高校檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

【關鍵詞】高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了幾十所，學生總規模增加了一百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關法律法規不健全

迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規。因此，大學生檔案管理體制呈現出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術和手段落后。

傳統的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規模不斷擴大，各項事業快速發展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現代化工作提供了硬件設施。

三、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發展服務。

（一）樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。

（二）嚴格執行檔案管理制度。

雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執行，保證檔案管理工作規范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。

（四）加強大學生檔案管理隊伍建設，提高其業務能力。

篇(2)

關鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并

根據高校檔案信息形成的規律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案,再加上報表統計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業各構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。

檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入單位的各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求?，F代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。

針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：

首先，對合并前各單位的檔案應根據原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法, 即原館(室)原地存藏各單位。一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。

其二，繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。

第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要,工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。

第四，建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時、主動地提供檔案信息，為機關領導和各項工作服務。綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，建立與學校黨政機構、學科專業設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業務上縱向領導，在行政上橫向聯系的檔案工作網絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時性工作。

第五，建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度, 為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。

通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

參考文獻:

[1]李敏.高等學校檔案管理現代化問題初探[J].山東省青年管理干部學院學報，2004,7（04）.

[2]徐玫.關于建立高校檔案管理信息網絡的若干思考[J].廣東工業大學學報,2003,9(03).

篇(3)

關鍵詞:電子檔案 檔案管理 高等學校

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所，學生總規模增加了兩百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

每年，數以千萬的檔案變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性

首先，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣，對于遠距離共享或調度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。

最后，采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統書寫無法比擬的；存儲卡體積小重量輕，兩個手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生，導致一些重要文件的遺失，信息在調用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時效性。

2.電子檔案在應用中的風險

當然，電子檔案也不是萬無一失的。事實上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風險。

(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外，由于信息化手段采用統一字體、統一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在，通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息，安全問題不可忽視。

(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外，文件多處于開放狀態，更新不及時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上，信息的存儲和讀取都需要特定的設備，造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速，計算機軟硬件的更新換代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題，可以采取以下措施進行預防:

第一，加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先，保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

第二，規范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步，防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。

在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻:

[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007(6)

[2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008(5)

篇(4)

一、高校教師綜合檔案的管理與利用現狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現狀盡管在知識化、信息化、網絡化的環境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數字化、信息系統化都已經成為現實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結果就是，教師的各類檔案數據是分別存于不同的系統中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數據；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或學校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數據統一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業務活動過程的文檔進行統一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統一管理與開發利用極為不便?，F實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數據管理模式不同，數據結構不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉換問題，格式轉換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數據丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發揮。現行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統一保管的教師檔案才能體現出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程?？傊咝＝處煓n案的分散多級管理模式不利于高校組織內知識的融合、共享、創新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現代信息管理技術，尤其是數字化與計算機網絡技術，實現高校教師綜合檔案數據的一體化管理與利用。一體化的基本內涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數據的一體化管理，即通過制定標準、統一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數據集中統一保管，以方便利用；其二，教師各類業務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網及相關信息管理技術，對教師的各類業務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經網絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現教師業務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數據的丟失；其三，教師個人綜合檔案數據在一定范圍內公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網及相關技術與制度，實現在高校內部的某些范圍內對高校教師個人檔案數據的共享與開發利用。實現途徑應該是開發出能一體化管理教師個人基本信息及各類業務檔案數據的綜合檔案管理信息系統，系統的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現方略實現并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構建一個統一、相對規范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業務活動過程統一建檔、系統保管的專門檔案管理制度，這是實現高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數據庫系統技術、系統集成技術、網絡技術等現代信息技術，組織專門機構、專職人員，開發高校教師綜合文檔管理信息系統。從現實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統，人事檔案有人事檔案管理信息系統等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統（如教務管理信息系統、人事信息管理系統、科研信息管理系統等）的基礎上，應用系統集成技術，構建一個統一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業務文檔的綜合文檔管理信息系統。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發能力的信息公司合作完成，開發的關鍵技術是系統集成技術與數據庫系統技術。系統的開發過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數據庫系統技術、信息系統集成技術等現代信息技術，針對高校教師業務檔案的數據構成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數據）及各類文檔的形成過程，分析并規劃系統的整體構成及功能結構，包括各子系統的構成與功能結構，進而建構系統統一的數據庫數據模型并實現系統的統一規劃，最終完成系統的集成及其相關軟件的開發、調試、實現等。該系統應該具備：利用分布式數據庫管理系統原理統一保管教師個人基本信息及其所有業務活動過程的各類檔案數據的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數據的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數據的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權限管理措施。最后，在考慮檔案數據的特定保護需求的情況下，在數據庫的設計階段，充分運用數據庫保護技術與原理，設計并規劃系統各類文檔數據的全程控制以及數據的安全保密與數據共享的平衡控制機制。數據庫系統的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數據模型設計階段的數據結構、數據操作、數據完整性約束等三個基本要素的統一設計，實現對整個數據庫的數據進行統一控制的機制，最終實施對各類教師業務文檔的全稱控制；二是通過對系統各類用戶及其權限的統一規劃、管理，形成對系統檔案數據的安全與完整性的統一控制，最終實現系統檔案數據保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發者與數據庫管理員共同設計完成，相關內容的論述將在后續文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數據的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數據庫的安全保護措施，對各類用戶進行統一的權限控制與管理。包括對系統用戶的名稱與密碼的統一管理，對系統運行過程中各類系統用戶的身份識別（以保證系統用戶的合法性），對進入系統的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統數據的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現系統內各類用戶對權限范圍內相關數據的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學

