事業單位檔案規范化管理精品(七篇)

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篇(1)

1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高

隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。

1.2健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。

1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全

在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2推進事業單位檔案的規范化管理的策略

2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓

事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。

2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責

事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。

2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平

運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。

3.結束語

篇(2)

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；規范化管理；檔案管理

對于事業單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務，其為事業單位的發展發揮著指導作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務，能夠為單位提供準確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經難以適應新時期發展所需，且直接影響了辦公室相關職能的有效發揮。對此，相關部門應結合實際情況，全方位、多層次分析與總結，制定有效的檔案管理規范，進一步強化辦公室效能。

1辦公室檔案規范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現階段，中國科學技術水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設已經成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學性、規范性和系統性，進一步提高管理規范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進了內部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進管理人員提高工作質量[1]。

1.2可以促進檔案管理員提高素質

對于檔案規范化管理，事業單位應高度重視，并在培養人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規范化管理辦公室檔案中發揮了極為重要的作用。人才素養直接影響著工作效率，轉變檔案工作的性質會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當前規范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進了管理人員的素質以及個人價值和工作能力的提高。

1.3可以促進單位和部門提高管理水平

在事業單位的正常運營中，辦公室檔案發揮著極為重要的作用。除了對單位各種經濟業務、人動的信息進行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發展歷程中重大的證據與史料。而規范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規范化管理檔案，對促進單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學和準確。

2當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1缺少健全的制度

新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[3]。過去，事業單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規操作，導致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務，在單位中往往被認為并非主要工作，僅僅只是一項基礎性工作，通常單位的領導者都在主要業務上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎設施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業的檔案管理人員

縱觀事業單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現階段單位領導對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎知識了解得較少，在技術操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠專業，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發揮出來。

2.4缺少先進的管理設備

在檔案管理設備方面，事業單位未有較大的投入，對信息技術與科技產品的引進不及時，難以與時展保持同步。同時辦公設備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現檔案工作規范化管理目標，甚至導致檔案管理缺乏秩序性。

3新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領導與工作人員的認識改變，使其認識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業單位的現代化;檔案管理模式，使相關領導和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發展中，檔案管理工作效率發揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構建激勵機制，以堅實的基礎助力檔案管理工作的良好發展。辦公室檔案管理工作人員應和時展保持同步，立足于工作需求，積極促進自身檔案管理意識和相關法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關培訓活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進自身工作素質水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識。

3.2構建合理科學的規章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業單位只有構建合理、科學的規章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時展保持同步，在對新的檔案管理制度進行制定的過程中，要將以往規章制度的束縛摒棄，積極創新制度的內容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規章制度進行制定的過程中，要充分運用現代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學、安全[5]。構建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應根據相關規定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質

辦公室檔案管理人員的綜合素質對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質量，就必須有效提升檔案管理人員的素質。具體來說，一方面，要加強培訓檔案管理人員的檔案管理專業知識與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時了解現代化的科學技術，可以熟練操作現代化設備。所以，單位領導在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴格仔細，以制度為依據。當然，單位還要針對檔案管理人員展開專業培訓，幫助其將專業的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質，如此，才可以順利實現辦公室檔案規范化管理的目標。

3.4采用現代化的管理手段促進檔案工作管理質量提升

檔案工作運行中，所運用的設備器材和技術手段、管理質量以及落實規范化的程度息息相關，其具有可把控性[6]。但通過當前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術有限等問題的影響下，數字檔案建設方案還是只在小范圍內應用，對順利落實規范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進此類問題：首先，各單位需結合現代化技術革新需求，在檔案管理室中靈活應用計算機等現代化設備，并把現代化設備和紙質檔案管理工作聯系起來；其次，以不同形態的電子檔案為基礎，在信息技術發達的地區，有效采用以數字模式形成的電子信息檔案，此形態的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高；最后，就信息技術發展落后的地區，可以借助再加工紙質檔案，將原件數字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質檔案，對檔案規范化管理意義較大。

