檔案管理的目的和意義精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的目的和意義范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：火電廠；基建項目；檔案管理；管理途徑

隨著我國改革開放以來，我國社會主義經濟體制不斷改革和完善，檔案管理工作的體制在經濟體制的促進下也不斷變化和完善?；痣姀S基建項目檔案是項目每個階段的工作內容，包括項目的決策階段、立項階段、施工階段以及驗收竣工階段，項目檔案是火電廠基建項目建O的主要組成部分，也是其中的關鍵性要素。所以，火電廠基建項目的檔案管理工作必須嚴格把關到位，從而確?；椖康臋n案管理工作能有效落實，確保火電廠基建項目能順利完成。

一、項目檔案管理的意義

項目檔案是項目建設過程中所積累下來的寶貴文件，它具有很高的技術含量、具有實際性較強、系統性較強、規范性較強的特點。項目檔案在項目前期工作中是作為申報和編制材料的主要依據；在項目施工階段是施工方案確定的主要參考文獻；在竣工驗收階段，主要根據項目建設過程中記錄的檔案來確定項目的質量、工序、施工方法等各個方面是否符合標準要求，是最主要的質量驗收的必備條件和憑證；更是投產后生產運行，管理、使用、維護、檢修，改建和擴建的重要依據，是企業不可估量的寶貴財富。

二、火電廠基建項目檔案管理現狀

（一）企業領導缺乏對項目檔案的重視

企業領導對項目檔案的重視程度不夠，認為項目檔案重要的是后期的整理歸檔，前期沒有檔案人員什么事，檔案管理人員沒有及時參與到項目的的前期工作中，使項目檔案工作與項目建設未能同步進行，造成檔案管理的脫節；同時未認真落實檔案管理的“三納入”、“四參加”、“五同步”，造成檔案部門的管理職能未能充分體現。

（二）檔案管理的組織和制度體系不健全

檔案管理相關制度不完善，制度的執行力度和操作流程中存在控制措施不到位現象，缺乏明確的檔案業務規范。

（三）管理人員素質不高

檔案管理人員的管理素質、基本技能、業務水平有待提高，主動開展檔案形成、收集、服務等工作的意識有待提升?；痣姀S項目有的管理人員缺少檔案管理的意識，并且對檔案管理沒有一定的認識，這就導致火電廠各部門的檔案管理工作中存在溝通不足，未能盡到各自的責任，對自身的管理工作沒有做到位，對外部的監督管理沒有落實檔案管理制度，久而久之，使得基建項目的檔案管理與項目的建設存在嚴重的漏洞。

（四）缺乏專業檔案管理人才

施工單位多數是技術人員兼職資料員，檔案管理概念不高，而資料的整理、組卷較多是外聘的當地的臨時工，人員較為復雜，人員素質參差不齊，缺少專業知識，并且，這些人員都是在需要組卷時才招聘的，沒有經過培訓，因此，所歸檔的資料存在較大的質量問題。

（五）缺乏監督機制

項目建設單位及監理沒有對施工單位的資料進行嚴格的監督管理及審核，導致施工單位上交的竣工資料不能完全滿足要求。

三、加強火電廠基建項目檔案管理的有效途徑

（一）充分認識建設項目檔案的重要性

充分認識建設項目檔案的重要性，加強檔案的培訓及宣傳力度，提高全員檔案意識和重視度，端正檔案管理工作的作風，以便提高基建檔案管理的水平。需要管理單位、設計單位、施工單位的檔案管理人員之間相互配合、溝通協調，在管理工作中不斷增加自身的檔案管理意識和責任意識，不斷促進基建檔案管理的真正意義。

（二）加強檔案管理工作的組織體系建設

實行項目檔案工作領導責任制，確定檔案工作分管領導，確定各職能部門、各項目檔案工作負責人；建立以企業分管領導為首，檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系，建立檔案管理網絡，以及各部門文件材料歸檔的崗位責任制及考核機制；建立健全項目檔案的各項制度和業務規范，制定有效措施保障項目文件材料的準確性、完整性、真實性和系統性。

（三）建立專業的檔案管理機構

由擁有充分專業知識和豐富管理經驗的人員組成專業的檔案管理機構，并明確各自的職責。不斷加強檔案管理機構中人員的專業學習和定期培訓，對檔案管理工作的各個影響因素進行分析，對管理工作的提高措施進行改進和完善，增加檔案管理者的業務素質。

（四）加強制度執行力度，實行過程管控，規范檔案管理工作

項目建設單位應加強各檔案制度的執行力，檔案人員應提前介入，全程參與、實現“前期策劃、過程控制，同步形成，及時歸檔”，使基建項目每個階段的檔案工作都能得以規范管理，確保項目檔案的完整、準確和系統。

