電子檔案管理基礎精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理基礎范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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新型農村合作醫療的檔案管理是一項長期而艱巨的任務，目前根據相關調查顯示，在農村合作醫療檔案管理的過程中存在管理人員對工作不認真，沒有認識到有效管理檔案對農村合作醫療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業素質和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強新型農村合作醫療檔案管理隊伍的建設，提高管理隊伍的專業水平和管理水平，科學有效的進行培訓相關的電子管理檔案的技術和手段，提高管理隊伍的管理能力和水平。另外還可以聘請專家或專業的培訓課程，吸收外部有利資源，促進管理隊伍整體素質和能力的提高。

二、加強新型農村合作醫療電子檔案的規范管理

隨著經濟和科技的不斷發展，信息技術水平也在不斷的提高，電子信息技術為我國新型農村合作醫療的檔案管理提供了更加科學便捷的管理方式，也適應了新農村合作醫療工作發展的需要，那么在充分利用電子信息技術管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術管理檔案明確檔案管理的職責，促進電子檔案管理的規范化和標準化。其次，利用電子管理的技術手段適應新的形勢，對檔案管理按類別進行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節省人工處理的時間，不斷加快推進新型農村合作醫療檔案管理的電子信息化建設。

三、改變傳統管理觀念，提高電子檔案的開發和利用率

為了更好的管理新型農村合作醫療的檔案，就要徹底改變傳統的管理觀念，農村合作醫療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發和利用，而不僅是停留在整理和保存的環節上，檔案對于農村合作醫療工作的發展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農村合作醫療檔案信息的統計、分類、查找、總結等各項工作的順利進行。傳統的人工收集和整理，一方面浪費了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農村合作醫療檔案管理工作的效率，改變傳統的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術，整理和開發檔案信息資源，大力開拓新型農村合作醫療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優勢，根據具體的實際情況進行科學整合，促進新型農村合作醫療檔案管理的改革和創新，新型農村合作醫療工作創造良好的環境，更好的促進新型農村合作醫療事業的發展和前進。

四、完善新型農村合作醫療電子檔案管理的制度

新型農村合作醫療事業與千家萬戶有著不可割舍的重要關系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發展新型農村合作醫療事業，那么在利用電子信息技術管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農村合作醫療工作中的一項重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權責和管理的程序進行規范化，并且對其有明確的規定，從而使整個新型農村合作醫療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進電子信息技術手段與完善的制度相結合的基礎之上，有利于新型農村合作醫療事業的進一步發展。

五、加大電子檔案管理的基礎設備投入

當前我國科學技術水平不斷地提高，促進了新型農村合作醫療電子檔案管理的更好更快的發展，但是根據相關調查顯示，我國農村合作醫療的檔案雖然采用的是電子信息技術的管理方式，但是在基礎設備上還急需要加大投入，電子信息技術管理檔案的方式是需要一定的基礎設備的，例如，電腦、打印機等，那么為了使新型農村合作醫療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術的基礎設施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎設施環境，更好的促進電子檔案管理的發展和進步。

六、小結

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前言

在建設中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業單位，在傳播文化的過程中發揮著至關重要的作用，是構建精神文明社會的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對于我國文化事業的建設方面有一定的促進作用。由此可見，加強對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學技術的飛速發展，電子檔案已經成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢。

一、傳統檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統檔案管理與電子檔案管理的聯系

1.1電子檔案的形成建立在傳統檔案的基礎之上

隨著科學技術的飛速發展，電子化信息資源在檔案管理中的應用已經比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網絡當中，而是通過電子的形式傳輸到網絡當中，然后在傳統檔案的基礎之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網上使用。

1.2電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息資源

網絡的儲存空間非常大，能夠將各種類型的檔案資料全部收集在其中，有關人員隨時都能夠在網上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠實現互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統檔案管理相比節省了更多的時間，是電子檔案與傳統檔案的完美結合[1]。

