高校學籍檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校學籍檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

【關鍵詞】高校；檔案管理；對策

檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學、休學、復學、退學及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。目前我國高等教育飛速發展，檔案管理跟不上高校發展步伐，在一定程度上影響了高校發展。因此，明確高校學籍檔案管理現況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關注的熱點。

一、高校學籍檔案管理現況分析

（一）對高校檔案管理意識淡薄

很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業審查時才發現檔案中出現問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。

（二）高校檔案管理人員不專業

很多高校的學籍檔案都由教務管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓。加之教務管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業時發一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設。

（三）檔案管理制度不完善

要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務處或學生處為主，缺少專門機構和專業人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規章制度。現今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應現在高校的辦學模式。

（四）未采用電子化管理模式

隨著計算機技術和網絡技術的普及，學籍管理采用電子技術手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質檔案的補充，導致紙質檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網絡化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。

二、完善高校學籍檔案管理對策

（一）樹立現代化的學籍檔案管理理念

要實現檔案的價值，發揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領導要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置，到管理機制建設等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設。其次，要提升檔案管理人員的業務素質和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉化為主動的信息服務，將檔案庫轉化為人才信息庫，充分發揮檔案信息的價值和作用。

（二）實現高校學籍檔案管理的信息化、網絡化

教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發展，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數據庫。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊系統聯網，上下聯動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始到學生畢業，動態加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統”軟件。該系統從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業證書打印、發放、轉入校友數據庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現信息化、網絡化。其中“學籍管理庫”是該系統信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現、個人愛好以及發展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業結論、學生目前的家庭經濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統的使用規范了全國高校學生管理信息，充分發揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優勢。

（三）建立專業化的高素質學籍檔案管理隊伍

很多高校已經開設檔案學專業，培養專門的檔案管理人才。各高校更應該建立專門的檔案管理機構，盡可能的引進專業的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓，提高他們的業務素質，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關心和幫助；學校領導更應加強對檔案管理人員的關心和愛護，調動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設。

（四）建立健全學籍檔案管理制度

很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業時統一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權責明晰，獎懲分明，用制度去規范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。

總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發利用，才能使高校更好的適應社會發展的需求，更好的將培養的人才推向社會和市場。

參考文獻：

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篇(2)

一、樹立以人為本的高校學籍管理理念

科學發展觀的第一要務是發展，核心是以人為本。實現偉大的“中國夢”靠的是人。因此，高校學籍管理工作要以人為核心，始終樹立以人為本的學籍管理理念，注重突出學生主體性地位，通過學籍管理激勵學生努力學習，充分發掘自身潛能，讓學生的個性得到充分的發展。

以人為本的學籍管理就是要求學校突出學生為主體的管理理念。在管理中充分考慮學生的個性，學生間的差異，包括學習、興趣、價值取向等等的差異進行管理。那么，怎樣才能在學籍管理上做到以人為本呢？首先要做好高校學籍管理的有關宣傳，讓學生普遍理解和熟悉國家及學校有關學籍管理的規定，使學生知道學校里應該做什么，不應該做什么，做好了會怎樣，違規后結果如何，使學生心中有數。其次，要根據學生的具體情況區別對待，因材施教，讓學生的個性特征得到充分發揮，使學生學到他想學到的東西，實現自我成長和自我教育的目標。再次正確對待和評價學生的自我價值觀，在學籍管理中充分體現出來，最后，充分發揮學籍管理的效益，給社會用人單位對學生的全面了解和擇用。

二、完善學籍管理制度，提高管理水平

完善的管理制度是搞好高校學籍管理的基礎和保證。只有符合當前高校發展并兼顧學籍管理方方面面的完整的管理制度，才能確保高校學籍管理工作的正常開展。目前高校學籍管理制度普遍存在制度的陳舊或缺位，很多制度仍是十幾年前頒布的，這些制度遠不能適應現代高校的辦學模式和辦學層次。

因此，除國家和教育主管部門及時出臺相關的學籍管理政策外，高校要根據自身實際情況制定規范合理的學籍管理實施細則，在管理層面上正確確定各具體管理部門的職能，區分各管理層次的權利與義務，特別注重學生的權利與義務。如在辦理學生專業轉換、學籍異動、休學、復學、選教選課、實習見習、考查考核、違規處理以及畢業鑒定等方面制定相應嚴謹而規范且具可操作性的制度，不流于形式。

