現代化檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇現代化檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。

四、總結

篇(2)

關鍵詞：檔案管理 現代化 現狀 問題 對策

中圖分類號：G271

檔案管理現代化，就是應用現代管理學原理，采用現代管理方法和現代管理手段即應用先進技術和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，有效地為國家建設服務。其包括檔案管理觀念現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等三個方面。

隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

一、檔案管理現代化發展進程

檔案管理現代化也是一個與科技發展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發展進構。然而，檔案管理現代化也是一個相對的概念，過去曾經先進實用的技術與管理方法，現在也許就落后于實踐發展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現代化的發展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

從世界范圍來看，檔案管理現代化發端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會設立了檔案自動化專業委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發展，從時間進程上對以分力四個階段：即調查論證階段、初步實驗價段、技術攻關階段、網絡化及其推廣應用階段。

調查論證階段。1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用，進行了調研和可行性論證工作。

初次實驗階段 。1983年.有少數幾個檔案館，使用計算機開發了檔案管理實驗性的應用系統。開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。

技術攻關階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術難關，出現了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統及應用結果。目錄數據已開始準備采用國家標準。

推廣應用階段。1987年后，隨著計算機軟硬件技術的發展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應用，已開始向檔案管理的各個環節擴展，檔案管理軟件系統功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現不斷提高與完善的趨勢。

20世紀90年代以來，我同的檔案管理現代化建設進入了快速發展時期。90年代中期，現代化管理開始了網絡化階段；進入21世紀，則開始了以啟動數字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。與此同時，我國檔案部門還進行了現代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤儲存系統的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現代化走上規范化的發展道路。

二、我國檔案管理現代化的現狀

近年來，檔案管理現代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統已大規模應用，各檔案部門已基本實現計算機自動處理的環節，光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網絡化等。

雖然我國檔案管理現代化建設已經得到了很大的發展，但此項工作畢竟是一項較大的系統工程，其發展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現代化的發展進程。

三、我國檔案管理現代化建設中存在的問題

1、檔案管理現代化意識不強。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現代化的認識不夠，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

2、檔案工作人員業務素質亟待提高。人才現代化是檔案管理現代化的前提。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3、對檔案管理現代化缺乏統籌規劃和強有力的指導。從總體上看，各級檔案館、各企事業單位、各系統的檔案管理現代化工作仍處在“各自為戰”的狀態，沒有統一的標準、規范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設備型號不一，功能各異，技術設備不配套，系統操作平臺不一，為檔案管理現代化的統一、規范帶來極大的障礙。

4、技術設備問題。由于經濟條件的限制，部分檔案部門不能在現代化建檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得自身的現代化技術裝備較差。而且絕大多數單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數卻僅占檔案室檔案總數的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。在實現檔案管理現代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區或單位檔案工作現代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

2、加強檔案人員的培養，提高業務能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人才資源開發推動檔案現代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量。其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

3、加強組織領導，促進交流、合作。檔案管理現代化建設是一項系統工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統籌規劃，加強協調，把檔案管理現代化建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理現代化建設的資金投入，制定統一的現代化管理標準，在設備購置、數據庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統一布置；規劃好檔案館、機關檔案室、科技事業單位檔案和企業檔案館（室）的現代化管理工作。需要注意的是檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現代化建設不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現代化建設有條不紊地發展。_

交流、合作，則是實現檔案管理現代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內地區間、省際間的發展存在著差異，我國與世界上發達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現檔案管理現代化的步伐。

4、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

5、采用現代化管理。這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發展規律，采用科學的管理方法，最大限度地發揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優質服務的信息中心。

總之，檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻：

1、傅榮校 《檔案管理現代化：檔案管理中技術革命進程的動態審視》 浙江大學出版社 2002年版

2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應用系統建設》 機械工業出版社2006年版

3、宋寶英 《檔案管理現代化的幾點思考》 《世紀橋》 2009.2

4、韓先美 韓 波 《檔案管理現代化建設中存在的問題及對策》 《山東檔案》

篇(3)

