檔案管理要求精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理要求范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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隨著社會的發展和進步，電子檔案管理已經逐步取代傳統的紙質檔案管理，成為檔案管理領域的發展趨勢。但我國檔案管理機構和組織在實施電子檔案管理過程中，經常會遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結了電子檔案管理存在的幾點問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進一步完善提供資料參考。

關鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實現檔案的信息化管理，是現代檔案管理發展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經常會出現一些問題。這些問題嚴重影響了檔案管理的質量和檔案的調用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，如何在應用電子檔案管理過程中，優化電子檔案管理系統，利用信息技術提高檔案管理工作的效率，已經成為檔案管理領域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統的紙質檔案文件的原始性比較容易界定，紙質檔案的原始性能夠通過內容、載體、形式表現出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質只是一組數據，基于二進制生成的檔案數據在傳輸時不會發生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經成為制約電子檔案管理水平發展的關鍵問題。

2.2真實性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質檔案通過處理技術處理為完整的電子檔案。在檔案轉錄過程中，極易由于轉錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質量。由于電子檔案儲存與數據庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質，也容易導致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲與數據庫中，但當遇到檔案需要調用時，則會從數據庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復制過程中程序出現問題，或者設備出現故障，很容易導致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質為電子設備，因而這些設備比較容易受到環境的影響，導致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網絡安全一直是我國在互聯網建設和發展中的工作重點，但由于互聯網屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數據在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數據庫被黑客攻擊，數據庫中存儲的數據就會遭到黑客的篡改，影響數據的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執行更為科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。

3.3建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態。

3.4規范電子檔案的利用制度

規范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據，對其使用權限進行合理的限制，可根據各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現代檔案管理的發展的必然方向，其技術應用和發展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現對檔案資料的數字化管理的同時，為社會提供更加優質的檔案管理服務，為社會的進步和經濟的發展做貢獻。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮農牧業技術綜合服務中心

參考文獻

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一、檔案管理工作改革的困難和重點

（一）檔案交接制度不嚴謹。每年，巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。

（二）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。

（三）當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，造成嚴重的后果。當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。

二、檔案管理工作的對策及思考

（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。

（二）檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

篇(3)

1 提高覺悟，牢固樹立政治意識

古人云：“欲治國，必先治品性。”責任心養德，更能樹德，它是一種理性的代表，是人最基本的道德觀。檔案工作是一項業務性管理性很強的工作。檔案工作者的政治覺悟、道德素養、知識能力決定著檔案工作水平的高低，關系到國家經濟建設和檔案事業的發展。為此，檔案工作者一要有堅定的理想信念，增強宗旨意識，樹立服務思想，立足本職工作。二要自覺樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，以我們黨在新時期的一系列新的理論、思想和方針政策指導我們的思想和工作，做一個政治強業務精、作風好的高素質檔案工作者，為改革和發展服務。三要根據檔案工作的特點、規律和發展要求，增強責任感和事業心，牢固樹立愛崗敬業、秉公守法、求實創新等思想觀念，為做好檔案工作奠定良好的政治基礎。

2 嚴守紀律，培養良好職業道德

檔案工作者的職業道德是根據社會道德結合檔案專業特點，對檔案工作者提出的日常行為準則和道德規范，它是職業道德在檔案領域中的具體體現。

2.1 遵紀守法，嚴守秘密

檔案工作是一項不同于其它行業的服務性工作，是按規定和一定程序為單位為社會提供檔案服務，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業的科研的一些機密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關系，在確保安全的情況下充分開發利用。

2.2 淡泊名利，熱心服務

檔案工作的職業特點和工作手段決定了它本身是一項服務性很強的工作。其出發點和最終目的，就是為工農業生產、科研和精神文明建設服務，為各項社會工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務性工作，只能通過服務對象進一步創造服務，這就決定了服務效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經濟效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務，這是檔案工作者最基本的職業要求。

2.3 態度嚴謹，作風扎實

檔案工作是一項科學性、服務性和技術性較強的工作，更是一項復雜、細微、煩瑣的工作。嚴謹細致踏實的工作作風，是優質服務的前提條件。這種工作作風，體現在檔案整理、管理、利用的各個環節，任何一點差誤都會給其它檔案管理環節和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費。

3 潛心學習，努力提高專業素質

3.1 認真學習，熟練掌握檔案專業知識

檔案工作者必須系統地學習、掌握檔案專業知識。檔案業務理論來源于檔案工作的實踐，反過來檔案工作的實踐又迫切需要檔案專業知識的指導。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業發展過程中出現的新情況、新問題，不但需要一定的科學知識，而且需要較好的專業理論水平。只有這樣才能將工作中的新現象、新經驗提到理論的高度來認識，從而在實踐中不斷總結、補充、發展、完善專業理論。

