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合同管理是企業法治化運行的基礎。市場經濟是法治經濟。市場經濟要求企業管理的運作必須堅持法治化的方向。企業法治化運行最基礎、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業成立、發展、壯大等各個縱向過程,合同管理遍布于企業采購、銷售、運輸、勞動用工、技術管理等各個橫向層面。優秀的合同管理模式可以充分發揮合同管理合法性、預測性、規范性的特點,為企業提供業務性和法治性完美結合的合同,為企業提供市場現實性與前瞻性完美結合的合同,進而將合同管理與企業愿景完美結合,避免在合同決策、合同執行中的盲目性和隨意性,最大限度地為企業避免因主觀因素造成的失誤和風險。反之,一個企業做得再好、再強,如果沒有一個優秀的企業合同管理模式也不會走得更遠,一個不經意間的合同風險可能會使企業多年的努力與積累瞬間崩塌。企業合同管理核心的工作就是做好符合現代企業要求的合同管理制度建設。合同管理制度是指企業為實現合同目的,結合本單位實際情況,依照合同法等有關法律法規,對本單位的合同相關人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止、糾紛解決以及審查、監督、控制等一系列行為規范和標準的總稱。制度建設是一個制定制度、執行制度并在實踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點的動態過程。企業要想做好合同管理工作,首先應有一個科學的、好的制度,這是做好制度建設的第一步,做到“有法可依”。當然制度沒有“最好”,只有“更好”,制度不是寫在紙上,發個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業合同管理目標、符合企業實際但又要對企業合同管理適度超前引導,是一個循序漸進的動態的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現代企業的發展,如果過度超前則在執行中遇到阻力過大,同樣不利于合同管理制度建設。因此,一個優秀的合同管理制度對合同管理至關重要。
二、構建合同管理制度框架存在的幾個誤區
1.對合同管理的系統性認識不到位,將合同管理的各個環節人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。
2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位,簡單地照搬法律條文,合同制度空洞無物。
3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理,沒有使合同的經濟效益得到充分體現。
4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則,制定了一個過度超前的合同管理制度,在執行中遇到困難。
三、構建符合現代企業要求的合同管理制度框架
注重合同管理制度框架的頂層設計可以有效提升合同管理制度建設的水平,促進合同管理的整體有序推進,起到綱舉目張的作用。設計符合現代企業要求的合同管理制度框架應當符合合法性、前瞻性、統一性、預防性、可操作性和開放性的原則。
1.合同管理機構的設置。
企業合同管理機構的設置理論界通常分為合同業務部門、合同審核部門、合同批準機構、發文歸檔機構等。不少企業在實際中分為合同業務部門、合同管理部門、合同批準機構等。筆者認為后一觀點更準確。企業的每一個有對外職能的部門都可能是合同業務部門,是企業特定標的合同管理的基礎部門。合同業務部門是專業性的部門,不是綜合性的部門。合同批準機構的設置可以根據企業的不同規模、企業決策層的授權情況設置不同的審批環節,并且動態調整。合同管理部門(合同審核部門)在合同管理的流程中是最重要、最關鍵、工作壓力最大的一個環節,企業對該部門的設置是合同管理機構設置最重要的基礎工作。合同管理部門(合同審核部門)在合同運行環節中主要職能是對合同業務部門在合同運行中的形式、內容和程序的合法合規性進行審查,并發揮管理職能,也就是對合同運行情況進行計劃、組織、領導、控制。因此,合同管理部門(合同審核部門)是一個綜合性的管理部門,應當能有效協調合同招標、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環節。實踐中不能以“權力崗位分段設崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發揮。
2.授權管理。
授權委托是合同簽訂履行的前提,加強授權管理可以有效防范企業合同管理中的風險。表見制度也對企業的授權管理提出了更高的要求。首先,大型的企業集團應當通過年度經營授權的形式加強對下屬分公司對外經營的管理,將分公司的日常對外經營業務納入規范管理和正常軌道,非日常經營業務納入單項授權管理。其次,對合同人的授權堅持權責相適應的原則,讓實踐中真正負責合同運行的人員直接簽訂合同。實踐中存在為控制人數量代簽合同的情況,也存在為控制人數量部門領導直接簽訂合同的情況,這都有很大的弊病。單位及部門領導應當通過審核去控制合同而不應當直接參與到合同簽訂過程中。最后,企業應當加強對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經濟的誠信、便捷交易相適應,同時也給企業合同管理帶來風險。企業應當通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認本企業對授權管理行為的控制,管控企業授權風險。