[關鍵詞]檔案管理；現代化；信息化

社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學技術的不斷發展，計算機已滲入社會的各個領域，以完全改變了傳統的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現代化的意義

要想實現檔案管理現代化，首先應明確檔案管理現代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內容。

1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解，應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現代化，是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備，對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發展的水平，實現“五化”，即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。

2.檔案管理現代化的必要性。首先，實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰，檔案工作必須適應時展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現檔案管理現代化。

其次，實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求，迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。

實現檔案管理現代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現代化的主要技術標志――信息化

現代化的技術標志是信息化，信息技術是當代技術的前沿，看一個國家或地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及信息技術的方方面面，因此可以說，數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。

以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統，是繼數字圖書館之后，在網上扮演重要角色的又一知識網絡，是國家的數字信息基礎工程。

數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。

三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求

檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的計算機管理。電子計算機以其高速運算能力和極強的數據處理能力，給檔案工作者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，為了讓電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段―檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應計算機時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現代信息技術，熟練運用電子計算機及各類現代化辦公設備，進行電子文件的制作，使用和維護。

篇(4)

1.1檔案管理體制不健全，標準不統一

醫療設備檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規范是如今醫院醫療設備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責任和分工不夠明確，工作不協調，不能充分發揮各個科室的職能，檔案管理機構的設置較為混亂分散，且各個部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續性難以保證，且可能重復收集信息，浪費資源的同時增加了查找的困難，不能實現管理的科學化[3]。

1.2缺少專業管理人員，缺乏專業精神

大部分醫院檔案管理人員并非是專業人員，行政、護理、醫技等人員均可能轉行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。由于醫院檔案管理缺乏專業的管理人員，兼職人員對檔案管理工作缺乏專業精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導致檔案管理工作發展緩慢，難以創新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3現代化管理水平低

由于目前醫院檔案管理機構的設置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業精神，檔案管理的現代化步伐緩慢。傳統的檔案管理采用手工提取數據，出錯概率較高，且難以保證相關數據的準確性，難以適應新形勢新醫改的發展趨勢[6]。在實際工作中，多數醫院只重視對醫療設備的考察、論證、引進。引進新的醫療設備后只重視醫療設備的安裝、驗收和調試，對醫院醫療設備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負責管理醫療設備檔案，導致醫療設備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4重管輕用

目前絕大多數醫院的檔案管理普遍存在重管輕用的現象，醫院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發檔案信息資源，浪費了許多極為寶貴的對醫療、科研、教學具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見，重管輕用嚴重阻礙了醫院檔案管理的進一步發展[7，8]。

1.5檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫院，通常更加重視醫療工作，將醫療工作視為醫院的首要頭等大事，但醫院常常忽略了對檔案管理的重視，領導干部在思想意識上缺乏對檔案管理工作的重視，領導干部將醫院的經濟效益放在首位，沒有考慮到醫院衛生檔案對醫院未來的發展、對醫院醫療經驗的傳承、對科研工作等多方面的重要性[9]。醫院領導機構對醫療衛生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導致檔案管理工作者對做好醫療衛生檔案管理工作的意識更加淡薄，不能與時俱進，總是持著舊的思路來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫院形同虛設。

1.6檔案管理工作不規范，檔案歸檔內容不清晰

伴隨社會的日益發展，現代化社會科技發展與日俱進，醫院衛生檔案管理工作的標準日顯陳舊且不規范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內容，醫院總是根據自己的需要來收集管理醫療衛生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價值的醫療衛生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫院檔案管理的變化，醫院必須制定一套統一規范的管理標準和模式對醫療衛生檔案進行管理，否則將無法適應新形勢下醫院經營管理的新模式。

1.7檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時

大部分的醫院在醫院的管理考核體系中缺乏對檔案管理工作考核的具體內容，缺乏專業的檔案管理組織架構、沒有統一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責不明確，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8檔案監管機制不完善、檔案信息安全無法保障