篇(5)

［關鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現狀;加強策略

引言

人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現了思想意識及社會形態的變化。隨著科技時代的發展，信息技術逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創造了優質的信息服務環境。在這樣的環境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，加強其信息化建設與管理顯得尤為重要?？v觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內容，它是指人事管理部門或其他相關部門根據個人經歷或素質表現，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內容，是一種服務類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質和內容不變，只是通過對先進思想和技術的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養、工作業績以及職務變化等情況，是個人品牌的重要標識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據，有利于指導高校系統化、科學化地開展師資隊伍建設、教學活動安排等工作，嚴格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優化重要的依據和基礎，理應得到高度的重視。

二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現狀

信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現在以下幾個方面。

(一)服務意識不強

信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，其服務功能應該得到進一步的發揮和利用。但是，某些高校受傳統人事檔案管理模式的影響，信息服務意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內容和指標，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應有的價值和功能發揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理的服務功能愈加強化，高校現有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務意識不強，所引發的重要問題是，高校數字人事檔案信息資源不足，由于受建設經費的影響，人事檔案管理對信息處理技術的應用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發與利用。人事檔案會隨著個人經歷、素質的增長發生變化，其管理工作應是一個持續不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態分析與統計環節，不利于專業化師資隊伍建設，最終影響了高校教育的發展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項系統工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領導、教師以及學生等主體，他們都有著獨特的履歷，應該建立與之相符的檔案，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導開展相關管理工作。一些高校根據管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學生處、教務處以及財務處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現象，不利于形成人事檔案的規范化、標準化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節約型社會的建設原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現信息共享。高校人事檔案管理規劃建設方面的匱乏，使得系統兼容性低，不利于這一目標的實現。

(三)基礎工作薄弱

信息時代對高校人事檔案管理基礎工作提出了更多、更高的要求。新的技術發展時期，高校應該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術投入、人才投入以及環境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機遇和挑戰，對人事檔案管理建設的認知存在不足，致使相關投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現，應該根據人事檔案的數量決定服務器的類型及其容量，但是部分高校為了節約成本，以普通微機代替專用服務器，其他相關設備老化，導致數據庫系統功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術軟件或手段，卻由于不重視人才培訓，導致先進技術設備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設。

三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強策略

作者基于對高校人事檔案管理內涵及功能的認識，結合上文對高校人事檔案管理現狀的認識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強策略，以供參考。

(一)加大信息建設投入

信息時代背景下，高校人事檔案管理應該面向更高層級的發展，努力實現信息化、智能化。新時期，高校領導層及相關工作人員應該重新認識人事檔案管理價值與功能，強化本項工作的服務性，認真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發，采取一系列的改革與優化措施。高校應該建立完善的人事檔案管理信息化建設體系，真正將之納入到校園基礎建設當中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設方面的投入，積極引進先進管理思想、技術設備以及技術手段，打造校園內部網絡體系，盡快實現人事檔案管理信息共享目標。在此過程中，高?？梢哉垖I公司對本校人事檔案管理工作進行評估，并以此為依據，制定科學、有效的信息系統建設計劃，根據其技術要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設資源有限的情況，高校應該積極尋求政府及企業的支持，與意向企業建立長期合作關系，結合企業發展需求，明確人才培訓目標，滿足企業人力資源需求的同時，調動企業的教育參與積極性，實現資源的優勢互補。

