高校辦公室主任工作精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校辦公室主任工作范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：高校；辦公室主任；職業素養

中圖分類號：G715文獻標識碼：A文章編號：1005-1422（2013）11-0063-03

高校辦公室是高校的綜合辦事機構，擔負著上情下達、下情上報、對外交流和后勤保障等重要工作，位置特殊、責任重大。高校辦公室既是落實工作的前哨，又是協調事務的中樞，還是提供服務的后院，理應成為學校領導的參謀助手，在學校各單位、部門中發揮示范表率作用。高校辦公室主任是辦公室這一機構的主要負責人，一名德才兼備的辦公室主任，對于充分履行和發揮辦公室的職能作用，對于全面推進學校各項決策部署的落實，具有不可替代的重要作用。

一、敢于擔當，履職盡責

2013年是廣東省教育“創強爭先建高地”的開局之年，校辦主任要在準確把握新形勢和新任務的基礎上，明確職責、敢于擔當，理清思路、突出重點。

（一）講政治

辦公室是各高校的參謀部，是核心綜合部門，所從事的每一項工作都具有很強的政治性。校辦主任要始終把講政治放在工作的第一位，把講政治的要求貫穿于各項具體工作之中。一方面要吃透政策。辦公室承擔公文處理、信息傳遞、參知政務等工作，政策性極強，說話辦事必須嚴謹準確，處理事務必須有根有據。因此，校辦主任首先要善于從政治上研判形勢、分析問題，全面把握有關方針政策，堅守工作政策底線，做到立場堅定、毫不動搖。另一方面要擺正位置。校辦工作離校領導近，受領導委托辦事的機會也較多，但校辦主任一定要自覺擺正位置，做到盡職不越位，辦事不越權。傳達領導指示、承辦領導交辦事項時，要及時準確，做到事事有回音；承辦緊急重要文件、處理突發事件時，要行動迅速，做到時時有反饋；迎送往來客人、接待來訪群眾時，要周到熱情，做到人人有回憶。

（二）講大局

圍繞中心、服務大局，任何時候都是校辦工作的主題。校辦主任只有時刻關心大局、認真研究大局、準確把握大局，才能圍繞大局創造性地開展工作，辦公室的工作才有方向、有意義、有章法。當前和今后一個時期，廣東省教育改革發展的核心戰略和總抓手是“創強爭先建高地”，高校的主要任務是“以協同創新為引領，全面提高高等教育質量”，主要措施是“高校創新強校工程”。因此，各個高校辦公室都應圍繞這一中心工作出謀劃策、統籌協調、做好服務。只有這樣，才能確保學校的各項工作不偏離主線、不錯失機遇、不落后他人。

（三）講擔當

在其位謀其政，司其職擔其責。校辦主任要做到守土有責、守土負責、守土盡責，就必須勇于擔當。勇于擔當最直接的表現就是要在困難、矛盾面前敢抓敢管、敢于碰硬，特別要敢于承擔難事、棘手的事、得罪人的事，善于處理各種復雜的矛盾。高等教育發展到今天，擴大和落實高校辦學自、深化高校管理體制改革、建立現代大學制度成為高等教育深化體制機制改革的核心內容。面對這一“硬骨頭”，校辦主任要有敢于擔當的勇氣和智慧，有負責任的精神，在推進學校中心工作中充分發揮工作督辦的功能，堅決把領導班子的決策部署貫徹落實下去，為其他各單位和部門做好表率。

（四）講奉獻

講奉獻落到實處，就是要能做到任勞任怨。在學校工作中，我們經?？梢钥吹揭恍┤丝梢宰龅饺蝿?，但要做到任怨卻不容易。作為校辦主任，如果做到了任勞不任怨，可以說他基本上就白勞了。默默無聞并不代表著無人知曉，如果能夠做到加班加點受了累不訴苦，辦事協調受了委屈不抱怨，這樣的校辦主任其實會在領導眼中顯現出踏實誠懇、值得信賴的身影，在干部群眾、老師同事心中樹立起可親可愛、值得尊敬的形象。

1高校辦公室主任職業素養研究

二、建章立制，把握規范

俗話說“無規矩不成方圓”，規矩就是制度。只有建立起良好的工作制度，才能減輕工作負擔、提高工作效率，特別是可以幫助新進入辦公室工作的同事快速入門，也可以避免因為少了某位同事就難以順利開展工作的尷尬局面。校辦主任要把建章立制擺在突出重要位置，充分發揮在制度建設中牽頭抓總、統籌協調的作用。

（一）講辦文

辦文無小事，公文中標點的紕漏、字號的錯誤、格式的不規范都直接影響到公文的嚴肅性和權威性，進而反映出一個學?；騿挝坏木衩婷埠凸ぷ髯黠L。校辦主任要通過督促落實辦文制度、規范發文程序、加強業務培訓等方式，切實提高辦公室的辦文質量。

（二）講辦事

辦公室工作線長、面廣，如何做到忙而不亂，關鍵在于按程序辦事。不按程序辦事的不良后果具有潛伏性和隱蔽性，一時一事可能不會顯現，但真的等到出現問題時往往已經釀成大的失誤。因此，校辦主任一定要從思想源頭上重視、從每件小事做起，帶領辦公室和各部門的同事養成按程序辦事、規范辦事的習慣。

（三）講辦會

2012年，中央和省“八項規定”出臺以來，對公務接待標準提出了更為明確和嚴格的要求。校辦主任一定要認真吃透文件精神，切實規范會務活動和接待行為，建立詳細的規章制度，防止鋪張浪費，防止大吃大喝，確保會務接待工作程序化、規范化、標準化。

三、改革創新，永葆激情

“常年馬拉松，天天百米跑”，在辦公室干久了難免覺得枯燥單調。如何調動辦公室同事們的積極性和創造性？如何在日復一日的重復勞動中找到新的興奮點？改革創新是致勝法寶。但脫離實際的改革創新，并不一定能發揮出好的效果。在此過程中，校辦主任要善于處理好三個關系。

（一）平凡和創新的關系

辦公室工作大多是一些普通、平凡、常規的事情，但要把每件事情都做得很好，其實很難。創新不一定非要有大動作、大改革，有時一個工作流程的優化、一種工作方式的微調、一位工作同事的輪崗都可以收到很好的效果。因此，校辦主任要把握好改革創新的時機、尺度和節奏。

（二）繼承和創新的關系

辦公室工作講創新，主要是在繼承基礎上的創新。繼承是創新的前提，創新是在繼承過程中的超越，繼承和創新是辯證的統一。校辦主任要處理好這二者的關系，不能一講創新就忽視和撇開過去好的制度和做法，也不能一講繼承就墨守成規不求任何突破和革新。對于被實踐證明的好做法新經驗，一定要延續和發揚；對于不適應新形勢新任務的舊制度老條例，要不斷完善和改革。

（三）失誤和創新的關系

創新的目的是為了推動工作，如果因為工作創新造成了一定的失誤，對于其他部門也許無礙大局，但是辦公室必須竭力避免。因此，校辦主任在改革創新時，一定要注意選擇事項和范圍，要對改革創新的發展趨勢形成預判和利弊分析，要對可能出現的失誤失敗建立工作預案。同時，要能容忍、接受下屬出現的偶然工作失誤并且敢于承擔相應責任。

四、打造隊伍，形成合力

一支作風硬、素質高、能力強、形象好的干部隊伍是做好辦公室工作的基礎。辦公室的工作人員應當具有良好的精神狀態，具有較高的綜合素質且充滿朝氣與活力。校辦主任要從以下三個方面付出努力，讓辦公室全體人員擰成一股繩，心往一塊想、勁往一處使。

