國家檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇國家檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

國家骨干高職院校具有鮮明的特色以及良好的發展條件和較強的發展潛力，領導能力、綜合辦學水平得到各方面的高度認可，教育教學改革、專業建設、社會服務方面在職業教育領域具有明顯的示范帶動作用。遵照教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》，優秀的高職院校應密切結合實際，將檔案工作應該納入學院的整體發展規劃，進行檔案理論研究并積極實踐，促進完善高職檔案信息化建設與學院整體工作同步創新發展，增強檔案的服務育人功能。

一、高職檔案管理工作的制約因素

1.認識不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項基礎性的管理與服務工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學院對檔案信息化管理意識不強，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認可和理解，同時也缺少對檔案工作的檢查和指導。

2.基礎薄弱，制度不夠完善

學院重視校園基礎設施、專業設計、教學科研和教師隊伍建設的投入，檔案信息網絡系統和檔案數字化設備的資金投入很少，館藏結構單一化，行業特色不突出。缺少標準的檔案管理軟件，文件資料進行調整和編目擺脫不了初級的手工作業的方式，導致教育教學工作中產生的大量的電子文件難以系統化歸檔處理。在檢索時，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費時費力，工作效率底下。國家已經出臺了檔案管理的政策和法律法規，高職檔案管理沒有全面進入法制管理和科學管理的軌道，檔案管理制度有待進一步完善。

3.人才缺乏業務相對落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴重缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和技能，總體素質不高。急需懂專業知識又能掌握現代化信息技術的專門人才，學院對檔案工作人員的繼續教育培訓跟不上。

二、高職檔案管理工作創新策略

信息技術的迅猛發展對高職檔案工作提出了高標準和新要求。不斷創新檔案管理工作模式，才能適應和服務高職學院高素質技能型人才培養目標，滿足經濟社會發展需要。

1.強化創新意識轉變工作觀念

以檔案資源的開發利用程度和服務效果為中心工作環節，堅持“以人為本，服務至上”，拓展檔案工作思路，根據檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預見性的服務。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價值，開辟高職檔案管理發展的新途徑。

2.加強制度建設提高標準化水平

檔案工作的基本原則是“集中統一管理”。依據國家檔案管理法規制定適合學校貫徹執行的檔案管理制度，創新檔案管理機制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進競爭激勵機制，明確工作職責，實現檔案規范化管理。

3.創新技術手段精細檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統意義上的檔案，檔案也由單一的紙質載體變為磁帶、磁盤、膠片、光盤等多種形式。檔案館應加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現代化管理與辦公自動化的銜接問題入手，加強檔案管理軟件開發，運用網絡、數碼等先進技術和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務質量。

4.提升業務素質打造專業團隊

高職院校檔案工作者應該愛崗敬業，忠于職守，用現代管理的新技術、新理論武裝自己，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。鼓勵各種繼續教育課程的學習，定期請專家或專業檔案管理人員對兼職檔案員進行業務培訓，提升檔案人員專業素質，適時地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強檔案人員運用專業理論解決實際問題的能力，認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉遞移交，確保檔案的真實和完整。促進高職院校檔案文化建設的發展，同時也實現高職院校檔案服務于學院中心工作的追求。

隨著數字化校園建設的逐漸深入，檔案價值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務創新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進高校檔案信息化建設，實現高校檔案工作的跨越式發展任重而道遠。

參考文獻：

[1]焦江福，唐宇.國家示范性高職院校檔案信息化建設的實踐與探索[J].黑龍江史志，2014（03）

篇(2)

[關鍵詞]人事檔案；行政管理部門

在新時期環境下，我國人事制度處在不斷改革和完善過程中，人們對人事管理的重視程度逐漸提高，但是依照實際情況來分析，目前有些部門的人事檔案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理內容方面存在不同程度的問題，因此要充分發揮人事檔案管理部門的作用，積極加強人事管理工作的優化力度，從而為人事檔案管理工作的優化提供有效保障。

1檔案行政管理的概念及特征分析

首先，行政檔案管理主要是以國家相關事業建設的需求為基本目標，有效指導、監督以及統籌全國和地方檔案的工作，因此，檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。其次，檔案行政管理特點主要涉及以下幾方面：第一，檔案行政管理的執行性特征，行政機關屬于我國權利機關之一，所以，行政機關在國家管理過程中發揮著重要的作用，在實施行政管理過程中主要依照國家的政策和方針來具體實施；第二，檔案行政管理的政治性特征，依照思想，政府機關是為了保障人們的利益而實施建設的組織，所以，其重要使命是執行國家的權利，因此，具有國家機關的重要特征，具有政治性特征；第三，檔案行政管理具有服務性特征，檔案管理工作屬于服務性工作，主要體現在兩個方面，首先，檔案能夠順利實施并發展的重要前提和基礎是服務性特征，其次，檔案工作能夠充分發揮作用的重要屬性來自于服務性因素。

