電子檔案信息精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案信息范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

【參考文獻】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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【關鍵詞】電子檔案；傳統檔案；互補共存

21世紀以來，我國的信息技術進入了迅速發展的階段，隨之而來的是電子信息技術在各個行業的廣泛運用，而在檔案管理方面，信息技術也帶來了相當大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案?，F今社會正處于一個從傳統紙質檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實現紙質檔案同電子檔案之間的互補共存顯得尤為重要。

一、傳統紙質檔案與電子信息檔案的異同

（一）傳統紙質檔案與電子信息檔案的相同點

傳統的紙質檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴重影響紙張的保存質量，使字跡模糊、紙張發霉等，容易導致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴重丟失。所以說無論是傳統的紙質檔案還是電子信息檔案，都應該選擇一個非常合適的保管環境，保障資料的安全，同時也應該用其它方式來做好資料的備份。

（二）傳統紙質檔案與電子信息檔案兩者的差異

1.在載體方面兩者的差異

傳統的紙質檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數據的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復制與轉存的。

2.在檔案保管方面兩者的差異

傳統的紙質檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機設備及電子技術存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應該對數據傳送過程進行嚴格地控制保管，如建立安全的服務器、設置安全權限、數據加密等，以免造成資料數據的流失。

二、傳統檔案與電子檔案互補共存的必然性

傳統的紙質檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩定的性，同時極具法律效力，在各種機構中都有著非常權威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優勢，所以在發展電子檔案的同時也更應該加強對紙質檔案的管理水平。

電子檔案極易復制與傳輸的這一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關工作從開始到結束的一系列過程都通過電腦來實現，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調用上，也擺脫了傳統地域上與時空上的限制，極大地提高了相關人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。

傳統紙質檔案與電子信息檔案各有各自的優缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進行合理地搭配，找到一個互補共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。

三、傳統檔案與電子檔案如何實現互補共存

（一）做好傳統檔案與信息檔案的轉化工作

在傳統紙質檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉化為紙質檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

（二）培養全面的檔案管理人才

傳統檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業的全面型的檔案管理人才?，F階段，我國檔案相關工作人員想要適應檔案事業與信息技術的發展，就必須積極的學習新的知識結構，引進學習消化新的信息技術。在熟練掌握傳統檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關存儲設備的使用，具備全面的管理水平，擔負起將傳統檔案與電子檔案完美結合的重任。

（三）對電子檔案運行過程科學控制

電子檔案的運行都是通過電子技術、計算機設備來實現的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關工作人員的安全意識，加大所有相關計算機設備的安全管理力度，設立一套對電子檔案運行全過程的記錄監管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩定與正常運行。

（四）現代檔案實行雙套制

想要達到傳統檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統檔案與電子檔案之間是可以互相轉換的，所以我們必須建立兩套相互聯系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據傳統檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯系的兩套不同的管理制度。

四、結語

在社會發展中，傳統檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統紙質檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統紙質與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發展。為此，相關的檔案管理工作人員必須做好傳統紙質與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達到一個最為合理的共存關系，這樣才能使檔案管理工作發揮出其應用的效用。

參考文獻

[1]趙暉.城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J].城建檔案，2012（07）.

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關鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發展趨勢

現在的檔案管理處于傳統文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發展的趨勢

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術的發展，定制類軟件誕生，辦公質量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統及檔案室設計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復制，但是傳統檔案管理速度慢，而且會經常出現錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統檔案有人書寫，內容有時很難辨認。

2電子檔案存在的缺點

2.1電子文件的安全性和長期保存性問題

電子數據的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯網云技術。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數據存儲檔案，因為看不到數據的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術可以擺脫數據對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統文件檔案管理也可能面臨火災，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數據修復能力較低，但這些是逐漸能被修復和改善的。

2.2紙質和電子檔案并存的問題

對于我國而言，傳統的紙質檔案應用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區并未大規模的普及電子檔案，其紙質檔案依然占有大部分的檔案工作內容。此時，紙質和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現在以下幾個方面：第一，紙質檔案往往會因為對環境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現問題的時候，并不能第一時間找到紙質檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統檔案優良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統，也不會造成什么影響，只要再復制一個新鏡像就可以把被篡改的數據替換。檔案管理的日常工作時，應該做好相關人員的培養工作，減少失誤操作，同時做好相應的備份。同時做好云設備的應用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經常性的審查，排除病毒以及做好相應的數據整理。電子數據如果把安全性問題解決了就逐漸代替傳統檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應積極采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術部門、法律部門等專業部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應設定一定的密保措施，防止出現惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應保證檔案在調取過程中，可以清晰的展現出每一次的更新時間、更新內容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應對其采用最新的技術來完成，并且要經過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。

4結論

在檔案的管理上懂得結合新的技術，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應用中建立相應的機制，認識到電子檔案的優點和缺點。發揮電子檔案的優點，對于缺點方面要結合相應的技術改善相應的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據檔案管理的主流地位。

參考文獻

[1]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施[J].辦公室業務，2015(24).