同時打破以往以學校教務處為主的管理制度，建立以學院為主的二級學籍管理體制，使二級學院有權對學生學籍進行直接管理，這樣對學生的個性發展和教學質量的提高更有保證。學籍管理只有建立在嚴格科學的基礎上，并有嚴謹完善的制度做保證，高校才能培養出有能力的、有個性的適應現代社會需要的多元人才。

三、更新管理手段，提高學籍管理質量

落后的管理手段是科學管理的瓶頸，而管理手段的現代化是實現高效、公正、準確的學籍管理的基本條件，隨著高校的迅猛發展以及管理的要求更加科學、細化，各種資料信息急極增加，任務更加繁重。許多高校現有的學籍管理手段和方法遠不能滿足現代高校管理的需要，迫切要求學校建立適合本校實際、可操作性強的學籍管理平臺以及一套較完整的學籍管理信息資料檔案，實現學校資源共享。通過這些平臺和信息資料檔案，達到快捷查詢，方便錄入和修改數據功能。及時了解學生的學習，操作等方面情況，掌握學生學籍和教學質量的動態情況，實現學生從入學到畢業的全程化管理，以及對教學方法、教學內容的及時調整，從而提高教學質量和教學水平，培養出更多更好的人才。

四、提升學籍管理人員整體素質

學籍管理質量的好壞直接影響著高校的管理水平，影響著學校教學工作的正常運轉和教學質量的提高，而學籍管理的主體和執行者是學籍管理隊伍，因此，學籍管理隊伍的整體素質至關重要。目前，各高校普遍存在學籍管理人員不足，學歷結構不合理，專業知識欠缺，管理手段落后等問題。因此，建立一支具備現代科學技術和業務知識的學籍管理隊伍尤為重要。第一，高校領導要充分認識學籍管理的重要性，投入適當的人力物力，更新管理手段，引入一些專業管理人才，充實學籍管理隊伍。第二，提高現有管理人才素質，通過送出學習和參加培訓，掌握相關學籍管理的理論和專業知識，提高他們的學歷層次和管理水平，從而提高學籍管理隊伍的整體水平。第三，建立行之有效的人才激勵機制，把物質獎勵與成就獎勵，精神獎勵結合起來，對那些在學籍管理中做出貢獻的人員給予表揚和獎勵。

五、加強學籍檔案建設，發揮學籍管理效益

篇(3)

關鍵詞：遠程教育；學籍檔案；高校；成人；管理

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業在步入二十一世紀之后，迎來了發展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉變。并且教育方式和教育理念也發生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現有技術完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現實意義。

一、建立科學化學生信息檔案的程序

對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質出發。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據現階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：

（一）建立科學管理體系

我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規范。例如，學校必須在新生入校時，統一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內容要符合規定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網絡技術建立完整的學籍檔案庫[1]。

（二）建立遠程教育學生學籍檔案數據庫

遠程教育學生學籍檔案數據庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息?；诖朔N原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數據庫管理系統，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內容主要的包括了學生的畢業照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數據庫是指全文數據庫和目錄數據庫兩種。學籍檔案數據庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數據庫和學生信息數據庫所構成。在學籍檔案數據庫中我們將學生的學號作為原文數據庫和學生信息數據庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調閱檔案信息。只有基于計算機網絡技術和移動互聯技術我們才認為學生學籍檔案數據庫可以更加的高效、穩性及科學化[2]。

（三）建立健全管理制度

學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協調，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事[3]。

二、努力實現學籍檔案管理的現代化

為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結合當下時展，結合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉變成現代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質，適應當前改革開放和新技術革命的潮流[5]。

三、結論

高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高?？沙掷m發展的根本所在。因此就高校發展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現情況，對于高校人才培養、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構應該引起相關的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學技術職業學院

參考文獻：

[1]邢建民,陳亮.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].咸陽師范學院學報,2005,04:82-83+96.

[2]周稚藝.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].哈爾濱金融高等專科學校學報,2008,02:83-84.

[3]吳月琴.高校成人教育函授站學籍檔案管理存在的問題及對策[J].成功(教育),2013,06:159.

