電子文檔論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子文檔論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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論文關鍵詞：互聯網，OA，歸檔

 

OA是指以現代信息技術為核心，結合各種現代辦公技術與設備形成的系統，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯網的發展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯網的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯網的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰。為此需要開展相關研究，尋找網絡環境下OA電子文件歸檔的恰當策略。

一、互聯網環境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：

1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯網的發展與普及,企業內外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網絡邊界'的消失，OA系統所依托的的互聯網安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰。黑客們可以輕而易舉地攔截網絡上傳遞的信息，進行各種工業間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰，是檔案歸檔管理前所未有的問題。

2歸檔信息的脆弱：整個信息系統是由資源子網和通信了網構成的,無論是傳輸網絡還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業猶如一部由計算機網絡連接起來的巨大機器。數字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現象屢見不鮮。對計算機網絡的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發生，而且會迅速蔓延到其他部分。

3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯網環境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。

二、互聯網環境下OA電子文件歸檔面臨的策略：

1、歸檔管理應該配備獨立的服務器和防火墻等安全措施

檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應該有不同的權限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應該單獨設立服務器，并且配置防火墻等安全措施。

上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯網提高工作效率，同時防范互聯網的負面效應，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發揮檔案的作用。

2、電子文檔應以生效時間為歸檔時間

由于電子文件在利用上的優越性，使歸檔工作發生了根本性變化，而互聯網環境使得OA電子文件歸檔發生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變為電子文檔生產的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質的形式改變為同一歸檔文件既有紙質又有電子的形式。電子文件歸檔應當與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環節。文件歸檔的條件是：①必須是已經生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標志是：必須經過相應的歸檔程序，履行必要的歸檔手續，由原來文書部門或業務部門負責管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術規范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質上講，文件材料經過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標志應該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統，進入檔案管理系統，那么就已經歸檔，否則就沒有歸檔，

3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中

電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關內容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。

因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯系，突出表現在來源上，產生于某個機關和機關內部機構。在時間上，產生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯系，最好以來源時間聯系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯系論文范文，以適應電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。

我國是一個發展中國家，各方面技術都處于發展階辦公自動化新技術也正日益發展。隨著網絡、檢索、閱讀、復印、復制、端微等新技術的發展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發生變化。由于科學技術的迅猛發展，對于在檔案工作中已經引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發展的過程。隨著科學技術的發展和檔案工作者科學技術知識素養的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。

參考文獻

[1]鄒德軍，電子商務時代信息偽過剩及其對策．內蒙古：北方經濟，2009.4．

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【關鍵詞】文檔管理;一體化

隨著新時期信息工作和檔案工作的發展，檔案學術界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上，是一種較為科學的管理理論，它的出現為檔案管理學理論注入了新的內容。

一、實施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實行文檔管理一體化有其深刻的理論依據，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發展階段，是一個統一的連續體，在其信息內容、物質形態、基本屬性等方面是完全同一的，實施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發展趨勢。

（二）實現文檔管理一體化是信息時代檔案工作的全新的管理方式，是適應電子文檔、電子檔案管理發展的必然要求。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價值的電子文檔，必須要歸檔保護。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實現文檔管理一體化?？v觀目前國內外關于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項目中，因為電子文檔本身的特點決定了電子文檔需要進行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實現文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進行一體化管理，這樣才能體現出檔案管理工作者的獨特作用，也才能給后代留下完整的有價值的真實歷史記錄。

（三）實現文檔管理一體化有充分的現實依據和經驗證明。長期以來，文檔分家的現象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時也是文件管理者，隨著新時期的發展需要，實現了不同程度的文檔管理一體化，而國外也有很多實行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實行文檔管理一體化提供了借鑒和經驗。

（四）在網絡環境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經過文件流轉、處理完畢后，就可以歸檔進入檔案信息管理自動化系統進行利用，文件及時轉化為檔案，使文件工作和檔案工作有機地結合起來。

二、實現文檔管理一體化的必要條件

（一）實現文檔管理一體化，要加強標準化建設。文書檔案工作標準化是文檔管理一體化的基礎，沒有統一的標準，則無法進行一體化管理，在制定標準化時：第一，應考慮文書、檔案的國家標準。第二，結合文書、檔案的行業標準，形成文檔一體化管理的規范體系。例如，在對文檔管理一體化系統設計時，既要參照《國家公文格式》，又要參照《檔案著錄規則》，使文書、檔案的標準統一到一個體系里來，特別是電子文檔的運作、管理必須建立一套標準化的體系，而且其嚴格程度和對系統性的要求，也遠遠超過紙質文件的標準化體系。

（二）實行文檔管理一體化，必須改變原有檔案管理的思維模式，探索更加適合計算機管理的現代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進程中，將會遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計算機自動化系統技術的發展對其推動作用是超級大的，不可忽視的，計算機網絡的介入，給文檔工作帶來機遇的同時，也對傳統的手工管理模式提出了挑戰，使得文檔工作管理模式的改革與創新成為一種必然。

（三）實行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調整自己的知識結構。計算機網絡技術成為文檔管理一體化進程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發也需要文檔人員熟練掌握計算機技術。文檔人員要做好電子文檔管理系統的開發，既要懂得計算機設計技術，也需要結合最新的檔案管理學理論、原則和檔案管理方法與技術，才能為加快實現檔案管理自動化建設提供充足的技術支持。

