人事檔案管理系統精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇人事檔案管理系統范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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隨著計算機技術的飛速發展，計算機在企事業單位管理中應用的普及，利用計算機實現企事業單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業單位人事管理制度的一項重要工作，它是個人身份、學歷、資歷等方面的資料留檔，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，針對其重要性，開發了《人事檔案管理系統》，實現了關于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。

【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案

1 人事檔案管理的目的和意義

進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。

為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實際功能

2.1 功能結構圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。

操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。

檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態

檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。

3 結語

通過開展人事檔案管理系統的研究與應用，建立了一套科學的、先進的人事檔案管理系統，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實現了以個人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動形成記錄信息。該軟件的推廣應用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。

篇(2)

【關鍵詞】高校電子人事檔案 安全 對策

計算機技術、信息技術和互聯網技術在高效人事檔案管理工作中的應用日漸廣泛，借助搜索引擎、網絡技術，高校電子人事檔案管理工作擺脫了紙質文檔、時間空間限制，高校電子人事檔案管理工作效率更高，檔案資源利用率更高，與此同時，高校電子人事檔案信息安全問題也更加嚴重，如何在享受電子人事檔案帶來的工作便利同時保證電子人事檔案的安全性，成為了檔案管理工作人員關注的焦點。

1 高校電子人事檔案安全威脅

1.1 物理威脅

物理威脅是指物理環境因素對高校電子人事檔案信息管理系統物理介質造成的威脅。物理安全管理是信息化檔案管理系統安全管理工作的核心內容之一。高校電子人事檔案信息管理系統在長期運行過程中，可能因為設備故障、意外災害導致網絡中斷和電子檔案數據丟失；骨干網絡單獨核心交換設備故障導致整個信息管理系統網絡癱瘓；關鍵服務存儲設備故障導致數據丟失與服務中斷，種種物理因素都會嚴重威脅高校電子人事檔案的安全。

1.2 網絡威脅

網絡威脅主要是來自互聯網的威脅，是高校電子人事檔案信息管理系統面臨的主要威脅，也是信息化安全管理工作的重點。病毒、木馬、黑客行為都會對高校電子人事檔案構成威脅，開放的網絡環境下，任何掌握黑客技術，別有用心的網絡用戶都可能侵入高校電子人事檔案管理系統，竊取、篡改資料，給高校電子人事檔案管理工作帶來了嚴重的安全威脅。

1.3 信息安全威脅

信息安全威脅是高校電子人事檔案面臨的最嚴重的威脅，高校電子人事檔案系統可能存在著各種漏洞，受病毒、木馬和黑客攻擊，可能導致網絡傳輸過程中數據泄露或者數據庫數據被竊取，暴露高校電子人事檔案中涉及到的個人隱私信息，可能給學校和個人帶來不可估量的損失。

1.4 管理安全威{

高校電子人事檔案管理系統是一種高校人事檔案的管理工具，為了保障高校電子人事檔案安全性，需要加強人事檔案管理系統的物理安全、網絡安全和信息安全管理工作，高校電子人事檔案的安全管理工作需要在完善、科學的安全管理體系下開展，才能夠有效應對各種安全威脅。

2 高校電子人事檔案信息安全管理對策

2.1 加強網絡安全管理

為了提高高校電子人事檔案信息安全性，要進一步加強網絡基礎設施建設，定期進行計算機硬件設備的運行維護，保證高校電子人事檔案管理系統硬件結構的安全，提高系統運行可靠性，減少系統運行故障幾率。要求建設高校電子人事檔案信息管理系統時選擇更高運行安全系數的芯片，提高芯片接口安全系數。與此同時，還要加強隱私信息的防竊密工作，通過加密、入侵檢測、防火墻、監控預警、內外網物理隔離等方式，提高高校電子人事檔案外網訪問的安全性。計算機病毒有破壞性、隱匿性和傳播性特點，嚴重威脅網絡環境安全，計算機病毒防范是高校電子人事檔案安全管理的關鍵內容。防范計算機病毒和木馬，需要加強病毒和木馬的技術預防與檢測，所有計算機都要安裝能夠提供實時病毒庫更新的殺毒軟件。運行計算機進行檔案信息管理操作時，涉及到的文件、電子郵件、USB存儲介質需要進行安全檢查，發現病毒及時隔離和刪除，避免病毒進入計算機或者傳播。

