科技檔案管理的重要性精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇科技檔案管理的重要性范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

一、科技檔案管理的作用

1、科技檔案的管理有利于促進科研工作的發展。

信息與知識是經濟發展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果。詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據。從這個意義上，完整、系統、準確的科技檔案對科學研究是必不可少的。

2、有利于促進科研管理的決策。

科技檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了科研活動的原貌與進步，是提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據，實現科技檔案管理的科學化、規范化、現代化，促進科研工作的持續發展。

3、有利于促進科研成果的利用和推廣。

科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統、準確的記錄科研活動的全過程，更為重要的是為進一步的項目開發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。

二、科技檔案管理中存在的問題

科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業性強的特點，又有載體多、內容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴重影響了科技檔案的質量和開發利用。

1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。

多數單位和部門把精力集中于基礎設施建設、提高科研創新能力上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發展中的作用。首先受傳統觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關緊要；還有的是擔心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規定和要求，從而使科技人員只片面強調科學研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。

2、歸檔材料質量不高，完整性、系統性較差。

科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務書和相關協議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結驗收鑒定階段的工作總結、技術報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復印件多，原件少等問題。

3、檔案制度缺失，歸檔工作職責不明確。

科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。

4、檔案管理人員業務素質偏低，專業性較差。

長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業務指導不到位。多數檔案管理人員都是身兼數職，沒有經過正規檔案管理部門的教育與培訓，以至于業務素質偏低，專業性不強。對科技檔案歸檔內容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質量和數量。

三、加強科技檔案管理的對策

針對當前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的管理，充分發揮科技檔案的作用。

1、增強檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。

檔案意識是人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔起科技檔案歸檔的職責；其次，檔案管理部門要積極開發科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。

2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規范化。

建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規章制度，制度應包括科研項目從開始到結題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。

3、提升檔案管理人員綜合素質，強化工作服務能力。

篇(2)

一、科技檔案的涵義及特點

（一）科技檔案的涵義

科技檔案是指企業在生產、基建、科研等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字、錄像等科技文件，是企業檔案管理的重要組成部分。科技檔案的種類較多，有工業生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等等。科技檔案主要有以下三個功能：一是知識儲備和依據憑證功能，二是情報功能，三是促進生產力發展和提高效益功能。

（二）科技檔案的特點

1.專業性?？萍紮n案專業性的特點主要表現在形成領域和內容性質兩個方面。具體而言，科技檔案不僅區別于一般檔案，并且不同專業形成的科技檔案也有所不同，彼此之間互相區別。

2.種類和類型的多樣性。在所有的檔案門類中，科技檔案是種類最繁多、類型最復雜的一種，呈現出多樣性的特點。

3.成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規律地形成一系列配套的相關科技文件。

4.現實性。科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著企業的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也仍然有很高的利用價值。

二、企業科技檔案管理的現狀

目前，企業的科技檔案管理主要存在著以下三個方面的問題：一是對科技檔案不夠重視，投入不足。很多企業沒有充分認識到科技檔案的重要性，對其不夠重視，在檔案的收集、交接、歸檔等方面都存在著一定的問題，經常出現檔案資料缺失的現象。企業對科技檔案管理工作的投入不足，缺乏相關的軟硬件設施，導致管理方式比較落后，管理水平相對低下，難以滿足檔案管理信息化的要求。二是檔案管理難度大?？萍紮n案多以圖紙、圖表加文字說明為主，數量繁多，檔案人員每天忙于查找圖紙、折疊圖紙、整理圖紙，根本無暇去編研檔案，導致檔案的開發、利用效果很差。三是檔案管理人員素質不高。從事科技檔案管理工作的人員大多是兼職人員，缺乏專業的檔案管理知識，對科技檔案不夠了解，檔案管理業務不熟練，操作不規范，不能有序開展科技檔案管理工作。