三、要加快文檔管理一體化，應做好以下幾面的工作

（一）加強領導，提高意識。加快文檔管理一體化建設，要提高領導的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領導，必須要不斷加強業務知識的學習和提高。努力把檔案信息化建設作為業務建設的一個首要工作，不斷完善和加強檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務質量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠的發展考慮，適當提高配置能級，以適應檔案管理現展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創造條件實現文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設的發展。

（三）充分發揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發程中，往往疏忽檔案人員在開發過程中的作用。由于軟件開發人員對檔案管理的深層次認識不足，僅憑自己有限的了解和“設想”編制軟件，不能開發出高質量的文檔信息系統，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應主動參與文檔信息化軟件的開發工作。協同辦公平臺（簡稱OA）作為企業信息化建設覆蓋面最廣的重點項目，是公司的信息結構化、流程規范化、決策科學化、信息標準化的基礎平臺。協同辦公平臺力求打通企業內部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質量。項目的實施是讓公司所有的利用者在同一個平臺上實現信息資源共享，構筑公司協同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強管控，提高效率”的具體措施。從傳統管理向現代化管控轉型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實行OA系統以來，公司上下深刻體會到了信息化管理帶來的效益。公司開發了內部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓管理、獎懲記錄、人事合同;還開發了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、商信息、聯系人信息、采購信息、項目跟單記錄、合同管理、售后服務等。

1.無紙化辦公，改變時空觀念，提高工作效率。網上協同辦公管理系統徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關人員的審核、簽字等待時間，實現了短信提醒服務。2.無紙化審批和管理節約了資源。在網絡上實現跨時空的資源共享與數據交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節約了紙張成本。3.統一平臺，方便管理，達到了政務公開、信息透明，實現了隨時隨地均可在權限范圍內查閱相關資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數據輸入、處理平臺。檔案室也抓住公司OA系統管理的機遇，提出了“按件歸檔，及時歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設計、歸案等全過程的監控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉、辦文、行文、發文、文件歸檔、查閱、統計等，并能自動跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統計等功能。通過該系統，檔案室對流轉完畢的文件做到及時自動歸案生成檔案號包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網上查閱等檔案信息服務，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統不斷向深度、廣度推進，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺階，以適應公司經濟發展的需求。

（四）重視調研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設是一項長期投資，立足于公司工作的長遠發展，因此在編制規劃、方案前，必須作充分調研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發工作就越順利，也越有使用價值。

四、在實施文檔一體化過程中，應把握住以下幾個環節

（一）運用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動化系統中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運轉過程中便設計在系統中。檔案工作提前介入到文件工作之中進行前端監督，保證檔案信息收集完整、系統、準確;從文件生產到歸檔全程控制;數據信息重復利用，提高工作效率;能使檔案人員真正享受到自動化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護電子文檔的真實性、可靠性、憑證性，對文件形成和流轉過程實行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，保證文件的真實性、憑證性和合法性。

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一、基本要求

1．學生應在實事求是、深入實際的基礎上，運用所學知識，獨立寫出具有一定質量的畢業作業。畢業作業應觀點明確、材料翔實、結構合理嚴謹、語言通順。

2．畢業作業選題應在所學專業范圍以內，其形式為學術論文。

3．畢業作業要求統一使用電子文檔（Word格式）。

二、論文格式基本要求

1、標題名稱（單列一行，宋體、小三號、加粗、居中）。

2、作者姓名和學號、班級（單列一行，宋體、五號、居中）。

3、論文摘要（另起一行，宋體、五號、加粗）

摘要即摘錄要點，是對論文內容的簡短陳述，提示論文的主要觀點、見解、論據或概括地簡單介紹論

文的主要內容。摘要文字要簡明、確切。論文的中文摘要一般以200-400字為宜。（宋體、五號）

4、關鍵詞（或主題詞）（另起一行，宋體、五號、加粗）

關鍵詞是指用來表達論文全文主題內容信息的詞語，一般選取3-5個詞語，之間用逗號隔開。（宋體、

五號）

5、正文（宋體、五號）

正文是論文的核心部分，也是論文的主體部分，其功能就是：展開論題、分析論證。正文的內容就

是深入分析文章引言提出的問題，運用理論研究和實踐操作相結合進行分析論證，揭示出客觀事物內部錯綜復雜的聯系及其規律性。正文撰寫的內容反映出文章的邏輯思維性和語言表達能力，決定了論文的可理解性和論證的說服力。正文撰寫必須做到實事求是、客觀真切、準備充分、思維邏輯清晰、層次分明、通俗易懂。文章層次結構要分明，要有一級標題和二級標題。

一級標題：一、二、三、??；（加粗）

二級標題：（一）（二）（三）??（加粗）

三級標題：1、2、3、??

