檔案分類方式精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案分類方式范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

幾十年來，照片檔案一直沿用的基本管理方式是根據照片內容分類、裝本、上架，根據照片內容查找所需照片。實踐證明，在相當長的時間里，尤其是在手工管理照片檔案的情況下，這是一個行之有效的被人們接受和認可的管理方式，也是大多數圖書館、檔案館、情報資料和信息部門通常采用的傳統管理方式之一。但是，隨著時間的推移、照片檔案數量的不斷積累和日入庫量的爆炸式增長，其弊病愈顯突出：

1、分類是圖書、檔案、情報及照片檔案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為唯一的管理方法和唯一的檢索途徑，勢必會造成漏檢率高。

原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個類或主要是一個類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個類或三個類或更多的類，隨著時代的發展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準確分類帶來難度。尤其是現在新聞發稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現在的“類”越來越難分。原因二，人們對一張照片所屬類目的理解難以統一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找帶來難度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會導致類目確定的不穩定性，而將這種主觀的判斷作為唯一的檢索路徑，就容易出現找不到或找不全檔案的情況。

2、裝本是分類之后的重要工作，通常的做法是首先審核分類，然后根據類目裝本。這種做法存在三個問題：

首先，因為分類和裝本不會是一個人，這樣就可能出現原分類和后裝本的類目不一致，就可能出現分類的人找不到本，或不是自己裝的本找不到，或即便自己裝的也可能由于記不清裝在哪個本等情況。其次，成本后本冊脊背上標簽的標引必須準確，但是人為的標引必然帶有主觀隨意性，容易誤導檢索路徑。再次，通常情況下，一張照片不是裝一次本就可以的，還需要根據照片的增加不斷調本、整本。比如，當某位領導同志的照片只有一張時，裝在一個本里即可，如果超過五六十張的時候，就需要再裝下一個本，同時需要調整本內的照片內容，或再按內容分本，或再按時間分本。又如，當非洲的照片不多時，可能會裝一個本，而隨著照片的增多，就會根據非洲各國照片的多少再按國家分出埃及、肯尼亞等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按時間重新排列或再分出埃及政治、埃及工業、埃及農業、埃及文教等。一張照片需要多項工序，反復作業、手續繁雜。

3、按照照片內容分類、裝本后，需要把裝好的本根據類目排列上架。這里的問題是，類目之間要留有空位置，如果留得多了，會造成庫房空間空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不夠，就需要向后倒位。比如：原設置政治類預留出1架，可放200本，第2架201本開始經濟類，如果實際裝本時政治類超過200本，那就要從201本起后移，并以此后移下去。如果到一定時間需要定本時，政治類只有150本，那么后面經濟類的本就要前移，再后面其他類的本依次順序前移。這種倒架工作費工費時，但是，如果按分類裝本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否則，同類照片檔案就不能放在一起。

4、及時給檔案固定存放位置，是檔案管理工作的原則。但是按照目前的管理方式，照片檔案多年定不了位。原因是，按照照片內容分類、裝本、上架，由于難以預測此類目下還將有多少照片，所以常常是在很長時間后重新整理時(多年來照片檔案館是按照五年一個斷代整理的)才能定位。

綜上所述，由于傳統的照片檔案整理工作手續繁雜、工作量大，使得照片檔案整理工作壓力過大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業能力和管理水平難以提高。尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統管理方法的唯一性之間的矛盾，為全方位、多角度查找照片檔案帶來一定困難。因此，照片檔案工作必須根據實際情況，尋求改革出路。

改革管理方式的條件

2000年12月6日，國家檔案局的中華人民共和國行業標準DA/T22－2000《歸檔文件整理規則》，對傳統的檔案工作進行了改革，其宗旨是“簡化整理、深化檢索”，這個宗旨不僅對全國綜合檔案館的整理工作具有指導意義，也為照片檔案整理工作指明了方向。

與此同時，2000年中國照片檔案館數據管理系統立項并進行設計，2001年開始正式運行。該系統以其強大的隨機處理海量圖片數據的功能，全方位、多角度、深層次的檢索方式，秒級反應的檢索速度較好地實現了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎和前提。進入新世紀，中國照片檔案館根據“簡化整理、深化檢索”的原則，依托數據管理系統，對照片檔案管理工作實行了徹底的改革。