三、加強企業科技檔案管理的對策

（一）轉變觀念，提高思想認識

企業管理者、經營者必須充分認識到科技檔案的重要性，從根本上解放思想、更新觀念，大力宣傳科技檔案的利用價值，提高全體職工的思想認識，對科技檔案管理工作引起足夠的重視，將其列入企業管理的議事日程，投入必要的財力、人力、物力，加強科技檔案建設，促使其發揮出應有的作用，推動企業發展。

（二）嚴格執行檔案管理規程

企業應嚴格遵照檔案管理的有關規定，建立健全科技檔案管理制度，做好科技檔案的收集、整理、保管工作，使得企業的每項生產、基建、科研活動都有相應的系統的科技文件材料歸檔保存。企業的科技檔案管理制度必須明確規定管理人員的職責、權限和工作規程，為檔案管理的規范化提供依據。同時，企業的各個職能部門也要積極配合檔案人員的工作，共同維護檔案資料的完整和安全。

（三）做好科技電子檔案的管理工作

目前，許多工程項目的資料設計、制作都是利用計算機完成的，手工資料很少，企業必須注重科技電子檔案資料的收集和整理。比如，一項工程結束進行資料交接時，不僅要接收紙質的檔案文件，還要對相關的電子文檔資料進行交接歸檔。電子檔案不受時間和空間的限制，能夠大大提高科技檔案的利用率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

信息化時代的來臨，給企業的檔案管理工作提供了新的發展空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。檔案管理人員的素質，直接關系到檔案管理工作的成效。企業必須加強對科技檔案管理人員的培訓和教育，提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質，以人為本，逐步實現科技檔案管理工作的現代化。

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關鍵詞：房產檔案管理；現狀；重要性；改革對策

房產檔案管理是房地產企業的一項重要工作，是進行房產交易、房產抵押、房產評估等的重要法律憑證，而且隨著房地產市場的逐步發展，房產檔案管理愈加重要。但是由于目前國內房產檔案管理缺乏信息化管理手段，導致房產檔案管理還不盡規范，因此，必須加強房產檔案管理的現代化、信息化進程。下面我們就簡單談談房產檔案管理的重要性，并對改善房產檔案管理提出幾點建議。

一、國內外房產檔案管理的現狀分析

國外自20世紀90年代開始就已將信息化手段運用于房產檔案管理中了，比如，①將數據庫管理技術運用于房產檔案管理，建立房產檔案變更信息索引表，記錄房產檔案的變化，從而對房產檔案信息進行更直觀、更全面的了解；②利用GIS系統的空間聚集數據功能分析房產信息的供求關系，從而對房產企業的發展提供科學的決策信息；③利用CAD繪圖系統輔助房產測繪人員計算房產面積，提高房產檔案的準確性?？偠灾瑖夥慨a檔案管理的多維分析模型已經非常成熟，且房產檔案管理水平較高。而國內房產檔案管理中還存在眾多的問題，比如，①管理手段較落后，目前，國內房產檔案大都還是紙質的信息，容易受雨水、潮濕、灰塵等的影響，很容易受到損壞，而且隨著房產企業的不斷發展，房產檔案越來越多，占據的空間也越來越大，一方面增加了房產檔案管理的經濟費用，另一方面也使房產檔案管理的效率下降了；②房產檔案還停留在原始信息、復印信息一式兩份的階段，不利于實現房產信息的共享，對于房產的交易、評估等都造成了一定的影響；③由于缺乏房產檔案信息化管理手段，導致查詢房產信息的速度較慢、效率較低，而且在手寫時，極易造成房產檔案信息的失誤。

二、加強房產檔案管理的重要性

房產檔案管理是進行房產交易、房產抵押、房產評估等的重要法律憑證，對房地產企業的發展具有重要的意義，主要可以分為三個層面，即：①房產檔案管理是政府檢查、督導房地產行業的根本依據，加強檔案管理，能夠為政府的監督提供強有力的證據，從而加強對房地產行業的整頓、整理；②房產檔案管理能夠為房屋的所有權等提供證明，從而為社會房屋的紛爭提供證據，能夠維護房地產權利人的合法權益，對維護社會穩定、社會秩序有著積極的作用；③在房屋交易中，房產檔案也是提供交易依據的主要資料來源，它能夠保證正常的交易秩序，從而促進房地產市場的健康發展。