3.流程管理。
建立符合法治理念和企業制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉換到行動層面的產物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點,其實質就是責任與權利相統一的法治理念的具體表現,同時可以控制領導層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優秀的、科學的、體現法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系,而不僅僅是合同審核流程。有的企業在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外,容易導致合同在審核之前已經在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運行流程中可能存在的問題,應當在合同運行流程中發揮重要作用。流程的設計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡,營造對合同運行行為相對的“體外監督”,減少“體內監督”。需要強調的一點是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監督制約的意義。
4.標準文本管理。
標準化文本是指企業對出現頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內容而多次使用的合同文本。標準合同文本的使用簡化了合同的訂立過程,也簡化了合同的審核過程,提高了合同流轉的節奏與效率。標準合同文本的推行通常是在企業合同管理發展的中級階段,合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先,企業在推行標準化合同文本的過程中要統一規劃,使標準文本體系盡可能完整,盡可能覆蓋企業經常易,達到制定標準合同文本的目的。其次,標準合同文本要考慮到交易的復雜性和多變性,可以考慮對標準合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應不同的商務需要。最后,標準合同文本要有一個動態的修訂過程,要向文本進一步細分,條款相對公平,制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。
5.合同管理信息化。
隨著企業規?;洜I的發展,企業總部、部門、分支機構之間空間分離現象日漸增多,與企業精細化管理要求的矛盾日漸突出。傳統的手工管理方法耗時費力。企業合同管理信息化可以實現合同信息的快速提取和科學高效管理,節約管理成本,創造經濟效益,使合同管理的作用變得更加直接。企業合同管理信息化建設過程中,合同管理人員要發揮主導作用,系統性地提出合同管理需求,科學合理地設置合同管理權限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務的,合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發揮提示預警的功能,充分利用合同信息為企業領導層決策提供依據,提升合同管理在企業中的地位。
四、結論
【關鍵詞】合同管理;信息系統;質量;效率
加強和規范合同管理,對企業規范交易行為,防范交易風險,控制運營成本,提升管理水平,具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區煉化產能“龍頭”,市場交易大幅上升,合同主體復雜,類別繁雜、數量及金額大、管理層級多,經營過程中存在著大量風險,原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應企業發展的新形勢和新要求。為此,中國石化積極探索實施合同管理信息系統,取得了顯著成效。
一、突出合同綜合管理,建立“統一管理、分級負責、分專業審查”的管理體制
按照集中歸口管理,多專業一體化運作的思路,明確企管法規部門為合同綜合管理部門,提高對合同運行的控制力,初步建立起以適度集權、有效授權、規范操控為特征的合同管理體制。
(一)實行“三個統一”的集中管理
統一制度:武漢石化制定了統一合同管理辦法,嚴格實行領導一支筆簽約制度、公司領導審批制度和依據合同付款制度,形成了可操作性強的管理制度體系。統一分工:公司明確規定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監督管理,合同專業管理部門負責各自主管范圍內的技術審查,合同經濟管理部門負責經濟審查。統一平臺:以合同管理和財務結算系統為基礎,并把市場準入、招標等系統接入,作為合同運行平臺,使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規范有序進行。