新型管理方式的具體做法

中國照片檔案館進行新型管理方式改革，是將傳統的按照分類裝本、上架的管理方式改為按照照片的時間順序裝本、上架的整理方式，簡稱“類改序”。這種方式將傳統方式中一張照片檔案承擔的多種功能(檢索路徑、保存單位等)，變為一張照片只是一個保存實體，即只承擔一個功能――保存單位(當然，由于其按照時間順序排列，也可以按照時間順序檢索)，其他檢索功能均由圖片數據庫全方位、多角度、深層次的檢索手段來解決。

具體做法如下：按照照片時間順序。每100張(指底片數量)的固定數量裝本、上架，每張照片經過數據管理系統一次實現自動定庫、定架、定本。從發稿系統直接打印圖文并茂的發稿記錄作為照片檔案實體，并根據發稿目錄核對照片檔案實體。照片檔案實體實現一次性物理歸檔。該照片的定位數據與該照片的其他數據在數據檔案中同時生成保存，物理歸檔與檔案數據邏輯歸檔一并解決。

圍繞“深化檢索”，合理安排工作流程、簡化工作手續、減少檔案套數，努力實現“簡化整理”，以提高工作效率。

新型管理方式的特點

1、簡單。按照照片時間排列整理，使工作流程簡單明確、手續簡化、易于操作。

2、高效。從照片系統直接生成照片檔案，生成過程為照片發稿之后的秒級時間，較之傳統管理方式的生成時間：1月、2月、3月……，極大地提高了效率。

3、完整。由于及時生成照片檔案、及時核對發稿目錄，減少了多環節流程中檔案的流失，維護了檔案的完整。

4、準確。由于經發稿系統直接生成照片檔案，減少了人工程序因而減少了錯誤，尤其是不會出現文字說明和照片貼錯的情況，維護了照片檔案的準確。

5、全面。由于發稿系統直接打印的照片檔案除具有原照片檔案的全部信息外，還有檔案生成的背景材料，如編輯、簽稿人、打印人、簽稿時間等，使得實體檔案涵蓋的信息更全面。

篇(2)

一、工程質量監督檔案類別及內容

（一）質量監督檔案的主要內容。包括工程質量監督注冊登記資料、工程監督工作方案及監督交底資料、工程質量監督工作記錄資料、工程質量驗收監督記錄資料、工程質量監督報告、工程質量事故報告及相關資料、行政執法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗收備案檔案主要內容。包括市政基礎設施工程竣工驗收備案表、工程施工許可證、工程質量評價資料、工程質量監督報告、相關機構認可文件、工程質量保障文件、法律法規要求的其他文件資料等。

二、分類整理方法

（一）類號的確定。將工程質量監督檔案確定為專業檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質量監督檔案確定為“Z1”，竣工驗收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類方法的確定。工程質量監督檔案圍繞工程建設分階段逐步自然積累，以工程項目為中心，對象明確，實體單一，聯系密切，構成了一個有機的整體。檔案資料有明確的內容，外部界限清晰，便于歸類?；谏鲜鎏卣?，采取“性質―工程項目分類法”進行分類。

（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。

（四）檔案保管期限的確定。工程質量監督檔案是與工程質量密切相關的原始資料記錄，是工程一旦發生質量問題、出現投訴后進行調查處理的重要依據，是監督機構和監督人員履職盡責的有效憑證，依據《建設工程文件歸檔整理規范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結合檔案實際的特殊處理

（一）兩類檔案的對應。每項工程既有一套質量監督檔案，又有一套竣工驗收備案檔案。為照顧其相互聯系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質量監督檔案后，同一案卷號對應該工程的竣工驗收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設周期的對應處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標注質量監督注冊登記號和竣工驗收備案號，直接反映工程的開工建設時間和驗收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應工程的質量監督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實?F一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗收備案手續，造成質量監督檔案已經形成，竣工驗收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應一致設置案卷號的原則，已形成的質量監督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨形成的質量監督檔案，采取類別號剔除阿拉伯數字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應的竣工驗收備案檔案形成后再重新編號整理。

四、相關工作體會

（一）根據檔案實際合理分類。各地工程質量監督體制多樣，質量監督機構承擔的工作職責也不盡相同，有的監督站可能并不承擔工程竣工驗收備案的工作職責。在工程質量監督檔案分類整理過程中，檔案人員應從已有的檔案資料出發，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

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關鍵詞：國土檔案；MapGIS；空間特征；MapGIS IGSS；GIS；MVC

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）01-0094-04

The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis

LIU Pei， TANG Jun

（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）

Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.

Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC

國土資源檔案是指國土資源主管單位及下屬單位在開展各項專業工作中直接形成的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等原始記錄[1]。國土資源檔案是國土資源管理各項工作的真實記錄，是歷史的見證，是國土資源管理事業最寶貴的財富[2]。傳統縣級國土資源檔案管理采取手工方式，檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等工作都主要以手工為主。而一些現存的檔案系統普遍存在功能結構單一、數據封閉等問題[3]。這些方式工作效率較低，國土資源檔案得不到充分利用。所以建立優質、高效、具有國土資源特點的檔案管理系統，建設國土資源局數字檔案室，不僅從根本上解決傳統管理方式所帶來的諸多問題，而且能更好的促進國土資源局信息化建設的快速發展，保障土地檔案信息的有效管理利用。

國土檔案中最主要的兩類檔案是地籍檔案和用地檔案，地籍管理的基本單位是宗地，任意一塊宗地在地理空間中都有特定的位置、具有一定的形狀和面積，空間參考是地籍調查、土地詳查和地籍測繪的基礎，通過空間參考來描述宗地的空間特征。因此，將GIS應用于國土檔案管理中，有效地把國土檔案的非空間屬性與空間特征聯系起來，不僅克服傳統檔案管理方式的缺點，而且可以提高國土檔案的利用和效率，更好地為國土資源管理工作服務[4]。

1 系統開發環境

1.1 MVC簡介

本系統為BS結構，采用 MVC3.0的框架模式，將輸入、處理、輸出流程按照Model、View、Controller的方式進行分離，將應用分為三層結構：模型層、視圖層、控制層。其中視圖（View）代表用戶交互界面，用于視圖上數據的采集和處理，以及用戶的請求，模型（Model）用于業務流程/狀態的處理以及業務規則的制定，控制（Controller）從用戶接收請求， 將模型與視圖匹配在一起，共同完成用戶的請求。Mvc的三層結構圖如下[5]：

圖1 MVC結構圖

1.2 MapGIS IGSS 簡介

MapGIS IGSS即IGSServer是一個面向互聯網的大型企業級GIS應用開發平臺。它是構建于MapGIS跨平臺產品DCServer之上，采用面向服務的體系架構，并且繼承了MapGIS DCS數據中心的設計理念，基于數據倉庫和功能倉庫服務，提供一套功能全面、接口簡便的開發框架。MapGIS IGSS采用跨平臺微內核群技術。微內核技術則是把GIS不同應用方向的系統的核心功能分別形成單獨的微內核，這些微內核集合在一起形成微內核群。微內核群技術使得MapGIS IGSS具有高效、與硬件架構同步、跨平臺的特性[6]。

宗地的空間信息在地籍信息中占據著重要地位，是其他宗地信息的基礎和依托。為了使工作人員直觀快速的查找到檔案所屬的宗地，準確地找到宗地的地理位置，需要豐富的空間信息進行定位，根據系統要求，所需的空間數據主要包括：基礎地理數據、遙感影像數據、宗地專題圖數據和地類圖斑專題圖數據[7]。

MapGIS IGSS管理的地理信息數據包括GIS數據庫中的數據和基礎地理信息數據。GIS數據庫中包含以統一的MapGIS數據格式（HDF方式進行存儲的GIS數據）的數據以及其他數據庫存儲的數據（例如DB2、Oracle等）[8]?；A信息地理數據包括：影像數據、矢量數據、瓦片數據等，它們都是以文件形式存放的空間數據。MapGIS IGSS的數據調用都是基于MapGIS，充分發揮了平臺管理海量數據能力和并發訪問數據能力。

2 需求分析

2.1 系統可行性分析

MapGIS 國土資源檔案管理系統以MAPGIS為基礎平臺，將GIS技術、數據庫技術、計算機網絡與辦公自動化高效結合，實現了國土資源檔案數字化管理；實現了日常綜合事務的辦理如公文流轉、人事管理、會議管理、網上會審、內部交流、考勤等。

系統采用多層結構的設計原理，且包括B/S檔案管理系統并提供對已有案卷數字化的CS建庫系統。具有集中的請求和訪問控制，以數據驅動實現業務應用，基于MVC模式靈活的頁面合成技術，使內容存儲與表相分離，具有強大的安全性和事務處理能力。

各類數據統一采用SQL Server存儲管理，采用DCServer（數據中心管理器）的方式完成對矢量、柵格、影像、圖片、文檔資料的統一管理和維護，前臺應用采用MapGIS IGSS（地理共享服務）的方式實現專題數據瀏覽、查詢、分析，全方位一體化的服務于國土資源審查、審批決策支持。

