電子檔案的概念精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案的概念范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

一、國內檔案界對電子文件虛擬屬性的不同觀點

(一)認同電子文件虛擬屬性

1.電子文件虛擬屬性的提出

對于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會上發表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內圖書館界比較相似，國內圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們在實踐上已經比我們先行一步，在實踐中已經完全接受了虛擬的空間形態?！?/p>

在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實態檔案庫(Physical repositories of archives)相對應的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個詞開始越來越多得聯系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計算機領域的詞匯。隨著學術界對檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計算機領域的詞匯。

2.電子文件虛擬屬性的論述

認同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被人腦理解的文字、數字、圖象、圖表、符號等，顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。”。

丁海斌教授在有關文章中對電子文件的虛擬性進行了哲學性質的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學界應對電子文檔的虛擬性進行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數字化世界?！?。

雖然檔案界的學者對電子文件“虛擬”的認識程度和表述不盡相同，但都一致認同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學術理論與時俱進的表現。

表一是認同電子文件虛擬屬性的代表者及體現其觀點的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計算機技術和網絡技術的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。

(二)反對電子文件虛擬屬性

本世紀初期，檔案界較多的學者認為：“虛擬”不能作為電子文件的一個屬性，因為其與檔案的物質性和原始性相抵觸。這一觀點的代表者及其觀點主要表現在以下論著中：

麻新純先生指出：“電子是一種運動著的物質，人眼雖不能直接看到它，但它確實具有物理的形態。而電子文件的形成和再現過程是先將聲音、圖象、數據、文字等信息轉換為電信號記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現閱讀時又將電信號轉換成可視、可聽的信息。這一過程是一個電子運動的過程，這個過程所形成的電子文件是實實在在的物質形態，而非“虛態”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結論，這一結論在20世紀末一經提出就被大量得引用在檔案界關于電子文件虛擬屬性的論著中。

二、我的認識

通過上文對兩種“對立”觀點的闡述和研究，我發現他們產生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對象不同當然得出的結論也不盡相同。

‘持反對觀點的學者認為“虛擬”是《辭?！分械慕忉專翰环匣虿灰欢ǚ鲜聦嵉摹⒓僭O的、虛構的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個屬性。

持認同觀點的學者沒有拘泥于語義學的片面的解釋，而是聯系實踐和社會的發展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物?！薄６『１蠼淌诎选疤摂M”定義為：“虛擬是人類意識及其創造物(外顯)的存在形態與表現方式、實踐方式。它是我們表現自己的內心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識應用于實踐、進行創造的工具?！?。

下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。

(一)虛擬的概念

變化是絕對的，不變是相對的，哲學告訴我們要以發展的眼光看問題。同樣我們應該以發展的眼光認識“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計算機技術和網絡技術的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個詞，我們熟知的含義是：在山中險要處設有防守的柵欄的據點，而現在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢發展了，主觀認識也應跟著發展。認識新形勢中的新矛盾與新聯結?！?。

在《辭?！分校疤摂M”的解釋是：不符合或不一定符合事實的、假設的、虛構的。這一釋義只是虛擬的語義學解釋，更傾向于應用在計算機網絡領域，例如今天我們經常提及的“虛擬社區”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個抽象的概念，與真實相對。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同。“虛擬，是人對世界、對象、活動、意義等的人化形式的構建，這些人化形式主要是語言、符號、規則、數字等。”。讓我們回到上古時期，那個時候語言、文字、數字還沒有發明，人們向他人表達自己的思想(主觀意識)是困難的。這時為了表述頭腦中的思想(主觀意識)，人們假設某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達的事物，并把這一假設規定下來成為一個范圍內的共識，這樣被假設的圖形、聲音和要表述的主觀意識之間就形成了一對一的關系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個比方來說，我們的祖先想表達“山”這個事物，他們假設用“”來表示它，并把這一假設告知一定范圍的人，這一范圍的人都應用這一假設。這時最初的文字就產生了，而這樣一個“意識一假設一共識一文字(符號)”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學的哲學層面的含義。

從更深層次上講，“意識是人腦對外部客觀存在的反映，但這種反映不是客

觀對象直接進入人腦，只是客觀對象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對客觀現實的感性經驗，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計劃、方案等等，反映事物的本質與規律。這種反映是能動的虛擬?！薄?/p>

據此，我把“虛擬”定義為：人類意識及其外在表現和實現它們的過程。

(二)電子文件的存在形式

在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數字代碼形態存在，通過電子計算機系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件?！?。

《電子文件歸檔與管理規范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”其中提到的磁帶、磁盤、光盤等是電子文件的存儲載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質檔案時代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?

