信息檔案管理論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇信息檔案管理論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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高校檔案信息化管理系統通常包含以下幾個子系統：第一個是綜合布線系統。它首先要滿足人們的基本需求，即查詢方便、快捷，數據交換傳輸準確、安全，以及整理歸檔方便、及時；同時還要考慮今后系統的可靠性、擴充、易維護管理等問題，最終能給檔案館帶來好的效益。第二個是網絡系統。可靠性、安全性、適應性、擴展性一直是網絡系統建設的四大目標，現代化檔案管理系統在網絡設計時，必須滿足這幾個基本條件，同時基于檔案服務對象的特殊性和廣泛性，其網絡系統務必要管理方便、使用快捷。第三個就是身份驗證系統?，F代檔案館系統一般是使用數字證書，運用非對稱和對稱密碼等技術建立起嚴密的身份認證系統，以此保證信息不被除發送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時不被篡改，確保發送方可以通過數字證書確認接收方身份，確保發送方對于自己發送的信息不抵賴。第四個是數字化系統。數字化系統包括數字化加工子系統、縮微子系統和綜合檔案館管理系統。第五個是安防系統。安防系統包括門禁子系統、視頻子系統及廣播子系統。第六個則是檔案庫管理監控系統。通過電動密集架支持子系統和計算機溫度、濕度管理子系統進行智能化的有效管理。

二、高校檔案管理信息化建設的必然性

1．信息化時代的必然要求

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數字庫建設，開展公眾檔案信息網上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設[2]。信息化時代，高校檔案的工作對象、任務和性質都有很大變化，各項管理工作正日益朝著自動化、信息化的方向發展，檔案管理信息化建設作為“數字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時，高校檔案信息化建設作為全國檔案信息化建設的重要組成部分，也應結合自身的特色和優勢，改變高校檔案管理信息化進程相對滯后的局面。

2．高校檔案事業發展的必然趨勢

需求決定了市場。高等學校和社會對檔案的實際需求決定了我們建設和改進檔案工作的方向，我們必須緊跟社會變革發展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門類越來越多，檔案內容趨于復雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶群包括了高校內部和社會公眾兩類人群，他們對信息的需求包括數量、系統性和時效性等，傳統的檔案管理方式已遠遠不能滿足這三個方面具體需求的變化。其次由于文件數量日益增加，庫容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統手段將導致檔案管理工作不勝負荷。一批批紙質歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對技術手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應用，其管理方式、載體形式、信息互動等方面具有不可替代的優勢。所以原有單一的管理模式很難適應檔案工作發展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。

3．高校檔案管理和資源開發利用的必然需求

隨著檔案信息化建設的不斷深入，檔案信息在推動社會進步方面的作用越來越大，檔案信息服務也變得更加系統、全面。紙質檔案在整理裝訂過程中需要耗費大量人力、物力和存儲空間，保管過程中也容易遭遇發霉、蛀蟲、字跡退色等現象。此外，利用過程中反復復印或翻閱都會使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷毀，有可能造成信息流失。對電子檔案來說，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長、傳遞速度快、容易復制，它的生命力極強。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進行信息化管理。[3]

三、高校檔案管理信息化建設的路徑選擇

目前，高校檔案管理的問題主要表現在以下幾個方面：

1．思想理念落后。

高校的檔案管理是高校管理的一項重要工作，高校的檔案真實地記錄著高校發展的點點滴滴，對高校的各項工作具有重要的參考價值，是高校的寶貴財富。但是一般情況下，很難得到各級領導的高度重視。他們通常認為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結果在形式上都表現出安于現狀、不求進取的態度。

2．管理手段有待改善和提高。

許多高校在檔案管理的信息化建設中投入資金不足，結果使得信息化建設所需的硬件得不到改善，信息化基礎設施建設不到位，管理軟件不能及時升級，這些都嚴重制約了信息化建設工作的開展。

3．檔案管理人員的業務綜合素質有待提高。

人才在檔案信息化建設中起著關鍵的作用。目前我國高校檔案管理信息化建設的物質條件已初步具備，但相關專業人員仍然嚴重缺乏，更不用說建立素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍了?，F有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計算機方面知識可以，但檔案管理知識缺乏；有的檔案管理經驗豐富，但計算機操作能力較差。檔案管理信息化建設對管理人員的要求越來越高，所需人員不但要具備檔案專業知識，也應熟練掌握信息化建設所需要的各項操作技術。