(二)實行“三級負責”的授權管理
針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大,難以做到公司完全集中管理的實際情況,綜合合同種類。按照領導班子成員分工實行年度授權,對內控權限指引中的重點內容進行劃分,將合同審批審查權交權限領導。分級負責的授權管理,實現了不同業務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。
(三)實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術、經濟、法律審查,不得簽約未按規定進行三項審查的合同。技術審查主要審查合同相對人資質是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質量、驗收、履行期限等專業性條款;經濟審查主要審查計劃(預算)等簽約依據、價格、價款支付期限和方式等條款;法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規內容,各審查部門審核意見是否齊備并符合規定等內容。通過三項審查把關,有效防控了交易風險。
二、優化合同系統功能,實現合同管理與業務管理的有機融合
按照集團公司的統一部署,武漢石化穩步推進合同管理信息系統的運用,不斷完善和優化系統功能,實現了各類合同全面上線運行。
(一)完善系統功能設置,合同管理各個環節得到有效控制通過完善合同管理相應環節的流程設置,使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據審批功能,依據計、預算簽約;完善市場準入、招標審批功能,優選合格供應商;完善合同簽訂審批功能,規范有效簽訂合同;完善履行付款審批功能,財務部門依據合同系統付款審批單對外付款。實現從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結算全過程信息化、標準化封閉管理。
(二)推行系統集成對接,全面提升合同運行質量武漢石化全面推進合同系統與財務結算系統對接,通過系統間數據信息自動傳輸,使財務部門嚴格依據合同進行結算付款,有效提升了合同履行質量和效率。
(三)強化分析評價功能,發揮合同信息對經營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素,定期或不定期對系統信息數據進行橫、縱向的比對分析,實時掌握合同運行管理情況,及時發現合同簽訂、履行過程中存在的問題,并針對問題對合同管理制度流程進行優化完善。對于合同系統反映出的專業管理問題,及時向公司提出管理意見和建議,為公司經營決策提供依據,較好發揮了合同信息在經營管理中的服務和支持作用。
三、優化合同審查審批流程,提高合同運行質量和效率
武漢石化制定了年度合同轉委托授權書,明確了領導會簽審批的目標、原則和標準,通過優化流程、簡化環節、做到了既規范管理、又提高效率。
(一)審查必要性原則無實質審查內容的職能部門不再審查,采用招標選商的合同,在合同系統中上傳相關招投標資料;使用標準文本簽訂合同的,除變動條款審查外,其余條款不再重復審查;對關聯交易合同、內部合同、金額小風險小的合同,相應簡化審查內容。
(二)不重復審查原則,減少審查環節同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查;同一合同審查部門內容不交叉審查。
(三)高效及時原則,明確審查權限所有合同都必須經過財務、法律、計劃部門審查;審查會簽人員在2個工作日提出審批意見,對于超期審查人員在公司范圍內通報。
四、抓住合同管理關鍵環節,強化合同全過程控制
(一)嚴格選商管理,提高簽約主體資質能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度,實行統一管理、分類審查、分級負責的管理體制,規范選商審查程序,確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核,對出現質量、安全問題等重大違約行為時,及時與其終止合同關系,保障了交易安全。
(二)規范簽約管理,確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據滯后等管理行為做出相應調整,理順業務管理制度流程,合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作,制訂合同簽約計劃,督促和指導相關部門提前準備合同簽約資料,保證及時、規范簽訂合同。
(三)嚴格考核兌現,強化責任落實嚴格合同管理系統指標管理,嚴考核、硬兌現,對不完成指標的單位及合同經辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核,實行合同管理人員持證上崗制度,合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核,考核不合格的,取消其合同管理員資格。
