文書檔案論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇文書檔案論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關所得秦之圖籍?！碧m臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫?！逗鬂h書•安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房?！妒酚?#8226;太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書•高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作?！逗鬂h書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書?！笨h級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書•秦彭傳》“：每于農月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位?！昂蚬偈亲罨鶎拥恼幍奈臅鴻n案保存機構，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發掘一個文書管理室，出土相關官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾?，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪??！痘哿找袅x》卷七十七‘讎?！⒁讹L俗通》云‘：二人對校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，?？睍蛔?，比言兩本相對覆如仇讎?！?/p>

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經過檢查確認沒有火源以后，才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府?！鼻貪h時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當?！啊卑l偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發弗智（知）者當皆貲?！鼻貪h時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

篇(2)

[關鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有較強的綜合性、專業性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎，對將來和現在都十分重要。

1.文秘工作和文書檔案管理工作的關系

這兩種工作是有一定聯系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關鍵所在。隨著信息技術的不斷進步和發展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發，在公文的生成、制發、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統。這就要求各個相關部門對檔案的錄入和輸出都按照統一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規范，從而滿足現代化的要求。

2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規范

公文是非常規范的一種文體，我國也出臺了相應的法律規范對其制發、使用等環節進行了規范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發揮。再者就是許多公文附件在制發的過程中，沒有在正文中對附件進行標識，出現多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規范現象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規范

版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實現“文檔一體化”的一個重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發單位，不標明印發部門和時間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等現象，直接影響到文書檔案管理工作。

2.3 歸檔資料不完整、編號不規范

在傳統的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術的發展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現漏編、錯編甚至重編的現象，造成公文編號不規范。

2.4 用紙不達標，裝訂不規范

公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質量差和耐折度低，保存時間不長便開始發黃。紙型大小不規范，即使是同一型號的紙，有時大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門內部資料減少。

2.6 移交資料不及時

因為日常的公文及其他工作任務比較繁忙，導致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。

3.實現文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強化文檔相關人員的管理意識

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現問題，確保檔案管理質量，必須提高這兩個部門相關工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現這兩種工作向著一體化發展打下基礎，使文檔一體化管理工作更加規范。

3.2 強化全過程管理工作

1）樹立質量管理意識。

2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔的規定。

3）要理順管理體制，完善組織機構 ，建立一支優秀的工作隊伍。

4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規范程序辦理公文。

5）要依靠先進的裝備和技術。要與單位的現代化發展同步，配置性能優良的設備和工具適應檔案法律法規的要求，并強化其操作的熟練性和規范化。

3.3 加強標準化建設

“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標準化才能形成。沒有統一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網絡就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實行標準，這是我們今后一段時期工作中應特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設不應只限制在傳統的文書檔案部門，還應擴展到各種職能部門產生的各種不同門類、不同載體的檔案領域，從而使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口緊密銜接，充分發揮“一體化”數據共享優勢。

3.4 強化文秘部門文書立卷工作

文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉處理的終點與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《辦法》也規定公文辦理完畢后， 由文秘部門或專職人員及時整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，是二者真正意義上的銜接點。各職能部門辦理完畢的文件材料，應由文秘人員或專職人員集中統一保管，并根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日?；?。文書立卷的關鍵是要有計劃地做好平時積累，并進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.5 加強公文的標準化建設

要想實現這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會使公文使用、歸檔、管理等環節更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。

4.結束語

綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關系是相輔相成的關系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質的一個有效手段；在實踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。

參考文獻

[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

篇(3)

論文摘要：本文從我國檔案事業起源、產生到不斷進步，從檔案材料種類，行政組織機構建設，管理制度完善，管理人員調遷，檔案庫建設，檔案利用編史修志成果等方面，回顧了我國自商代至明清主要朝代檔案事業發展的足跡。