篇(3)

摘要：對于事業單位來講，會計的基礎工作規范化管理是保證單位健康、穩定發展的重要因素。本文簡要論述了事業單位進行會計基礎規范化管理的重要性，分析了目前事業單位會計工作存在的不足，并提出具體的改進建議，目的在于更好的提高事業單位會計管理質量，增強事業單位市場競爭能力。

關鍵詞 ：事業單位；會計；基礎；規范化

事業單位中對會計基礎工作進行規范化管理是保證會計信息安全、精確的重要環節。結合各級財政機構公開的檢查報告及事業單位平時的工作情況進行分析發現，目前事業單位的會計基礎性工作內容較多，過程較復雜，存在很多不足之處，相關從業者需要對其進行改進與完善，從而更好發揮會計管理能力。

一、事業單位對會計基礎性工作進行規范管理的意義

（一）對會計基礎性工作進行規范管理有助于維持財經紀律

在規范化管理會計基礎性工作期間，對會計部門的崗位設定及從業者聘用都提出了新的要求，同時也明確為會計管理者、從業者及出納等員工制定了工作要求，確保會計的職能可以在組織結構上得到具體發揮，更好的落實會計的監管職能，預防各種違法、違紀行為。所以，想要更好的維持財經的紀律，就需要加大對會計基礎性工作的管理力度，保證其向著規范化方向發展。

（二）對會計基礎性工作進行規范化管理有助于提高事業單位的財務管理水平

利用會計工作能夠對事業單位內的各項資金費用運轉進行精確、及時的了解與控制，借助會計機構所提供的各項信息，能夠對事業單位財務的收支情況及執行預算情況進行反應，從而為管理者的決策提供重要的參考標準。對會計的基礎工作進行規范管理，能夠讓初始憑據的內容、表格的編訂、審核的手續等會計處理工作更加規范、細致，從而更好的提高財務管理質量及效率。

（三）對會計基礎性工作進行規范化管理有助于確保會計工作的質量

想要保證會計的基礎性工作管理規范化，需要結合事業單位的具體情況，對基礎工作期間的薄弱環節進行改善與健全，例如：針對會計填寫憑據的工作、登記賬簿的工作、整理檔案的工作等進行明確規定。讓會計的處理行為得到提高，增強企業內部整體會計工作的質量及效率。

二、目前事業單位在進行會計基礎工作規范化管理期間存在的不足

（一）核算部門落實相關法規、標準的力度較弱

當前，事業單位的核算部門在落實有關會計管理法規標準時力度較弱，主要表現在以下幾個方面：其一，不遵照法規標準從事工作。雖然我國已經頒布了如《會計法》、《預算法》等，限制了會計核算不規范的活動及弄虛造假的行為，但是，因為后續法律制裁的力度較弱，導致很多事業單位的核算機構經常出現有法不依的問題，相關標準形同虛設，為會計核算工作的不標準行為提供了空隙；其二，認知不到位。因為法律宣傳的力度相對較弱，在加上一些財務從業者自身能力較低，綜合素養較差，對法規標準缺少了解，觀念淡薄，從而造成了違法違規情況出現；其三，監管水平較差。事業單位本身、社會各界人士及國家三類監管配合與協調能力較差，無法實現有效的合力監管。

（二）有關部門管理者對財務工作缺乏重視

一些事業單位的管理者對財務疏于管理，法規觀念淡薄，為了獲取個人利益，鉆法律及管理的空子，經常在會計核算工作上大做文章，一些不可以報銷的內容變成了可以報銷的項目，編造虛假的票據等，從而嚴重損害的國家的經濟利益，不利于單位的未來發展。