篇(4)

關鍵詞： 教學管理 學籍檔案 思考

高校學籍檔案是指高校在招生錄取、教學活動、學籍管理、學位授予、畢業生就業等過程中形成的對國家、社會、學校有保存價值的文字、圖像、聲像等原始記錄，它是以人為記錄對象的檔案。［1］它是學生從入學到畢業整個培養過程發展狀況的真實記錄和反映。由于近年來高校招生規模的擴大，分配、教學改革的不斷深入，因此學籍檔案管理是一個重要的研究課題。

一、學籍檔案管理的重要性

學籍檔案材料包括新生錄取名冊、新生入學登記表、學生成績單、學生學籍登記表、學生入團入黨材料、畢業生登記表等。存以為用是檔案管理永恒不變的任務。它不但能為已經畢業的學生提供在校期間的歷史資料，同時也能為社會提供辨別文憑真假的憑證，而且對整個教育教學、科研工作和學生管理有著重要的參考價值。

1.滿足學生需求。

（1）繼續深造需查檔案。隨著就業壓力的增大，越來越多的學生在畢業后選擇繼續深造或者出國留學，在申請報名或者復試時，相關單位一般要求必須出示原就讀學校蓋章的錄取底冊、大學成績單、畢業證明和學位證明等相關資料，尤其是學生辦理出國留學手續時要求更為嚴格，有些國外學校不僅要求提供原始檔案復印件，而且要求提供學生在校期間的品行鑒定表、任課教師推薦信等資料，這就大大增加了學籍檔案的利用率。

（2）補辦畢業證明需查檔案。有些學生因保管不慎將個人畢業證丟失，補辦畢業證明時需由學校出具學歷學位證明等相關材料才可到相應部門掛失后補辦。

2.滿足社會需求。

一方面，學籍檔案能夠全面準確地反映學生的政治素質、專業素質和身體素質，可以為用人單位提供查詢服務，以滿足社會選擇人才的需要，也是發現人才和識別人才的重要途徑，為畢業生自我推薦、自主擇業創造了條件。另一方面，學籍檔案能夠真實地反映出學生的畢結業情況及獲得學位情況，學籍管理檔案保存有每一位畢業生的學籍材料，并按規定作了最原始的記錄。辨別學歷、學位真假的最好辦法是到相關高等學校核查學生學籍管理檔案，就能判定真偽。

3.滿足學校需求。

學籍管理檔案詳細記錄了高校教學管理中的各個方面，這些記錄可以為教學管理提供可靠信息。完善的學籍檔案可以提供準確的數據和資料，從而反映出每學年學校教學水平的高低及管理的好壞，進而及時發現問題以采取對策，改進工作，提高教學質量，學校還可以根據社會對人才的需求程度，形成符合實際的科學決策，制訂出切合社會需求的教育教學方案。

二、學籍檔案管理存在的問題

高校學籍檔案信息資源已成為服務社會最為頻繁的查閱利用信息。但是，學籍檔案因其原始真實性、周期系統性、多樣復雜性，構成了一個龐大的“數據庫”，在實際工作中，學籍檔案管理存在的問題也逐漸暴露出來。

1.學籍檔案材料收集繁瑣。

目前，高校對學籍材料管理，往往是教務處負責學習成績、學籍變動、畢結業及獲得學位情況的記載；學生處負責學生在校期間思想政治表現、獎懲情況及結業情況；而學生的畢業實習、畢業論文情況則由論文指導教師負責。形成多頭管理，給檔案材料的收集帶來很大麻煩。

2.學籍檔案填寫不規范、紙張不統一。

學籍檔案中的表格大部分由學生自己填寫，其中有的學生書寫潦草，甚至有的學生在填寫姓名時使用簡化字；而且有學生在丟失學校發放的表格后，借用其他同學的空白表格復印，復印在A4、B5紙上情況都有，造成紙張標準不統一。

3.學籍檔案內容欠完整、欠準確，缺乏必要的審核。

學籍檔案的完整組檔一般在畢業生離校前幾天，由畢業生將填寫好的各種表格交回教學管理部門，教學管理部門再根據畢業審核結果組織填寫學業情況并加蓋公章，同時要將收集填寫好的一部分材料（如學位存根、學籍登記表、成績單等）移交學生工作部門，由學生工作部門負責組建學生個人檔案。另一部分材料由教學管理部門移交學校檔案館。時間之緊迫致使教學管理部門沒有時間來檢查學生的表格填寫是否完整、正確，造成了學籍檔案內容欠完整、欠準確。