(二)加強專業人才建設

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應該分層制定專業人才建設規劃，從戰略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業的發展。具體而言，高校應該普及人事檔案管理重要性，在校領導層開展信息化建設培訓活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認知，保證相關決策的有效性。在高校領導層的引導下，高校還應該加強人事檔案管理工作人員的培訓，包括知識培訓和技能培訓，明確信息時代對人才提出的挑戰和要求，針對本校認識檔案管理工作人員綜合素質和能力中存在的不足，有針對地制定培訓計劃，請專業領域內的人才擔任講師，提高從業人員的服務意識和專業技能。與此同時，高校還應該建立與之匹配的考核機制和激勵機制，對受訓人員的受訓結果進行評估，以此為依據改進培訓計劃，給予表現優良的職工精神獎勵和物質獎勵，激勵他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機制，應該包括管理機制、考核機制、監督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進的技術設備和手段，實現檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應該加強對各管理部門的監管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進一步細化其考核標準，對整個人事檔案管理工作體系進行考核，在明確各相關部門及其工作人員職責的基礎上，給予工作表現優異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。

結語

總之，信息時代背景下，高校必須要加強人事檔案管理改革與優化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎上進行延伸，并制定一系列行之有效的改進優化策略，注重付諸實踐，從而推進本校的人事檔案管理信息化建設。

參考文獻:

［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設探究———索引的選擇與應用［J］．軟件導刊，2011(10)．

篇(6)

【論文摘要】擴招背景下，《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》對我國高校教育發展提出了更高的要求。而高校的教學檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎。要使其更具現代化和科學化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質、硬件設備等方面進行提高。那么如何更好地開展高校的教學檔案管理工作，本文將試做闡述。

百年大計，教育為本。為提高國民素質、建設富強、民主、文明、和諧的社會主義現代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發展作了詳盡的規劃，對我們解決當前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導意義。

同時，近幾年來，我國大多數高校在規模上快速擴張，所帶來的教學檔案管理問題也是遇到了新的挑戰。

一、當前我國普通高校教學檔案管理存在的普遍問題

《綱要》指出我國當前教育所存在的問題時強調:“我國教育還不完全適應國家經濟社會發展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學檔案管理同樣存在的問題。

（1）對教學檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門甚至是領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置，再到經濟投入，硬件建設上，難以滿足高校檔案工作發展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上，而對教學檔案管理難以做到按需足額投入。

（2）教學檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學檔案管理制度不健全，相關管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規，或者未能嚴格按法規管理檔案，檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。

（3）教學檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結構亟待調整。教學檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏，大多數來自于學校其他專業的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專業知識和理論素養， 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考。

二、普通高校教學檔案管理的改革思路

隨著我國高等教育事業的改革和不斷發展，教學檔案作用的發揮顯得更加突出， 教學檔案管理的規范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。

如何解決高校教學檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學管理，健全教學質量保障體系，改進高校教學評估”、“做好學生成長記錄，完善綜合素質評價?！本唧w說來包括以下幾點:

（一）提高對教學檔案管理重要性的認識

（1）高校教學檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。 教學檔案有利于規范教學秩序，幫助完善教學過程，使高校教師在教學工作中能有章可循，有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學工作起到一個很好的監督作用。（2）教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作，包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄 學生成績的評定記錄等，為學校教學評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個重要環節。（3）教學檔案是高校教學質量評估的重要依據 。高校教學質量評估需要考察一個學校的教學質量如何，教學成績如何，主要看教學檔案收集得是否齊全，教學檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規范。

（二）強調教學檔案管理的規范性和流程性

1.明確檔案收集的范圍和收集主體

建立健全高校檔案管理制度，是做好教學檔案管理工作的基礎。面對高校教學工作中產生的各類檔案材料，有關管理部門應該根據檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。

2.制定教學檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程

高校教學檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環節組成的，哪個環節的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學檔案產生過程的連續性，必須建立一套完整的教學管理制度，統一格式，規范內容，做到有章可循、有據可依。

（三）提高高校教學檔案現代化管理水平

（1）加強高校電子教學檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務。

高校檔案部門應該參照國家有關標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統一管理，根據電子檔案的特性，從維護其真實性、完整性、安全性等各方面統籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強監督和指導工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點工作來完成。

（2）加快高校教學檔案信息網絡化建設。建設高校教學檔案信息網絡需要解決2個問題: 一是制定網絡建設的總體規劃，制定出檔案信息網絡建設的總體規劃，使工程有計劃、有步驟、有重點地進行。二是做好檔案信息網絡建設的標準化。建設高校檔案信息網絡的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案數據庫中的信息。

三、結束語

《綱要》指出:“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養質量”，因此我們要從思想上認識高校教學檔案管理的重要性，認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校教學檔案工作的開展，使教學檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學校教學、科研、行政管理和其他各項工作服務。

參考文獻

[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)

[2]對加強高校教學檔案管理的思考，白雯，甘肅教育201107

[3]高校檔案管理時代化對策淺析，李玲，科技創新導報2010/21

篇(7)

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案是大學教育中重要的信息資源，對于檔案管理工作，大部分高校也在進行不斷的探索和創新。隨著信息化技術的不斷發展與應用，為了順應時展潮流，許多高校的檔案管理工作也實行信息化管理，高校檔案管理信息化是必然趨勢，對于整理高校的信息資源，查詢信息資料等都有重要意義。

