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[關鍵詞]高校;管理服務;效能研究
[中圖分類號]D267 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-928X(2010)01-0052-02
一、加強溝通交流,在增強工作效力上下功夫
當前,教師和同學們或忙于授課科研,或忙于學業,對機關管理服務工作的總體情況不甚了解。但卻對校部機關提高工作效率、簡化工作程序,更周到地提供服務充滿期望。因此,優化機關管理服務效能的第一路徑在于:從加強機關與廣大師生之間的溝通交流入手,主動把握師生需求,加深彼此了解,增強工作針對性,在提升工作效力上下功夫。
1.搭建交流對話平臺,主動把握需求。為增進廣大師生與機關管理部門之間的了解,要設法搭建有效的交流對話平臺??梢愿鶕C關管理服務工作的內容和階段性工作重點,定期組織召開懇談協商會,就廣大師生普遍關心的熱點問題或與其切身利益緊密相關的某些問題,由有關職能部門出面直接與師生進行溝通,現場聽取大家的意見和建議,同時將學校的總體思路和有關政策予以說明。對于大家提出的合理而可行的建設性建議,應予以采納,并相應改進原有的工作設想或工作方案。為方便那些不能參加會議但對會議內容十分關心的師生了解有關情況,可以對會議進行全程錄像,在校園網內網的“面對面”欄目中公開,盡可能地消除信息傳遞障礙。機關職能部門還可以通過不定期下基層開展調研活動,特別是在各項重大政策措施出臺前組織召開征詢意見會等形式,加強與師生、與基層單位之間的對話和溝通,及時聽取大家的具體意見和寶貴建議,了解大家的真實想法,使機關的管理服務工作更加貼近師生需求。
2.構建角色互換機制,加深彼此了解。為增強廣大師生和基層單位對機關管理服務工作的理解、體諒和支持,不斷提升大家對機關工作的評價,可以通過構建角色互換機制來實現。其一,可以從基層選拔優秀教師或干部到機關進行掛職鍛煉,掛職半年至一年后,可以提任、留任或返回原崗位,這既是從基層選拔管理干部的一個重要途徑,又能通過掛職讓這些教師或基層干部充分了解到機關工作的實際情況,同時也能幫助掛職部門學會用基層的“頭腦”來思考管理服務工作。其二,可以從機關選派干部去基層擔當領導職務或從事管理工作,被選派的干部在校院兩級協調溝通上自是得心應手,又能在基層管理工作中較好地把握工作節奏和學校要求,找準工作切合點,更好地落實各項工作任務。其三,可以選拔優秀學生來機關幫忙從事具體的管理服務工作,在機關與學生之間搭建起溝通橋梁,既為學生提供勤工助學機會,又幫助學生積累機關工作經驗,還可減輕機關事務性工作的壓力,同時也能透過他們了解到學生的思想狀況和實際需求,更可以把他們培訓為機關管理服務工作的宣傳員。
二、加強合作共建,在形成工作合力上下功夫
機關干部常常疲于應對各種事務性工作,部門之間的交流與合作非常有限。通過加強機關各職能部門之間的合作共建,最大可能地形成工作合力,是整體提升機關管理服務工作實效性的有效方法。
1.探索會議的集約化管理模式。整體提高會議效率是迫切需要得以解決的難題之一,這不是任何一個職能部門能單獨解決的問題,需要全校上下齊抓共管,共同努力??梢苑e極探索會議集約化管理模式,由黨辦和校辦牽頭,加強與各職能部門的溝通協調,根據會議內容選擇性地安排參會人員,盡可能地將部門領導從“會?!敝薪夥懦鰜?根據參會人員情況,將相關會議內容進行整合,以減少召開會議的次數;會前盡可能將會議議題告知參會人員,并將相關材料送達參會人員,以提高會上議事效率。