隨著人類遠古歷史流傳，人類歷經如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結網捕魚，神農氏種植五谷等傳說；歷經結繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經語言記錄符號——文字的產生；歷經國家、階級、文明的產生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統領者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現存最早、較系統的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進一步發展?！疤峰肌币源笫窞槭?，及其下屬官員組成的官署機構，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務。當時除了有專門的檔案機構，還有了比較細化的掌管王朝內外檔案的組織人員，即大史、小史、內史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進到春秋戰國時期，代表當時階級勢力的文書檔案無論從內容到形式都有了較大發展。其中包括專門檔案、日常政務文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統史官任內分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發展與進步，由奴隸社會向封建社會轉化，同時也是職官分工的歷史進步。

秦朝，在其他諸侯列國的先進文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發展完善。至秦文公以后達到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統一文字的基礎上得以實施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發展專制的封建皇權，從而大大促進了古代文書檔案工作的進程。

兩漢時期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會的發展得到進步。這一時期的公務文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護了封建國家機器的正常運轉。兩漢時期，當時政權重視加強檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進了這一時期文化的高度發展和繁榮。

魏晉南北朝時期，中國又進入動蕩戰亂時代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統，建立了中央文書檔案的工作系統。同時隨著各國文書檔案工作系統的建立和加強，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達五六十種，名目之多創歷史之最。但這一時期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養汲取。然而由于長期的社會動亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時期隨著我國四大發明之一造紙技術的發展，以及筆、墨等書寫材料的改進，不僅促進了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發展提供了良好的物質技術條件，因而檔案工作得到了進一步提高和發展。

隨著歷史的發展，我國社會進入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執行”的三省分權運行體制。三省分權制度，保證了文書運行的認真準確、避免了任何一方的獨權，有效維護了國家機器的正常運轉。至隋唐，文檔官吏進一步專職化，由于當時科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機構的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強鞏固政治統治。并且這種設置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。

宋代的文書檔案種類，除一般政務文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權機關中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機構中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機構發展的一個標志，一個轉折點。宋朝代表檔案保管工作發展水平的另一個重要標志，是架閣庫的普遍設置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權機關保存文書檔案的專職機構，同時也創立了一整套檔案管理制度。它開創了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現代機關檔案室的基本雛形。這一時期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機構的設置也由分散趨于統一進一步發展。明朝建立的屬中國檔案史上規?？涨暗膶ｉT檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨立管理經費和嚴格的管理制度。檔案保管數量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結構，堅固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護。是當時我國勞動人民高超建筑水平和智慧的結晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數量愈加浩繁，名稱種類復雜。其檔案管理制度有了進一步發展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個過程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯軍；從到帝國列強發動的歷次……然而政治的動亂，列強的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業的進程與發展，一些文化教育團體的涌現崛起，故宮歷史博物館文獻館，中央研究院歷史語言研究所，社會科學院研究所，清華大學歷史系，北京大學“明清史料整理會”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負責的精神，對明清歷史檔案進行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護了國家歷史文化精髓，同時有利促進了中國檔案學的進一步發展與提高。

回顧國家檔案事業史發展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會的產生，到檔案的形成、發展，它伴隨著人類歷史的發展而發展，隨著人類文化的進步而進步。在當今全球高度信息化背景下，我們將推進國家檔案事業信息化建設和現代化管理進程的步伐，不斷促進我國檔案事業全面協調可持續發展。

參考文獻

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關鍵詞：電力企業，電子文書，檔案管理系統，架構研究

 

文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處

1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。

3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。

4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容?？梢岳糜嬎銠C輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：

3.1 開放性

基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

3.2規范性

系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴展性

方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

3.5先進性和前瞻性

采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.檔案管理系統應具備以下特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

【參考文獻】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社

[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎.高等教育出版社,2002,12.

