檔案管理風險精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理風險范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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1 房地產檔案管理風險相關問題

1.1 信息化風險問題

互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。

1.2 投資風險問題

投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。

1.3 知識產權風險問題

現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。

1.4 人員素質有待提高

互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。

1.6 檔案管理技術手段較為落后

在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。

2 房地產檔案管理風險的應對策略

2.1 房產檔案抵御風險的能力

房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。

2.4 提高工作人員的素質

房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。

2.5 做好房地產檔案的風險評估工作

在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。

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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。

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關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險；有效控制；方法

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免電子信息檔案風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1、積極引進最新技術。

計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3、及時消除風險。

為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，我們尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及時進行預防和保護。

為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解電子信息檔案風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，很多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，我們都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散電子信息檔案風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估電子信息檔案風險的措施

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【關鍵詞】會計師事務所；會計檔案；管理；風險控制

在目前日益發達的經濟活動中，會計師事務所的業務量越來越大，隨著各項經濟法規的不斷健全完善，對會計師事務所的執業要求也越來越高，會計師事務所面臨的執業風險也越來越大，對于會計師事務所來說，會計檔案的保管無疑是風險控制中重要的一環節，也是會計師事務所內控管理的重要措施。

一、會計師事務所面臨的主要風險

會計師事務所在執業過程中面臨的主要風險是訴論風險，經常被作為第二被告要求承擔民事責任。會計師事務所的審計業務和驗資業務都可能帶來訴訟風險。如某些企業想從銀行騙貸，銀行要求必須有會計師事務所提供的審計報告，企業就會利用較高的審計費誘惑，要求會計師事務所出具虛假的審計報告，虛列企業的盈利和資產總額，使企業的財務指標符合銀行的貸款要求，在銀行放貸后，企業將資金轉走，等到貸款到期，企業可能人去樓空，給銀行造成壞賬損失，這樣銀行將會把企業和會計師事務所作為第一第二被告，要求承擔賠償損失，如上世紀九十年代沈太福非法集資案，北京長城會計師事務所就因此而作為第二被告要求賠償損失，最后事務所被迫解散。

除了企業銀行騙貸外，還可能因出具不實審計報告，通過虛假的盈利信息，誘導投資者購買股票，結果因股票暴跌而被股民索賠，早期如銀廣廈案，近期的綠大地，萬福生科等股民索賠案。為其承擔審計業務的會計師事務所除了要承擔民事賠償外，還被證監會處以高額罰款，損失極其慘重。

驗資業務的風險也不容小覷，現在有很多不法之徒為了詐騙錢財，通過注冊虛假的公司，進行虛假的購銷業務，在注冊公司的過程中，客戶會將公司注冊手續外包給公司，由公司墊資進行注冊，再由公司找一家會計師事務所出具驗資報告，并給予較高的驗資費用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對方的情況下，會要求出具驗資報告的會計師事務所承擔連帶責任，這種案例已屢見不鮮。

由于會計師事務所在執業過程中會接觸到企業的商業秘密，負有對知曉的商業秘密保密的責任，如客戶的重要客戶、重要的供應商、重要的配方、采購價格、成本購成及管理模式等，都負有為客戶保密的責任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會對會計師事務所進行索賠。

所以會計師師事務所在開展審計和驗資業務時，除了要求具有業務勝任能力外，還必須盡職盡責，做好審計基礎工作，通過檢查、監盤、觀察、查詢及函證、分析性復核等手段獲取充分必要的審計證據，做好審計工作底稿并保存好審計證據，形成能獲得審計證據支撐的審計或驗資結論，一旦發生風險，如果所獲證據真實充足，在訴論過程中也會減輕自己的責任。

二、目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題

我國從1991年恢復注冊會計師統一考試以來，到現在已有二十多年時間，注冊會計師的業務也有很大的發展，會計師事務所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會計師事務所在執業過程中，由于過份重視經濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規模較小的會計師事務所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規范

有些會計師事務所在上半年審計業務繁忙的季節，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業務淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現缺少各種審計證據的情況，如關鍵的詢證函沒有，企業的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結果不知道是哪一環節把檔案弄丟了，曾經有一個會計師事務所在從事司法鑒定業務時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質證時，原告方證據效力受到影響。會計師事務所在執業時還會將一些自相矛盾的審計證據一同保存，比如說本期確認了收入，但發貨單之類的審計證據卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據。這些無疑存在很大的風險。

3、重業務檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業務檔案可以挽救一個事務所，而存在重大缺陷的業務檔案又足以讓一個事務所關門。所以，業內人士將會計師事務所的業務檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業務檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業務檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務所對于業務檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態。

