單位檔案管理基本情況精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇單位檔案管理基本情況范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

1.學生檔案信息應該具有豐富性

學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創新傳統檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。

2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

二、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

三、結語

篇(2)

關鍵詞 事業單位 人事檔案 管理

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A

1加強事業單位人事檔案管理的必要性分析

人事n案是個人履歷的記錄，是個人參加社會經歷的憑證，具有極高的社會價值。人事檔案管理工作是國家法律規定的一項基本而且重要的工作。事業單位的人事檔案管理工作具備多元化的特點，記載著單位員工的身份，資歷，工作表現等等基本情況，這些基本情況與員工的福利待遇，社會保證以及組織關系都有著密切的關系。因此管理好人事檔案對于提高事業單位行政效率，提高員工工作的積極性有著重要的作用。

2當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1傳統人事檔案管理已不適應新形勢發展的需求

隨著科技的快速發展，信息技術的全面覆蓋，傳統的保存人事檔案的方法已經越來越不適應新時代的要求。傳統的保存方式一直采用紙張保存，紙張質地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

2.2當前人事檔案管理工作不適應改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業單位改革不斷推進實施，事業單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內容。

2.3人事檔案管理人員專業性不強難以適應現代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統的專業性知識，以應對管理過程中產生的各種問題。如今很多事業單位的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，缺乏相關的專業技能，不能對檔案進行程序化和系統化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調別的部門人員進行臨時的檔案管理，導致了單位人事檔案管理混亂，難以適應新時代管理的需要。

2.4信息技術的迅速發展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉?？墒窃谠S多單位仍舊習慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統，由于系統本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

2.5領導檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業單位管理工作開展的基礎是領導的認同，如果領導缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領導對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應付的狀態，難以高效的發揮其作用。

3人事檔案工作應如何適應新形勢的需要

3.1加強領導意識更新思想觀念創新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發展和提高，單位領導應增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

3.2不斷完善補充人事檔案內容適應事業單位改革需要

隨著事業單位機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。隨著事業單位機構改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關內容，使人事檔案工作符合機構改革的需要。

3.3充分運用信息化辦公手段提高工作效率

隨著計算機技術的飛速發展，信息化辦公手段越來越多的應用于人事檔案管理過程中，通過建立良好的信息化處理系統不僅可以快速方便的查閱人事檔案中的各類所需要的材料，還可以大大提高工作效率。人事檔案信息化管理是發展的必然，必須引入計算機輔助系統，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3.4增大資金投入與技術支持，加強基礎建設

篇(3)

關鍵詞： 高校學生檔案工作 存在問題 對策

學生檔案是指學校在培養學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生個人的基本經歷、德才能績、學習和工作表現、家庭基本信息的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案主要包括：學生的高中檔案、高考報考資料、高校入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記

錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。

1. 高校學生檔案的重要性

學生檔案不僅對教育和培養、管理與服務在校學生有著重要作用，而且對學生能否順利就業，甚至對學生畢業后的長遠發展也關系重大。學生檔案既是個人人事檔案的重要基礎，又是個人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學生檔案是學生基本情況的記載和在校綜合表現的證明。學生檔案既是學生基本情況的記載，又是學生在校表現的證明，對于核查新生入學資格與確認獲取學籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學生個人歷史的有效窗口，又是加強學生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學生檔案是用人單位可信的依據與日后人事檔案的基礎。由于學生檔案材料真實地記載著學生的成長歷史、思想表現、個人素質、實踐能力、學業成績及家庭背景、社會關系等，因此，學生檔案是用人單位選擇畢業生或高校選拔新生的可信依據與重要參考，是學生就業后人事檔案的基礎材料，同時也是學校未來校友檔案的基礎信息。

2. 學生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標準不一，差異明顯。教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規定》（［84］教中字002號）明確了高中學生檔案材料的內容與構成，但各地依此規定而設立的建檔要求與標準卻差異明顯，有的建檔案標準系統全面、規范細致，有的卻簡單粗放。以致有的學生檔案內容全面、材料完整、填寫規范，有的學生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學生的高考電子檔案代替其中學紙質檔案。