2.傳統檔案管理與電子檔案管理的區別

傳統檔案與電子檔案管理的區別主要表現在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內進行統一的歸檔，歸檔后通過網絡傳輸到有關管理部門進行統一歸類，避免出現檔案遺漏、檔案丟失的情況發生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復制，方便調檔。而傳統檔案管理需要根據記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網絡數據庫和存儲載體的方式進行保管，在經歷多年之后必然會發生老化的現象，從而影響了存儲載體中的內容。而且，現代科學技術的發展非常迅猛，計算機更新的速度非?？?，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強對電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎工作，為工人文化宮后續的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業務檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規定，與傳統檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據電子文件中的內容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據其電子文件的產生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網絡系統，就可以通過電子數據庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應的輔助工作與認證工作，結合傳統檔案進行電子文件的歸檔。

3.健全?子檔案管理審核制度

健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠為工人文化宮檔案管理的有效性提供基本保障，對于中國特色社會主義社會的構建有一定的幫助。工人文化宮應該積極的進行電子檔案管理審核制度的完善與創新，定期進行工人文化宮的文書部門和檔案部門的檢查與管理，一旦在檢查的過程中發現任何問題，要按照電子檔案審核制度中的規程進行嚴格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實性，全面推動工人文化宮檔案管理的規范化發展[4]。

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關鍵詞：電力企業，電子文書，檔案管理系統，架構研究

 

文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處

1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。

3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。

4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容?？梢岳糜嬎銠C輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：

3.1 開放性

基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

3.2規范性

系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴展性

方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

3.5先進性和前瞻性

采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.檔案管理系統應具備以下特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

【參考文獻】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社

[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎.高等教育出版社,2002,12.

[3]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論(第二版).中國人民大學出版社,2006 ,11.

[4]中華人民共和國環境保護法，1989年12月26日中華人民共和國主席令第22號

[5]火電行業二氧化硫排放交易項目工作簡報第I期，國家環境保護總局環境規劃院，2008年1月10日

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關鍵詞：檔案；管理制度；人員素質；傳統管理；電子檔案

新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學校檔案每年遞增，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。因此，建立健全規范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質，實行檔案科學管理的同時充分利用信息化管理，對于推動學校檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。

一、強化檔案管理制度的意義

1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。

1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度

檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。

2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求

3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的?！稒n案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。

四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學校檔案管理的措施

5.1嚴格檔案計算機管理。計算機管理檔案可以為學校檔案發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。實施統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，能為學校各部門檔案管理實現信息化提供硬件保障，減輕管理人員的工作量，提高檔案工作效率。

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檔案管理信息化指運用現代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建沒的基本內涵包括：檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化。檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設對推動我國經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。

1、檔案管理信息化是實現資源共享的必然要求

在當代，各行各業信息化已經成為世界各國搶占經濟發展最高點，加速經濟和社會發展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經濟和社會全球一體化新形勢下加快發展的迫切要求，也是實現檔案信息資源共享的現實需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發、利用、保存和傳遞，消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現資源的高度共享。

2、檔案管理信息化是檔案事業發展的必然要求

檔案事業是為全局服務的基礎性部分，在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業基礎性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化，在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，調整檔案工作的結構，使其與社會整體發展相協調、相一致。同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3、檔案管理信息化是提高工作效率，節約資源的必然要求

傳統檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。

二、制約我國檔案管理信息化建設的主要因素分析

1、檔案管理信息化建設驅動力不足

在信息化建設過程中，各檔案管理部門應該是主體、是基礎，政府的政策支持和相關制度安排，只能是起誘導和激勵機制作用。如果各部門缺乏內在的動力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設的基礎，并且勢必導致相關政策和機制作用失靈。

2、傳統文化慣性的制約

傳統文化慣性制約檔案管理信息化進程?？傮w上看，我們尚處于工業社會時代，因而社會文化的主旋律也打上了這個時代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是檔案管理信息化建設的障礙。

3、檔案的本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

4、缺乏統一標準和規范，法律法規不完善

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建設的人才基礎

人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而目前各級檔案館的信息化人才中，現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。

6、信息技術發展程度的影響

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。

三、我國檔案管理信息化建設的幾點對策

《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：

1、盡快制訂我國檔案信息化發展規劃

目前，我國檔案信息化發展規劃尚未確立。為了必須克服目前標準不一、各自為政的分散局面，我們必須研究制訂全國統一的檔案信息化發展規劃。要通過制訂相關措施，保證我國檔案信息化網絡建設沿著健康、穩定、有序的方向發展。當務之急應該是組織全國核心力量研究檔案信息化建設，包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。

