辦公檔案數字化管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇辦公檔案數字化管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：國有企業檔案數字化存在問題解決對策

隨著國有企業信息化建設快速發展，作為國有企業信息化建設重要組成部分的檔案信息化建設也提上日程，而檔案數字化工作是國有企業檔案信息化工作的內容之一，開展檔案數字化建設是目前國有企業檔案部門開展的重要工作之一，是實現檔案工作規范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務能力、拓寬服務領域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國有企業檔案管理工作，在多年的實踐工作中發現國有企業檔案數字化建設面臨著一些不容忽視的具體問題，本文就存在的問題進行分析探討，并提出一些解決對策。

1.國有企業檔案數字化建設面臨的主要問題

1.1對檔案數字化建設的重視程度不夠

檔案數字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統的查閱方式，數字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護原件。但是在國有企業，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數字化工作比較滯后，導致國有企業檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責任心強的會默默無聞的工作著，責任心不強的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數字化建設了。從根本上說，檔案數字化建設與否，建設質量的好壞，建設進度的快慢，與國有企業的重視程度有關。

1.2軟硬件配備不足嚴重制約國有企業檔案數字化工作的開展

隨著信息化建設飛速發展，國有企業檔案管理部門也配備了一些計算機及掃描儀設備，但是這些設備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設備更新緩慢，老的計算機與檔案管理軟件的要求不匹配導致軟件運行緩慢甚至無法運行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數字化工作所需的軟硬件設備，導致國有企業檔案數字化工作無法開展或進展緩慢。

1.3檔案管理系統與OA辦公系統不兼容

目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業也是根據自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統與OA辦公系統兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統實現網上錄入和查詢等，形成的數據也難以轉換實現共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統是電子政務網上的政府信息公開系統，而檔案管理系統是珠海泰坦軟件公司開發的檔案綜合管理系統，兩者是不能兼容的，政務網上的收發文要歸檔，只能從政務網上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統中，形成的電子文件也只能一條條對應的導入檔案軟件中，費時費力，工作效率低下。

1.4檔案管理人員素質不高、配備不足

檔案管理人員素質的高低決定著國有企業檔案管理水平的高低，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統的手工整理檔案外，還會利用現代化的手段對檔案進行管理。但是在國有企業，檔案管理人員素質高低不一，為了節約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數字化工作的開展。

1.5缺乏技術指導

檔案數字化工作是一項技術含量、操作規范度很高的工作，檔案數字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業檔案數字化工程中，檔案管理人員對掃描技術、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術指導。

1.6安全問題突出

國有企業檔案數字化建設的安全問題主要有三個方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設施，如光盤、移動硬盤、防磁柜等。二是數字化過程中的安全問題，由于紙質檔案數量龐大，紙質檔案在從庫房拿出來數字化的過程中，難免出現紙質檔案丟失情況。三是網絡安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網等。

1.7檔案數字化制度欠缺

2005年國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》是紙質檔案數字化的標準，各省市也出臺相關標準，為紙質檔案數字化工作提供了相關的技術指導，由于各國有企業紙質檔案的種類不盡相同，國有企業沒有根據自身情況制定檔案數字化標準，完全參照國家統一的標準和省市標準進行紙質檔案的數字化工作，致使在檔案數字化過程中，沒有制度可依，無章可循。

1.8有些檔案數字化工作重復

隨著信息技術的發展，政府也在推行電子政務，實現網上收文發文，推進無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準確地到達相關部門，從而極大的降低社會成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業，由于各方面的原因，并沒有真正實現無紙化辦公，政務網的文件還是習慣下載后打印出來給領導批閱后存檔，這一部分打印出來的政務網文件存檔后就不可避免出現再數字化的現象，造成重復和浪費。

2.解決對策

國有企業檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，筆者認為應著力采取的對策主要有：

2.1加強對檔案數字化工作的領導

國有企業檔案數字化建設的最終目的在于提高國有企業效率，提高領導決策和管理水平，國有企業應該把檔案的數字化建設納入領導議事日程，把檔案的數字化建設納入國有企業信息化建設當中，作為國有企業信息化建設的一項重要內容來建設，明確主管領導和檔案管理人員在檔案數字化建設方面的責任，在物力人力財力方面給予支持，有了領導的支持，檔案的數字化工作便能順利的開展。