三、加強房產檔案管理的具體措施

（一）提高房產檔案管理人員的專業素質

1.加強對房產檔案管理人員管理意識的培養

由于對房產檔案管理工作的重視程度不夠，導致大多數房產檔案管理人員的管理意識比較淡薄，只是機械的進行工作，不利于房產檔案管理工作的發展，因此，想要提高房產檔案管理工作的效率和質量，必須加強對房產檔案管理人員管理意識的培養，使他們改變傳統思想，認識檔案管理工作的重要性，從而重視檔案管理工作，提高自身的服務意識，提高工作積極性和責任心，主動收集有價值的檔案資料，并給予科學、合理的分類歸檔，展現檔案管理的價值，推動房產檔案管理工作水平的提高。

2.加強對房產檔案管理人員專業知識的培訓

熟練、扎實的專業知識是提高房產檔案管理人員工作能力的基本保障，因此，房產檔案管理部門必須加強檔案管理人員專業知識的培訓，提高他們對檔案管理知識的了解、學習，從而提高他們的專業能力，例如，房產檔案管理部門可以對檔案管理人員進行“檔案資料該如何收集、整理、歸檔？”的培訓，使檔案管理人員學習到檔案歸檔、分類的原則，并增強他們收集、記錄檔案資料的能力，使他們能夠得心應手的進行工作，減少檔案整理、歸檔中的錯誤，從而保證房產檔案資料的準確，提高檔案的應用價值。

（二）加強房產檔案的信息化管理手段

現代化、信息化的管理手段是提高房產檔案管理的重要舉措，對提高房產檔案信息的完整性具有重要的意義，因此，房產檔案管理部門必須加強房產檔案的信息化管理，增強對文字、圖表、聲像、電子文件等各種檔案資料的管理水平，例如，①建立房產檔案管理網絡，使房產企業的各部門、各科室都能對房產檔案信息有詳細的了解，從而實現房產檔案信息的共享，為房地產企業發展的決策提供可靠的依據；②建立房產檔案檢索、統計系統，分門別類的對房產檔案進行科學、規范的歸檔保存，能夠對機關檔案資料進行一目了然的了解，且不易導致機關檔案資料的丟失，而且能夠快速檢索某一房產檔案的狀態，更有利于檔案資料的保存、使用，對提高房產檔案管理的社會作用具有積極的意義；③建立房產檔案數據分析系統，即利用GIS系統的空間聚集數據功能分析房產信息的供求關系，從而對房地產市場進行準確的判斷，對房產企業的發展提供科學的決策信息。

（三）增強房產檔案管理的創新型服務

目前，社會發展速度不斷加快，信息化進程發展也是日新月異，對房產檔案管理工作提出了巨大的挑戰，因此，必須增強房產檔案管理人員的創新意識和創新能力，使他們的工作能力、業務素質得到提升，保證機關檔案管理工作的有序發展，例如，房產檔案管理部門可以鼓勵檔案管理人員對管理方法進行創新，并定期舉辦管理方法比賽，對科學、有效、規范的管理方法予以應用，并給予管理人員相應的獎勵，提高他們的積極性，也能在一定程度上促進房產檔案管理工作水平的提高。

結束語：

總而言之，目前房產檔案管理工作中還存在一定的問題，制約了房產市場的發展，因此，房產檔案管理部門必須加強檔案管理意識，增強檔案管理服務理念，并不斷探索檔案管理的現代化管理方法，實現檔案管理工作的科學化、規范化發展，從而為房地產行業的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 吳紅.健全和完善房產檔案信息化的管理[J].廣東科技，2009（11）.