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【摘要】文章分析了當前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發揮檔案信息資源的基礎，以求更好地為藥檢工作服務。

【關鍵詞】檔案管理藥檢

藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

3.3注重信息化建設?，F代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。為此，應以藥監系統信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化，使藥檢檔案發揮最大效益。

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關鍵詞：文書工作；檔案工作；文檔一體化管理

中圖分類號：G275.3 文獻標志碼：A 文章編號：1002—2589（2012）27—0093—02

所謂文檔一體化就是把目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理整合成一個有機的系統，進行統一的管理。

一、文書工作與檔案工作的沿革

在中國古代，早期的文書工作與檔案工作是沒有分立的。西周時，王命文件宣頒后，正本交受命官執行，內史另錄一份儲于王室備查，視為副本。這里的正本和副本各自處理的辦法和體現的價值，與文書工作和檔案工作相對獨立的萌芽意義。南北朝時期，北朝的周國用紅筆注銷的辦法在形式上將已辦文書和未辦文書區別開來，除了有防止誤時誤事和避免重復辦理的意義外，還初步顯示文書工作與檔案工作辦理對象差別的端倪。唐朝時，規定各辦文部門以年終為限將辦畢文書移交儲庫儲存，形成文書工作與檔案工作明確分工。之后各朝代，文書與檔案兩項工作分工一直很明顯。民國時期，政府一度在當時的中央和地方一些機關施行文書檔案連鎖做法，即一個機關的文書實行由總收發室統一分類編號、登記等辦法，并將體現分類結果的登記復寫成一式三份，除自留一份外，另兩份分送承辦科室和檔案室，免去有關科室的二次登記和檔案室的分類工作，但在當時的絕大部分機關仍實行文書與檔案工作分別運行的辦法。

后，各機關長期實行文書與檔案工作分列分作的制度，直到最近幾年，才有個別地方的一些機關施行文檔一體化。這種文書與檔案工作從最初的混合到分設又到嘗試整合為一體的歷程，反映了人們對文書與檔案工作二者之間關系的認識變化和二者之間混合與分設兩種做法優劣的認識變化。

二、文書工作與檔案工作的關系

文書與檔案工作二者之間到底是什么關系，對它如何認知，決定了人們對這一關系的處理方法選擇。認為它們是一種事物運行的兩個階段，偏重于強調它們之間的聯系，就會考慮將它們一體化處理；認為它們雖然是有聯系和相互影響的，但提供的是不同性質的服務，發揮著不同性質的職能，強調它們的差別，就會考慮將它們分設運行。它們之間的關系是客觀的，對這一關系的處理必然有哪種方法更適宜的問題。然而實際上，同樣的關系情況，在不同的環境或者說背景下，可能需要采用不同的方式處理。也就是說，文書與檔案工作是分設運行還是一體化處理，不僅要考慮二者之間的關系，還要考慮處理這一關系時的背景，而不能簡單地依據一種標準判定兩種方法的優劣。在早期的檔案工作還不規范的階段，文書與檔案工作一體化管理，會使其工作人員因現實工作對文書工作的迫切依賴和深刻感受自然地重視文書工作而忽略檔案工作，此時讓檔案工作相對獨立運行，有利于人們對檔案工作的認知和使檔案工作發展、規范。而在今天檔案工作已相當發展，規范相當完備的情況下，就要考慮這種分設運行是否適宜的問題。

三、實行文檔一體化管理的理由

由于歷史的傳統，文書與檔案觀念影響和現實的文書與檔案工作制度設計與要求等原因，我國現階段絕大多數機關的文書與檔案工作是分設運行的。這種運行方式表面上問題不大，實際上稍作調查分析就會發現幾個突出問題：一是文書部門向檔案部門移交的歸檔文書是否完整主要取決于移交者對檔案工作的重要性認知和移交自覺程度，這就使歸檔文書的完整性缺乏保證并最終影響檔案工作的質量。檔案部門雖可對文書部門的文書歸檔工作提出要求并進行檢查監督，但由于其不十分清楚本機關文書的真實具體源流情況，很難對文書部門的歸檔工作完全把握。二是基層很多機關的部門文書與檔案工作是一個人兼做的，雖然兩個系統都有要求，但文書工作與現實利益的直接聯系相對于檔案工作為現實工作提供憑證借鑒使其無形中重視文書工作而忽視檔案工作。三是文書工作與檔案工作的有些內容具有重復性，造成勞動浪費。如文書登記的許多項目與檔案的著錄項目相同，屬重復勞動。要克服這些弊端，改文書與檔案工作分設運行為一體化管理則十分必要。