2.2增撥專項資金，配足軟硬件設施

為使檔案數字化工作能夠順利開展，國有企業應該把數字化工作所需的經費列入國有企業各項經費預算中，增加撥付檔案數字化建設專項資金，重新為檔案室配足計算機、掃描儀、防磁柜、光盤、移動硬盤、檔案管理軟件等設備，并根據需要進行更新換代和最新優化升級，使之完全符合檔案數字化工作的需要，檔案部門要多與領導溝通協商，爭取支持，以保證檔案數字化建設順利進行。

2.3建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接

隨著辦公自動化的普及，電子檔案數量不斷激增，建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接至關重要，國有企業要真正實現文檔一體化，做到從文件到檔案的轉變不需要數據的轉換與遷移，同時也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業要加大資金投入，檔案部門要加強與軟件制作部門的溝通協調，使OA辦公系統和檔案管理系統具備符合檔案管理要求的功能，實現檔案系統與OA辦公系統的無縫對接。

2.4加強人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案數字化工作順利開展的先決條件，必須加強檔案數字化工作人才隊伍建設。一是人員保障，檔案數字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請專業機構完成，沒有外包能力的可以挖掘內部潛力，從其他部門借調一些人員過來幫忙完成，并配備一名計算機專業人才負責網絡、數據庫的管理及相關業務工作。二是檔案管理人員要加強學習，根據檔案發展需要不斷提升專業技能，學會利用計算機網絡和多媒體技術對檔案信息進行存儲、檢索和開發利用，積極參加檔案知識培訓班，自覺學習檔案數字化各項規章制度，讀透研透其中的內容并應用到實際操作中，保障檔案數字化工作的有效開展。

2.5加強與檔案部門聯系

積極到省市檔案局參觀學習數字化建設方面的經驗，請專家親自過來開展檔案數字化建設的業務指導，傳授檔案數字化方面的專業知識，及時掌握數字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數字化情況，獲得旁人已經取得的經驗和教訓，從而少走彎路，提高工作效率。

2.6加強檔案數字化的安全管理

檔案先進的管理手段帶來工作效率的提高，同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個方面加強檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲設備如光盤、移動硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強檔案數字化流程的監控，制定明確的責任制度，杜絕數字化過程中檔案丟失的現象發生。三是引進計算機網絡安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時進行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發現隱患及時整改，發生責任事故嚴肅處理，與檔案管理軟件聯網的電腦不能同時連著外網，所有的電腦實行專管專用，實行密碼登陸，做好防火墻等安全設置，并隨時更新病毒庫。

2.7完善檔案數字化工作制度

制定規范，明確標準，這是保證掃描質量的重要步驟，國有企業檔案在進行數字化工作之前，應根據國有企業的實際情況，制定和完善檔案數字化工作制度，包括整理標準規范、圖像掃描技術規范、責任制度、安全保密制度等，并使檔案數字化責任具體到了崗位和人，嚴格質量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數字化工作向更高質量、更加規范化、科學化的方向發展。還可以實行激勵制度，對檔案數字化工作比較先進的檔案部門進行激勵，以物質激勵和精神激勵相結合，調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性。

2.8實現信息資源的共享，避免重復數字化

在國有企業的信息化建設中，國有企業可以利用內部局域網，把不的檔案通過局域網向內部開放，實現內部信息資源聯網，無紙辦公，減少紙張，OA系統中形成的電子文件可以通過與檔案系統的無縫對接系統實現轉換，避免出現了在OA系統中形成的電子文件打印后再數字化的現象，造成重復和浪費。同時要做好保密工作，要對外必要信息時，應做到科學地把握保密和利用的關系，做好信息安全保密，同時要積極開展服務，變被動服務為主動服務。

檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，開展國有企業檔案數字化工作，重在堅持，要將檔案數字化建設納入國有企業信息化建設中，積極探索出最適合自身的數字化建設道路。

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設實務[M].中國檔案出版社

篇(2)

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理；數字化管理

檔案是任何單位或組織不可或缺的資源，檔案內部信息資源還有助于促進單位和組織的發展。在日常工作中，事業單位一定要重視和加強檔案的管理，并且為單位內部的工作提供有效的信息資源。但是，傳統意義上的檔案管理已不能適應現代社會的發展，所以事業單位必須加強數字化檔案管理，有效解決檔案管理存在的問題，使其得以發展和完善。