[2]邵文紅.淺談電子檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2015(24).

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高校檔案信息化的建立，自然與電子政務之間有著密切的聯系，電子政務的發展，需要檔案信息化的成立和發展提供一定的保障。因為電子政務的發展是需要大量數據信息的，檔案就是一個相當龐大的數據和信息的資源庫，電子政務就是對于大量的信息進行整合和利用。所以說，如果沒有大量的數據維持，電子政務就寸步難行了，也就失去了本身存在的意義。而電子政務的融入，也讓檔案的建立和使用更加方便、快捷。傳統的紙質檔案通過電子政務變成電子版，在運用和查詢的時候都會很方便，也就加速了工作效率。

2電子政務加入高校學生檔案信息化的好處

2.1電子政務網能讓高校檔案信息查找更加快捷

當今社會中，快速、省事、節約時間、合理管理是電子政務的相應特征，電子政務融入檔案信息化以后，高校查找檔案就會更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人員從其他網絡查詢信息也是完全可以的，這樣憑借自己的工作權限，既減輕了工作的任務和負擔，又提高了工作的效率。

2.2電子政務網讓高校檔案信息化更加便捷和現代化

電子政務網還有一個特點，就是能讓高校學生的檔案更加接近現代化的管理模式。檔案的現代化管理，能讓工作人員的工作效率更高、更加方便，節省時間。改變了原本乏味無聊的工作流程，幫助工作人員擺脫一成不變的工作內容，提高自己的工作效率，也讓高校的檔案管理更加完善、更加現代化，最后實現一體化的檔案管理。

2.3讓高校的電子檔案能夠更加方便操作和查詢

檔案的嚴格監控，讓檔案的流向更加嚴謹，是電子政務的另一個特征。原本的檔案管理是完全手工記錄的，很消耗工作人員的時間和精力，還很容易出現錯誤，很不方便。如今的檔案信息化，可以讓傳統手工記錄的借還問題得到解決，而且電子政務還有自動催促還回的功能，讓借檔案的人員盡快及時地把檔案歸還。

2.4提高了研究服務的效率

電子政務的融入，使得高校檔案的使用和研究都更加便捷，這也是電子政務融入高校檔案信息化的一個特征。高校檔案信息化，能讓工作人員更加高效率地查找到想要尋找的檔案，查詢和使用都更加方便。除此之外，高校檔案的信息化能更加方便工作人員的思路開發和創新，也能讓工作人員在第一時間了解最新的檔案動態。

3高校學生檔案信息化建設過程中存在的不足

3.1高校的學生信息量較多

高校的學生數量是比較大的，人數很多，情況也比較復雜。還有就是，電子政務畢竟是剛剛融入高校學生檔案信息化管理的初級階段，很多的數據信息還沒有形成系統化，處理起來還是很有難度的。除此之外，現在高校的檔案初步信息化是不完整的，還是有很多的問題存在。無論如何，現在的電子政務檔案信息化，和我們之前傳統的檔案整理是不一樣的，電子版高校檔案包含的內容是比較廣泛的，無論是在文字信息，還是數字上面，都有很大的量，管理也是比較有難度的。

3.2電子政務融入高校檔案信息化是有風險性存在的

隨著現代科技的不斷發展，政府部門的管理也從傳統的模式轉換成電子管理的形式，這里面就必然存在著一定的安全隱患。雖然現在的網絡發展得比較好，但正是因為這樣的快速發展，導致現在電子政務融入高校學生檔案管理信息化存在風險性，主要對于檔案管理的保密性是存在隱患的，這是現在高校檔案信息化首先要解決的重大問題。

3.3高校學生檔案電子版轉換的效力還沒完全得到法律的認可

在我國，人員流動性是非常大的，所以在檔案變動這一環節也是比較頻繁的，而現在我們要建立的電子版的檔案，可變性還是比較強的，所以在法律效力上就降低了很多。特別是電子版的檔案，少了法律依據的公章，就遠遠比不上我們最傳統的紙質版檔案的法律效率高。也正是因為這樣，現在在我國電子版檔案和紙質版的檔案是同時在運用，這樣浪費了很多不必要的資源。所以，我國應該及時地完善電子檔案的法律效力。