經過多年來不懈努力,武漢石化合同管理水平顯著提升,法律管理取得明顯成效,有效地支持和保障了公司各項生產經營活動,在交易額和合同數量大幅增加的情況下,合同管理質量和效率都有較大提高,從而推動企業管理水平不斷提升,為武漢石化戰略發展提供了基礎保障。
參考文獻:
關鍵詞:信息化;合同管理;管理優化
合同管理是企業風險防范的一項重要的手段,體現更多的就是管理方面的要求,在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎上,積極探索合同管理的信息化模式,將信息技術適時的應用到合同管理系統中,實現合同申報、審查、簽訂、結算和歸檔查詢等各項業務的有機整合。使企業合同管理工作能夠達到質的飛躍,邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業謀求發展的必然選擇:數字技術以及網絡信息技術的不斷創新和應用,推動了全國乃至世界范圍內的生產方式、生活方式以及思維方式的轉變。而傳統產業要進行技術改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現,推動經濟的結構優化調整,從而提升企業管理的現代化,降低能耗、提高效率,減少成本,增強企業的市場競爭力,因此,合同信息化管理是企業轉變發展方式、謀求發展的必然結果,同時也是提升企業管理水平的重要舉措。以信息化促進工業化的進程和發展是時展的必然要求,也是不可阻擋的趨勢,同時運用信息化手段進行合同管理是法務人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段,是傳統企業尋求發展的必然選擇。
二、如何實現合同信息化管理
1.健全企業法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發,特別是發生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故,通過這一事件的慘痛教訓使得企業也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題,其他企業也以此為鑒,積極尋求提升企業合同管理水平的有效措施和辦法,從而健全企業內部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態監管,健全和完善合同管理制度,強化企業的風險防范意識,使合同管理邁上一個規范化、網絡化、流程化的嶄新臺階。健全企業合同管理體制,按照“統一授權、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設定職能,責任落實,公司內部各部門間協調配合,形成一個上下成線、縱橫成網的管理體系,將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業內部合同管理要求
大多數企業長期以來一直采用的都是紙質合同,而合同生效往往需要各相關職能部門的審批,而一般涉及到的單位一般分布分散,一旦合同中出現需要修改和更正的問題,就不可避免的需要經辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批,使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間,嚴重影響工作的效率和進度,有時可能會造成貽誤商機,甚至造成經濟損失,而紙質合同的流轉過程無法追蹤、難以記錄,一旦出現問題責任無法界定清晰,因此,在合同管理工作中往往矛盾橫生,雖也時時溝通但也收效甚微,那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾,提高合同管理效率,降低成本,也成為當下企業關注的新課題,建設符合企業自身發展情況的一套合同管理系統。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行,在一定程度上促進了合同管理的標準化,比如:物資采購、工程設計、工程施工、運輸和設備維修保養等六大文本。為實現合同管理的信息化奠定了基礎,同時也加快了合同管理方式的轉型。合同管理流程的程序化,可以增加企業業務的透明度,減少不必要的人為因素的干擾,使各部門職能落實,積極參與到合同管理的工作當中,使合同管理的形式由以往的被動防范轉變為主動防范,實現風險控制,確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創建,可以方便使用人員快速的編寫合同或設置常用的一些合同示范文本,很大程度上減輕了經辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前,許多企業都對于合同管理的信息化高度重視,從實際出發,積極探索信息基礎設施的建設,從而建立健全的、規范和標準化的合同管理體系,進而提升企業管理水平。