一、機關事業單位實施數字化檔案管理的必要性

（一）提高檔案利用率。因為傳統的檔案一般都是在檔案館和檔案室儲存，保管，而且這些檔案絕大多數是紙制的，這將導致使用不便。而數字檔案管理的運用可以將搜索檔案變得更準確，便捷，而且數字檔案管理的實現，還可以大大消除空間和時間的界限，促進檔案利用率大大提高。

（二）提高辦公效益。機關事業單位數字化管理檔案可以實現及時歸檔檔案資料，并且可以盡快得以利用。如組織部門的人事檔案管理機構，因為有比較多的對象需要管理，管理對象的流動性也很強，這就需要借助計算機網絡來作為管理媒介，這樣不僅能準確地反映當期的現狀，而且查詢數字化資料也會更加快速和容易。由于檔案信息的高速流動，檔案庫的角色便由保管實體的基地變為信息控制中心，辦公效率大大提高。

（三）提高經濟效益。社會經濟的快速發展使得滯后的辦公方式和數量龐大的信息形成尖銳的矛盾，過去一直采取的是粗放的檔案管理模式，也就是指增加辦公費用和辦公人員是解決這類問題的唯一手段，這就在很大范圍上增加了單位的管理成本?，F代化檔案管理有效使過去的紙質載體檔案轉換成機讀檔案，不僅節省空間，有效節約了檔案保管的費用，而且使文件的查閱更加方便快捷，還防止了因反復印制資料產生的紙張浪費和人員浪費，由此提高經濟效益。

二、新形勢下機關事業單位檔案數字化管理所具備的條件

（一）網絡技術體系得到初步發展。上世紀90年代以來，我國已建立了中國互聯網、中國教育網、中國金橋網和中國科技網并且都和國際互聯網接軌。我國的建設單位，90年已經有很多開始使用計算機，到了2000年計算機已經廣泛被使用。實施無紙化辦公，并進行了局域網的建設。中國通信技術的飛速發展以及計算機網絡的迅速崛起，為事業單位檔案管理進行數字化建設提供了難得的條件。

（二）技術保障程度提高。目前，IT行業市場上所提供的業務辦公軟件可以說應有盡有，軟件開發數目多達上千款，并且都具有多種有價值的應用程序，如集成、編目、檢索、文件歸檔等，為事業單位數字化建設奠定了基礎。

（三）人才隊伍規模擴大。隨著IT 行業的迅速崛起，計算機時代蒞臨，特別是在基于網絡應用技術的更新、升級和發展，其技術擴張的作用已擴展到事業單位組織領域，逐漸在以往檔案管理模式方面不斷沖擊。進而有了檔案管理的數字化信息建設的需求。這就要求檔案管理人員熟練掌握收集、分類、檢索、編目、統計和其他操作。在實踐中，具備理論知識、實踐應用技能的人才規模也在逐漸壯大。因此，唯一的要求就是可以適應未來檔案管理技術的升級，從而使機構檔案管理更加高效和集約化。

三、新形勢下如何強化機關事業單位檔案數字化管理

（一） 樹立數字化管理意識。機關事業單位檔案管理人員應盡快的樹立數字檔案管理意識，不停地汲取新知識和新技能，改變檔案管理傳統的理念，放棄滯后的檔案管理模式，創新檔案管理的手段，同時要始終追隨時代的腳步并更新自身的相關知識體系結構，進而以較強的專業能力和良好的素質，高效地完成數字化檔案的工作。

（二）實現文書和歸檔的數字化。文書工作是機關事業單位的一個非?；镜墓ぷ鳎臅芾砗臀臋n執行的質量往往直接影響到檔案工作的整體效果。因此，為了更好地適應機關事業單位當前的工作需要，各單位便很難避免處理大量的電子文件，且通過網絡進行文檔處理。所以，機關事業單位應讓工作人員輸入需要的稿件，然后通過審核、發出、 修改、蓋章、分發和歸檔這一過程，以節約保存文檔和歸檔的處理時間，盡可能的減輕檔案管理工作負荷強度和工作量。