4.學籍電子檔案的組建周期長。

在學籍檔案材料移交檔案館前，教學管理部門要將本屆畢業生的檔案信息手工錄入學籍電子檔案系統，但是教學管理人員不是專職檔案管理員，他們需要在日常工作中下抽時間錄入學籍電子檔案，導致學籍電子檔案的組建周期長。

三、加強學籍檔案管理的措施

鑒于高校學籍檔案所發揮的重要作用，針對上述問題，我們高校應切實加強和完善學籍檔案管理工作。對此，我結合自己的工作思考了以下四個方面。

1.制訂周密的收集方案。

一份完整的學籍檔案需要對學生的入學注冊、考勤與紀律、學習成績、專業變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業與結業等方面做完整的記錄，數據來源涉及招生、教務、學工等幾個部門。因此，需要制定周密的收集計劃，根據學籍檔案的形成規律，采用多種方式收集，在收集學籍檔案以前就要主動收集相關基礎資料，并應主動加強與相關部門的聯系，各部門之間積極配合就能保證學籍檔案材料及時收集到位。

2.加強檔案知識宣傳，提高全員的認識。

學籍檔案管理工作是學校建設的重要組成部分，如果中間的任意一個環節出現失誤，都會影響學籍檔案的完整性和真實性，檔案信息無論對個人還是集體來說都是很重要的歷史信息資源。我們應在學生填寫學籍檔案材料前，從書寫、紙張、內容等方面進行嚴格要求，通過多種形式，宣傳檔案的重要性及檔案與他們學習和生活的緊密關系，培養學生的檔案意識。同時，我們特別要強化學校各職能部門的檔案意識，也應在業余時間學習檔案管理的常規知識，因為只有真正從思想上認識到檔案的重要性，才能確保學籍檔案的準確性與完整性。

3.對學籍檔案材料進行檢查審核。

由于數據來自不同部門，質量、格式難免參差不齊，因此，需要從原始材料的收集整理做起，在收集時各部門之間進行分工，明確工作職責，務必進行檢查，發現問題及時糾正，確保歸檔材料的準確性和真實性。

4.解決學籍電子檔案管理系統與學籍信息管理系統兼容性問題。

為適應新形勢的要求，各高校運用先進的信息技術，建立一套完整的、規范的學生學籍信息管理系統，該系統主要包括學生基本信息模塊、成績管理模塊、學籍異動信息管理模塊等。這些信息都是學籍電子檔案所需要的，但是我國大部分高校檔案館使用的學籍電子檔案管理系統還是基于半手工錄入，造成時間上、人力上的大量需求。如果學籍電子檔案系統能與學籍信息管理系統兼容，能夠直接對數據進行歸檔，不僅能降低在人力、時間上的需求，而且能保證學籍電子檔案的完整性、準確性。

總之，學籍檔案管理是高校教學管理的重要內容。我們不能只滿足于整理和保存，必須努力學習，善于思考，積極探索，通過采取科學的管理方法、現代化的管理技術、合理的管理手段，加強學籍檔案的現代化管理并實現最大社會效益與經濟效益的開發與利用，把我們的學籍檔案管理工作做得更好，以滿足高校的教學改革與社會發展的需要。

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【關鍵詞】高校；檔案管理；信息建設

隨著社會信息化時代的發展，高校招生規模的擴大，畢業人數的增多，目前的高校學籍管理工作的運行方式已無法滿足時展的需求。在傳統的學籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸等方面已有很多不足的地方，與信息化的時代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。

一、我國高校學籍檔案信息管理的現狀

目前，我國高校學籍檔案信息管理大多都使用的是教務管理系統，主要以紙質材料保存為基礎，再通過網絡儲存、傳輸的形式建立電子檔案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實現，所以在檔案的信息建設與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質的書面材料，但由于高校的學生較多，很難做到細致保管，從而導致這些紙質的材料會出現不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學生如果想查找檔案必須要親自到學校，通過工作人員進行手動查找，從而花費了大量的時間，顯得不便利?？傊诟咝Ｄ壳暗膶W籍檔案信息管理上還是缺乏相關的指導、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。