2.2 部分人員不認真對待學生檔案。主要表現為制作檔案材料比較隨意，對學生的鑒定總結不全面、不完整，甚至只論學習不談其他，或只寫優點不寫缺點；甚至有的學生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認為學生學習成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認真；有的學生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認；不及時向有關高校寄送大學新生的檔案。

2.3 學生對檔案不重視或太敏感。主要表現為不論學生在中學還是在大學期間，都馬虎大意不認真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優點與成績，以致檔案記錄與現實表現出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學生在大學新生入學時不按時向學校提交檔案，畢業生就業后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學、不先進。主要表現為在日常工作中基本沒有應用電腦和掃描儀等現代電子設備進行管理，依然停留在傳統的手工記錄狀態；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統手工為主，缺乏通過計算機網絡管理系統進行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規范、不完善。主要表現為不少地方教育行政部門，對于學生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統性、嚴密性與科學性，以致更多的學校缺乏科學規范、系統全面的學生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學嚴謹的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴肅性和科學性的規章制度。

2.6 不重視對學生檔案的開發利用。學生檔案進到學校后，其日常利用主要表現在核查新生入學資格時審查其檔案材料，或者是當學生有突發事件或意外事故發生時或需對學生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強調的素質教育和更注重因材施教的高等教育發展趨勢不適應，更沒有發揮出學生檔案對于改進教育教學工作與管理服務工作的應有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執。主要表現為用人單位在收到畢業生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執寄回學校，或者是有寄回學校但沒有在寄檔回執上蓋公章或沒有經辦人簽名確認，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學生檔案后的一年內提供查詢服務，之后則根本無法追查。

3. 對存在問題的解決辦法

3.1 完善學生檔案制度。為確保學生檔案管理有據可依和有章可循，省(市)教育行政部門應根據教育部、國家檔案局的相關法規，結合組織人事部門的有關要求等，出臺?。ㄊ校╆P于各級各類學生檔案的管理規章。就學校內部而言，應根據學生檔案管理的基本依據與相關要求，及時制定本校學生檔案管理制度，明確細分各單位各部門及相關人員的具體職責，加強精細化管理，并注重管理過程的檔案建設，以保證能及時收齊學生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關人員的責任，并可以長久持續地查找學生檔案的去向。

3.2 及時恰當選配人員。相比于具備一定的專業、學歷、職稱與特長，實踐證明，學生檔案管理員的基本素質更強調具有高度的工作責任心和政治責任感，以及嚴謹持久的細心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴格履行學生檔案管理職責。不論學生檔案是在學生處或就業中心還是在二級院系管理，或者是在學校檔案館（室）統一管理等，都應按照學生檔案管理員的基本素質要求，配備專人負責，學生數在5000人以上的最好不要搞兼職負責制，而應實行專人專職負責制。

3.3 加強檔案教育培訓。一是對專職與兼職檔案管理員加強業務培訓，就高校內部而言，主要是對輔導員和班主任等學生工作人員和教務人員就學生檔案的作用意義、內容范疇、制作要求、注意事項等進行系統培訓，以強化其制作和管理學生檔案的責任心與科學性，確保其可以正確指導和制作合格的學生檔案；就外部而言，主要是對中學和中專教務主任與班主任加強學生檔案的相關培訓。二是對廣大學生加強檔案教育，不論是在中學階段還是在大學階段，都要盡早和反復教育學生正確認識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統。通過計算機網絡管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學生檔案信息和拓展學生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機軟件公司開發成熟和應用較普遍的學生檔案管理系統，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結合自身工作實際，組織專業人員編寫制作學生檔案電腦管理網絡系統，這樣做所需資金相對較少，但需專業人員加強后繼維護。

3.5 加強外部督查力度。學生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進行內部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強來自外單位專業的督查指導，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結合”的管理制度，推行確有困難的也應加強本單位其他相關部門對學生檔案管理的督查工作，通過加強督查以保質量促發展。