2、確保檔案保存“社會記憶”功能的實現，建立電子文件管理的記錄系統，保證檔案的真實性可靠性

對于檔案部門來說，保存和延續“社會記憶”是立業之本，提供信息、服務社會是強業之路。檔案信息化建設必須要在實現“社會記憶”功能的基礎上進行，它不僅要利用先進的信息技術來拓展和實現檔案部門提供信息服務功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實現。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的“保存”問題，“安全性”問題，以及“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實現。國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》中指出，應對電子文件的“元數據”和“背景信息”進行記錄和保存。電子文件記錄系統是一種自動記錄系統，這種“跟蹤記錄”具有原始性，可以記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等相關“背景信息”，相當于該電子文件的“出生證”和“身份證”，延續了檔案的本質屬性——原始記錄性。

3、拓寬檔案館管理、服務職能，建立和完善檔案數據庫，為檔案學理論研究學者提供豐富的信息資源

由于信息化后的檔案管理是與傳統檔案管理有所區別的管理，近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學，新一代檔案學尚未產生，在妥善處理檔案管理信息化的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾之余，應盡快利用已有和現有的檔案資源加快檔案學理論研究的腳步。所以檔案館既要有歷史信息，又要有政府的現行公文信息，不斷擴充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進館藏檔案數字化進程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數據儲備，為檔案信息化做好后臺數據庫支持，逐步實現館藏信息轉輸網絡化和利用在線化，建立檔案館局域網和廣域網，實現資源共享，為研究學者們提供大量的有價值的信息資源，促進新一代檔案學的形成。

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1.與時展相匹配。在我國現代化信息技術高速發展的大環境下，教育領域已經充分引入了這項技術，學校不僅已經全面實現了多媒體教學、電化教學、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現電子檔案管理在一定程度上能夠與現代化教學管理節奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學校制定正確的發展決策奠定堅實基礎。發展決策是否正確會直接對學校穩健運營造成一定影響，而正確發展決策的制定離不開正確的數據信息。若是一個學校在面對機遇和挑戰的時候學校領導能夠根據正確的數據信息對現有的發展決策做出適當調整或制定出新的發展決策，那么就能夠對學校未來穩健發展起一定的促進作用。在學校信息數據管理中檔案管理是重要內容之一，實現檔案管理的信息化能夠充分實現信息數據快速整合，進而能夠為學校領導的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學校在開展日常教學、科研以及管理等工作過程中難免會產生大量的文書檔案、教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等，其中有相當一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發掘，而實現電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發揮，對學校事業和教育事業的發展起著重要的促進作用。4.全面實現信息資源共享。學校傳統檔案管理方式主要以紙張為載體，相關人員在使用檔案時復制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現電子檔案管理之后管理載體由紙張變為計算機，相關人員要想使用某一檔案時不再需要通過復印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權后通過網絡調取相關信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協同工作，全面實現信息資源共享。

二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優勢與要求

1.電子檔案管理的優勢。相對于傳統檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學校還可以根據自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統檔案管理并未對檔案管理人員的專業技術水平提出一定要求，因為傳統檔案是紙質的，檔案管理人員只需要具備基本的素質做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現電子檔案管理之后單純具備基本素質已經不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。

三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題

1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關注，沒有對如何全面實現電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規章制度有待完善?，F階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構建一套較為完善的檔案管理系統，并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學?，F有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學校存在著管理員權限責任不明的情況，一旦出現電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監管，主要體現在以下幾點：第一，學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發揮；第二，有的學校管理層及時發現了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網絡技術，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優化。但目前我國很多地區的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠，有的雖然已經構建了電子檔案管理系統，但是由于現代化信息技術的不斷進步，一些系統已經被淘汰不能滿足實際工作需要，而學校方面沒有安排專業技術人員對系統進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統的安全防護措施建設，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統上下功夫，但是硬件設備存在著老化的情況，難以帶動系統運行，如果不及時對這些設備進行更新換代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質有待提高。在這個現代化信息技術蓬勃發展的大環境下，學校實現電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學校也沒有加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，致使一些工作人員對于新升級系統的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。