（三）確保檔案信息的安全。網絡檔案信息和重要的文件數據的使用安全應必須確保，這樣其實用的價值才不能被影響及破壞，再次促進數字化檔案模式的建造。因此，事業單位檔案管理數字化一定要立足于實際，在數字存檔管理工作中安裝實用的抗病毒軟件、嚴格限制防護墻訪問權限并及時設置維護、電腦要定期更新抗病毒軟件和更新數據庫，尤其做好重要文件、重要檔案的數據備份，以避免事故造成無法挽回的損失。

（四）制定數字化檔案管理的體制。根據機關事業單位數字檔案管理工作的特點，建立起符合自身辦公和管理的檔案管理體制。因此，這就要求單位能夠確保檔案使用制度、工作制度、網絡檔案使用安全機制以及檔案保密機制做到相互聯系，渾然一體。然后就可以實現文件集成檔案一體化建設?？偟膩碚f，側重于信息安全的的數字檔案管理，只有信息資源安全是可以保證的，我們才可以發揮系統軟硬件的重要作用，為辦公實現效率化，避免丟失數據、惡意篡改、非法訪問入侵等，以真正確保信息安全。

四、小結

總而言之，在發展的新時期、新時代的背景下，所有機關事業單位都應當從發自身的實際情況出發，最大限度的滿足如今信息時代的發展需求，將強化檔案數字化和檔案信息化定位永恒的主題，徹底從傳統檔案的高負荷工作中走出來，充分提高檔案的價值與功能，大力促進檔案信息職能轉化和信息采集、管理的實現，有效促進機關事業單位檔案數字化管理水平進一步提升。

參考文獻：

[1]朱艷穎.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理 [J].當代經濟，2011，17（6）：52-53.

[2]李坤.當前事業單位檔案的數字化管理 [J].科技致富向導，2012，10（20）：85-86.

篇(3)

關鍵詞：企業；數字化；檔案管理

企業檔案數字化管理是伴隨科學技術的進步和檔案的需求及利用的增多而產生的，因此檔案管理的數字化是歷史發展的必然要求。但在實踐過程中，企業數字化檔案管理工作也存在一些問題亟待解決。

1 企業數字化檔案管理實踐過程中出現的問題

1.1 硬件設備建設不足

一個企業要開展好檔案數字化管理工作，首先要有先進的硬件設備。然而由于受到條件的制約，許多企業的硬件設備多數還停留在低水平上，例如有的企業沒有及時對微機進行更新換代，使用的仍然是PI系列的老微機。甚至有的企業因為經費緊張，連對實施數字化檔案管理最重要的部件――掃描儀都沒有配備，根本達不到數字化檔案管理的要求。還有的企業網絡建設落后，機房建設、網絡設備以及安全設施存在著諸多問題，這些也阻礙了企業檔案管理工作與數字化建設同步發展，影響和阻礙了企業數字化檔案管理前進的步伐和建設的進程。我國企業數字化檔案管理實踐中存在的硬件設備不足的問題不能一一例舉，但硬件設備總體不足卻是不爭的事實。

1.2 企業檔案管理系統與自動化辦公系統之間無法實現無縫對接

目前，企業檔案部門使用的軟件是專門開發的、具有很強的專業性的檔案管理軟件，而以網路技術和計算機為基礎的辦公自動化系統，則大多是由上級主管部門和本單位自行設計的軟件，這就導致了企業的檔案管理系統和自動化辦公系統無法實現無縫對接。企業的檔案管理系統和自動辦公系統的設計單位不同，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當的統一管理規范，要實現無縫對接可能性不大，而且，檔案管理系統和自動化辦公系統的兼容性也較差。

2 企業數字化檔案管理工作中的相應對策

2.1 加強基礎設施建設，強化人員素質建設

針對我國企業數字化檔案管理實踐過程中出現的硬件設備不足的問題，要從兩個方面入手。首先是加強基礎設施建設，對于滯后的、不能滿足數字化要求的機器設備要及時更換，對于實現數字化的重要部件要盡快著手添置，對于存在問題的硬件設備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達到數字化要求的基礎上降低預算。其次是強化人員素質建設，包括強化人員的意識和能力。從強化意識方面來說，一個是與時俱進的意識，一個是創新的意識。從強化能力來說，企業擁有了先進的硬件設備，還需要懂得操作、善于充分運用資源的人才，否則基礎設施建設就是浪費資源。一般來說，企業可以通過培訓或直接招聘懂得操作的人才來充實自身的人力資源庫。