目前部分醫院的檔案管理仍處于各個臨床科室分散管理的狀態，沒有統一的監管機制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統一規范管理，難以發揮檔案信息資源的整體優勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應有的價值。

2醫療衛生檔案對醫院管理及醫院發展的意義

2.1醫療衛生檔案可以為醫院的管理工作提供發展動力

醫療衛生檔案屬于無形資產的一種，是醫院資產的重要組成部分之一，醫療衛生檔案對醫院的管理具有精神推動作用，把醫療衛生檔案貫穿整個醫院的管理、經營、臨床、科研等實踐活動中，并對其進行完整地記錄，可為醫院的可持續發展提供前進的動力[13]。與此同時，醫院檔案資料中蘊藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應用到醫院的管理實踐中，可調動醫院全體職工的工作積極性，在工作中發揮員工的主動性和創造性，有助于促進醫學知識創新與現代化和科學化的醫院管理。

2.2醫療衛生檔案是醫院管理工作的信息來源

醫療衛生檔案真實地記錄了往復不斷的現象和過程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質、準確尋找疾病的內在規律提供可靠的依據。憑借真實記錄的醫療衛生檔案，有助于醫務人員了解過去、把握今日、創新明日。醫療衛生檔案通過文字、數據、表格、影像、彩圖等資料真實地反映出醫療、教學、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫療技術水平和服務質量，醫院管理者可通過醫療衛生檔案總結過去、把握現在、開創未來，加快醫院的全面協調和可持續發展。

2.3醫療衛生檔案為醫院管理者提供科學決策依據

醫院的日常管理中，醫療衛生檔案信息應滲透到管理工作的每個環節，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進醫院管理工作發展。利用醫療衛生檔案促進醫療質量的進步，為新業務、新技術的開展提供科學的原始依據，醫療衛生檔案是醫院落實“以質量為核心”的根本保證，醫療衛生檔案可促進醫學科研成果與技術的發展，可通過醫療衛生檔案綜合研究各種常見病、多發病和疑難病，提高醫學診療技術。醫療衛生檔案還可推動醫院管理決策更加科學化、系統化、規范化，有助于提高醫院管理者的能力和水平。

2.4開發利用檔案應為醫院發展戰略服務

醫療衛生檔案可真實反映醫院建設與發展的歷史，醫療衛生檔案是醫院提高醫療質量和技術水平的必要條件。醫院在制定其長期發展規劃戰略和工作目標時，醫療衛生檔案可為其提供翔實依據，有了醫療衛生檔案的資料與信息的支持和保障，醫院的發展規劃才能長久可持續。有效合理f開發利用醫院檔案資源，為醫院業務、醫院管理及患者服務是醫院檔案管理的主要目的。

3新形勢下醫院檔案管理工作新思路

3.1健全檔案管理制度，規范管理模式

健全醫院檔案管理制度可從多方面開始執行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應的考核和獎懲制度，充分調動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時醫院制定的檔案管理制度應符合醫院的具體情況，選擇從事檔案管理時間較長的具有管理經驗的人員組成檔案管理小組，同時檔案管理小組中應包括相關的技術人員，必要時給予專業技術指導，檔案管理小組應廣泛收集各臨床科室的意見，認真總結臨床科室的具體要求，同時結合檔案管理的經驗，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，讓醫院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規范化管理，保證檔案資料的完整性和連續性。

3.2強化管理意識，提高業務水平

醫院檔案管理人員的業務水平直接影響醫院的檔案管理質量[15]。醫院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管，醫院檔案管理是將醫院檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業務水平。但當今醫院檔案管理人員素質普遍較低，醫院可通過組織業務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。醫院應將培養醫院檔案人員納入人才培養計劃重視培養復合型人才。專業培訓、繼續教育等方法均可提高檔案管理人員的業務水平和業務素養。檔案管理工作人員也應定期進行考核、制定獎懲制度，充分調動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發揮檔案管理的創新性。提高醫院所有人員對檔案的管理意識，得到領導的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3引進現代化檔案管理技術