（三）缺少電算化的能力

一些事業單位的財務從業者及會計人員缺少電算化的能力，并不了解電算化軟件的操作方法，生成的會計資料也無法弄懂，缺少應用電算技術管理會計基礎工作的能力，忽略管理光、磁等介質的檔案。進而造成一些光磁介質的會計資料與紙質資料內容不符，無法及時入檔等問題，降低了會計信息的精確性，對單位造成嚴重影響。

三、事業單位對會計基礎工作進行規范管理的具體方法

（一）不斷改進并完善會計有關標準法規，加大落實力度

想要更好的提高會計基礎工作的規范性，就需要從以下幾方面入手：其一，在建設法規系統方面，應保證其具備良好的科學性、實用性、操作性，同時配備相關的配套設施，確保各標準的銜接，防止在落實期間發生混亂問題；其二，應加大監管、檢查的力度。財政機構、審計部門等國家業務管理單位在對事業單位實施檢查期間，需要嚴格遵照《會計法》等標準法規，以此作為參考依據及標準，加大對會計工作質量的監管力度，防止出現基礎工作不符合法規標準、私自設立賬外賬的情況，一經發現，不僅要整改有關部門，同時還需要追究責任人的責任，對其進行嚴懲。

（二）加大教育培訓力度，增強從業者的專業能力及綜合素養

第一，應加大對會計從業者職業道德的教育力度。使財會從業者能夠熟練掌握相關法規標準，樹立強烈的責任觀念，可以主動遵守職業道德，愛崗敬業，遵照法規辦事，形成公正的崗位形象；第二，應不斷增強財會從業者的專業知識學習水平。應關注財會從業者的職后教育，應有組織、有規劃的對財會從業者進行培訓，讓員工能夠盡快了解稅收、財會等方面的內容，提升整體會計隊伍的能力及素養；第三，落實好財會從業者持證上崗的標準。會計基礎性工作的規范程度與從業者的專業能力存在緊密的關聯，因此，應保證從業者可以持證上崗，增強事業單位的市場競爭能力，推動社會經濟穩步發展。

（三）改進并健全電算化會計信息的管理，增強檔案管理的能力

應明確規定事業單位的電算化信息保存條件、方式、從業者的工作職能等內容，同時要求人員嚴格落實。需要對紙質檔案及電子化檔案進行分類管理，電子化檔案采用只讀形式保管，做好備份工作，防止電子檔案丟失。另外，因為電子檔案較為特殊，管理從業者需要定期對電子檔案進行檢查、備份，防止信息損壞。

結束語

會計工作的規范程度反應著會計管理水平的高低，相關工作人員應不斷提高自身的專業能力及綜合素養，深入對會計基礎工作進行研究，勇于嘗試、大膽創新，從而更好的提高事業單位的會計管理水平，推動事業單位穩定發展。因此，對事業單位會計基礎工作規范化管理的相關內容進行分析是值得深入探究的事情。

參考文獻：

[1]張文亞.會計基礎工作存在違規現象的原因分析[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2010（06）．

篇(4)

專門檔案指的是排除文書與科技檔案以外的、所有于專業范圍之內產生抑或專項活動中構成的具有比較穩定的文件名稱、文件格式及其構成規律，并且具有各自歸納與管理手段的各類專業檔案的總稱。譬如：會計、人事、市管干部、紀檢監察案件、、事故處理、稅收征管等方面的檔案，等等。其是群體概念，不專指某一檔案種類之實體。專門檔案類別比較多，包含內容也比較廣泛，譬如藝術方面與工程方面以及審計方面與訴訟方面的檔案，等等。事業單位中構成的專門檔案屬于檔案管理中不能缺乏的工作內容，同時也是各單位不能夠忽略的尤其重要的歸檔類別。事業單位專門檔案涵蓋了財會方面的、學生學籍方面的、聲像方面的以及出版物等方面的檔案等。因為專門檔案有著特殊的構成規律，因而其收集與管理工作則需同文書檔案有所區別而擁有相對的獨立性。針對目前專門檔案管理工作未能適應事業單位機構調整的要求。急待需要我們借助深化檔案管理工作改革，實施統一的檔案管理信息平臺，以解決處理客觀實際上存在的問題與難題。