（一）弘揚甘于奉獻的精神

校辦的主要工作是服務領導、服務師生、服務基層，這種工作性質要求每一個辦公室工作人員都必須具有強烈的奉獻精神。沒有無私奉獻、默默無聞、淡泊名利的思想，很難做好辦公室工作，也很難在這個崗位上成長成才，校辦主任必須在這個方面做出表率。

（二）營造團結向上的風氣

辦公室應該成為學校最具凝聚力和戰斗力的團隊。辦公室工作加班、補臺是常事，分工不分家是常態，所以營造團結和諧的氛圍對于做好辦公室工作至關重要。校辦主任要理解“懂團結是大智慧、會團結是真本事、講團結是高境界”的深刻內涵，帶領辦公室全體同志像愛護自己的眼睛一樣倍加珍視團結。

（三）關心干部的成長成才

辦公室工作對于一位干部素質和能力的歷練是其他崗位難以比擬的。從很多高校的實例可以看到，辦公室是一個人才輩出的地方。校辦主任要從政治上、工作上、生活上多關心辦公室的同事。在平時工作中要多壓擔子，多指出缺點和不足；在提拔干部時要多方推薦，多講優點和長處，真正使校辦成為多出干部、快出干部、出好干部的搖籃和基地。

參考文獻：

[1]黃茜.辦公室主任的關系處理技巧[J].辦公室業務，2013（4）.

[2]劉純斌.當好黨委辦公室主任的思考[J].辦公室業務，2012（11）.

篇(2)

關鍵詞：高校；辦公；行政；服務；文化；自動；科技

中圖分類號：G46文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2011）17-0230-01

高校辦公室工作是高校管理工作的重要組成部分之一，它有著自身的特點與規律。研究探討這些特點與規律，不僅對高校辦公室工作具有重要的理性思考價值，而且具有重要的實踐參考作用。

為此，筆者不揣淺薄，根據個人多年來高校辦公室的工作實踐，提出若干思考性見解，以作引玉之磚。

一、行政辦公與服務意識

高校辦公室工作，以行政辦公為中心。而行政辦公的實質又是行政管理，即主要承辦行政性事務，例如文秘工作、聯絡工作等等。

從本質屬性而言，高校辦公室本身就是一個服務性機構，是院校行政領導班子的“參謀部”，辦公室主任就如同是“參謀長”，辦公室人員就是“作戰參謀”，無論是“參謀長”還是“作戰參謀”，都必須既為“行政長官”服務，又為全體“指戰員”――全校教職員工服務。

因此，高校辦公室工作首先就要貫徹“管理就是服務、服務就是管理”的思想方針，寓管理于服務，以服務促管理，在行政辦公中不斷強化服務意識。

一方面，要嚴格地進行科學管理，通過分析研究，明確職責分工，制定工作標準，實行崗位責任制，有效地利用人力、物力、財力資源。

另一方面，要實行人性化管理，以服務意識為生命與靈魂。在人群關系、公共關系中做好協調工作，起到重要的情感橋梁與工作樞紐作用。

二、高校辦公與文化意識

我國的辦公室，指機關、學校、企業等單位內辦理行政性事務的部門。

高校辦公室，作為高等學府內辦理行政性事務的部門，理應具有高校自身的特點――較高的文化含量與文化品位。

近年來，全球范圍內興起一股“文化熱”，這乃是“知識經濟”的21世紀時展的大趨勢。高校辦公室理應率先垂范，使自己的工作強化文化意識，并富有文化底蘊。

所謂“文化”，是一個內涵相當豐富的大概念，廣義的“文化”，“指人類在社會實踐過程中所獲得的物質、精神的生產能力和創造的物質、精神財富的總和?！豹M義的“文化”，則指“精神生產能力和精神產品，包括一切社會意識形式：自然科學、技術科學、社會意識形態。有時又專指教育、科學、文學、藝術、衛生、體育等方面的知識與設施。”（《辭?！房s印本）。文化是包括各種外顯或內隱的行為方式，通過符號使人們傳承，構成了人類群體的突出成就，其核心與實質是經過歷史選擇的價值體系。這正如19世紀英國著名人類學家泰勒對“文化”所下的定義：“所謂文明或文化乃是包括知識、信仰、藝術、道德、法律、習俗以及包括作為社會成員的個人而獲得的其他任何能力、習慣在內的一種綜合體。”（《原始文化》）

因此，高校辦公室的每一位工作人員，都必須不斷強化自身的文化修養，從而使自己的工作帶有濃厚的文化品位與文化底蘊，以此凸顯高校辦公室的個性，張揚其與眾不同的文化品格。

三、自動辦公與科技意識

21世紀是一個高科技時代，電信、電腦、電視的“三電合一”，組成了現代化的“信息高速公路”。尤其是多媒體與國際互聯網，使現代化辦公成為自動化辦公，或謂“辦公室自動化”，即利用計算機和信息傳遞系統，獲得、傳遞、存儲、處理各種信息和資料的系統。旨在提高辦公室事務的處理能力?！八蕴幚頇C為核心，配有檢索、打字、傳真、復印等設備。主要有：辦公事務處理計算機，計算機控制的多電子筆組成的信函機，能看、能聽的圖像信息傳視系統，用于電視電話會議的音響設備控制系統，能遠程傳送信息的自動傳真機，高功能的電傳打字機、電子文件處理機和自動分類復印機等?！保ā掇o?！房s印本）

篇(3)

關鍵詞： 高校二級學院辦公室 管理人員 工作現狀 原因分析 解決對策

辦公室是高校二級院系行政管理的中心，是聯系領導、師生、部門的樞紐。隨著我國高校內部管理體制不斷改革和深化，高校二級院系的內部事務和對外聯系愈來愈多，二級學院辦公室的地位和作用日益凸顯。新形勢下，如何把握高校發展對二級院系辦公室管理人員的新要求，辦公室管理人員如何找準自身角色定位，明確工作職能目標，提升管理工作水平，促進自我發展，已成為一個亟待解決的高校管理問題。本文通過對當前高校二級院系辦公室管理人員工作現狀、原因的分析提出了相應的解決對策。

一、高校二級院系辦公室管理人員工作現狀及原因分析

（一）管理的范圍廣、內容多、任務繁重、工作人員壓力大。

作為二級院系的綜合管理部門，辦公室人員管理內容涉及財務、資產、設備、人事、宣傳、科研、實驗室、制度建設、后勤保障等諸多工作，內容多，范圍廣。從人員配備的情況來看，二級院系辦公室一般只配備一名管理人員，但從事的管理事務十分繁重，涉及的范圍十分廣泛，有的甚至相當瑣碎，要求投入大量時間，花費許多精力。除了工作要面面俱到外，學校的人事政策、薪酬制度、領導風格、人際關系、家庭因素、經濟因素等也是辦公室管理人員的壓力來源。因此，這對于辦公室管理人員的綜合素質包括業務素質和心理素質提出了極高的要求。

（二）人員素質水平參差不齊，直接影響到辦公室工作的有效開展。

從現狀來看，高校二級院系辦公室管理人員的素質水平參差不齊。由于入職的門檻比較低，很多高校二級辦公室人員都是在高校內部的輔導員或者教學秘書中抽調或者選派到辦公室管理崗位，某些甚至是受聘的本校本科畢業生，人員的學歷大專、本科、碩研不等，人員的專業背景亦各不相同，而真正是管理專業背景的并不多見，人員的工作經歷和管理水平更是差別巨大。這些都將直接影響到辦公室各項工作的高效有序開展。

