時間:2023-05-26 17:45:49
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隨著我國法律的不斷健全,合同在公司當中的地位得到了提高,合同風險的管理也成為了企業當中的重要工作內容。合同管理的風險辨識作為合同管理工作四個階段當中的第一階段,其在整個合同管理工作中的作用是不言而喻的,換句話說,只有做好公司當中的合同管理風險的辨識和評價,才能夠使合同管理工作做的有價值和有意義,通過切實有效的方法來將合同管理中的要素風險和流程風險有效的辨識出來并對其風險進行系統的評價,從而保障公司的利益。
一、合同管理風險
隨著我國逐漸融入經濟全球化競爭中,我國公司的法律意識也在逐漸的提高,公司中的法律部門地位在逐漸的上升。公司法律部門的業務主要包括兩個方面即訴訟管理和合同管理:訴訟管理的重點側重于事后管理,合同管理側重于事前與事中的管理。隨著我國企業觀念的改變,由重點關注訴訟管理在逐漸的轉變為合同管理。合同管理的重點體現在多個方面:提升企業的整體形象是合同管理的基礎作用,控制企業的經營風險是合同管理的核心作用,創造企業的經濟效益是最容易被忽略的作用,加強企業的管理水平是合同管理的最根本作用。
本文所研究的合同管理風險指的是,企業在管理各類合同時由于對客觀條件和未來行為的不確定性,而引發的與既定合同管理目標各種偏離的綜合,其中包括兩種偏離方向即正偏離和負偏離。此種風險觀念針對的不是單體合同中的各種風險,而針對的是企業在合同管理過程中綜合各類合同所形成的風險管理,管理的是合同管理中的風險,文中稱為合同風險管理。
二、合同管理風險辨識
按照合同管理的特點,合同管理風險分為兩種即合同管理中的要素風險和流程風險。
1.要素風險。辨識合同管理的要素風險使用的是專家調查表法,即通過對公司中資深的法律人員和法律的理論專家進行深度的訪談,來辨識出影響合同管理風險中的要素風險,可以分為以下幾部分:①組織結構風險。組織結構風險可以劃分為四個子項即合同管理部門功能的健全性、公司法律顧問的能力、合同管理機構的具體設定情況、合同管理體質。合同管理體制考察的主要是公司客觀情況與合同管理體制是否相符,合同管理體制主要有集中管理體制和分級授權管理體制兩種,兩種管理體制有利也有弊,重點看的是合同管理體制是否可以促進公司發展、保障公司運營;②人力資源風險。人力資源風險可以劃分為六個子項即負率隊伍穩定性、公司負責人法律意識、相關部門對法律工作支持程度、合同管理人員操作能力、配備法律人員充足性、合同負責人法律工作經驗。六個子項分別從高層的決策者、中層的管理者、底層的操作者的角度,來考察他們對合同管理工作的影響程度。此外人員的穩定性和數量也是合同管理水平的重要影響因素;③合同管理制度風險。合同管理風險包括三項內容即管理制度的調整性、管理制度明確程度、管理制度健全程度。管理制度的調整性是指隨著時間的推移,制度是否可以及時的調整,降低制度對實踐的不適應性;管理制度明確程度是指制度的明晰性;管理制度健全程度是指制度的全面性。④合同業務流程風險。合同業務流程風險可劃分為四個子項即業務流程的有效性、規范性、可操作性、效率性。
2.合同管理流程風險辨識。合同管理流程風險辨別使用的方法是業務流程法,即根據合同的業務流程,在合同的立項、選商、申報、審查、審批、簽訂、履行、歸檔以及合同糾紛中辨識合同的風險。部分風險因素獨立出現,會直接的影響到某一個決策因素;有的風險因素通過另一個風險因素會間接的影響到決策因素;有的風險因素會同時的影響到多個決策因素;有的決策因素會同時受到多個風險因素的影響。
三、合同管理風險的評價
在辨識合同管理風險的基礎上,采用科學的評價分析法測評企業的合同管理風險,以使管理者可以清楚的了解合同的管理難點和重點,進而做出具有針對性的改善措施。在合同管理流程過程當中風險主要有招投標風險、合同簽訂風險以及合同履行風險三大類型,其具體內容參見表一:
為了更詳細的了解合同流程風險的發展規律,需要從兩個維度將風險分解即風險的危害程度和風險的發生幾率,以便于按照風險發生的特點采取相應的解決措施。經過專家對招投標風險、合同簽訂風險以及合同履行風險當中15個風險點進行分析和歸納,可將其分為5個種類:
合同風險種類及特點對照表(表二)
通過表二不難看出,在進行合同風險管理過程中雖然風險種類很多,造成合同風險的因素也很多,但是只要合同管理者在合同管理制度和管理流程上加強對合同風險的管理,任何合同風險都是可以控制并將其幾率降到最低甚至是排除風險的。
結束語
綜上所述,合同管理風險辨識與評價作為公司合同管理工作當中的重要內容,其對于合同管理、公司的經濟效益以及未來發展都有著至關重要的作用。本文通過對合同風險管理當中的要素風險和流程風險辨識的分析與探討以及有效評價,從定量的角度研究了管理風險的綜合評價,總結出合同管理當中風險的特點和規律,為企業合同管理人員對合同風險進行有效的辨識和評價提供幫助,從而降低企業的運行風險,為企業的健康發展提供保障。
參考文獻
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關鍵詞:合同;管理流程;風險;控制