2.2 系統功能分析

根據業務流程分析，系統分為11個模塊：配置模塊、檔案管理、檔案檢索、檔案權限、檔案銷毀、檔案借閱、檔案查閱、日志、檔案統計、庫房管理、檔案接口，如圖所示。

圖2 系統功能模塊

系統框架繼續沿用政務系統框架，欄目，菜單，用戶，數據字典等功能可以直接使用。另外增加檔案日常業務，集合檔案整理，管理，檢索，借閱，查閱，統計，日志等功能，并與政務系統，“一張圖”系統結合。提供web服務接口，政務系統里的案卷電子歸檔后，可以將案卷的基本信息，附件信息批量導入到檔案系統里，方便進行統一管理。并且政務系統，一張圖能查看檔案的基本信息，檔案系統里能查看圖形信息。后期還要考慮檔案的數字化工具，能夠導入數字化數據。整個檔案處理過程流程圖如下：

圖3 檔案處理過程流程圖

3 系統設計

MapGIS國土資源檔案管理系統是基于B/S結構的應用系統，整體界面布局采用淡藍色基調。界面橫向分為左中兩部分。其中左部為系統名稱、欄目菜單、等功能按鈕；占據總界面的大部分空間的中部則放置了所有的業務數據顯示界面。

1） 配置模塊：包括檔案分類配置、目錄模板配置、分類屬性配置、案卷與檔案關系配置、檔案權限配置、編號規則配置。對整個系統的基礎信息進行配置，維持系統業務流程正常運行。

2） 檔案管理：對檔案進行添加、編輯、刪除、查看、下載、打印等操作

3） 檔案檢索：包括全文檢索、高級檢索。遍歷所有類型檔案的公有表，和私有表，匹配符合檢索條件的記錄。

4） 檔案權限：檔案內容頁面里，根據前面配置的檔案權限控制用戶對檔案的操作。

5） 檔案銷毀：對已經過期的檔案進行銷毀操作，先進入回收站，然后根據需要對回收站的檔案進行清理，并且回收站的檔案可以隨時恢復。

6） 檔案借閱：包括檔案借閱期限設置、檔案借閱登記、檔案歸還登記、檔案借閱歸還查詢、借閱超期收費。需要借閱的人到窗口借閱，并且要拿領導的批條。由窗口的人登記，然后提供借閱服務，由窗口的人對紙質檔案的借閱情況進行登記。根據配置的借閱天數，自動計算歸還期限。

7） 檔案查閱：包括查閱申請、查閱審批、檔案查閱。申請人使用，顯示自己申請查閱的檔案列表，如果審批通過了，可以查看詳情，過了查閱截止時間，無法繼續查看詳情。

8） 日志：自動記錄系統里的大部分操作記錄日志信息。

9） 檔案統計：包括統計各分類某時間段內的檔案總數、統計各分類某時間段內的借閱次數、統計各分類某時間段內的借閱明細、統計各分類某時間段內的借閱收費金額、統計各分類某時間段內的借閱收費明細。顯示統計列表、統計圖，可導出excel，打印報表。

10） 庫房管理：用于記錄每個分類存放的庫房的位置，主要有：檔案分類，子類名稱，目錄，開始案卷，結束案卷，庫房號，排架號，庫格號等。能夠添加，修改，刪除這些信息。

11） 檔案接口：檔案系統提供web服務的方式。為政務系統和“一張圖”系統中的審批案卷歸檔提供歸檔掛接的接口，提供國土信息業務一體化服務。

4 系統數據結構設計

4.1 邏輯結構設計

系統采用mvc三層邏輯結構，各模塊的模型，視圖，控制器按照設定的規范定義，具體如下：

4.1.1 模型

表1 模型詳情表

4.1.2 控制器

表2 控制器詳情表

4.1.3 視圖

表3 視圖詳情表

4.2 物理結構設計

本系統設計了三個數據庫，分別為臨時庫，正式庫，回收庫。所有配置表都在正式庫里，臨時庫，回收庫只有業務表。考慮到各分類的業務屬性不一樣，將業務表分為公共表和私有表兩種，其中私有表可以動態配置。并且三個庫的私有表一模一樣，公共表大部分字段一樣，個別有出入，詳細表結構如下：