事業單位專門檔案管理應當由掌握及時與靈活性向信息化轉變

為強化專門檔案管理工作，提升專門檔案管理水平，有效發揮專門檔案在事業單位的作用，專門檔案管理工作應當由掌握及時與靈活性向信息化方向轉變。

（一）檔案管理工作的信息化 提升了檔案管理的效率

文書檔案的收集整理歸檔往往是以年限為界定，可專門檔案記載與體現的事業單位一些特殊的工作活動狀況，其構成檔案的規律與特點均不盡相同，因此專門檔案的歸檔時間應當掌握一定的靈活性。與過去的檔案管理工作相較來說，現在的檔案管理工作已新增添了信息化歸檔的管理，把過去的紙質檔案同現代的電子檔案融合一同管理。大大改觀了檔案管理工作的及時性與靈活性，以現代科學的管理模式，實現事業單位專門檔案管理信息化，不但提升了檔案管理的成績，同時也有效提升了檔案管理的效率。

（二）聲像檔案應當掌握及時歸檔的原則

聲像檔案屬于實時瞬間與過程的真實記錄，系保存于膠片和磁、光盤等感光抑或磁性材料上構成的聲音影像。其記錄與體現了單位的重要事件和工作活動以及人物之真實情景，相較文字檔案來講，更具直觀性和真實性以及形象生動等特點。為了防止以年度歸檔時間過于漫長導致影像數據的遺失，聲像檔案應當有效掌握及時歸檔之原則，結合重要工作活動的實施完畢隨時歸檔。

事業單位專門檔案歸檔資料應當具備及時與完整性

專門檔案屬于人類的寶貴資料，其作為人類參與社會活動的客觀記錄，是人們認知與掌握客觀規律的主要依據。檔案的構成主要可劃分成收集、整理、歸檔等三個環節，其中的收集階段是檔案構成的關鍵過程，不然檔案則是無米之炊。所以，事業單位專門檔案收集的及時性則顯得尤為重要。如果未及時收集，則極可能把原始資料丟失，等到整理歸檔之時，不僅不能夠保障檔案資料的完整和準確，并且丟失的原始資料一旦彌補將會是非常困難的事情。

（一）專門檔案的歸檔管理

因為專門檔案構成的規律與特點帶有特殊性，主要表現在：1、各種專業因內容性質不同導致在歸檔時間方面不統一；2、一些檔案構成的時間較長，若是專業管理人員歸檔意識差，則容易導致檔案內容遺失。所以，在整理各種專門檔案時，尤其要注重檔案內容之完整性。事業單位專門檔案應當納入到單位檔案管理體系，建構完善各種規章制度，配置專門檔案管理所需要的設施，不斷改進專門檔案的保管環境，保障專門檔案之安全管理。專門檔案保管室與設施要力求達到安全、潔凈，達到沒有塵土、沒有發霉、沒有蟲蛀、沒有鼠害、沒有雜物的程度，保管室溫濕度與消防設備要具備國家規定標準。涉及保密的專門檔案要配置健全的保密設備。事業單位檔案管理部門要定期對專門檔案實施檢查清點，保障檔案不遺失，不損壞。若發覺損壞和蟲蛀以及褪色抑或字跡模糊等問題時，應當及時彌補、復制或者采取其它可行的技術處理手段。

（二）事業單位聲像檔案的收集管理

同樣，事業單位聲像檔案的歸檔工作也存在著這樣的問題，從實際方面來說，影像的存儲方面隨意性較強，所產生的電子圖片丟失的可能性也較大，若是不注重保存與備份，則容易丟失。所以，事業單位檔案部門對聲像檔案之歸檔實施嚴格監督極其關鍵。在收集聲像檔案過程中，不僅要注重對重要工作抑或重要活動構成聲像檔案之完整性，而且還要突出單一影像收集之全面性，譬如：工作或活動的時間與地點以及人物及其內容稱呼等，均要詳細注明，以方便日后的翻閱與利用。