（三）辦公室管理人員疲于事務性工作而疏離自身專業學習。

由于辦公室管理工作千頭萬緒，除了事務性工作不斷外還要隨時應對各種突發性的事件，除了有效協調和處理部門之間、領導和教職工之間、行政人員和教師之間的意見分歧和工作矛盾外，還要做好組織、調查和研究工作，以為領導決策和指導工作提供可靠的依據，做好領導的參謀和助手。因此，辦公室管理人員往往疲于各種各樣的、瑣碎的事務和處理各種復雜的關系之中，沒有時間和精力提升自身的業務水平和管理能力，而對于不是高校教育管理專業背景的人員更沒有完整的時間完成自己所在學科領域的教學、科研和學歷的提升。這往往造成教育資源的嚴重浪費，從事辦公室管理人員漸漸疏離和淡化所學專業。

（四）管理工作未得到領導和師生足夠的重視、管理人員容易產生職業倦怠。

辦公室管理的工作的重要性未得到領導和老師的足夠重視，目前很多高校院系認為辦公室管理人員的定位僅僅局限于學院的“管家”，認為只是做好學院的后勤保障即可；某些學生甚至將辦公室人員當成了物管人員；某些老師認為管理人員做的都是沒有技術含量的工作，付出的勞動量遠不如教師，這是導致二級院系在績效分配時的主要矛盾根源。對辦公室工作的不了解和錯誤的想法將影響到辦公室管理人員工作的情緒和動力。面對繁雜瑣碎的事務和人員自身的工作壓力，辦公室管理人員極易產生職業倦怠，嚴重影響工作效率。

從已有的高校人事激勵機制和制度看，高校管理人員的職稱評聘、學歷提升、績效考核、薪酬福利等制度的建設均不完善。高校管理人員屬于教輔人員，在政策和制度的制定上未得到足夠重視，是一個極其容易被忽視的高校弱勢群體。

二、應對策略

（一）二級院系辦公室管理人員要認準自身的職業角色定位。

首先，辦公室管理人員要牢固樹立服務觀念，辦公室所開展的一切管理工作均是為學院的領導、教職工和學生開展服務，服務是辦公室管理人員工作的宗旨，也是辦公室工作的核心。其次，辦公室管理人員是院系領導的參謀助手，辦公室管理人員在工作中要善于收集可靠有用的信息，通過綜合分析和判斷為領導提供有建設性的意見。再次，辦公室管理人員要善于協調處理各種矛盾和關系，為領導和教職工排憂解難。只有認準了自身的角色定位，辦公室主任才能明確辦公室管理的職能目標，圍繞學院的核心工作，以大局為重，有針對性地為領導和師生開展服務。

（二）完善激勵機制和制度建設，增強管理人員工作原動力。

就現行高校針對管理崗位職員的職稱評聘、崗位晉級、學歷提升、績效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情況看，由于受到高校崗位職數的限制，高校不得不在人員的在崗年限和工齡等非智力因素方面設置較高的條件，這使得絕大多數處在管理崗位的辦公室管理人員在崗位晉級、提高收入水平上處于相當被動的地位，某些高校甚至限制管理人員參與職稱評聘，辦公室管理人員無法同教師崗位的教職工一樣通過職稱的評聘提高自身的社會地位和收入水平。這極大地挫傷了管理人員工作的積極性，削弱了辦公室管理人員的工作熱情和動力。因此，高校和有關教育管理部門亟須改革和完善高校管理人員的有關政策和制度的制定，以人為本，為管理人員的進修、培訓、學習、晉升提供更多的有效途徑，在關注教師的職業生涯規劃同時應關注高校管理人員的職業生涯規劃，為管理人員的職業生涯發展創造更好的條件，從而消除管理人員的職業倦怠感，增強管理人員的工作原動力，推動高校各項事業的和諧發展。

（三）加強管理業務學習和培訓，提高辦公室管理水平。

1.為了適應高校辦公室管理工作的需要，辦公室管理人員必須具備一定的思想政治水平。辦公室主任更加要求做到政治可靠、作風正派、認真負責、任勞任怨。辦公室管理人員必須不斷提高自身政策認知水平，防止出現原則性錯誤。

2.高校有關部門應努力創造條件給辦公室管理人員提供相關業務培訓，使其掌握各項事務的特點和處理辦法，遇到問題做到忙而不亂。

3.辦公室管理人員要提高自身的綜合素質修養，特別是現代化辦公信息處理、組織協調、輔助參謀和突發事件的應變能力等。在平時工作中不僅要積累經常涉及的文秘、財務、管理、制度及檔案方面的知識，而且應自主學習并掌握高校管理管理研究的理論和規律，并完成相關的科研工作。

4.辦公室管理人員要加強身心鍛煉，只有具備強健的體魄和樂觀積極的心理，才能從容應對工作壓力和各種挑戰。

（四）加強與部門、領導和師生之間的交流，化解矛盾。

管理人員自身應加強與部門、領導和師生之間的溝通交流，想方設法地努力提高服務質量，達到讓領導滿意、教師滿意、學生滿意、職能部門滿意四個職能目標，這樣才能獲得領導、師生和職能部門的理解和信任，減少不必要的矛盾和誤會，才能真正做好辦公室管理工作。

三、結語

隨著高校改革的不斷深化，高校二級辦公室管理人員要解決目前工作和發展面臨的困境，需要自身、學校管理者和教育主管部門的多方努力。管理人員要明確角色定位，在切實為師生做好服務工作的同時加強自身綜合素質和專業能力的提升，為職業后續發展打下堅實的基礎；學校管理者和教育主管部門要對高校辦公室管理機制體制、管理崗位晉級辦法、管理考核辦法等環節進行深入思考和探索，提高辦公室管理人員工作水平和工作積極性，從而更好地為高校的事業發展提供保障。

參考文獻：

[1]李亮.高校辦公室管理人員工作壓力及應對策略探討[J].現代商貿工業，2010（22）.

[2]陳琳.關于高校辦公室管理問題及對策探討[J].管理學研究，2013（06）.

篇(4)

【關鍵詞】開放大學；辦公自動化；行政管理；知識管理；

一、問題概述

在電大向開放大學轉型的這一歷史時期，對學校行政工作進行信息化管理，進一步推進辦公自動化建設，建設符合行政管理部門發展要求的辦公自動化系統，促進校務公開，實現信息的自由傳輸和互通共享，提高信息查詢效率，提高行政管理部門的信息處理能力和工作效率。對于建設信息時代的開放大學有著重要的現實意義和實際的應用意義。但從目前行政部門的使用情況來看，學校的無紙化辦公實施不完全，辦公成本高，各部門信息共享度不高，形成信息孤島，不利于信息的傳遞和交流。技術和管理方面的復合型人才缺乏，辦公自動化的進程難以推進，技術人員對行政辦公的業務、流程和管理缺乏了解，無法把握行政管理工作的規律。缺少對全局和整體的角度進行規劃和設計，缺乏對學校的軟硬件資源、網絡環境、管理體制和支持的建設的全面考慮，沒有建立高效便捷的管理模式。

二、國內外現狀

目前國內高校的辦公模式主要有三種：傳統辦公方式；使用基本辦公自動化，但仍以傳統模式為主；主要使用辦公自動化，并且實現全部無紙化。其中大多數高校采用第二種模式：傳統辦公方式與辦公自動化并存。由于電子簽名的真實性和安全性等問題，無紙化辦公難以被廣泛推廣和運用。