關于企業經營活動、運營管理工作,其合同管理屬于系統,結合有效地管理流程與方法,對企業合同管理風險問題進行合理防控。從本質上講,合同管理屬于企業日常經營管理的范疇,而企業運營期間所存在的風險、制因因素均會對合同管理工作產生制約,使企業內部控制工作呈現作用下降的趨勢,同時更會使企業的發展受到嚴重阻礙?;诖?,該文對建筑企業合同管理流程進行分析,結合其存在的潛在風險提出控制對策。
1企業合同管理流程
在企業建筑項目運行期間,可通過對合同管理的方式,對其施工質量進行嚴格控制。具體的合同管理流程為:起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發、交底以及工作履行,下文對合同管理各個流程進行重點闡述。
1.1起草和審批
合同起草一般由企業運營管理部門負責,根據建筑雙方對合約的建議,編制與之相對應的合同模板;經過供應部門、人力資源部門以及財務部門對合同條款的全面審核,移交至上級管理部門,完成合同審批工作,并經過企業管理者簽字、蓋章后,合同各項內容方可執行。在此期間,合同管理工作主要從以下兩點進行分析:首先,合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業雙方判斷結果進行充分分析,并以此為依據,對合同內容進行編寫。其次,在合同中所涉及的各類資料數據,均應由企業供應部門和財務部門、工程部門、人力資源部門與監督部門開展系統化審批與簽字工作,同時在合同審批期間,還應按照規定的審批流程,切忌不可出現越級審批行為。
1.2洽談、簽訂
合同管理中,洽談工作屬于重要流程環節,其應在建筑雙方洽談前,對洽談目標進行確定,通過對自身與對方底線的判斷,在必要的情況,做出相應的讓步,從而才能在合同洽談流程中占據主導性地位。同時合同條款應具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點。在洽談工作結束后,依據企業雙方的洽談結果,由運營部門對合同條款進行適當調整,最終將合同矯治部門經理審核,再移交董事長對合同進行審批和簽字,致使該項合同具有法律效益。另外在合同審批后,由企業雙方代表完成合同簽訂工作,一般情況下,合同簽訂中應要求雙方共同簽字蓋章,若在特殊情況下,不可同時完成合同簽訂工作,應避免一方先行簽字蓋章行為的出現。
1.3存檔與分發、交底以及工作履行
存檔:對建筑合同實施存檔備案工作,其主要依據建筑類型、功能以及簽訂時間的差異,對其進行分類存檔,以便于后期查閱。分發:在合同簽訂與存檔工作后,合同所涉及的相關資料信息,應分發至企業各個部門中,在此過程中,還應關注資料清單的執行情況。交底:通過對合同條款細節化的闡述,使相關設計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內容進行判斷,并認識到自身職責的重要性,做好建筑工程施工質量、施工安全的強制化管理,其中,所涉及的部門由項目部門和工程部門、財務部門以及供應部門等。工作履行:工作履行情況,對合同管理質量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果,應通過對合同注意事項明確的方式,針對合同履行中存在的矛盾糾紛問題,進行全方位控制,確保建筑工程整體施工質量。
2合同管理風險
在企業建筑合同管理工作中,常見風險問題,主要由外部因素、對方因素以及自身因素所導致,其中外部因素是指:國家關于建筑行業建設方針、市場經濟宏觀調控政策、法律法規等外界制因;對方因素是指:對方蓄意違約、對方技術水平與生產能力較差、財務資金周轉失衡等;自身因素是指:合同管理人員素質水平、管理能力與企業負責人經濟決策能力、設計水平等。上述風險制因因素的存在,促使企業在進行建筑合同管理工作中,存在準備風險、簽署風險、履行風險與管理風險4種。
2.1準備風險
合同準備階段,存在管理風險為策劃風險、調查風險和合同對象風險、談判風險、文本風險與審核風險六種。策劃風險為:合同內容設定不符合企業發展目標、合同內容與實際建筑項目之間出現嚴重偏差、對合同內容法律問題出現有意規避行為;調查風險:未按照客觀公正原則、對調查對的信譽度與合同履行情況過于高估;合同對象風險:合同對象自身素質水平不足、將合同履行能力較強的合同對象排除;談判風險:對施工材料、施工工藝以及機械設備等產品規格與性能考慮不周,使自身利益受損;文本風險:合同條款缺少完整性、精準性以及文字明晰性的特點,促使合同對象在合同履行期間出現誤解的狀況;審核風險:審核人員專業技能缺失、工作責任認識不足,使其無法發現合同內容與條款中存在的風險。
2.2簽署風險
對于企業而言,在建筑合同簽署期間,也易發生相應的風險,需引起企業管理者的高度重視,如超出規定簽署時間、印章措施、未按規定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對此,可采用企業部門職責細化、印章嚴格管理、程序化與專業化合同簽署的方式,對合同簽署風險進行有效控制,確保企業自身的經濟利益。
2.3履行風險
合同違約風險、變更風險、轉讓風險與終止風險,是當前企業合同履行階段中較為常見的管理風險類型。針對此,應事先做好合同對象的調查工作,結合準對象的歷史合同履行狀態,判斷其是否會在項目建設期間,出現合同違約與轉讓的問題,若準合同對象不符合企業經營管理的需求,需在未開展項目建設前期,對其進行更換。同時針對合同變更與終止問題,可選用施工項目實際完成情況,實時報道原則,對項目合同進行標準化控制。