三、加強檔案管理、防范風險的應對措施

會計師事務所如何化解在執業過程中遇到的風險，除了加強自身專業知識學習，提高專業勝任能力，對明顯有風險的業務規避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會計檔案管理制度、規范會計檔案保管

每個會計師事務所為了規避風險，規范管理，都應該制定會計師事務所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進行分工，明確各部門的責權利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細的規定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強培訓和學習，提高執業人員對會計檔案重要性的認識

有許多注冊會計師在執業過程中，會帶一些助理人員一起去企業，其中審計證據的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經驗，對審計證據也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進行有關審計工作底稿相關知識的培訓，使他們對審計證據的范圍和重要性有明確的認識，對審計證據的真假能進行適當的辨別，同時，執業的注冊會計師對助理人員搜集的證據的完整性和真實性要負有主要責任，不能一旦出事就將責任推卸給助理人員。

3、對重要的證據要重點保存

在進行審計業務時，對企業重要資產的權證，如銀行存款的對賬單，房產和土地的產權證、應收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業務中的投入資本的單據，如貨幣資金出資的繳款單或進賬單，實物資產的產權證明及移交記錄等，都必須重點保存。

4、注冊會計師對會計檔案要嚴加審核，保證審計證據的真實性

注冊會計師在執業時，對證據的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉交會計師事務所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風險。曾有個會計師事務所在做驗資業務時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務所因工作失職承擔連帶責任。另外對自相矛盾的證據要運用替代程序進行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強職業道德建設，做好保密工作

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【關鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優點；缺陷；規避措施

一、學校學生電子學籍檔案管理的優點

首先，傳統的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統計、存儲等，而這些環節的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統計以及查閱等環節，從而實現學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩定性高、受外界環境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質學籍檔案的存儲。因為紙質學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數量越來越龐大，就業競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發揮著非常重要的作用。但是根據具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數據錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數據不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數據的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規范自己的操作、增強自身的職業道德素質來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數據丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新換代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發送，而嚴格加密才用于學籍內容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權限。這也是規避風險的措施之一。

最后，管理人員應該加強學校學生學籍管理系統的構建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統應該采用目前流行的客戶機服務器和Web服務器等方式來優化系統的構建，以此保證系統的實用性、穩定性和可兼容性，同時通過設立高效的通信機制彩曾強系統的安全險，只有這樣，才能從系統本身優化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應該實行學生電子學籍檔案與紙質學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。

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【關鍵詞】房地產；檔案管理；問題與對策

房地產檔案管理工作涉及重大，檔案管理中存在的問題將阻礙檔案作用的發揮和檔案管理工作的發展，因此，針對這些問題，必須采取有效措施加以完善。本文通過房地產檔案管理的基本內涵、當前房地產檔案管理中存在的問題以及改善房地產檔案管理的對策三個方面展開探討。

1、概述房地產檔案管理

房地產檔案是房屋管理機構在對房地產的建設、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。房地產檔案是房地產管理部門的日常工作的總結和真實寫照。

房地產檔案具有專業性、動態性和廣泛性的特點，此外房地產管理工作還面臨諸多風險，主要有：突發風險、檔案信息化風險、投資風險和知識產權風險等，對這些風險的研究和防范是提高房地產檔案管理工作的主要內容，風險管理意識是當前檔案管理中比較缺乏的理念，它的推廣對整個檔案管理工作的發展和進步都將產生非常重要的意義。

房地產檔案在解決房產糾紛，科學進行城市規劃，加快舊城改造步伐，查找房屋，推進小區建設，深化住房制度改革發揮了重要的作用，為很多爭議提供了法律依據。房地產檔案管理工作在社會經濟中的作用越來越重要，推動了房地產檔案管理水平的提高，但是，我們肯定成績的同時也要明確房地產檔案管理工作中存在的問題，這是完善和進步的開始。

2、當前房地產檔案管理工作中存在的問題

當前房地產檔案管理中存在的問題主要集中在一下幾個方面：

2.1管理模式陳舊檔案利用率低

我國的檔案管理模式大多還沿用傳統的管理模式，設置檔案部門，手工進行檔案的整理和保管，效率低下且浪費人力資源，檔案查找困難，很難被有效利用，檔案工作的意義得不到發揮，檔案管理水平低下，這都是由于陳舊的檔案管理模式造成的。

2.2房地產檔案的抗風險能力弱

房地產檔案是具有保存價值的文件資料，雖然房地產檔案管理部門采取了一些基本措施，防潮、防火、防蟲、防盜，但是這些遠遠不足以抵御一些突發的自然災害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突發的風險對房地產檔案的破壞造成的損失是不可估量的，并給財產管理財產理賠以及災后的恢復重建工作帶來諸多的困難，房地產檔案的抗風險能力有待加強。