6、結束語（宋體、五號、加粗）

結尾部分，文止而言盡，要照應開頭，要體現全文的整體性。全文渾然一體，首尾呼應，既可以給

人一種結構上完整的感覺，又可以收到概括全文、突出中心，加深讀者印象的效果。結尾分總結式結尾、說明式結尾、號召式結尾等三種。應與上段之間空一行。（宋體、五號）

7、參考文獻（宋體、五號、加粗）

列出與論文內容相關的書籍資料目錄，至少包括：作者名、書名、出版社、出版日期等內容。參考文獻專科不少于5篇，本科不少于10篇。用1.2.3.4.??表示。（宋體、五號）

四、論文字數

本科，一般6000—8000字為宜。?？?，一般4000---6000字為宜。紙張類型為：A4，行距為：1.5倍行距，頁邊距都為2厘米，標題上空一行，下空一行，正文與關鍵詞之間空一行，正文與參考文獻之間空2行，參考文獻的序號樣式為：①、②、、、、

五、論文初稿上交時間

論文初稿（必須具備“二、論文格式基本要求”中的七個內容）于2012年4月20日之前上交。初稿必須是打印稿（A4紙張，自己保存電子文檔，Word格式），并注明學號、專業、姓名、聯系電話、電子信箱地址。

上交初稿時另附選題理由（為什么選此題目，即寫此文的目的。300字以內。）

?。?！嚴禁網上原文下載或抄襲。如參考別人內容，也不能太多。 ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

?。?！論文需通過網絡平臺（有時間限制）上傳，因未按要求或未按時完成任．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．務，影響學業和發證，責任自負。 ．．．．．．．．．．．．．．．

聯系教師：李文祥手機：13974333413

QQ：1533692310郵箱：1533692310＠qq.com

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一、業務檔案管理工作中存在的問題

1．醫療業務招案管理意識不強。受到歷史因素的影響，在醫院檔案工作中的人員專業以及所從事的工作不符，對醫療檔案的知識了解不深，也沒有深人的認識檔案信息。

2．對醫療業務檔案資料收集不夠全面。在醫院的管理中，關于醫院發展的各類紅頭文件收集較多，而對其他方面的檔案信息收集不夠全面，例如醫療活動中各類資料、學術活動中的各類報告文件，不同類型的論文以及科研課題等。一些醫院人員對此類文件資料不夠重視，認為其不需要歸檔，而當這部分相關人員不在此崗位時，相關的資料也會隨之丟失，致使醫院中的檔案資料不夠齊全，無法將歷史真實的反映出來。

3．思想觀念較為落后，缺乏創新意＾只。檔案工作效益具有滯后性的特點，許多檔案工作者將檔案工作視為對文件的管理，沒有深入了解檔案工作的內容、任務以及性質，對檔案事業發展社會化、系統化以及專業化的特點沒有加深了解，認為單純的做好立卷、歸檔、鑒定以及保管工作就可以了。在實際工作中遇到的突況，往往無法有效捕捉，缺乏創新意識，無法對檔案工作的新局面進行開創。

4．在電子檔案的管理中沒有相應的專業技術能力。在檔案管理工作實現數字化的同時，隨之出現了電子文檔，從載體形式、歸檔方法、本質屬性以及來源都與紙質文件存在較大區別。在計算機文字處理系統中，電子文檔屬于最后一個文本，在草稿以及印稿上不存在差別，也不存在正比與副本的差別，文件與襠案之間界限也較不清晰。使用者可以借助機器，對電子文檔進行復制。檔案是由文件發展而來這一概念較難理解。而現階段，檔案界所研究的新課題就是如何確定電子文化的原始記錄性以及憑證，電子文件是否可以當做檔案使用，能否具備法律憑證，這些問題決定著電子文件是否能夠向檔案轉化，對檔案的本質屬性也有了新的詮釋。針對此問題，多數檔案管理者無法應對。

二、對醫療業務檔案管理工作的建議

1．對醫療業務檔案管理工作需加大重視力度。業務購進檔案以及業務維修檔案是醫療業務檔案的主要構成部分。在日常工作中，對業務購進檔案的建立以及整理需要進行重視，在業務檔案中，需要真實的反腴業務的需求、論證、驗收、運行以及維修情況，從而使檔案管理工作更加健全以及完善。面對新形勢，還需對醫療業務的檔案管理工作新規律進行探索，深入了解業務檔案的管理工作，使醫療業務檔案能夠與醫院的發展相適應。在醫院檔案的管理中，需要將業務購進、臨床使用以及故障維修與其相融合，充分利用醫療業務檔案，對醫院的業務質量、運行狀態以及檢測維修情況進行定期或者不定期的檢查，使醫療業務檔案在服務醫患中的積極作用得以充分發揮。

2．將醫療業務檔案管理工作的服務領域拓展開。對于醫療業務檔案來說，其能夠提供多方面的服務。借助使用以及記載醫療業務，對業務技術狀況完好率、利用率、維修率以及報廢率進行查閱，對維修科室的醫療業務維修工作起到了一定的督促作用。并利用效益分析，對業務運行狀態進行分析處理，從而將業務新功能開發出來，使業務的利用價值能夠得以提升。

3．對專兼取檔案管理員進行培養，使其具備較高素質?，F階段，兼職檔案員隊伍發展尚未穩定下來，行政人員也在實施輪崗制，人員更換較為頻繁，綜合檔案室應該對人員調動情況做好深入了解，做好新老員工的定期培訓工作，使其的綜合素質都能夠得以提升。

4．將機構進行完善，對網絡加以健全。做好檔案管理工作保證了醫院檔案管理組織建設工作的順利＃展，檔案管理部分的工作水平直接影響醫院的整體管理水平。在檔案的管理工作中，需要聘用兼職人員做好檔案資料的收集以及整理工作、檔案的移交工作＾