4．軟件開發利用水平不高。

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（一）信息技術的引進可以改革檔案管理模式檔案管理模式，即檔案管理方式，也就是檔案管理工作中所形成的，具有一定特性，能夠解決一類檔案管理工作中的問題的管理模式。我國檔案管理工作具有非常長的歷史，對于檔案管理工作的重視始終是國家發展過程中的一個要求，但是長期以來，檔案管理模式都是比較單一的，在過去，這些單一的管理模式還可以解決一些基本的工作中的問題，但是在社會發展的推動下，企業的發展日漸復雜，檔案管理的內容也在隨之增多，復雜化，面對這種形式，傳統的檔案管理模式就開始捉襟見肘。而信息技術是新的科技技術，它以現代科技為基礎，通過互聯網、計算機等基礎設備，實現對程序以及材料和數據的分析，這樣一來，將它引入到檔案管理工作中，通過人與機器和網絡的合作，就很容易突破傳統，找到新的管理模式，解決新的問題。因此，信息技術的引進可以改革檔案管理模式。

（二）信息技術的引進可以節約檔案管理成本不管是企業，還是政府機關，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統計等不同環節需要不同理論指導，由此可見，檔案管理需要耗費大量的人力、物力、財力才能實現。信息技術的優勢在于，信息系統本身可以實現對數據的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統工作的精細以及準確程度要比人力完成更有保證，將信息技術引入檔案管理工作中，使用計算機代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進而實現對檔案管理成本的節約。這也是將信息技術引入檔案管理工作中的一個必要性所在。

（三）信息技術的引進可以規范檔案管理體系將信息技術引進檔案管理工作中另一個必要性就是規范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進行也需要多人的配合，需要多項工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規范與否，直接影響一個企業對檔案的保存和利用。在利用信息技術之前，每一項工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團隊的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導致整個檔案管理的進度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規范化的障礙。但是將信息技術引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質量的影響，就會很容易的引導起整個檔案管理工作朝著體系規范化的方向前進。

二、信息技術引入檔案管理工作的途徑

既然信息技術引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點建議：首先，信息技術的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點。不同的行業，不同的單位，檔案在內容是不同的，這種檔案內容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區別。信息技術引入管理領域，最早出現在人力資源管理領域，在檔案管理領域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學習和跟風，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導致信息技術的引入不但沒有優化企業的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點，切忌盲目。其次，信息技術的引入要打破傳統檔案管理模式的“條條管理”的狀態。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認真謹慎，這是對歷史和事實的尊重，我們必須承認這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術的引入就是要打破這種傳統，要勇于利用信息技術對傳統檔案管理模式的創新，要隨時把握時機，適時改革，讓傳統與新技術結合，共同為檔案管理服務。所以，信息技術的引入，就是要在傳統中改變，讓檔案管理也能體現出時代特色。

三、結束語

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一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

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(一)檔案信息易更改

當前，許多企業建立了局域網，實現了相關會計信息的無紙化傳遞。這些雖然利于會計檔案資源共享，提高工作效率。但同時，會計工作人員只要獲得相關職責權限就可進行會計信息修改，沒有了紙質檔案的修改痕跡，使得篡改會計檔案簡單化。

(二)網絡系統存在安全隱患

目前通用網絡財務的功能主要包括:遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上銀行等?；诰W絡技術，企業提高了會計文檔的多方位檢索速度，可以進行網上遠距離傳送，使會計工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網絡病毒、黑客伺機而動，一旦計算機系統中病毒或被黑客攻擊，不僅會造成會計檔案的遺失、篡改，甚至會泄露企業的經濟信息。

(三)會計軟件升級與檔案讀取不兼容

在電子信息技術下，會計工作的錄入需要相應的電算化軟件予以支持。而會計軟件的使用，又對計算機的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計算機無法安裝或運行軟件。同時由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數據有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱。

二、完善會計檔案管理的幾點建議

(一)明確會計檔案保管路徑，設置會計檔案管理專崗

鑒于目前紙質和電子會計檔案并存的情況，企業應按會計期間、會計資料內容進行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動硬盤雙重存儲，以防損壞，不可讀。同時，設置會計檔案管理專崗并安排專人負責，建立會計檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲路徑。