事業單位專門檔案歸檔管理應當注重實效性

通過不斷完善機構設置和不斷強化對檔案管理人員的培訓以及完善管理機制等一系列措施，努力搞好事業單位檔案資料的歸檔工作，實現案卷編目準確與計算機管理。

（一）專門檔案應當依據不同特征分門別類實行單獨管理

專門檔案記錄和體現的內容是事業單位任一方面的工作活動狀況，其外觀未有固定的格式，載體不具一致的標準，因此具有比較單一的內容、比較特殊的模式、多樣化的載體、以及具有固定性的歸檔與針對性的服務對象。因而針對專門檔案的管理則應當結合其特點區別于文書檔案來管理。文書檔案能夠以遵循年代、機構與保管時期實施統一管理，可專門檔案則突出利用之時效性，需結合自身不同的特征分門別類實施單獨管理。譬如：財會檔案與出版期刊檔案能夠依據年度與保管時期實施整理上架；科研成果檔案與聲像檔案則需依據檔案的內容以及不同載體模式分項實施保管；教育工作的學生學籍檔案需以學年為單元實施管理。如此相對獨立的管理形式，會為檔案的查詢利用創造便利條件，參與專門檔案歸檔管理人員能夠不用檔案機構管理人員的幫助可直接查詢本專業的檔案，不僅快捷方便，同時也方便管理。

（二）加強領導 完善制度 做好事業單位專門檔案工作規范化管理

若要搞好事業單位專門檔案工作的規范化管理，我們應當注重如下五個方面的工作：

1、強化領導 健全機制

事業單位各級黨委應高度重視專門檔案工作規范化管理工作，成立了以書記為組長，單位主管領導為副組長，各機構負責人為成員之檔案管理工作核心領導小組，同時至少配備一位專職檔案員，建構完善檔案管理工作制度，構成統一領導，以檔案科室為中心，以各機構為基礎之檔案管理系統，切實保障檔案管理工作之穩定性。

2、統一認識，創造氣氛

為把專門檔案規范化管理做得更加扎實，應當組織全體職員干部開展專題講座，針對《檔案法》等有關法律法規對全體職員干部實施培訓，促使全體職員干部對檔案管理工作能夠有更深層次的系統了解，有效提升全體職員干部對檔案工作重要性的充分認識，大力營造人人參與檔案管理工作的氣氛。

3、遵循標準 保障質量

遵循目前檔案的新規定標準，依據檔案工作實際狀況，逐條規范，查漏補遺，不斷對檔案實施補充完善。具體應當注重如下三點工作：1、進一步強化專門檔案管理的現代化管理，促成庫存多年檔案全部存入計算機實行管理；2、進一步強化專門檔案規范化建設，分類存入計算機管理；3、進一步強化對專門檔案的收集整理及歸檔。

4、增加投入 完善設施

確保專門檔案管理的安全完整，在辦公設施緊張的狀況下，應當優先安置檔案室所需，實現庫房、辦公室各自獨立存在，并且投入資金及時增設、更新換代檔案室設施，譬如：電子計算機、電子打印機、防火滅火器、環境溫濕度計、煙霧報警裝置等，促使庫房符合防火防盜、防鼠防塵等要求。

5、完善制度 科學管理

事業單位檔案工作領導小組應當根據實際狀況，強化專門檔案管理機制建設，建構完善檔案的收集、檔案的整理、檔案的歸檔、檔案的保管與利用等一系列檔案管理制度，促使專門檔案管理逐漸向制度化和規范化以及科學化邁進。

結語

篇(5)