篇(2)

一、高校檔案管理的重要意義

關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高?；A管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高?？蒲兴剑@得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高?？茖W發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：

（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創新的路徑

（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段,在當前社會信息化的進程中,面對高校的教職工規模不斷擴大的現實,高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高?？蒲兴?、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用，使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。

（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。

四、結語

篇(3)

關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題

高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應該與時俱進

當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。

2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能

（1）教務系統信息的整合與利用

試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。

（2）試卷檔案系統功能的設計與優化

優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間?？茖W合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。

5.簡化試卷檔案查詢程序

高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。

高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻：

[1]鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討[J].黑龍江檔案，2011（3）：33.

篇(4)

1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

2 加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。

1.加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。

3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子n案對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求。

3 做好電子檔案管理和利用

1.建立“雙套”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。

2.加強工作人員管理，提高檔案保護意識

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摘 要 隨著電子技術的快速發展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。

關鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性

一、前言

隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質量，成為了檔案管理的重要內容?；陔娮訖n案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

二、電子檔案管理過程中，應不斷創新管理理念

對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應積極更新管理理念，具體應從以下幾個方面入手：

（一）電子檔案管理應認真分析電子檔案的特點

在電子檔案管理中，只有認真分析電子檔案的特點，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結合電子檔案的應用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點，在實際管理中對保管條件要求不高。

（二）電子檔案管理應把握正確的檔案管理原則

考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應把握高效性、全面性和準確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

（三）電子檔案管理應善于利用現代化的管理手段

基于電子檔案的自身特點，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應用現代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應根據電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網絡化管理手段。

三、電子檔案管理過程中，應優管理模式

（一）電子檔案管理應合理優化管理模式

由于電子檔案與傳統檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統檔案存在必然差異?；谶@一認識，電子檔案應根據自身特點，對現有的檔案管理模式進行優化，改革現有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。

（二）電子檔案管理應積極創新管理方法

電子檔管理過程中，采用電子化和網絡化管理方法，已經成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發展的特點，創新電子檔案的管理方法，并積極采用現代化信息化管理手段，構建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。

（三）電子檔案管理應提高管理模式的針對性

在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點，電子檔案在管理模式優化中必須要做到根據電子檔案的特點選擇管理模式，并達到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。

四、電子檔案管理過程中，應提高管理人員素質

電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業水平喝素質?；谶@一認識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質，具體應從以下幾個方面入手：

（一）增加對檔案管理人員培訓，提高其專業技能

在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質對檔案管理效果有著直接影響?；谶@一現實需要，電子檔案管理應增加對檔案管理人員的培訓，不斷提高其專業技能，使檔案管理人員的整體素質得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。

（二）正確分析電子檔案特點，提高技能培訓的針對性

在檔案管理人員技能培訓中，只有正確分析電子檔案的特點，并根據電子檔案管理的實際需求進行技能培訓，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓中，應突出管理手段的應用以及管理理念的更新。

（三）根據電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質進行合理評價

基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應根據電子檔案管理的特點和需求對檔案管理人員的素質進行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進行相應業務培訓。

五、結論

通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

參考文獻：

[1] 李明麗.淺談企業科技檔案管理創新[J].安徽科技，2014.08.

篇(6)

關鍵詞:新醫改;醫院檔案管理;改進方法

醫院的檔案管理是針對醫院中的各種醫療活動而進行的資料記錄行為，做好醫院的檔案管理，并不斷建立健全檔案管理的信息系統，能夠助力醫院檔案的更加完善化和高效化，從而為醫療活動提供更加科學、精準的參考依據。在當前新醫改的環境下，醫院單位必須不斷改進檔案管理模式，學習現代化的信息技術，推進檔案的信息化管理，從而實現更加高效的醫院檔案管理。

1當前醫院檔案管理工作中存在的幾點問題

1．1檔案管理體系有待健全

要改進醫院的檔案管理工作，首先必須建立健全檔案管理體系。當前，有一些醫院由于檔案管理方面的制度體系有所缺失，導致醫院的檔案管理工作難以有效得執行，監督無力，管理不嚴，對檔案管理的開展造成了不容小覷的嚴重影響。由于一些醫院負責檔案管理的領導層未對檔案管理體系建設予以足夠的重視，故而，伴隨著現代化技術的不斷進步，醫院檔案管理工作也許與時俱進，盡快完善檔案管理的體系建設。