近幾年來,“科技興企”的理念逐漸深入人心,我國也大力的引進和應用先進的科技手段,加快我國信息化的建設步伐,為各企業提供有力的技術支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網絡,既提高了網絡資源的利用率同時也提升了網絡的傳輸速度,滿足了各公司對于無紙化辦公的需求,信息化支持下的合同管理,有效的推動了合同信息化管理的進程。此外,合同信息化的管理打破了地域和時間的限制,同時還可以利用信息系統中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉的進程,即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內網審批合同,大大地縮短了人員審批和等待的時間,提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優化合同管理流程和管理系統的功能
公司領導層應積極支持,各信息管理部門也應全力的配合,有針對性的了解國內信息化建設的現狀和水平,對現行單位進行資料調研和實地考察,結合企業內部自身的發展特點來規范合同管理流程,合同管理的主要目的就是能夠為企業提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環境,并能夠涵蓋合同管理的各環節的內容和職責。比如:轉授權功能就可以解決人員職位變動和人員調動、出差等授權權限變化的問題;合同歸檔、查詢功能可以設置有關人員在權限范圍內可以查閱的資料;合同統計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分,每個合同設定一個編號,方便統計和查找等等。
三、結語
綜上所述,信息化支持下的合同管理,創新了合同管理的模式,同時也解決了部門分散,點多面廣的問題,成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況,對于提高企業合同管理水平和工作效率具有重要的現實意義。
參考文獻:
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[2]魏維.淺談推行合同管理信息系統提高合同管理質量和效率[J].商情,2017(15):133.
關鍵詞:EPC模式;核電工程;合同管理;標準化
引言
核電工程的主體是一臺由核島、常規島和BOP組成的完整的核電廠機組,凝聚了核物理、機械、電氣、熱工、化學等專業學科,是復雜且技術密集的系統工程。核電項目EPC工程周期漫長、投資巨大,土建、安裝、設備采購、調試等工作量大、接口十分復雜。鑒于核電工程的復雜性和高風險性,國內外的核工程項目常采用EPC總承包的合同模式,即承包商對核電工程的設計、采購、施工、調試等全過程實施承包,并對工程的質量、安全、工期和費用全面負責。
1核電工程合同管理標準化的三個要素
1.1合同管理的標準化組織設計
圍繞著合同管理過程,核電項目總承包企業通常會建立以下幾個核心職能部門:合同立項/歸口管理部門:按照需求,對需要通過EPC分包合同來實現物項或服務采購的事項提出立項申請,并統一協調或管理公司內某類業務或資產的部門。該部門負責明確合同的技術、質量和進度的基本要求,進而負責編制或審核合同條款。實際工作中往往在合同管理的初始階段通過合同的評審、招標、評標和合同談判等環節,對合同工作的質量、進度與技術等進行總體把控,并在合同執行過程中進行歸口管理。合同商務部門:協調、組織合同管理流程各環節工作的部門,確保合同管理工作符合企業相關制度的規定。負責制定合同管理程序以適應核電項目管理的需要,協調上游部門對合同采購中的條款制定、評審、招標、合同談判等各個環節提供技術支持。進行合同的日常管理,執行合同條款,協調、處理合同執行過程中的支付、爭議、索賠等各項事宜。質量保證部門:通過對潛在承包商的資格審查、合同執行過程中的質保監察等活動來負責合同管理中的質量控制。進度/費用/技術支持部門:負責在合同形成階段和合同執行階段對涉及技術、質量、進度、費用等提供專業支持。審計部門:對核電工程項目相關活動實施內部審計和對項目運作進行監督的機構,對標準化合同管理的效益、合規性、經濟性負有監督責任。綜上,在標準化的核電項目合同管理中,各部門基于職能和合同事項這兩個維度,以矩陣式的架構進行運作。針對某個相對獨立的合同事項,由各個部門抽調人員,形成工作組并對相關合同事項進行處理,工作組隨著合同事項的完結而自行解散。通過這種矩陣式的合同管理組織架構,可以使各個部門可以同時承擔多個合同的管理工作的同時做到職能互補、充分配合。此外,工作組成員以集體智慧形成決策或意見,既滿足核電工程對合同管理效率的要求,也能最大限度降低誤判的可能。
1.2標準化合同管理程序體系
標準化合同管理程序體系的建立,是EPC承包商對從合同編制到執行過程中各個環節的合同管理工作制定標準流程并不斷實施完善的過程。建立并完善標準化的合同管理程序體系能夠解決核電工程合同管理中條款編制評審把關不嚴、合同管理低效、合同執行不力權責不明等可能出現的問題,從而維護企業的自身利益。合同管理程序體系應當涵蓋合同管理的各個方面,對合同的編制、評審、招評標、簽訂、執行、事項處理、支付、合同終止等階段所進行的各項工作進行標準化規范。由于企業在合同管理不同方面的特點,標準化體系可分為管理層和工作層兩個層次。管理層主要起到對合同簽約和履約各個環節進行管理的作用,工作層的標準主要承擔具體合同工作實施和形成各類合同標準文本的工作。由于核電工程EPC項目合同管理的復雜性,建議在合同管理標準化程序的建立過程中,針對不同程序采取強制性與推薦性相結合的辦法,確保管理規范性和嚴肅行的同時又增加管理彈性與靈活程度。