3.4適應高校檔案信息化管理的專業性人才還較為缺乏

高校檔案想要電子信息化，必備的就是相應的人才。在高校檔案電子化的進程中，很多問題都是需要專業性的人才來解決。但是，由于長期手寫檔案的工作，讓現在很多的檔案工作人員都不具備高超的技術性，對于電子版的簡歷建設不夠專業，所以現在很缺乏這方面的專業性人才，人才的缺乏會影響高校檔案電子版推進的進程。

4在電子政務融入檔案信息化中需要加強的措施

4.1加快電子檔案建設步伐

現在，我們在推進高校檔案信息化的過程中，很重要的任務就是讓電子化檔案的建設速度、質量都能達到理想狀態，同時讓高校檔案電子化的法律效力得到增強。對于國家推進的檔案電子化來說，現在各個地方性的檔案想要進入信息化管理階段是比較困難的，阻力仍然是比較大的。

4.2減少高校檔案電子化的網絡隱患

現在高校檔案電子化還是存在很大安全隱患的，這也是困擾全球的一個巨大的難題。雖然說現在網絡發展比較迅速，對于人們來說是一件好事，但是在網絡快速發展的同時，安全隱患也就出現了，這對于檔案信息安全形成了很大的威脅。檔案畢竟是個人信息的一種體現，是需要加以保護的，否則無論對于個人，還是對于社會都將是很大的損失。所以，在想要推進檔案信息化的同時，就一定要加強網絡的安全性。

4.3加強高校檔案信息化的數據化

高校檔案含有大量的數字信息，所以在建設的過程中，怎么樣進行數字化的建設也是很重要的一個問題，這主要包含了兩個板塊，一是當前所擁有的高校檔案的數據整理，二是所儲存的高校檔案的數據統計。加強檔案信息化的數據性，可以幫助我們更準確地整合信息，減少不必要的麻煩。

4.4加強檔案電子化的人才技能

在檔案信息化的過程中，人才是必不可少的，只有擁有專業性的高質量的人才，才能更加快速地進行高校檔案電子化的建設。但是，我國目前的情況就是檔案電子化的人才還是比較缺乏的，這個問題也是目前的當務之急?？梢酝ㄟ^以下幾點來解決好這個問題：①對于現有的檔案管理工作人員進行專業化培訓、進行課程的講解，讓現有的檔案管理人員更多地學習檔案管理的知識，和專業化的電子版檔案管理的操作技能，讓現有的檔案管理者更加快速地進入到電子版管理檔案的狀態中，提高工作的效率；②從外部招聘專業的檔案信息化的人才；③可以定期邀請一些專業人士，來公司給工作人員進行專業知識的講解和培訓，讓工作人員接收到最新的知識；④可以隨時讓工作人員進行知識培訓交流活動，打造一個良好的學習氣氛。

5高校檔案信息化需要注意的一些問題

5.1明確高校檔案電子化未來的發展方向

高校檔案電子化一定是未來的發展方向，檔案電子化是提高工作效率和質量的最佳的選擇。但是，高校檔案電子化一定要遵循相應的法律法規，讓高校檔案電子化更加有法可依。還有，高校檔案電子化一定要根據時代的變化而變化，不能一成不變，要不定時地進行調整，工作人員要認識到電子檔案發展的必要性和重要性。

5.2高校電子版檔案與傳統檔案同時保存

由于現在高校電子版檔案的法律效力還不是非常的明確，因此電子版檔案還存在一些安全隱患，安全性還是比較差的，所以應該使用電子版檔案和紙質的檔案一起保存的方式。不管怎么樣，現在我們正在從紙質檔案到電子版檔案的過渡階段，所以紙質的和電子版檔案一起保存還是比較穩妥的方法。在電子版檔案和紙質檔案同時保存的情況下，還需要注意：①相應的部門工作人員應該及時地進行檔案的移交，把各個部門的檔案進行分類保存，清晰明了。在形成電子版檔案的同時，還需定期把紙質的檔案交給檔案室進行保管，防止檔案的丟失或者被人篡改；②對于檔案的保存時間也是需要嚴格規定的，檔案是有相應的保管期限的，工作人員要保證這些電子版檔案是沒有安全隱患的，然后將電子版的檔案進行妥善保管，并且在一定時期以后要對這些電子版的檔案進行編制，以方便日后的查詢和使用；③檔案室還有備份檔案的職責，其中的一份是可以對外的，其他的就需要嚴格地保存起來。