3.6 分類總結開發利用。通過全面查閱學生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮或農村、性格內向或外向、不同年齡與成長經歷等，分類統計和分析其基本情況，在進行教育教學和學生日常事務管理改革時，多考慮學生檔案的相關信息，以因材施教；并可結合建立學校未來校友的檔案數據庫，以加強對日后校友資源的開發利用。

3.7 強化轉遞回復機制。鑒于學生檔案作用的長久性，為確?？梢约皶r和長久地查找到每份學生檔案的去向，應強化檔案轉遞回復機制。具體做法：一是要求機要郵局或郵寄公司在轉遞學生檔案后的一個月內，必須向學校提供一份用人單位簽收并蓋章確認的檔案回執單，否則不支付郵費；二是及時將學生檔案轉遞去向掛在學校網站相關網頁上，告知學生憑本人學號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數據庫。

4. 結語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質檔案相同的標準和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風險時刻存在，電子檔案要完全代替學生個人紙質檔案還需要一個漫長的進程，因此紙質檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發展的趨勢，可以預見在相當長的時期內，檔案工作包括學生檔案工作只會加強而不可能淡化。因此，加強和改進學生檔案工作依然任重而道遠。

參考文獻：

［1］楊莉.淺談高校學生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.

［2］陳文斌，楊莎.高校學生檔案研究綜述 ［J］.蘭臺世界，2009（2下半月）：41-42.

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【關鍵詞】人事檔案管理；企業發展；人才發展

1 人事檔案管理現狀

目前企業人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現在: 隨著市場經濟的發展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業的組織或人事部門,這些部門不能為企業帶來直接的經濟效益,所以企業決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執行《人事檔案管理材料收集歸檔規定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執行過程中存在不嚴格現象;有些企業因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規范的操作導致了人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發中所起的作用。

2 有效的維持、促進企業快速發展

2.1 促進企業發展

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個職員個人經歷和能力表現。準確、齊全、完整的職員人事檔案是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理配置和合理使用的依據,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認真搞好人事檔案管理,就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業人事檔案管理，是做好人事工作的基礎和前提，在企業發展中具有舉足輕重的作用。

2.2 是發掘人才的重要依據

企業管理關鍵要素是人首先要服務好人，才能做好管理工作。因此，現代人力資源管理必須堅持“以人為本”宗旨，充分調動職員的積極陛和創造性。加強企業人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓職員能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。企業人事檔案既能體現企業的文化特色，又能為企業管理者和職員共同感受并共同參與。企業文化的人文性表現在充分尊重人的因素、尊重人格。實行人性化管理，創造條件，滿足人們實現自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發展。企業通過科學有效的人事檔案管理，充分調動人的主觀能動性，發掘人的智力資源，鼓勵人的創造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚。成分顯示人文特性。

2.3 便于人力資源管理

社會主義市場經濟條件下，各類專業技術人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實績諸要素，增加企業對聘員的信任程度和認可程度。既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

3 人事檔案管理中應該注意的事項

3.1 采取措施，防止弄虛作假

領導干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執行黨和國家有關人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經發現弄虛作假現象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領導的責任。因此，要加強企業人事檔案法制建設，強化人事檔案行政執法建設，使人事檔案行政部門勇于執法，善于執法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發生。

3.2 增強法制關念，提高人員素質

人事檔案工作者要結合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業務素質，破除傳統計劃經濟體制下的企業人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應企業人事檔案工作的發展而不斷努力。

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關鍵詞：企業；人事檔案管理；發展

人事檔案是記錄員工基本情況的載體，它記載了企業每個員工的具體經歷以及他們的綜合能力等資料。企業可以通過準確全面的員工人事檔案，對員工進行全方位的考察，從而確定用人機制。企業人事檔案具有一定的法律效力，它對員工職稱的評比以及干部的選拔工作有著非常大的影響?？偟膩碚f，人事檔案管理在現代企業中有著不可忽視的地位。本文闡述了人事檔案管理的現狀，提出了現行管理制度中存在的一些問題，并就如何發展人事檔案管理進行了一些探討。

一、人事檔案管理的現狀及存在的問題

企業在人事管理活動中，形成了人事檔案。它是以個人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業對個人的一些考察活動。人事檔案能夠全方位真實的記載員工的基本信息，反映員工的個人經歷和綜合能力。

