以及安全性，紙質檔案的穩定性來源于紙張、顏料、染料的穩定性，而紙質檔案的安全性則來源于紙質檔案上的字跡，眾所周知，每一個人的字跡都是有所區別的，所以紙質檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質檔案卻有一個特別顯著的缺點——不易保存，紙質檔案的保存會受到保存地點、保存環境的影響，大量的紙質檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護費用，而且紙質檔案在查閱、搬移等過程中或多或少都會有所損傷，除此之外，紙質檔案還會害怕潮濕、火災、水災等不可控制的災害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數據以及實際情況的記錄。

1.2電子檔案的存儲具有多樣性

電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術發展的大趨勢。電子檔案和紙質檔案的最大區別就在于，電子檔案雖然存儲的數據內容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動硬盤等存儲設備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統的紙質檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內容，讓文書檔案變得更具體、更準確。除此之外，電子檔案還可以進行異地共享，檔案的使用不會受到地區、時間的影像，只要有網絡就可以隨時查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風險。隨著社會的發展，檔案的數量越來閱讀，傳統的紙質檔案的管理太過于繁瑣。紙質檔案在進行查詢時，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過先進的互聯網進行管理。將檔案數據輸入進網絡，檔案在網上進行管理，極大地促進了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。

2加強文書檔案管理信息化建設利用率

2.1文書檔案信息化機制的建立

電子檔案管理應該建立健全的管理機制，首先檔案源數據的收集必須精確，檔案數據的復制、備份、保存等必須保證和源數據相一致。除此之外，還應該盡量把圖像類的數據資料轉換成文字數據資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據國家規定來統一設計，并創建相應的電子檔案管理機制。此外，電子檔案管理工作人員的責任劃分也應該依照國家的相關規定來執行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規范和準確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯的幾率。

2.2文書檔案信息化水平的加強

在地震局的防震減災工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現有的防震減災文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對紙質檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現，文書檔案管理工作人員必須及時提升自身的技術水平，最大程度的滿足其工作需求。用現代化的檔案管理模式來服務于當前的防震減災事業。電子檔案管理模式是社會信息化發展的必然趨勢。所以必須改變傳統的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數字化、現代化、數據化的方向去發展，各個部門之間也應該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進防震減災文書檔案管理工作的順利進行。

3加強文書檔案信息化管理的安全保護

3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質

提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內容，工作人員不但要具備過硬的技術水平，還必須具備一定的綜合素養。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時收集、整理檔案資料的意識，查閱完檔案必須及時歸還原處，定期維護、檢查檔案是否有缺損。與此同時，還應該定期給檔案管理的工作人員安排培訓和學習的機會，讓他們多學習，努力提升自己的技術水平和能力。還要有足夠的職業素養，在管理的過程中，認真負責每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。

3.2強化文書檔案信息化管理的安全防范

提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創建一個文書檔案管理的內部平臺，用此來監督和管理局內重要的文書檔案；二，進行電子文書檔案的備份和容災，當電子文書檔案受到損壞的時候，及時的采取補救措施，把損壞的檔案及時的修補和還原，讓文書檔案可以盡量恢復正常。

4結語

隨著防震減災事業的不斷發展，傳統紙質檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來。防震減災工作不可能局限于一個地區，所以文書檔案的使用情況也會越來越頻繁。所以，如何創建出一種高效、科學的文書檔案管理方式是目前防震減災機構亟待解決的難題。電子檔案的出現不但滿足了目前防震減災事業的發展需求，還提高了防震減災文書檔案的使用效率，可以為地震局相關的領導提供可靠的判斷依據。文書檔案的信息化發展是社會發展的大趨勢，它可以提高防震減災工作的準確性，讓防震減災工作中的文書檔案管理工作變得更科學、更合理、更準確。

參考文獻

[1]張雪.事業單位文書檔案信息化建設分析[J].蘭臺內外,2019(18):25-26.

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關鍵詞：文書檔案；科學化管理；文檔一體化

引言

檔案是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。隨著科學技術的進步發展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現代化呈現出的新發展趨向，具有較有價值的參考意義。

1 科學化管理的措施

1.1 文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離由于作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，或者出現文書檔案管理程序過于復雜出現，甚至出現難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學化管理帶來嶄新的發展空間，將使得文書檔案管理進行一個更加科學，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實施必須依賴于規范化的公文處理，即從文書處理工作開始實行規范化。通過對文書檔案實行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經過規范化的前處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而充分發揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計算機的文書檔案管理

隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理?；谟嬎銠C的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。再且，基于計算機的文書檔案處理，使紙質的文書檔案轉變成電子版的文獻信息，加上網絡技術應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，這些都是傳統管理方式所無法能及的。同時對文檔進行計算機化處理也是解決文檔分離，實現文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄．動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用．同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人．數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

1.2.2 電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業道德修養

文書檔案工作由于其工作特點以及環境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應要有高尚的職業道德修養，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。

2.2 擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

3 結語

新穎的管理模式、先進的計算機技術等自然而然地成為文書檔案科學化管理的重點。正是基于這點，本文提出了文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等是實現文書檔案科學化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學化的管理模式，對文書檔案的管理工作具有較高的參考價值。

參考文獻

篇(7)

對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領先于我國，信息化程度建設尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領域領先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發展需求的法律法規來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關電子檔案管理的相關法律法規適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權和參與權；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統”進行概念界定，授權各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設進行規劃引導，以撥款推行“電子政務計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關法律法規盡管已經逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現目前頒布的一系列法律法規（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯網電子公告服務管理規定》、《金融機構信息計算機信息安全保護工作暫行規定》等）主要側重于對互聯網信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設管理未有具體的法律法規保障，對電子檔案的憑證依據作用沒有明確的法律規范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統一的立法指導之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權力機關立法的現象產生，直接導致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導立法工作的展開。

二、理念指導：未能形成獨具特色的管理理念

電子檔案建設與管理本身是一項耗資巨大、工程復雜的大工程，要做到電子檔案與紙質檔案的整合管理，以二者的優化結合的管理理念來指導管理工作，從而確保檔案信息之間的優化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質檔案兩者的精華，實現安全的檔案屬性轉化，推動檔案管理的現代化進程，推動檔案建設信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現階段所采用的電子檔案管理理念已經無法適應于快速發展的電子檔案建設管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設上亟需革新。

1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設效率和管理效率的科學管理理念，要求在建設初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發生。

2.加強檔案控制在檔案建設時就要對電子檔案進行分類規范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運行漏洞：管理模式上的弊端