四、實行文檔一體化管理的必要性

1.文書與檔案工作科學化界定的需要

現行文書與檔案、文書工作與檔案工作的界定不十分科學和符合實際。如認為發揮現行效用的是文書，發揮歷史憑證作用的是檔案。有的文件（如某些法規）有效期很多年，當年后歸入檔案管理，但仍是現行文件。再如單位內部發文，按一般走完文書處理程序可歸入檔案的觀點，其制發完畢即可歸入檔案，發揮歷史憑證作用，然而它卻是發揮現行效用的開始。又如文書工作的調閱和檔案工作的提供利用，實質提供的是同性質的服務，只不過一個是文件走完一般辦理程序尚未歸檔，一個是已經歸檔罷了。但是按現行文書工作與檔案工作的職能劃分，它卻是兩種工作。還有極特殊情況，如一般認為文書是檔案的前身，文書工作是檔案工作的基礎，但許多單位購買設備，其設備文件往往先歸檔，然后進入文書處理程序辦理（當然從文件實體來說，還是從設備制造廠家的文書制作辦理開始，但從購買設備單位來說，的確是對設備文件先進行檔案工作處理，后進行文書工作程序辦理），這種情況按傳統解釋很難認為正確。而上述的這些，按文檔一體化管理就好解釋和處理了。

2.文書與檔案工作相互融通的需要

前述的現行文書與檔案工作分設運行存在的三個問題按文檔一體化管理也容易解決。把文書登記和檔案著錄結合，既避免了重復勞動，又使檔案部門把握了機關文書的源流，有利于保證歸檔文書的完整。基層單位部門文書與檔案工作一人兼做易造成或忽略檔案工作的問題，把文書與檔案工作合并成為一種工作要求就解決了這個問題。此外，現行法規規定，檔案部門要對文書部門的文書歸檔等工作進行業務指導和監督，實際上，因相互關系并行等原因，這種指導和監督很難實現并取得好效果，而實行文檔一體化管理，將檔案工作與文書工作相關的要求和規范直接融通，事情就易處理了，兩方面協調一致就好辦了。然而，實行文檔一體化并不是把文書工作與檔案工作完全等同，只是把關聯密切的部分融合協調。如現階段專門保管物質形態文件（紙質）的檔案室還必須存在，文書的具體擬稿、批辦也不必檔案部門參與。這一做法的要求是，檔案工作要向前面的文書工作中延伸，文書工作也要有檔案意識。

3.文書檔案管理辦公自動化的需要

電子計算機在文書與檔案工作中的運用，電子文件的產生與使用，為文檔一體化管理創造了方便條件。與紙質文件狀態的文書和檔案工作一般需在物理空間上分割進行不同，電子文件可在一臺計算機上進行文書與檔案兩種工作。紙質文件一旦移交檔案部門，文書部門就會感到不如在自己身邊使用方便，而電子文件可在計算機上或網上隨時調閱，就很好地解決了這一問題。實行文檔一體化就是將檔案工作的一些要求和內容前移到文書工作過程中，如把檔案工作的著錄、檢索編制等和文書工作的收發登記等工作結合起來，即使檔案工作者在源頭上把握了文書的數量，避免了傳統由文書部門單一把握可能歸檔不全的情況，又使檔案工作利用了本可利用的文書工作的更多成果，相應減輕了工作量。這一做法可以提高檔案工作質量的同時，也可以給文書工作帶來好處，如文書歸檔整理按文書與檔案工作分設運行應為文書工作任務，實行辦公自動化后，也可以提高這一方面的工作質量和效率，從而促進了文書工作。因此，文檔一體化管理已經成為一個單位部門辦公自動化的必然需要。

綜上所述，文檔一體化管理是未來檔案管理的發展方向，在文檔一體化管理中，文書與檔案工作應統籌兼顧、相互協調，使文書與檔案管理工作成為一個完整的體系。

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論文關鍵詞：信息時代；電子檔案；管理

1 引言

當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術的結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討。

2 電子檔案的特點及優越性

2.1 與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

（2）與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。

（3）電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

2.2 基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢姡C管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。

（4）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

3 做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

3.2 要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.3 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.4 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。