[2] 蔡麗琴.完善房產檔案管理 服務海西經濟建設[J].黑龍江科技信息，2009（16）.

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1 電力工程企業科技檔案定義

本文探討的科技檔案主要指在企業生產經營以及工程建設中需要，并要求監管、保存、查閱、重復利用的圖紙資料、文件資料、圖識資料、經驗總結、經營實施計劃、聲像、商標、專利技術及專有知識產權等一系列的科技文件材料?？萍紮n案主要是對信息進行保存，并能夠為企業充分利用，用于企業間信息以及技術等方面的交流與合作。

科技檔案可以應用于企業發展的各個方面，有效管理的目的與意義就在于它既能夠進行知識的儲備、生產與經營、技術出讓與轉讓、也能夠作為工程活動的依據與的憑證，是企業新的生產力。通過科技檔案的整理、更正、改革創新、不斷提高技術水平與科技含量，企業就能更實現整體改革與創新，提升企業的競爭力，同時提高企業的效率和收益。

2 電力工程企業科技檔案特點分析

2.1 專業性

電力工程企業科技檔案面對的是專門的電力行業各個方面專業技術，從發電、輸電、變配電、終端應用等各個特定領域中的生產、建設、運營、維護與管理等方面的活動全過程記錄。電力企業新技術、新設備、新管理手段的應有也使得電力企業的科技檔案管理的專業性進一步增強。

2.2 多樣性

電力企業科技檔案的多樣性主要是由于電力企業的建設、生產管理活動形式的復雜性和多樣性決定的，現代科技檔案與傳統檔案最大的區別就是信息爆炸，知識爆炸，軟硬（電子與紙質）檔案并行，如何有效保存、保護、檢索、保密，如何利用、管理等成為企業發展的瓶頸，在這種情況下就產生了科技檔案管理的更高要求，從而導致了科技檔案管理內容復雜的與多樣性。

2.3 成套性

在目前的電力工程企業中，相關的生產活動都是針對某一項目或者是某一生產流程進行的，因此就整個項目需要完整的科技檔案，最終的科技檔案是根據項目或者工程成套進行或者存在的。

3 電力科技檔案現代化管理要求

3.1 提高檔案信息處理能力

21世紀時信息化時代，也是互聯網時代，在發展過程中，應該緊隨這一趨勢，實現電力企業科技檔案管理的信息化和高效化。新技術的產生為電力企業檔案管理提供了一定的契機，可以利用新技術開發相應的電力企業科技檔案管理系統或者數據庫管理系統，盡可能提高檔案信息的處理能力。

3.2 加強檔案的安全保護

電力企業的科技檔案會涉及到企業的許多關鍵及重要技術，涉及到企業的大量經驗積累與知識產權等相關的企業秘密，所以必須要加強對檔案的安全保護。并且計算機技術的發展，互聯互通的空間網絡，也對企業的信息安全造成了進一步的威脅，就需要在新形勢下采取新手段以及新措施加強檔案的安全保護。

4 目前電力企業科技檔案管理和利用過程中存在的問題

上面主要對電力企業科技檔案現代化管理的具體要求進行了分析，主要包括信息存儲能力、處理能力及安全保護能力三個方面。目前，電力企業科技檔案的管理任然存在著很多方面的問題，主要包括認識不足、管理制度不健全、資料收集不規范以及沒有專業的管理人員等方面，下面將進行具體的敘述。

4.1 缺乏對科技檔案管理的應有認識

很多電力企業的管理者只注重提高收益、投入人力資源、科技活動，往往忽視了科技檔案的管理，沒有認識到檔案管理的重要性，這就導致了不能將已有的資源充分利用起來。電力企業科技檔案不僅僅是建立起來就足夠了，必須進行適當有效的管理才能將其利用起來，所以相關人員必須認識到檔案管理的重要性。