在國內高校中，清華大學的辦公自動化一直是走在全國的前列。早在1998年，清華大學的辦公自動化系統就投入使用，用戶范圍覆蓋校機關各部處、全校各院系的行政管理部門和辦公室，學校的通知、公告、簡報和文件都在校園網上傳遞和。同時逐步建立了校領導主管的CIO（信息主管）體系，從基礎設施和網絡應用兩個方面對學校的信息化進程進行規劃和建設，并由校長辦公室主任和黨委辦公室主任協助校領導通過信息資源單位（圖書館、計算機中心、網絡中心）向全校各部門傳輸和共享信息。

國外高校辦公自動化開展較早，經歷了單機設備、局域網和一體化階段，從以數據為核心轉變到信息為核心，進而到目前以知識管理為核心。其中美國高校于上個世紀80年代就引入了CIO（信息主管）制度，有力地推動了美國高校的教育信息化建設，知識管理的觀念得到了極大的發展和認可。

三、開放大學辦公自動化的可行性研究

針對電大行政管理部門日常辦公的需要和存在問題，研究了在電大向開大轉型這一歷史戰略期的背景下，充分運用計算機網絡和信息技術逐步實現電大系統的辦公管理信息化和數字化，解決原有的低效辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾，規范各項工作和事務的管理等問題。同時對辦公自動化應用和建設中遇到的問題進行了分析和研究。

（一）學校現已具備數據庫和網絡開發技術，已配置大容量硬盤和高性能處理器，加上運行良好的校園網為支撐，為系統的開發和運行提供了較為良好的硬件環境。

（二）從基礎設施和網絡應用兩個方面對系統的開發進行規劃和建設，積極宣傳系統的優點和好處，爭取校領導的爭取和重視，通過自上而下行政的力量來推動系統的開發和建設。

（三）可以走自主開發和引入IT公司優勢技術相結合的道路，依托學校的教學資源與技術中心的研發團隊的技術支持，從學校自身的需求和特點出發來設計和開發系統的。這種方式有效避免了實踐與開發脫節，滿足了學校行政管理的實際需求，同時可以根據需求的變動對系統進行增減和修改。

（四）根據系統產生的經濟效益和資金的保障，建設符合行政管理部門發展要求的辦公自動化系統，促進校務公開，實現信息的自由傳輸和互通共享，提高信息查詢效率，同時也提高了行政管理部門的信息處理能力和工作效率。避免了數據的冗余和信息的重復，提升了辦公無紙化的節能水平。

四、開放大學辦公自動化建設的對策

（一）健全相關的辦公自動化管理制度。在系統的使用過程中，必將產生大量的電子文件，對這些文件的使用、存儲和刪除等操作必須進行規范化管理，確保電子文件的合法性和安全性。

（二）培養具有技術背景和管理經驗的復合型管理人才。辦公自動化涉及的知識領域比較廣，既要懂得行政部門的工作流程，具備一定的協調能力，還有具有相當的技術背景，解決使用過程中出現的各種技術問題。

（三）建立完善系統的培訓制度，辦公自動化系統用戶涉及面廣，要實現對總校和分校的領導、教職工、技術人員和管理人員各種層次和類型的全員培訓。要對不同的用戶做好培訓工作，針對校領導，應針對其分管的工作來進行單獨培訓；對部門或者分校的培訓，要先做好部門信息管理員的培訓，然后由他們去組織本部門的培訓。對于技術人員，則要從系統數據庫的安全性和穩定性入手，確保技術人員解決實際問題的能力和素質。針對每類用戶的不同需求分別編寫使用說明書。

五、開放大學辦公自動化發展趨勢

（一）高校辦公自動化是必然的趨勢，它是為了滿足日益增長的行政管理需求而出現的，能夠使信息決策更加準確而又具有高效率，并隨著新技術的進步而不斷更新。

（二）隨著移動互聯網的發展，移動辦公將為高校信息化提供新的思路和解決方案。它能使領導和教職工不受空間的限制，隨時隨地處理工作事務，在突發性、應急性事件的處理上有其重要的意義。

（三）知識管理是指對對知識進行積累、共享、交流、創新和反饋的一個循環反復的過程。它將會滲透到高校辦公自動化建設的方方面面中去。高校中有大批學者和專家，對他們的學識、想法和觀點等進行有效的集成和管理，將會產生巨大的效益，提升整個學校的創新能力。

六、結束語

綜上所述，在組建開放大學的進程中推動學校信息化建設，是一項基礎性、系統性的工作，將會對教職工的思維、管理、制度等方面經歷一次深層次的全面的轉變，將提高學校行政部門的工作效率，為校領導提供及時準確的信息服務和決策。對于建設信息時代新型的開放大學有著重要的現實意義和實際的應用價值。

參考文獻；

[1]盧建紅.高校辦公自動化系統的應用發展及制約因素探討[J].文教資料，2006，（13） 。

[2]常玉.淺議高校辦公自動化[J].甘肅農業，2005，（7） 。

[3]姜爾嵐，吳成國.高校辦公自動化研究與探討[J].重慶交通學院學報（社會科學版） ，2004，（4） 。

篇(5)

關鍵詞：院長辦公室接待

高職院校院長辦公室接待是指院長辦公室人員對來自上級、平級和其他相關組織的來賓進行接洽與招待，是一種有著公共關系職能的具體活動。接待工作的成功與否，直接反映出一個學校的工作作風和外在形象，也直接體現了院長辦公室人員本身的素質、能力和形象。

1 接待工作的意義

1.1 可以使學校獲得信息 院長辦公室人員在日常接待中，會接觸到各類人士，獲得通過別的途徑難以獲得的信息。例如，接待上級領導或其他管理部門人員時，可以獲得有關社會、政策、管理等方面的信息，可以輔助領導決策；接待兄弟院校參觀考察，在為客人介紹經驗的同時，也可以聽到一些對自身有益的經驗和教訓，可以促進和完善本校的工作。

1.2 可以改善學校外部環境 得體的接待可以使學校與外界彼此之間建立信任，獲得友誼，化解矛盾，消除誤會；可以創造出和諧坦誠的合作氣氛，樹立良好的學校形象，爭取更廣泛的理解和支持，從而使學校處在一個融洽、積極、健康的社會關系之中，創造一個良好的外部環境。

1.3 可以使學校擴大對外影響 從某種意義上講，院長辦公室人員素質的優劣，反映出一個學校的精神面貌；正確的公關禮儀，代表著一個學校的群體形象，直接影響到來賓對學校的評價。熱情、禮貌、耐心、細致的接待能使人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。來賓則由此觀察到學校認真嚴謹的工作作風，因而在無形之中也就提高了學校知名度，擴大了學校的影響力。

1.4 可以成為聯系合作的橋梁 隨著我國高職教育的蓬勃發展，學校與各級行政機關、企事業單位、行業組織及院校之間的聯系日益頻繁。各種評估、創建、檢查、驗收、校企合作、參觀、訪問、學術交流等接待已成為學校的日常事務，院長辦公室則在其中起到了穿針引線、牽線搭橋的作用。