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1）畢業設計任務書：指導教師在規定時間內填寫畢業設計任務書，提交后傳輸到系主任進行審核。如果審定不通過，則返回到指導老師處修改，重新審定。審定完畢后，學生方可查看閱讀。2）開題報告：學生在規定時間內填寫開題報告，填寫完畢后，提交給指導老師進行審定，填寫意見。如果審定不通過，則返回到學生處修改，重新審定。3）外文翻譯：學生在開題報告完成時間內完成外文翻譯，提交給指導老師進行審定。如果審定不通過，則返回到學生處修改，重新審定。

2畢業設計檢查

畢業設計開始后指導老師要定期對學生輔導和答疑，檢查學生的畢業設計進度和質量，所有檢查進程均在系統中留有痕跡；注重加強學生的思想品德教育和良好工作作風的培養，對思想渙散、學習態度不夠端正的學生，應及時批評教育，對違反紀律的要及時上報學院。檢查主要包括：1）每周指導老師和學生分別填寫畢業設計指導記錄表：學生填寫上周完成情況，指導教師填寫下周計劃，最后自動生成畢業設計論文手冊中的《本科生畢業設計（論文）指導記錄》。2）學院也要組織前期、中期、后期三個階段的檢查，前期重點檢查指導教師到崗情況、條件是否具備、任務書撰寫和下達情況等；中期重點檢查開題報告、畢業設計進度、教師指導等情況；后期重點檢查畢業設計質量和答辯情況。3）學校教務處層面的檢查分為隨機抽查和重點復查兩方面：每年組織教學專家對當年畢業設計任務書和中期檢查等通過系統隨機產生被抽查學生名單，并直接調用顯示學生的畢業設計情況以及導師的指導情況。對于中期檢查也可以采用委派專家組到各學院進行答辯檢查的方式進行；重點復查主要是復查往年的畢業設計情況，找住存在的問題。

3畢業設計結題

學生在規定時間內，提交論文相關的所有資料：論文、附錄、源代碼等所有資料，這些資料都以附件的形式提交到系統中。論文手冊不需要提交，系統可以自動生成。指導教師在規定時間內，填寫《指導教師評語》。由于系統的模板是統一的，所以可以保證畢業論文的統一格式、統一封面。

4畢業設計評閱與答辯

具備指導教師資格的老師組成認真評閱和答辯專家組，組織論文的評閱和答辯工作，確保論文評閱質量和答辯效果。按照有關評價指標，評定學生的畢業論文和答辯成績，并填寫《本科生畢業設計（論文）評閱教師評語》和《本科生畢業設計（論文）答辯小組評語》、《答辯記錄表》、《成績匯總表》等。由系主任完成論文評閱教師、答辯的分組。論文的評閱工作是通過網絡進行的，評閱教師可以調出學生畢業設計全過程的文檔的留痕，即畢業設計全過程相關的所有文檔資料。2.8優秀論文評選與總結學院提交優秀論文名單，完成畢業設計工作總結。對于優秀畢業論文可以采用：學生申請、導師推薦的方式，由專門的評優專家組對其進行答辯。

5過程化畢業設計管理系統的實現

1)用戶：系統用戶分為教務處、各院長、各院教學辦、各系主任、指導老師、學生6類用戶，每類用戶的功能和權限是不同的。2)時間設定：畢業設計各階段起止時間的設定，可以分為兩種時間：一個是教務處處設定的時間范圍、一個是各院設定的時間范圍。各院設定的時間范圍不能超過教務處設定的時間范圍。要求各類文檔必須在規定時間內完成，避免目前存在的"最后答辯前提交論文的時候再編寫或修改任務書、開題報告、指導記錄表、中期檢查表等文檔"。3)通知系統：教務處、院、系、指導教師可以分別通知，學生可以看到所有與自己相關的四個級別的通知。4)過程監控：教務處、院、系三級領導可以根據自己的權限對本單位學生的畢業設計進行隨時監控、隨時查看相關文檔。支持隨機抽查學生名單。5)統計分析：教務處、院、系三級領導可以根據自己的權限對畢業設計成績進行統計、分析；可以實時統計學生各種文檔的提交情況，大大減輕領導和老師的工作量。6)雷同論文檢查：通過內容匹配檢索重復度較大的論文，避免論文抄襲現象。7)在線指導：教師可以在線與學生相互對話、相互傳輸文件，實現遠程指導。8)同一入口：實現與《教務系統》同一個登錄入口，擴充現有教務系統的功能。9)文檔模版：教務處、學院可以分級對模板格式進行設定，設定后指導教師、學生只能在規定的區域填寫內容，其他區域將無法修改，從而保證格式的統一。10)成果共享：類似于萬方數據庫中的碩士、博士畢業論文，將所有本科上共享，提供多種查詢方式。這樣既做到了資源共享又可以給學生以震懾，避免抄襲論文。11）角色+權限+院系控制：教務處可以對各類文件模板、審批流程、文件提交日期限制進行設定，設定后將影響全校各院系；還可以通過"權限設置"模塊將該權限授權給學院進行學院的個性化設置。院系對模板、審批流程、限定日期等進行設置，設置后，只影響本院系。

6結束語

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    摘要:文章系統分析了PDF文檔的特點,根據開發"粵北地方文獻全文數據庫"的方法和實踐,指出圖書館制作特色文獻數據庫應首選PDF文檔。

