檔案管理的必要性精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的必要性范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

1 檔案工作的現狀及存在的管理問題

多年來,醫院檔案工作的發展情況不容樂觀。新情況層出不窮,老問題不斷涌現,嚴重阻礙了醫院檔案工作持續有效的發展。

1.1 領導重視程度不夠 造成檔案管理和利用的死角。由于醫院做為特殊的服務行業, 具有較強的專業性、技術性。為此個別醫院領導檔案觀念意識淡薄,認為檔案工作可有可無,沒有意識到檔案工作在醫院發展建設中的重要性和必要性。只抓醫療服務質量、經濟效益和社會效益,卻忽視了檔案工作。檔案管理人員配備、設備應用上支持不夠,導致個別醫院檔案室設施配備不健全、人員嚴重短缺、頻繁調動;檔案管理狀況得不到及時改善,出現檔案業務質量降低、信息資源開發不足、提供利用不規范現象,造成了檔案利用的死角。

1.2 制度不全職責不清 造成檔案管理存在的弊病?！稒n案法》中規定,各單位檔案機構必須認真履行的職責:“貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策,建立健全本單位的檔案工作規章制度;指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統一管理本單位的檔案,并按照規定向上級主管檔案部門移交檔案;監督指導所屬機構的檔案工作?！比欢捎跉v史原因和醫療行業特殊性的制約,各醫院檔案管理分設綜合檔案和病案兩個檔案室;在日常工作、生活中形成的文書、科技、會計、實物、音像檔案等由綜合檔案室收集、存檔,業務管理由醫院辦公室負責;而醫療診治中形成的醫療文書檔案、診斷依據、影像檔案則由病案室負責,業務管理由對應專業部門管理;單位的人事檔案,由人事部門專人負責。單位內形成多部門管理檔案的局面。造成檔案管理格局混亂職能不明確。

1.3 檔案專業人員素質參差不齊。目前醫院檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊,沒能從根本上做到與時俱進。表現為專業化、知識化的貧乏,知識面相對較窄,知識結構不合理,學歷偏低,忽視對檔案人員進修培訓學習及交流,導致現代檔案信息科學知識貧乏,這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。在醫院人才培養中,重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育,對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求,致使檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時展,缺乏創新和活力。

1.4 檔案工作硬件投入不足,檔案現代化管理水平不高。個別醫院由于用房緊張,致使檔案用房簡陋根本不具備檔案的收藏和保管。另外,設備陳舊,設施不完善,也制約了檔案事業的發展。隨著科學技術的進步,運用計算機及網絡技術管理檔案的較少,還采用手工收集、檢索、查閱階段,極大的影響了檔案的利用率,不利于檔案的收集、利用和開發。

2 加強醫院檔案管理工作的對策

2.1 加強學習,增強意識。要加強領導和檔案法的學習及宣傳,增強全員檔案意識,特別是領導干部的檔案管理責任意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫院發展的重要內容來抓,與醫院業務建設和未來發展同步規劃、同步前進;要大力宣傳檔案工作,使醫院領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性,認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系,更好地支持檔案管理工作,才能使檔案工作順利開展。

2.2 重視開發,充分利用,發揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立高度的服務意識,努力把本職工作視為人生的追求,做精做細每一環節,要甘于清苦,創造平凡。不斷豐富和完善業務能力,要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源,使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。不斷開展多種編研活動,編寫各種專題匯編,為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。同時加強檔案利用反饋信息的管理,實現各級醫院信息的橫向聯系和資源共享,以滿足醫療、教學和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發揮其社會效益。

2.3 理順關系,健全制度,拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系,健全檔案管理規章制度,是檔案管理的關鍵。隨著科技創新檔案管理手段和水平的提高,必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。明確職能,將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理,統一考核,使檔案管理與醫療業務同步考核評價,同步發展。

2.4 加強培訓,結合實踐,提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平,醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃,全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習給予提高。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷總結探索檔案管理工作,適應檔案業務發展,推動檔案管理水平提高。

2.5 開發檔案資源,為醫院工作服務。檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的,通過檔案深層次開發,提高檔案的使用價值,為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時,通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設。

篇(2)

一、船舶設備資料是船舶企業產品檔案的重要內容

企業產品檔案是指企業在產品設計、加工制造、質量檢驗等全過程中形成的具有保存價值的不同載體的產品技術文件材料。對于船舶企業的產品檔案來說，除了生產圖紙以外，船舶設備資料也是其重要的組成部分。