2 接待工作的原則

2.1 熱情誠懇 熱情誠懇的態度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。熱情、友好的言談舉止，會使來賓產生一種溫暖、愉悅的感覺。因此，對于來訪者，無論是來自上級機關，還是平級、下級單位，也無論其身份、職位、資歷如何，都應誠懇熱情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 講究禮儀 學校和院長辦公室能否給來賓留下良好的印象，除了看學校本身的建設和發展水平外，院長辦公室人員素質也是一個很重要的因素。因此在接待過程中，接待人員要注重接待禮儀，符合禮儀要求，操作規范標準，舉止莊重大方，言談熱情文明，注意把握分寸和尺度。對來賓提出的任何問題或要求，都要作出熱情、禮貌的回應。

2.3 細致周到 接待工作的內容往往具體而瑣碎，常常涉及到學校許多部門和人員。這就要求院長辦公室人員在接待工作中要開動腦筋，考慮周全，準備充分，把工作做到面面俱到、細致入微、有條不紊、善始善終，即工作要有章法，環環相扣，一絲不茍地辦好每一件事。

2.4 按章辦事 高職院校應參照《黨政機關國內公務接待管理規定》，結合本校實際情況，制定具體而又有操作性的規章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，還要加強監督，使接待工作公開化、透明化，防止在接待過程中滋生腐敗行為，維護好學校領導及院長辦公室的良好形象。

2.5 厲行節約 接待工作從某種意義上講是一項消費活動，院長辦公室人員要嚴格遵守學校有關規章制度，在接待活動中要注重勤儉節約。同時，針對不同的接待對象執行不同的接待標準。在餐飲、住宿方面，要精打細算，不大手大腳，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既讓客人了解當地的飲食文化，又要體現節約之精神，力爭少花錢多辦事，讓學校領導和來賓都滿意。

3 接待工作的流程

高職院校院長辦公室接待主要包括上級領導檢查指導工作，人才培養工作水平評估，國家示范（骨干）性高等職業院校創建、驗收，同類院校參觀交流，舉辦各類會議等。下面，以接待同類院校來訪為例，簡述接待工作的基本流程。

3.1 準備階段

3.1.1 接到來訪函或來訪電話后，及時登記，送院長辦公室主任簽閱，再呈相關院領導審閱。

3.1.2 主動與對方聯系，核實來訪時間、來訪目的、來賓姓名和職務、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制訂接待方案，確定接待規格。包括：①來賓姓名和職務；②參觀交流的主要內容；③本校陪同人員姓名和職務；④日程安排；⑤雙方聯系人姓名和電話號碼等。

3.1.4 根據來賓要求預定住宿賓館。

3.1.5 搜集有關背景資料，為院領導準備發言材料。

3.1.6 準備具有本校元素或地方特色的小禮品、紀念品。

3.2 實施階段

3.2.1 布置會議室。做好會議室衛生保潔工作和茶水供應；會議桌上放置主、客雙方人員的座位卡、接待方案、學校簡介、稿紙、鉛筆等；檢查會議室音響、筆記本電腦、投影機、空調機等設備能否正常使用。

3.2.2 在學校大門口或辦公樓門前準備好LED歡迎屏或放置歡迎標語牌；通知來賓擬要參觀的單位做好相關接待準備；通知宣傳部門做好宣傳報道工作等。

3.2.3 與對方聯系人聯系，隨時了解其行程方位，并知其正確的行車路線，重要來賓需到高速路口、機場、車站、碼頭迎候。

3.2.4 來賓到達前，及時通知本校領導和陪同人員到辦公樓前迎接。

3.2.5 參觀交流結束后，引導來賓入住賓館（也可在來賓到達時安排入住）。

3.2.6 做好宴請的安排工作，告知來賓和陪同人員宴請時間和地點；按照學校有關規定確定宴請標準，準備好酒水；重要來賓需準備好席卡。

3.2.7 來賓結束來訪返程時，安排相關人員送行。

3.3 總結階段 接待活動結束后，院長辦公室要對整個活動進行認真全面的回顧，反思哪些方面客人比較滿意，哪些方面還存在改進的空間，做好接待工作總結并會同相關資料一并存檔。

參考文獻：

[1]姚林.如何做好高校辦公室接待工作.秘書2009.9：25.

[2]楊春惠.關于構建高校辦公室接待工作新機制的思考[J].泉州師范學院學報.2011(01).

篇(6)

關鍵詞： 現代高校 研究機構 管理機制 人員配備

高校研究機構是高校自主設立的科研機構，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學科發展、教學體系完善、行政機構健全的重要組成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造領軍人物，突出學校主要研究方向，形成優勢、特色，承擔重大科研任務，培養高級專門人才。由于研究機構功能、人員構成、行政等級、規模不同，各研究機構設立的目的、層次和級別也千差萬別，冠名也不盡相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之稱。

隨著國家教育和科技體制改革的深入，國家中長期教育規劃的出臺，尤其是國家倡導科技興國戰略，重視高校科研機構建設和成果轉化，高等院校研究機構越來越顯示出它的生機和活力，日益在社會經濟發展、科技發展、學校學科建設中發揮出重要作用，有力地推動了社會的進步。時展、社會需求和國內大學的現代轉型，使得科研機構如雨后春筍般出現，隨之而來的問題是，如何健全科研機構的管理機制，在更大程度上發揮科研機構在科研中的核心優勢，在學?？蒲兄械囊I作用？如何使科研機構與現代大學相適應？如何理順科研機構，包括獨立的科研機構和非獨立性、與教學單位平行甚至交叉的科研機構與學校、學院、教師之間的關系？要想解決這些問題，牽涉到國家政策、學校行政制度、硬件軟件配備、未來發展計劃等。其中首要條件是明晰現代社會背景下高校研究機構的功能，管理機制上的獨特性，以及研究機構辦公室對人員配備的要求。

以浙江師范大學為例，浙江師范大學是一所教學、科研一體化的綜合型大學，其綜合實力位于浙江省前列，全國綜合高校百強。近幾年學校對科研極為重視，經費投入逐年加大，科研實力蒸蒸日上，研究成果對社會影響日益擴大，研究機構也日益增多和成熟。就目前來看，全校共有校級研究機構（研究院、研究所、研究中心）近80個，如規模相對龐大的研究院有3個：教科院、兒童研究院、非洲研究院；研究所有30個；研究中心有44個。部分研究院（所）師資水平、科研實力、設備條件居于全省、全國領先地位。在這些研究機構中，一部分是獨立建制的，一部分是院所一體化。大部分研究機構都設立有獨立的院所辦公室，有專業的辦公室人員（辦公室主任和秘書）負責該研究機構的日常事物。

通過對眾多研究機構辦公室功能、管理機制與人員配備現狀的研究，以及對國內其他高?？蒲袡C構的比較分析，我對這三個方面的問題進行了系統的闡釋與歸納，并提出了新的觀點。

一、現代高校研究機構辦公室功能

（一）服務、管理功能。

服務是高校研究機構的基本功能，也是高校行政辦公室的基本職能，與行政辦公室不同的是，高校研究機構辦公室要以機構中的領導、科研人員為主要對象，將研究機構作為服務平臺，通過自身努力，做好后勤保障，力求科研人員從繁雜的事務性工作中解脫出來，從而全身心地致力于科學研究。為減少不必要的事物干擾，確?？蒲腥藛T專心研究，辦公室理應擔當起將科研器具、材料采購，社會成果轉化，經費支出匯總，日常報銷等工作，解除科研人員的后顧之憂。同時，辦公室又要加強與學校行政部門、院系之間和與社會之間的聯系，做好科技成果的轉化與服務工作。

所謂管理功能，也就是說高校研究機構辦公室及歸屬于本所或本中心領導管理，也歸屬于學校領導管理，同時要行使自我管理權限，管理研究機構的日常事務、各個分研究中心。更為重要的是，辦公室要具有理順上下各級機構的管理權限和關系的能力。