(二)明確會計工作權限，建立電子信息修改的備查簿

建立完善的內部控制制度，嚴格實行崗位責任制。建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電子會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限，如：普通數據，可較大范圍共享；機密的數據，僅供一定需要的人員使用。同時，要求會計軟件開發商，但凡登陸軟件進行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務，比如是完成新會計事項的錄入還是修改工作等。同時建立電子信息修改備查簿，對修改事項進行登記，以防私自篡改。

(三)建立內外網分級會計信息錄入機制

將局域網和外網分級使用錄入，分離授權。注重網絡的管理，建立內外網的使用準入機制。盡量不要在網絡上傳遞有關的財務數據。必須要通過網絡傳遞的，應通過添加密碼或其他加密措施保護數據的安全。

(四)注意會計軟件供應商的選擇，設置專門電子計算機維護崗

由于電子信息技術的不斷更新，經濟活動的高速發展，會計工作不是一成不變的，會計軟件也是不斷升級調整的。這就要企業在進行會計軟件供應商選擇的時候，要選擇售后完善的，技術過硬的公司，保證會計軟件在升級后，不僅能進行現有經濟業務的處理，也能對以往的會計檔案進行調取、讀取，以防電子會計檔案形同虛設，無法使用。

三、總結

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1.1有利于提高檔案管理工作效率時代的發展，科技的進步，在全球信息化的推動下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統勢在必行?，F代化信息設備的應用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節省了檔案管理人員的時間，加快了經濟建設的步伐。

1.2能夠為管理決策提供可靠的信息從實際上來將，檔案是一種資源，對于企業來說，企業的歷史以及經營決策的過程和成果，都被檔案所真實地記錄。企業制定決策時，除了要結合企業當前的現狀，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯誤決策的重復出現，更加能夠為制定新決策獲得靈感，通過對之前決策的分析和對比，并制定幾個可選方案，最終優中選優，從中選擇出最佳方案。企業的決策是企業進行生產經營活動的指導和方針，決策制定是否科學合理，直接影響到企業的經濟效益，也是影響到企業能否健康穩定發展的關鍵因素。檔案管理信息化的建設改變了以往的翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

1.3有利于為科研工作提供智能化服務檔案信息化資源時效性強，計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現尤為突出，此外，還適合于進行綜合研究，并表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，然而一旦建設完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產出。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2檔案管理信息化發展策略

2.1轉變思想觀念，樹立信息化管理意識目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。這是因為任何體系的建設都離不開人的作用和參與，最終的實施更是需要依靠人的努力和主觀能動性的發揮。管理人員綜合素質的提高，是檔案管理信息化建設工作的重心，是檔案管理信息化發展的前提和基礎。

2.2制定信息化發展目標，并嚴格執行實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰略性的高度，縱觀全局，不忽視細節，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質量獲得保證，全局統一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業務的建設時，需要對現有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優先對重要檔案進行數字化處理，對于沒有價值的資料應該根據要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

2.3信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理當前，國內檔案管理的各部門缺乏統一的管理和有效的溝通，所采用的信息化手段和軟硬件設備也各不相同，這就嚴重影響了數據信息之間的兼容性，阻礙了檔案管理信息化工作的進行。為解決這一問題，就必須結合當前的實際情況，使數字化設備得到統一，并具備專業性，進而實現字符識別，以及自動轉化和編目、檢索，并在此基礎上實現自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。具體到實際上，就是使計算機軟硬件設備的型號和規格得到統一，這是檔案管理信息化得以實現的前提和有力保障。

2.4檔案信息化標準制定確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數據庫信息，是數據檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現，則依賴于規范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統檔案信息資源的重復開發和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現檔案信息化資源的合理共享。

3結束語

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Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.