篇(5)

1黃委計算機檔案管理工作的現狀及發展趨勢

隨著計算機技術的不斷提高和發展,計算機的應用已滲透到各個領域。經過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計算機的使用方面已具有一定的規模和水平。全河共有綜合檔案科室160個,保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計算機,部分大局院檔案科室還建立了自己的數據庫,檔案工作基本上實現了計算機管理,有些單位還上了內部網。委檔案館建立了“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關專業文獻204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內水利信息的數字資源體系,并實現了檔案信息系統與黃委辦公自動化系統的連接,可以自動接收和處理辦公自動化系統中的電子文件,這些數字資源已在我委內網上開放,我委辦公網絡覆蓋范圍內的委屬各單位都可以登錄查詢?；緦崿F了檔案檢索、提供利用、利用統計電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”項目完成后,將在此基礎上,應用先進的Intranet組網技術,充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯網(Internet)和虛擬專用網絡,建立一個覆蓋廣泛的增值網絡服務平臺,建成一個虛擬的綜合的數字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領導及廣大職工提供決策支持及信息服務。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。

2黃委計算機檔案管理人員的狀況

黃委現有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業人員,只有部分人員參加了黃委系統內部舉辦的計算機操作技術培訓班。他們經過學習,雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學習,積累了豐富的經驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設備更新換代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現一個嶄新的局面。實現檔案的網絡化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術人才,根據檔案部門的現有條件,靠引進計算機技術人才是不現實的,因此培養計算機應用人才成為檔案部門的當務之急。

3如何培養黃委檔案計算機管理技術人才

根據黃委檔案的計算機管理發展的需要和檔案干部的人員結構,培養計算機管理技術人才要實現長遠規劃和短期計劃相結合,既要滿足當前的急需,又要兼顧中長期發展的需求。

3.1利用委信息中心的設備和技術力量,舉辦短期電腦培訓班

可計劃在1~2年內舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎知識教育,初步掌握電腦基礎知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎知識和操作經驗的檔案人員參加學習,提高他們的電腦綜合應用能力。

初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓的檔案人員。

教學目的:通過學習,使學員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應用。

教學內容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學習并且經過一年以上的電腦實際應用的檔案人員。

教學目的:通過學習,提高學員電腦綜合應用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。

教學內容:操作系統及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。

3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才

短期培訓班只能滿足當前的急需,隨著我委檔案管理的現代化和計算機技術的廣泛應用,檔案部門對計算機技術人才需求會越來越迫切。培訓檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術設備,委托他們為檔案部門培養專門的計算機技術人才。根據我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統中那些德才兼備、又具備計算機基礎知識的年輕干部參加學習,經過系統學習掌握計算機專業知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據黃委檔案計算機管理發展的需要,應盡快委托地方高校舉辦一個電腦應用技術高級培訓班。可采取講授和自學相結合的教學方式,每次集中進行半個月的學習,全部課程在一年半內完成。教學內容應包括:

(1)數據庫:數據庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發應用程序。

(2)網絡技術:計算機網絡基本概念、局域網的構造、Internet&Intranet、網絡綜合布線。

(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。

(4)計算機硬件;計算機基本組成原理及結構、計算機故障排除方法,(5)計算機安全防護:計算機病毒及防治,計算機網絡的安全,計算機日常維護。

篇(6)

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范。沒有目錄號一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范。有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5.規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數據的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

主題詞雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

篇(7)

一、現代化檔案管理存在的問題

第一，缺少檔案管理投入。在現代化檔案管理中，其最大障礙則是經費不足，這又決定于管理者對檔案管理現代化的認識程度。當前檔案管理現代化意識不高，致使管理缺少資金投入，無法配置現代化先進設備，特別是那些基層單位, 仍舊是簡陋的檔案室，基礎條件不好，沒有充足的安全措施，亦或建設不規范、不標準，更談不上數字化、信息化檔案建設與管理。