4.2 沒有健全的管理制度

現如今在電力企業中一個很普遍的現象就是檔案管理沒有秩序，檔案分散在各個部門，這就是由于缺少健全的管理制度導致的，這就產生了資料缺失、不完整、不集中、難以查找的后果。

4.3 對資料的收集不規范

科技檔案是記錄科技項目的研究過程的，但是很多記錄人員在記錄過程中往往會忽視收集、歸納相關問題，從而造成資料收集的不規范，進而影響資料的使用。

4.4 沒有專業的管理人員

很多電力企業并沒有設立專門的科技檔案管理部門、引進專業的管理人才，而是由企業的其他部門的人員連帶進行管理，由于缺乏專業的管理知識，所以在檔案管理方面就回造成很多的不合理的地方。另外，由于科技檔案涉及到很多專業知識，所以對管理人員就提出了更高的要求，因此在科技檔案管理過程中必須有專業的管理人員才能保證整個過程順利進行。

5 電力企業科技檔案管理和利用的策略

以上具體介紹了電力企業科技檔案管理過程中仍然存在的問題，接下來將介紹一些管理和利用的策略，主要包括提起重視健全管理制度、結合科技工作加強開發與利用以及提高信息化程度。

5.1 健全檔案管理制度

電力企業的科技檔案非常重要，相關人員必須充分認識到科技檔案管理的重要性，要在遵守國家規章制度的基礎上結合企業自身實際情況，建立并健全檔案管理制度，使得企業全體人員都提起高度重視，保證管理工作順利進行，使得科技檔案能夠被有效地進行管理和利用。

5.2 結合科技工作加強科技檔案開發和利用

建立科技檔案的最終目的是為了能夠在之后的科技活動中加以利用并提供一個參考。一方面，可以直接通過查閱、復制等形式直接進行利用，也可以通過仔細的分析進行整理和歸納，從而將其編制成參考資料；另一方面，要積極的開拓市場服務，做好技術轉讓、開發、咨詢等工作，將科技成果推進到科技市場當中去，進行技術交流。

5.3 努力提高信息化程度，進行現代化管理

在如今這個信息技術如此發達的社會，現代化辦公已經有了技術支持，所以要充分利用計算機技術將檔案管理和利用帶到更高的現代化的軌道上去。最基本的當然就是無紙化，通過計算機將檔案錄入并存儲，然后進一步進行整理，為檢索和使用提供條件。

篇(5)

檔案行政管理部門應該增強對中等專業學校檔案工作的引導與指導，讓全校整體形成檔案意識，從思想上充分認識到檔案管理的重要性。檔案管理是學校整體工作的有機組成部分，學校的每個部門，每個工作人員，甚至每個學生都會與之發生聯系，其重要程度不亞于學校的其他行政管理工作。檔案是學校領導了解學校的歷史、認識學校的現在的最重要的工具，檔案是教職工適應學校的最有效途徑，檔案是招聘單位了解一個學生的基本資料。要達到這些目的，學校應該從領導重視開始，制定一系列的規章制度，讓各個部門、各個工作人員都有明確的檔案意識，做好檔案管理的第一步。

二、完善檔案管理基礎設施的建立，加強硬件配置

近年來，中等專業院校的重要性越發顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環境，讓檔案管理人員的才能以及專業素養得到更好的發揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。檔案的信息自動化系統建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

三、提高檔案管理人員的專業素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養專業的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續工作，例如整理、分類、編目等等。其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發現并撰寫出有用的報告，將檔案充分運用與學習和教育中。

四、加強檔案資源的開發利用

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藥監檔案是藥品監督管理局在藥品檢驗實踐、科研、培訓及管理等活動中直接形成的資料文件，能夠反映一段時期內藥品監督管理局各項活動的成果。同時藥監檔案能夠為指導、促進藥監事業發展，保障和服務民生以及開展行政監管工作方面提供有力的數據支撐。鑒于藥監檔案的重要性，應采用合理的技術手段積極開展藥監檔案的管理工作。文章首先概述了藥監檔案的基本內涵和開展藥監檔案管理的重要性，之后針對藥監檔案管理工作存在的問題提出了幾點改進建議，希望給業內人士的相關研究提供一些思路和建議。