人事檔案主要包括以下幾方面的內容：員工的成長經歷、家庭情況和社會關系；學歷和專業技能等材料，得到的獎勵和處分的材料；員工在職務提升或工作調動的時候得到的一些評價或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對企業來說，完整的人事檔案是考察和評價員工的依據。對人事部門來說，管理好人事檔案能夠為企業合理任用員工提供依據。對企業員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對企業還是對個人都有很重要的意義。

目前，企業在人事檔案的管理工作中，還存在著很多的問題。很多單位特別是民營私營單位，在選拔人才時不注重檔案的審核工作，認為檔案沒有用，懷著對人事檔案無所謂的態度，有的企業甚至沒有設立檔案管理部門。有些企業雖然設立了檔案管理部門，但是該部門不能給企業帶來直接的經濟效益，所以在管理方面很松懈。很多企業對于國家頒布的人事管理規定都不能嚴格的執行，形成不了企業自己的實施制度。此外，有些企業沒有獨立的人事檔案管理室，使得人事資料不完整。一些企業，由于缺少人事檔案管理軟件，使得檔案的整理很被動。還有很多的企業，對于人事管理只流于形式，沒有實質性的進展，發揮不了人事管理在人力資源開發中的功能。

二、發展人事檔案管理的措施

1.使企業認識到人事檔案管理的重要性

我們應該加大宣傳力度，使企業尤其是企業領導者認識到人事檔案管理工作的重要性。我們可以通過不同的渠道，對企業進行這方面知識的宣傳工作，使領導者認識到人事檔案管理的好處，使其意識到人事檔案對員工的重要性。

2.建立制度化和現代化的人事管理系統

隨著企業規模的不斷改變，人事制度的改革也將隨之改變，這就給人事檔案的管理工作提出了新的要求。檔案管理具有很強的專業性，檔案管理部門應該根據相關的管理理論和方法，提出適合企業的管理制度，使得人事檔案的管理更為制度化。通過一些標準的制定，使得該管理工作給企業帶來一定的效益。

此外，我們還應該加強人事管理的現代化進程，采用先進的管理技術以使得管理工作更具現代化。人事管理工作不斷發展的同時，也帶來了一系列的問題，利用計算機等現代通訊設備能夠很好的解決出現的一些問題，同時還能夠減少管理這些資料時所花費的時間，提高了工作質量。

3.對人事資源進行共享

人事檔案管理的目的是實現人事檔案的資源共享，這就要求檔案的管理向信息化邁進。而要想達到信息化的目的，就必須利用相關的網絡技術進行一些數據庫的建立，以實現資源共享。

4.關于組織人事檔案的管理內容與意義

組織人事檔案是企業員工在工作中各項表現和能力的直觀反映，比較詳細的記錄了員工的工作技能和社會關系，通過它可以對某一位員工做出比較清晰的了解考察，便于企業上級部門對員工做出正確的業務能力判斷。從而為以后工作中的人員選拔和任用提供必要的參考和依據。

5.要求管理人員具備專業方面的知識

隨著科技的發展和社會的進步，企業有必要建立一個具有現代化專業知識的團隊，他們不僅要具備較高的素質，還要懂得計算機方面的一些專業知識，以便能夠獨立的進行操作，同時還要對人事管理方面有很深厚的基礎素養。所以，在管理人員的錄用時，應該采用競爭上崗的方式，選擇更優秀的人來任職。

三、總結

總的來說，做好人事檔案的管理工作是企業發展的必經之路，有利于企業的可持續發展，能給企業帶來一定的經濟效益。企業管理者應該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進，為企業在用人方面提供準確真實的依據。我們應該在企業中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業帶來一定的效益。

參考文獻：

【1】國家經貿委中小企業司李志遠；中小企業怎樣申請科技創新基金【N】；中國煤炭報；2000年

【2】陳軍：可信平臺模塊安全性分析與應用【D】；中國科學院研究生院(計算技術研究所)；2006年

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【關鍵詞】計算機技術 Internet技術 檔案管理

在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質檔案，紙質檔案看得見，摸得著，管理工作無需贅述。視聽資料、軟件檔案看得見，摸不著，檔案管理不能局限于紙質檔案管理技術，還要求熟練掌握計算機、Internet知識，熟練應用計算機、Internet技術做好視聽資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點：第一，保全視聽資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問題：1.存儲介質；2.不同介質的存儲保管特點；3.云存儲技術；4.數據安全問題。