把電子文件和紙質檔案作對比分析：紙質檔案的信息載體是文字、圖形、數字等符號；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數字等符號外還包括視頻、圖像、語音等。紙質檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時也需要一定的方式

計算機系統。

在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對應，那誰來和紙質檔案的紙張對應呢?我認為是電子文件的數字代碼。電子文件的數字代碼能夠運載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個過程中和信息載體(文字、圖形、數字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質。

故而，我認為電子文件的存在形式是數字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數字代碼的容器――存儲載體。

(三)電子文件之完全虛擬

紙質檔案是半虛擬的，因為其承載的信息載體(如：文字、圖形、數字等)都是符號，也就是人類意識的外在表現即上文中定義的虛擬，然而紙質檔案的載體――紙張既不是人類的意識也不是其外在表現，更不是人類假設的，而是來源于物質的，是一種實體而非虛擬。兩者的結合使紙質檔案處于半虛擬的狀態。

篇(2)

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇(3)

【關鍵詞】檔案管理　計算機技術　電子文件

高?，F行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著高?，F行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著高校經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在高?，F行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1　現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于高校管理信息系統(MIS)的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于高校管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了高校管理的效率。最后，再把計算機技術運用于人事檔案管理，實現人事編制和人事檔案調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理?，F行文件應用計算機技術是現代高校加強各項管理所需要的，是高校管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于高校管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2　現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

2.1由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些高校已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

2.2第二階段不同于第一階段的特點和難點在于現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各高校應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。不管高校應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

3　電子文件階段

3.1電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日一13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

3.2關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678―1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念――機讀文件入手。機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40一50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢姡瑥椭坪妥R別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是高校管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代高校管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、高校管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇(4)

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。超級秘書網

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇(5)

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

篇(6)

【關鍵詞】電子文件；管理原則；方法

隨著信息、網絡技術的飛速發展，電子文件已大量涌現，各企業均建立了一套完整的辦公自動化系統（OA），但由于電子文件對網絡系統的依賴性、易變性、電子文件信息與載體的可分離性，以及其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，如何利用、保護電子文件和電子檔案工作已經成為企業管理中一個急待解決的問題。

一、電子文件的概念和特點

1.定義

指在數字設備及環境中生成以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的文件。是數字信息和文件的組合體，包括內容、背景和結構三要素。國際檔案界電子文件專家認為，完整的電子文件由文件內容信息與元數據組成，并形象化地將文件與元數據比作信的內容和信封，文件是用元數據封裝起來的對象，元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件。

2.特點

（1）非直讀性。電子文件載體的非直讀性體現在很多方面：一是數字編碼序列記錄在載體上，人的眼睛無法分辨；二是載體上的信息記錄密度極大，即使在高倍顯微鏡下可以看到光盤記錄痕跡，但讀不懂那些痕跡表示什么；三是載體的數字信息往往是經過壓縮、加密處理，即使有設備，如果不解壓、解密，也不能讀取其內容。電子文件載體的非直讀性增加了電子文件保管及長期保存的困難性、復雜性。

（2）對系統、設備、標準的依賴性。由于電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，這就決定了電子文件對設備的依賴性。不同軟件環境形成的電子文件存儲在載體上，有時難以互換；電子文件加密后不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等。

（3）易更改性。信息容易變動可以不留痕跡，電子文件產生后不可能不改，為此要防止電子文件信息受到誤改或篡改，這成了解決檔案真實性問題的關鍵。

（4）信息的共享性與安全性。電子文件的共享性是其運作環境網絡化決定的。隨著網絡化的發展，對電子文件極為重要的網絡安全問題已日益突出，可以說網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。