1.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的完整性維護企業產品檔案的完整性，就是要保證產品檔案的齊全成套，不能殘缺不全。船舶企業僅依靠生產圖紙并不能實現一條真正的船只，缺少了設備資料就相當于一條沒有任何動力的船，只是一個空殼。只有將船舶設備資料歸檔才能反映出船舶在建造過程中的所有活動和整個的歷史過程。

2.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的準確性維護產品檔案的準確性，就是要保證產品檔案同它所反映的對象相一致，保證產品檔案能如實地記錄和反映生產活動的客觀實際，確保產品檔案的質量和真實性。船舶設備資料幾經修改確認后，和最初廠家提供的資料會有相當大的不同，它們是根據每個系列船只，甚至是每條船的實際情況來確定的，并且這些資料的形成過程完全可以由船舶企業控制，能體現設備的準確性和唯一性。我公司曾經為南京長江油運公司建造了70000噸化學品/成品原油輪船，在安裝鍋爐系統時，由于施工期緊迫，且廠家沒有及時提供正確的設備圖紙，導致電纜鋪設錯誤，造成了不必要的返工和一定的經濟損失。可見，船舶設備資料的準確性對于船舶建造的重要性。

3.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的系統性維護產品檔案的系統性，就是要保持產品檔案材料之間的有機聯系，不能割裂分散，雜亂無章。例如，集控臺是在集控室內操縱主機、監控機艙狀態并與駕駛室聯系的重要設備，其上布置有各個系統的多種設備以及各種指示燈、開關、按鈕。所有布置在集控臺上的設備其外形開孔尺寸及接線情況都要有精確的數據，因此集控臺上的設備資料及臺內接線圖紙必須經歷反復幾次的校對與核查，最終完成集控臺的整體設計。所以設備資料和設計圖紙互為條件，互為補充，缺一不可，將設備資料做為船舶產品檔案的組成部分進行歸檔管理，才能確保產品檔案的完整性和系統性。

4.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的安全性維護產品檔案的安全性主要是指兩個方面：一是形式上的安全，即保護產品檔案的載體材料、線條、字跡不受損壞，延長產品檔案的自然壽命。船舶設備資料的樣本是由設備廠家提供的，船舶企業沒有原始的樣本，也無法保證設備廠家能保留這些資料的過程記錄和最終樣本，所以船舶企業保存的這些完整準確的資料一旦損壞或丟失就無法補救。二是內容上的安全，即保守產品檔案的機密，不向外泄露，建立健全產品檔案保密制度、保管制度和檢查制度。船舶設備性能是體現船舶性能的主要指標，一旦記錄這些設備性能的資料丟失或泄露，就相當于整條船技術的流失。目前各船舶企業競爭非常激烈，尤其是近年來船舶建造訂單逐漸由韓、日船廠向中國船廠轉移，中國船舶企業也逐漸由大噸位船舶建造向高科技船舶建造轉變。我們的迅速發展給韓、日船企帶來了巨大的威脅和壓力。他們不僅驚嘆我們建造的船只外形美觀、布局合理，而且感嘆我們建造船只的高性能、高附加值，更想方設法想要探尋我們設備的性能和參數。所以中國的船舶企業要高度重視設備資料的安全性和保密性，保證和維護中國船舶企業在國際上的競爭力。

二、建立船舶設備檔案管理機制對船舶企業具有重要意義

1.建立船舶設備檔案管理機制能為船企建造船只、安裝設備提供有力依據船舶設備的安裝和調試必須有設備安裝圖紙和說明書做為依據。船舶設備科技含量較高、結構復雜，如果沒有設備資料，就無法安裝、調試，設備無法正常運轉，出現問題也無從下手解決。我公司在為新加坡太平集團建造6600箱集裝箱船時，由于鍋爐系統的說明書沒有及時提供，導致船舶交船期推延，造成巨大的經濟損失，而這種無法按期交船的名譽和信譽損失，更是我們無法估量的。

2.建立船舶設備檔案管理機制能為后續船舶設備的選型訂貨提供依據由于船舶設備的功能強大、價格不菲，在參考船舶的需要和設備的性能時，設計人員會和廠家進行詳細反復的技術協商，并簽訂技術協議，而設備檔案就能為此項工作提供依據和參考。我公司在為新加坡萬邦航運公司建造45000噸化學品/成品油輪(CP450MKII)時，就是以46000化學品船(CP450)為設計母型船，CP450MKII船的設備選型完全參照了CP450船，從設備的設計階段、生產階段和安裝調試階段都有準確的資料做為依據，在圓滿交工的同時為我公司大大降低了設計成本，增加了經濟效益。