中圖分類號:250．74

文獻標識碼:B

文章編號:1006-1525(2004)01-0046-03

國家數字圖書館是依托互連網連接起來的全國各地圖書館電子信息數據庫群,其信息基礎由國家圖書館藏文獻信息、網絡信息、各地圖書館藏特色文獻信息構成。全國各地的地方特色文獻是國家數字圖書館中具有重要意義的信息,地方圖書館盡快設法將這些信息數字化是國家數字圖書館工程的重要基礎。下面是我館以PDF文檔格式制作"粵北地方文獻數據庫"的一點認識和經驗。

1什么是PDF

PDF是Adobe公司開發的一種電子文檔格式PortableDocumentFormat的簡稱,這是一種可移植的結構化通用文檔格式,它可以將任何文字、表格、顏色、圖形圖像、超文本鏈接、聲音、動態圖像等信息封裝在一個電子文檔中,而不管創建該文檔所使用的應用程序和平臺。AdobePDF是出版業新興的工作流程標準。

PDF文檔是通過一系列對象序列來構造的,PDF對象包括直接對象（DirectObject）和間接對象（IndirectObject）。直接對象通常有布爾型（Boolean）、數值型（Number）、字符串型（String）、名字型（Name）、數組型（Array）、字典型（Dictionary）、空對象（Null）、流對象（Stream）等基本類型,間接對象是經過標識了的PDF對象。一個PDF文檔包含了一個或多個頁面,而每一頁都可以包含文檔、圖形和圖像。一個典型的PDF文件包含文件頭、文件主體、交叉引用表和文件尾4個部分。文件頭（Header）位于PDF文檔的第一行,它表明當前文件使用PDF規范的版本;文件體（Body）中包括構成文件間接對象的一個序列,這些對象代表文檔中的各個組件,例如字體、頁數和圖像等,交叉引用表（Cross-referenceTable）則是為了能對間接對象進行隨機存取而設立的一個間接對象地址索引表,它給出了所有當前文件使用對象的入口地址,即字節偏移量,以便系統隨機訪問不同的對象;文件尾（Trailer）中包含了交叉引用表的起始地址和其中的對象總數、文檔中Catalog（目錄）對象的對象號以及加密等安全信息,根據文件尾提供的信息,PDF的應用程序可以找到交叉引用表和整個PDF文件的目錄對象,從而控制整個PDF文檔。

2PDF的特點

目前國內文獻數字技術飛速發展,已有多家文獻數字化處理系統,據筆者所知,DIPS數字文獻處理系統、TRS系統等都是性能出色的系統,而價廉物美的AdobeAcrobatReader制作利用PDF文檔確實是最好選擇。用PDF制作電子文獻只需安裝:(1)中文操作系統;(2)任何字處理軟件，排版軟件，圖形軟件;(3)中文4．0版本以上的AdobeAcrobat。ActivePDF公司還了以ActivePDFServer為中心PDF工具包。ActivePDFServer是一個服務器軟件,可以讀取幾乎所有Windows應用文檔,并把它們轉換成PDF格式。該服務器軟件有標準版和專業版兩個版本,專業版支持PDF加密解密。軟件包的其他工具還有DocConverter(能將280多種文檔轉換成PDF)、Web Grabber(能將HTML轉換成PDF)、Spooler(打印服務器的PDF文檔)等。

PDF是從頁面描述語言PS（PostScript）發展而來,具有與PS幾乎相同的頁面描述能力和相似的描述方法。但與PS不同的是,PDF除了能描述復雜版面外,還具有交互功能（如超鏈接、交互表單等）、頁面隨機存取及圖形字體仿真描述等特性。因此,PDF不僅適合印刷出版,而且也適合電子出版,是全世界電子版文檔分發的公開實用標準。

PDF與在電子出版中占統治地位的HTML語言相比也有自己明顯的優勢,實現了紙張印刷和電子出版的統一。排版后的內容生成PDF文件,則能在交付印刷的同時,進行網絡數字化發行。此外,PDF還有下列優點:

(1) 容易制作和利用---大眾化

制作PDF格式的多媒體電子圖書目前主要有三種途徑:第一是應用專門的PDF制作工具軟件進行制作;第二是將包含有Postscript頁面描述語言的文件轉換成PDF文檔;第三是利用轉換工具把其他格式文件（如DOC、HTML等）轉換成PDF文檔。

  (2)跨平臺應用---通用性

集約的PDF文件比原來的源文件小很多，以致在Web上下載文件的同時可以快速地顯示頁面。PDF獨立于軟件、硬件和創建的操作系統平臺,任何人都可以使用免費的AdobeAcrobatReader在任何電腦、任何系統平臺上共享、查看、瀏覽和打印,并具有強大的全文檢索功能。

  (3)高效的瀏覽和打印---所見即所得

壓縮的AdobePDF文件比源文件小,每次下載一頁,可以在網頁上快速顯示,而且不會降低網絡速度。創建PDF者可以加入書簽,Web鏈接來使PDF文件容易瀏覽,讀者可以直接使用電子化的便箋、高亮度顯示、下劃線等來對PDF文件進行標注。不管你的顯示器是何種類型,PDF文件精確的顏色匹配保證忠實再現原文。讀者可以放大或縮小一個文件以適應屏幕和自己的視覺,PDF文件可以放大到800%而絲毫不損失清晰。由于PDF文件是以PostScript語言圖像模型為基礎，它將忠實地再現原稿的每一個字符、顏色以及圖像,正適合特色文獻載體種類繁多、形式各異的數字化要求。PDF文檔無論在哪種打印機上都可保證圖形精確、顏色準確的打印效果。