二、高校學籍檔案信息管理者在信息化建設中的意識構成

高校學籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個方面：

（一）檔案數字化信息利用的意識

檔案資源的數字化信息意識是檔案信息資源與檔案數字化管理的有機統一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個載體上。當檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現代的信息技術手段，提高對學籍檔案信息的開發利用。只有有效運用好檔案信息，才會使其在社會中發揮出真正的價值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。

（二）信息網絡的服務意識

有效的網絡系統讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時隨地的進行查詢與搜索。在信息服務的網絡中，首先，要建立高校的學籍檔案網站，實現網絡傳遞與網絡檢索功能，為高校學籍檔案信息網絡服務打下基礎，實現信息化管理功能，讓利用者隨時調閱高校學籍檔案信息，滿足相關需求，從而讓學籍檔案信息發揮出真是的社會價值。其次，檔案信息網絡的建設可讓學籍檔案工作者更及時的更新檔案信息，從而避免了網絡檔案內容陳舊，信息的單一的情況，加強了高校學籍檔案信息的利用。最后，由于學籍檔案信息的利用者對信息技術的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網絡的咨詢功能；高校的學籍檔案工作者應建立網絡咨詢系統，可通過在網站上設置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結其提出的相關問題，優化檔案信息的管理系統，提高檔案信息網絡的服務質量。此外，在檔案的網絡信息化管理中，必須加強安全管理意識，在采取系統的帳號密碼管理方式的同時，還要加強閱讀防火墻的等安全設施的建立，以避免黑客的侵入，對學生檔案進行更改或胡亂調閱的情況。

（三）樹立檔案工作者的規范意識

在當前信息化時代中，規范檔案工作者的標準化管理意識尤為重要，而這些標準管理不僅要在檔案形成之后，在學籍檔案信息形成的整個過程都要隨時進行規劃。首先，在學籍檔案形成階段，由于紙質檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質檔案的管理上，檔案的原始資料內容都是由之前的院校進行遞送，在由當前高校根據學生的基本情況與日常表現進行補充，這個工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學校各相關部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時就初步的形成了學生的學籍檔案，包括其中的學號、姓名、班級、院系、學籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進行補充完善，包括了學生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實現檔案的規范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實施具體的標準管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實現電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）標準法律法規意識

由于檔案的公布受諸多法律和校規的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標準，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關，根據相關法律法規，強化標準化管理意識。標準化管理不僅可保護院校及學生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發展，最終實現檔案信息的社會價值。

三、結語

在高校學籍檔案的信息化建設中，加強院校硬件軟件設施與提高學籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學籍檔案管理工作得到實質的發展，發揮其有效的管理價值，讓學籍檔案工作得到真正的價值體現。

參考文獻：

[1]郭瀟.論高校教學管理者信息素養的培養與提高[J].惠州學院學報（社會科學版），2012（05）

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【關鍵詞】信息技術；高校；成人教育；學籍檔案管理

一、高校成人教育學籍檔案管理的特點

（一）多樣性。由于高校成人教育的學生通常來自于各行各業的相關人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學校在辦學形式上需要根據學生的特點采取不同的教學形式和課程內容，如遠程教育、成人培訓班、業余教育、成人函授教育以及自學教學等多種形式。高校成教的這一辦學特點使其在教學上有著集中學習、分散管理、形式多樣等特點，進而在高校成人教育學籍檔案的管理上也表現出了多樣性的特點，主要體現在檔案種類、形式多樣，內容繁雜等方面。（二）分散性。高校成人教育的一個重要的特點是在教學時間、地點上的不固定，成人教育的學生通常不需要在學校中進行學習。例如，遠程教育主要依靠網絡使學生在任意時間、任意地點都可以進行學習；成人培訓班則主要是通過與其他單位聯合辦學來對學生進行培訓。由于高校成人教育教學的分散性，為了更好地對學生進行管理，其部分學籍檔案通常也會分散于多個教學機構或者單位，給高校成人教育學籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。