6結語

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關鍵詞：電子商務 檔案 影響

隨著的電子商務的發展，改變了傳統的交易模式，給企業提供了更大的業務平臺，同時也對企業檔案管理方面提出了新的挑戰。企業檔案作為企業知識的沉淀，記錄著企業的生產、技術、經營等活動，是企業發展中寶貴的信息資源。因此研究電子商務對企業檔案信息管理的影響尤為必要。

一、電子商務對企業檔案管理的影響

電子商務給企業帶來了經營戰略、組織管理、信息共享及文化沖突等方面的變化，它不僅是一種技術革命，更是一種通過技術的輔助、引導、支持來實現前所未有的頻繁的商務經濟往來，是商務活動本身發生的根本性革命。

1. 企業檔案載體形式發生了變化。隨著電子計算機技術的廣泛應用，特別是在企業的電子商務活動中，電子郵件、電子簽名、電子合同等文件格式大量產生，企業在管理、生產和科技活動中會形成越來越多的存儲在軟盤、光盤、計算機的硬磁盤上的電子文件。電子文件具有非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的集成性及系統的依賴性等特點。對企業來說，如何保存好這些電子文件是新時期檔案工作所要解決的實際問題。

2. 企業檔案工作方式和管理手段發生了變化。電子商務活動中電子信息技術的大量應用，不但使人類社會改變了管理方式，更重要的是人類的許多文化觀念也隨之改變。在電子環境下，任何東西都不是明顯可見的，電子文件的各項特征變得復雜，要求檔案工作者和文件管理者要有能力確定電子文件的真實性、可靠性和完整性。在信息時代，所有的組織機構為了能夠及時、準確地獲取所需的文件、檔案信息，都無一例外地利用計算機和網絡技術來滿足組織對信息的需求。作為檔案工作者來說，更需要掌握計算機技術，用自動化、系統化的管理手段，快速、準確地為組織提供文件、檔案信息，為科學決策服務。

3. 企業檔案管理流程發生了變化。由于企業檔案載體形式的變化，帶來了企業檔案工作方式的轉變，同樣在整個檔案的管理流程中，電子文件在管理的時間、內容和順序上都發生了相應的變化，促使企業檔案管理必須實現企業電子檔案前端控制和全程管理方法。

①管理時間上的變化。電子文件由于易更改、易刪除的特點決定了其管理時間需提前到電子文件的形成階段，只有這樣才能防止電子文件在形成之后不會因為硬件損壞或人為修改而造成的丟失。

②管理內容上的變化。由于電子文件是在電子環境中生成的，其對計算機的軟件、硬件都有很強的依賴性，因此電子文件在歸檔時要求與之相配套的生成軟件或管理系統一同保存；對文件的鑒定來說，電子文件鑒定時要求對其技術狀況做出判斷，這些都是傳統鑒定工作所沒有的。

③管理順序上的變化。由于電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的檔案管理性工作需要在文件的形成階段就進行，因此可以說電子文件的管理流程貫穿于整個電子文件的生命全過程中。這與傳統的紙質文件管理程序是不同的，紙質檔案管理是有一定先后順序的，比如先鑒定、后歸檔、再著錄等。

二、電子商務環境下加快企業檔案信息化體系建設

1. 建立并豐富企業檔案信息網絡系統

可以依托企業網站建立企業檔案信息網絡系統，收集反映本企業在生產經營管理過程中的基本數據、歷史記錄等資料，及時歸檔整理形成豐富的檔案信息資源。此外，還應廣泛收集行業內部信息資料，隨時了解并溝通同行業檔案工作動態，取得與自己相關聯的信息，實現檔案資源共享，為企業各部門的研發、生產、經營、決策提供信息服務。

首先，企業檔案部門應該對檔案信息資源數據采集和整合方式進行改進，對文字、聲音、圖像等信息進行數字化處理；加強信息收集著錄與交流，建立豐富的網絡信息庫，及時、有效地整合檔案信息，進行檔案開發。

其次，電子商務企業隨時隨地都能接收到大量信息，企業檔案部門應努力建設有自身特色的信息資源數據庫，運用數據庫技術與網絡技術，將需要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，通過對數據庫的檔案數據整理、分析和挖掘，為企業及客戶提供有用的信息。