1 藥監檔案的概述

1.1 藥監檔案的基本內涵

藥監檔案屬于科技檔案范疇，具有科技檔案的自然屬性，也具備普通檔案的自然形成、歷史記錄、使用價值的屬性。同時藥監檔案還具有特殊的材料分散性和實效性強的特點。藥監檔案主要包括兩部分的內容：一是藥檢管理，此部分的檔案內容包括上級部門的各項工作通知、指示決定，以及藥監管理工作計劃、總結及相關管理工作的通知、檢驗事故等諸多內容，藥檢管理檔案具有文書材料性質；二是藥監業務，此部分的內容包括：藥品檢驗報告、藥品質量標準、原始數據資料以及藥品批文等，藥監業務檔案材料是區別藥監工作具有獨特個性的重要檔案內容。

1.2 開展藥監檔案管理工作的重要性

藥品是人們必要的生活用品，保障人們的身體健康和生命安全，各種藥品的檢驗及生產等有關資料的管理，對促進藥監工作具有積極的意義。藥監檔案管理要嚴格按照歸檔制度，將藥品檢驗及生產過程中產生的具有保存價值的、真實的、完整的資料數據進行收集、整理以及歸檔等，進而形成完整的藥監檔案，方便日后其服務于查詢、科研及經驗總結等眾多方面的藥監部門工作，促進藥監部門高效地開展相關的工作，保障藥品的安全。此外，藥監檔案的重要性還體現在為行政監管工作提供必需的科學依據及有力的技術支撐，例如監管藥品生產、流通、經營、檢驗事故、糾分處理等方面，進而有效保障人們的身體健康和生命安全。

2 當前藥監檔案管理存在的問題

2.1 管理體系不完善

現階段，我國藥監檔案管理工作的機構設置不健全，也沒有明確相應的管理職能，各項檔案管理制度也不完善，導致藥監檔案管理工作的規范性及有效性偏低，制約了其更好地為藥監工作服務。此外，藥監檔案管理缺乏與藥監工作的有機結合，二者不同步。藥品監督管理部門的規劃重點放在了藥品質量檢驗項目、檢驗目標、檢驗（測）設備、技術水平等方面，而忽視了對檔案管理的規劃，對檔案管理工作的投入較少，造成檔案管理與藥監工作相脫離，影響了藥監工作的高效開展，也不利于藥品檢驗工作的進行。

2.2 藥監檔案管理范疇不清晰

信息時代的到來，使得信息化建設滲透到各個領域中，檔案管理亦是如此。藥監檔案從原來的文書檔案、藥品檢驗報告資料以及相關的人事檔案演變成了當下的電子檔案、科研檔案、儀器設備檔案及其使用時形成的圖文數據、聲像及數字化等多種新型檔案，因此藥監檔案管理的內容變得多樣化。但由于藥監檔案管理范疇并沒有明確界定，各藥品監督管理組織機構采取“因地制宜”的管理形式，使很多應該歸檔的檔案沒有得到及時地歸檔，造成檔案的丟失和不完整。

2.3 檔案開發利用少

檔案自身的內向性與封閉性，以及決策者與管理者沒有深刻認識到檔案的價值，造成現在的藥監檔案管理工作存在重保管、輕利用的問題，制約了檔案的開發與利用，編研成果不多，無法為藥監工作的進行提供有力的支撐。

2.4 檔案管理人員綜合素質有待提高

藥監檔案的管理組織機構一般是由行政辦公室負責，屬于綜合管理范疇，缺乏專職專業人員，檔案專業管理經驗和能力不滿足當前藥監工作對檔案管理的需求。同時，由于管理理念存在誤區，不重視現有檔案管理人員綜合素質和工作技能的提升，沒有制定相應的檔案管理人員培訓計劃，也沒有對其進行有針對性的培訓和繼續教育，導致檔案管理人員的管理理念和水平不能適應時代的發展，缺乏創新和活力，無法有效提高藥監檔案管理水平。