1 保全視聽資料、軟件公證

保全視聽資料、軟件公證書內容包括公證書編號，申請人基本情況，關系人基本情況，公證事項（保全視聽資料、軟件），證詞內容：

（1）必備要素包括：1.申請人姓名或全稱、申請日期及申請事項；2.保全標的的基本情況。包括：保全視聽資料、軟件的名稱、數量、表狀特征，所有人或使用人、經營人、傳播者、實驗者的名稱，視聽資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運行的地點等；3.保全視聽資料、軟件的時間、地點；4.保全的方式方法。包括：申請人提交、公證人員提取、現場實驗記錄、技術鑒定、錄音、錄像、復制、下載等其他能夠固定并再現證據的方式；5.保全證據的關鍵過程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場的相關人員的人數、姓名。②公證人員保全過程中所做的主要工作。如購買、拷貝、下載、復制、發送視聽資料、軟件的過程，對取得的證據履行了提示義務等。③視聽資料、軟件取得的時間、方式、地點等。④取得的證據數量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當事人對取得的證據予以確認的方式和過程；⑤公證員結論。應包括以下內容：保全證據的方式、方法、程序是否真實、合法，用于作證的書面文件（如發票、產地證明等）要同時證時這些書證的真實性。取得證據的數量、種類、日期，取得證據的存放方式及存放地點。

（2）選擇要素包括：1.申請保全證據的原因、用途或目的；2.辦理該項公證的法律依據（公證法規或有關規章等）；3.有書證能夠證明視聽資料、軟件的來源或存在的，應寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。

（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。

2 檔案管理問題

視聽資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質檔案，同時也涉及電子檔案，公證過程中不僅要對紙質文件進行審核，還要求對視頻資料和軟件進行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對視聽資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識，確保視聽資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質檔案，需要保存工具和保存介質，還需要計算機相應知識，能夠熟練運用計算機，Internet技術解決視頻資料、軟件檔案存儲、備份、異地備份、網絡備份，甚至云備份。

（1）存儲介質。視聽資料、軟件需要存儲介質才能存檔保管，從計算機發展歷史上存儲介質包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經基本淘汰，光盤存儲也逐漸淡出人們的視線，隨之而來的是存儲海量的U盤、移動硬盤、硬盤、網絡硬盤、云存儲。

（2）不同介質的存儲保管特點。保全視聽資料、軟件公證檔案管理選用介質不同，存儲效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計算機的不斷升級換代已經被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時間內需要查考、利用、作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長的保管期限，如何確保保全視聽資料、軟件公證檔案不受計算機更新換代影響值得研究。過去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽資料、軟件公證檔案如今恐怕已經很難找到打開設備了，那么隨著計算機更新換代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質何時被淘汰也是一個大問題。即便是硬盤由于接口技術更新，過去普遍使用的IDE接口如今已經被SATA接口所取代，再過幾十年乃至更長的時間還能不能找到打開IDE接口的設備也是未知數。所以一定要用長遠的眼光思考問題，瞄準新技術，使用新設備，這樣才能確保保全視聽資料、軟件公證檔案正常使用。

（3）云存儲技術。云存儲是在云計算（cloud computing）概念上延伸和發展出來的一個新的概念，是指通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能的一個系統。當云計算系統運算和處理的核心是大量數據的存儲和管理時，云計算系統中就需要配置大量的存儲設備，那么云計算系統就轉變成為一個云存儲系統，所以云存儲是一個以數據存儲和管理為核心的云計算系統。應用云存儲技術做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理是一種廉價安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯想快盤等等為網絡存儲提供了強大的平臺，在不同云存儲公司之間進行存儲和備份，能夠有效解決存儲介質更新換代帶來的麻煩。

