檔案管理方法精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。不得竊取、出賣和涂改檔案。切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。做好庫房溫濕度的監控與登記工作。每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

檔案管理的方法和技巧，要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，堅持依法治檔，確保集中統一管理。要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

（來源：文章屋網 ）

篇(2)

關鍵詞：水運工程；檔案管理；方法

水運在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時期下水運工程建設面臨著新的任務與挑戰。需要及時了解工程情況及對其進行分析與判斷。而水運檔案則是在項目建設過程中形成的，除過其涉及的面廣點多特點外，還具有持續積累的特點。鑒于這一特點， 需要在項目建設過程中隨時注意收集形成的材料與文件。

1 水運工程檔案

水運工程檔案指的是在項目建設過程中從項目立項到項目建成投入運營，在這個過程中所產生的能夠反映工作建設情況，并且對工作后期管理與維護有利的各種資料。水運工程檔案與水運工作建設的關系十分密切，水運工程檔案是水運工程項目建設工作安全，質量，資金，科研等項目的基礎，是對工程建設情況的反映。水運工程檔案管理工作是參與建設工作各單位的一項基礎性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運工程管理工作水平也會由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項工作重視并采用科學有效的方法促使相關目標達成。

2 當前檔案管理工作存在的問題

首先是管理工作人員意識不強。檔案管理是一系統性較強的工作，需要參與建設工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負責人思想認識不到位，相關人員在工作開展過程中就不會重視，工作結果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會主動去學習，充實自己。檔案管理團隊的教育學習工作沒有開展或者是不會開展。在整個工程建設過程中，所有人工作的重點在于項目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機構自身存在問題。由于參與建設各單位間缺乏有效溝通與交流，責任沒有具體落實到位，管理工作存在空白地帶。部分企業考慮到企業成本問題，往往沒有設置專門的部門負責檔案管理工作。而在人員構成方面，非專業性現象非常突出，檔案管理人員通常不是水運工程專業，并且人員具有流動性。專業技術人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環節存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規范開展。

檔案管理制度有待健全。由于水運工作涉及到大量技術性的資料，但是管理人員的知識與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統一標準，資料收集歸整無序，缺乏系統性，資料收集與整理往往不能夠與項目建設同步開展。同時對于檔案存放沒有明確的制度規范，存放場所及管理設施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當下工作開展，也不利于后期工作開展。

檔案質量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導致了檔案質量達不到預期標準，無法發揮其應有的作用。

3 加強檔案管理的相關措施

3.1 項目檔案管理的制度要完善

在工程建設過程中由于參與建設的單位較多，因此有必要制定統一的制度。就檔案格式內容等方面進行規范，創建標準化的管理工作流程，規范操作，從而來保證檔案能夠真實的反映項目建設情況，并且發揮其本身應有的作用。

要明確責任人，對檔案管理工作全面負責。同時要明確該責任人及檔案管理工作人員相關權限與職責，便于后期工作開展。同時要明確參與建設人員責任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學習工作，便于后期檔案管理工作開展。

3.2 流程規范與標準化

檔案管理工作人員要制定一套規范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內容要制定相應標準。流程與標準要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關資料形成過程中依據標準進行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規范與標準化不只是將檔案管理部門考慮在內，而是要將項目建設的所有單位與建設環節都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項目建設涉及到的專業性內容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業性與非專業性的合理搭配。同時要考慮到管理人員與工程技術人員合理搭配。在檔案管理隊伍中要保證至少有一名經驗豐富的技術人員。檔案管理人員要不定期開展學習工作，了解檔案管理相關知識和國家在此方面的標準與規范。加深管理人員對于工作的認識。學習不必局限于某一種形式，可以靈活進行，只要保證達到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養工作，培養適應水運項目檔案管理人才，以此來滿足水運項目建設工程不斷發生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術的應用