3.建立船舶設備檔案管理機制是船舶設備維修、檢修和管理的必備條件船舶在交工使用后，會定期返回船企進行保修，船上的設備在使用過程中，會有磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的性能和工作效率。船舶設備檔案是設備維護和檢修的必備條件，能為船舶的返廠保修、保養提供依據。

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關鍵詞：人事檔案；信息化管理；必要性；措施

人事檔案指的是在開展人事管控活動的時候，用以記載和反饋個體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄。

一、加強人事檔案信息化管理的必要性

1、滿足人事檔案使用要求的需要。人事檔案信息數據庫、人事信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格，不過人事機構在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內容，此類信息是當前的數據庫不能夠提供的。要想合理的開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的。建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查閱以及打印了。

2、人事檔案信息管理可以提高利用效率。應該在確保信息高度私密的前提之下，借助信息技術，尋求新的措施，積極利用檔案，發揮出信息的作用，將死板的檔案變為靈活的信息，為社會法發展貢獻力量。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態化管理，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升人事檔案的價值。

3、人事檔案信息管理可以實現資源共享。實施人事檔案現代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。

二、加強人事檔案信息化管理的措施

1、強化人事檔案管理的信息化意識。要想提高人事檔案信息化管理水平，首先就要讓檔案工作人員接受人事檔案管理信息化的觀念，強化他們人事檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對人事檔案管理人員進行信息化意識的培養，營造信息化管理的氛圍，工作人員對人事檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統的人工管理檔案更加順利的轉變為人事檔案的信息化管理，為人事檔案管理的信息化建設打好思想基礎。

2、完善人事檔案信息化管理的設備基礎。先進的信息管理設備是對人事檔案進行信息化管理的物質基礎，為了提高人事檔案管理的信息化建設水平，企業或政府單位一定要加大對人事檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的信息化建設進程的步伐也會加快。

3、提高檔案管理人員的專業素質。人事檔案的管理的主體是相關的工作人員，他們是對人事檔案進行管理的主宰，決定著人事檔案管理信息化進程的速度，要想提高人事檔案管理的建設水平，一定要想辦法提高檔案管理人員的專業素質，提高他們的理論水平，對他們進行一定的計算機操作技術、信息管理技術等相關的培訓，幫助他們熟悉網絡環境操作，還可以引進一些檔案信息管理的專業人才，他們擁有深厚的理論基礎和高水平的管理技術，創新意識強，在他們的帶動下，實現人事檔案管理的專業化，加快人事檔案管理信息化進程。

4、實現所有檔案數據化。有了思想基礎、物質基礎以及專業與技術基礎作保證，人事檔案管理的信息化建設接下來要做的，就是把所有的檔案都形成信息數據，現在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質檔案，需要經過工作人員的努力，把這些材料的原始信息都經過掃描、錄入電腦，還需要設計一個合理的、完善的人事檔案管理系統，將單位內的所有人的檔案進行統一的信息化管理，通過資源共享，在全國范圍內，所有企業的人事檔案數據之間可以互相參考，建立起全國性質的人事檔案信息管理系統，提高人事檔案信息化管理的建設水平和高度。

結束語

綜上所述，加強人事檔案進行信息化管理，可以提高檔案管理工作人員的工作效率，實現檔案資源的共享，方便了企業對人力資源的管理和有效利用。

參考文獻

[1]許慧麗.關于對人事檔案管理的創新研究[J].黑龍江史志.2014（1）

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關鍵詞：文化館;檔案;數字化管理

一、前言

隨著科學技術的不斷發展，數字化技術得到了非常廣泛的應用，為了適應當今社會文化館檔案管理的要求，需要將數字化的管理方式運用于文化館的檔案管理工作之中，進而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實際工作中，要對當前檔案管理工作的不足進行充分的分析，再通過有針對性的引入數字化的管理方式，進而彌補傳統檔案管理方式的不足，經數字化技術充分的運用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數字化管理的必要性

文化館檔案的數字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質的檔案資料輸入到數據庫的服務器之中進行存儲，進而實現檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進行數字化管理的必要性主要體現在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經過長時間的使用會不可避免的發生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴重的影響，因此，將紙質資料轉變為數字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質檔案會占用大量的空間，隨著檔案數量的不斷增多，對其進行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質檔案進行查閱時，會浪費大量的時間，通過將紙質檔案轉變為數字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質檔案的集中管理。