2.3房地產檔案管理缺乏統一的規范

隨著時代的變遷，不同的工作人員對檔案的收集也不同，房地產檔案的內容和質量也各不相同，而且，房地產檔案管理工作人員的素質也不盡相同，有些人員對房地產檔案管理的認識存在不足，而且沒有一個統一的規范來衡量房地產檔案的質量，這句導致對資料的收集存在不規范或者遺漏的現象，同時，檔案管理中存在的問題也得不到及時的發現和校正，影響檔案管理的水平，也大大降低了檔案的利用價值。

2.4房地產檔案的形式過于單一

房地產檔案是房屋管理機構在對房地產的建設、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。依據定義可以知道，房地產檔案的表現形式文字、圖表、聲像等形式，但是，在具體的管理工作中，房地產檔案的載體就顯得比較單一了，大多為紙質的文字資料，并且對有關事項的記載也存在過于簡單、模棱兩可的現象。一方面是由于其他形式的房產檔案成本相對較高，另一方面，我們在其他形式的檔案管理方面缺少經驗和一些必要的前提支持，在這方面的人才也很缺乏。過于單一的檔案形式不能很好地加載相關信息，也不能有效滿足人們的需求，影響房地產檔案的質量和房地產檔案管理水平的提高。

2.5房地產檔案的后續管理和維護工作面臨諸多困難

房地產檔案形成后要進行驗收才能予以歸檔，不符合驗收標準的不予歸檔。對于存在問題的房地產檔案，退還經辦人員重新修改的工作就面臨很大的困難，另外，房地產檔案中的信息大都是有關聯的，一個地方出錯就要導致很多后面的環節出錯，這些問題修改起來非常繁瑣，工作量很大，操作困難。此外，隨著世間的推移以及現在檔案的生成的速度和數量的加快，房地產檔案的存儲數量急劇增加，以人工處理了的檔案管理方式很難有效、及時的完成相關的檔案管理工作，使得檔案信息存在錯誤，檔案存儲空間不足，維護不到位以及信息難以共享檔案資料得不到有效地利用。規范檔案的后續管理和維護工作也是需要關注的問題。

3、完善房地產檔案管理工作的相關對策

以上為房地產檔案管理工作中存在的主要問題，這些問題已經阻礙了房地產檔案管理工作的有效展開，影響了房地產檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作的意義得不到發揮，給社會經濟發展帶來了一定的影響，針對存在的問題，提出以下完善措施：

3.1建立數字化的房地產檔案管理模式

傳統的檔案管理模式已不能適應當前房地產檔案管理的需要，為了更好地管理房地產檔案應該建立起數字化的房地產管理模式。要統籌規劃，運用計算機技術，建立一個產權產籍管理信息系統。數字化的房產管理系統能夠節省很多人力資源，提高檔案管理工作的效率，節省存儲空間，能夠避免很多傳統管理模式下的問題，例如：防潮、防火、防蟲等。此外，數字化的檔案管理信息系統能夠快捷、有效地進行信息共享和檢索，增強檔案的利用率，同時，能夠及時發現檔案中存在的問題，及時進行篩選和修改，及時對檔案信息盡心完善，提高檔案資料的價值。

3.2樹立房地產檔案風險管理意識

目前房地產管理部門對房地產檔案管理中存在的風險并沒有給予足夠的重視。房地產管理工作面臨的諸多風險主要有：突發風險、檔案信息化風險、投資風險和知識產權風險等，將風險意識引入房地產檔案管理工作中來要求管理部門對這些風險進行研究，加深對風險的認識，及時采取措施防范和化解風險。房地產檔案管理中的風險如果不能得到及時的防范和化解，就會給房地產檔案帶來損害，繼而產生的損失是不可估量的。因此，一定要樹立風險意識，深刻認識房地產檔案工作面臨的種種風險，加強風險教育，定期對房地產檔案進行風險評估，對實現信息化的檔案管理系統要防止外部侵害，確保系統運行的安全，保證電子檔案的安全性，提高房地產檔案的抗風險能力。

3.3建立統一的檔案管理標準

房地產檔案需要一個統一的規范來衡量檔案的形成流程和質量，使得檔案管理工作能夠合理的進行，并可以依照規范對一些檔案及時進行清理、檢查和鑒定，以確保檔案的完整性和有用性。

3.4注重檔案管理人才的培養

當前我國房地產檔案管理中從業人員的素質良莠不齊，這也是導致房地產檔案管理水平比較低下的一個重要的原因，基于此，應該加強相關人才的培養，提高檔案管理人員的素質和專業勝任能力，適應當前檔案管理形勢的需要，推動房產管理工作的全面進步，進而給社會經濟的發展帶來積極地影響。另外，數字化的房產檔案管理信息系統對工作人員的計算機技能提出新的要求，管理人員要注重學習，提高自身的業務水平。

3.5豐富房地產檔案的形式

豐富的形式能夠更加生動和完整地記錄相關信息，更好地滿足人們的需要，這方面需要特殊的人才來進行特殊載體檔案資料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。

參考文獻：

[1]孫延開.當地產項目檔案管理存在的主要問題及對策分析[J].華章.2010.17 （11）： 142-143.