對于收集到的資料應該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時可以借助于計算機強大的計算與分析功能，對已經收集的資料進一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個方面來看，電子信息不會占用太大的物理儲存空間，資料保存較為安全。而計算機辦公已經普及，只需要利用已有設施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經收集歸整的信息資料要定期進行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔措施

任何一項管理工作都不可能只依據單一方式實現理想的管理目標。在檔案管理工作方面可以適當的將考核與激勵結合。在整個項目建設期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當獎勵，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應考核。激勵與考核可以是物質性的也可以是非物質性的。另外也可以從工作的不同環節來約束。如工程驗收環節，財務結算環節。從而督促各單位在建設工作中做好檔案管理工作。

4 結束語

項目檔案是工程建設過程的見證，具有重要的研究與利用價值。目前在水運項目建設過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結合項目實際情況，對現有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎上創新，發揮檔案的最大價值與作用。

參考文獻

[1]唐海平.淺談水運工程檔案管理的體會[J].交通科技，2012（6）.

[2]胡志富.找準水運工程檔案管理提質切入點[J].建材與裝飾，2016（33）.

篇(3)

【關鍵詞】電網項目；檔案管理；有效方法

電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。

1電網建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。（5）檔案管理系統落后，不能體現檔案信息化管理的優勢。隨著互聯網+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業使用的檔案信息管理系統仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統當中去。檔案系統與信息化管理無統一標準，系統平臺的業務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統數據庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發揮出它的真正優勢。

2提升電網建設項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規章、管理制度和業務標準規范等）和管理網絡。通過明確檔案管理規章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網企業還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統一集中的檔案信息管理平臺，以實現建設項目檔案集中化、系統化、電子化管理，以此達到實現項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩定，加強檔案人員業務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網絡，實現檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，電網企業應加強檔案工作人員的業務培訓?？梢圆捎脤I技術培訓、業務交流學習、模仿優秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業績與工資績效、職稱評定、評先評優等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監督機制，應由建設單位與監理單位共同監督各參建單位的執行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監理單位的檔案管理進行再監督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統有序。卷內文件應格式規范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統一標準，力求通過細節管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡資源提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數據庫存儲系統，規劃網絡環境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統一的信息化標準規范。③培養檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數字化。⑤加強數字檔案館建設，數字檔案館的特點是存取檔案信息網絡化，它是一種無形的信息組織與利用環境，它為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數字化檔案館環境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現檔案信息資源共享。

3結語

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

參考文獻

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[4]鄭洪華.電網建設項目檔案管理新模式的探索與實踐[A].檔案事業改革與創新———2013年全國青年檔案工作者研討會論文集[C].國家檔案局，2013：6.

篇(4)

目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實性與準確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因為其涉及了醫院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫院人事檔案管理工作，很多醫院員工在醫院工作多年沒有得到晉升的機會，對薪水的漲幅也不滿意，轉而怪罪是醫院的問題。其實不然，現在很多的醫院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫院工作積累了經驗后去別的醫院就能夠得到轉正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現。因此，本文基于這一點，將就醫院人事檔案管理的方式進行分析與研究。

1全面提高人事檔案管理工作人員的專業素質

隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學的快速發展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質內容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學技術的發展，如今已經是信息數字化時代，互聯網加計算機的工作模式已經滲入到了每一個行業中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現代化的技術與設備，開發或購買計算機管理軟件，創建科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫院人事檔案的管理人員的各方面素質，多組織工作人員參加專家的授課輔導或者去外面學習交流，從而最終提高醫院檔案管理工作人員的整體水體。

2轉變醫院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫院人事檔案的內容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標準。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業務能力還有所取得的專業獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規格、公章等都是有使嚴格要求的。所以，一定要對此進行嚴格的控制，對一切違規的人事檔案采取拒收的形式來確保其規范性。最后就是對于醫院人事檔案要不斷的收入新的內容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。

3增強服務意識，提高醫院人事檔案社會的使用率

醫院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現出其社會價值。所以，醫院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：第一，提高人事檔案的利用率，加強服務意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質進行調動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務水平的目的。第二，利用信息化技術，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現在有了計算機與互聯網之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