2.4管理風險
合同管理環節,存在的管理風險為:歸檔風險與執行效果評價風險,如合同所涉及的機密泄露、合同盜用或濫用狀況頻繁出現、執行評價管理體制不健全等。對此,應采用合同不定期檢查或查閱的方式,加之對準合同對象調查和結果反饋,構建健全且完善地評價體制,針對準合同對象出現的風險遺失問題進行嚴格控制。
3有效地合同管理風險解決對策
3.1風險規避
風險規避是當前企業解決合同管理風險行之有效地手段,一般適用于風險承受能力相對較差的企業中。風險規避屬于事前風險控制的方式,其主要分為試探風險承擔和拒絕風險承擔兩種形式。首先,試探風險承擔:在針對建筑工程項目合同風險防控工作中即為常見,其主要依據風險評估標準,對企業可能存在的風險進行判斷,結合合同條款的設定,判斷企業能夠承擔合同管理風險的范圍。其次,拒絕風險承擔:在針對合同管理風險評估工作中,若企業缺少風險降低的手段與能力,為了維持自身的穩定發展,可采用拒絕簽訂合同的方式,規避合同管理風險。
3.2風險承擔
企業風險承擔手段,主要依據外界的作用,將合同管理風險控制在標準的范圍內,在此期間,風險承擔的方式分為兩種:一種是公司擔保;另一種是風險分散。其中公司擔保為:企業在已知的情況下,無法對預期合同管理風險進行控制,而采取的風險防控手段;風險分散:企業選用合同拆分的方式,對當前企業合同管理風險進行合理分配,從而實現管理風險降低的目的。在企業運營活動期間,公司擔保、風險分散屬于企業常見風險防控手段,不僅可降低合同管理風險,還能促進企業經濟利益的提升。
4結語
綜上所述,通過對企業合同管理工作的分析,可知在企業經濟活動運營期間,合同管理屬于日常工作管理的核心內容,同時也是企業實現各項工程建設的基礎。結合合同管理風險,采取有效地風險防控措施,可有效地降低企業經營管理風險,實現企業經濟效益的提升,同時還可強化企業合同管理工作的重要性,促進企業整體競爭力的提高。
參考文獻
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【關鍵詞】合同管理;財務風險;防范措施
一、高校合同管理系統
高校合同管理系統包括:合同準備、審批、執行、控制、結束等合同全生命周期的管理,提高合同履行管控的力度。通過查詢、統計分析和預警提醒等多種手段實現本單位的業務管理,幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關發票、合同資料等管理得更具條理性和統籌性,更使合同管理從繁瑣混亂的狀態中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復雜的人事當中解放出來,減少腐敗的風險,從繁多拖沓變得及時。此外,多種形式的合同、收付款數據等統計圖表,也為單位日后的發展和決策提供強有力的數據支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個環節。(一)前期準備。1.立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬,根據本高校中長期規劃或學院管理過程中涉及的生產、生活的實際需要而提出的框架性的總體設想。按照本單位的審批程序經相關職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數據組成的材料,主要內容有項目投資建議的主要依據、資金來源、項目達到的要求等。2.合同起草。根據合同的具體形式選擇相應的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一,經辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關職能部門批準、審核。第二,本單位的需求部門、財務部和經辦人應當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿,并提供建議,供主管領導參考。從維護公司經濟利益出發,盡量做到在法律允許的范圍內避免或減少公司可能發生的經濟損失。第三,嚴格按照國家規定的招投標程序進行招投標。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后,專人負責監督合同的履行。在合同履行期間,經辦人或合同履行監督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內容、資金支付等情況。二是合同履行結束應及時歸檔、分類,供以后同類合同作參考。如有可能,應該對每一項目合同及時進行總結。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內容之一,高校應當重視本單位的合同管理工作,著重從合同管理模式、機構設置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系,減少風險發生頻率及程度,提高資金利用效能。做好合同管理的工作,需要做到以下幾點:第一,依據學院的管理體系結合合同的一般流程制定出相應的合同管理制度,如:合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等,借鑒國際先進經驗,加速建立和完善市場經濟需求的新的合同示范文本。第二,依據合同的不同類別進行分類,可以用文件夾存放,再根據需求分門別類;對合同實行專人專項管理,并且類別制定相應的管理標準。加大合同管理力度,保證合同的順利履行。第三,推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業務水平,減少潛在的主觀風險。第四,加強政治學習,提高相關管理人員的思想覺悟和服務意識,預防潛在的主觀風險的出現。任何完善的制度最終產生的效能決定于執行人員的素質。