表4 正式庫ARCHTYPE檔案分類表

表5 臨時庫ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表

表6 回收庫ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表

5 結束語

本文基于MapGIS平臺，采用MVC技術設計了國土資源檔案管理系統。該系統具有一下等特點：技術先進，GIS技術與檔案管理信息化的無縫集成；強大的海量數據管理能力；

系統功能齊全，適合國土資源部門各處室（科室）的需求，實現了國土資源檔案管理的全面信息化；統一的平臺、統一的功能，完全實現了信息的交匯與共享，避免了信息孤島的發生；具備各種類型的文件、檔案、資料的管理功能；流程化的借閱管理，強化了檔案利用。

參考文獻：

[1] 黃華坤.省級國土資源檔案云平臺的研究與設計[J].檔案管理，2014（6）：41-43.

[2] 張敏.深度探討現階段國土資源檔案管理的工作內容與改善方法[J].科技資訊，2010（4）：224.

[3] 李嘉，陳曉霞.國土資源檔案管理信息系統功能設計[J].中國新通信，2014（10）：114-115.

[4] 李曉燕，范威，陳三梅.濟寧市國土資源局數字檔案館建設設計思路[J].國土資源信息化，2013（3）： 40-46.

[5] 劉亮，霍劍青，郭玉剛，等.基于MVC 的通用型模式的設計與實現[J].中國科學技術大學學報，2010， 40（6）： 635-639.

[6] 邢祥建.地質災害信息多維動態分析與技術研究[D].武漢：中國地質大學，2013.

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關鍵詞：企業檔案管理，數字化，知識管理

 

1、前言知識經濟的到來在廣泛影響人們物質文化生活的同時，也引發了人們對于企業經營管理的思考，引起了企業競爭行為和態勢的革命性變化。在經濟全球化、知識普及化的今天，知識管理成為提高企業核心競爭力及可持續發展力的關鍵。面對著無限的發展機遇，企業管理者只有充分的利用知識來武裝自己才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，使企業科學管理之樹常青。那么，如何實現企業管理的全面知識化從而增強企業的綜合競爭力使之利于不敗之林，首要目標就是實現企業檔案管理的數字化。這是由于企業檔案是企業生產、經營、管理等環節的最真實的寫照。它便于企業各方面的利用，為企業的各類活動提供檔案服務，是企業維護自身經濟利益和再現歷史面貌的重要依據。論文格式，知識管理。企業經營管理者及員工通過檔案展開對企業經營文化、歷史的追憶和回顧，在追古意今的思緒中明確企業的發展方向，制定企業的改革政策，為員工及企業提供了前進的動力。企業檔案是企業豐富知識資源的象征，是一種無形的資產，因此實現企業管理的知識化首要任務即是對企業檔案的全面管理。

2、企業檔案管理的數字化趨勢信息化的社會決定了高科技的廣泛應用與快速發展。這種應用同樣體現在企業檔案管理中。它們多樣化、復雜化、細致化、信息化的管理流程決定了高科技手段的廣泛應用和全面數字化的發展進程。在眾多檔案中快速查詢到需要的內容，對檔案進行年代的編排與錄入，檔案的全面分類管理、檔案的借還、歸檔、檔案的查詢及共享管理均需要數字化的檔案管理方式。論文格式，知識管理。同時，企業的生產、經營方式的自動化、智能化也給企業檔案管理的數字化帶來了前所未有的挑戰。檔案管理的數字化有利于企業提高檔案管理效率，降低管理成本，促進信息資源的共享與流通，增強企業綜合競爭力。因此，便捷、高效、有序、統一的自動化、共享化管理是企業檔案管理數字化發展的趨勢。

3、企業知識管理概述企業知識管理的最終目標是實現知識的價值，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們做出最好的決策。因此企業知識管理對檔案管理、生產管理、經營管理有著科學的導向作用。論文格式，知識管理。知識管理對企業信息、資訊進行全面的收集、科學的加工和充分的運用，并通過促進知識的共享、創新來實現知識的增殖，從而達到企業全面升華的目的。市場分析、經營戰略等特有的經驗和成熟的方法需要知識的協調統一，進而優化為全面的企業知識體系，成為企業最薄厚悠遠的戰略資源。