4結束語

篇(5)

一、工程建筑檔案的特點及管理現狀

1、工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等;同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2、工程建筑檔案管理的現狀

（1）信息化建設緩慢

盡管我國已經逐漸加快建筑工程建設檔案信息化的建設步伐，但是對其的關注及投資力度還較小，不能滿足社會經濟的發展需求。在工程建筑檔案的信息化建設中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實行統一、規范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設已經受到越來越多的人的關注，但是多數工程建筑檔案管理單位在實際工作中，依然存在側重于實體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進行完善，導致信息化建設緩慢的現狀。

（2）信息化建設動力不足

現階段，工程建筑檔案信息化建設一直處在起步階段，因此，在實際的信息化操作過程中，還會出現諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實際的信息化建設中，并未出現針對性較強的群體，從而導致工程建筑檔案管理信息化建設比較緩慢。另外，缺乏信息化建設人才也是導致工程建設檔案管理信息化建設動力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設，因此，在具體操作中出現不盡心或者不關心的現象，導致工程建筑檔案管理信息化建設在實際工作中無法發揮出真正的功用，缺乏真實性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業的不斷發展，越來越多的建筑單位認識到工程檔案管理信息化建設的重要性，如規范檔案資料的儲存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設的關注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強工程建筑檔案管理的現代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質量安全和工程進展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發展脫軌，跟不上時代的發展，實用性和有效性得不到充分發揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設中添加部分現代化的元素，如借鑒網絡技術，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設實行有機結合，改變傳統工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業務技術、綜合素養和職業操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學性產生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統的管理模式，管理方式比較落后，已經不能滿足我國社會經濟的發展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，轉變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現我國工程建筑檔案管理信息化的關鍵環節。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學習信息化技術的機會，或者定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設的成功奠定基礎。

3、加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規范化、系統化的管理，實現信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統一格式向檔案管理系統提交，并由系統實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數據庫的平臺內，確保工程建筑檔案信息化建設系統具備統一性，讓檔案資源能實現共享。另外，檔案管理數據庫還需實現自動化，并在數字化系統中將檔案資料標明其存放位置，從而實現快速檢索。

4、強化信息化管理的安全意識

科技信息的迅速發展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實現現代化管理。但是日新月異的信息化發展，也為競爭對手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機會，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會導致檔案外泄，給施工企業及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業的穩定、健康發展。因此，相關的檔案管理部門需在實施工程建筑檔案信息化建設中，將工程建筑檔案內的重要內容進行加密處理，運用計算機操作技術，提高機密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實際工作有機結合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設中，還需注重對紙質工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學合理。

篇(6)

【摘要】

在信息化迅速發展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現代化檔案形式的管理需求。

【關鍵詞】

現代化檔案；管理水平；管理方法

為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現代化的含義

我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。

2 進程中存在的問題

2.1檔案標準化程度低

隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專業人才

檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。

3 提高檔案管理現代化水平

傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。

4 結束語

經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。

參考文獻：

［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現代化水平的措施［J］.現代婦女：理論前沿，2014（1）：206

［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121

篇(7)

中職檔案工作的重要作用逐漸被師生和管理層所重視，在此基礎上，檔案管理工作的需求較之以往更為復雜，對檔案資料進行深度的解析，通過對檔案資料的合理化的、創造性的應用，使其能夠為學校各方面發展提供更多的建設性意見，是目前檔案管理工作的主要任務。另外，信息化環境的兩大特征：云計算和網絡化，使得檔案管理發展趨向創新和服務。云計算指導著中職院校檔案管理對檔案進行大數據分析，使網絡上的所有終端都能受益，實現檔案的服務功能；網絡化則給檔案管理提供了管理方法上的突破和創新的空間。