2. 加強對電子檔案的管理

企業檔案工作人員通過在網頁上下載和上傳來完成電子文件，這些電子文件中具有重要保存價值的檔案信息在電子檔案數據中心服務器上進行物理歸檔，轉化為電子檔案，并有相應的紙質檔案歸檔保存，實行電子文件和紙質文件的歸檔雙套制，以確保檔案信息的安全。電子檔案的載體與以往紙質檔案不同，因此，保管的要求也不相同。它使用的存儲介質是較高容量的新材料載體，如磁盤和光盤等；電子檔案數據庫房要防塵，并保持清潔、通風，檔案工作人員也要定期對存儲介質進行檢查，以防計算機等設備感染病毒。

3. 了解企業需求，拓展服務內容

企業檔案工作人員不僅要做好檔案信息資源的收集保管，還需要更多的了解企業需求，拓展服務領域。一方面，從相關網絡上獲取有效信息，提供企業產、供、銷、技術、資金、政策等信息，建立起一套適合本企業的科學、高效的企業檔案信息資源管理體系，為企業發展提供主動的全方位的服務。另一方面，通過企業門戶網站，結合營銷手段，把最能展現企業自身優勢和良好形象的信息資源于網上，吸引客戶。

4. 借助企業信息部門的技術力量，做好相關標準的制訂

檔案信息化建設要與企業信息建設同步進行，檔案部門應通過吸收和借鑒國際國內成功的網絡建設經驗，從而盡快制定出符合本企業電子文件管理的規范制度標準，如電子檔案存儲格式、代碼標準、檔案信息網絡安全等。相關標準的制訂是在新的網絡時代中，這是促使企業檔案信息建設制度更規范、共享性更強、成功利用率更高的保證。

5. 培養高素質、多技能的檔案信息管理人才

檔案信息網絡化建設需要一支專業技術素質較高的隊伍， 因此，應加大檔案工作人員業務素質的培訓力度，有針對性進行各種形式的業務培訓，特別加強計算機信息網絡技術、信息開發技術、人工智能和基本技能等知識的培訓。通過培訓把理論與實際工作有機結合，提高檔案人員的業務技能，從而能更熟練地為企業電子商務活動提供信息服務。

三、結論

進入電子商務時代，企業檔案信息資源在企業的發展中將日益占據主導地位，企業檔案管理應跟上企業發展的步伐，并在先進的管理理念和模式的指導下，對企業檔案管理工作進行根本性的變革，提高檔案管理水平，只有這樣才能合理開發利用檔案信息資源，實現檔案信息資源效用的最大化，更好地為企業發展服務，提高企業效益。

參考文獻

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關鍵詞 信息時代；電子檔案；技術革新

中圖分類號 TP39 文獻標識碼A 文章編號 1674—6708（2012）76—0216—02

電子檔案是指由計算機保存的信息資料，電子檔案的載體是計算機。電子檔案的是隨著科技不斷發展，進步而產生的。在當今時代，這樣一個信息化時代，以往的紙質檔案已經不能滿足企業或者相關部門單位的需求，電子檔案代替紙質檔案成為檔案管理的主要手段，是時代進步發展的必然結果。電子檔案相比紙質檔案，不僅節省了大量的紙張資源，而且，電子檔案方便，簡單的特點極大地提高了檔案儲存管理的效率和時間，電子檔案具有操作簡單，方便的特點，它避免了紙質檔案儲存麻煩的問題，而且，紙質檔案的保存期相比電子檔案來說就比較短了，紙張不容易接受長時間的儲存。電子檔案一旦建立，除非人為刪除，否則，沒有遇到突發事件的情況下，能夠無限期地保存下去。當今社會不僅是信息化時代，也是強求節能，節約資源的時代，電子檔案是檔案管理的一個突破，并且，在未來社會的發展，必將完全代替紙質檔案。