三、文化館檔案數字化管理的問題所在

由于檔案的數字化管理所涉及到的內容較多，而且具有非常強的專業性，在當前文化館檔案數字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數字化處理設備配備不足，某些文化館的數字化處理設備還比較落后，僅配備了計算機和掃描機等最基本的處理設備。在對文化館檔案進行數字化的轉化過程中，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業的數據庫服務器、存儲設備及配套的安全設備。同時，還無法對數字檔案進行有效的共享和進行異地備份，導致數字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業的數字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數字化管理的理念，也就無法對數字化檔案進行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進行系統全面的數字化檔案管理培訓，雖然很多檔案管引入了先進的數字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應的數字化檔案管理知識，也就無法充分的發揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施

為了進一步提高文化館檔案的數字化管理水平，需要結合當前數字化檔案管理的實際情況，采取以下有效的改進措施：（1）加大數字化檔案管理的投入，配備充足的數字化檔案管理設備。文化檔案館要加大檔案數字化管理設備的投入資金，并建立有效的監督機制，確保資金能夠有效的投入到檔案數字化管理設備上。在設備類型的選擇上，要充分的考慮當前文化館的實際需要以及經濟上的合理性，優選出技術先進經濟合理的數字化檔案管理設備，進而提高檔案管理的數字化水平。（2）制定切實可行的人才引進制度和培訓制度，文化館要通過引進專業的數字化檔案管理人員和對檔案管理人員進行有效的數字化管理培訓，進而提高檔案管理人員整體的數字化管理水平。文化館要加大人才引進資金的投入，進而吸引到更多優秀的檔案數字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強檔案管理人員的數字化管理培訓，通過進行系統全面的有效培訓，逐步提高檔案管理人員的整體數字化管理水平。

五、結語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發展的實際要求。通過對文化館檔案進行數字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實際情況進行充分的分析，尤其是檔案數字管理中存在的問題，進而對問題采取有針對性的改進措施，從而提高檔案管理的數字化水平。

參考文獻

[1]趙紅穎.圖書檔案資源數字化融合服務實現研究[D].長春:吉林大學,2015.

[2]彭清清.我國數字檔案館信息資源服務研究[D].合肥:安徽大學,2014.

[3]王鎮.縣級檔案館檔案數字化建設研究—以太原市X縣為例[D].太原:山西大學,2016.

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關鍵詞：醫院檔案管理 信息化 策略

隨著信息技術的快速發展，知識經濟時代下的醫院檔案的網絡化、信息化已經成為一種發展趨勢。隨著患者電子病歷的出現，傳統的醫院檔案管理思想和管理模式已經不能適應現實需要。本文主要針對醫院檔案信息化的必要性以及實現醫院檔案管理信息化存在的問題進行了探討，并且針對存在的問題提出了相應的解決措施。

一、 知識經濟時代下實現醫院檔案管理信息化的必要性

（一）為了確保醫院的自身發展和可持續發展，必須實行醫院檔案管理信息化

醫院的發展需要造就、培養、發現一批優秀的人才，只有掌握這些優秀人才的詳細的檔案材料，才能發揮人才的作用，才能科學合理地使用人才，確保醫院事業的科學有序、健康發展。因此，實現醫院檔案信息化管理就顯得非常必要，它的實現可以延長檔案的壽命，可以充分地利用檔案信息資源，有利于造就、培養、發現為醫院發展的優秀人才。

（二）醫院要想提升管理水平，解決自身存在的問題，需要實行醫院檔案管理信息化

近年來，各級醫院為實現檔案管理信息化都做了大量的工作，但是檔案利用和管理水平仍然較低，技術設備和方法還比較落后，現代化程度還不是很高。對于上述情況就要采取運用先進的手段，改革管理方法，更新管理觀念，從而達到提升醫院檔案管理水平的目的。

（三）社會信息化要求醫院必須加速檔案管理的信息化速度

現代社會人們對具有高價值、時效性強的檔案信息有著強烈的需求，為了盡快實現檔案管理的現代化，各級醫院都在進行檔案信息化建設，以便盡可能地適應發展需要。

二、目前醫院檔案管理信息化建設存在的一些問題

（一）醫院檔案管理信息化意識還有待提高

目前，一些醫院的領導層和工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理信息化建設的意識還很薄弱，這樣就導致了醫院缺少專職的檔案管理人員，檔案管理基礎設施較為落后，這樣就很容易造成檔案材料的破損，縮短了檔案的壽命。