關鍵詞:企業;檔案管理;實施

Key words: enterprise;file management;implementation

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0178-01

1企業檔案管理重要性分析

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其是企業科技發展的催化劑、是企業經濟效益和社會效益的表現形式、是企業文化的重要部分,是企業生存與發展的關鍵。加強企業檔案管理有助于企業管理工作的開展,促進企業管理目標的實現。以企業設備檔案管理為例,企業設備檔案管理工作的科學開展能夠為企業設備養護與維修、設備折舊以及企業資產管理提供基礎的材料,促進其工作的開展。由于企業檔案管理工作的重要性,現代企業必須以科學的管理體系為基礎,開展企業檔案管理工作,促進企業的健康發展。

2企業檔案管理工作的科學實施

2.1 構建科學的檔案管理體系,促進檔案管理工作的科學開展科學的企業檔案管理體系是實施企業檔案管理工作的基礎,其對檔案管理工作的科學開展有著重要的意義?，F代企業必須以檔案管理基本原則為基礎,結合企業自身管理結構與實際情況,構建科學的檔案管理體系,以此保障檔案管理體系的適用性。在檔案管理工作開展中常有企業照搬其他企業檔案管理體系進行檔案管理工作的情況出現,但是由于每個企業的生產經營特點不同、管理體系的不同以及技術水平、資產情況的不同,會使照搬檔案管理體系在實際應用過程中不能與企業實際情況相結合,影響檔案管理工作的開展。因此,以企業自身情況為基礎,構建科學的檔案管理是企業實施檔案管理工作科學實施的基礎,其對企業檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。

2.2 注重檔案管理基本原則,促進企業檔案管理的科學實施企業檔案管理要遵循統一領導,分級管理的基本原則。企業檔案管理部門要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導,建立統一的企業檔案管理制度,對企業的全部檔案實施綜合管理。由檔案使用部門對檔案進行基礎整理后,歸集管理部門進行統一管理與領導,促進檔案管理工作的科學實施。另外企業檔案管理工作還要遵循維護企業檔案的完整與安全的基本原則。維護檔案的完整要以保證企業檔案在內容上齊全配套為基礎,保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系,并涵蓋企業全部工作活動所產生的各種類別、各種形式的檔案文書,杜絕檔案人為割裂和零亂堆砌造成的檔案不全等情況的發生,保障企業檔案的完成性。同時還要加強對企業檔案管理的保護工作與保密工作。防治企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生,嚴守企業檔案中所含的事項,保護知識產權,維護企業的合法權益。在注重企業檔案管理的基本原則實施的同時,企業還要認識到檔案的有效利用對企業發展的促進作用,以企業檔案管理工作為基本出發點,實現企業檔案的綜合利用。以企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終,保障企業檔案在企業生產經營中的可利用價值,促進企業的健康發展。

2.3 以企業檔案管理標準化建設為基礎,開展企業的檔案管理工作加強企業檔案管理標準化建設時實施企業檔案管理工作的重點。其首先要明確檔案歸檔制度,明確企業檔案歸企業所有,企業每一名員工都有建立檔案、保護檔案的義務。企業檔案管理標準化建設過程中要注重對行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度歸檔、或按季度歸檔的制度建設。同時注重產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。以此保障企業檔案的完整與安全。對于企業財務文件的歸檔應由財務部門整理歸檔并保管一年后交由檔案室進行管理。對于企業員工外出學習、考察、開會所得文件材料必須在返崗10天內交由檔案室進行工藝管理。

另外,企業還要加快完善企業檔案管理制度的腳步,對檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等進行完善。以制度化管理確保企業檔案管理的科學實施。對于檔案管理工作流程也要進行標準化建設,對管理部門、文件點收等進行標準化建設,并通過嚴格執行,促進檔案管理工作的開展。

3注重現代技術在檔案管理工作的應用,促進企業檔案管理工作的科學開展

在現代企業檔案管理的實施過程中,企業要注重現代技術在檔案管理中的應用,以此促進檔案管理工作的科學開展。現代企業要加快檔案管理工作新技術的應用,以此促進企業檔案管理工作的科學開展,促進企業檔案管理工作效率的提高,促進企業的健康發展。

綜上所述,現代企業檔案管理工作是企業發展過程中企業歷史資料、有關文件的管理過程,其對企業的經營活動的開展以及企業的發展有著重要的意義。企業在注重檔案管理體系建立與實施的過程中還要注重企業檔案管理人才的培養。注重對檔案管理人員現代檔案管理理論知識的培養、現代方案管理技術的培養,通過檔案管理人員專業技術水平的提高以及企業檔案管理新技術的應用提高企業檔案管理質量,促進企業的健康發展。

參考文獻:

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[3]朱衛國.企業檔案新技術發展與應用[J].檔案管理,2009,6.