(4)高安全加密特性---版權保護

  使用Acrobat5．0軟件,可以輕松添加書簽,設置安全選項以及生成微型AdobePDF預覽視圖,Acrobat5．0還可以在網頁瀏覽器內使用"數字簽名",從而對AdobePDF文檔加上評語或對其予以準核。對PDF"加密"可以控制敏感信息的可訪問性，能夠控制機密文件的訪問權限,防止PDF被改動或打印。"數字簽名"更可對審閱過程的每一步進行控制。由于PDF文檔具有的種種優點,使它成為出版界的新寵,目前網上的電子出版物大多采用PDF文檔格式發行。利用PDF格式制作特色文獻全文數據庫可以保留發表出版時的原版原式,圖文并茂,既可以直接打印,也可以下載保存。

3用PDF文檔制作特色文獻全文數據庫

  鑒于PDF的上述優點,我館在建設"學院科研成果管理系統"和"粵北地方文獻全數據庫"時就選用PDF文檔格式,建設和運行的效果良好。

3．1PDF文檔制作

安裝了Acrobat之后,在Windows控制面板中的"打印機"中會出現兩種Acrobat的虛擬打印方式---AcrobatDistiller以及AcrobatPDFWriter,通過我們的反復測試,建議使用PDFWriter來打印中文電子文檔,原因有二:第一,打印出的PDF文檔體積小;第二,比Distiller可以更快速地制作。

特色文獻通常表現為論文、專著、實驗數據、統計表格、繪畫圖片、音像制品,多表現為文本文件、HTML文件、DOC文件、JPG或RTF文件等等,這些文檔都可以轉換成PDF格式文檔。根據我們的實踐,建議能轉換成DOC文件的盡量使用MSWord來制作PDF文檔。需要注意的是,使用Word排版,正文文字選擇"黑體,五號"或者"宋體加粗,五號"為最佳打印字體,標題及其他文字大小、顏色可以自定義,但是字體最好也要選擇上述兩種字體。圖片建議選擇JPG或者GIF圖像,不推薦使用BMP圖像。Word文檔的頁面大小最好為16開、32開或者B5,因為對于A4這樣的大小,一行上的文字會容納很多,這樣不利于讀者閱讀。

如上所述,AcrobatPDFwriter可將任何格式的文檔轉換成PDF文檔,它是一個模擬的"打印"驅動程序,即在客戶應用程序中調用打印命令,以"打印"文件的方式創建PDF格式的文檔。PDFwriter的使用方法是:首先安裝該軟件,安裝完成后在Windows打印機設置的列標上將增加PDFwriter;然后啟動應用程序并打開用于轉換的文件,在菜單或工具欄中選擇"打印";在打印機名稱菜單上選擇PDFwriter;接著選擇目標目錄并為PDF文檔取名;在填寫完相應的信息后,PDFwriter將會自動生成PDF文檔。AcrobatDistiller是一個可以用來制作和編輯PDF格式文件的高端PDF文檔生成器,利用它可以將Postscript文件轉換成PDF文檔。AcrobatPDFmaker則是一個系列工具,例如AcrobatPDFmakerForWord97可在Word97中直接將編輯好的DOC文件轉換成PDF文檔,轉換過程中PDFmaker會將Word文件中的一些信息和結構相應地轉換成PDF文檔中的信息和結構,比如將Word中的頭部轉換成PDF書簽,將Word中的URL轉換成PDF的網頁鏈接等等。對于掃描輸出或其他圖片格式則可通過Adobe公司推出的Photoshop6．0保存為JPG或者GIF圖像后轉換成PDF文檔,以確保文檔最小化。

單擊"打印"按鈕開始打印,PDFWriter進行簡單的文字預處理以后會要求選擇輸出PDF文件的保存路徑,之后等著PDFWriter打印文檔就行了。這里要注意保存路徑選項,我們的經驗是建立專項目錄樹。

3．2PDF文檔組織管理

  對制作好的PDF文檔腳本,必須進行一些必要的處理,包括超級鏈接、書簽、注釋、文檔初始化、電子信息加密等屬性設置,提取目錄索引標識。然后對眾多的PDF文檔分類組織。運行Acrobat,打開PDF文檔腳本。

首先是加入超級鏈接,對需要加入超鏈接的文字設置超鏈接的外觀、位置和讀者點擊超鏈接時的顯示方式、效果和將發生的事件;其次是加入書簽,書簽的作用旨在快速的定位文章定的部分,某種情況下可以起到目錄作用,因為Acrobat支持書簽的拖拽操作,即您可以將一個書簽"拖動"到另一書簽上,建立書簽的邏輯關系;第三是加入注釋,注釋的作用很多,最主要是對文檔或者文檔的某個部分的說明;第四是對文檔初始化屬性的設置,選擇"BookmarksandPage"單選項,其他選項使用默認值;第五是文檔加密設置,如果希望用戶需要密碼才能閱讀,請選擇"PasswordRequiredtoOpenDocument",輸入用戶打開文檔時需要的密碼。建議選擇"PasswordRequiredtoChangePermissionsandPasswords"選項,即只有制作者才可以修改文檔信息及文檔安全性密碼。雖然現在有很多軟件是用來破解PDF文檔密碼的,但是想輕易地破解也并非易事。在EncryptionLevel(加密級別)中可以選擇使用的加密級別:包括40-bit和128-bit兩種方式,其中128-bit只能針對5．0版本,所以建議選擇40-bit即可,以確保文檔的向下兼容。應選擇"NoChangingtheDocument",即不允許用戶修改文檔中的任何部分。如果需要禁止用戶打印和復制文檔中的文字和圖片可以選"NoPrinting"、"NoContentCopyingorExtraction,DisableAccessibility"選項。最后要做的是保存所做的修改。