（二）醫院檔案管理信息化基礎設施還需要投入大量資金

醫院檔案管理信息化建設整體規劃主要包括信息化平臺搭建的，要想搞好醫院檔案管理信息化就應當購置復印機、打印機、縮微設備、刻錄機、掃描儀以及一些高性能計算機等設備，另外還要采購需要的相關軟件。同時建設需要的電子產品具有生命周期較短，更新較快的特點，要注意做好后期的維護和升級工作，因此，基礎設施建設需要投入大量的資金，從而對信息化工作的推進有著制約作用。

（三）檔案管理工作人員的綜合素質還有待提高

很多醫院的檔案管理工作人員對信息化的檔案管理了解較少，也沒有經過專門化的培訓，這樣就導致工作人員信息化素養與需求差別較大，直接對醫院檔案管理信息化的規范和科學帶來很大的影響。

（四）醫院檔案管理信息化建設標準規范體系還需要進一步完善

要想較好地建設醫院檔案管理信息化建設，就應當有統一的檔案管理模式和檔案管理制度標準，使檔案管理工作做到規范化、標準化，但是目前已有的標準規范還不能滿足醫院管理信息化高速、科學有序的發展。例如，醫院檔案信息分類編碼標準不統一、不完善，缺乏規范統一，計算機軟件的實用性、軟件的通用性存在著一定的問題，一些工作中用到的軟件的開發沒有統一的規劃，這些直接影響著醫院檔案信息化建設的速度，也制約著檔案信息的共享程度和范圍，從而導致檔案信息資源不能有效地得到利用。

三、知識經濟時代下實現醫院檔案信息化應采取的策略

（一）努力提高醫院檔案管理人員的綜合素質

對于醫院檔案管理信息化建設來說，加強對醫院檔案管理人員的綜合素質的提高是非常必要的，這樣就要求醫院檔案管理人員能夠利用網絡系統進行統計、借閱、檢索、編目、整理、收集工作。醫院檔案信息化管理工作人員不但要有檔案管理的基礎知識，還需要掌握計算機操作一些基本技能，這就要求對管理人員加強專業知識的培訓，提高他們的文化素質，以適應信息技術、計算機技術快速發展的需要。

（二）加大資金投入力度，做好信息化建設硬件和軟件的配套工作

要想使醫院檔案管理工作信息化就需要建立穩定的管理體系，因此就需要加大資金對檔案管理信息化建設投入力度，要保障醫院檔案信息化建設所需的硬件和軟件的配套。同時醫院的檔案信息化建設要與醫院的網絡建設保持同步，做好內部局域網建設，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用效率。

（三）要認真做好檔案的標準化管理

醫院檔案應當做到標準化處理，在醫院檔案管理的各個步驟、各個環節，從檔案材料的收集、整理、歸檔、錄入等工作都要目的明確、條理清晰，避免漏錄檔案材料內容，保障檔案的真實完整。同時還要遵循國家有關規范和標準，吸收相關行業的管理標準，健全有關電子文件管理的制度、標準、規范。醫院檔案管理信息化工作，要努力做到多途徑、多渠道地開發檔案材料資源，使醫院檔案資料為科研、教學、醫療服務，為醫院各項工作服務，更好地為患者、醫務人員、有關部門以及整個社會服務，從而提高醫院檔案信息資源的利用效率。

參考文獻：

[1]龍萍.醫院檔案管理信息化的幾點思考[J].山東檔案,2008(4)

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【關鍵詞】固定資產；檔案管理；必要性；策略

隨著這些年來的不斷發展，國家不斷進行撥款、投資，企業隨著規模的增大，不斷進行擴建、改造，在這個過程中產生了許多固定資產投資項目檔案，這些檔案具有不可忽視的作用，是項目建設的前期重要準備，因此我們要想做好項目建設，建立檔案管理制度是當務之急，檔案管理主要由檔案管理工作者負責，他們的目標是使檔案能夠系統化的、規范化的進行管理，發揮出檔案管理制度在項目建設過程中的價值。