2檔案行政管理部門在人事檔案管理中的現狀

依照實際情況來分析，目前我國實施的人事檔案管理工作主要包括兩個方面：一方面是針對企業職工人事檔案管理工作；另外一方面是實施干部人事檔案管理工作。通過干部檔案管理工作和企業職工人事檔案管理工作兩個方式的主要目的是劃分個人的身份，因此在實施管理過程中難以實現統一的管理，嚴重時甚至出現管理分崩離析的現象，同時，涉及人事檔案管理的相關法律有待進一步完善，在實施流動人員人事檔案管理時，檔案行政管理部門管理制度存在一定的缺陷，因此需要加強管理力度，依照檔案管理實際情況來完善相關的法律和制度，從而提升人事檔案管理的有效性。

3檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中的作用

3.1有效落實各項人事檔案管理工作

首先，在實施人事檔案管理工作過程中，人事檔案管理從業人員能夠充分發揮自己的作用，并在人事檔案管理過程中找準自己的位置，從而充分發揮自己的才能和作用，因此，在具體實施人事檔案管理時，行政檔案管理部門能夠對單位的檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，為人事檔案管理工作的有效實施提供保障。其次，積極完善人事檔案管理工作，做好人事檔案管理工作不僅能夠為國家和黨保存文化財富，同時能夠確保各項檔案管理工作順利實施，而人事檔案管理工作主要是對一個人不同時期、不同階段客觀與真實的記錄，特別是一些專業型人才檔案，這些人才的人事檔案不僅對其個人發展起到關鍵性作用，同時對國家和單位發展起到關鍵性作用，由此可見，人事檔案屬于人文資源的一部分，具有一定的歷史價值和文字財富價值，因此要積極加強人事檔案管理工作力度。

3.2實施人事檔案管理工作的具體措施分析

在實施人事檔案管理過程中，不僅要實施個人人事檔案管理，同時要加強整個部門的管理力度，從而保障人事檔案主體部門的基本利益。首先，有效實施人事檔案管理的收集工作，在實施檔案管理過程中經常存在資料不齊等問題，嚴重時甚至出現幾張簡歷，因此難以體現出一個人人事方面真正的情況和歷程，因此會針對個人人事檔案的資料進行有效收集，從而及時補充和完善相關人員的人事檔案資料，有效豐富檔案管理內容；其次，有效實施人事檔案管理人員的培訓工作，行政管理部門會依照檔案管理需求來針對性開展人事檔案管理培訓工作，并定期開展相應的培訓活動，從而進一步加強人事檔案管理人員的專業能力和綜合水平，從而促進其解決問題和發現問題的能力，為人事檔案管理工作貢獻更多的能力和力量；最后，促進人事檔案管理方式的現代化，積極更新檔案管理設備，從而提升人事檔案管理的效率和質量，促進人事檔案管理人員工作效率的提升，從而充分發揮人事行政管理部門的作用，為人事檔案管理工作提供有效的保障。

4結語

檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。在國家管理過程中發揮著重要的作用，依照國家的政策和方針來具體實施，對檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，因此要積極加強人事檔案管理工作的力度，充分發揮檔案行政部門的管理作用，從而優化人事檔案工作的質量，提升人事檔案管理工作的效率，為人事檔案管理工作提供有效保障。

【參考文獻】

[1]楊海燕.高校人事檔案管理創新優化及其在人力資源管理中的作用分析[J].人力資源管理，2018（4）：226-226.

[2]李琳.高職院校干部人事檔案管理信息化的現實意義與實現途徑分析[J].中國管理信息化，2018（10）：178-179.