4、知識管理對檔案管理的要求知識管理是目標，檔案管理是手段，因此，知識管理對企業戰略目標、經營理念、管理方式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信系管理等方面的不同程度的要求決定著企業檔案管理的轉變方式。論文格式，知識管理。即從注重檔案實體管理轉向注重檔案內容即知識的管理，強化對檔案知識的開發利用，實施智能化、科技化、一體化的檔案管理服務，實現企業檔案知識的資源共享。這種角色的轉變，要求檔案管理人員應將工作重心向信息、知識的綜合管理轉變，而非對文檔、案件的具體管理，是一種由表及里、由現象到本質、由機械到自動化的管理轉變，為企業管理全面數字化，高質量的提供信息資源提供了必要保證。

5、企業檔案管理與知識管理功能的結合企業檔案管理與知識管理的結合主要包括：采集與轉換、挖掘與發現、分類與建模、反饋與推薦等。采集與轉換從檔案中采集各類數字信息，并按知識管理的要求對信息進行加工處理，這包括信息整理、格式轉換、信息錄入、信息集成等環節。經過這些環節的加工從而實現檔案管理數字信息向知識管理系統的轉換。挖掘與發現則通過建立檔案信息資源體系，數據庫和相關鏈接實現信息資源的編輯、集成、存儲與修改。同時將原始數據和信息作統一分析并總結出隱含的規律，挖掘出知識的聯系。分類與建模中的分類通常按照數字檔案分類標準構建分類體系，形成資源分類庫，從而為知識管理服務提供便捷、高效、自動化的分類方式及有序的信息基礎。建模則是在用戶信息獲取、描述和反饋的基礎上，進行需求分析，建立用戶需求偏好模型。論文格式，知識管理。分類與建模更好的實現了數字檔案信息向知識管理服務的切實轉變，為其提供了規范、科學的模型和算法支持，具有很好的導向作用。反饋與推薦從前者所得的用戶的需求分析、操作記錄、對系統的建議及反饋入手，進行用戶信息的編輯與量化，為用戶需求模型的優化及整改提供反饋與支持。論文格式，知識管理。同時，針對用戶的習慣性需求還可向用戶推薦適合自身的知識系統。

6、結語為適應未來的競爭環境，企業必須加快實施檔案管理信息化、數字化建設進程，促進檔案信息管理與知識管理的結合，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理的資源配置，使之向高科技、規范化、科學化、自動化的現代企業管理模式邁進。只有這樣才能實現檔案資源、知識信息的全面共享，使企業經久不衰，常勝、常青。

[參考文獻]

[1]張濤.知識管理對企業檔案管理的要求[J].沿海企業與科技，2008(5):12-13.

[2]劉水.數字檔案答理中的知識發現與知識服務[J].檔案學研究,2009(4):23-24.

[3]馮惠玲.拓展職能—“夾縫時代”檔案職業的生存之策[M].中國人民大學出版社,2009:89-90.

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【關鍵詞】紙質檔案；電子檔案；雙軌制管理模式；差異

檔案是直接形成于社會實踐活動的原始的記錄，檔案是由文件有條件地轉化來的，檔案來源廣泛，內容豐富，形式多樣。在信息技術與網絡不斷發展的數字化時代，電子文件發揮著越來越重要的作用，電子文件的產生、形成、歸檔及傳送、保管均與傳統的紙質檔案有所不同。本文對紙質檔案和電子檔案之間的差異作出比較，且對雙軌制的管理模式作一探討。

1 電子檔案與紙質檔案存在方式的差異

紙質檔案基本上以傳統物理形式存在，而電子檔案中的一部分內容是由紙質檔案經過數字化轉化而來的，是以全數字化形式存在的信息。電子檔案與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統一體，都具有物理實態的特征，電子檔案和紙質檔案都是形成真實活動的記錄，有參考利用價值，需要存檔備查。但是電子檔案在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特性，如依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，不可直接識別；信息存儲的高密度；載體的多樣性；信息共享性；信息與載體之間的可分離性等。

由于存在形式的不同，在形成檔案之前的涉及的內涵屬性不同。傳統形成的紙質檔案如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文檔有條件地轉化成可保存的原始檔案同時也會涉及很多技術理論層面。

2 紙質檔案與電子檔案歸檔、整理方面的差異

紙質檔案的歸檔只需要將文件材料定稿及正本收集齊全，整理歸檔即可。電子文件除歸檔文件定稿及正本外，還必須歸檔元數據。電子文件的元數據是指在電子文件形成、管理、利用過程中形成的一些列關于電子文件數據的數據，主要包括管理型、描述型、維護型、技術型、利用型等數據。電子檔案是靠計算機系統來進行管理，不同于紙質檔案在檔案庫房的管理方式，如不將元數據歸檔，電子檔案的管理將無法進行。電子檔案的歸檔比紙質檔案復雜，接收方式采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定地址，檔案部門則需配置專門的電子文件格式轉換設備，對歸檔的文件進行轉換，以解決不同格式電子文件的識讀問題。