一、建立檔案管理制度的必要性分析

（一）實施固定資產投資項目檔案管理難度比較大、操作比較困難。在公司項目運轉過程中，伴隨著項目的不斷推進、增多，固定資產的投資也不斷加大，相應的，需要建立的項目檔案數量也在不斷增加，相關檔案的內容包括項目的申請、審批通過、施工、生產前的準備以及竣工和投入生產等，固定資產項目投資檔案管理的目的是為項目建設管理、科研生產、竣工驗收等工作服務，這樣看來，固定資產檔案管理制度建立是一項艱巨的任務，它在投資項目建設過程中占有重要地位；其次，企業在項目投產、建設時伴隨著大量的文件資料產生，這些文件資料復雜凌亂，包括專業技術類和管理類等，同時對于檔案的信息載體形式也是多種多樣、種類繁雜、數量大，我們在進行檔案管理時就會產生許多困難；再次，在整個項目建設過程中，涉及不同部門，文件的收集也存在一定困難。一般情況下，我們在進行項目建設時，要涉及不同的部門和機構，各個部門之間項目協作，相互監督，關系特別復雜，處理特別困難，這就會導致我們在處理檔案時難度加大。再加上由于項目文件資料始終貫穿在項目建設的過程中，會導致檔案收集的時間比較長，耗費精力比較大，對收集工作帶來巨大挑戰。

（二）固定資產投資項目檔案管理要求高、涉及面廣。投資項目檔案是能夠完整，全面的揭示項目建設全過程的原始文件資料，它是一筆無形的價值財產，也是進行審計、監督、驗收的重要依據。因此，檔案管理工作者在做檔案管理工作時要注意把檔案完整進行歸檔。我們在進行檔案管理時，就是為了使檔案能夠完整表現出來，發揮其應有的作用。因此，我們必須要進行投資項目檔案管理。

二、建立檔案管理制度的實施對策

（一）建設工程項目的檔案內容要全面、細致、完整的反映建設過程中的真實情況。文件的內容一定要按照國家規定進行設計、施工和監理等，文件在書寫過程中不得采用容易褪色的書寫材料書寫，文件在書寫過程中筆記一定要清晰、所繪制的圖表要表達完整，簽字手續要齊全；項目檔案在組卷過程中要按照規定好的組卷原則進行組卷，項目施工文件的組卷方式包括有按結構階段、專業方式組卷，而項目竣工圖組卷方式更加多樣化，包括采用水電、環保、建筑等的形式進行組卷，在進行檔案管理的時候，注意防盜、防潮、防塵工作。

（二）改變檔案管理的傳統模式。采用計算機進行管理，對項目建設過程中的文件資料必須要及時按照類別實時輸入到電腦中去，進行計算機監控和管理，利用計算機技術分門別類的把膠片、紙質、錄音、錄像等進行數字化歸檔，然后對資料進行整理，歸檔到網上，然后跟各子公司進行共享，提高檔案資源利用率，讓檔案信息循環利用。

（三）改善項目建設檔案管理工作者的管理檔案水平。檔案工作者缺乏一定管理知識，因此要進行全面的培訓，從底層到高端，從軟件到硬件等技術知識都要進行詳細全面的學習。不光檔案工作者，我們對于參加的單位也要進行適當的培訓學習，讓他們能夠了解基本的檔案管理的意義；檔案管理人員必須要具有極強的適應能力，因為一般檔案管理工作者的工作環境比較封閉，要不斷的重復做類似的工作，一般情況下會產生厭煩感，同時又因為檔案管理工作者在檔案管理中是不可或缺的，我們在檔案管理時必須要發揮好工作人員的主觀能動性；檔案管理工作者要能夠善于總結與歸類，善于將這些毫無頭緒的文獻資料整理的井井有條，這就必須要求具備強烈的責任心、使命感以及善于運用語言文字，只有這樣，檔案管理人員的價值才能被社會認同，檔案管理人員才能引起足夠重視，才能使檔案管理工作高效進行。

（四）將項目檔案管理工作納入到合同管理中去。隨著社會不斷發展，經濟體制的不斷進步，合同管理必然對檔案管理產生一定影響。我們必須要明確，在簽訂合同時，參與建設的部門跟建設單位必須要把檔案管理納入進去，并且要詳細注明具體條款，這樣能夠明確責任，利用合同來約束參建單位，讓他們及時有效得把資料收集起來。

（五）項目檔案管理的驗收工作是檔案管理的最后一步，它是為項目驗收做好鋪墊。檔案驗收是為了保證項目檔案的完整性，同時它還能提高建設項目竣工驗收的水平，因此，項目所有文件已經歸檔并通過項目單位自查符合項目檔案管理要求后，應該積極向上級機關申請專項驗收。項目不同、單位不同，它的項目檔案管理方式也各不相同，我們必須要根據特定項目的檔案特點，不斷開展管理制度的創新。

三、結束語

我們在檔案管理實施過程中常常遇到一些新的困難，面對這些問題，我們要替企業著想，把眼光放長遠，本著認真負責的態度，做好固定資產項目投資檔案管理的工作。

參考文獻：

[1]余湘,藏國宇.淺談企業固定資產投資項目檔案管理[J].機電兵船檔案,2014(3):48-51.