篇(3)

關鍵詞 檔案 檔案管理 主要問題 解決措施

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

1在事業單位檔案管理工作主要存在問題

（1）事業單位檔案管理工作沒有形成有效的、與實際工作相適應的檔案管理制度，容易導致檔案管理混亂、無序。雖然很多事業單位都制定了與檔案管理相關的規章制度，但是由于執行力度不夠或是制度制定不合理，檔案管理制度形同虛設，因而很多事業單位的檔案管理工作仍舊很混亂，更何況那些少數沒有形成檔案管理規章制度的單位。事業單位的檔案管理現狀不容樂觀。檔案從收集到歸檔、存放，再到后來的查閱使用，沒有一套完成、有效、合理的規章制度，又如何能夠保證檔案內容完整實用、整理有序、保存妥善？

（2）檔案管理人員自身素質參差不齊，對檔案管理工作造成直接影響。這里所說的素質包含兩方面的內容；一方面是工作能力和專業技能的高低；另一方面則是對待檔案管理的工作態度。檔案管理員素質的高低，直接影響了檔案質量的高低。檔案管理工作看似簡單，實則工作量大、復雜、專業性強，當前事業單位的檔案管理員要么是兼職，要么就是沒有專業檔案管理知識。在對檔案資料分類時沒有任何專業依據，僅憑日常生活經驗想當然的劃分，直接導致檔案資料歸類錯誤，不能反映出檔案內容。再者，檔案管理員沒有認識到檔案的重要性，工作態度不認真，對自身要求低，敷衍了事毫無責任感。這些都致使檔案管理工作繁瑣，檔案資料雜亂。

（3）忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱。事業單位的領導對檔案工作不夠關注，認為只要做好保管工作就足夠了，上級對檔案方面的檢查也不多，即便檢查也是帶過，并不做深入細查。領導干部的不重視，乃至整個單位整體忽視，就是檔案工作人員也對此漠然視之，存在應付心理。另外，事業單位對檔案管理的經費投入很少，甚至沒有。缺乏先進的管理設備和硬件設施，對檔案管理工作者缺少專業知識、技能的培訓與再教育。造成檔案管理職能弱化。

（4）檔案管理人員出現變動時，工作交接不清楚，導致后續工作銜接不上。檔案管理人員崗位變更或離職時，單位沒能及時安排補員或交接工作，致使后來者工作出現脫節，信息資料核對不上或者檔案資料缺失，使得很多檔案變成了死檔或者棄檔，也使單位造成了巨大的損失。

2解決當前事業單位檔案管理存在問題的措施

（1）構建完善的檔案管理制度。建立健全的規章制度是任何一個單位長久發展的保障。既然檔案管理工作對個人、對事業單位本身、對國家，有著非比尋常的意義，那么各事業單位就該做好與檔案管理工作相關的各項制度的出臺，并保證這些制度的執行性與合理性。各事業單位根據己單位在檔案管理工作中的實際情況，從收集、鑒別、歸類、整理、保管，到后期檔案的借閱制定相應的檔案管理制度和業務流程，使檔案管理的每一環節都有章法可依，有制度可尋。

（2）提高檔案管理人員自身素質。檔案管理人員是檔案工作的執行者和操作者，為了使事業單位的檔案管理工作有質的飛越，檔案質量有所保障，必須加強對檔案管理人員自身素質的培養。今后，單位在安排檔案管理人員前，一定要進行崗前培訓，使其掌握相關工作知識，同時也不能放松檔案管理員以后的教育培訓。令檔案管理員不斷學習與之相關的新知識、新技術，結合實際應用到本單位的檔案管理中，提高檔案質量。此外，還要強化檔案管理者的職業道德培養，形成對檔案管理認真負責、愛崗敬業的工作態度。只有具備思想的先進性和業務的熟練性，才能有力地保障檔案工作高效、有序的進行。

（3）重視檔案管理工作。上級主管部門和本單位的領導者，首先做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，使每個人員尤其是檔案管理員明白檔案對個人、單位和國家的意義。其次，帶頭學習《檔案法》及相關法律法規，使檔案管理工作走向法制化，明確沒有做好檔案管理工作也是一種違法行為。最后，增加對檔案工作的經費投入。配備檔案管理硬件設計，引進檔案管理先進技術，加大檔案管理員素質培養，而不是只把經費投放在能產生經濟效益的部門和項目上，要知道做好檔案工作也是會產生經濟效益的。單位領導要定期對檔案管理工作檢查驗收，將檔案管理納入單位的績效考核，做到從思想到行動，從上級到基層對檔案管理工作的高度重視。