2.2 抓好數字化檔案管理工作的重點環節

數字化檔案管理在帶來極大便利的同時也存在著一些問題和困難，一旦處理不好，電子文件極有可能遭受損失，例如上述提到的檔案管理系統和自動化辦公系統之間無法實現無縫對接就是處理不當的后果。因此，在實施檔案數字化管理過程中，要抓好重點環節，具體包括書面化、全面化、同步化、專業化和財務化等環節。具體來說，檔案工作需要各部門的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交，每個過程都是各方通力合作的成果，因此做好檔案的書面工作至關重要；數字化檔案管理具有豐富的內涵，不僅包括項目的傳統資料本身，還要延伸到項目的質檢報告、批文、竣工驗收文件等，這些都要通過掃描等形式進行數字化處理；保存電子檔案時，也要保存相應的紙質檔案，實行“雙套制”；在分送過程中，一份資料在涉及部門的分送是同步進行的，反應變化也是同時發生的，并將這種“同步化”精神落實到后期的資料收集和歸檔；為了實現“專業化”，要設立專職的檔案員，通過專業分工促進檔案員對相關專業知識的進一步掌握，提高工作效率。

2.3 采用現代化檔案管理手段

數字化檔案管理需要現代化的檔案管理手段，包括數字虛擬化檔案管理手段、高微縮的數字化管理、信息化的檔案管理以及網絡化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、檔案管理的市場化和信息化。網絡可以通過虛擬化的信息進行信息處理儲存，并通過互聯網獲取更多資源，在擴大檔案資源的同時方便使用者查詢。高微縮的數字化管理一方面可以有效解決紙質文件量大、照片或圖片褪色等缺陷，并通過檢索功能，提供快速廣泛的查閱服務，融合了多媒體的特性，圖文并茂、聲響并存，擴大了信息量。隨著網絡和計算機技術的進步，密碼技術、語音識別和指紋識別等技術的應用得到發展和加強，文件管理的安全系數也大大提高，并在語音識別技術的基礎上實現歸類存檔的自動化，提高了工作效率。檔案管理實現市場化，可以實現檔案的“共存共享”，檔案的開發利用和檔案事業的健康發展。

3 結語

隨著科學技術的進步，檔案管理的數字化是發展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創新意識，努力學習和掌握現代科技知識，提高自身能力，全面提高企業的數字化檔案管理水平。

[參考文獻]

[1]王國英.試論如何實現檔案管理的數字化[J].企業技術開發（學術版），2010，29（12）.

[2]葛艷梅，汪喜剛.開展檔案數字化建設的實踐與思考[J].蘭臺內外，2010（1）.

篇(4)

關鍵詞：檔案 數字化 管理

所謂“數字化”檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。

一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

三、“數字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。

（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。

參考文獻：

[1] 葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.

[3] 彭容.檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案學通訊，2004.（1）.

篇(5)

關鍵詞：檔案 數字化建設 實施

檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發展的形式，檔案管理數字化建設的重要性正日益凸顯出來，近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模和社會影響持續擴大，企業業務的不斷擴展，積累了相當數量的紙質檔案，數量龐大的紙質檔案，在開發利用服務上已不能為企業提供高效率地服務，必須將這些紙質檔案進行整理、整編，進行數字化處理，掛接到現有的檔案管理軟件中，通過先進的信息化手段予以開發利用。只有對檔案進行數字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發利用。通過二次開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供便捷有效服務。檔案數字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質量，而且為檔案管理可持續性發展奠定基礎。通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。

一、檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作

檔案數字化是企業檔案管理最基本的組成部分。檔案管理又是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。檔案是信息的重要載體，具有查考利用價值的。歸檔集中保存起來的文件材料是寶貴的信息資源和歷史記錄，管好用好檔案，對企業資源開發起著至關重要的作用。尤其是近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模的壯大和業務的不斷擴展，積累了相當數量的資質檔案，隨著企業改革發展的需求，傳統的辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息傳遞、收集、整理、分析體系，利用現代化的辦公手段管理檔案勢在必行。辦公自動化的實施以及協同辦公系統中檔案管理模塊的開發、測試、運行、上線的陸續開展，檔案數字化項目也被提到議事日程。企業檔案信息化，是把檔案收集、整理、歸檔、利用及統計等全過程與企業文件處理系統整合在一起，通過接口技術把文件處理系統與檔案管理系統數據實現實時歸檔的。檔案信息的數字化極大地增加了檔案資源的存儲。檔案信息資源得到更多的開發利用。檔案信息的數字化是實現信息化的前提，檔案信息化的目的是實現檔案的網絡管理，為企業生產、經營和管理提供更高效的服務。檔案管理建設是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極配合與參與，制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。構建一體化信息平臺，加強檔案信息化管理，建立新型檔案管理模式，實現檔案綜合數據信息的充分共享和高效利用。