[4]鄭麗萍.深化企業檔案管理工作,促進企業的健康發展[J].企業經營與管理,2008,11.

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1 醫療檔案及其數字化管理的內容 

醫療檔案是病人到醫院就診時，對醫務工作人員給出的醫療文書、檢驗報告、影像資料、處方等進行整理和歸檔得到的材料，材料內不僅應清楚的記錄病人基本信息，如：姓名、性別、年齡、家庭住址和聯系方式等；而且還應清楚記錄病人每次就診時的診斷、所用藥物、經治醫生的資歷等。信息化管理指把以上信息轉化為電子信息并在統一的軟件系統內進行登記、分類和歸檔。這種信息能夠在一個平臺內共享，使得病人在不同醫院就診時都能夠顯示患者的診療經過，為醫生的診斷和治療提供便利，同時也為病人節省大量的支出。同時，信息化管理還需要專業的計算機工作人員對軟件系統和平臺進行維護，從而保障其正常、安全、有效地運行。 

2 傳統醫療檔案的管理存在一系列問題 

2.1 工作人員缺乏專業素質 

一些醫療檔案管理的工作人員不具備醫學背景，在實際的檔案管理的過程中，很多管理人員不能成功進行檔案的合理分類歸檔，使得難以發揮檔案管理實際作用；同時檔案管理人員工作態度不認真對待檔案隨意分類，誤導醫生及患者使得檔案管理缺乏嚴謹。很多醫務工作者在給病人的診斷中記錄含糊，省略書寫，使檔案管理人員對患者疾病不能正確識別及分類，嚴重阻礙著醫療事業的健康發展。系統后臺維護人員及業務水平不夠使得系統經常發生各種故障，降低系統的使用效率，同時一些惡意木馬病毒等的攻擊不能有效防范也導致系統癱瘓，檔案信息泄露等，從而造成嚴重的影響。 

2.2 醫療檔案無法共享 

目前，我國各級醫療機構相繼建立了信息化醫療服務業務，如：一卡通、電子病歷、網絡掛號等，但這些信息化建設各自為政，患者的醫療檔案保存在不同診療醫院中，無法共享，相互封閉；由于患者不可能總在同一家醫院就診，所以到了別家醫院，往往還需要重新登記，再檢查一遍，甚至在同一家醫院的不同科室也要重復檢查，造成了醫療資源以及資金的極大浪費。盡管有的經濟發達地區構建了區域性信息化服務平臺，但缺少統一的標準和管理，沒有真正發揮作用，反而造成更大浪費。 

2.3 醫療檔案不完整 

患者在不同醫院就診時，其診療經歷就出現了間斷，醫療記錄不完整。醫生只有在了解和掌握病人的病史情況下，才能在診療過程中做出正確的診斷，采取正確的治療措施，更好地為病人服務。很多醫院還未開展電子病歷，仍舊采用紙質病歷或醫療文書，這就導致許多病人信息不能被上傳至檔案管理系統，而把紙質載體變為電子檔需要繁瑣的過程，無疑造成許多病人信息不完善。這就需要醫療檔案信息具有連續性、完整性。 

2.4 醫療檔案保管、查閱難度大 

傳統的醫療檔案以紙質為主，手工操作，過程繁瑣，時效差，效率低。各醫療部門和檔案信息管理論文人員之間缺乏溝通聯系。目前，絕大多數醫院的各類醫療檔案除住院病歷由病案室統一保管外，其余如：X線膠片、病理切片、影像圖文等分屬各個科室管理并保存。在一個醫院內形成多部門管理醫療檔案的格局。因此，在需要查閱時費時費力，流程繁瑣，還易導致檔案損毀甚至丟失。 

3 推進醫療檔案數字化的措施

3.1 提高工作人員的專業技能及職業素質 

對于檔案管理人員，應加強他們的醫學基本知識培訓，增加對疾病病種的了解及分類，同時還應加強計算機操作和常規軟件的培訓，使得他們業務更加熟練，定期考核工作量并實行獎懲制度使他們工作更規范更認真。對于醫務工作人員，應提高醫學水平正確診斷疾病，端正態度認真書寫醫療文書，提高計算機水平正確輸入醫療檔案信息至醫療系統。后臺維護人員應加強計算機及系統故障的各種培訓及演練，保障系統能正常安全有效地運行。作為醫療檔案管理的排頭兵，檔案管理人員、醫務工作者和后臺維護人員發揮著重要角色，能夠改善醫療檔案管理效果等，應提高他們的專業技能和職業素質。 