（5）信息和載體的可分離性。電子文件信息可以毫無損害地從一種載體轉移到另一種載體上。為此對原件的概念提出質疑。檔案的真實性問題被提出討論，檔案管理僅依靠載體管理的方法已經不能達成預期目標。

（6）對元數據的依賴性。元數據是關于數據的數據，如電子文件上下文關系和結構的描述。電子文件的元數據必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。此外，電子文件的運作往往是在網絡上進行的，操作者互不見面，體現行政背景的元數據就不那么完整、詳細。如果不特意提供或補充這些元數據，那么就可能給電子文件保管和長期保存帶來問題。

電子文件技術的特點影響了信息的生成、處理、傳遞、保存，雖然利用方便快捷，但信息的真實、完整、可讀、安全遇到了挑戰。我國現正處于電子政務的初期，在這種環境下各級政府產生的文件已是電子版本，大部分都是通過網絡傳輸和處理。由此使以保管文書檔案為主的檔案部門的職能重點從實體管理轉向信息管理、知識管理，從物理控制轉向智能控制。

二、電子文件的管理原則

電子文件管理原則是在管理電子文件的過程中，為了保證電子文件真實、完整、安全和有效利用而應遵循的行為準則。這些原則包括：

1.全過程管理原則

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件的全程管理原則應該體現在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統的設計和運行，管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。

2.前端控制原則

在文件從形成到永久保存或銷毀過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統文件、檔案管理的特征是分階段、分環節控制，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環節和步驟之中。前端控制則是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。前端控制可以有效地防止其他管理環節對電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，提高管理效率。

3.真實性原則

電子文件真實性是指電子文件的內容、結構、背景信息等經遷移、傳輸后須與形成時原始狀態一致。真實性是保證電子文件行政有效性與法律證據性的基礎，是電子文件反映歷史真實、具有價值得以作為社會記憶長久保存的前提。電子文件對信息技術的軟硬件有較強的依賴性，不同格式的文件轉換時可能造成信息失真，在進行電子文件遷移過程中也可能造成信息失真。因此電子文件管理必須遵循真實性原則。

4.完整性原則

作為企業活動真實記錄的電子文件的完整性包括兩個方面的含義：一是作為記錄企業活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。電子文件在存儲或傳輸過程中保證不被偶然或故意增加、刪除、修改、偽造、亂序、重放等，也是文件完整性的體現。

5.可讀性原則

電子文件的可讀性是指電子文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，應能夠以人可以識別、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。計算機軟硬件不同，生成的電子文件的格式也不盡相同。計算機軟硬件的更新換代，可能會造成對舊的軟硬件不兼容。電子文件對系統有很強的依賴性，脫離了賴以支持的軟硬件系統后，文件就變成了無法識別的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的無法讀取。因此電子文件管理必須遵循可讀性原則。

三、電子文件管理的基本方法

1.始終保持電子文件的“原始性”

電子文件的上述特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個新的“原始性”概念。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現形式發生變化，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為唯一標準。它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎。

2.大力推進文檔一體化

文件運動周期理論告訴我們，從現行文件到檔案是一個統一的、前后銜接的過程，將這樣一個有機聯系的整個過程納入一個統一的管理系統之中產生文件和檔案的一體化管理是理所當然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運動階段文件管理的特點，而是要求在一個統一的系統之內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的、前后各有特點又互相銜接的工作程序。也就是說對原來相隔在文書和檔案兩個工作部門，且相對獨立，但又有不少具體工作環節互相雷同和重復的兩個管理系統，真正從組織制度和工作程序上結合在一起，成為一個統一的管理體系。這樣就能從文件的形成時起對其運動的全過程進行比較全面、有效和統一地控制，既精簡了工作程序，減少了不必要的重復勞動，又能避免因現行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統、完整檔案的弊端，提高了案卷質量，達到了以較小的耗費取得較大的效益的目的。

3.積極探索電子文檔管理規范化

篇(7)

關鍵詞:高校數字檔案館;必要性;建設

中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數字檔案館建設的必要性

(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。

二、高校數字檔案館建設的任務

(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕约旱男枰x擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。

作者單位:湖南人文科技學院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。

參考文獻:

[1]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)