篇(7)

醫院風險檔案的管理最重要的目的就是降低醫院在進行醫療活動中的風險，最大程度的保障醫療安全。醫院風險管理檔案能夠完全地記錄風險管理的過程，對其進行分析，提升其管理價值。

（一）分析醫療事故的原因。風險檔案管理中，發生了醫療事故之后，需要進行全程的追蹤和調查，從而保證事故問題得到處理，確定事故的發生原因，是解決的基礎，通過對事故資料的研究分析，可以確定事故發生的根本原因，從而確定多種解決方案并實施。

（二）提升風險管理方檔案的管理水平。當醫院進行了風險檔案管理后，醫護人員的風險意識會得到很好的提升，主動的避開自己崗位中存在的醫療風險，認識到風險所帶來的后果，使得風險得到更好的規避。其次可以保證醫療活動的質量，醫療質量是醫院業績的重要體現，而風險管理檔案就是檢驗質量的最好過程，醫院加強風險管理的宣傳，有助于在院內營造很好的管理氛圍。

（三）促進醫院決策更加科學化。檔案的一項基本功能就是為醫院的決策提供科學依據，但是現階段很多醫院的風險檔案管理缺少統一的管理模式，大多采用部門方式的管理方法，不同部門之間的管理方式也不盡相同，缺少完善的考核體系，增加了檔案管理的風險。規范化的風險檔案管理能夠有序的收集檔案，讓內容更加標準和完善。采用專業的人員進行填寫和保存，減少了檔案保存的隨意，從而更好的幫助醫院進行科學化的決策。

二、風險管理檔案的主要內容

（一）管理性文件。管理性文件指的是能夠保持風險管理的有效性，比如法律文件、醫院委員會組成、變動文件、責任授權、管理程序規定、管理目標的制定文件、事故報告、任務表等文件，這些文件使得風險管理中的活動有依據可尋查，過期文件和無效的文件被及時的清除，使得風險檔案的管理更加有效。

（二）操作性文件。第一，檔案中的資料性文件，指的是風險管理人員在醫療過程中的事件報告、風險調查資料、患者資料、安全檢測等與風險管理活動相關的數據性資料，事件包含藥品不良事件、員工傷害事件、物品丟失和暴力事件等；第二是指標檔案，比如醫院的統計、國家統計和文獻中已經確定的風險指標；第三，已經確定的風險和改進的措施，醫院的風險管理部分根據信息對以往風險的分析，確定出預期的改進目標、風險檢測和方案評估等，第四是已經實施的方案，根據資料的評估情況，實施改進措施，確保檔案修正的有效性，第五是評價風險的有效性資料，比如醫院進行評審后確定有效的資料，評審的范圍、預期目標，修正可以減少風險，保證醫療活動的安全性。第六是風險檔案培訓資料，加強培訓，從而保證醫院質量的持續改進。

（三）決策性文件。決策性文件包含風險管理部門進行的溝通和決策，在與部門進行溝通的時候，對于問題的結論、建議和有效性改進等方面進行的資料記錄，定期地向相關科室進行風險報告，呈現出改進報告和評價報告。

三、規范化管理的應用途徑

首先要明確風險檔案管理的責任人，成立以院長為主要負責人的風險管理委員會，負責各種管理制度的制定、實施和協調，定期召開風險評估會議，分析風險問題并且進行改進，確保風險管理方案可以進行規范化的管理。其次是成立專門的風險管理部門，用于負責醫院各項風險事件的管理，比如制定事故原因調查表、報告表、評估記錄和改進方法等，收集、分析、整理各項風險事件的檔案資料，形成報告，定期向風險委員會進行報告。再次是醫院各個部門之間的協調，根據科室的特點，明確其風險任務，制定出風險管理資料，并且定期向風險管理委員會提交規范化的風險檔案資料。最后是醫院全員參與，根據風險檔案中不良事故的資料，向醫院醫護人員講述風險事件，從而提升其風險意識，能夠在各項醫療活動中規避風險。對于已經發生的事件要形成事件報告，按照風險檔案管理的程序進行資料的提交，配合調查，幫助醫院完善風險檔案管理。

四、結語