1.3合同管理責任劃分標準化
核電工程項目專業交叉、分工復雜,進而導致了EPC總承包商在進行合同管理時工作任務量大、涉及面廣、參與的部門和人員眾多。因此需要根據不同的管理職責和要求進行責任劃分,以滿足核電項目建設對合同管理“邏輯清晰、權責明確、規范高效”的要求。在具體實施責任劃分的過程中,將項目合同管理的各個階段的全部工作逐級分解,形成便于進行組織管理的單項工作,再確立分解后單項工作的責任部門。在確立單項工作及其責任部門后,對各個部門在每項工作中的職責進行分工,明確每項工作所對應的授權權限,同時規定每項工作的輸入、輸出文件。
1.4合同管理標準化的持續改進
由于EPC項目本身的復雜性,項目合同管理標準化建設與運作并非一蹴而就,合同管理標準是在統籌規劃、研究確立和持續改進中不斷建立并完善的。合同管理程序體系在實施過程中,可以采用經驗反饋、工作程序升版等多種方式不斷提高管理系的標準化程度。建立程序定期梳理與反饋的機制,對程序使用過程的反饋意見定期整理,對在實際工作中不適宜的工作程序及時進行修訂或增補,確保管理程序體系不斷優化。防止因工作程序的規范程度不夠而導致的偏差。同時,工作層還應針對不同類別合同的特點制定并不斷完善合同文本,確保標準合同文本的健壯性和適應性。
(一)缺乏嚴謹規范的合同監管流程。
歷史上一些工會企事業單位的文本合同在簽訂過程中存在一定程度的隨意性,有些單位的合同簽訂缺乏充分的市場論證,有的單位從自身小團體利益出發,忽略了工會的全局利益和工會資產的綜合效益。由于合同管理各自為政、缺少必要的監管和審批流程,造成合同管理無序,執行的效率較低,甚至有些不規范、不公平的合同被延續數年也無法更正。
(二)無法對合同實施有效動態管理。
傳統的紙質合同,主管工會只能通過備案的形式進行監控,容易造成疏漏,也無法實現動態監管。另外,由于采用手工管理,不同單位的數據格式也不統一,合同采集的及時性也有所欠缺,主管工會無法準確、及時、有效地進入監管狀態,對于領導的及時準確決策造成一定的影響。
(三)合同執行進度缺少有效監管。
歷史上由于工會企事業缺少系統規范的合同監管流程,合同的類別和參與人員多,合同履行進度的控制基本靠一對一的登記管理,極易造成管控脫節,也很難滿足單位發展需要,主管工會想要全局或全程了解合同情況時存在不同程度的不便或偏差,財務的收付款依據及進度也無法及時反饋到合同監管部門,增加了單位的財務風險。另外,傳統的合同管理缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警,不能準確地預測近期應出現的收支項目,不能幫助單位進行財務規劃,掌控現金流,不利于幫助企事業單位更好地進行資金運作。
二、推行工會企事業單位的合同信息化建設
基于傳統的合同管理存在的諸多不足,北京市總工會及其下屬企事業單位引進了NC綜合管理平臺,實現了合同管理的信息化。其能夠實現的合同管理功能主要包括:合同信息管理、合同會簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同進度管理、統計分析管理、客商管理、合同預警等。在具體的操作過程中合同管理信息化的優勢日益顯現:
(一)規范了合同審批流程,提高了工作效率。
NC綜合管理平臺可以根據具體業務設置規范化的合同審批流程,同時對于有特殊要求的合同審批能及時靈活的調整流程,實現標準化管理和個性化管理的有機結合。審批流程中能詳細記錄各個環節對合同文本提出的修改意見,便于合同提交單位對合同進行修改,更便于主管工會適時提出指導意見。通過NC綜合管理平臺進行合同網上會簽,不僅時效性強,而且對審批情況能夠實時跟蹤和督促。此外,除了單位內部的合同審批,對于需要提交上級單位審批的合同也可以直接通過信息系統在線審批,節約了人力物力以及時間成本,大大提高了工作效率。
(二)實現了合同的全面跟蹤和動態監管。
合同管理應是一個動態的進程,NC綜合管理平臺需要錄入合同的基本信息、合同變更信息以及相關附件等,采用集中的數據管理,可以有效地改變工會企事業單位合同信息分布比較散亂的現狀。合同管理信息化實現了以合同為主題的相關數據的存儲和關聯,同時,系統提供自定義字段功能,能夠為業務部門和監管部門提供方便高效的數據檢索功能,實現合同執行的全程跟蹤和動態監管,為企事業單位實現完整、規范的數據管理提供了一個良好的平臺支撐。此外,合同報表管理的靈活定義,也為管理部門的統計分析提供了強大的技術支持。
(三)健全了合同的預警機制。
NC綜合管理平臺的合同管理預警包括合同生效日期的預警與收付款預警。我們在信息化管理系統中,通過合同管理模塊與財務總賬相關聯的方式,健全了合同的收付款預警機制。也就是說對任何一份合同,在收付款到期日之前,系統會有自動提示,到期日后,對未如期履約的項目,系統會有預警,并提示及時進行干預和管控,相對于文本形式的合同管理方式而言,它具有很大的便捷、及時和督導優勢,預警平臺協助合同管理人員更輕松地應對日常管理事務,大大降低了合同執行的風險,實現了合同對業務的監督控制,保證了企事業單位經營目標的實現。