1 高校檔案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

傳統的檔案管理需要利用紙張進行手工書寫，采用檔案信息化管理，能夠使管理實現無紙化，能夠通過信息技術及時的錄入、了解和查詢相關信息，能夠提高高校檔案的實時化管理。在高校檔案管理信息化的運用過程中，一條檔案只有一個目錄號，大大提高了信息的利用率，避免信息資源的浪費。

1.2 提高高校檔案管理工作的效率

在傳統的檔案管理工作中，需要手工對信息進行錄入，查詢，需要投入很多的人力和精力。運用信息化對高校檔案進行管理，能夠避免人力物力的浪費，同時還能夠提高檔案管理的工作效率。信息化的檔案管理利用信息技術，建立與高校相適應的信息檔案數據庫，并且將檔案號與目錄進行一對一的對應，實現了檔案信息的有效整合。信息化的檔案管理使信息的錄入與查詢變得簡單，節約了很多時間。

1.3 避免了高校檔案管理信息的重復和丟失

高校通過建立檔案的信息化管理，能夠實現檔案信息的優化利用。在信息化管理過程中，能夠對高校信息進行合理分類，并且按照一定的標準，在數據庫中進行錄入，不會造成一檔多卷或者是一檔多號等現象的產生，能夠實現信息的完整度，同時能夠方便檔案信息的查詢，與此同時能夠減低信息的重復率，避免高校信息的丟失，給檔案管理工作帶來了便利。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 對高校檔案管理工作的重視程度不夠，管理意識淡薄

目前，我國大多數高校對檔案管理的重視程度不夠，對其的重要性和必要性缺乏真正的認識，沒有看清檔案管理工作在學校管理中的重要地位。許多高校領導只是將檔案管理作為是一種信息的錄入和查詢的工作，并且對于檔案信息化管理的時效性沒有明確的理解。許多檔案信息化管理的工作人員更是忽視了其重要性，單純認為檔案信息管理的工作就是對信息進行整合和保管，不會起到實際作用，便對其工作安于現狀。

2.2 檔案信息管理的基礎設施建設落后

許多高校將資金都花費在校園內環境建設，圖書館建設，教學設施完善上，造成高校的資金往往出現緊缺的現狀。大部分情況下高校對檔案信息化管理的資金投入較少，導致我國高校信息化檔案管理的相應設備設施還不完善，許多高校依然采用手工方式。盡管部分院校已經進行了檔案管理的信息化，但是計算機的配備上還有待加強，并且對于數據庫的開發等還不夠完善，相比校園其他的信息化建設，檔案管理的信息化基礎設施建設比較落后。

2.3 工作人員整體素質不高

許多高校的檔案管理信息化已經具備了相應的條件，但是工作人員的整體素質還不夠高。許多信息檔案工作人員的信息化技術水平不高，缺乏對信息技術的掌握，同時缺乏對信息技術的知識的掌握和理解。許多工作人員工作熱情不高，工作不積極，態度不認真，同時對于檔案信息管理工作的工作責任意識淡薄。

3 高校檔案管理信息化發展的建議

高校檔案信息化已經成為了學校信息化發展的必然趨勢，針對目前大多數高校對檔案管理工作在認識上存在不足以及管理意識淡薄的現狀，更應該強化高校負責人對高校檔案信息管理的重視，對檔案信息管理進行宣傳，營造良好的高校信息化氛圍。

3.2 加強基礎設施建設

為了貫徹落實高校的檔案信息化管理，學校相關部門要增加資金投入，對檔案信息管理的基礎設施進行建設。高校要積極向政府和教育主管部門去爭取資金，促使高校的檔案信息化建設有可靠的資金來源。同時高校要發揮自己的主觀能動性，合理利用安排自己的資金，對檔案信息管理的資金要進行明確規定和投入使用。同時對于檔案信息管理的計算機以及數據庫的建立等都要進行不斷地完善。

3.3 提高工作人員的綜合素質

即使對檔案進行信息化管理，也需要發揮人的主觀作用。因此，工作人員綜合素質的提高，對檔案信息化管理有很大的推動作用。高校要實行一定的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情。同時對工作人員進行定期的培訓，增強其信息化技術水平，對知識技術進行鞏固。工作人員要樹立正確的工作意識，提高工作積極性和責任感。

4 結束語

高校檔案管理信息化是一項任重而道遠的任務，需要高校不斷對其進行深化研究，同時對于已經發現的問題要及時解決，使檔案的信息化管理能夠順利進行。

參考文獻

[1] 陳玉英.高校檔案管理信息化建設芻議[J]. 企業技術開發. 2010，5（03）：23-24