3.2 培養醫療信息化人才 

醫療衛生體制改革的逐漸深入使得醫療檔案內容更加豐富，檔案信息載體更加多樣，檔案管理手段更加先進。這些都導致了對醫療檔案管理人員的要求更高。現代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握醫學知識和計算機知識的復合型人才。此外，醫療檔案管理人員還應具備較高的政治素質和職業道德水準，要有敬業精神、創新意識、保密意識和嚴謹的工作作風。 

3.3 加大醫療檔案數字化管理的宣傳力度 

檔案管理人員要在傳統的醫療檔案保管方法的基礎上，接受數字化管理方案，并了解其作用在于更好的為醫院醫療等各項工作服務。在此之后，醫療檔案管理人員則需積極宣傳醫療檔案數字化在醫學工作中的重要作用，包括介紹這種管理方法的價值，提高公眾的認知度，讓廣大醫務人員了解到醫療檔案數字化建設的意義重大。 

3.4 切實開展醫療檔案數字化管理 

政府機構和醫療部門應投入資金建立信息化網絡建設，使各級醫療部門具備數字化管理的硬件條件。優化管理系統使其更方便于操作和管理，從而方便醫務工作者使用，提高工作效率。在各大醫學院校開設相關專業培育優質人才，開展科教興醫戰略，促進整個醫療事業的進步。定期開展培訓和講座，提高工作人員的業務能力。制定相關規章制度，定期開展審核，確保醫療檔案的質量。 

3.5 建設安全穩定的醫療檔案共享服務平臺 

建立和完善患者病史及診療史的信息化管理系統，使各家醫療機構能共享患者的診療信息。對于之前的紙質病案，應通過技術手段生成電子版本上傳至系統內。建立個人信息檔案，統一編碼，從而實現醫療檔案信息資源共享。此外，醫療信息檔案都具有非常高的保密性，要根據保密級別進行分類和使用，同時還要區分特例，不能以偏概全。因此，為更深一層的提高醫療檔案信息管理的安全性與保密性，應不斷更新計算機等設備并改善其使用環境，加強網絡的防火墻建設，防止病毒與木馬入侵。 

3.6 完善醫療檔案數字化管理的相關法律法規 

醫療檔案數字化不僅需要有醫療信息化人才、醫療機構的大力宣傳與支持，更需要有完整的法律法規來為其保駕護航。然而，我國目前關于檔案數字化的法律法規和配套政策依舊不完整，比較落后，僅有《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法》等幾部法律文件。因此，政府部門應積極建立健全相關法律法規制度，來完善醫療檔案數字化建設過程中可能產生的一些問題，從而使醫療檔案數字化管理更加規范化、合理化、制度化和合法化。 

4 結語 

信息化時代下的醫療檔案數字化管理是未來發展的趨勢，醫療檔案數字化建設需要充分的人力、財力、技術、設備等的配套支持。雖然我國醫療檔案數字化建設已有多年的經驗，但我國醫療檔案數字化建設尚處于起步階段，醫療信息化人才少，宣傳力度不夠大，信息平臺不夠完整，相關檔案的法律制度研究尚未深入開展，制約了醫療檔案的信息化建設[1，2]。立足醫療檔案數字化建設的發展現狀，解決這些問題，對于推進醫療檔案數字化建設、實現醫療資源共享和提高醫療資源利用率具有重要意義[3，4]。同時規范醫療檔案在處理醫療糾紛中也發揮著重要的作用。信息的整合便于醫務人員和科研工作者進行科學研究，評判某一疾病的發展及預后，總結經驗采取更好的治療方法，從而促進醫療進步。通過對現存問題的分析和給出的解決策略，希望能夠為改進醫療檔案的數字化管理提供幫助。 

參考文獻 

[1] 劉亞靜.網絡信息化背景下醫療檔案信息共享存在的問題及對策探討[J].河北醫學，2014（5）：878-880.