第二，檔案標準化需完善。在檔案管理現代化中，檔案標準化是其重要構成部分與主要條件。自20世紀80年代起，我國制定了系列的標準化文件, 并逐漸形成管理體系。因檔案本身存在復雜性，這使得檔案管理體系也具有復雜性、管理分散性等特征。又因歷史原因，我國的檔案管理往往是自給自足、各自為政，不同單位依據自身實力來選取設備，呈現五花八門、參差不齊的現象。目前，許多檔案系統軟件，未依據國際標準，缺少標準化水平，功能單一，數據零散，共享性不高，甚至存在較大的盲目性。這些都影響了檔案管理現代化的進程，阻礙了檔案信息化與網絡化的建設。

第三，專業管理人員不足。在現代化檔案管理中，管理人員按照不同層次可分為三種：第一種為高級檔案管理館員；第二種是檔案管理館員；第三種則為檔案助理管理員。

其中，第一種管理人員，通常具備較強的政策水平與政治理論；具有較高的現代化管理技術與文化素質，擅長檔案管理，可以科學擬定檔案發展計劃；具有較高的決策與組織、協調能力。在現代化檔案管理中，對檔案管理者提出了更高的要求。第二種管理人員，其學歷較第一種偏低。缺少既懂得現代科學技術與檔案管理，又懂得經濟管理與社會科學的復合人才。第三種，則普遍素質較低，這直接影響了新方法與新技術在檔案管理中的應用。

二、檔案管理現代化問題的解決對策

第一，增加投入力度，加強管理意識。在檔案管理現代化中，需要一定的物質基礎，如資金、設備等。所以，為推進檔案管理現代化，各單位需注意如下幾點。一是各方應加大設備與資金的投入，培養優秀人才，將檔案管理現代化融于單位計劃中，并及時考核。二是各級領導，特別是檔案主管領導，需定期開展工作匯報，以掌握檔案工作狀況，及時發現與解決問題，為后面的檔案管理奠定基礎。三是注重工作的合作交流，集思廣益，補足檔案管理現代化的缺陷，增強現代化管理。四是做好檔案的經費預算，做好專項預算，如檔案信息化建設、檔案維護或搶救等方面的花費，需重點保障。五是嚴格標準，規范管理，建立綜合性檔案室，做好各項保護措施，如防火、防潮、采光、通風等。條件允許下，可添加掃描儀、電腦、空調等現代設備，以提升信息化管理水平，保證安全利用檔案，避免損壞或丟失檔案資料，同時保障檔案信息嚴密性，避免泄密、失密。

第二，促進管理標準化，提高管理效率。在檔案管理現代化中，其基礎是檔案管理標準化。只有基于先進技術、明確分工、廣泛協作，才可實現檔案管理現代化。在現代社會，我們進行檔案管理時，需一定標準對信息共享與網絡溝通加以規范，比如傳遞檔案數據、交換檔案信息、共享檔案資源等，均需制定與構建不同的管理標準，以建立管理體系，保證現代化檔案管理各項工作依照一定的標準順利進行。在檔案管理中，有時會出現側重本單位的特殊性, 不可更改管理方式的現象。實際上，這拒絕了或無視了管理的標準化，限制了現代化管理的發展。而有些標準涉及的因素多，如數據格式、運行環境等，因而需花費一定的物力與人力，這就需要廣泛協作，不斷推進。

第三，培養復合型人才，提升管理人員素質。在檔案管理中，人起著十分重要的作用。在檔案管理現代化中，對人員的要求則更高，不但需具備豐富的檔案管理理論與實踐知識，也需具備一定的寫作、信息技術與經濟等綜合知識。因此，企業應提升人員素質，加強隊伍建設，培養復合型人才。其次，還需強化管理人員的繼續教育與培訓，通過全方位、多形式，如一專多才、一專多能、復合型的教育與培訓，以優化人員知識結構，增強人員的操作與管理能力。同時，培養管理人員的優良品質，使其能甘于奉獻、吃苦耐勞，為檔案管理現代化，其積極推進作用。