1．2檔案管理存在不規范性

當前，醫院的檔案管理缺乏統一的規范性，許多醫院都是以科室為單位建立檔案管理室，不同的科室就有各自不同的檔案管理室?；蛘呤歉鶕n案的項目類型來設置，例如將醫院的病例檔案歸到病歷檔案管理室，人事資料并入人事檔案管理室，科研項目資料放入到科教處的檔案管理室等等。如此不規范的做法，必然致使每家醫院都會存在若干個檔案管理室，不僅需要為此付出更多的人力物力，而且還不利于檔案管理工作的有效開展和長久發展。

1．3檔案的利用率有待提高

在新醫改的形勢下，醫院進行檔案管理的最終目標即為更好得開發和利用檔案資料。通過對檔案資料的開發，能夠大大提升檔案的利用效率，提高檔案的運用價值，從而為醫院日后的醫療行動提供更為有價值的參考。當前，許多醫院由于種種現實條件的制約，不得不對醫療建設水平和經濟效益有所追求，對檔案管理工作不加以重視，從而影響了檔案管理工作的發展，造成了檔案的利用率難以提高，收效甚微。

1．4檔案管理信息化建設有待加強

當前，我國有一部分醫院至今仍不能很好得開展醫療的現代化改革，其主要原因就在于尚未完全認識到檔案管理開展的重要意義，對現代化信息建設的投入不夠，導致醫院的檔案都難以真正有效得實現其效用。醫院檔案的信息化建設主要存在以下問題:一是，當前不少醫院由于資金投入有限，導致建設檔案信息化的基礎設施缺乏，從而進行檔案管理工作時有心無力，難以準確得做好數據、信息、資料等的收集處理工作，嚴重影響檔案管理信息化的開展;二是，缺乏檔案管理信息化方面的相關制度體系，使得在進行檔案信息化工作當中規范性不足，崗位人員的權責不清，難以提升檔案信息化管理的實際效率。

2新醫改下醫院檔案管理的改進方法

2．1建立健全檔案管理體系

要改進醫院檔案管理工作，首先必須要建立健全檔案管理體系，主要要做好以下幾個方面:第一，建立健全檔案管理體系，改善醫院檔案系統。必須按照一套科學的檔案管理制度來開展管理工作，并且要求負責檔案管理的人員對制度體系中的條例了如指掌。此外，檔案管理的體系制度必然根據實際情況不斷加以完善，從而保障檔案發揮其應有的作用和價值。第二，必須充分運用信息檔案科的作用。要重視信息檔案科的價值所在，發揮其應有的作用。信息檔案科主要是負責檔案的審核和管理，并給予一定的指揮和培訓，是醫院中從事檔案管理工作的基礎部門，必須引以為重。第三，要加強醫院中各個科室之間的協同合作。醫院的檔案管理工作，離不開醫院中各科室各部門的幫助和支持，只有加強其協同合作，才能保障檔案工作的順利有效開展。

2．2醫院檔案信息的開發利用方法

做好醫院檔案管理工作，不但需要做好各方面數據、資料、檔案的收集、整理，還需不斷強化對醫院檔案信息化的開發和利用，并不斷提升醫院檔案信息化建設水平?？梢越柚F代化的信息分析軟件，不斷提升醫院檔案的信息化水平，及時總結經驗，從而助力醫院的發展和進步。故而，從事檔案管理工作的人員必須對檔案管理工作予以重視，不斷提升自我的專業素質水平，在進行資料收集和整理時，更要結合本醫院的歷史文化、時事動態，從而更深層次得開發和利用檔案信息，從而更好得為醫療事業服務。

2．3不斷更新管理觀念，提升管理意識

要不斷改進檔案管理水平，必須從思想觀念上不斷與時俱進，及時更新管理理念，并不斷加強制度建設和完善，促使檔案工作者更加積極主動得進行檔案的管理工作，在日常工作中能夠更加認真負責得開展相關工作。除此之外，還要將檔案管理的重要性做好宣傳，提升整個醫院對檔案管理的認識，從而有助于各科室對檔案管理工作的配合和支持。只要充分意識到檔案管理的重要意義，才能從根本上重視起來，不斷提升檔案管理的水平。

2．4管理方式上要加強信息化管理

在當前新醫改的大環境下，醫院檔案管理的目的是要促進醫療衛生制度的建立和健全，從而能夠為廣大民眾提供更加便捷、安全、實惠的醫療衛生服務項目。為達到這一目標，醫院需要從管理方式上不斷推陳出新，建立信息化的管理平臺，強化信息化管理水平。通過信息化管理平臺，大夫在診斷病人時，能夠快速得通過平臺調出以往的治療方案和病情發展，還可以獲知病人的醫療花費情況，從而更好得為病人提供治療服務。檔案的信息化管理，能夠有效避免重復治療問題，更加快捷更加為病人著想。此外，實現了醫院人事檔案的信息化共享，還有助于更好得促進醫生多點執業的發展。