1 電子檔案在企業，公司中的運用

企業或者公司一定會涉及到相關檔案的建立，管理。企業或公司中，各種辦公檔案或者人力資源檔案等等都離不開檔案儲存。企業是講求利益最大化的，企業在選擇檔案管理方式上，就會盡量避免不必要的開支，另外，企業的檔案要滿足企業隨時可能要查閱的需求，因此，電子檔案便是最佳選擇。大部分的企業不會選擇采用紙質檔案，首先因為紙質檔案不便于馬上找到需要的檔案信息，另外，紙質檔案如果涉及到一些公司機密，那么它的保存也就面臨一些特殊要求。電子檔案特有的優點很好地解決了這點問題，電子檔案易保存易查找也容易建立，這樣的檔案管理方式受到了大多數企業或公司的青睞，企業或者公司在電子檔案上的運用面相當的廣泛，特別是在現在這樣一個信息化時代，企業或公司的運營也離不開互聯網計算機，很多時候與客戶或者部門員工的交流都會透過互聯網來聯系，那么一旦要用到相關檔案資料，采用了電子檔案的企業就能及時通過互聯網來傳送相關資料，這樣一來，明顯提高了企業的辦事效率。企業或者公司采用電子檔案是企業發展的需求，電子檔案獨特的有點很好地在企業公司的日常工作中起到很大的幫助。一般來說，企業或者公司都是離不開電子檔案的，這是企業更好地發展的必要手段。倘若采用古板的紙質檔案，那么企業或公司的工作就一定會受到一些阻力。電子檔案在企業中的運用是必要的，這也是企業明智的選擇。就目前的發展趨勢，電子檔案在企業運用面還將大大提升，電子檔案是信息時展的產物，是企業或公司必然的選擇。

2 電子檔案在圖書館中的運用

圖書館是一個龐大的信息管理中樞，這樣一個龐大的信息管理中心，不可能依靠紙質檔案來建立檔案，這樣一來，不僅會影響學校相關部門的辦事效率，而且容易造成資料混亂，同時，這也會給圖書館的管理員的工作造成很大的工作壓力。圖書館這樣一個龐大的數據中心，勢必要依靠電子檔案的管理來完成檔案管理工作。電子檔案可以透過很多方式來實現，譬如通過計算機上的一些軟件或者表格等，也可以通過光盤、磁盤、錄像帶等等方式來實現，總的來說，電子檔案的形式是多種多樣的，電子檔案在圖書館中的運用已經愈來愈普及，幾乎大大小小的圖書館都會用到電子檔案來管理相關檔案。圖書館每天要滿足大量師生的信息查閱或者圖書借閱等需求，建立有效的電子圖書書目檔案供師生們查詢相關書目才能滿足大量師生的需求，圖書館不可避免的都要建立自己的書目檔案管理，這樣一來，才能方便圖書館管理員的工作，對圖書的清點工作以及更新更換等工作也有很大幫助。一些大型的圖書館更是有必要發展電子檔案，離開了電子檔案，借書者檔案管理就出現了問題，圖書館每天要迎接那么多人的借書需求，借書者的檔案建立一定要高效方便。電子檔案就可以很好地解決這個難題，電子檔案建立檔案方面，只需要通過計算機簡單的資料登記就能做好圖書跟蹤記錄，這樣就確保了圖書館借書還書的方便進行。另外，電子檔案在圖書館中的運用還會涉及到一些書籍的更新，更換以及采購。對書目進行電子檔案的統一管理，就能方便查詢到相關書目的數量情況，這樣一來，就能方便相關部門的圖書采購工作順利地進行。總的來說，電子檔案在圖書館中的運用范圍廣泛，運用起來也方便。圖書館是很難脫離電子檔案而存在的。

3 要抓住電子檔案的優點，全面推進電子檔案的運用工作

總結來說，電子檔案不僅有方便儲存，方便查詢以及環保等等的優點，那么在信息化時代全面發展的當代，電子檔案的推廣，普及運用工作就應該大力的進展下去。首先，針對相關部門現有檔案庫方面，要不斷地完善電子檔案這項技術，采取更加有效的方式，通過技術創新，就電子檔案的方式進行必要的突破，提高電子檔案庫的質量。另外，各資料庫的資源溝通，也要進行必要的改善，將各大數據庫資源有效地共享，從而提高資源的利用率。另外，也要做好規劃管理工作。電子檔案的建立標準要明確，要符合檔案標準，電子檔案雖然是優化檔案管理工作，但是電子檔案也在紙質檔案的基礎上，做得更好，把檔案管理工作進行的更加完整。電子檔案常常涉及到一些檔案管理軟件的運用，針對檔案管理軟件，要進行必要的技術革新，要科學地開發更多的軟件來輔助電子檔案的建立工作，高效快捷的軟件是電子檔案順利發展的關鍵，做好軟件的研發，創新工作至關重要。這方面可以通過行業交流，技術創新等等方式來完善。既然電子檔案的優勢這么多，那么做好電子檔案的推廣普及工作也顯得尤為重要，電子檔案不一定要完全代替紙質檔案，還是要根絕時代的需求來尋求更好的發展。

參考文獻

[1]郭彤.淺談電子檔案的應用和管理[J].信息與電腦（理論版），2011（3）.