二、實施檔案數字化建設，促進企業標準化提升

通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。檔案管理屬于復雜的勞動范疇，內容包括收集、整理、鑒定、利用等多方面的工作，因此，需要所有檔案管理人員及時調整和改進工作內容和方法，依法健全各項管理制度，制定統一標準的規范體系。企業檔案工作管理機制逐步建立，基本達到了組織、人員、制度、措施的四到位，形成了企業檔案工作“層層有人抓、事事有人管”的網絡管理機制。

隨著檔案信息資源的開發和檔案工作的深入，數字化建設項目的實施，實現了檔案的價值的利用充分，激活了各方面要素，給整個檔案工作帶來活力，促進企業檔案管理工作再上新臺階。實現了檔案的網絡化管理，進一步使檔案管理工作在組織管理、檔案信息化建設、開發利用等方面逐步得到提升，有效地推動了企業檔案管理工作全面發展，促進企業標準化提升。

檔案數字化項目的實施，極大地增加了資料的存儲量，拓寬了檔案的可利用途徑，實現為檔案的利用提供了快捷的服務。同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。企業檔案信息化是大勢所趨，是企業檔案工作的發展方向。

三、檔案數字化的實施強化了檔案信息服務功能

近年來，在現代企業制度改革過程中，檔案工作者始終把推進檔案管理科學化、制度化、現代化進程作為一項重點工作常抓不懈。形成了合理、有效的檔案管理網絡。根據企業發展環境的變化，積極探索解決企業遇到的管理難題。從實際出發，主動適應周邊環境的變化，在知識管理、檔案管理、檔案產業化等方面進行了大膽實踐，強化管理、創新服務機制，檔案管理規范有序，檔案服務利用成效明顯。我局檔案室配備了足夠的檔案用房和檔案專用計算機、掃描儀等設施設備，能夠積極開展檔案編研工作。檔案管理作為辦公自動化子系統，實現了0A辦公自動化，建立了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等內容的檔案工作網頁，推進了我局信息資源共享過程。同時，對各種門類、載體的檔案編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、電子檔案目錄等檢索工具。檔案工作信息化，為企業提供高效率地服務，逐步走上了文檔一體化管理。通過辦公自動化系統（OA），實現電子公文網絡實時歸檔，通過辦公自動化這個平臺提供文書檔案全文瀏覽。

檔案數字化項目的實施、數字化掃描文件掛接完成，基本實現檔案全文檢索。檔案網絡全文檢索，大大地滿足了利用者的需求，從根本上解決了檔案信息網絡共享，提高了檔案服務水平。為檔案的利用提供了快捷的服務，同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。

總之，隨著檔案工作的發展，企業還需努力提高全員的檔案意識、以保證檔案文件形成的完整準確和系統。建立高效的信息傳遞、收集、整理分析體系，實現信息傳遞網路化進一步完善檔案信息系統管理，實現檔案信息資源共享，通過最大限度地挖掘檔案資源，實現檔案價值的最大化。通過對檔案數字化的實施，使檔案的價值和作用最大限度地發揮出來。

結束語：綜上所述，檔案數字化的建設與實施，將檔案管理的價值創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升、經營管理精益化水平顯著提高。但是隨著企業高速發展和體制改革的深入，形成大量的電子文件和生產資料，歸檔數量逐年提高，檔案利用日趨頻繁，檔案數字化任務緊迫，檔案部門必須與時俱進，增強各方面的搜集，提高利用服務的實效性，只有這樣檔案數字化管理工作才能適應社會和時展的需要，才能跟好地為企業經營決策服務。

參考文獻：

篇(6)