1 當下事業單位文書檔案管理工作存在的問題

（一）對文書檔案管理工作的重視不足

就目前來看，我國事業單位多數沒有意識到文書檔案管理工作的重要作用，對文書檔案管理工作的重視不足，認為文書檔案管理工作僅僅是保存一些檔案，與事業單位的發展并沒有直接的關系。正因為如此，事業單位對于文書檔案管理工作不夠重視，對其投入力度較小，也就不能保證文書檔案的規范化管理以及文書檔案的完整性。此外，重視程度不夠，就不能將文書檔案管理工作的作用完全發揮出來，也就無法起到促進事業單位發展進步的作用。最后，當下我國事業單位文書檔案管理工作基本還沒有實現信息化、科學化管理，信息化建設不夠。

（二）相關檔案管理人員業務素質不高

事業單位文書檔案管理相關工作人員素質不高，主要表現在：文書檔案管理者缺少豐富的管理經驗和專業的管理技能，僅僅是對工作的一些基礎環節比較清楚，并不能妥善應對復雜的工作；事業單位文書檔案管理保密性要求很高，但是部分工作者職業道德素質不高，有些時候會不慎泄密；還有的文書檔案管理者雖然在崗位上工作，但是缺乏責任心，時常感到枯燥乏味，工作積極性不高，工作起來往往是敷衍了事，對檔案保管和分類也不認真，甚至會出現較大錯誤；還有不少事業單位文書檔案管理人員是關系人員或者兼職人員等。總而言之，事業單位文書檔案管理者整體業務素質不高，嚴重影響了事業單位文書檔案管理工作的發展和進步。

（三）文書檔案管理方式較為陳舊落后

雖然現在科學技術得到迅猛發展，計算機普及程度也較高， 但是事業單位文書檔案管理并沒有實現完全的科學化和自動化，有的事業單位仍然還在使用已經淘汰的文書檔案管理軟件，而且也不符合事業單位實際發展情況。甚至于現在還有的事業單位依然使用人工管理的文書檔案管理模式，這就會產生一定的封閉性，不能實現文書檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準確性，影響了事?I單位文書檔案管理工作的發展，此外，由于上級領導對文書檔案管理工作不重視，也會導致管理模式落后，也就不能提供更加科學、合理的方式。

（四）文書檔案管理制度不健全、不完善

雖然目前不少事業單位有文書檔案管理制度，但仍存在文書檔案管理不規范，管理制度也不能嚴格落實等現象，例如：在對文書檔案進行分類、管理的時候沒有嚴格遵守管理制度，文書檔案分類不明確，沒有將不同時間和不同工作性質的文書檔案分開保存、歸檔，而是將其放在一起統一管理，這樣后來者在查找文書檔案時就不能很快找到所需要的文書檔案。此外，還有的文書檔案管理者在存放文書檔案時，圖一時省事而沒有為其生成相應的目錄，這就會給后期查閱文書檔案帶來更大的困難。

2 提升事業單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉變傳統工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業單位文書檔案管理工作，首先需要加強對管理工作的重視，轉變傳統的工作觀念。（1）提高單位領導對文書檔案管理工作的重視。只有領導真正重視起來，才能切實落實檔案管理工作，才能進一步加強對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設施。（2）加強事業單位全體員工的認識，使每個員工都認識到文書檔案對事業單位發展帶來的影響及重要意義，增強每個人的責任意識，保證文書檔案管理工作的順利開展。（3）做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認識到文書檔案規范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態度進行工作，進而促進工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進步。

（二）提高相關人員綜合素質，促進單位穩步發展

提高檔案工作人員的綜合素質是做好事業單位文書檔案管理工作最重要的一個前提。（1）就是要加強檔案管理者專業知識、技能培訓，通過學習新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應用到實際工作中去，不斷創新，以適應新形勢下發展需要。（2）注重培養檔案管理者的職業道德素養、責任意識和奉獻精神，因為文書檔案管理工作一般較為復雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執著的熱情、認真負責的態度以及一定奉獻精神。