四、當前高校合同管理存在的財務風險問題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監管任務,管理工作的復雜程度決定不可避免地會產生主觀或客觀的財務風險,這就需要相關領導不斷完善管理制度,最大限度地減少財務風險的產生機會。(二)合同管理人員專業水平和法律意識不高。合同管理人員專業水平和法律意識不高,對簽訂合同的關鍵點把握不足,都會不同程度地導致財務風險的產生。不能嚴格按照章程及規范開展工作,也會導致潛在的主觀和客觀財務風險。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通,或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發財務風險。(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監管人員不能認真履行監管義務,承擔監管責任,都會將合同潛在風險轉化為實際的法律風險和主觀風險。同時,在合同救濟階段,由于救濟措施和后續工作跟進乏力,造成勝訴案件執行不力從而產生財務風險。
五、合同管理中財務風險的控制措施
【關鍵詞】裝飾工程;合同管理;風險防范;控制
1 引言
合同是指平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的一種協議。合同作為一種民事法律行為,是當事人協商一致的產物,是兩個以上的意思表示相一致的協議。在我國的裝修工程中,委托人和裝修隊之間需要簽訂裝修合同,以規定雙方需要履行的責任和義務。一旦合同生效,雙方必須按照合同規定內容嚴格完成自己的責任,不得有絲毫差池。而合同管理風險是目前普遍存在的問題,它貫穿于合同從生效到結束的所有環節。合同風險問題,不是一般的問題,其中任何一個環節出現差錯都有可能帶來不可逆轉的損失,因此合同管理風險問題不容小視。本文,在了解了合同風險的重要性之后,從合同本身和外部環境兩個方面找原因,并根據這些原因,針對性的給出完善合同管理方法及控制風險防范的建議。
2 合同風險的因素
合同管理風險包含在合同從生效的那一刻到終止的所有過程中,而最集中的表現在合同履行階段。根據合同管理的性質,可以將目前存在的合同管理風險大致分為兩類,分別是可控風險和不可控風險;從合同管理風險的起因可以將其分為內部風險和外部風險;又根據合同管理風險導致的結果可以將其分為直接管理風險和間接管理風險。為了降低合同管理中存在的風險,就有必要了解合同管理風險存在的原因。下面具體進行分析:
2.1 外部風險因素
合同管理風險的外部因素主要指的是由于外界環境的突然變化,包括經濟環境、政策和法律以及自然災害等人為不可逆轉的變化而造成的合同管理風險。外部因素是造成合同管理風險存在的客觀因素。比如,經濟受到國際經濟全球化的影響,合同中的某些規定不得不影響合同雙方或者某方的利益,這就導致了合同管理過程中的風險;又比如,在合同生效到終止之間的某個階段,國家法律和政策突然發生變化,這不得不導致合同中的某些條款對合同雙方或某方產生不利的影響。
2.2 風險防范與控制意識因素
風險防范和控制意識因素,是導致合同管理風險不可避免的因素,是主觀影響合同管理風險存在的因素。主要包括人的對合同應有的風險意識、法律意識和責任意識等因素。具體來說,風險意識指的是合同雙方對合同本身所隱含的風險認識不夠,因此缺少相應的重視,從而導致沒有及時的進行風險防范和控制;法律意識和責任意識顧名思義,指的是合同雙方或其中某一方,對某些相關法律不了解,或者對合同中某些條款對應到自己身上應該承擔的責任不夠熟悉,導致法律和責任意識淡薄,從而導致了合同中某方利益受損,及存在合同管理風險。
2.3 合同管理制度因素
合同管理制度主要包括合同的評審制度、成本預算制度、工程款支付制度、結算管理制度等,由合同管理制度導致的合同存在風險的關鍵影響因素。具體說來,合同評審制度因素指的是有關部門在對合同進行評審時,需要按照相關步驟進行標準化評審,如果未按照指定程序或標準等對某項合同進行評審,則容易造成合同不能正常簽訂或者簽訂后,在履行階段存在一定風險;成本預算制度因素指的是,在簽訂合同前,合同中的雙方或者某方在需要對該項合同成功完成進行成本估算,如果成本估算過高或者過低都會導致雙方中某一方的利益受到損害,因此必須按照要求詳細的進行成本估算;工程款支付制度因素是指合同中某方未按照合同規定進行支付,導致合同管理存在風險;結算管理制度因素則是合同中某方因為一些原因導致工程完工時間拖延或者不完善等,使得合同結算工作不能順利進行而帶來的合同管理風險。
2.4 人員素質因素