[2]石麗.論固定資產投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案,2010(3):54-56.

篇(7)

吳錦

天津市河北區天興建設開發公司

摘要：本文分析了國有企業檔案信息化管理的必要性，探討了當前我國國有企業檔案管理信息化建設的現狀及問題，并在此基礎上探索了國有企業檔

案信息化管理的有效途徑。

關鍵詞：國有企業 檔案管理 信息化 途徑

企業檔案是對企業的發展運行和生產情況的詳細記錄，是企業經營管

理中重要內容和信息資源，是企業未來決策的有力輔助工具，是企業發展

過程中積累的巨大財富。隨著信息時代的到來，利用現代計算機技術，管

理和創新國有企業檔案資源，實現檔案管理的信息化建設是國有企業檔案

管理的必然趨向。只有不斷整合國有企業發展運營中的潛在無形信息，拓

寬檔案管理的深度和廣度，科學合理的管理和應用檔案資源，才能促進企

業管理水平穩步提高，逐步形成國有企業核心競爭力。

一、新形勢下國有企業檔案管理信息化建設的必要性

1、信息化建設是信息社會國有企業檔案管理的必然趨向

隨著我國進入信息時代，國有企業中電腦不斷普及，辦公自動化軟件

趨向于常態化，企業管理平臺也不斷更新升級，這些都對傳統的檔案管理

模式產生了巨大挑戰。辦公自動化催生了聲像、視頻等檔案資源，使檔案

形式更加多樣化，檔案信息化管理勢在必行。同時，國有企業作為國家經

濟的重要支柱，其檔案信息對于國家經濟和社會研究具有至關重要的作用，

具有較高的研究價值，只有對檔案信息進行系統的、科學的信息化數字處

理，才能使其發揮更好的決策服務。

2、檔案管理信息化建設是促進國有企業發展的有力保障

檔案管理是企業經營管理的重要內容，是企業經營狀況的重要記錄和

歷史濃縮。首先，檔案具有情報和憑證作用，是企業經營決策的重要參考，

也是企業保持自身價值的重要保障；其次，檔案的信息化管理的方便快捷，

一定程度上緩解了我國國有企業檔案管理系統落后、檔案管理人員效率低

下、檔案資源利用率低等問題，創新了企業管理平臺體系，提升了企業管

理效率，使企業檔案管理實現了長期保存和快速查詢的高效模式，為企業

的健康有序發展提供了強有力的支持。

3、檔案管理信息化建設是國有企業優秀文化的重要體現

文化是企業發展的三大領導力之一，是企業發展壯大的重要因素。而

檔案資源中蘊藏著企業文化的基本要素，因此，要充分挖掘國有企業的文

化價值，就需要大力加強檔案管理的信息化建設，以服務企業文化要素的

提取和整合。同時，企業檔案信息化管理也是企業成為信息時代現代企業

的重要體現，只有保證管理理念和模式的創新和與時俱進，才能不斷豐富

企業文化的內涵，才能形成具有強大凝聚力的優秀企業文化。

二、我國國有企業檔案信息化管理現狀分析

1、國有企業檔案管理意識淡薄，管理體制滯后

在激烈的市場競爭環境下，部分國有企業認為檔案管理工作僅是一項

事務保存工作，與企業的經濟效益關系不大，檔案管理意識淡薄，對檔案

管理相關投入不及時、不到位，這就導致我國部分國有企業檔案管理信息

化與企業生產信息化脫節，管理體制落后。國有企業檔案管理普遍存在分

散管理、不系統、零亂化的問題，企業對檔案信息的利用也缺乏統籌的規

劃，并沒有真正實現檔案資源的數字信息化和整合共享，也缺乏完備的檔

案信息資源庫。

2、檔案管理人員的管理素養與信息化要求不相符

當前，我國國有企業檔案管理人員普遍存在年齡老齡化，計算機應用

能力不強，接受現代信息技術能力差，檔案管理專業素養缺失等問題，與

信息化建設的需求嚴重不符。同時，部分國有企業在認識到檔案管理的重

要性之后，積極推進檔案管理的信息化建設，但是卻片面的認為檔案管理

信息化即為檔案存儲信息化，檔案管理人員即為輸錄存檔工，從而只重視