1.1檔案數字化的概述

數字化就是指運用計算機信息處理技術實現信息的傳輸功能的一種綜合性技術。它能將聲信號、電信號、光信號和磁信號等轉換成數字信號，還能通過將語音、圖像、文字等信息用數字編碼的形式進行快速的傳輸和處理。檔案數字化技術主要是通過一些技術手段，將傳統模式的文件和經過保存的電子檔案整合為一個信息庫。數字化技術應用數字化的形式進行儲存，應用網絡化的形式進行傳輸，應用計算機系統進行有效的管理，然后利用各種管理軟件進行整合，最終實現檔案服務方式的多樣性和檔案資源的共享。

1.2檔案數字化建設內容

檔案數字化建設的內容：（1）、根據數字化的對象可以將檔案內容分為兩個方面：一是原有傳統的檔案通過掃描、加工和處理將原有紙質檔案進行數字化的轉變；二是將已經完成的電子文檔進行歸為檔案和存儲，使文檔完整齊全、具有真實性。（2）、從數字化的程度可以將內容分為兩個層次，分別是檔案目錄信息和檔案全文信息數字化。（3）、從數字化的過程來看，首先可以通過計算機技術完成數字化檔案的歸類整理，然后通過存儲設備對檔案進行儲存保管，最后由計算機網絡技術完成數字化檔案的查閱。

2、 檔案數字化建設的必要性

2.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。

2.2檔案數字化建設是社會發展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。

2.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢

檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。

2.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎

如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。

3、我國檔案數字化建設的現狀與發展方向

3.1檔案數字化建設的現狀

當今，我國的地方各級檔案部門已經應用信息技術將歷史檔案進行數字化處理，建立了全文數據庫以提高檔案管理的現代化水平。至今，檔案數字化工作處于剛剛起步的階段，數字化建設行業的研究也才剛剛開始。由于辦公自動化和網絡信息化等技術的應用，在很多發展水平較高的沿海地區如上海、浙江等的地方政府都加快了檔案管理。目前，我國很多省市都提出了規劃建設數字檔案館，深圳數字檔案館已在第二期工程的建設之中，青島市已成為了試點城市之一，上海、浙江等地區也計劃開展數字檔案館的建設。

3.2檔案數字化建設的發展方向與趨勢

由于檔案部門獨立完成數字化工作的效率較低，因此部分檔案館設想與社會的力量結合起來實行數字化業務外包。這樣可以節省時間和人力，還能保證檔案的品質與效果。目前，檔案數字化的業務外包還處于探索的階段，但已成為了檔案數字化建設的發展方向和趨勢。

3.2.1檔案數字化業務外包的內容

數字化業務外包是檔案數字化行業的一種新型的管理方式。其內容包括建立可靠數據庫、對檔案資源進行整理，建設檔案信息網站并加以維護，設計檔案管理軟件并開發等內容。充分利用最好的專業化的資源，減少實際成本、增加實際收入、提高自我競爭意識。

3.2.2實施檔案數字化外包的策略

（1）先選擇一個可靠的檔案數字化外包公司。根據自己的需求加上專家的意見對外包商的各方面能力進行評估與審核，選擇一個好的服務商。具體說來，要對外包商的專業實力進行審查，看其是否有相關的資質證明。對外包商的能力進行審核，通過擁有的技術設備和開發的軟件是否滿足要求來進行判斷。對外包商的經驗和信譽進行審查，通過在近幾年里所完成的項目判定其在配置管理、項目控制等方面的能力及水平，然后選擇合適的外包商。

（2）對數字化業務外包的管理制度應當加強。檔案數字化業務外包的管理具有兩點要求。其一，要制定合理的外包合同。合同必須明確雙方的責任和義務，指明賠償的責任與解決爭端的方式，指出服務范圍、允許對操作和技術等方面進行改革，合同的簽訂時間以三年為佳，不能過長。其二，對外包服務商的服務進行管理，檔案部門應設立一個監管組織，定期對其進行監督并對其進展進行匯報、對受到服務的客戶進行調查、與競爭對手的服務水平相比較、對各項成果進行嚴格審查等，發現問題及時解決。

篇(7)

1.檔案數字化建設的必要性

1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。

1.2檔案數字化建設是社會發展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。

1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢

檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。

1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎

如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。

2.提高檔案數字化管理的對策

2.1建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

2.2提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

2.3實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

2.4完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

2.5加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。