人員素質因素是使得合同管理存在風險的不可缺少的因素之一,人員素質主要包括合同中所有參與人員的知識水平以及其辦事能力等因素。眾所周知,知識在任何時候都是人類武裝自己的有力武器,知識水平的提高意味著對社會的洞察力、變化的敏銳性的提高。而人員的能力水平更是影響其辦事效率和成功率的重要原因。因此人員素質因素是合同管理存在風險的重要因素。
3 合同管理風險的防范及控制方法
通過上面對合同管理過程中存在的風險因素的分析,根據這些風險形成的原因體現了建立一個晚上的合同管理風險防范和控制體系的必要性。一般來說,合同管理風險防范和控制體系主要由以下幾部分構成:合同流程管理、合同文本管理、信用評價制度、風險預警管理、信息管理、人才培養管理等。下面就這幾部分分別進行簡單的介紹:
3.1 建立完善的合同流程管理制度
合同流程管理包括從合同的調研到終止存檔整個過程。建立一個完善的合同流程管理制度是指要在合同流程中的每個步驟明確各環節的責任主體、目標任務等,確保可以按照合同的要求進行有序的實施。
3.2 改善合同文本體系
合同文本風險主要指的是由于合同中的條款不明確或者不合理造成的疏忽而導致的風險。因此,為了降低此類風險的發生,需要改善目前合同文本體系制度,建立一個更加完善的合同文本體系,明確規定合同中雙方該履行的責任和義務。
3.3 建立信用評價制度
建立信用評價制度可以保證合同雙方在選擇時對對方的考察有所依據。對那些在以往表現中信用評價較高的企業或個人作為重點考察對象,而那些信用評價較低的企業或個人則較少的考慮。
3.4 建立風險預警制度
建立風險預警制度通過對合同管理中可能存在的風險因素進行評估,及時發現風險,并以此提醒合同管理人員,可以有效的減少風險發生的可能。
3.5 信息化管理
信息化管理包括業主信息管理、合同管理、項目清單管理。結算管理等信息管理方面,建立信息化管理,仔細核對合同中所包含的每個部分的信息,可以有效的降低合同管理中的風險因素。
3.6 加強人才培養
由于人員素質是導致合同管理存在風險的重要因素,因此加強人才培養便成了降低合同管理風險的重要手段,人才培養是指對合同參與人進行全方位的培養,提高人員自身各方面的素質。
4 結束語
實施合同管理是目前裝飾施工常用的降低經營風險、提高經濟效益的手段,但合同管理往往存在很多難以避免的風險。針對如今合同管理中可能存在的風險進行分析,找出風險存在的因素,并根據這些原因給出相應的降低風險的建議。
5 參考文獻
【關鍵詞】工程合同;合同管理;風險
工程管理中合同屬于關鍵的依據,由于其本身具有復雜性、多樣性、長期性以及牽扯價格高等特征,因此在工程管理中合同有著很大的風險。企業怎樣化解以及承擔工程合同在簽訂或者履行中遇到的風險,是目前企業要首先要解決的問題。
1 建筑施工企業合同管理存在的常見風險
在建筑施工企業合同中存在的常見風險主要有兩種類型,一種是合同自身帶來的風險,另一種就是在合同條款中所存在的所謂的“陷阱”。
1.1工程款中支付條款存在的風險
建筑施工企業的合同工程款的支付通常按照時間的劃分一般分為預付款、工程進度款、尾款和退還保質金。目前在施工過程中,拖欠工程款已經成為困擾施工企業最大的最嚴重的問題,普遍存在施工企業帶資施工、墊資的現象出現,給施工企業的發展和正常經營帶來了很大的困難,同時也是造成現在出現很多“爛尾樓”現象的原因之一,給施工企業造成很大的經濟糾紛和損失。
1.2合同前后不一帶來的風險
在建筑施工過程中,關于工程的變更、洽商等諸多方面的書面文件和書面協議在合同文件中是最有法律效力的,而且后來補充簽署的文件和協議的法律效力比之前簽署的文件和協議的法律效力要高。在工程施工管理工作過程中要是管理人員在合同的執行過程中,萬一在簽署文件和協議的時候遇到與之前的文件和協議出現了不一致而對本身也有不利的內容的時候,就會給企業帶來額外的經濟損失。
1.3合同中采用固定價格的風險
合同中采用固定價格,是合同簽署雙方在專用的條款內容中將合同的價格條款約定好,包括其中的風險費用和風險范圍的計算方法,而在約定的風險范圍內的合同價格款就不再進行調整,而這種合同方式,給建筑施工企業帶來的風險是最大的。采用固定總價合同,在執行的過程中,雙方因為價格的爭議會減少,承包商索賠的機會也就會相應的減少,而承包商承擔的價格風險、工作量風險也就相應的變大。
1.4工程變更時帶來的風險
由于工程項目施工的時間較長和施工工程項目的復雜性使得在合同執行過程中往往會涉及到一些工程變更的問題出現。要是承包商在施工的過程中提出設計更改或是設備材料的換用等合理的建議的時候,必須經過業主方的同意才可以變更,否則,要是擅自變更,即使是在合情合理,承包商也得對此造成的損失進行賠償,并且還不得延順工期,從而導致業主的反索賠。
2 如何加強建筑工程合同管理的風險防范
建筑工程行業在開展合同管理工作的過程中,面臨著來自合同主體的操作及履行風險、合同制定的法律與制度風險、合同文本模糊多義風險等各種固有風險,建筑單位必須對這些風險加以有效的防范及處理,才能夠使合同的各項作用有效實現。具體來講,建筑工程單位可分從以下幾點策略對合同管理風險進行防范:
建筑單位各項合同管理工作的開展皆需要具體的管理人員來承擔,這些管理人員作為管理工作的行為主體,其自身的各項素質能力水平便成為誘發合同管理風險的重要因素。因此,防范合同管理風險必須以提升主體素質為基礎。
2.1優化招聘工作