二、信息技術在學籍檔案管理中的應用策略

（一）轉變高校成人教育學籍檔案管理理念。在信息技術飛速發展的背景下，高校要想更好地實現成人教育學籍檔案管理工作的自動化、智能化發展，首先就要轉變傳統的檔案管理理念，將成人教育教學目標和高校的管理發展作為檔案管理工作的切入點，根據教學工作的需要完善檔案管理信息化建設，從而有效將現代網絡信息技術引入高校成人教育學籍檔案管理工作當中。實現檔案管理、服務工作的有效提高。（二）建立檔案數字化管理系統。高校成人教育學籍檔案數字化管理的實現必須要建立起完善、高效的檔案數字化管理系統。首先，要利用現代信息技術建立起學籍檔案數據庫，并將辦公自動化等技術應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統紙質檔案轉化為電子檔案的進程，并利用信息技術對檔案進行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統交互界面的便捷性和高效性，例如，系統能夠對檔案的屬性或字段進行動態管理，提供多種查詢機制，具有較高的查詢效率和系統性能，檔案的后臺維護和更新方便等。（三）保證檔案資料的持續更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學籍檔案資料的數量也會不斷增加。因此需要學籍檔案數據庫中的信息能夠持續進行更新。在檔案管理工作中，可以通過利用信息技術進行權限的分級管理，高校領導、教學負責人、教師等分別給予不同的檔案輸入權限，使其能夠及時對相關的學籍檔案資料進行更新，然后檔案管理人員對更改后的數據進行審查和批準后才能錄入系統，使學籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加強檔案管理人才隊伍建設。高校成人教育學籍檔案管理工作的網絡化、信息化建設對于檔案管理人員的專業素質和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強對檔案管理人才隊伍的建設，加強檔案管理人員對現代互聯網技術的培訓和學習，使其能夠更好地應用現代互聯網理念和網絡信息技術進行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養體系，建立起完善的人才引進和激勵機制，建立起一支高素質的檔案管理隊伍，從而更好地利用現代信息技術優勢使高校成人教育學籍檔案管理工作獲得更好的發展。（五）加強對檔案的開發利用。通過挖掘成人教育學籍檔案中潛藏的價值能夠為高校工作的發展起到非常重要的推進作用。因此，在高校成人教育學籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術加強對學籍檔案的開發和利用。例如，通過利用大數據技術對學籍檔案進行分析，了解學生職業、水平、文化程度的構成，并將分析結果在成人教育工作上進行實際應用；通過建立檔案數據平臺來收集、記錄和分析學籍檔案數據，并將分析結果提供給高校的領導層、各教學辦公室以及教師進行參考，從而使高校成人教育的教學水平得到提高。

三、結語

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隨著信息化不斷發展，信息化技術和網絡技術逐漸滲透到各類行業，高校學籍檔案管理也逐漸向信息化邁進，為充分了解和掌握學生學籍信息提供了便利，為高校開展個性化教學服務提供了參考依據，可以說高校學籍檔案信息化管理是高校在學生管理、教學管理等方面有了根本性轉變和質的跨越。

【關鍵詞】

高校；學籍檔案；信息化；管理；對策

1 序論

高校學籍檔案信息化管理從形式上來看是由原來的紙質化辦公向無紙化辦公的轉變，從內容上來講信息化管理為各高校提供了一個更加快捷有效的公共資源平臺。

1.1 研究背景

今年來，高校學籍檔案信息化管理已被各高校廣泛接納并使用，學籍檔案信息化管理不僅有利于促進學生管理、教學管理，甚至在提高高校錄取學生時的透明性，公平性中都起到了積極的作用，高校學籍信息化管理也成為眾多高校研究的一個重要課題。

1.2 研究目的和意義

本文立足于高校學籍檔案信息化管理，深入探索學籍檔案信息化管理模式，闡述學籍檔案信息化管理的重要意義，針對當前學籍檔案信息化管理還存在哪些問題，提出解決方案和對策，進一步完善高校學籍檔案信息化管理基礎理論，為各高校建立學籍信息化檔案提供基礎參考理論。

2 高校學籍檔案信息化管理的意義和作用

高校學籍檔案信息化管理是高校了解學生各類情況的基礎性工作，學籍檔案是教師和學生之間相互了解，促進溝通的信息中樞站，做好高校學籍檔案信息化管理有利于推進教師對學生的了解，有助于加強個性化教學和整體教學水平的提高。

