時間:2023-02-15 07:02:51
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一、高校院系教學檔案管理存在的問題
(一)領導重視程度不高,人員變動過于頻繁
由于部分高校對教學檔案的作用和意義認識不足,重視程度不夠,資金投入和物質保障跟不上,大多數高校的教學檔案還停留在紙質檔案和檔案柜保存的狀態[1],更談不上如何去建設該項工作。大多數教學、教研人員對教學管理工作認識不足,甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態度[2]。只有學校在迎接各項評估,領導們才會想起需要各類教學檔案作為支撐材料。一方面教學檔案的收集、整理、管理是一個繁瑣、復雜的過程,并不是每個人都能堅持下來。另一方面獨立學院高等教育的發展,專業方向不斷地增加,招生人數也在不斷攀升,隨之而來教師數量也在不斷增加,這意味著教學檔案管理的工作量不斷增大。由于上述兩種原因,就會導致管理者流動性比較強。
(二)缺乏教學檔案管理的相關培訓
根據《普通高等學校檔案管理辦法》規定,高校的檔案機構一般是綜合檔案室或檔案館,由專職檔案人員負責這項檔案工作,各部、處、院、系、所等部門,必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作,并視情況配備一至二名專(兼)職人員,負責本部門檔案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼職檔案員的角色通常由教學秘書來擔任,或者專任教師輔助。而大多數這些兼職檔案員并不是檔案學畢業的,或者說沒有接受過教學檔案收集與管理方面的培訓。他們很少,甚至沒有深入教學一線,導致各方面的教學檔案歸檔不合理,資料不齊全。
(三)教學檔案管理者綜合素質偏低
在高校普遍存在這樣的現象,領導們認為教學檔案管理者只是簡單地收集教學檔案材料,沒有什么理論可言,誰都能勝任。在招聘人員時并沒有按照崗位特點提出很合理的應聘條件,導致部分教學檔案管理者學歷偏低,動手能力偏差,綜合素質偏低,主要體現為:
1.溝通能力不強。教學檔案主要來源于教學一線的教師與學生。這就需要管理者向教師索要相關教學資料,例如教學大綱、考核大綱、、獲獎證書等。有些教學管理者自我,認為高人一等,在與教師溝通關于上交教學檔案時就會有語氣過重,用詞偏激等行為,導致有些不是教師崗位職責要求上交的資料,像發表的論文、獲獎證書、課題證明等文件則可能沒有能夠收集得到,以致檔案的不完整。但是,也有教師因個人原因而不配合提交教學檔案的情況。
2.寫作能力不高。在院系編寫的教學質量報告、教學狀態報告等與教學檔案相關的報告寫作中,存在著由教學檔案管理者完成的報告質量偏低的問題。
3.計算機應用的相關技能不強。大部分教學檔案管理者對計算機的各方面應用水平不高,有的則不會使用打印機、掃描儀等辦公設備,有的則不會安裝打印機、掃描儀的驅動程序,有的甚至不會使用常用的辦公軟件。這樣會嚴重導致辦公效率的低下,使教學檔案管理者無法適應現代高等教育飛快發展的節奏。
4.缺少教育學、心理學及教育管理方面的基礎理論知識。有的教學檔案管理者沒有參加省教育廳統一組織的高校教育學、心理學培訓,也沒有重視學校安排的新入職員工培訓,導致沒有摸清教學規律,不熟悉教學改革、教學建設、教學管理,在收集、整理教學檔案時出現粗枝大葉,囫圇吞棗的現象。
5.身心健康程度不夠好。大多數教學檔案管理者都是學校與家庭兩點一線,早上上班到學校,下午下班回家,很少人有參加健身鍛煉的良好習慣。有些人則心理承受能力差。在各項教學評估期間,或者工作量稍微增大時,他們比較容易得病,甚至出現脾氣浮躁、心理壓力過大等不良心理行為。
二、加強高校院系教學檔案管理的對策
(一)學校及院系領導重視,規范管理
學校各級領導應該重視教學檔案人員以管理者身份的存在于教學管理之中,不再有誰都能干好的思想,充分認識他們在教學管理與檔案建設中的重要性,肯定他們在教學管理中不可或缺的地位和作用,認可他們在整個教學管理中所作的貢獻。學校應該聯合所有教學檔案管理者研討制訂一系列關于教學檔案的指導性文件。對各類教學檔案規定保存內容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度,以學校正式發文的程序通告全校教職工。
(二)提供相關培訓、進修機會
嚴格執行崗前培訓的原則,參加高校教師崗前培訓,學習教育學、心理學等相關知識,參加學校組織的教職工培訓,學習學校教學管理規章制度,熟悉學校教學工作開展流程,熟練使用學校教學管理系統、辦公系統。只有通過高校教師崗前培訓與校內教職工培訓的,才可以勝任崗位工作,否則不以錄用。以上“兩訓”可以增強他們的進取意識和思維能力,使他們關注人才培養的改革方向,提高工作效率和檔案管理水平,勇于改革創新。另外,學校組織隊伍外出參觀考察,參加教學管理與檔案管理相關的專業培訓、進修、研討會,到兄弟院校參觀、學習寶貴經驗。最后,學校給予經濟上的扶持,鼓勵與支持優秀的人員讀碩士研究生、博士研究生等進修,形成一支梯隊結構合理的教學檔案管理隊伍。
(三)加強職業道德素養,強化各項工作技能
由于教學檔案收集涉及范圍廣的特點,工作中必然遇到問題和矛盾。不斷學習相關理論,更新教育思想觀念,提高職業道德素養和自身心理修養,及時調整心態,才能以輕松愉快的心境面對復雜繁瑣的工作。教學檔案管理者要有強烈的事業心、高度的責任感,做到務實崇真,樂于奉獻。隨著高等教育的改革與發展,教學檔案管理者也要求自己不斷提高各項工作技能。由于涉及的工作技能較多,邀請心理專家學者開設講座,培養及強化溝通能力;邀請教育學者開設專題,加強寫作能力;邀請計算機應用技師培訓各項計算機軟硬件應用,提高計算機信息處理的能力。各項工作技能培訓成績納入年度考核。
(四)規范考核制度,建立物質激勵機制
教學檔案管理者的考核,主要由領導的主觀臆斷評分,根本談不上科學、合理。教學檔案管理者作為高校教職工的一部分,學校應制定出相應的考核辦法及工作量計算方法,進行年度考核評定。對責任心強、精通業務、管理工作出類拔萃的人員,按照合理比例分配,給予與優秀教師同等的物質獎勵,以及授予榮譽稱號的精神獎勵,借此充分調動他們的工作積極性和主動性。對于教師提交教學檔案也應該納入個人年度考核,如沒按時按質量提交教學檔案者,不能參與優秀教師評選,不能是考核優秀,并通報批評。
不管在哪一行業哪一崗位,當事人都會憂慮個人職業發展前景的問題。高校應該深刻體會到他們職業發展問題,從人材利用方面考慮,制訂出一系列關于職稱評聘、晉升、轉崗等政策。首先,讓他們參與職稱評審,能夠擁有管理人員的一套評聘制度。其次,提供崗位晉升機會。例如優秀的教學檔案管理者可以晉升為主任助理或辦公室主任。因為教學檔案管理者肯定非常熟悉教學管理各項事宜,使教學工作與教學管理工作更上一層樓。最后,對獲得碩士學位及中級職稱的,并有一定資質的,可以考慮安排他們講授一些課程,逐步轉向教師崗位。
(五)合理更新教學檔案管理隊伍