2.2 提高計算機操作系統安全性

計算機操作系統安全性是高校電子人事檔案管理信息安全性的基礎，計算機操作系統自身的漏洞也可能為不法分子所利用，趁機進入高校電子人事檔案管理系統，竊取隱私信息資料。現階段，計算機操作系統普遍存在安全漏洞，因此安全部門以及操作系統需要設置專用安全通道，為計算機提供升級、漏洞補丁、圍墻、程序修改等安全服務。檔案管理工作人員也要養成良好的安全習慣，安裝殺毒軟件和安全管理程序，定期殺毒，不登錄高風險網站，不隨意安裝簽名不明軟件，不隨便打開匿名郵件，同時對管理系統進行定期檢查，電子人事檔案專機管理，設置訪問權限管理系統，提高高校電子人事檔案信息安全性。

2.3 數據安全管理

電子人事檔案存儲密度高，和傳統紙質文檔相比，管理、檢索更加方便，但是二者之間只是存儲形式、管理使用方式的差別，安全管理工作有很多內容都是相同的。電子人事檔案同樣需要進行物理隔離，設置專人負責維護管理，同時對文檔進行加密甚至硬件加密，并設置嚴密的用戶權限管理體系，訪客對開放檔案數據只有讀取權限，防止篡改。電子檔案的備份更加方便，通過備份冗余管理，能夠有效避免物理破壞造成的數據丟失，重要電子人事檔案雙機備份，必要時同時設置紙質檔案電子檔案，避免電子檔案丟失、篡改。

2.4 計算機病毒木馬防范

計算機病毒和木馬嚴重威脅著高校電子人事檔案的安全，可能會造成信息泄露、丟失，防范計算機病毒和木馬是電子人事檔案管理系統的重要工作內容。防范計算機病毒和木馬，首先需要加強病毒的技術預防以及檢測工作，要求所有計算機都需要安裝殺毒軟件，運行電子人事檔案管理系統，調用管理和查看答案信息時，需要掃描所有文件和電子郵件，及時清理病毒木馬，同時養成良好的計算機使用習慣，減少病毒木馬接觸機會。

3 結語

電子人事檔案管理系統在高校人事檔案管理工作中的應用顯著提升了高校人事檔案管理和人事檔案資源利用水平，但是也帶來了一系列信息安全問題，需要采取一系列措施有效解決，才能夠保證高校電子人事檔案信息安全。

參考文獻

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1.完善規章制度和管理手冊

人事檔案管理工作復雜繁瑣，必須按照相關的規章制度來辦事，否則就會無章可循，無所適從。根據國家檔案局、國資委關于檔案工作的新規范和新要求，結合企業實際工作和社會現實需要，要進一步健全人事檔案管理體系和工作責任制，規范業務環節，推進檔案工作標準化、規范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學、完整，為任用考察干部提供準確、實用的信息。

2.加強建檔業務指導

結合企業全面深化改革的實際，及時指導合并重組單位、職能調整單位和新成立單位開展人事檔案業務，做好合并重組后被撤銷業務或單位的人事檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的人事檔案，對檔案材料認真整理，進行有效細致的鑒別，去偽存真、查缺補漏，確保材料齊全完整，手續完備。3.扎實做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認依據齊全、充分，使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網絡，保證人事檔案“應歸盡歸”，減少重復歸檔和重復保存，推動檔案資源科學配置和共享利用，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

二、加快檔案數字化建設進程

1.進一步完善人事檔案管理系統應用

做好人事檔案管理系統升級工作，熟練應用檔案管理系統，提高應用范圍，實現計算機輔助管理。以實現全文數據庫建設為目標，落實“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學、整理有序、元數據合理有效、格式規范、歸檔及時。