2.建立職能部門聯席會議制度。具有工作相關性的職能部門之間,可以通過定期召開聯席工作會議的形式,加強彼此交流,開展專題研討,相互指出不足,共同研究改進工作的對策,進一步規范管理行為,提升服務質量。例如:黨委職能部門之間可以通過聯席會議共同研究黨建工作的重點、難點問題;科研處與人事處可以通過聯席會議共同商討如何搞好學科帶頭人隊伍建設;學生處和保衛處則可以通過聯席會議定期通報和分析研究學生案例等。這種聯席會議形式應通過創新實踐努力形成長效機制。
3.創建管理信息共享機制。隨著現代化管理設備的普遍運用和信息技術的飛速發展,信息管理和服務成為高校機關工作的重要組成部分。為進一步提升學校信息服務平臺建設,著力提高各職能部門之間的管理信息共享度,減少對廣大師生和基層工作的重復要求,應通過研究和制定管理信息共享辦法,開發和建設信息共享系統平臺,按照實際工作需要與盡可能充分共享相結合的原則,通過分類授權為全校各部門和基層單位提供信息數據支持。
三、創新激勵機制,在激發工作動力上下功夫
創新和完善激勵機制,能強化員工履行本職工作的責任感,充分挖掘和有效激發機關員工工作動力,從而進一步優化機關管理服務效能。
1.促成自我激勵循環。要通過強意識、壓擔子和獎創新來努力促成機關員工自我激勵的良性循環。第一,可以通過不定期組織召開專題組織生活會和主題演講會等形式,讓機關員工充分討論和再認識機關管理服務工作的重要意義,不斷增強工作責任感和使命感,提高工作積極性、主動性和創造性,自覺提升管理效力,力爭提高服務水平。這是形成自我激勵的基點。第二,可以將每年必須提出改進部門工作的具體設想作為機關各部門負責人年度考核的重要指標,以此來促進各部門在日常工作中勤于發現問題、善于思考解決問題的辦法,切實推動管理服務工作每年朝前走一步。第三,可以通過“我為管理服務獻一計”等系列獎勵活動,激勵員工積極諫言獻策,大膽創新實踐。
2.豐富人才成長路徑。推動員工創造佳績的最好方法是對他們進行準確分析和定位,讓他們在工作中都有機會做自己最擅長做的事,并對他們進行有針對性的培養,使每個人的才干轉化為他們實實在在的優勢。學校不僅應創造條件積極鼓勵機關員工學習進修,還要通過設立高校管理人員技術職稱和行政晉職晉級制度、實施機關干部梯隊培養計劃、實行干部分級管理制度等具體措施,對機關員工的發展前途實實在在地負起責任,使從事不同崗位、不同性質工作的員工都能看到各自發展的通道。尤其是對那些看準了的、有發展潛力的青年骨干,更要為他們走上重要的崗位、擔當更重要的責任創造條件。
3.完善考評獎勵體系。完善考評獎勵體系應以形成科學考評、獎罰分明,以制度約束人、以制度激勵人的有效機制為目標。首先,應進一步明確機關各部門、各崗位的工作職責和要求,將機關崗位職責和辦事流程全面公開,可通過員工“掛牌上崗”、聘請師生代表做機關服務質量監督員等措施,使機關員工更直接地面向群眾接受監督;其次,要通過建立健全崗位責任制、服務承諾制、限時辦結制、首問責任制、全程辦事制、信息反饋制、失職追究制等相關制度,進一步規范學校管理行為,切實改變機關作風;第三,要根據崗位性質確定考核標準,并將年終考核與日常考核有效結合,在年終考核時,可將機關員工個人總結公示于各部門網頁上,接受全校師生的監督和評價,做到“部門內部評、機關橫向評、師生縱深評、領導最后評”;第四,應將考核結果運用到獎勵制度中,起到正面激勵作用,通過增設專項獎,如“管理明星獎”、“窗口服務獎”、“穩定工作獎”、“工作創新獎”、“工作進步獎”等,表彰那些在機關管理服務工作中做出積極貢獻的先進集體和個人,激勵各級各類機關員工爭先創優。