2.1 學籍檔案信息化管理是學生身份的公共資源平臺

高校通過學籍檔案信息化管理建立了一個依靠網絡傳輸的公共資源平臺，與以往紙質檔案相比提高了工作效率。在紙質化辦公時代，教師要查閱某一個學生的檔案，需要到檔案室在眾多檔案中尋找自己要查閱的學生檔案，而通過信息化管理，教師可以通過網絡輸入相關密碼，利用一個搜索就可以完成這項工作，而且不受時間和地點的限制，進一步提高了工作效率。

2.2 學籍檔案信息化管理增強了工作透明性

高校在錄取學生時同時建立了學生的學籍電子檔案，該電子檔案一直貫穿于學生的整個大學學習生活，比如在考試中得多少分數，學生積了多少學分，學生的思想品德等情況均可以通過電子檔案反應出來，電子檔案查閱方便，教師可以隨時了解到各學生的情況，在高校錄取學生、為學生評價等方面都增強了透明性。

2.3 學籍檔案為學生就業提供了依據

高校的學籍檔案信息化建設不僅包括了學生的成績，而且還有學生的愛好、特長、品德、身體情況等眾多元素，可以說學籍檔案是學生的一個“身份證“和“明信片“，學生在就業時學籍檔案所記錄的內容也可以成為就業單位參考的重要依據，為學生就業提供了真實有效的學籍記錄。

3 高校學籍檔案信息化管理存在的問題

高校學籍檔案信息化管理具有眾多優勢，但是如果不能規范操作和使用同樣會帶來一定的負面問題，學籍檔案信息化管理在建設初期還是存在一定的問題的。

3.1體系制度建設不完善

眾多高校重視學生的電子學籍檔案建設工作，但是對電子學籍管理制度建設不夠重視，導致學籍檔案信息化管理體系制度建設不完善，使學生的電子學籍管理在某一方面產生混亂現象。

3.2 學籍檔案信息化管理工作人員素質不高

學籍檔案信息化管理人員不僅要求要具備一定的檔案管理知識，而且還要具備電腦、網絡知識，而眾多高校的檔案管理人員老齡化現象嚴重，大多數檔案管理人員不具備網絡、電腦等知識，不能勝任學籍檔案信息化管理工作。

3.3 學籍檔案信息化管理技術不完善

學籍檔案信息化管理需要完善的網絡軟件和相關技術支持，部分高校不具備軟件開發技術，導致高校采用的信息管理技術出現漏洞，使學生檔案信息泄露，或者有黑客進入系統篡改學生檔案信息，這也是成為學籍檔案信息化管理的一大難點。

4 學籍檔案信息化管理對策

高校要想進一步發揮學生學籍檔案信息化管理作用，為學校教學改革和創新增強軟實力，就要加強學籍檔案信息化管理工作，建立完善的制度建設，提高管理人員的專業素質，加強技術公關，確保電子學籍檔案穩定可靠。

4.1建立完善的體系制度建設

高校應制定完善的電子學籍體系制度建設，制度中應包括學生電子檔案的信息采集、錄入、管理、保密措施等內容，確保學生的電子檔案建立有章可尋，并在規章制度下完成，這樣不僅能夠確保學生的電子檔案真實有效，而且使信息化管理過程中安全可靠。

4.2 提高管理人員素質

高校原有的檔案管理人員不能夠熟練掌握電腦網絡等技術時可以采取崗位交流和加強培訓等形式提高檔案信息化管理人員素質。對年齡較大，確實不易重新學習電腦網絡知識的檔案管理人員采取崗位交流的方法，使其到別的崗位上工作，更換年輕有為的新人從事檔案信息化管理工作，為檔案信息化管理人員注入新鮮血液。對具備一定的電腦網絡知識和檔案管理知識的工作人員，采取培訓的形式，進一步提升其職業技能，為開展好學籍檔案信息化管理工作奠定基礎。

4.4加強技術升級，確保安全

高校在開展學籍檔案信息化管理工作中所使用的軟件可以通過購買比較完善安全的軟件來完成，也可以通過高校自主開發，提高技術升級的形式來完成。無論是通過那種方式來完成，在軟件正式使用之前，對軟件應進行測試，確保軟件安全穩定工作。