2.加快推進人事檔案數字化、信息化

按照國家相關要求，加快“存量數字化”步伐，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，加強數據質量管理，嚴把數據質量關，加強審核力度，確保進入系統的數據符合要求。

3.開展檔案資源數字化、網絡化服務

做好人事檔案數字化成果的權限設定和掛接工作，搭建聲像檔案展現平臺，實現人事檔案資源的在線閱覽與網絡利用，實現人事檔案紙質與數據格式并存，以此推動檔案服務方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴格執行人事檔案保密管理相關規定，制定切實可行的安全預案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實體和信息安全。嚴格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統檔案查閱權限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進檔案開發利用工作

1.創新檔案服務方式

要創新思維、善于謀劃，找準結合點，主動利用檔案資源服務領導決策和企業發展。積極提供人事檔案利用服務，為企業全面深化改革提供檔案信息資源保障；結合人事檔案利用需求，加強檔案信息分類管理，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務。

2.加強人事檔案文化產品開發

對人事檔案中的內容進行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉化為文化產品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務企業改革發展的作用和成果，提高全員檔案意識。深入宣傳人事檔案部門在服務改革發展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現實的延伸、背景和參照。另外，要加強對檔案工作重點難點和關鍵問題的研究，及時總結好的做法和利用案例，引領檔案工作的創新發展。

四、落實相關保障措施

1.加強檔案隊伍建設

充分利用國家組織的專業培訓、遠程教育等方式，制定培訓規劃，優化和豐富培訓內容，做好各類檔案人員的崗位培訓，提高全員業務素質。務必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個環節，明確鑒別、分類的內容和歸檔的要求，更好地掌握科學管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質量。

2.深入推進檔案評價工作

企業人事部門要堅持和完善檔案工作評價機制，定期抽檢人事檔案，評分排名，對于出現的問題，要積極認真及時地整改。以評價為抓手推動各項管理要求的落實，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學實用，為人事資源管理工作提供幫助。

五、總結

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企業人事檔案采用電子信息化管理，可以實現對各類資源的收集和共享，有利于強化企業各部門之間、企業之間的聯系與合作，全面提高企業人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業更好地完成工作。企業在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯網和電子信息系統，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業人事檔案實施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環節，減少紙質檔案的使用效率，節約環保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行查看。此外，人事檔案實施信息化管理大大增加了企業的信息存儲量，提高了企業人事檔案管理速度。具體來說，企業實施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。

1.1企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求

如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

2企業傳統人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質有限

企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

3企業人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

3.2建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

4結語

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一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。

（二）檔案管理工作隊伍不穩定

人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統?？墒菍嶋H應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。

（四）管理缺乏規范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事服務成為潮流，受到多個單位的認同?？墒怯械膯挝徊]有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務中心。同時人事中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。

二、加強人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性

建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。

（二）培養高素質的檔案管理人才

現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。

為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設

21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。

（四）規范管理制度

將人事檔案規范化管理工作做好，第一步要將先進的思想意識確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發展，學習優秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案服務當中，要和用人單位密切聯系溝通，將工作人員的表現情況及時記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規范化管理保證人力資源可持續發展進步。

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1 目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

1.1人事檔案管理現狀及存在的問題

目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。

1.2檔案信息電子化管理存在的問題

檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰：

1.2.1原始性及真實性的問題。

電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。(2)電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側重點不同、技術基礎不同，使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。

1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側重點各不相同，信息轉換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統，檔案管理系統中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設平臺，如財務部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺，也為醫院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看，如果標準不統一，以后各部門之間進行信息共享或聯合開發，就很可能由于數據庫結構的差異帶來不兼容的問題。

1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。

2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性

2.1新時期人事工作的迫切需要

進入新世紀以來，運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。

2.2已具備了物質條件設施

現在各大醫院的網絡已基本上實現了寬帶化，絕大部分都實現了電腦化辦公。這為實現人事檔案信息電子化管理提供了物質基礎。而電子檔案的軟件技術及相關管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備，即可實現電子化檔案管理。