二、中職檔案管理存在的問題及原因

1.管理思想老舊。中職檔案管理的需求變化以及管理工作的環境變化，使得檔案管理本身的地位和職能得到擴展，原有的檔案管理思想是對檔案資料進行收集和保存，而現在的檔案管理思想應該轉變到利用檔案對學校發展進行服務方面，檔案資料是云計算的資源，應該服務于中職學校日常建設。但是，這種管理思想目前還沒有被管理者所接受和理解，管理工作在很多時候是被動的并非主動的。2.管理方法不夠先進。信息化技術的發展為中職院校檔案管理提供了一系列先進的管理策略，例如，轉換檔案資料的形式，節省存儲空間、靈活調用檔案、允許學校師生自由訪問個人檔案、利用檔案進行科學技術研究等。但是，現在大多數做中職院校還沒有做到檔案管理全面信息化，很多檔案仍以紙質的形式出現，檔案格式不一，給管理人員帶來了巨大的工作壓力。管理方法不夠先進造成檔案管理效率低，而這一問題的根本原因在于檔案管理缺乏明確的制度、信息化策略沒有完全應用于管理過程中。3.管理人才不足。檔案管理網絡化和信息化需要大量的相關人才進行推進，無論是普及檔案管理的基本方法，還是進行檔案管理的服務性應用，都需要檔案管理者在其中扮演重要的角色。管理技術和職業技能的提高必不可少，除了對檔案進行收集整理之外，還應該擁有處理信息技術問題、進行電腦和網絡維護的能力，但是，現在中職院校的檔案管理人員缺乏這種能力，管理人才不足導致檔案管理工作發展進程緩慢。

三、對中職檔案管理的建議

1.以網絡化為基礎改換管理思想。高校檔案管理辦公室的負責人，應該根據學校發展計劃和發展需要，主動進行檔案資料的重新分類、整理和數據化，使檔案以信息的形式呈現在全校師生面前；以檔案資料的數據化為前提，對已有的檔案進行科學分析和解讀、研究已有的檔案，尋找高校發展過程中各項事務的特征，為現在的學校管理和發展工作提出建議。2.進行標準化檔案管理。隨著多媒體技術與“信息高速公路”等現代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實行標準化管理。中職院校主管部門在檔案工作領域內，應與檔案或標準化管理部門共同協商，對檔案事業的發展和業務工作方面的概念、原則、質量、方法等，制定統一的規劃，使檔案工作在客觀上有共同的語言，共同的衡量標準，共同的比較基礎，共同的協作依據，共同的協調保證。以便建成檔案信息網絡，走檔案信息資源共享之路。例如，檔案收入和整理可以采用信息技術，即對某一檔案類型設定固定的檔案提交形式，使其以數據化的狀態存在，這不同于以往的word文檔或excle表格，而是以選填式表格的形式出現，每一份檔案都是一個文件，所有文件統一存儲在某一固定的程序之中，這樣一來，進行檔案的調取和資料綜合整理都非常容易。3.提高管理工作者的專業能力。中職院校有必要對管理工作人員進行一系列的職業技能培訓。可以選擇定崗培訓的方式，對檔案網絡動態化管理工作進行系統分析，將崗位職責分類，按照職員的工作能力以及發展前景，進行特殊的工作項目培訓，使其能夠勝任某一類型的管理工作；也可以選擇勝任力培訓的方式，根據工作需要，評估現有職員的崗位勝任力，針對其中不足的部分進行有目標的培訓，使其成為能夠勝任檔案現代化管理、維護工作的“全才”。

四、結語

綜上所述，中職院校檔案管理工作的環境以及工作目的已經發生改變，管理思想、管理方法以及管理者的職業技能也應該隨之發展和變化。中職院校要解決在當下出現的檔案管理問題，應該以網絡化和信息化為基礎，改善管理思想，制定管理制度并使用先進的管理方法，著重提高管理者的職業技能，只有這樣，中職檔案管理才能獲得長足的發展。

作者:黃麗玲 單位:福建省泉州藝術學校

參考文獻：