3 提高藥監檔案管理的有效對策分析

3.1 建立健全藥監檔案管理體系

完善的藥監檔案管理組織機構是高效開展藥監檔案管理工作的基礎保障，并制定完善的管理制度，規范檔案管理的流程和方法。同時明確管理部門中管理人員的職責和權限，安排專職專業人員負責藥監檔案的管理工作，將藥監檔案管理工作納入單位的整體規劃中，加大對檔案管理所需設備及人力的投入，并加強檔案管理重要性的宣傳，提高全體人員對檔案價值的認識，進而形成全方位的檔案管理體系，保障各個階段與環節的檔案的完整性，提高藥監檔案管理的實效性。

3.2 強化藥監檔案管理制度的建設

制度是保障各項工作有章可循的基礎，為了進一步提高藥監檔案管理的水平，應強化藥監檔案管理各項制度的建設。首先，制定全面的管理機制和各項規章制度，例如歸檔制度、保管制度、鑒定制度以及開發利用制度，明確藥監檔案范圍、崗位責任制。其次，同步進行藥監檔案管理與藥監業務工作，共同計劃、落實及考核藥監檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作積極性，促進藥監檔案完整性、系統性的有效提升。

3.3 加強藥監檔案的開發與利用

檔案具有回溯性，其價值的核心體現在對檔案數據信息的二次開發和充分利用上，應設立檔案信息反饋表、建立用戶聯系制度，或者開展檔案資源專題報告、檔案編研等深層次開發形式，拓寬檔案資源利用渠道，深化檔案信息服務，切實提高檔案的開發與利用效益，更為高效地服務于藥監機構業務及管理。

3.4 強化藥監檔案的信息化建設

信息時代的到來，加速推進了各領域的信息化建設，極大地提高了工作效率和質量。當下，我國處于食品藥品監管系統機構改革的關鍵時期，藥監檔案的高效管理是推進機構改革的重要環節之一，也應緊隨時代的發展步伐，強化藥監檔案的信息化建設，建立數字化檔案，并構建適合數字檔案管理的系統（詳見圖1）。通過建立檔案管理系統，增強檔案管理能力，將藥監檔案的最大效益得到充分發揮。

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關鍵詞：林業檔案；開發利用；規范管理

人類具體的活動真實記錄是通過檔案欄顯示的，檔案是社會中非常寶貴的財富，同時也是人類重要的文化遺產。檔案管理工作可以維護歷史的真實面貌，檔案工作已經巧妙地融合于人們的生活中。隨著人類社會的不斷進步，檔案工作已經逐漸深入到生活的每一個方面，在林業的發展中發揮著越來越重要的作用。

一、林業資源檔案管理概述

林業資源檔案管理工作是一項具有戰略高度的事業，林業資源檔案管理工作可以記錄林業的發展歷史，在林業建設中十分重要。林業資源檔案是一項不可再生資源，林業資源檔案也是多個工作者共同努力的結果，首先要隨時更新造林調查設計的具體資料，其次要保證林業資源管護合同的有效性。對于林業有害物質的檢測要詳細報告，對于歷年的森林資源要進行一個增長記錄，對于邊界的變動和林權糾紛需要進行檔案記錄。檔案記錄是需要具有一定的保密性和連續性的，林業資源檔案是新技術推廣的重要依據，是開展下步工作的主要參考指標，所以各森林經營單位應該大力宣傳林業資源檔案管理工作的重要性。

二、林業科技檔案的規范管理

經過長時間的發展，林業科技檔案得到了規范性的管理，林業科研單位尤其重視管理科技檔案，注重對于檔案工作人員的利用，注重檔案工作的發展，推動林業部門檔案專業管理的發展。