了檔案管理系統的建設，卻忽略了檔案資源的利用和信息安全等重要問題。

因此，掌握信息技術和知識管理能力的案管理人員是國有企業檔案管理信

息化順利推行的重要保障。

3、國有企業檔案管理相關制度不健全

嚴格的規章制度是高效的管理水平的前提條件。我國國有企業已經具

有關于檔案管理的相關制度和法制，但大部分卻是針對傳統紙質檔案。當

前，我國國有企業檔案信息化管理尚不夠規范，對信息化過程中的信息網

絡安全等新興問題法律約束仍存在漏洞。隨著檔案管理信息化的快速發展，

國有企業在檔案管理的過程中也需要樹立先進管理理念，建立健全檔案管

理制度。

三、我國國有企業檔案管理信息化建設有效途徑探究

1、深化檔案管理思想，增強檔案信息化管理意識

信息化的發展對企業檔案管理產生了重要的影響，使我們越來越清楚

的認識到檔案信息化管理的迫切性和重要性。（一）、國有企業要做到領導

重視，這是檔案管理信息化建設的首要前提。只有將檔案的信息化管理提

到議事日程，納入企業整體規劃，檔案管理信息化推進過程中的基礎設施

建設、應用系統建設、人才隊伍建設才能得以良好的保障。（二）、要深化

檔案信息化管理思想和管理意識，樹立以信息化促進檔案發展的理念，探

索檔案管理的的新思路和新方法。（三）、企業管理者要對企業當前檔案管

理現狀深入了解，針對信息化過程中存在的問題制定具有針對性的解決措

施，提高檔案管理人員推進信息化建設的信心和積極性，為信息化的順利

實施提供有利條件。

2、創新企業檔案管理模式，加速檔案管理人才培養

當前我國國有企業的檔案管理存在諸多問題，為檔案管理信息化的建

設帶來諸多隱患。要想打破僵局獲得出路就必須破除傳統管理模式，創新

檔案管理思路，大膽探索嘗試，緊跟社會信息化腳步，加快發展國有企業

檔案管理信息化建設。信息化建設的主導因素是檔案管理人員，打造一支

具有過硬的政治素質、扎實的信息技術能力、卓越的管理技能的專業團隊

對檔案管理至關重要。國有企業要利用自身優勢，積極開展相關培訓，采

取“請進來、送出去”的雙向學習模式，著力提高從業人員檔案管理理論

知識和實踐技能。同時，企業管理人員也要通過自學，發現自我素養與信

息化要求的差異所在，主動學習充電，為構建規劃化、科學化、數字化的

現代檔案管理打下堅實基礎。

3、加強檔案管理基礎設施建設，構建檔案資源共享平臺

首先，國有企業要加快檔案管理的基礎設施建設，創建優良的網絡環

境、硬件環境和軟件環境，這是檔案管理信息化建設的必要條件。同時，

要不斷強化信息技術在檔案管理工作中的運用，切實提高檔案管理的有效

性和科學性。其次，要利用現代信息技術，搭建國有企業信息收集、存儲、

傳輸的統一平臺，提高檔案資源的管理效率和利用率，實現信息的共享。

再者，國有企業應努力搜集和整理零散檔案資源，挖掘和整合自身檔案資

源，依據自身特點，建立國有企業專門檔案信息知識庫，讓檔案資源成為

企業的共享文化傳承和永久知識財富，使企業永葆旺盛的生命力。

4、建立健全檔案管理制度，推動檔案管理標準化建設

（一）、完善的制度約束是檔案管理信息化建設的前提保障。檔案的信

息化管理要順應新形勢，廢除落后的制度條例，以信息化的視角不斷完善

規章制度，建立信息安全預警機制等制度，確保制度的合理性、全面性和

可操作性。（二）、要堅持以制管人，依制管理，向制度要效益的原則，努

力做到檔案管理工作紀律嚴謹，責任明確，分工合理。（三）、要逐步實施

檔案管理的標準化建設。國有企業要積極參與和參考國際質量認證的貫標

活動，在檔案信息化管理的過程中，進一步規范和統一術語，在檔案管理

中采用國際標準，確保檔案管理在數據采集、檔案儲存、資源使用中的標

準化和準確性，以保障國有企業檔案信息的安全。

參考文獻

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