如果想對PDF文檔內容進行編輯和修改,可使用AdobeExchange,利用它可以在文檔中添加超文本鏈接、書簽、小書頁圖標、表格等,也可以在文檔中插入、刪除、復制或者移動一個或多個頁面。

3．3PDF文檔的閱讀與管理

PDF支持任意字符檢索,與TRS、TBS檢索系統配套更是完美的數字化文獻集合。AcrobatReader是我們閱讀PDF格式文檔的較好選擇,這是一個免費軟件,可直接從網上下載。AcrobatReader既可以獨立運行,也可以作為瀏覽器的插件（plug-in）對PDF文檔進行在線閱讀。如果計算機中已經安裝了Netscape瀏覽器,則在安裝AcrobatReader時安裝程序會自動將其作為插件插到Netscape中;如果使用IE瀏覽器,則要在程序安裝完成后,將目錄"＼Adobe＼AcrobatX．0＼Reader＼browser"中的nppdf32．dll文件拷貝到IE的插件目錄"＼InternetExplorer＼Plugins＼"中,并重新啟動計算機,這樣就可以在瀏覽器中像瀏覽HTML網頁一樣方便地瀏覽PDF文檔了。

AcrobatReader為用戶提供了多種形式的瀏覽窗口,有"單頁面"、"頁面+書簽目錄"和"頁面+書頁圖標"等顯示方式,既可以全屏瀏覽,也可以單頁瀏覽。它還提供了翻頁功能,可利用菜單、滾動條,右鍵菜單、方向鍵等進行翻頁,可選擇首尾、前后及指定頁號翻頁。AcrobatReader的頁面多級縮放功能可以按12．5%到1600%的比率進行縮放,使用戶選擇合適的比例閱覽。此外,它還提供了復制的功能,點擊工具欄中含"T"字樣的"TextSelectTool"按鈕,通過拖拉鼠標選定要復制的文本范圍,點擊復制后就可以粘貼到需要的地方了。要注意的是,如果在制作PDF文檔時設定了"不允許選擇文本和圖形"的安全保護,則不可能復制,這對需要保護的文檔非常有用。

3．4知識產權問題

由于PDF文檔易于傳輸,且在獲得了免費閱讀軟件后可進行隨意瀏覽,給PDF格式電子文獻的知識產權保護帶來了極大的挑戰。針對這一問題,Adobe公司推出了面向出版商和發行商的安全出版系統。該系統包括AdobePDFMerchant和AcrobatReader的WebBuy插件兩部分。其中PDFMerchant是作為服務器端的程序,WebBuy插件是客戶端程序,通過兩者配合使用來確保網上出版物免遭盜版。PDFMerchant的功能是為準備傳送的PDF文檔加"鎖",當讀者試圖利用AcrobatReader閱讀上了"鎖"的文件時,會提示無權閱讀該文件內容的信息,并詢問你是否愿意購買文件內容,在點擊購買之后,PDFMerchant就會直接將用戶帶到出版商或發行商的站點上,在完成購買后,網站就會配合AcrobatReader將文件內容和閱讀許可發送到讀者用戶的計算機上。當然,這個系統只是針對出版商和發行商的。如何保護自己制作的全文數據庫的權益,堵住盜版的漏洞,目前還沒有現成的解決方案,但是至少我們可以為PDF格式的電子文檔加"鎖",當網絡用戶將其下載并進行閱讀時,要求用戶輸入相關使用權信息（如身份證、閱覽證等號碼）,并要求信用承諾不將此書用作商業用途,然后才將內容顯示出來,具有一定的保護作用。

目前,數字圖書館建設如日中天,圖書館可以將從網絡上下載或者購買的電子文獻、館藏的諸如"學?？蒲谐晒?、地方文獻等特色文獻,對其進行著錄和標引之后組織成電子書庫提供給讀者。PDF文檔格式作為全世界電子版文檔分發的公開實用標準,是建設特色文獻數據庫,為用戶提供內容豐富、圖文并茂的電子文獻之首選。

參考文獻:

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［2］ ［2］李慧．PDF文檔與多媒體電子圖書［J］．晉圖學刊，2001，（1）．

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［4］ ［4］肖明．PDF文檔的閱讀與生成工具［J］．電子與電腦,2000,(1)．

篇(7)

關鍵詞：水利工程，紙質檔案電子化，電子化過程

 

1、紙質檔案電子化的意義

所謂紙質檔案電子化就是利用現有高科技手段將紙質檔案信息作電子化處理，生成電子文件進行存貯，采用計算機檔案管理系統進行管理和開發利用。目前，我院所保存的大多數水利工程檔案信息形態主要以紙質載體形式存在，雖然其信息可直接讀取，易于保持其原始性和真實性，但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差，并且還面臨著人為和自然因素的損毀。而紙質檔案電子化以后，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

紙質檔案電子化能有效地保護紙質檔案原件。在我院現存的檔案中，可在利用過程中，有的仍然采用直接提調和查閱的使用方法，既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其使用壽命。而對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數據備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。