1.強化宣傳意識和服務意識

首先要強化宣傳意識和服務意識，才能科學地管理好林業檔案，樹立正確的服務意識，并主動積極推動林業檔案工作的進步。領導首先要重視檔案管理工作，并促使工作人員樹立科學發展的理念，全面保障林業等管理工作的質量。同時要宣傳檔案工作管理的重要性，使人們意識到檔案工作的重要性，與此同時，要認可檔案管理工作是林業部門工作的一部分。

2.加強標準化建設

加強標準化建設是保障檔案信息工作的基礎，制定科學的標準化檔案管理標準，推動林業檔案信息管理的現代化發展。國家林業檔案局非常重視林業部門的檔案資源管理工作，目前國家已經制定了多項國家標準檔案管理規定，這些規定不僅涉及檔案管理工作的提綱，還包括日常工作中的一些細節。首先要保護檔案信息資源，制定專門的防范措施和補救措施，備份檔案信息資源內容，防止當數據遺失時給林業部門造成重大的損失。隨著科學技術的不斷發展，林業科研單位逐漸成為一個完整的體系，根據相關規定制定了一套相對健全的檔案管理系統。通過制定科學的管理體系，提高檔案管理的技術水平，提高林業檔案資源的利用率。

三、提高林業科技檔案資源利用率的基本措施

由于各種原因，長期以來多數林業科研單位的科技檔案管理基本上還處在傳統的手工管理階段，這種傳統的手工管理檔案方式，不僅工作效率低，而且檔案查全率和查準率難以保證。可以采取如下措施提高林業科技檔案資源利用率。

1.構建信息管理平臺

隨著時代的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代社會的需求，需要構建信息管理平臺，改革傳統的林業檔案資源管理方式，確保適應當代對于檔案信息的需求。檔案管理工作是一項消耗時間長、浪費人力與物力的工作，如果將檔案管理工作人員的時間集中在初步記錄上，就容易導致檔案第二次、第三次編著篩選的質量下降。所以我們要學會利用計算機軟件，推動林業檔案管理工作的進步與發展，但是目前新研發的檔案管理軟件，都存在通用性不強的缺點，并且使用的周期非常短，需要不斷地進行更換。所以要構建完善的信息管理平臺，用計算機完成檔案資源管理相關工作。比如說之前的檔案都是紙質的，如今可以通過計算機對文件進行歸檔，然后再通過拷貝就可以完成工作了。利用計算機對檔案信息內容進行歸檔，還可以保證電子檔案的完整性，利用計算機技術還可以將電子文件進行組合。

2.開展編研工作

開展編著研發工作也是林業部門檔案資源管理的重要工作部分，工作的內容主要是對信息進行加工以及再加工，對于一些分散、不夠系統與專業的內容進行仔細的分類，或者是對一些特殊用途的資料進行特殊格式的編著。深層次的加工和編排，用新的體例、新的語言匯編成相對集中的、系統的參考資料，它改變了科技檔案原始的存在形態，使其內容更加簡潔，更有針對性。通過對檔案信息的再加工，可以簡化工作的程序，人們不必去查閱檔案原件，就可以獲得自己所需要的信息。在實際的工作當中，我們可以根據不同工作部門的工作特點，設定專門的檔案歸類管理系統，并將軟件下放到每一個部門，這樣在一定程度上可以大大提高工作效率。充分利用現代科學技術，保障林業部門檔案管理工作順利開展，通過對檔案原始資料的編著和研究，推動檔案資源信息管理的快速發展。

四、結語

林業檔案資源是林業部門發展的主要動力，合理利用和開發可以推動林業部門的快速發展，進一步對林業管理工作進行研究和探討，可以提高科技的實踐應用率，推動林業全面穩定可持續發展。

作者:董宇 單位:河北省木蘭圍場國有林場管理局燕格柏林場

參考文獻：