3結語

隨著新醫改的不斷深入和推進，人們愈發意識到醫院檔案管理工作對醫療體制改革帶來的巨大影響。醫院檔案管理內容十分廣泛，這些檔案的建立和健全能夠為醫院的各方面工作開展提供科學準確的參考依據，其重要性不言而喻。然而醫院檔案因其龐大的數量，繁復的內容，無不為醫院檔案管理工作的開展帶來了阻礙，故而需要我們不斷研究改進檔案管理的措施，從而共同助力于我國醫院檔案管理水平的不斷提升。

作者:商友坤 單位:青龍滿族自治縣醫院

參考文獻:

［1］何姝婧．新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略［J］．中國醫藥科學，2012(15):163～164．

篇(7)

關鍵字：檔案管理；數字化；技術變革

中圖分類號：F299.23；G270.7

隨著互聯網信息技術的發展，數字化技術運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數字化也得到了極大的運用。檔案管理的數字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數字化和網絡化的利于管理和處置的電子檔案。采用數字化的存儲方式，能夠節約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數字化管理的效率。

一、檔案管理數字化的意義

實現檔案管理的數字化管理是十分必要的，檔案管理數字化技術的運用主要是指利用計算機、數字攝影和掃描等先進技術，將檔案資料以數字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質量和效率。方便快捷的檔案數字化管理將改變以往傳統的管理模式，有效地提高管理效率。

檔案管理數字化主要具有兩個方面的意義。一是數字化能夠節約檔案管理的空間。紙質檔案比較厚重，占據較大的空間，保存紙質檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數字化的存儲，更夠有效的節約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數字化資源方便檔案的處置和共享。采用數字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。

二、檔案管理數字化的現狀和問題

雖然我國進行檔案的數字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀九十年代行業實行檔案數字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數字化技術的運用還是一個不穩定的、易出現問題的新事物，這也體現了事物發展的普遍規律，發展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數字化管理工作而言，并不是十全十美。當今檔案管理數字化技術的運用所出現的問題可以歸納為以下幾點。

（一）檔案管理的數字化系統不健全

檔案數字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數字化系統。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數字化系統并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務，在實際利用效果和服務上都缺乏深入和創新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發程度還不夠，所以很多服務還無法開展。

（二）缺乏標準的檔案數字化管理標準

在如今經濟和科技都快速發展的時代背景下，信息技術與計算機技術越來越發達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數字化建設，需要統一的標準和流程。但是目前，我國在檔案管理標準化建設還沒有統一的標準，對于檔案管理的數字化的相關規范和要求還不夠健全。

（三）缺乏專業的檔案管理人才

對于檔案創新形式的運用，最重要的是要培養熟悉檔案數字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學方面的培養力度還不夠。很少有專門的大學開設檔案管理學，所培養的專門性人才還不多，難以滿足檔案數字化管理的現實需要。

三、檔案管理數字化的改進措施

（一）培養專業性人才

人才是第一生產力，這一點在各行各業中都有很明顯的體現，當然，行業中的檔案數字化管理工作同樣注重人才的培養和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發展。而我國檔案管理數字化管理人才的培養主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數字化檔案管理人才進行專業知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創新能力和管理能力，進一步改善該行業的人才結構。其次，要積極吸納高水平、高技能的數字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。

（二）加強標準體系的建設

缺乏標準化的檔案數字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規范，那么檔案管理的數字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數字化應有的價值。然而，目前檔案管理數字化管理中，這種現象還普遍存在，一些檔案館的數字化管理手段和管理制度還不標準、不規范，這極大的阻礙了檔案管理數字化管理的正常發展和創新。于是，加強檔案管理數字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證檔案管理信息的規范和完整，那么數字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規范檔案管理的標準和體系，會對檔案管理數字化建設、發展產生極大的促進作用。

（三）健全電子檔案數據系統

原始的檔案管理資料大多是紙質的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質版的檔案資料轉化為數字版的檔案資料。這是數字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質版檔案轉變為電子版檔案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數據系統的建設。這主要體現在兩方面，首先，數字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質檔案轉變為數字檔案時，也要將紙質版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數據資料；此外還要講原始的紙質資料保存完好，因為數字檔案在存儲或傳輸的過程中可能會出現很多不可控的因素導致資料的丟失或損壞。

四、結論

檔案管理數字化極大地節省了人力資源，將人力逐漸轉向服務行業，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質量和效率。在運用數字化進行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進檔案數字化的進程，必須進一步培養專業的檔案管理人才，加強檔案標準化體系建設，進一步健全電子檔案的數據系統。