總體來看，研究機構的辦公室與學校、學院各級行政辦公室雖然都是以服務為核心，但在具體職能、業務上還是有著顯著區別，研究機構辦公室及其工作人員是以服務院所之內的科研工作者（一般是教師）為核心，是聯系科研機構與學校行政部門、同級科研單位、學院各個機構、國內外科研機構或學術專家及本院師生的紐帶和橋梁，也是科研機構能夠順利運行的有力保障。

（二）政務處理功能。

高校研究機構雖然同屬于高校辦公室系列，具備一般辦公室的日常政務處理功能，但由于其主要目的是以科研為核心的，因此，研究機構的日常行政事務處理就淡化了行政性，多了專業性和繁雜性。如獨立建制研究機構的日常政務包括國內、國際間的學術交流活動，科研人員往來接待，科研成果的社會轉化，各類基金的申報、通知、整理，科研經費的管理、分配，等等。作為相對獨立的機構，以所長或中心主任為中心的辦公室集財權、人權、行政權力為一體，而且當前各種費用、票證名目繁多，為不讓科研人員過分操心，專心搞科研，辦公室人員必須一肩挑。實行院所一體化或一套班子兩個名稱的研究機構的日常政務還包括排課、教學資源安排、處理上課教師與學生之間的事務等。

（三）組織與協調功能。

研究機構辦公室主要任務是針對科研方面進行組織與協調。為確?？蒲腥蝿盏耐瓿桑谌藛T梯隊組織配備上協助所長做好工作。“一個好漢三個幫”，在課題負責人明確后，調兵遣將，在人力上給予保證，包括校外引進、校內、所內調動，與校內外的橫向、縱向聯系，等等。當前尤其要著重進行科研人員的勞動優化組合，揚長避短，發揮課題組成員的整體效能。

當今學科分工日益精細，同一課題需要多方協作方能攻堅成功。在協同作戰中，不免出現同總體目標相矛盾摩擦情況，這樣協調工作就顯得特別重要，必須使局部目標服從總體目標。這種協調包括：工作關系、人際關系、經濟關系等。因此，組織與協調能力直接決定著研究機構的和諧運行與發展。

（四）規劃與反饋功能。

科研機構的規劃功能包括課題組或研究機構的年度發展規劃、近期和長遠規劃，組織申報課題、已立項課題的年度檢查、年度經費分配預算、圍繞科研開發而進行的人才引進規劃、科研成員國內外進修訪學計劃、科研團隊或研究機構與國內、國際間的學術交流、年度會議或承辦重要學術會議的籌劃等。

作為科研管理的辦事機構，在為領導決策服務過程中，要及時做好信息反饋工作。當領導決策實施過程中遇到阻力時，辦公室要立即調查研究，并及時向決策者反映，協助領導及時疏導溝通渠道，溝通內外，保證整個機構的團結、和諧，充分地發揮團隊的作用。

二、當前高校研究機構辦公室現存問題

（一）人事制度與觀念局限導致人員配備嚴重不足。

由于研究機構非行政單位，也非教學單位，以致學校在觀念上普遍重視點在于設立研究機構，做好科研，出成績見效益，但對于研究機構的日常運轉、管理機制缺乏明確的規定，管理隨意、寬松，甚至根本不把研究機構當成一個實體單位配備相應的辦公室，沒有專職的管理人員，大多數情況下高校研究機構辦公室人員要么是所長或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究機構沒有專職人員，而是由教學單位的行政人員兼職。因此，面對繁雜的研究機構事務，人員配備嚴重不足，影響了研究機構的健康運行。

（二）研究機構性質導致研究所日常事務繁雜，工作量大，現有管理模式難以兼顧。

高校研究機構是以科研為核心的，通過成果轉化聯系學校與社會，并服務于學校與社會，同時又兼顧一部分教學任務或者通過成果轉化服務于教學。因此，科研機構的這一特殊性質決定了其所設辦公室的管理內容和人員素質要求也不同于一般的高校行政機構。辦公室人員所面對的首先是服務好研究機構的科研人員，盡可能為科研人員分擔日常瑣事的管理功能，以便科研人員更好地、全身心地投身科學研究。同時，辦公室還要廣泛與國內外其他科研機構聯系，匯總各種信息，以便為本單位的領導、研究人員提供全方位的科研信息、學術信息、交流信息；辦公室管理人員要協調好學校行政部門、學院教學單位與研究機構之間的關系；做好科研成果的社會轉化工作，等等。面對如此繁雜而廣泛的事務，現有的人員配備與管理模式顯然是捉襟見肘。

（三）管理人員缺乏基本能力，難以應付相對專業的管理事務。

由于研究機構的專業性，不同研究機構有著不同的學科特色，這就要求辦公室管理人員具備一定的專業素養、工作能力。由于辦公室人員嚴重短缺，管理事務繁雜，這就迫使辦公室管理人員不斷進行不同事務、不同專業的管理，繁瑣事務很容易使辦公室管理人員產生職業厭倦或倦怠，而職業倦怠又會使管理人員的生理、心理和行為等處于不良狀態，并在工作上呈現出一些消極行為，影響工作質量。具體表現為：注意力無法集中、思維效率降低、理解能力和創新能力下降，同時情緒上容易沖動，焦躁不安，無故遷怒他人，甚至對工作產生厭倦感，工作熱情降低。久而久之，工作缺乏主觀能動性，服務意識淡薄。

三、現代高校研究機構辦公室人員配備要求

如何配備合適的辦公室人員？或者說研究機構的辦公室管理者應具備何種基本條件？首先，要明確一點，即現代高校研究機構辦公室的任務與職責是什么？高校研究機構的建制模式有獨立建制型、院所（中心）合一型、基地掛靠型、校企合作型等，其所轄辦公室與教學單位辦公室、學校行政辦公室有著明顯區別。具體來說，研究機構辦公室是高校研究機構在其內部所設立的一個綜合辦事機構，是集綜合性、協調性和服務性于一體的多功能部門，在管理系統中處于溝通上下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐位置，承擔著“管理事務、搞好服務”的重要職責。因此，高校研究機構辦公室的工作職責和作用是：服務、組織、協調、聯絡。以此為出發點，研究機構辦公室人員應具備以下五個基本條件。

（一）服務意識。

辦公室工作人員要當好領導和科研人員的工作助手、信息助手、生活助手、服務助手，做好調查研究工作，做好日常服務工作，做好信息搜集整理、分類工作，多研究國家有關教育方面的政策、法令、制度、上級文件等，在領導決策時，及時提供政策、法令方面的參謀咨詢意見。為領導出主意、想辦法，協助領導安排好一個時期的工作布局；協助領導安排、組織科研會議，學術論壇與交流，院所之間的交流等工作；協助做好研究機構相關人員的出行差旅、日常報銷等服務工作。代替領導接待方方面面的領導、客人和辦事人員，減輕領導的負擔和壓力。當然，辦公室工作人員要少一點私心，堅持廉正之心，敢于負責，勇于承擔責任，對于不該辦的事情，必須堅決回絕。