建筑單位在新時期應當綜合地分析合同管理工作的各項能力與素質需求,并面向全社會展開對于合同管理人員的招聘工作,通過清晰、明確、全面地定位各項能力素質要求對應聘者進行初篩,然后再以面試以及實際考核標準進行復選,最終嚴格控制應聘者的素質。
2.2強化培訓教育
建筑單位在健全合同管理人員隊伍之后,要依據具體的合同信息收集、項目分析、履行狀況、效果評價等工作進行人員分配,做好人員數量以及素質結構的有效調配。然后再針對實際的合同管理各項工作需求,開展對于各部分人員的繼續培訓與教育。
2.3完善合同管理工作制度建設
合同管理人員在進行合同管理工作時,可能會出現消極怠工以及責任推諉等
不良現象,這些不良現象則是造成合同管理風險的直接源頭,建設單位若要達到對于風險的有效防范,就必須建立健全各項制度。首先優化管理機制,建筑單位應當為合同管理工作確立精細化的內容、流暢的協調配合機制、各項工作實施目標、管理工作開展的制度標準等方面,對合同管理人員進行任務分配,同時積極地總結評價管理的關鍵、弱勢、缺陷環節,并對這些環節加以重點強調。然后崗位責任制,建設單位要想切實地提升管理人員工作的積極性,并做到對于各項工作問題的有效分析,就必須完善崗位責任制的建設,對各部門的管理人員進行精細化的責任分配與備案,既通過責任的有效分配實現對各項管理工作的環環相扣的連接,又保證所有環節的工作責任都有具體人員承擔。再者在合同實際執行中實施管理。合同管理人員在合同的執行過程中,要嚴格控制合同的變更工作,對合同變更的合理合法性以及各項變更的指令進行研究,在確保變更要求不存在問題的基礎上做出具體的更改。管理人員要仔細地做好對于工程停工、工程改簽等工作的管理,針對工程變更的實際狀況,嚴格按照合同條目加以及時處理,同時針對實際的變更做好對于合同內容的適當調整,以保證合同條目始終與工程具體施工要求相符合。
3 總結
工程建設發包方和承包方要深刻認識工程合同的重要性和嚴肅性及可能存在的風險。特別是在出現風險的時候知道如何降低風險,在合同管理的開始通過各種方法規避和轉移可能產生的風險,使企業贏得良好的經濟效益和社會效益。
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[2]李志峰.淺析建筑施工企業合同管理的風險及其應對[J] . 2012(11)
一、煤炭企業合同風險管控的現狀
根據管理職能劃分,合同管理也就是對合同從簽訂到履約全過程,進行計劃、組織、協調、控制的過程,是實現合同目的的全部活動。風險是不確定性的直接體現,是偏差發生概率的直接后果,合同風險則是在合同管理的全過程,存在的與合同預期的偏差的可能。煤炭企業在在運營過程中,所涉及的合同種類繁多,主要包括買賣合同、施工合同、承攬合同、技術合同、租賃合同、運輸合同等,其中銷售合同占最大比例。由于設計的合同種類較多,雖然已經形成了一定的規模和管控體系,但仍然存在這著一定的問題,影響著合同風險管理,這些問題主要體現在一下幾點:
1.認識不足
從管理學上控制的角度講,控制包括事前控制、事中控制、事后控制,在我國煤炭企業中普遍存在的問題就是事后控制,前饋控制較少或者說前饋控制根本不存在。主要原因是風險控制認識不足,具體來說,就是首先在合同簽訂階段,簽訂人對于合同風險認識不全面,認為合同簽訂風險是法律顧問的責任,其次在合同的審批階段,合同的審批者把關不嚴,只關心合同的技術條款和商務條款本身,沒有過多考慮隱藏的法律風險,最后在執行階段,基本不存在對合同執行情況的監督,常常發生合同履行不全面或者履行拖期的情況;在合同執行完畢后,沒有對合同進行完整的評估,沒有對風險進行系統的總結。
2.流程不連續
合同是具有完整的生命周期的,各個工作流程之間是緊密聯系、順序發生的,但是目前煤炭公司并沒有完全的按照合同生命周期對合同進行管理,很多時候割裂了合同各個階段之間的聯系,造成了合同風險的放大。合同的風險分為橫向風險和縱向風險兩個方面,對于合同的橫向風險,在合同談判階段,以技改合同為例,技術部門只關心合同的技術標準、技術參數,商務談判部門只關心合同的價格、付款條件、質量保證和售后服務等,技術部門和商務部門缺少必要的交流和溝通,各自為政。對于合同管理的縱向風險,就是在合同簽訂階段和合同執行階段脫節。
3.管理不及時
這個問題具體表現就是指風險管理往往只存在于合同風險即將發生或者合同風險發生后,才進行風險管理切入,在其他的合同生命周期階段,合同風險管理的關注較少,甚至根本就沒有關注。
4.合同履行缺乏評價
這個問題具體表現就是合同履行完成后,對于合同的履行效果,公司目前沒有完整的評價原則和評價辦法,沒有問責機制。合同是否按期履行、標的物是否如數保質履行、合同過程是否存在糾紛、為什么存在糾紛等等問題無人過問、無人考核,這是就造成了合同風險管理控制無從下手的根本原因。
二、煤炭企業合同風險管控體系建設
1.體系架構
要對合同進行風險防控,就應該重新梳理合同管理流程,重點是明確合同的業務流程管理,在梳理業務流程的前提下明確每一個流程上的潛在風險,進行風險控制。因此,構建合同風險管理體系,就需要按照合同生命周期,將風險管理貫穿于合同管理全過程,在合同的每一個環節上都做好潛在風險預防與潛在風險防控策略。