紙質檔案電子化能改善檔案的利用方式。紙質檔案原件的電子化副本以其積極的、動態的特性改變了長久以來的檔案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。免費論文參考網。利用者可以不用到檔案室來，通過任何一臺上網的計算機就能利用到檔案室內已經開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。

紙質檔案電子化為檔案走向數字化管理打下堅實的物質基礎。免費論文參考網。數字化檔案管理無疑是未來各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的電子化特征是肯定的，傳統紙質檔案的電子化將是其“館藏”的重要組成部分。

2、水利工程科技檔案的電子化過程

2.1科技檔案電子化的原則

為保證電子化科技檔案的質量，在電子化過程中，我們應該堅持以下原則[1]：真實性、完整性和有效性。

真實性。真實性指按規定對電子化后電子文件的內容和顯示形態進行鑒定后，確認其與形成前的原始資料一樣。只有真實的資料才能正確的反映水利工程，指引我們得到正確的研究結論。錯誤的資料，則會誤導視聽，導致對水利工程上的偏失，不真實的資料，比沒有資料更可怕。

完整性。論文格式。完整性指電子化后電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。如果資料殘缺不全，就有可能犯以偏概全的錯誤，甚至失去研究價值。

有效性。有效性指電子化后電子文件具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

2.2文字資料的電子化

文字資料的電子化主要分文字整理、文字錄入、文字校核三個步驟。

首先，要將所要電子化的文件重新整理，把字數較少，文字清晰可辨的水利工程文件歸為一類；把字數較多，文字有些模糊或是紙張已經破損致使文字缺漏的水利工程文件歸為一類。也可將平時查閱次數較多的水利工程文件歸為一類，查閱次數較少或是鮮有查閱的水利工程文件，以達到分清主次，突出重點。

其次，就是文字錄入。此環節為文字資料電子化的重點步驟，應認真處理。字數較少的文件可以采取人工打字錄入。字數較多的文件建議采取OCR（光學字符識別技術）處理。它通過光學掃描儀和計算機的配合，經OCR軟件將圖像數據進行運算分類后，將圖像數據轉化為計算機內碼，可以極大減輕數據錄入工作的強度，提高數據錄入的速度。論文格式。處理方法為先將文件用掃描儀掃描得到一個影像文件，然后用識別軟件（作者使用的軟件為漢王）進行識別，之后就能得到一個文本格式的電子文檔，最后就可以進行保存。此項技術對打印的文件識別精度很高，對手寫文件識別精度一般。

最后，就是文字的校核。對于錄入的電子文檔，應找專業人士進行校核。校核的內容包括：文字的正確。應檢查人工打字是否有文字輸入錯誤，應檢查識別處理文件是否有沒有識別的文字，是否有識別錯誤的文字。文字的規范。老的科技檔案字體不是很規范，有很多繁體字、簡化字及以前應用的術語文字，這些都應該進行核對，應盡量使用簡體字、規范字和現用的術語文字，以免今后使用中出現概念問題。免費論文參考網。還應注意一些缺損文件的缺字問題，應及時查漏，請有關專業人員進行核實。

2.3圖紙資料的電子化

圖紙資料的電子化與文字資料的電子化步驟相似，但其具體的操作程序較文字資料的要相對繁瑣一些。論文格式。

首先，將各種需要電子化的圖紙分類。將一些能夠清晰辨認，圖紙沒有損壞的圖紙資料歸為一類；將基本能夠辨認，但有些地方需要補充的圖紙歸為二類；將已經不能夠完全辨認或破損嚴重的圖紙資料歸為三類。這樣一來，就能夠將不同種類的圖紙進行不同程序的操作，有助于節省時間，提高效率。

其次，就是圖紙的掃描與補充工作。將圖紙直接用掃描儀進行掃描，在掃描的過程中，要保存原始比例，切勿自由縮放，縮放容易引起原始資料的失真。掃描之后形成電子格式的圖片。檢查一類圖紙的掃描狀況，如果效果能夠達到查閱要求即可。二類圖紙由于可能缺少一部分的信息，固應進行一定的處理，可以用圖片修改工具進行補充完整，以滿足原圖所要擁有的各項基本要素。三類圖紙掃描之后的圖片處理起來就比較復雜一些，需要專門的圖片處理。可以找專業的描圖人員將掃描圖片用軟件進行原圖勾描，將破損的地方及模糊不清的地方以正確的理論及方法進行人工補充，但一定要盡量保存原圖的信息，有改動的地方或根據圖紙情況自行補充的應及時向專業人士或負責人員進行詢問匯報。完成電子化的圖紙可以進行

最后，就是電子圖像的校核。這一環節關系到今后電子圖像的可用性，所以務必要細致的檢查每一張圖片與原圖紙的匹配程度，盡量達到100%相同。有些原圖紙已經無法再進行查閱復制的，可以將電子版的圖紙重新打印成底圖，方便今后的工作。

2.4電子檔案的管理

建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

封存的電子檔案不得外借；利用時使用復制件；查閱應在許可范圍，并遵守保密規定；聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。電子檔案如上網傳送，只有經過檔案部門的計算機管理系統對用戶使用權認可后，才能提供利用。

參考文獻：

[1]趙志剛,孫金鳳,王志才.歸檔紙質文件整理與電子文件配套管理業務問答[M].吉林:吉林省檔案局.2002.

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案法實施辦法.1999.