（4）做好相應的交接工作。當檔案管理人員因為各種原因需要調離崗位或離職時，單位應該根據實際工作出現的情況制定相應工作交接制度，保障檔案管理工作的連續性。需要交接工作的人員嚴格按制度執行，制作檔案交接工作清單，列出哪些工作已經交接完畢并核對簽字，而哪些工作需要后續完善并保持聯系以便出現問題時能及時解決，減少不必要的麻煩。對出現問題的檔案及時修復，缺少資料的檔案盡量補全，避免因交接不清造成檔案管理的秩序的混亂，檔案的缺損或丟失。

篇(4)

近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。

一、檔案管理信息平臺深化應用的背景

當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。

廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為“國家一級”，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近?30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續體模型。文件連續體(Records?Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理(Knowledge?Management)是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。

第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題

檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，樹立了發展、創新的理念，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現了思想理念創新與技術方法創新。

因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。

五、檔案管理信息平臺深化應用的前景

篇(5)

    論文關鍵詞:檔案管理;信息化;文件  

    近年來,隨著信息技術高速發展,傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。 

    一、檔案管理信息平臺深化應用的背景 

    當前,國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變,努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業管理重要組成部分,大力推進檔案管理信息化。2006年,國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年,在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前,國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統,福建省電力公司隨即也全面推廣應用,廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業,在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。 

    廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統率先晉升為“國家一級”,連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底,共有綜合檔案室1個,二級綜合檔案室17個,共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件),機讀目錄12萬余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。 

    但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重,無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊,低水平重復建設現象較為嚴重,軟件管理系統功能存在缺陷,無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此,急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。 

    二、檔案管理信息平臺深化應用的目標 

    福建省電力公司根據自身工作實際,在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上,采用B/S多層應用體系結構,應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發,建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理,實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時,福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統可隨著業務的變化而進行自行定制,減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間,極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺,實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。 

    檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標,確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計劃的實施,對檔案管理過程的記錄。 

    用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL),在檢索的同時對信息進行智能理解,主要完成檔案內容資源的各項分析服務,以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等,從無序的海量數據中,找到數據之間的關系和規律,進一步提高檔案資源的利用價值。此外,還有一些特殊應用,例如,檔案分類并不完全采用業務職能分類方法,而是在按業務活動劃分類別的基礎上,綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。 

    檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后,將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發揮檔案部門的信息服務功能,注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,融合思想理念創新與技術方法創新,最終實現電子數據的共享利用和綜合應用,為企業生產、管理提供決策服務,真正實現檔案管理水平質的飛躍。 

    三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟 

    第一步:引入文件連續體模型。文件連續體(Records Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業務流程相結合。為此,必須做到以下幾點:第一,新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對于已有的各種業務系統,建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據,盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三,對于文件檔案,明確各業務部門歸檔范圍和責任,提供檔案收集、整編及業務系統接口,實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對于基建、設備檔案,在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

    第二步:引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業管理的新范式,也是指導檔案管理創新的新理念,即將文件檔案視為企業重要的知識資源,將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識,應用先進的知識管理技術方法,創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能: 

    第一,數據資源全覆蓋,對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍,但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理,以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。 

    第二,服務手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中,用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。 

    第三,服務技術智能化,在基本的數據采集后,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析,構建資源內容平臺,為搜索引擎系統提供應用基礎。 

    第三步:實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息,通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業,對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作,把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。 

    四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題 

    檔案管理信息平臺建設應用后,用戶只需在個人電腦上輕點鼠標,輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據,或打印復印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性,實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化,滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段,它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合,注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺,樹立了發展、創新的理念,充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能,推進了檔案管理高素質人才隊伍建設,真正實現了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實現了思想理念創新與技術方法創新。 

    因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長,普及性不強,應用用戶人數不多,有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單,有待廣泛征求用戶意見后,進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立,有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設。 

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摘要：檔案學作為一門新興學科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案和檔案工作也在不斷的發展，檔案學理論始終處于不斷的建設之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發展過程。檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。

關鍵詞：檔案管理，科學化，發展

Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.

Keywords: file management, scientific, and development

0引言

中國檔案學界從20世紀50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》誕生，才對檔案的定義有了一個比較一致的認識基礎。該法稱：檔案“是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”中國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價值的歷史記錄，而不少檔案學者則認為檔案是由檔案機關保存備查的歷史紀錄。檔案學作為一門新興學科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案和檔案工作也在不斷的發展，檔案學理論始終處于不斷的建設之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發展過程。

1. 檔案管理

檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

2.檔案管理實施

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

3.檔案管理科學化

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

4.結語

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

參考文獻：

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1 現階段檔案相關工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關技巧

2.1 檔案管理的相關技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。