三、結束語
關鍵詞:企業合同管理;風險控制;對策
一、企業合同管理風險因素
(一)合同變更及履行
在企業合同管理過程中,基于生產經營等相關環節的需要,合同的變更不可避免。而在企業合同變更過程中若合同簽訂雙方沒有達成友好的協議,則會導致整體合同履行無法達到預期需求。如在收款單位變更時,若合同簽訂雙方沒有達成友好的協商則會影響補充協議的后續實施,進而影響企業的經營活動。
(二)合同簽訂質量驗收
在企業生產經營過程中,大多需進行相關生產資料的采購。在具體的生產資料采購過程中需依據相關標準,從技術指標、規格參數、使用說明等幾個方面進行嚴格辨別處理,同時需結合技術要求所制定的質量標準,確定質量技術指標及驗收標準,若在實際過程中沒有嚴格依據相關行業標準進行材料指標管理,則會導致后續合同的履行無法達到企業經營活動的要求。
(三)合同付款條款
在企業合同條款的制定、談判環節,需明確相關付款條件、付款期限、付款方式等的具體規定,若在合同中未明確約定支付條件、期限、方式等條款,則當出現一方預期違約時,企業就無法有效進行應收賬款的統計,則會損害合同另一方的利益,守約方即使通過訴訟或者仲裁途徑解決,占用的資源和時間成本對企業的生產經營造成很大的影響,給企業帶來經營、法律風險[1]。
二、合同管理在內控管理中的重要性
企業內部控制是以管理制度為基礎,以防范風險、有效監管為目的,通過建立過程控制體系、描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達由生產經營業務過程而形成的管理規范。主要分為內部控制理論、內部控制整體框架、內控控制結構等幾個層級。在具體的企業內部管理過程中可通過對整體發展規劃的控制管理及整體經營分析的預先評估,保障企業生產經營過程的順利進行。而合同管理是內控制度中重要的一個環節,其通過對企業內外部生產經營環境的變化進行有效分析,結合相關合同信息,為內部管理的優化提供有利的依據,便于整體企業內部管理模式的優化。
三、企業合同管理風險控制措施
(一)建立合同轉讓管理模式
為了避免合同變更導致的企業合同管理風險,可在合同變更環節建立合同簽訂雙方轉讓管理機制,即在合同變更的情況下簽訂相關合同條款的增減,以書面文件的形式代替口頭約定,降低合同遇糾紛舉證不能的出現概率,避免流程風險對企業管理過程中的信用、經濟等方面的不利影響。如在支付貨款環節,可依照以往合同約定的相關內容進行約定,若出現收款單位變更,可在合同簽訂雙方協調溝通的基礎上,對原合同的部分內容修訂,簽訂補充條款,并以合同簽訂雙方加蓋公章為生效要件,避免合同簽訂某一方變更通知不及時導致的合同履行不能。
(二)加大合同履行管理力度
在具體合同管理過程中,相關企業責任人員應加大合同履行過程的實時跟蹤力度,以便保障合同簽訂雙方合同的有效履行。在合同履行過程中合同簽訂某一方出現違約時,合同簽訂另一方面可依據《合同法》的相關規定,行使抗辯權。同時為了降低債務人資產不當降低而導致的債權人的權益損害,可依據《合同法》的相關規定,進行債務人責任財產維護機制的建立,從債權人代位權、債權人撤銷權兩個方面對債務人履行債務能力進行有效約束,保障合同債權的實現[2]。此外,在具體合同管理過程中,企業制定格式文本,在提高合同管理效率的同時,也可以在一定程度上降低企業合同管理風險,掌握合同管理的主動權力。在合同起草過程中企業可通過對合同簽訂對應方經營情況的分析,掌握對其有利的信息,并結合合同業務部門、法律部門等相關部門的協同配合,確定具體的合同格式文本。對于大額標的合同、合同條款復雜或者專業技術等方面的合同而言,企業應在進行文本審查的同時,組織內部法律人員、技術人員、財務人員對合同簽訂對應機構背景嚴格審查,或者聘請專業機構進行專業調查,出具調查分析報告。與此同時,企業應對內部合同管理人員的專業知識、法律知識進行定期更新培訓,促使合同管理人員的法律知識、相關業務知識結構不斷升級,保章合同后期管理的有效進行。
(三)完善合同全過程管理機制
合同全過程管理機制的完善,對于企業內控管理中合同管理整個流程風險的有效防控非常重要。首先在企業合同簽訂之初,企業應設定專門的合同管理人員對簽約主體風險進行全面管理,同時對合同簽訂對應機構的業務范圍、主體資格、履約能力、社會誠信履行情況等進行全面調查分析,在合同簽訂時對相關合同簽訂機構的營業執照、資質證書等相關復印資料進行仔細核對,并在相應復印文件上加蓋公章。同時企業可從合同簽訂對應機構的員工數量、注冊資本、財務報表、業績證明、榮譽證書等資料對相關企業的履約能力進行綜合分析,保障合同管理過程的有效運行。完善的合同管理規范主要包括法律法規、履行期限、合同標的、數量、結算、付款、違約責任、勞動糾紛管理等幾方面內容,同時在具體的合同文本制定環節應進行適當的排他性分析,即對合同簽訂過程中可能含有非法定專業詞匯、或者含義不明確的句子配置適當的說明文字,為合同糾紛的高效處理提供依據。最后依據《合同法》的相關規定,在保證合同原件完善的基礎上,應對雙方履約過程中的相關書面文件、合同簽訂履行各個環節的電子郵件數據、雙方傳真文件等進行備份、復印等有效儲存,并對后期合同執行情況進行跟蹤調查,為合同的全過程管理提供有力的保障。