（二）政治素養、學科專業素養。

高校研究機構是以科研為核心的，日常管理事務都是圍繞科研而進行，因此，辦公室管理人員首先要具有政治素養和本學科的專業素養。所謂政治素養是要求管理人員從科學出發，準確把握大局，講政治方向和政治立場，能正確理解并準確把握黨的政策、領導的意圖和上級的指示精神，在大是大非和突發性事件上頭腦清醒，立場堅定。只有具備較高的政治素質，才能發揮好溝通協調作用。只有具備學科的專業基礎知識才有資格擔當領導的助手，有目的地服務好科研人員日常需求，才能夠合理、準確地處理日常的科研事物、對外的科研聯系、對社會的科研成果服務與轉化，等等。

（三）較強的人際溝通能力和組織能力。

高校研究機構辦公室既是反映學校工作狀況、科研進展和精神文明的窗口，又是與外界廣泛接觸的中樞。辦公室工作人員必須具備較強的社會交際能力，儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，真誠、自信、熱情、沉著、謙和、豁達。辦公室人員如果不能熟練地運用人際溝通的技巧，就難以收到理想的工作效果。只有具備較強的處理人際關系的技能，才能正確處理全局利益和局部利益的關系，有效聯通內外、上下，使領導之間、部門之間、領導與科研人員之間、師生之間在思想上、行動上協調一致，團結向上，把各項管理工作搞好。

（四）掌握現代傳媒手段，樹立正確理念，提升服務意識水平。

研究機構辦公室人員除了具備語言文字表達能力，熟練掌握各種公文的格式及其寫作要求之外，還要熟練掌握現代傳媒手段。當前整個社會辦公自動化已經成為普遍現象，尤其是高校研究機構，本身走在科研的前列，并時刻與國際接軌，因此，管理人員應掌握現代傳媒，熟悉辦公自動化，并善于運用現代傳媒加強與國內、國際科研機構之間的溝通與交流。

當然，研究機構辦公室工作不能簡單停留在完成領導交辦的日常事務上，要善于從繁瑣的事務性工作中解脫出來，自覺培養超前服務的意識。管理人員首先應提高分析問題和解決問題的能力，善于從工作中發現問題，并對其產生的原因、可能造成的后果做出合理的預判，提出解決問題的途徑；其次，具有淡泊名利、任勞任怨的奉獻精神，凡是自己能辦的事情就盡量去辦，盡力而為，而且一定要積極主動地去做，主動給自己加擔子，不管是大事小事，都要高效、圓滿地完成好，杜絕草率、輕率，注重工作實效；再次，學會從領導的角度思考問題，認真領會研究機構發展規劃和建設目標，準確把握工作重點，充分發揮主觀能動性，協助領導制定切實可行的政策，確保各項工作的正常開展，真正發揮參謀和助手的作用；最后，擺脫傳統行政工作觀念的束縛，進一步強化服務意識，樹立良好的服務形象。

（五）良好的品質與學習意識。

研究機構辦公室工作事無巨細，千頭萬緒。人品、人格是科研團隊長期共事的基礎，辦公室工作人員必須做到正確對待自己、同志、組織，做到大事講原則，小事講風格，難事不推，好事不搶，榮譽不爭；做到公道正派，誠懇待人，嚴于律己，寬以待人。

要樹立不斷學習的意識，無論是輔助決策、調查研究、協調事務、督促檢查、處理信息、組織會務，還是處理文書、管理印信、接待來賓，都要學習相應的專業知識，掌握崗位業務。只有不斷學習，才能敏銳發現問題、合理分析問題、正確解決問題。尤其當前信息瞬息萬變，科研機構突飛猛進，辦公室人員不與時俱進，很難發揮研究機構的引領作用。

參考文獻：

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［4］陸士平.高校研究所辦公室功能淺談［J］.化工高等教育，1989，（04）.

篇(7)

【關鍵詞】高校院系辦公室和諧工作

當和諧理念成為當今眾多高校建設與發展的指導思想與價值目標,以管理和諧促進高校教學、科研與人才培養的和諧發展,就有了十分重要的基礎意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔上通下達、統籌協調任務的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學院權力,形成制度化管理模式,更好地發揮二級學院在教育、科研及社會服務中的積極作用,是我國目前高校改革、發展中的重要問題。

一、高校二級學院管理及其發展趨勢

1、高校二級學院內部組織功能

(1)學院層面。高校實行學院制后,學院是承上啟下的機構,對外向學校負責,對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學院成為學校領導下的一級行政管理實體,“各個學院構成了大學內的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構層次理論分析,學院就是中間層的“管理系統”,其主要功能是“協調組織和任務環境之間的關系”。在此,二級學院的任務環境主要是指控制組織內部事務的系統,這個系統包含學院層面的學院黨政聯席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學術委員會、教學指導委員會,以及學院下屬的系、所、辦、中心和對外服務機構等。學院層次的核心管理任務是協調學院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關任務,根據規劃指導系、所、中心的資源配置,協調開展教學科研、學科建設與人才培養工作。以上管理活動的目的是確保學院層面成為一個完整的工作體,達成組織的目標。

(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學院的基層學術單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學科組織教學與研究的實施機構”。系、所和中心是大學教學科研和人才培養的主要環節,是學校的活力之源,它們運轉的質量關系學?？傮w的教學質量、科研水平,直接影響學院及學校的人才培養質量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術體系”?！凹夹g體系”的主要任務在于處理組織的實際“產品”,如實驗室的科學家、教室的老師等。

2、二級學院的辦學自

(1)學科建設及科研管理權。即學院有權以學科建設為龍頭,統籌全院的科研與科技開發,根據優勢學科、特色學科組建起一級學科或學科大類下的跨系、跨專業研究機構,具體抓好科研開發、成果鑒定、社會服務等工作,推進“產學研一體化”,加速科技成果轉化同時,加強學院內的聯系,創造各種機會和條件,增進不同學科領域之間的交往,促進多學科的聯合與交叉,推動相關學科的優化組合與融合,培育學科新的增長點,促進特色學科和優勢學科的建設與發展。

(2)教學管理權。即有權統一組織和協調學院內部教學管理、人才培養等方面的工作,包括教學計劃管理、教學過程管理、教學質量管理等權力,學院有權統一負責全院課程的調整和設置,有權根據社會的需要設置招生的種類、專業和規模,有權與各行業、各部門開展聯合辦學與交流合作,及經學校授權后,可直接與國內外高?；蚱髽I集團開展學術交流和國際化教育等。

此外,學院還應有學生管理權,即學院可根據學校授權對學生進行獎懲、考評和處分等,管理學生的日常學習和生活學院辦學自的落實,有利于大學學術事業的發展遵循教育發展和科學發展的規律,增強學院的活力和社會適應性,從而提高大學管理的效率和質量。學院可成立由學科帶頭人組成的院學術委員會,負責學術事務管理,并建立院行政與院學術委員會相互協調、分權治院的管理機制,充分重視學術委員會在專業設置、教學計劃、課程內容及學科建設等方面的決策作用。

3、二級學院管理模式的發展趨勢

從世界教育發展角度看,放權的二級學院管理模式是發展趨勢。目前世界上教育比較先進的國家,學校的職能機構都非常少,法國大學主要有三個職能機構組成:行政委員會、科學委員會、教學與大學生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務都由學院進行管理,并且一些學科建設發展規劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學院完成,而學校在這些管理中僅起到協調和監督的作用。

二、校園管理方面的不和諧問題

1、校園管理

首先是辦學缺乏科學決策,許多高校在發展過程中,不尊重教育規律,在涉及學校的發展和規劃等方面不能做到理論聯系實際,存在著盲目追求發展目標的現象,忽視客觀條件的約束,發展目標定位過高。其次是民主作風不深入,密切聯系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質不能完全適應外,教師的數量也急需增加,很多教師是超負荷上崗,不利于教師的身心健康和教學質量的保證。再次是體制改革滯后,經費投入跟不上規模發展,有些學生甚至抱怨大學校園的學習條件還趕不上高中校園,影響了教學的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現形式多種多樣,它們與構建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進文化的生成與傳播。