（4）數據安全問題。國際標準化組織（ISO）對計算機系統安全的定義是：為數據處理系統建立和采用的技術和管理的安全保護，保護計算機硬件、軟件和數據不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計算機網絡的安全理解為：通過采用各種技術和管理措施，使網絡系統正常運行，從而確保網絡數據的可用性、完整性和保密性。所以，建立網絡安全保護措施的目的是確保經過網絡傳輸和交換的數據不會發生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽資料、軟件公證檔案數據安全問題也是不容忽視的大問題，要不斷學習計算機數據安全知識，掌握數據安全常識，妥善做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理工作。

作者簡介

尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公證處檔案官員。

篇(7)

關鍵詞：醫學院校 人事檔案 信息化管理

1.醫學院校人事檔案管理的特點及實現信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和調配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發展歷程，客觀記錄和反應了個人成長經歷、家庭基本情況、社會關系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，高校對教職工的考核、調動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設、教學科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養、選拔人才、建立人才信息庫提供數據基礎。然而醫學院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫學院校不僅是由院系組成，還有附屬醫院、教學醫院，教職工不僅承擔各院系的教學工作，還承擔各附屬醫院、教學醫院的醫療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業性等特點。醫學院校的人事檔案實現信息化管理不僅對學校科研、教學人才的建設、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫院、教學醫院醫療人才的梯隊建設、醫療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫學院校人事檔案實現信息化存在的困難

信息化作為當今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學技術和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學校的人事工作服務。然而，大多數醫學院校對人事檔案的管理還處于傳統的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了大量涉及人事的數據統計工作只能依靠手工完成，造成了反復勞動和人力資源的極大浪費。醫學院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫院、教學醫院人數龐大，分布分散，要實現信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫學院校對人事檔案的管理還處在傳統的手工保管模式，跟不上信息化時代的發展。雖然學校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數的統計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫學院校這種比一般院校要人數龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統的管理模式已不能適應學校快速發展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設施投入不夠

實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應龐大的檔案數，配備的人員嚴重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業務，也要求掌握現代信息技術，利用計算機等現代化設備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設備等這類檔案信息化必備的硬件設施。實用的檔案信息系統軟件的開發和利用更為缺乏，無法實現對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現人事檔案信息化管理其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學校人事檔案工作提供即時、高效的服務。只有實現了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數、人員數的統計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現對人事工作提供信息化的基礎數據支持。

3.醫學院校人事檔案實現信息化的途徑及辦法

3.1轉變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現代化意識

要實現人事檔案信息化管理的目標，必須轉變當前傳統的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質量和效率，需要學校及人事檔案管理人員提高現代化意識，利用現代信息技術，如計算機技術、數據庫技術、信息儲存技術、多媒體技術、安全保護技術、網絡通訊技術等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數據庫建設成為學校組織、人事等相關部門的信息庫和參謀部，并實現信息資源共享。

3.2培養檔案業務和信息技術復合型人才，加大軟硬件設施的投入

要實現人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質和扎實的業務知識，更需要掌握現代信息技術、熟練運用信息化設備的能力。醫學院校要重視復合型檔案人員的培養，這是推進醫學院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設的關鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設施投入，營造現代化檔案管理平臺，把傳統的手工保管模式轉變到服務現代人事管理和助力學校各項事業發展的重點上來，實現人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數據庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統的最重要的部分是建立人事檔案信息數據庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務和職稱情況，學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎數據，利用率高，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫學院校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。但是，人事檔案信息一旦實現了資源共享肯定存在著一定的風險，常發生在傳輸、錄入、存儲、調用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權限的控制，采用授權驗證入庫制度，防止無關人員的隨意進入；按照相應訪問者的身份，設置對人事檔案資料相應的訪問權限。另一方面，要加強安全技術和開發安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應的網絡技術，加大了人事檔案信息泄密的風險，所以必須采用相應的安全技術，例如加密技術、防火墻技術、VPN技術、跟蹤監測技術、網絡病毒防治技術、數據資源備份等對資源數據進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫學院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現人事檔案信息化管理的目標，為學校的發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[D].沙洲職業工學院學報，2007.