紙質檔案的整理一般是對已立卷歸檔的案卷進行排列、編號以及分類等系統化的整理，并將其結果編制案卷目錄的方式固定下來，經整理后形成的實體分類系統能夠為查找檔案提供方便。在電子檔案的整理上，由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的規整，所以電子文件的整理在歸檔前就由各部門有序的將電子文件分類、標引、組合，并對電子文件進行分類和編號，組織建立數據庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，其整理工作主要就是組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤，光盤或磁帶等載體上。

3 紙質檔案與電子檔案存放保護的差異

紙質檔案一般只需要配置木質或鐵質檔案柜保存，對保存環境進行溫濕度控制，采用必要的防光、防蟲鼠、防盜等措施就可以了，保護的是紙張，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就能得以保存，就可以人工識讀，而且不宜更改其原始性。電子檔案的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，因為其載體不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫、濕度，防磁性等其他條件的要求很高。在存放環境和防護設備方面除進行溫、濕度控制、防光、防蟲鼠、防盜等措施外，還應滿足防強磁干擾、防機械磨損、防強烈振動、防病毒入侵等的要求。

4 紙質檔案與電子檔案利用方面的差異

紙質檔案的利用是對檔案文本的利用，檔案載體是實體，具有相對的穩定性，不易更改或偽造。利用途徑通過提供檔案原件、副本，利用方式是檔案的閱覽服務、外借服務、檔案目錄信息服務、檔案咨詢服務等。電子信息技術的運用改變了傳統文件的利用方式，使檔案信息的利用不受時間和空間的限制，不僅可以提供原件電子閱覽，而且能夠根據利用者的需求對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等。檔案人員還可以按照一定專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。利用方式包括向利用者提供可復制所需檔案信息的磁盤及光盤、從網上傳輸、通過電腦上的用戶界面直接提供利用等。

5 紙質檔案與電子檔案雙軌制管理模式探討

雖然利用電子檔案有很多優點，但也帶來了一些新問題，如數據的易消失性、信息的不安全性、信息的易改動性、信息的易出錯性等，由于這些問題的存在，決定了電子檔案不能替代紙質檔案，兩種檔案管理方式有各自的長處和短處，二者可以相輔相成、優勢互補。為了更好的進行檔案管理，在電子檔案歸檔的同時，要求紙質版檔案也要歸檔，這就很好的保證了在電子檔案信息丟失的情況下，也會有紙質版的檔案記載檔案內容，二者之間不存在誰取代誰，二者相結合的利用將會同步發展下去。

總之，在現代信息技術迅速發展的條件下，檔案工作者應轉變傳統的單一制檔案管理方式，采取電子檔案與紙質檔案雙管齊下的管理方式，在做好傳統的紙質檔案管理工作的同時，充分認識電子檔案管理的優勢，熟練掌握計算機網絡技術、數據庫管理、電子檔案管理及保護技能，充分開發電子檔案信息資源，維護電子檔案的安全，與時俱進，不斷提高檔案管理水平。

【參考文獻】

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[2]于虹，李偉佳.淺析電子檔案與紙質檔案的區別[J].經營管理者.

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（一）高校檔案和管理職責多元化

高校檔案是高等學校內和社會間的交流平臺，同時也是高校相關人員、項目和外界其他單位、部門和個人間進行溝通非常關鍵的保證。以這個角度分析其是一個由各級地區政府部門下設高校教育機構主管的基礎性保障性工作。

高校檔案管理的第一個基本任務就是負責收集檔案所需信息，將信息進行整理、統計后保存，為檔案的使用做好工作。同時，在檔案整理編目、鑒定統計等相關的工作之后，為了可對此充分運用，根據檔案分類去設置多元化檢索方面的工具，出版有著檔案資料等，對不同需求檔案信息資源開發、運用都有好處。檔案管理工作需遵守國家有關法律和具體規定，檔案工作同時具有很強政治色彩，部分檔案信息可對外開放而部分檔案使用、公開過于敏感，所以對涉及單位和個人安全相關內容，檔案管理員一定要做好相關的保密工作，運用多樣必的分類、分級處理形式。再者就是檔案檔案管理還是一個服務性的工作，高校檔案管理也是這樣，一定要適應時代和社會發展需求，緊緊圍繞檔案使用和開發展相關的各類工作。