（三）創新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應新形勢的發展需要，需要我們對文書檔案管理方式進行創新，提高管理工作效率。（1）創新文書檔案管理模式。充分利用現代新興科技，將網絡和計算機引入文書檔案管理，通過學習，使用管理軟件對文書檔案進行存儲、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進文書檔案管理自動化、數字化、一體化的實現。（2）加大對事業單位新文書檔案的開發力度。事業單位相關工作人員應該積極主動深入基層，而不只是被動接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進行歸檔、分類，以達到更新和擴充檔案庫的目的。（3）加強檔案管理人員的招聘、審核、監督力度。事業單位可以通過采取多項措施，實行公開招聘，將具有檔案管理專業背景的優秀人才吸納到事業單位檔案管理人才隊伍中來，并保障文書檔案管理者提供學習、培訓的機會，打造一批優秀的文書檔案管理人才。

（四）健全文書檔案管理制度，規范化管理文書檔案

（1）建立并完善事業單位文書檔案管理工作制度。各事業單位根據自身具體情況完善當前文書檔案管理制度，并在實際工作中嚴格落實，體現分類存放人性化，調取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。（2）完善文書檔案管理監督機制。在日常生活中要對檔案管理者有一定的監督，對存放檔案定期進行數據整理調查，及時發現檔案管理中的問題，出現記錄出錯或檔案損壞、缺失等情況，要對其進行一定的批評教育，使其工作謹慎、管理規范，加強其保密意識。（3）制定完善的文書檔案管理績效獎懲機制，將檔案管理者的工資福利與工作情況、平時表現掛鉤，對于表現優秀者給予一定的獎勵，對于工作中出現問題人員給予相應的懲罰，以達到提高其工作積極性和工作效率，督促其更好地完成文書檔案管理工作的目的。

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一、做好檔案管理工作的意義

做好檔案管理工作是事業單位持續長久發展的基礎，可以為領導對事業單位的控制和管理提供方便。通過單位檔案，領導可以對員工業績和業務進行分析，從而確定事業單位發展的方向，也可以找到具有潛力的工作人員。

檔案管理工作可以保障單位和員工的合法權益，還可以促進事業單位辦事效率以及質量的提高。檔案管理工作是否具有科學性對事業單位管理水平有很大的影響。

二、事業單位檔案管理工作目前存在的問題

（一）檔案設施十分落后

我國事業單位檔案管理對檔案信息管理系統利用較低，并未將計算機技術廣泛運用到檔案管理中來，很多事業單位的檔案信息化管理就只是將檔案信息輸入到計算機中，并未實現檔案管理的信息化，對檔案的管理有很大的影響。還有的事業單位的檔案管理室十分簡陋，設備也很舊，防范意識不高，辦公條件十分差，對檔案保管有十分大的影響。

（二）事業單位檔案管理工作人員的綜合素質不高

檔案管理工作具有技術性強的特征，作為檔案管理工作人員必須要有良好的職業道德、責任心以及專業素質，但是我國近幾年來，由于對認識制度進行了改革，對機構進行了調整，因此很多沒有進行過檔案知識培訓的人也開始做起了檔案管理工作，他們對檔案管理工作并不了解，對檔案管理的重要性以及責任性的認識也不足，這對檔案管理工作的持續性以及穩定性有重要的影響。

（三）沒有將檔案的作用發揮出來

大部分的事業單位在進行檔案管理工作時，將重點放在了保管、收集以及整理資料上面，沒有注意對檔案資源作用的開發和利用。對檔案進行管理的主要目的是服務于工作單位，在單位進行決策時，提供參考資料，然而，目前對檔案的開發以及利用都沒有加大力度，檔案資源的開發利用程度十分低，嚴重影響了事業單位的發展。