3.2 與時俱進，主動掌握現代化檔案管理技術

隨著檔案門類日益增多和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，檔案管理方面的科學化，現代化設備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現代技術知識。只有這樣，具體工作才能得心應手。

3.3 廣采博取，努力學習科技檔案相關知識

檔案工作和其它專業工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業知識之外，還必須對于一些基礎和相關知識有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認真學習并掌握一定的農業科研知識，只有對農業科研規律、農業科研項目等有一定的了解，才能對農業科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準確

效。另外，還要不斷學習提高語言文字水平。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，如果不具有扎實的語文知識就很難勝任這項工作。

篇(4)

一、人事檔案現狀及存在的問題

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

2、人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

5、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對策及思考

1、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4、積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

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關鍵詞：高職院校；人才強校；人事檔案管理

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才強?！笔歉呗氃盒？焖侔l展的重要戰略，穩步實施“人才強校”戰略，離不開教學科研水平的提升，而教學科研水平的提升取決于人才素質的高低。作為人才信息縮影的人事檔案，是人才在教學、科研、管理服務等工作中形成的原始記錄。人事檔案管理對高職院校內涵建設、人才選拔與使用、人才預測和培養即打造一支高水平師資隊伍和干部管理隊伍具有重要價值與作用?？茖W管理人事檔案有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好地選拔培養和使用人才。但由于種種原因，人事檔案管理工作在高職院校人才隊伍建設中的作用往往被忽略。筆者試圖探尋人事檔案管理在高職院校實施“人才強?！睉鹇灾械闹匾饔?，以引起高職院校各級領導及廣大教職工對人事檔案管理工作的重視，加強人事檔案管理，促進“人才強?！睉鹇缘捻樌麑嵤?。

一、做好高職院校人事檔案管理工作對實施“人才強校”戰略的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才的基本情況、學識水平、工作表現、工作業績等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據，也是針對人才個人特點進行“量體裁衣”，幫助人才在教學、科研、管理服務等方面建功立業的重要工具。

1.做好高職院校人事檔案工作，有利于充分發揮人才的特長優勢。高職院校是發展全民教育、培育社會各類技術型人才的集中地，建設一支高素質高水平人才隊伍是院校興旺發達的生命線。特別是近幾年各院校逐步引進一批高學歷、高職稱人才充實師資和管理隊伍，這些人才有著不凡的奮斗經歷和突出的業績。他們的人事檔案如果記載清楚、內容齊全，對于高職院校而言會是一筆豐厚的財富，能有效作用于“外樹形象、內強素質”。同時，鑒于個人的優劣表現均有可能被記入檔案，影響長遠，因此教職員工會時刻警示自我，本著對自己、對歷史負責的態度，最大限度地發揮自身的潛能和智慧。

2.做好高職院校人事檔案工作，有利于對人才進行針對性的培養和使用。人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、整理、保管與利用的基礎上，應該對檔案材料所反映的信息進行分類、統計和分析，形成有針對性的報告，在學院制定人才隊伍建設規劃、師資培養培訓計劃以及教職工的職稱晉升、干部選拔等方面，提供符合客觀實際的科學數據支撐。在學院整體干部隊伍建設方面，可以根據人事檔案所反應的材料，從人才崗位設置、人員調配以及后備人才選拔等方面，向人事部門提出合理性的建議和意見。在教師隊伍建設方面，在專業教學團隊建設、教師招聘計劃、教學名師培養、雙師素質提升等人才培養項目和評優推優等工作中，人事檔案可以在項目和人選確定、培訓計劃與培訓內容等環節發揮積極和權威性作用。在職稱晉升與學歷提升等方面，可以通過對人事檔案分析，查找出教師真正需要填補的是外語培訓、專業進修，還是科研成果，并在材料組織方面提出有針對性的建議。人事檔案管理部門應該主動變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強?！睉鹇詫嵤┑倪M程中，發揮自身的能動作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”。

3.做好高職院校人事檔案工作，有利于引進優秀的人才。高職院校所引進的人才，應該是人才隊伍專業結構、學歷結構、職稱結構以及年齡結構中最緊缺的，又不能在內部調劑補充的人才。人事檔案反映著人才專業、學歷、職稱、特長、研究方向、教育背景、工作及進修經歷等第一手最真實、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對檔案材料信息進行匯總、統計、分析的基礎上，對學院所制定的人才引進計劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對前來應聘人才的檔案進行專業分析，辨別真偽、預測人才的價值，協助人事部門對所引進的人才進行把關，確保所引進的人才各方面符合實際需要，促進人才合理梯隊的構建。