（二）高校檔案分類多元化

根據部門、職能不同可進行如下分類：

1、黨政管理類：主要包括校區黨委、行政、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄；各部門、科室的工作計劃、總結；上級機關和校區關于人事管理、行政管理、黨務管理的文件材料。

2、教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

3、科研類：主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

4、基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

5、儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在五萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

6、產品生產類：主要包括校區自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

7、出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

8、外事類：主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

9、財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

其載體形式一般不是整齊統一的，可分成紙質、電子、膠片、照片、錄音檔案等等。不同載體方式高校檔案有不一樣的保存及編目、使用方式，如果過于糊糊對待，又或是處理的方法不適當后果是非常嚴重的。例如紙把風的檔案需要防止霉變、潮濕、人為修改等。而使用載來越多的電子檔案也要求相應保存、使用方式，保存時要多多注意存儲器、會用程序等安全，要避免病毒等，確保電子文檔的可重復性運用。

二、高校檔案管理多元化發展形勢

多元化實際和多樣性是一致的，即對于同一事物、同個問題時，有不同的方式、觀念等都被允許同時存在或是發揮作用。高校的檔案管理自身就存在很多問題，同時在對待相同、類似問題時因為所服務群體以及具體使用的要求不一樣，其管理的形式也是不同的。而且高校檔案管理方法也不是唯一的，在時代的發展要求下高校檔案管理也可是多元化的，同時這類形勢是必要的。尤其是當前新形勢之下，檔案管理和使用要求不斷細化、多樣化所帶來高校檔案管理專業程度在一直提升，管理技術不斷更新形勢是非常需要注意的。

（一）高校檔案使用環節需要多元化

高校檔案管理有很多環節，例如對記錄著檔案信息載體進行存儲編排、傳達、交換等等，也包括對此進行保管、整理、維護、使用等等，這其中所有環節其最絡目的都是為使用而服務。高校檔案使用多元化一定會帶動起高校管理基礎環節往多元化轉變，以適應不同使用者多元化要求。因此在一定程度上檔案管理使用環節要求多元化將帶動其管理環節的改變。

在使用需要藏在上高校檔案管理的其他例如檢索、編目環節也體現了多元化發展形勢。編目就根據一定標準或規則，對所儲存檔案進行關于外部特點與內容的某一類描述，直接目的是為了可以方便使用。而檢索則可分成手動、機器檢索兩個類型。手動檢索適用高校內容貴重的文獻檔案、資料，其檔案本身歷史價值可能大過文獻參考價值，因此這類檔案本身檢索甚至查閱都是由管理員才完成。而機器檢索則包括局域網檢索、網絡預約檢索等方法。

（二）維護技術、儲存方式的多元化

儲存是高校檔案管理非常重要的一個起始環節，在檔案信息提取完成部分之后，如何對這些信息進行儲存問題是十分重要的。在什么地方，以何種方式進行儲存等都是需要去研究、實施的。傳統的高校檔案管理儲存環節過于粗放，分類非常簡單，技術不精。實際上由于專業化程度和針對性程度過低所造成的。

由于檔案可分成許多形式，而這些形式的不同也為保存及使用注意事項也在一定方向上有所說明。例如紙質的檔案要防止潮濕等。當專業化的程度有所提升之后，檔案館需要改變原有檔案保存方法，在一定程度上減少檔案信息的錯誤或流失率，在科學分類基礎上極大拓展了原來檔案信息載體以及保存的壽命。同時還可根據所用的頻率及用途的不一樣，進行例如檔案劃分的工作。尤其是最近幾年部分高校檔案加大投入，在一定范圍更新技術、設備，擬定相關儲存、維護等方案，在一定程度提升了檔案管理的有效性。

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[關鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實體分類；比較；原因

【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1

分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較

（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據檔案在來源上的歷史聯系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現檔案管理的使用價值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯系，按照社會組織的職能分工并結合檔案信息內容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。

（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯系，比較完整的展現出一個組織或個人在社會活動中的發展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現在檔案內容的邏輯聯系，使分散保存的不同宗卷中內容屬于同一專業或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數字混合在一起構成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。

（四）試題管理與信息開發。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內容信息開發和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發工作中進行。

二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因

形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據信息內容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯系出發，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發展過程，反映人類社會的歷史。

三、結束語

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

[2]中國檔人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則[J].中國檔案，2001，（1）.