首先瑟吉歐合同管理者及承辦人管理,也就是對承辦合同的人員及相關人員進行資格管理,其次讓合同的相關部門有效的參與合同管理,防止一個或幾個部門避免因合同某個方面不了解而導致的不必要的損失和潛在的風險。第三、合同授權應該有正式的授權文本,在授權書中還要明確授權范圍、代表權限和有效期限,第四,在合同履約過程中,應該及時跟蹤合同進度,判斷可能出現的違約行為,并就預期的違約行為做出相應的反應;第五,在合同履行后,需要對合同對方進行履約能力進行綜合評估,分析本次履約狀況,對存在的問題和已經發生的風險進行評價,建立對方的合同信用指數,作為后續能否簽訂合同或者作為后續合同簽訂的一個必要條件。
另外還要注意,合同章必須專章專用,并且專人管理;合同的附件等要妥善保存;建立健全合同風險管理的支撐體系,主要包括合同管理信息系統、合同管理證據、教育培訓體系、合同制度管理體系等。
2.建立完善的制度保障
健全的企業合同管理制度是防范企業法律風險的必要措施,同時還是企業生產經營行為規范開展的一道防線,并且使合同管理工作有據可依。有章可循的有效手段,煤炭企業的合同管理制度應該在我國合同法、相關條款的基礎上,按照合同文本管理和客戶資信等級管理,以及合同風險預警管理等幾個重點環節,結合從合同洽談,直至合同終止的整個生命周期來制定,并要在其中加入檢查考核和責任追究條款,使企業合同管理工作從事前"事中到事后全程受控。
3.加強監督
動態監督與定期監督檢查相結合,制定風險管控監督檢查考核辦法。 定期或不定期對煤炭企業各分支機構或部門進行動態全覆蓋監督檢查。運用監督檢查,在檢查中及時發現的問題,及時總結、分析和解決,并尋找原因,吸教訓,還要對經濟合同風險管控情況進行了通報。通過檢查#全面推動經濟合同風險管控的有序、穩定、健康發展,同時提升煤炭企業的經濟合同風險管控能力。
4.全程跟蹤管理
首先合同簽訂前要全面了解對方的情況,比如資信程度、履行能力,做到知己知彼,確保企業利益不受到損失,其次,預審需要由審計人員根據簽訂合同項目進行全面審查,確保合同符合國家標準,為下一步談判簽訂合同夯實基礎;第三,重視洽談環節!從各方面做好談判前的準備工作,爭取主動,保證所簽合同的質量。第四,建立信息反饋制度!合同簽訂后,按項目進行分類管理,按照履行時間順序建立臺帳,對當事人在合同已到履行期限而未按合同規定履行義務的"合同管理人員可以及時與對方交涉,以保證業權利的實現。
【關鍵詞】合同 管理流程 主要風險 分析 控制
建筑企業在我國國民經濟的發展中占據重要地位,為了確保建筑工程的施工管理質量,就必須加強施工合同的管理,從目前的現狀看,建筑企業施工合同在管理過程中,比較常見的問題是管理流程不規范。因此,施工單位必須提高對合同管理的重視度,進一步優化合同管理流程,并提升管理人員的綜合素質,這樣才能最大限度規避和控制風險。
一、合同管理流程分析
(一)合同起草及審批
合同的起草主要是由經營管理部根據合約規劃,負責編制各類合同標準模板,并與物資供應部、財務部、人力資源部等各經辦部門核實完成。之后再交上級審批,待合同蓋章批準后方可執行,該環節的管理工作主要包括兩個方面:第一,管理人員應對中標結果和商務談判結果進行科學分析,并嚴格要求合同起草人員按照中標結果和談判結果進行合同的編寫。第二,合同的相關資料必須交由物資供應部、財務部、人力資源部、工程技術部門以及監督審計部門等審批簽字,在合同上交審批的時候,必須注意審批程序,不能越級審批。
(二)合同洽談
合同洽談是施工合同管理的重要流程之一,合同洽談前要明確談判的目標、必要時可以做出讓步的限度等,并且在合同談判中爭取主動性。對標準合同中的專項條款都必須具體、明確、完整,用詞準確、責任清晰、不能含糊不清、模棱兩可。與合作方洽談一致后,合同經辦部門根據洽談結果雙方取得一致后,對合同文本進行修改。修訂后的合同交副總經理審核,待審核通過之后,再交給單位董事長審批,只有經過董事長審批簽字的合同,才具有法律效益。
(三)合同簽訂
合同簽訂是合同管理的關鍵環節,合同審批完成后,一般要雙方同時簽字蓋章,不能同時簽字蓋章的,應盡量避免我方先行簽字蓋章。
在簽訂合同的過程中,應詳細查看合同內容是否與修訂后的內容相同,以免出現不必要的麻煩。
(四)合同存檔備案
建筑施工合同必須進行存檔備案,所有相關部門應將合同交到檔案室存檔,有關負責人在進行備案的時候必須分門別類,便于有需要的時候調檔查詢。
(五)合同資料的分發
合同資料應由經營管理部分發到各有關部門,分發資料之時必須嚴格按照資料清單執行。
(六)組織合同交底工作
合同交底工作,主要是為了讓相關人員了解合同內容、明確自身工作而組織的,參與部門主要包括物資供應部、項目部、工程技術部和財務部等。
(七)組織合同履行工作
組織合同的履行,對合同管理工作的質量來說具有重大影響,要提升合同履行的效果,管理人員必須做好以下工作:第一,應交代清楚合同履行的注意事項,以免在履行合同的過程中出現疏漏。第二,應正確處理合同履行過程中出現的矛盾和糾紛,以雙方的責任和義務作為解決糾紛的基礎。
二、合同管理的主要風險
(一)主觀性風險
1.投標風險。施工企業承包工程大多是通過投標的方式進行的,而該方式給企業帶來的風險是巨大的,這種風險可分為兩類情況。第一類是不中標風險,若企業沒有中標,那么購買標書及組織投標的所有費用就白白浪費了同時還有可能出現工人沒活干而出現窩工。第二類是中標風險,指的是企業一旦中標,就必須承擔整個施工過程中的各類風險。當前,我國建筑市場秩序不太完善,存在許多資質不合格的業主,如果企業在簽訂合同之前沒有對業主的信譽、資金狀況等進行考察,而盲目簽訂合同的話,就很可能出現工程款不能及時支付的問題,對企業的施工進度造成嚴重影響,同時影響企業的正常運營。