二、高職院校人事檔案管理存在的主要問題

高職院校在實施“人才興?！睉鹇赃^程中，往往把精力直接地集中在“人才引進”、“師資培訓”、“科研項目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據慣例”、“參考兄弟院校的做法”的基礎上，卻忽略了源于人事檔案的有關數據分析和前瞻預測。這主要是因為人事檔案在自身建設和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現在如下幾個方面。

1.對高職院校人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識不足，認為人事檔案就是收集、整理、保管等事務性工作，與教學和科研工作沒有直接聯系，也不能為單位創造經濟效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應付人事任免、勞資等日常工作及查檔工作就行。因此，人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習以為常，不主動拓展工作內容，不主動為學院的教學、科研，特別是人才建設工作提供依據和參謀作用。

2.高職院校人事檔案材料不齊全、補充不及時。目前，人事檔案都是套用干部檔案的模式管理，進檔材料大多側重于反映“政治歷史”，專業、科研、誠信等方面材料缺乏。加之重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動狀態，體現在人事檔案歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，被動等待送材料上門而不主動索取和補充，更不會根據工作的需要調整和增加歸檔的項目，一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現人才的現狀，對人才建設工作沒有參考價值。

3.高職院校人事檔案管理手段落后。很多人事檔案往往停留在紙質檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進行人員信息的查詢和檢索，更無法實現對人才信息的篩選、排序、分類及匯總。由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費，人事數據對決策的參考作用常常處于被動狀態，而且作用十分有限。

4.高職院校人事檔案管理隊伍有待加強。由于重視不夠，高職院校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致人事檔案建設滯后，問題不少。即使有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統的檔案專業知識和技術的培訓，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行，這對于人事檔案建設本身以及人事檔案對人才管理的貢獻方面，都會造成極大的損害。

三、加強高職院校人事檔案管理工作的有效措施

1.加大宣傳力度，高度重視人事檔案管理工作。高職院校人事檔案工作，是高職院校工作的重要組成部分，人事檔案是學院教育教學、科研、職稱評定、人才選拔、干部聘任等工作的重要信息依據，是人事工作的核心內容，是干部、教師隊伍建設的重要基石，是確保學院順利實施“人才強?！睉鹇圆豢苫蛉钡囊恢е匾α?。學院領導要提高認識，在人才隊伍建設工作中給人事檔案管理工作交任務、壓擔子，充分發揮人事檔案對人才隊伍建設的作用。同時，在人員、設備、庫房以及人員培訓方面，對人事檔案部門給予足夠的重視和加強。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認識到人事檔案對學院發展、人才隊伍建設以及個人發展方面的重要意義，領會和掌握人事檔案材料收集和利用的專業知識和相關規定，人人主動支持人事檔案部門的建設，及時將教學、科研工作中產生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。

2.加強人事檔案管理隊伍的建設。高職院校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行建檔、歸檔、整理及開發利用。應該挑選在政治上可靠、保密意識高、工作責任心強且綜合素質高的人員擔任人事檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機專業知識的人員參加人事檔案管理工作，充分應用科學的管理理論、方法和手段來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。要落實有關政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優秀的人才安心從事人事檔案管理工作。要加強人事檔案業務培訓，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業技術培訓和各種有關人事檔案方面的學術交流活動，不斷提高業務知識和技能。

3.健全人事檔案管理制度，開發人事檔案多方面的功能。要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴大人事檔案原有的內涵，豐富一些有價值的內容。要加強宣傳與培訓工作，把有關人事檔案的制度和規定上墻報和校園網，使各部門和個人都能把符合歸案要求的材料按規定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準確。在此基礎上，明確人事檔案管理部門關于人事檔案開發利用的職責，實現人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規運行，主動形成針對性的報告，為學院各項決策提供參考和借鑒。

4.增加人事檔案的個性特點管理。加強專業能力、工作能力、工作業績、誠信等信息紀錄，提高人事檔案的利用價值，有利于人才的引進、人才的培養、人才的使用、人才的流動及人才的競爭。提高高職院校對人才專業能力、誠信等各方面的綜合評定，提高對人才的有效利用。

總之，高職院校人事檔案管理部門應該主動適應高校改革與發展的需要，主動加強自身建設，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價值，努力成為高職院?！叭瞬排d校”戰略中最重要的一支推進力量。

參考文獻：

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[3]譚巧燕.加強高校人事檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2007，（3）.

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1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。

1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。

1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。

2醫院檔案管理工作的特點

醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:

2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。

2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。

2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。

3醫院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

【論文關鍵詞】醫院；檔案管理；新思路

【論文摘要】檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫院檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對醫院檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對醫院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過對醫院檔案管理工作的論述，提出了醫院檔案管理的新思路。

參考文獻

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[關鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量

項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性

固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任?！睂㈨椖繖n案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。

（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。

三、結 語

檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。

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