2.3人事信息規范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內容不規范，信息系統流程不科學。要改變這種狀況，就需要用現代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規范程度與利用率。

2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用，實現規范化、網絡化的管理方式。

3 進一步規范人事檔案的電子化管理

3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化

是實現人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

3.2強化制度化建設規范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數據備份，一旦發生問題數據難以恢復，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔，更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

3.3提高檔案管理人員技術水平

由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。

3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術方法及網絡環境下電子檔案接收的研究，并根據工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環境要求高，要進行適當的投入。同時，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設備，并由專人管理。各單位可根據自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。

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關鍵詞：縣級醫療機構；人事檔案；信息化；管理

隨著我國醫療事業水平的不斷提高，縣級醫療機構的信息化建設進一步加強?？h級醫療機構人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級醫療機構的管理和運行減少成本、提高效率。

一、縣級醫療機構人事檔案管理信息化的作用

1、節約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現的錯誤，即使出現錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統一，整齊一致。

2、利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創立原始數據庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環境的穩定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

3、有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發展方向，同時方便縣級醫療機構管理者對縣級醫療機構人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

4、促進檔案管理人員提高業務水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業務水平提出了較高的要求。縣級醫療機構人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

二、縣級醫療機構人事檔案信息化建設的優點

1、從根本上來講，縣級醫療機構人事檔案材料具有專業性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統的縣級醫療機構人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來縣級醫療機構在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理縣級醫療機構的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。

2、利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

3、利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

三、縣級醫療機構人事檔案管理存在的問題

1、管理手段相對落后

縣級醫療機構的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規模招聘、縣級醫療機構人員集體簽訂勞動就業合同以及人事調動方面，容易出現錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

2、材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發生。

3、檔案意識淡薄

現代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被縣級醫療機構管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

4、人事科部分人員的業務水平較低

人事檔案管理需要高素質的人才隊伍，而縣級醫療機構一般對醫務工作者的專業素養比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業務水平提高以及責任感、使命感的培養，造成業務能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業務處理能力下降。縣級醫療機構是一個特殊的行業，對醫務工作者的思想品德、專業知識、業務能力等方面具有很高的要求。縣級醫療機構在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足縣級醫療機構發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內容更加充實，有血有肉。

四、縣級醫療機構人事檔案信息化的實施

1、充分利用縣級醫療機構內部互聯網，創建和完善縣級醫療機構人事檔案管理系統：由于檔案管理人員人數、人力有限，縣級醫療機構可充分利用縣級醫療機構內部互聯網，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮縣級醫療機構人事檔案的作用。

2、縣級醫療機構人員個人信息管理：以科室為單位，將縣級醫療機構人員的個人科技檔案信息輸入縣級醫療機構人事檔案管理系統。此系統可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項專業技術職稱及個人的科研教學信息等。

3、縣級醫療機構人事檔案信息化的基本數據建設

人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理縣級醫療機構人事檔案?？梢詫崿F縣級醫療機構人事檔案管理的微機化、網絡化。在此我做了如下幾個步驟：

（1）建立縣級醫療機構人事檔案基本信息數據庫。包括縣級醫療機構職工姓名、性別、出生年月、學歷、畢業學校、入黨團時間、參加工作時間、職務與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養老保險等各項信息。

（2）建立縣級醫療機構人事檔案材料接收數據庫。建立聯系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數據庫。使人事檔案材料接收管理工作規范、有序。

（3）建立縣級醫療機構職工工資數據庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關聯。

（4）建立縣級醫療機構人事檔案目錄數據庫。將醫務人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時只須打開計算機”查找功能，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

（5）建立職務任免數據庫。包括職能科室主任、科長職務任免審批表和科主任、護士長聘任表等。如果要查找一個人哪一年擔任某職務，輸入該人的姓名，打開該職工職務變動登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。

（6）建立其它檔案數據庫。將人事檔案接收登記表、轉遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質文件和圖片制成電子文件。逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和數據交換。實現資源共享。