四、總結
綜上所述,在企業合同管理過程中,合同變更、合同債權期限等各種經營風險的出現在一定程度上對合同管理的順利進行帶來不利的影響。因此在企業合同管理過程中,可根據相關風險因素不斷完善合同管理機制,從合同簽訂前的調查、合同簽訂中的談判、合同簽訂后的履約,相關資料證據的保全等各個方面,不斷提升自身合同管理水平,最大程度降低企業合同管理風險,為企業在市場經濟中的穩定發展提供保障。
關鍵詞:建筑類;漏洞;治理
中圖分類號:F715.4 文獻標識碼:A
建筑類企業隨著社會的發展,在市場經濟環境中異軍突起,并長期保持了蓬勃發展勢頭。大慶油田工程建設公司作為油田企業中建筑業務板塊的龍頭公司,每年承接大量建筑類業務,相應的也產生很多的交易行為和合同數量。其中以建設工程合同為主,主要包括建設工程主包合同、專業分包合同、勞務分包合同以及涉及到建設工程施工的材料買賣合同。
一、公司合同管理模式
按照上級公司管理原則,我公司著重健全與完善合同組織體系和合同管理體制(包括各成員單位),對合同選商、簽訂、履行等實行全過程規范化管理。公司設立合同管理委員會,由公司主要領導為主任,各專業主管領導為副主任,機關各相關職能部門負責人為成員的合同管理委員會,公司合同主管領導主持公司合同管理委員會日常工作;合同綜合管理部門,全面負責合同的管理和監督工作;各專業部門分別是對應專業合同的主管部門,負責本部門業務范圍內合同的訂立和管理工作,實行“誰主管,誰負責”的原則;公司所屬各單位是合同具體承辦主體。
二、合同管理做法
(一)實行例會制度,解決疑難事宜:公司實行合同及招投標例會制度,以便落實責任、明晰流程、信息同步、齊抓共管、快速推進,有效解決招標、合同管理中出現新問題、疑難問題、久拖未果事宜。
(二)強化協調溝通,保證信息暢通:一是進行基層走訪,現場解決疑難問題,想基層所想,急基層所急,使問題解決在萌芽中;二是加強與上級部門聯系,及時匯報需解決事宜,在短時間內得到解決;三是與網上審批人員溝通,以電話或短信的方式及時督促公司及油田公司領導對網上合同進行審批,減少因審批滯后,造成事后合同現象。
(三)嚴格準入審查,提高隊伍質量:對新準入的承包商,一是由預選單位按公司準入規定及流程,進行初審推薦;二是公司法規部門組織生產、質量、安全、紀檢人員對承包商評價,完善承包商準入手續及資料;三是報公司承包商準入委員會批準后,納入公司承包商名錄。
三、合同管理存在的問題
(一)業主原因導致事后合同問題:公司每年都會簽訂部分外部工程合同,在辦理工程總包合同的過程中,由于業主簽訂合同的流程繁瑣,待業主蓋章將總包合同返回公司時,已過開工日期,也包括國際項目的總包合同,如與中海油公司簽訂的總包合同,中標后業主先發放中標通知確認函,并注明開工時間,施工單位依據確認函開工后,雙方人員才對合同內容進行反復磋商,合同內容確定下來至少需數月時間,造成總包合同及相關的支出類合同成為事后合同。此類合同事后非主觀因素造成,施工單位無法控制。
(二)合同前置工作(審批)滯后問題:一是生產工序流程受制約。作為油田產能建設主體,公司沒有土建施工能力,只能將土建工程分包,按照先基礎后工藝施工要求,土建完成后,才能進入工藝程序,因產能工程計劃下達較晚,工期短,并為保證油田穩產,迫于建設單位壓力,在主包合同簽訂后即入場施工,違反基建程序。
二是分包合同談判耗時間。與分包單位商談合同結算方式、讓利標準或合同金額時,為維護公司利益,防止分包工程款超付等,承辦人員嚴格控制價款,而分包單位為維護自身利益,千方百計爭取權利,拖著不簽訂合同,要求提高合同金額、降低讓利標準等,需反復磨合,耗費一定時間。
三是工程為屬地分包甲指。部分工程為屬地施工或甲方指定分包單位,指定的分包或屬地施工的分包單位,資質手續不齊全,指定專業或內容又不符合公司相關規定,此類合同只能按規定以報告形式履行審批手續,承辦人員追討資質材料或報批手續占用一定時間。
(三)合同類型多樣化導致審批延遲問題:因施工單位性質決定,公司涉及各類合同都可能發生,新增加的合同類型在簽訂時遇到如下困難:
一是管理逐步規范,許多建設單位不能簽訂的合同,要求承包單位去簽訂,如租賃臨時供電設備(帶部分材料)合同,過去我們沒有簽訂此類合同,在簽訂中由于沒有明確專業部門管理,導致合同不能正常簽訂,甚至多次溝通,仍無法得到解決。
二是有些合同是建設單位無法簽訂的合同(違規),則委托到施工單位簽訂,施工單位同樣面臨著相同局面,由于處于弱勢地位,無法回絕,只能滿足建設單位要求,使我們面臨著許多合同簽訂風險。
四、合同管理建議
(一)大力提升合同管理專業化水平。一是要加強合同管理人員隊伍建設,加強業務培訓,提升專業素質;提升準入門檻,提升職業素養;強化垂直領導,人員相對固化;二是要加強合同管理流程的規范化設計,優化流程,實現簽訂環節的及時高效;要明確合同履行環節的權利義務,加強信息資料傳遞標準化,各系統職能無縫對接,實現履行環節的順暢運行;三是要使合同人員專職化。合同員的業務范圍應當從合同簽訂管理向前延伸至合同立項階段的資質審查、合同談判,向后延伸至合同履行階段的合同交底、現場人員授權委托管理、農民工工資發放監督檢查等環節。