2.合同條款風險。合同條款對施工企業來說,存在極大的潛在風險,如果施工企業在簽訂合同的時候,沒有詳細查閱合同內容,尤其是一些內容不完整、語意不明確的地方,就很容易在履行合同的過程中,與業主發生糾紛,此時再進行辯解往往于事無補。若矛盾和糾紛長時間得不到解決,則工程的施工進度會大大耽擱,給施工企業造成的損失更大。
3.合同變更風險。一般來說,建筑工程的施工合同中都對工程變更作出了說明,一旦在施工過程中出現工程變更,必須按照合同中變更條款規定的要求執行。但是,建筑工程在施工過程中本身就具有很多不確定的因素,這些因素所導致的工程變更結果也是無法預料的。因此,常常會出現一些合同變更條款范圍之外的變更項目,這些變更很可能給承包商造成施工成本的上升、工程量的大幅增加,以及工期延長等問題。
4.合同管理風險。合同管理風險是一個泛指概念,它包含建筑施工合同管理的全程中,所面臨的各種風險。造成合同管理風險的原因多種多樣,其中主要包括以下幾點:第一,管理人員自身的問題,例如,管理人員專業技能偏低、職業道德素質不高等;第二,合同管理體系不完善,導致合同管理缺乏有力的監督。
5.索賠風險。施工合同在履行的過程中,經常出現索賠問題,一般來說,合同中對索賠問題都作出了一定的說明,一旦其中一方的違約,另一方就可以按照合同要求向對方提出索賠。站在施工承包單位的角度來看,延誤工期、工程竣工質量驗收不過關等問題,都可能導致反索賠。
(二)客觀性風險
1.自然環境風險。由于建筑工程施工地點所處的自然環境不同,所面臨的自然環境風險也各不相同??偟膩碚f,自然環境風險主要可分為暴雨風險、滑坡風險、泥石流風險、地震風險等。例如,若工程項目的開工時間定在夏季,且施工地點在南方,則很可能出現持續的降雨或高溫天氣,導致施工不能正常進行,進而影響到合同的履行。
2.社會環境風險。社會環境風險是合同管理中面臨的客觀性風險之一,它主要是指施工地點所處的社會環境,對建設項目合同目標的實現所產生的影響。社會環境是一個廣義的范疇,包括當地的人口分布、風俗習慣及治安狀況等。例如,若施工當地的人口分布比較集中,則很可能在施工過程中出現因占用土地或拆遷所導致的糾紛,進而對合同的正常實施造成威脅。
3.經濟風險。宏觀經濟環境對項目施工造成的影響,稱為經濟風險。一旦出現經濟風險,施工單位的經濟收益就很可能遭到嚴重損失。例如,若出現通貨膨脹的現象,而國家又未及時調控,則會導致建筑施工材料價格的上漲,以及雇傭工人成本的提升。為了保證施工的正常開展,施工單位就不得不注入資金來彌補工程款的不足。若企業沒有足夠的資金投入,就會造成項目施工進度的延誤,最終不能按合同規定的時間交付工程。除了通貨膨脹因素外,利率、稅率等的變化,也會導致施工企業面臨巨大的經濟風險。
三、合同管理的風險控制策略
(一)風險的降低
降低風險是風險發生之后的一種事后控制,要將風險的影響程度降到最低,應做到以下幾點:第一,應完善企業內部的合同管理制度,企業的內控制度對合同管理風險的降低來說具有重大意義,它能將風險控制在企業能夠承受的范圍之內。第二,應制定科學的風險防控策略,在制定策略之前,可進行風險咨詢,根據專業的風險分析專家的意見,來制定切實可行的降險方案。第三,應對風險可能造成后果進行評估,盡量將風險降到最低,這樣才能最大限度減輕企業的損失。
(二)風險的規避
風險的規避,一般是針對沒有能力承受風險的企業所采取的控制策略,它是一種事前控制的方法,規避風險的措施有很多,總的來說可分為以下兩種:
1.逐步試探承擔風險策略。逐步試探承擔風險的策略,在建筑工程施工企業合同風險管理中比較常見,它是指根據對風險評估的結果,采取分布實施合同的方法,進而有效降低風險。一般來說,該策略適用于以下兩種情況:第一是經過評估之后,發現盡管合同另一方的綜合情況不太樂觀,但是簽訂合同也并不會給企業造成危害,只是獲得的利潤會少一些而已,此時采取逐步試探承擔風險的策略,對企業來說有利無害。第二是通過評估風險后,發現簽訂合同的風險巨大,但是對方企業能夠滿足本企業在產品、材料、設備等方面的一些需求,此時也可采取逐步試探的風險規避策略。
2.完全拒絕承擔風險策略。完全拒絕承擔風險策略,是在經過對風險評估之后,發現存在無法降低的巨大風險,而采取的完全拒絕簽訂合同的策略。通常情況下,完全拒絕承擔風險策略必須在科學、詳細地分析和確認風險之后才能采用,否則便會造成企業錯失本應獲得利潤的機會。若施工企業在全面分析和評估風險之后,發現對方企業信譽差、資金狀況不佳、而且存在著內部管理體制的嚴重問題,則應當嚴格取締合同,以免遭受不必要的損失。
(三)風險的分擔
風險分擔主要是指企業借助外力,將風險控制在能夠承受的范圍之內的策略。根據分擔形式的不同,主要可將風險分擔策略分為請擔保公司擔保、合同風險分散兩種策略。請擔保公司擔保,是針對一些企業無法控制且預期會帶來巨大損失的風險而采取的策略,若采取該策略,一旦企業遇到合同風險,就可以得到擔保公司承諾的補償。風險分散,則是采取拆分合同的方式,來減少企業損失。
四、結語
總之,建筑工程施工合同管理是一項專業性強的工作,在管理過程中必須注重對管理流程的規范,并采取風險規避、風險降低、風險分擔等策略,將企業的經濟風險、政治風險、、索賠風險等控制在承受能力以內,這樣才能實現合同管理的目標,保證企業的獲利。
參考文獻