（四）進行規范化管理的程度很低

很多從事檔案管理的工作人員對檔案管理工作并不了解，他們不知道檔案是十分重要的資料，檔案工作是我國的重要事業。也沒有強有力的管理制度對檔案工作進行管理，目前事業單位的檔案管理工作在管理方面十分的混亂，也不夠重視，并沒有意識到檔案管理工作在單位中的重要性，因此，檔案管理中的優勢并沒有被發揮出來，阻礙了事業單位的發展。

三、事業單位檔案管理工作的規范發展措施

為了對事業單位檔案管理工作進行完善，從而促進我國事業單位的發展，根據目前事業單位檔案管理工作的現狀，提出了以下措施。

（一）完善檔案管理制度

為了讓檔案工作朝程序化、規范化以及科學化的方向發展，就必須要建立檔案管理工作制度，結合實際對制度進行完善。員工的考核、業績、合同以及工作效益等材料要如實在人事檔案中記錄，對已經歸檔的材料內容要進行補充和完善。同時還要建立相關制度用來保障檔案工作的順利開展。

（二）提高員工對檔案工作的認識

為了讓員工對檔案工作能夠重視，必須加大對檔案工作的宣傳，對檔案管理人員的職責要明確，完善檔案管理機制。除此以外，還要組織員工對有關檔案工作的法律法規進行學習，促進領導和員工檔案意識的提高，檔案工作人員的職責都要明確，落實。

（三）對檔案的保護條件進行改善

部分事業單位的檔案管理辦公室條件十分差，因此導致工作人員很難對檔案進行管理，所以，有關部門應該對檔案管理工作加大支持力度，從而改善檔案工作條件以及工作設備。

對檔案工作正確認識，對檔案的信息資源合理利用和開發，從而保證檔案工作朝規范化的方向發展，為企業的發展做出貢獻，為廣大人民群眾提供更優質的服務。

（四）對檔案工作人員的綜合素質進行提高

做好檔案工作的關鍵是檔案工作人員，因此對檔案工作人員的素質要進行全面提高。檔案管理工作具有實踐性強、專業性強等特點，因此必須要求檔案人員有足夠的時間以及工作經驗，事業單位的領導者要對檔案人員進行技術培訓，促進檔案人員的綜合分析能力以及文字能力的提高。除此以外，還要對檔案人員的道德進行教育，讓他們有正確的道德觀念。

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一、規范縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理的意義

縣（區）級人力資源和社會保障部門不僅要負責單位內部的人事管理工作，而且要負責（參與）全縣（區）行政事業單位、學校、醫院、國有企業等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規范化、科學化，這樣才能達到服務單位、服務全縣（區）的目標。

1、人力資源和社會保障部門的發展要求規范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關信息，科學的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。

2、其他主體的需求要求規范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負責指導、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區域內部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現信息獲取難、資料借閱手續復雜等問題，相反，如果文書檔案管理規范，則可以為其他單位提供高效優質的服務。

3、文書檔案工作本身的發展要求推行規范化管理。當前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰，這種挑戰要求文書檔案的內容信息化，并積極利用信息化管理工具規范文書檔案管理，如開發出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規范文書檔案管理工作。

二、縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題

雖然我國縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質有待提升等方面。

1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。

2、管理方法相對滯后。管理方法是規范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現規范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關規定科學的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導致管理不規范。其次，信息化手段的利用來看，部分區縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術等管理帶來的便利，沒有開發相應的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統的人工管理，導致規范中規范化難度大。

3、管理人員素質有待提升。管理人員素質的高低直接關系到規范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業素養不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導致其在文書檔案管理中面臨很多專業性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續教育缺乏，由于這一崗位工作創新需求少，人力資源和社會保障部門內部對這一崗位的培訓投入相對不足，難易為規范化管理提供支持。

三、促進縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規范化的思考

文書檔案管理規范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓，加強文書檔案規范化管理設施建設，并制定規范化管理制度，確實推動規范化管理落到實處。

1、加強文書檔案管理人才培訓。首先，要根據人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導整個培訓工作，避免培訓虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業知識，如利用信息化手段進行管理等。