2、學術風氣

首先,學術風氣在市場經濟的沖擊中有下降趨勢,學術抄襲、學術敷衍、教學敷衍以及濫編書、濫出書等現象己經到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學術風氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學與學術的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權威”的大學里,不可能出現良好的師風和學風。最后,學術標準的嚴重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學術因素來定奪,在一定程度上引起了學術的混亂局面。

3、思想道德建設

首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔憂,己成為大學校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設設置了巨大的障礙。主要表現在學生學習行為中的誠信缺失、學生經濟行為中的誠信缺失等幾個方面。

三、高校院系辦公室職能及其工作現狀

1、院系辦公室職能

(1)服務職能。服務是辦公室工作的主要職能,應遵循構建和諧院系中的整體性原則,即為領導服務、為教師服務、為教學、科研服務。院系辦公室是院系領導對學院進行教學、科研、行政管理的管理機構,是教師處理日常事務的辦事機構。院系辦公室的日常性事務包括:組織會議、處理信息、內部協調、公關接待和信息等和人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作。

(2)協調職能。協調是辦公室工作最能夠體現動態性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學校其它各部門之間、領導之間、領導與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統的中樞,必須通過有力的措施協調各種動態性的關系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環節間的相互配合,消除各種不和諧現象,從而使系統內各部分的活動協同一致,保證整個院系工作的順利開展。

(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構,承擔著主要的基層管理職能,要遵循不斷優化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經費管理、辦公用品及辦公設備的采購、執行人事考勤制度、日常維修的協調工作、以及院系領導臨時安排的事務性工作等,要在工作中不斷完善、優化與創新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領導、全體師生、院系的黨團組織、學校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業不斷發展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學和科研單位,一般由院系領導層、教研室、科研所和學生工作組等基層組織構成,院系辦公室工作已逐步拓展到學校機關和黨政各職能部門等各個領域。

(2)工作內容復雜。從教務管理、教學管理到對外聯絡、后勤管理等,大量的協調和督查事務。在現行的高校管理體制中,學校行政機關與二級學院的工作聯系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部各方的聯系溝通以及人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作等等。可以說,院系辦公室承擔的工作任務千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規范化建設上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現象并不少見。

(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構,發揮著承上啟下,協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高?；鶎咏M織的日常事務具體管理和辦事的綜合性機構,發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務對象――教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學、科研為核心,上課來下課走,缺少對學校、學院、系部、教研室等建設與發展的關注,對學校事務的參與度也不高,這與從事協調工作、管理工作的辦公室行政人員產生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調。

(4)工作受重視較少?，F實中,高校二級學院行政人員大部分不是行政專業出身,平時大量的事務性工作使得他們不得不放棄所學的專業,而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關愛。尤其是他們具備了一定的組織、協調及處理事務能力之后,渴望得到更好的發展空間。

四、院系辦公室和諧工作探討

1、職能的重要性

(1)院系和諧發展的表現。院系和諧發展是構建和諧校園的重要內容和基礎。主要表現為:組織結構要素的和諧、教育環境的和諧、人際關系的和諧、群體組織關系的和諧、學院與社會之間的和諧、規模結構質量效益之間的和諧等等。院系和諧發展基本要求是教學、科研、學科建設、行政管理、黨務工作、工會工作、學生工作的各個方面有機結合,工作上相互配合、相互支持、相互促進、協調一致;制度上相互配套、相互補充、完整統一;人力資源配備上合理優化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽?；灸繕耸菍崿F人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達到全面、協調、持續、高效發展之目的。

(2)院系和諧的基礎。高校院系辦公室是在院長領導下,為全院教學、科研、后勤等服務的綜合管理機構,是院系領導以及學校有關職能部門命令的基層執行者,也是聯絡校內外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎。

2、和諧工作探討

(1)和諧管理。院系辦公室要根據學院工作內容及特點對原有的各項常規工作的規章制度不斷進行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規章制度與規范要圍繞院系主體工作目標的實現來建立。在不違反國家法律和學校有關規定與規范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標順利實施的原則。要通過規定崗位職責,實行目標管理,形成分工合理、職責明確的運轉機制,用規章制度和崗位職責引導各項工作在規范的軌道上流暢運轉,既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。院系辦公室管理任務繁雜,必須建立一套科學的管理方式和工作手段,科學分工,使辦公室組織內部的融合力大大提高,形成一個高效運轉的系統。

(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領導交辦的日常事務,還必須在學院的發展、建設、管理等方面進行思考,變被動為主動,主動為領導出思路、想辦法,當好參謀和助手。辦公室人員經常與各個層次、各個部門的人員相互聯系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創新思維的涌現。辦公室人員要充分利用這個優點,發揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內外各種動態信息,吸收他們先進的工作思路及做法,及時提供給領導參考。并結合實際,協助領導制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔參謀、協調、服務及管理的院系辦公室,其服務對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔繁雜的服務工作,辦公室主任及辦公室工作人員應不斷提高自己的政治素質、業務素質以及心理素質等。

(3)和諧關系。學院的領導在配備人員時,應持慎重態度,崗位的設置要合理,既不能出現一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產生。辦公室要吸收具有專業知識水平和管理經驗的人才,實現人盡其才,才盡其用,逐步建立科學、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發展以及成員之間的和諧關系是和諧理念實施的現實基礎。

(4)人文關懷。有些學校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進心,約束了高校行政管理人員的職業發展。這會導致學校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學校和學院應加強對行政人員的人文關懷,加強行政人員的業務水平,提供培訓、指導等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導;對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認同感。有了這一系列的人文關懷,承擔繁雜事務性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。

3、和諧管理目標

(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務、事務中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學校各個職能部門的戰略意圖、規章制度內化為師生員工自覺行動的過程,這個內化的環境應是和諧的。管理的過程要體現人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學生則應誠懇相待,主動為他們服務。

(3)提升管理品位。管理與品位的結合,代表著管理的質量和水平?；诤椭C管理,個體發展的和諧是不夠的,更要求年輕的教育管理干部發展要個人目標與院系的管理目標相一致,最終實現與社會發展相和諧,與時展相和諧。工作中要妥善處理高校院系管理中的各種復雜關系,調整心態,為教師和學生的全面發展搭建寬廣的平臺。

總之,在院系辦公室中,倡導和諧理念強調就是辦公室管理者身體和心理的和諧,精神和身體的和諧,也就是人格的統一和諧。人格的和諧是人自身發展的動力,是每一個人所追求的終極目標;辦公室管理者之間的人際關系的和諧,再到整個院系組織的和諧,是一個循序漸近的過程,后一個的和諧有賴于前一個層次的和諧。院系辦公室管理者不斷地拓展管理能力,和諧地發展自身,為所服務的對象―教師和學生建設一個和諧的環境,創造一個有利于學術和個性自由發展的平臺,完成時代賦予高?；鶎庸芾碚叩墓鈽s使命。

(注:本文得到北京物資學院工商管理創新基地項目資助,項目編號:WYJD200904。)

【參考文獻】

[1] 張仲仁、賴昌南:論高校二級學院管理的四個環節[J].法制與社會,2007(7).

[2] 駱嶠嶸、蘇朝輝:如何充分發揮高校二級學院的作用[J].湖北經濟學院學報,2006(9).