四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議

1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學校應當積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關注力度，加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區學校應當仔細研讀國家相關部門頒發的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規章制度。首先，學校應當對檔案管理人員的權責進行明確，給予相關人員管理員權限，一旦在某一環節出現問題能夠責任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發生。同時，學校還應當完善電子檔案規章制度中的內容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監督力度。首先，學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業務進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發揮；其次，學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態度不認真情況的發生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優化。在軟件方面，應當專業技術人員定期對電子檔案管理系統進行升級和完善，使系統能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學校還應當重視自身電子檔案管理系統的安全防護措施建設，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環境中存儲和使用。在硬件方面，學習應當對一些已經老化和淘汰的設備進行清點，根據實際需要購進一些先進的硬件設備，使硬件設備能夠與系統相匹配，為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質培養，加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，邀請專業人士采取講座或實地指導等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時，學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求，不能只看其學歷，更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力，盡可能地選擇一些業務能力強的人員擔任相應職務，為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。

參考文獻

[1]鄭長彬.淺談電子文件的真實性特點以及由此引發的法律地位問題[J].學校檔案,2012(3).

[2]張輯哲.淺析電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[D].中國人民大學出版社,2014.

[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護[J].東方企業文化,2013(14).

篇(7)

[關鍵詞]高校；檔案；管理；信息化；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉變，必須注重計算機和網絡在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設的進程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎業務水平。高校n案管理信息化主要是指通過運用計算機技術和信息網絡技術，將傳統的紙質版的檔案資料和音頻資料轉移到計算機等電子設備中，以實現檔案資料的網上管理。雖然各大高校也在落實政策，進行檔案管理的信息化建設，但是信息化建設的結果不是很理想，還存在許多需要改進和完善的地方，必須不斷對其進行優化，使其管理水平進一步得到提高。

1 當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 缺乏完備的基礎設備

硬軟件基礎設施是高校檔案管理信息化建設的基礎，沒有這些基礎的設施，檔案管理信息化建設也就失去其存在的物質載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認為配備幾臺計算機就實現了檔案管理的信息化，而沒有對計算機進行相應程序系統的設置，也沒有配備其他相機、掃描儀等基礎電子設備。

1.2 未建立完整的檔案信息數據庫

高校檔案管理信息化建設中的一個關鍵方面，就是要建設一個完整和持續更新的檔案信息數據庫。而各大高校檔案信息數據庫的現實狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據現實情況進行更新；錄入的信息未經嚴謹的核實，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實、更新不及時等問題。

1.3 缺少專業的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過程不同于傳統的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計算機等網絡技術，因此，對檔案管理者的綜合素質有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業務能力，還需要具備熟練的計算機能力以及其他電子設備的使用能力。但是現實情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業務能力，要么具有計算機使用能力，很少同時具有業務能力和電子設備使用能力。

1.4 未意識到檔案信息的安全問題

各高校在進行檔案信息化的建設過程中，很容易忽視的一個問題就是檔案信息的安全問題。因為在傳統的檔案管理中基本不會出現安全問題，而實現檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。

2 高校檔案管理信息化建設的優化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎設施

各大高校要想真正實現檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設施。檔案管理信息化過程是一個復雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計算機必須是高端的而且要設置好相應的系統程序。同時，也要配備相機、掃描件、錄像機等其他電子設備，以用來進行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊褪且哟筚Y金的投入，完善硬軟件基礎設施，為真正實現檔案管理信息化打下堅實的基礎。

2.2 加快檔案信息數字化的進程

要想真正實現檔案信息的數字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數據進行認真的核實，保證信息的真實性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時性?？傊涌鞕n案信息數字化的進程也就是保證信息完整性、真實性、及時性的過程。

2.3 培養專業的復合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質的培養。檔案管理人員應該是同時具有計算機等電子設備使用能力和檔案管理基礎業務能力的復合型人才。一方面，對現在任職人員的實際情況進行相對應的專業培養，以彌補其所欠缺的方面；另一方面，專業培養一批同時掌握計算機技術和專業檔案管理技術的復合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識

雖然高校通過檔案管理信息化的建設，檔案信息實現了網上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統的防護功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結 語

高校檔案管理信息化的建設過程是一個不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現的問題，采取對應的措施，如完善檔案信息管理的基礎設施、加快檔案信息數字化的進程、培養專業的復合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動高校檔案管理信息化的建設，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發揮作用。

主要參考文獻